proconcept erp Le logiciel de gestion intégrée pour pme

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1 proconcept erp Le logiciel de gestion intégrée pour pme

2 Table des matières Relevons ensemble les défis quotidiens! La proximité, un atout essentiel Solution totalement intégrée et personnalisable Gestion financière Logistique, Achats/Ventes Gestion de stock SAV Production GPAO CRM Customer Relationship Management Salaires et ressources humaines Gestion à l affaire La porte ouverte sur le Web Services et savoir-faire SolvAxis

3 02-03 «La gestion intégrée des ressources des PME est notre spécialité ; nous investissons continuellement dans la recherche et le développement afin de proposer de nouvelles solutions qui correspondent de manière optimale aux différentes exigences de notre clientèle.» Relevons ensemble les défis quotidiens! Marchés saturés, globalisation des échanges et concurrence accrue sont autant de nouveaux défis et de confrontations majeures pour les PME. Chaque entreprise doit aujourd hui veiller à optimiser le cycle de vie de ses produits et être en mesure de réagir rapidement aux changements qui surviennent dans son environnement de travail. Les processus de gestion des PME sont de même nature et complexité que ceux des grandes entreprises. Elles ont besoin d outils de gestion simples à utiliser avec une couverture fonctionnelle importante, pour être en mesure de maîtriser efficacement l ensemble de leurs processus. De même, il est primordial que le logiciel puisse accompagner l évolution et la croissance de l entreprise. Rentabilité, qualité, délais, prix : l entreprise doit non seulement être capable de gérer les flux financiers, logistiques et de production, mais aussi de calculer et respecter avec précision les délais de livraison promis. Une attention particulière doit être accordée à la qualité et au soin de la relation partenaire. Ce ne sont que quelques exemples qui illustrent le besoin vital d une solution de gestion intégrée pour chaque entreprise. ProConcept ERP fédère toutes ces caractéristiques en vous offrant une solution totalement intégrée. Une couverture fonctionnelle très large et des coûts adaptés au budget de chaque PME rendent la solution particulièrement attractive. Vous vous développez, votre business évolue? Grâce à la flexibilité de ProConcept ERP, vous pouvez à tout moment accompagner votre croissance en ajoutant modules et fonctionnalités. Les modules finance, RH, logistique, production, etc. vous permettent de couvrir l ensemble des processus de base d une PME. Les outils d ordonnancement et de planification fine vous permettent par exemple d augmenter de manière significative le respect des délais de livraison et donc de renforcer la satisfaction de vos clients. Les outils de CRM vous épaulent efficacement dans la relation avec vos clients et partenaires. Grâce au module de gestion à l affaire vous assurez un suivi financier et opérationnel de toutes vos affaires. L expertise ERP de plus de vingt ans dans différents secteurs économiques tels que l industrie de la machine-outil, l électronique, l horlogerie, les medtech, la distribution, etc. nous permet de vous accompagner et vous conseiller de manière optimale tout au long de votre projet ERP, et après encore. Vos défis sont les nôtres. Travaillons-y ensemble!

4 La proximité, un atout essentiel Connaissance et expérience. Qui connaît le mieux un logiciel, sinon son concepteur? Cela est particulièrement le cas pour le logiciel Pro- Concept ERP Nous concevons notre propre solution de gestion pour entreprises, dont nous assurons le développement, l installation ainsi que la maintenance et avons acquis une expérience de plus de vingt ans dans ce domaine. Valeur ajoutée Vous avez donc, en tant que client, un contact direct avec le concepteur de votre logiciel. SolvAxis est l unique interlocuteur de votre solution ERP. Nous vous accompagnons tout au long de votre projet, de l analyse à sa réalisation complète, en passant par la formation de vos collaborateurs. L ensemble des besoins est centré sur le projet ERP. De plus, la capacité d évolution de la solution ProConcept ERP est une valeur ajoutée primordiale qui lui permet d être en adéquation parfaite avec les mouvances de l environnement économique. Interlocuteur unique Si vous le désirez, SolvAxis coordonne l ensemble des besoins de votre projet informatique, en commençant par le hardware, le réseau, jusqu aux télécommunications. Nos conseillers ont tous, sans exception, une formation très pointue, une solide expérience pratique dans leur spécialisation, et naturellement, des connaissances éprouvées de ProConcept ERP. Ils parlent votre langage, sont à votre écoute et répondent à vos demandes, car chaque client a ses propres besoins, objectifs et moyens financiers. L architecture modulaire, la capacité d évolution et d adaptation de ProConcept ERP permettent à nos spécialistes de développer la solution adaptée à chaque entreprise. Le système ERP, ainsi mis en place, peut être ultérieurement complété par de nouvelles fonctionnalités selon vos désirs et en respectant le développement de vos marchés. Les solutions d autres fournisseurs peuvent également, sur demande et à tout moment, être intégrées à notre logiciel.

