TABLE DES MATIERES TABLE DES MATIERES INTRODUCTION LES DOCUMENTS BUDGETAIRES...

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1 TABLE DES MATIERES TABLE DES MATIERES INTRODUCTION LES DOCUMENTS BUDGETAIRES Présentation La structure budgétaire La Catégorie des opérations L'imputation budgétaire l'imputation administrative les comptes La détermination des moyens alloués CONVENTIONS ADOPTEES Services ou agents concernés par le système Abréviations utilisées par le système Documents Terminologie utilisée Systèmes d'identification et modalités de codification Les gestionnaires d'activités Les ordonnateurs délégués et ordonnateurs secondaires Les comptables Les titulaires L imputation budgétaire La ligne budgétaire Les engagements Les mandats Les Bordereaux d'emission MISE EN PLACE DES CREDITS Ouverture des crédits : le Budget d'exécution Les types de crédits Les fonds propres Les fonds affectés Nature des crédits ouverts Dépenses de fonctionnement Dépenses d'investissement Les autorisations de programme Les crédits de paiement Gestion des crédits par les ordonnateurs Répartition des crédits auprès des ordonnateurs Nomination des ordonnateurs Fonds affectés Modifications budgétaires Lois de finances rectificatives Modifications des répartitions de crédits Ouverture de crédit en cas d'urgence Blocage ou annulation de crédit Reports LA PROCEDURE GENERALE Engagement des dépenses Définition Etablissement préalable de demande d'engagement Etablissement de titres d'engagement Contenu de la demande et des titres d'engagement Pièces accompagnant la demande d'engagement Contrôles particuliers sur l'engagement Cas des dépenses d investissement pluriannuelles Cas des dépenses financées sur fonds affectés Réserves du contrôleur financier La comptabilisation des engagements Ouverture du registre en début de période du Cadre de Dépenses à Moyen Terme Tenue du registre en cours d'exercice budgétaire

2 Annulation d'écritures sur le registre Arrêt mensuel du registre A chaque fin du mois, l'ordonnateur arrête le registre en tirant une ligne en rouge après le dernier engagement du mois Fermeture du registre Liquidation des dépenses Définition Documents utilisés Nature des documents Description des documents Bordereau des pièces justificatives de la dépense Projet de mandat et avis de crédit ou projet de mandat et bon de caisse en un exemplaire pour les règlements en espèces Registre de comptabilité des liquidations (RCL) Tenue du registre de Comptabilité des Liquidations (RCL) Ouverture du registre en début de période du Cadre de Dépenses à Moyen Terme Tenue du registre en cours d'exercice budgétaire Annulation d'écritures du registre A chaque fin de mois, l'ordonnateur arrête son registre en tirant en rouge après la dernière liquidation Fermeture du registre Modalités de liquidation Traitement du dossier Certification de la liquidation Certification de la prise en charge Enregistrement sur le Registre de Comptabilité des Liquidations (RCL) Cas des liquidations de régularisation Ordonnancement des dépenses Définition Documents utilisés Nature des documents Description des documents Pièces justificatives de la dépense Projet de mandat Bordereau d émission des Titres de paiement (BE) Registre de comptabilité des ordonnancements (RCO) Tenue des documents Etablissement des Bordereaux d'emission des titres de paiement (BE) Registre de Comptabilité des Ordonnancements (RCO) Modalités d'ordonnancement Traitement du dossier Enregistrement sur le registre de comptabilité des ordonnancements Etablissement du Bordereau d'emission des titres de paiement (BE) Ordonnancement Etablissement des Bordereaux d'emission Le livre journal des mandats émis Paiement des dépenses Documents utilisés Nature des documents Description des documents Bordereau des pièces Pièces justificatives : Mandats et titres de règlement Bordereaux d émission des titres de paiement : Carnet d enregistrement des mandats admis en dépenses Traitement des dossiers pour paiement par les trésoreries principales Contrôle de l'existence des crédits disponibles : Contrôle de la Régularité : Paiement Paiement par bon de caisse Paiement par virement bancaire Paiement par virement postal Paiement par opération d'ordre

3 Paiement par caisse d avances Caisse d avances renouvelable Caisse d avances unique et exceptionnelle Caisse d avances spéciale Cas des paiements de régularisation Cas des dépenses à régulariser (DAR) Cas des rejets de dossier de mandatement Note de rejet (NR) Opération de centralisation comptable LES DELEGATIONS DE CREDITS Cas des services opérationnels d'activités excentriques placés auprès d'un comptable principal (Trésorerie principale non comptable assignataire) Cas des services opérationnels d'activités situés dans une localité pourvue d'une trésorerie principale Cas des services opérationnels d'activités situés dans les localités rattachées à une perception principale (ex-fivondronana) GESTION ET SUIVI DES ACTIVITES La notion d activité Les intervenants dans la gestion et le suivi des activités Gestion des activités Services opérationnels d activités Gestionnaire d activités Responsable de programme Coordonnateur des Programmes Suivi des activités Centralisation des données relatives aux activités Circuits des informations sur les activités ANNEXES Glossaire des termes relatifs au Budget de l Etat Imprimés avec ses nouvelles contextures

4 INSTRUCTION GENERALE N MEFB/SG/DGDP/DB du 16 mars 2005 sur l'exécution du Budget des Organismes Publics 1.INTRODUCTION En application de la Loi Organique n du 26 juillet 2004 sur les lois de finances ayant introduit le concept de Budget de Programmes, du décret n du 04 janvier 2005 portant règlement général sur la comptabilité de l exécution budgétaire des organismes publics et du décret n du 15 février 2005 fixant la nomenclature des pièces justificatives des dépenses publiques, la présente Instruction Générale détermine les conditions d'exécution du Budget des organismes publics et les modalités pratiques de gestion et de comptabilisation des dépenses de fonctionnement et d'investissement de l'etat. Ici, le terme organismes publics englobe : Etat ; Collectivités Publiques Territoriales ; Etablissements Publics à caractère Administratif ; Elle définit les différentes étapes d'exécution du Budget allant de la mise en place des crédits jusqu'à la vérification des comptes des comptables par la juridiction compétente des comptes, en application des dispositions de la nouvelle réglementation. Elle constitue en même temps un manuel de procédures destiné à guider les différents responsables et faciliter leurs tâches en raison des changements intervenus dans la conception du budget. Elle instruit une gestion manuelle et prévoit d'ores et déjà son automatisation. A cet effet, bon nombre de nouveaux modèles d'imprimés ont été conçus de façon à permettre leur établissement en une seule frappe à l'ordinateur ou à la machine à écrire pour éviter les erreurs de transcription. Cela permettra un gain de temps énorme dans les diverses phases d'utilisation des crédits budgétaires. L'instruction ne s'applique pas à la gestion des crédits ou des catégories de dépenses soumis à une condition particulière de gestion. Chacun des organes et agents concourant à l'exécution du Budget, depuis la mise en place des crédits jusqu'au stade du paiement des dépenses (Institution, Ministère, ordonnateur délégué ou ordonnateur secondaire, comptable payeur) sont dotés d'une identification spécifique gérée au niveau de la Direction du Budget. Le Régisseur d avances est doté de code attribué par le Contrôle Financier selon le type de régie. L'instruction est subdivisée en sections auxquelles correspondent les grandes étapes du processus d'exécution du budget pour en faciliter la consultation et l'utilisation. L exécution des recettes fera l objet d une autre instruction

5 2. - LES DOCUMENTS BUDGETAIRES Présentation La Loi de Finances se prépare au niveau le plus fin, celui de l'appréciation des indicateurs d'activités, de résultat(s), d'objectif(s) retenus dans le budget de programmes, document élaboré sur la base du document Cadre de Dépenses à Moyen Terme (C.D.M.T.). Les conférences budgétaires sont surtout axées sur les résultats. Ensuite, un projet de Budget Voté faisant partie intégrante de la Loi de Finances est élaboré. Celui-ci, après amendements éventuels, sera voté et vaudra autorisation: les lignes budgétaires consignées dans le document Budget Voté sont les autorisations de dépenses. Les différents amendements sont répercutés au sein du Budget d'exécution, document final de la phase de préparation du Budget, dans lequel les crédits sont ouverts par un arrêté pris par le Ministre chargé du Budget. Le Budget d'exécution ouvre les crédits aux ordonnateurs délégués et/ou aux ordonnateurs secondaires La structure budgétaire La structure budgétaire comprend : la partie identificatoire dans laquelle se trouvent les missions, les programmes, les objectifs et les activités avec leur code et leur libellé la partie ordonnateur la partie imputation budgétaire La catégorie des opérations L'imputation administrative Le code de dissociation : - 0 pour le fonctionnement - 1 pour l'investissement la partie compte (P.C.O.P) la partie inscription budgétaire exprimée en Ariary la partie code de financement : Type de financement Bailleur Agence d'exécution Groupe Convention - 5 -

6 - Exemple Partie identificatoire 23 : Mission " Budget " 23.0 : Programme " organisation administrative " : Objectif " consolider les capacités administratives " : Résultat attendu " environnement de travail amélioré " : Activité " Rénover l'infrastructure " : Indicateur d'activité " Surfaces bâties " Partie ordonnateur : code ordonnateur secondaire : code C.D.E : code Trésor Partie imputation budgétaire : Opérations courantes hors solde Imputation administrative 1 : Code de dissociation Partie localité : Code commune bénéficiaire 00 : Budget Général de l'etat 21 : Code Mission 0 : Niveau Central 100 : S.O.A ( Service Opérationnel d'activités) Partie Compte et crédit inscrit 6112 : Imprimés, cachets et documents administratifs Autorisation d engagement : Crédit ouvert : Partie Financement A-Budget 10 type de financement 10 RPI 50 IPPTE 20 DTI 60 SUBVENTION 30 TVA 70 EMPRUNT 40 FCV 001 : Code bailleur 001 : Code Agence d exécution A : Groupe de financement Budget : Source de financement ( RPI = Budget, FINANCEMENT EXTERIEUR = Référence convention) La Catégorie des opérations Les opérations sont codifiées de par leur catégorie : o 1 : opérations courantes dettes publiques o 2 : opérations courantes solde o 3 : opérations courantes hors solde o 4 : opérations structurelles o 5 : opérations d'investissement o 6 : opérations courantes exceptionnelles o 7 : opérations financières - 6 -