5 04-05 «ProConcept ERP convainc, entre autres, par l intégration totale de tous les modules du logiciel. Il garantit également une parfaite traçabilité des données.» Sur mesure ou prêt-à-porter? Pour un départ rapide et peu onéreux, ProConcept ERP offre un grand choix de modules standard qui couvrent exactement les besoins des PME. Si les instruments existants ne permettent pas de couvrir l ensemble des besoins, la solution ProConcept ERP apporte une réponse individualisée à chaque service et particularité de l entreprise, via des outils performants, des fonctionnalités pragmatiques et efficientes, une souplesse d utilisation et une puissance de personnalisation et d adaptation remarquables. ProConcept ERP est évidemment un «logiciel vivant» qui évolue et s enrichit continuellement de nouvelles fonctions pour assurer une gestion d entreprise toujours plus efficace. Car, finalement, le fait d avoir choisi ProConcept ERP est un investissement à long terme pour votre entreprise. ProConcept ERP comprend les modules suivants : Gestion financière Gestion commerciale (achat/vente) Logistique Production GPAO CRM/SRM Salaires et ressources humaines Gestion à l affaire e-business Etc. Solution totalement intégrée et personnalisable ProConcept ERP est un logiciel de gestion modulaire et intégré. Il regroupe les applications de gestion financière, gestion des ventes, des achats, des stocks, gestion à l affaire, gestion de la production (GPAO), d ordonnancement et de planification fine, CRM, salaires, e-business et ressources humaines. Tous ces modules sont véritablement transversaux. Leur intégration mutuelle est totale et parfaitement transparente. Ils apportent ainsi une réponse personnalisée à chaque service de l entreprise, accompagnent son développement et garantissent une parfaite intégration des données. Les applications tierces, comme les systèmes de gestion du temps ou des codes-barres, les solutions de CAD ou autres produits spécifiques aux différents métiers peuvent, grâce à l utilisation des standards usuels du marché, également être intégrées en toute tranquillité. Le système ERP est une véritable suite évolutive. Le WorkConcept constitue pour l utilisateur le point d entrée des diverses applications de ProConcept ERP ainsi que des applications tierces externes. Le WorkConcept confère ainsi au système ERP une flexibilité extraordinaire et peut être paramétré sans contrainte. La configuration visuelle est conçue dans un souci d ergonomie et assure des possibilités de paramétrage personnalisé des écrans. Un environnement graphique commun à toute l application garantit une parfaite cohérence d utilisation et de manipulation de tous les modules et favorise ainsi une prise en main rapide de ProConcept ERP, réduisant de manière importante les temps de formation.

6 Gestion financière Les informations financières de tous les secteurs d activité sont rassemblées, réajustées et exploitées par la comptabilité financière classique au travers des comptabilités analytique, budgétaire, industrielle et de la gestion des immobilisations. Avec les outils performants d interrogation et de reporting, les données importantes peuvent être exploitées de différentes manières. Les fonctions de «cash flow» et de trésorerie du module «Gestion financière» prennent en considération tous les facteurs influents et secondent ainsi efficacement votre planification des liquidités. Il est évident que toutes les données de vos autres modules sont automatiquement intégrées. Elles se déplacent librement en aval et en amont. Vous avez, par exemple, à tout moment accès à un autre module ERP ou à une écriture provenant d un document original. Les informations possibles sont, par exemple, l évaluation permanente du stock, le calcul de l amortissement des immobilisations, les salaires et/ou les factures pré-saisies de fournisseurs. La comptabilité financière intègre les exigences modernes, y compris celles des entreprises opérant au niveau international et dispose d une diversité de fonctions appropriées avec par exemple des comptabilités internes, fiscales multi-devises, des exercices multiples, ou avec des plans comptables et décomptes TVA pour plusieurs pays. Les informations peuvent être exploitées et personnalisées afin d obtenir différentes présentations : journaux, bilans, analyses financières ou autres états spécifiques à l entreprise sont rapidement générés par un simple clic de souris. La gestion financière est certainement un domaine-clé dans toute entreprise C est la raison pour laquelle le module «Gestion financière» de Pro- Concept ERP contient tous les domaines importants nécessaires à l établissement de «l image financière globale» de l entreprise. Processus de travail efficaces : ProConcept ERP vous seconde en vous proposant des fonctions automatisées. Vous saisissez toutes les écritures au travers d un simple menu et gardez une vue d ensemble sur vos tâches comptables à l aide de différentes fonctions de Workflow. Les travaux de comptabilité et de transactions prédéfinis accélèrent l édition interne.

7 gestion financière en détail «Avec des outils comme la saisie automatique des documents scannés à chaque écriture comptable ou le lien direct à des solutions d e-banking, vos tâches peuvent être exécutées encore plus rapidement.» Comptabilité analytique ProConcept ERP met à votre disposition plus de vingt variantes pour saisir toutes vos imputations en tenant compte des besoins spécifiques de votre entreprise. Les données peuvent ainsi être attribuées, par exemple, à un projet, à un sous-projet ou à une ligne de produits. Cette comptabilité analytique par centre d analyse (CDA), charges par nature (CPN), (avec répartition basée sur des clés et des unités d oeuvre notamment) et par dossier, par affaire, par projet, prend en compte les informations provenant des modules de la totalité de la solution ERP. Comptabilité budgétaire Avec ProConcept ERP, votre budget est toujours sous contrôle : des postes budgétaires aux comptes, de l analytique au financier. ProConcept ERP vous permet en effet de contrôler en un coup d oeil le budget, en multi-niveaux, multi-versions et multi-périodes. Comptabilité industrielle Le module de comptabilité industrielle complète parfaitement les outils de management déjà présents dans ProConcept ERP. Cet outil de contrôle de gestion permet de suivre avec exactitude l évolution des coûts des en-cours ainsi que des réalisés. Ce module performant permet de mesurer et d identifier avec exactitude les écarts sur main d oeuvre, machines, achats matières et sous-traitance par rapport aux budgets. Il permet aussi d analyser la provenance et les causes de ces écarts pour que vous puissiez prendre en toute connaissance de cause les mesures adéquates. Immobilisations Avec les données générales de chaque immobilisation, de la méthode d amortissement sélectionnée, de chaque écriture et mouvement correspondant dans la comptabilité et d autres paramètres, la gestion des immobilisations du module «Gestion financière» vous propose une vision globale de vos biens matériels et immatériels. Vous avez ainsi toute liberté dans la définition des valeurs gérées, des catégories d immobilisations, des méthodes d amortissements, ou encore dans le choix de gérer ou non des sets d immobilisations, de travailler en intégration totale avec les comptabilités fournisseurs, financières et analytiques de ProConcept ERP ou de simuler/projeter l amortissement par immobilisation. Interrogations Reporting ProConcept ERP propose toute une palette d outils. Vous disposez de résultats immédiatement visibles et opérationnels pour une interrogation multi-axes, multiexercices, multi-devises, multi-sociétés, standard ou personnalisée. De plus, de nombreuses fonctions sont exploitables comme la recherche de textes, le tri de données, les exportations sous de multiples formats, y compris Excel, l envoi direct d un rapport par . Le système vous offre en outre une traçabilité totale en aval et en amont de la chaîne des documents achat/ vente qui sont à l origine de l écriture comptable. Trésorerie Cash Flow ProConcept ERP vous permet de déterminer votre cash flow et de planifier votre trésorerie. Le système prépare les données de votre entreprise selon vos propres choix de critères et permet une interprétation rapide des résultats. Les postes ouverts clients/fournisseurs peuvent être présentés en tenant compte de leurs habitudes (délais réels) de paiement, des comptes de liquidités, des limites de crédits bancaires, des portefeuilles logistiques. Les données seront également utilisées dans un but prévisionnel et de contrôle. Vous pourrez ainsi simuler la masse salariale, comparer des montants réels et planifiés (budgets) ou analyser l évolution de la trésorerie.

8 Logistique, Achats / Ventes Derrière la notion de progiciel de gestion intégrée se cachent des processus complexes, interconnectés, et dont l efficacité influence de façon décisive le succès de l entreprise. Un logiciel de gestion intégrée efficace garantit finalement que les marchandises et les produits par une entreprise soient à disposition en temps voulu, au bon endroit et dans la quantité et qualité requise. Le large éventail de fonctionnalités de ProConcept ERP assure non seulement que les tâches appropriées soient exécutées de façon efficace et sécurisée dans la vente, les achats et la gestion d articles, mais aussi que les outils d analyse performants permettent d obtenir de précieuses informations stratégiques. Les possibilités d optimisation des processus, les potentiels d économies et les mesures nécessaires pour le contrôle de qualité sont perçus et identifiés longtemps à l avance. Achats Tout comme pour la vente, différentes fonctions doivent être prises en considération dans le processus d achat pour surmonter les nombreuses tâches administratives récurrentes et contribuer à une meilleure gestion de la qualité. Souvent nommée à juste titre comme «chaîne achats», cette expression souligne clairement la parfaite transversalité de ProConcept ERP. En effet, l acheteur y trouve tous les «outils» dont il a besoin pour accomplir ses tâches efficacement et de manière transparente. Le système gère de manière synoptique tous les produits et services des fournisseurs et des sous-traitants en tenant compte des conditions convenues. Sur cette base et en association avec les autres modules de ProConcept ERP, de nombreuses étapes du processus d achat peuvent être automatisées. L importante diversité des fonctionnalités à disposition de l utilisateur permet l établissement de demandes d offres, de commandes aux fournisseurs, de contrôles d entrées et de retours de marchandises, de saisies de factures des fournisseurs et de mises à jour de la comptabilité. Simultanément, le logiciel surveille les différentes échéances concernées. En outre, de nombreuses fonctionnalités d évaluation sont à disposition des managers. Elles permettent d analyser les processus d achats de manière standardisée ou personnalisée. La qualité d un fournisseur, le nombre de retours, l engagement à respecter ses prix ou ses délais, peuvent ainsi être évalués en détail.

9 08-09 La large couverture fonctionnelle de ProConcept ERP vous assure de réaliser vos processus d achat/vente et de gérer vos articles de manière très efficace. Ventes Résolument orientés clients : les outils de ProConcept ERP, développés pour accomplir les tâches de la vente, répondent aux besoins de vos clients. Basés sur un profil de client complet, dans lequel toutes les données individuelles importantes sont enregistrées, les processus de vente sont fondamentalement orientés clients. Les commandes, par exemple, peuvent être faites de manière traditionnelle, simplifiée, via internet (e-shop), par EDI ou reprises de fichiers Excel. Il en va de même pour la livraison, la facturation et l expédition des marchandises. Les flux d exportation sont évidemment également possibles. La mise à disposition de marchandises liée à une vente est administrée de façon sécurisée avec ProConcept ERP. Les dates de livraison sont calculées en fonction des approvisionnements (production et achat) et du stock disponible. Elles sont contrôlées avec une simulation des retards possibles et sont communiquées au client. Les règles d approvisionnement et d attribution définies individuellement commandent le flux des marchandises. Les marchandises remises en consignation seront également gérées de façon efficace par ProConcept ERP. Les processus internes peuvent également être reproduits et pilotés de façon efficace avec ProConcept ERP. Le module contient un outil performant pour la gestion limpide de vos forces de vente. De nombreuses listes et analyses de chiffres d affaires, des attributions de bonus et de commissions peuvent ainsi être calculées selon de multiples méthodes. Gestion des articles Une gestion efficace et fiable de votre offre de produits accélère vos processus d achat et de vente. Il en découle une satisfaction accrue de la clientèle et une amélioration de la qualité de votre offre. ProConcept ERP maîtrise toutes les tâches d une gestion proactive des articles. Fondés sur les données de base, les numéros d articles peuvent être définis et structurés de différentes manières et ainsi être reliés au code EAN ou HIBC approprié. Le système met à disposition cinq types de caractérisations garantissant une traçabilité et une attribution unique de numéros. De plus, les informations concernant le produit peuvent être individuellement complétées par des données supplémentaires. Les prix des produits sont également calculés dans ProConcept ERP. Les prix d achat, de vente et d acquisition sont gérés selon les quantités, les devises, les partenaires, les dates de validité, les structures tarifaires et sont calculés par commande. Les souhaits individuels des clients sont évidemment pris en compte. La fonction «Configurateur de produits» permet de contrôler très rapidement la faisabilité d une variante demandée. Lors d une commande, ProConcept ERP détermine sur cette base un produit défini en tenant compte de sa nomenclature et de son programme de production et peut de suite créer l ordre de fabrication correspondant.

10 Gestion de stock Une gestion efficace des stocks débute évidemment par la saisie des données. ProConcept ERP offre de nombreuses options de codification des produits et des services. En plus de la référence principale, vous disposez de nombreuses possibilités de descriptions multilingues avec différentes unités de mesure qui peuvent être complétées par des éléments multimédias comme des photos, des dessins, des sons ou encore des animations vidéos. Des types de caractérisations, tels que numéros de pièce ou numéros de lot, descriptions de version et autres, peuvent simultanément être attribués. L étendue et la périodicité de la gestion d inventaire peuvent être librement déterminées. Vous pouvez ainsi réaliser votre inventaire physique périodiquement, par décompte global, par sondage ou par des méthodes cycliques. Le lieu de stockage actuel, les mouvements et l évolution du stock sont immédiats et disponibles à tout moment. Le système intègre également les données des autres modules de ProConcept ERP et vous assiste grâce à des outils très pratiques permettant de réaliser de nombreuses évaluations fiables. L ensemble des données permet d obtenir différents rapports manuels ou automatisés. Les mouvements de stocks peuvent être analysés en fonction d une année comptable ou d autres périodes. L évaluation du stock peut se faire à l aide de cycles librement définis, d après un prix fixe, moyen ou un prix d acquisition calculé selon vos désirs. En outre, ProConcept ERP met à disposition divers indicateurs comme par exemple l analyse ABC ou la cadence de renouvellement de stock.

11 10-11 «Un service clientèle efficace et à disposition des clients sur demande après la livraison est à nos yeux un élément important de la chaîne logistique.» Contrats de maintenance et de location Facturez-vous régulièrement des contrats de services, comme par exemple des abonnements de service après vente, ou louez-vous des appareils comme des pagers ou des photocopieurs? Le module Logistique de ProConcept ERP gère de manière simple et efficace tous les contrats liés avec tous les détails : mise en service, échéances, prolongation, résiliation, adaptation au renchérissement et reprise automatique des données en comptabilité. Parallèlement, le système gère également les dépôts et les pénalités qui y sont reliés. En outre, un historique complet avec un accès direct aux factures et aux activités est possible à tout moment. Service après-vente Un service après-vente convaincant constitue selon nous un maillon à part entière dans la chaîne logistique. Il doit également être disponible sur demande après la livraison. La qualité du service après-vente fournie par une entreprise a une influence directe sur ses parts de marché, ses coûts et sa rentabilité. ProConcept ERP met à disposition pour cette raison une importante palette d outils. L intégralité des prestations contenues dans les contrats de service et de location peut être suivie par le personnel administratif de votre entreprise, car les factures périodiques sont envoyées indépendamment des travaux exécutés. Le personnel qualifié doit uniquement prendre les choses en main lorsqu une intervention technique devient nécessaire. ProConcept ERP se montre ici flexible : pour les contrats de service ou de location, les prestations de base et supplémentaires qui ne sont pas inclues dans le prix de base peuvent, sur demande, être facturées séparément ou être saisies depuis un flux logistique. Le dossier de commande de base saisit les pièces en réparation, les opérations à effectuer et les éléments ou les articles éventuellement à échanger. Le suivi des mouvements de stocks des fournitures est, si nécessaire, également pris en compte. Les étapes du processus d une réparation peuvent être personnalisées et intégralement suivies. En outre, le système prend en considération les accords de garantie, offre une traçabilité totale, distingue entre client final et détaillant et contrôle automatiquement s il s agit d un article volé. Des réparations nécessaires sont un indicateur important de possibles points faibles du produit. ProConcept ERP affiche l historique complet d un produit, depuis sa fabrication jusqu à son remplacement, en passant par sa mise en consignation, sa vente, jusqu aux réparations déjà effectuées. Les domaines de problèmes récurrents peuvent être reconnus grâce à l accès direct au dossier de réparation et au document logistique correspondant, et être éliminés en fonction de la fréquence et de la cause.

12 Production GPAO Des processus efficaces Le module GPAO comprend la totalité des processus de production. Grâce à la souplesse de ProConcept ERP, vous pouvez mettre en oeuvre le mode de gestion le mieux approprié à votre façon de faire, du plus simple au plus complexe, de l assemblage/montage à la gestion de gammes opératoires complètes. Le module gestion de production peut englober l ensemble des processus de production depuis la création des fiches produits jusqu à la planification de la production basée sur les prévisions de ventes (PIC), en passant par le calcul des besoins MRP (Manufacturing Resource Planning), l ordonnancement des capacités, la gestion de production et le contrôle des coûts. L implémentation du module GPAO peut démarrer pas à pas, sans mettre en danger les processus courants complexes par une toute nouvelle organisation. Fabrication Avec ProConcept ERP vous maîtrisez la gestion de votre fabrication. Vous pouvez créer et déclencher des ordres, les dénoncer ou les retravailler. Ces activités sont pilotées à l aide de nombreuses fonctions complémentaires comme les interrogations, les éclatements de lots, les rebuts, les codes-barres. Le module gère les ressources humaines nécessaires ainsi que les outils et composants à disposition et génère les nomenclatures et les plans de travail. Les outils graphiques vous permettent de visualiser clairement une situation de production donnée, puis de simuler et si nécessaire de la replanifier. Simultanément, le module des opérations de fabrication génère les commandes de sous-traitance et intègre les frais supplémentaires ainsi que les ordres de fabrication externes. Les coûts sont saisis de façon fiable à l aide de diverses fonctions de gestion. Le système différencie clairement les coûts des matières, de la main-d oeuvre et des machines. ProConcept ERP vous délivre ainsi des valorisations selon vos propres rubriques qui, elles, s appuient sur les nomenclatures et les gammes opératoires du produit. Il est ainsi possible d effectuer des valorisations en pré-calculation (coûts prévus), pour les en-cours (y compris solde à pourvoir), ainsi qu en post-calculation (coûts réalisés, calcul des écarts, mise à jour des prix de revient, comptabilisation). ordonnancement et planification fine Le module d ordonnancement et de planification fine de ProConcept ERP couvre l ensemble des besoins, de la planification simple à l ordonnancement sous contraintes. ProConcept ERP vous permet de visualiser clairement une situation de production donnée, de la replanifier et d effectuer autant de simulations que désiré. Vous avez grâce à ce module, toujours une vue globale de la disponibilité des opérateurs, outillages, matières achetées et disposez de visualisations graphiques des charges, surcharges, capacités etc. Vous améliorez ainsi votre taux de service client, diminuez les stocks matières, gagnez du temps de planification et réduisez ainsi vos coûts de production.

13 12-13 «Par une planification coordonnée et un pilotage de tous les processus dans le développement, la fabrication, le contrôle et le suivi, l entreprise peut dégager des potentiels cachés.» Calcul des besoins MRP II Répondez efficacement et sans rupture de stocks aux demandes de vos clients. La flexibilité dans la production est un facteur de succès croissant. Les fonctions pour le «Manufacturing Resource Planning» MRP II, intégrées dans le module GPAO, déterminent de manière fiable les bases nécessaires. Elles recensent les quantités en stock et les approvisionnements en cours et les comparent aux besoins réels exprimés par le portefeuille des commandes clients, puis émettent des propositions d approvisionnement en tenant compte des politiques définies par produit, par exemple quantité minimum et lot économique, lots multiples, stock d obtention. ProConcept ERP propose différents types de calculs des besoins, tels que par stock ou global (dans ce cas, le besoin pour un stock peut être compensé par un approvisionnement ou une disponibilité d un autre stock) ; par stock régénératif (effacement des propositions non reprises), calcul par écart (traitement des seuls besoins nouveaux depuis le dernier calcul). Cette possibilité est réalisable pour un, plusieurs, ou tous les produits, pour une affaire, une commande, avec ou sans prise en compte des stocks min./max. Le calcul des besoins crée des propositions d approvisionnement qui peuvent être triées pour l acheteur ou pour le chef d atelier. Vous modifiez, regroupez ou validez tout ou une partie de ces propositions, qui génèrent alors des commandes fournisseurs ou des ordres de fabrication. Plan industriel et commercial (PIC) Vos délais de livraison sont plus courts que vos délais de production? Le PIC permet d anticiper la demande à partir de prévisions de consommation et donc de diminuer les temps de livraison et les coûts. Les ventes tout comme les objectifs de production peuvent être ainsi prévues, ce qui permet de négocier des contrats cadres avec les fournisseurs. Vous pouvez, sur cette base, surveiller les capacités de production et réaliser des budgets cohérents (investissements en fonction des ventes prévues). Avec le plan industriel et commercial de ProConcept ERP, vous saisissez, suivez, révisez les prévisions de vente sur un horizon librement définissable et vous établissez en un instant vos budgets de vente. Le plan directeur de production permet, sur la base des prévisions d approvisionnement issues du plan commercial ou définies directement, de générer les programmes d achat et de fabrication en tenant compte des encours, de la politique de couverture de stock et de la politique de réapprovisionnement. Il en résulte différentes données de base importantes pour l achat et la production. Le pronostic exact des quantités d achat permet des économies de coûts auprès des fournisseurs. Il permet aussi de visualiser les charges prévisionnelles, avec détection des surcharges sur l ensemble des ressources.

14 Customer / Supplier Relationship Management Contrôle absolu de vos clients. Le temps où vous ne faisiez que gérer les données de vos clients est révolu Une gestion active et le suivi des relations avec la clientèle et les partenaires sont aujourd hui des tâches incontournables qui doivent être perçues comme telles par tous les départements de l entreprise. La condition d un suivi efficace est l accès à l ensemble des données concernant la clientèle. Le module CRM constitue une véritable tour de contrôle pour les managers. Il utilise la mise en réseau intégrale du système ProConcept ERP et centralise les données des différents modules. Chaque utilisateur peut bénéficier d un accès illimité aux ressources et informations selon des droits d accès qui lui ont été accordés. Le module est accompagné d un puissant outil de recherche et permet un suivi exact des relations avec les clients. Il est également possible d accéder directement aux documents triés par affaire, projet, dossier ou encore par partenaire. Les informations trouvées peuvent être facilement exportées vers Excel, Word ou d autres logiciels. Avec ProConcept ERP, vous soignez la qualité de vos relations avec vos partenaires et optimisez l efficacité de votre gestion. Vous avez une vue synthétique sur les préférences d achat ou les demandes saisonnières, sur la correspondance et les contacts avec la clientèle, sur les canaux de communication et les activités marketing. Avec les fonctions intégrées de gestion de documents, vous disposez toujours de données actuelles. Le module CRM permet de gérer les événements liés à vos clients ou contacts. Ainsi, un appel téléphonique, une lettre envoyée, un rendez-vous, une tâche à faire ou effectuée, seront saisis comme des événements et peuvent en même temps être reliés à une tâche déterminée comme par exemple une visite à un client, et affectés à une personne. De cette façon, le lien entre les événements peut être suivi et listé dans un tableau qui met en évidence la suite logique des événements et permet une analyse approfondie des activités CRM. Les rendez-vous, les contacts, les notes et les tâches peuvent être facilement synchronisés avec les logiciels les plus répandus comme Outlook ou Lotus Notes. Ces données se transfèrent aussi sur des appareils mobiles comme les téléphones cellulaires, les ordinateurs de poche ou les assistants personnels (PDA). Toutes les fonctionnalités du CRM sont également adaptées au «Supplier Relationship Management» (SRM) ou «gestion de la relation fournisseur». Le but du SRM étant d améliorer le mécanisme d approvisionnement auprès des fournisseurs.

15 Salaires et ressources humaines «La construction modulaire de la large palette des modes de contact clientèle et des canaux de communication constitue un élément central de notre offre.» Vos «Ressources» les plus importantes Qui parle une langue étrangère dans votre entreprise? Quel est le niveau général de formation? Quel candidat remplit quel profil? Ce ne sont que quelques-unes des questions usuelles que se pose un service de ressources humaines. Le décompte de salaire, dont la complexité ne doit pas être sous-estimée, constitue uniquement une petite partie des tâches incombant au responsable du personnel. L organisation et le développement du personnel sont les priorités actuelles et futures. ProConcept ERP contient tous les outils pour une gestion moderne des ressources humaines et naturellement aussi pour les décomptes de salaire. En tant que système d information du personnel, le logiciel gère les compétences, la formation et les qualifications. Il est une aide importante aux processus de recrutement et définit ces derniers, en respectant les exigences et les spécifications budgétaires. Le décompte de salaire certifié SUVA et Swissdec maîtrise simultanément toutes les fonctions nécessaires d une entreprise moderne comme par exemple les paiements en devises étrangères ou les décomptes d impôt à la source. Système d information du personnel Le module RH/Salaires permet une gestion efficace de vos ressources humaines. La saisie et la gestion complète des données est un pré-requis incontournable. Toute une série d informations peuvent être saisies en commençant par les adresses puis les communications, les fonctions, les qualifications, les compétences, les contrats, les plans de formation, ce qui permet de créer des profils complets de chaque employé, candidat, stagiaire ou formateur. ProConcept ERP vous offre un véritable catalogue dynamique des compétences existantes de vos employés grâce à une présentation en arborescence multi-niveaux. En appuyant simplement sur une touche, vous obtenez aussitôt une liste de personnes triée par compétence, complétée par des graphiques, tableaux ou classements automatiques. De la même façon, la formation interne et externe de votre personnel est saisie, aussi bien au niveau du contenu que de la qualification nécessaire et des coûts. Les budgets sont définis par département et sont comparés avec les coûts réels par employé et par cours. Décomptes de salaires Les salaires certifiés SUVA de ProConcept ERP sont multi-devises et multi-décomptes (plusieurs décomptes possibles mensuellement par personne) et permettent les traitements provisoires, les extournes ainsi que la gestion de multiples relations financières par employé. Les méthodes de paiement peuvent être librement choisies. Les genres de salaire prédéfinis constituent la base du décompte de salaire. Ils sont déclinés en plusieurs variantes et prennent en compte différentes variables. Il est facile via un assistant d en ajouter ou d en modifier. Toutes les listes officielles comme par exemple les attestations de salaire AVS, le décompte annuel LAA, les certificats de salaire ou les impôts à la source, sont également à disposition et intégrées au logiciel. Les décomptes de salaire qui en découlent sont délivrés sur des listes de contrôle que vous pouvez vous-mêmes créer à l aide d un générateur de listes.

16 Gestion à l affaire Besoins et environnement du projet Votre quotidien est la réalisation de projets industriels complexes (machines-outils, biens d équipement, installations...) ou de chantiers? Vos besoins de gestion sont diversifiés : R&D, prototypage, série 0, réalisation de produits uniques (industrie, ingénierie, etc.) ou de produits standard configurables. Soumis à une forte pression en terme de marge, de délais et de pénalités de retard, votre gestion est résolument pro-active : tracer la route à suivre (planifier), prévoir l imprévisible (anticiper), maîtriser les aléas, les incertitudes et avancer sereinement (piloter) jusqu au but, dans le temps imparti (délai), cela sans dépasser le budget arrêté (coûts) et avec les moyens à disposition (ressources). A cette fin, vous définissez des objectifs mesurables sur tous les axes et à tous les niveaux de votre projet. Même si la réussite d un projet complexe dépendra toujours de la compétence de ses acteurs, la pression exercée aujourd hui par le marché en terme de marge, de délais et de pénalités de retard impose, en plus de l expérience, l utilisation d outils proactifs permettant de gérer les aléas, d anticiper les dérives, de diminuer les coûts d administration et de production. Le module PRP (Project Resource Planning) de ProConcept ERP a été conçu et réalisé par des spécialistes de la gestion de projets industriels. Il dispose de tous les outils et fonctions utiles pour réussir vos projets. Grâce à sa flexibilité et à la simplicité de paramétrage, il se laisse facilement adapter aux processus individuels de l entreprise et aux différents besoins de gestion comme par exemple la gestion de chantiers, la recherche et le développement, l élaboration de prototypes, de pré-séries ou la réalisation de produits dans le standard configurable. Vous faites face à des problématiques singulières telles que les nomenclatures évolutives, l ingénierie simultanée, les approvisionnements juste-à-temps, les nomenclatures d affaires, les achats anticipés, l optimisation des coûts de production, la coordination d une multitude d acteurs, etc. Vous gérez des échéanciers de facturation, avec la possibilité de maîtriser les retenues de garantie, acomptes et caution. A la fin de l exercice, vous calculez votre chiffre d affaires à l avancement (valorisé selon les normes IFRS). Entre les heures de travail déjà effectuées (réalisés), les commandes fournisseurs en cours de réalisation (engagés), vous devez avoir l oeil constamment fixé sur les restes à engager. Ces indicateurs vous permettent de vous situer par rapport au budget initial, de prendre les mesures qui s imposent (révisions de budget), et d en tirer les enseignements pour de futurs projets. Pour avoir la parfaite maîtrise des événements, vous avez besoin d une transversalité totale au travers de toutes les informations de l ERP et des indicateurs indispensables à la réussite de votre projet et ce, en naviguant dans toutes vos données à partir de l affaire.

17 La porte ouverte sur le web SolvAxis fait depuis des années la promotion active de la e-facture et vous offre avec ProConcept ERP une solution simple et sure. L utilisation des s et d Internet fait aujourd hui partie du quotidien tant privé que professionnel. Le développement des boutiques en ligne fait de plus en plus d adeptes, pas seulement dans le domaine privé, mais également dans les relations Business-to-Business. Avec le module e-business de votre solution ProConcept ERP, vous accédez très facilement aux services basés sur Internet et vous ouvrez de nouveaux canaux de contact et de vente à des clients et des partenaires commerciaux. La solution e-business est totalement intégrée de façon dynamique et sécurisée dans votre installation ERP, et synchronisée en temps réel. e-business Dans la suite e-business de ProConcept ERP, le module e-shop permet aussi bien à la clientèle privée (B2C) qu à vos partenaires commerciaux (B2B) d accéder par voie électronique à votre offre de marchandises, pièces détachées et services via Internet. e-shop peut être mis en place simplement, tout en respectant votre «Corporate Identity» et est immédiatement prêt à fonctionner. La commande se fait à partir du catalogue, organisé hiérarchiquement par catégories et sous-catégories. Elle est ensuite reprise et traitée par l ERP dans un flux standard. Avec le module e-hrm vous gérez l ensemble de vos données employés comme la gestion d agenda (absences et activités), le recrutement et les évaluations de fin d année. e-facture Les factures papier sont synonymes de coûts importants pour les fournisseurs et les clients. Elles sont émises électroniquement mais ensuite imprimées, mises sous pli et envoyées par poste. Les factures peuvent être perdues ou distribuées aux mauvaises personnes. Les conséquences sont des paiements en retard et des coûts inutilement élevés pour régler le problème. De plus, les factures papier doivent encore une fois être saisies manuellement chez le récepteur afin qu elles puissent être traitées de manière électronique. Tout cela peut aujourd hui être évité au moyen de la facture électronique. Grâce à la facture électronique pour clients commerciaux (B2B) de Postfinance et des principales banques suisses, vous êtes en mesure de réaliser un processus de règlement des factures totalement électronique. SolvAxis favorise la facture électronique depuis des années et propose pour ses lignes de produits une solution simple et efficace que vous désiriez recevoir des factures électroniquement de vos fournisseurs ou en proposer à vos clients.

18 Services et savoir-faire De la gestion de projet en passant par la formation et la maintenance, nous nous engageons à vous offrir des services de support de qualité supérieure. gestion de projets Des directeurs de projet compétents qui connaissent les particularités et conditions spécifiques du client sur le bout des doigts vous accompagnent lors de toutes les phases, de la mise en oeuvre aux migrations en passant par le démarrage productif et les travaux de fin d année. Le consulting Nos équipes de consulting sont constituées de différents types de profils. Les connaissances métiers poussées des uns vous permettront de modéliser de manière optimale vos processus de gestion. Nos consultants techniques vous assurent des infrastructures informatiques cohérentes. Nos consultants experts vous conseillent sur des questions liées à l organisation de votre société pour vous apporter une valeur ajoutée encore plus importante. Cours et centres de formation Pour toujours être en mesure de profiter de toutes les possibilités et dernières nouveautés de notre solution, les clients ont le choix entre plusieurs types de cours : cours utilisateurs cours spécialisés par métier cours techniques Contrat de maintenance Nous proposons ce qu il y a de mieux pour vous assurer une utilisation efficace de votre solution intégrée. Dans le cadre de nos contrats de maintenance, notre hotline vous assure une assistance téléphonique et par de qualité. De plus, vos profitez d une plateforme e-hotline, service innovant vous permettant de poser vos questions via Internet et de suivre le statut du traitement de votre demande 24h/24 et 7j/7 La plateforme contient également un espace FAQ dans lequel vous trouverez un grand nombre de réponses à vos interrogations. Nous offrons également une surveillance technique annuelle de vos serveurs ProConcept ERP qui donnera lieu à un rapport d audit de l installation. Vous êtes à tout moment en droit d attendre les meilleures prestations de services de votre partenaire ERP. Nous vous assurons de toujours vous servir au mieux et de mettre notre expérience à votre disposition afin que vous bénéficiiez d une solution informatique pourvue d outils toujours plus performants qui garantissent votre efficience à tout instant.

19 18-19 SolvAxis SolvAxis conçoit, développe et distribue son progiciel d entreprise intégré ProConcept ERP aux PME/PMI actives dans les secteurs des services, de l industrie et du commerce. En plus de 20 ans, l entreprise s est construite une position de choix sur le marché de l ERP en Suisse et peut s appuyer sur un ERP complet, éprouvé quotidiennement par plus de 1000 sites installés. La clientèle de SolvAxis, parmi lesquels figurent quelques fleurons de l économie suisse, bénéficient ainsi d une solution de gestion dune richesse fonctionnelle peu commune qui correspond aux besoins actuels du marché en termes d agilité et de technologies. Présente sur l ensemble de la Suisse, SolvAxis accompagne ses clients à travers le monde pour leur offrir un progiciel et des services d une qualité irréprochable. SolvAxis et ses partenaires assurent l implémentation de ProConcept ERP, la formation à son utilisation, le suivi et la maintenance du progiciel grâce à son équipe de consultants expérimentés. Ces derniers, tous parfaitement formés dans leurs domaines, sont appréciés tant pour leur expertise en gestion d entreprise que pour leur expérience métier. Tout en prenant en charge la gestion complète des projets, ils disposent de toutes les compétences nécessaires à la réussite des projets les plus ambitieux.

20 Solvaxis Sa z.i. de la suze ch-2605 sonceboz t f HOTLINE info@solvaxis.com