7 L'imputation budgétaire L'imputation budgétaire est subdivisée en quatre parties distinctes : o La catégorie des opérations o L'imputation administrative o Le code de dissociation des dépenses : " 0 " pour le fonctionnement " 1 " pour l'investissement o Les comptes Exemple : : catégorie des opérations (dépenses courantes hors solde) : Imputation administrative 00: Budget Général de l'etat 21 : Mission : Finances 1 : Niveau d'exécution : niveau Provincial 110 : Service opérationnel d'activités ou numéro d'ordre du projet s il s agit d investissement 0 : Code de dissociation de dépenses, 0: fonctionnement : Code commune bénéficiaire 6112 : Compte 6112 : Imprimés et cachets administratifs l'imputation administrative L'imputation administrative peut être le code administratif du gestionnaire d'activités ou le code du service opérationnel d'activités. En matière de dépense d'investissement, elle représente le numéro d'ordre du projet dans la mission. L'imputation administrative est composée : a. du type du budget à 2 caractères Exemple : 00 - Budget général de l'etat 10 - Budget général Province Autonome 01 - Budget annexe Etat b. de l'identification de la mission Exemple du MENRES 81 - Education primaire 82 - Secondaire générale 83 - Secondaire technique 84 - Supérieure 85 - Recherche scientifique c. du niveau d'exécution à 1 caractère - 7 -

8 Exemple : 0: Niveau central 1: Niveau provincial d. du code service opérationnel d'activités ou n d'ordre du projet dans la mission en investissement Exemple : 100 : Secrétariat général 110 : DAF les comptes Les comptes sont formés de 4 positions : La première position : la classe qui représente les principales natures de dépenses ou de recettes Les deux premières positions : le chapitre ou poste comptable qui représentent les grandes natures de recettes ou de dépenses Les trois premières positions : l'article ou la rubrique qui reflètent la ventilation du chapitre. A ce titre le compte se précise aux différentes natures de dépenses Enfin les quatre positions : le paragraphe ou le compte qui symbolisent l'unité de gestion pour le fonctionnement. Elles traduisent la destination de la dépense pour l'investissement, en ce sens que désormais on doit retenir la notion de prix de revient pour les différentes opérations. Exemple : 2 Classe 2: Dépenses en capital 2 1 Chapitre 21: Immobilisations corporelles Article 213: Bâtiments Paragraphe 2131: Bâtiments administratifs La détermination des moyens alloués 1 - Fonctionnement Les moyens sont alloués au niveau des activités. La comptabilité budgétaire est tenue au niveau du paragraphe. Il en est ainsi pour le suivi des engagements. 2 - Investissement La nouvelle nomenclature des investissements publics est une présentation des dépenses par destination dont l'avantage se trouve sur la meilleure lecture de l'impact prévisible des programmes d'investissement public (PIP). En effet, avec cette nouvelle nomenclature, c'est la finalité et non la nature des sommes engagées qui est maintenant prise en compte et en plus cette nomenclature montre plus clairement l'apport auquel contribuent les crédits mobilisés

9 C'est ainsi qu'au sein de l'article 213 (bâtiments) les paragraphes 2131 (bâtiments administratifs : finalité 1), 2132 (bâtiments scolaires : finalité 2), 2133 (bâtiments de centres de soins de santé : finalité 3) indiquent les apports des dépenses correspondantes: il s'agit respectivement de l'accroissement de la capacité des structures administratives, de la fourniture de services de formation et de santé aux populations. En résumé, la nouvelle nomenclature privilégie le concept d'apport, c'est à dire la finalité à laquelle contribuent les dépenses d'investissement public et le prix de revient de chacune de ces finalités; ce qui permet d'apprécier l'apport des investissements dans le cadre des programmes retenus. L'engagement des dépenses d'investissement se fait au niveau du paragraphe ainsi que le suivi. Pour les dépenses d investissement, l engagement financier (DEF/TEF) se fait à due concurrence du crédit de paiement ouvert dans le budget d exécution de l année en cours en tenant compte des engagements antérieurs. Il est à souligner que l engagement financier se fait au coup par coup par opération et pour le montant annuel de l échéancier de paiement prévu dans le contrat. L approbation du contrat, par contre se fait sur le vu de l autorisation d engagement inscrit dans le budget sans établissement de DEF/TEF et sous la responsabilité de l ordonnateur ainsi que de la personne responsable du marché public. Le DEF/TEF y afférent correspond à l échéancier de paiement de l année en cours prévu dans le contrat. Il est obligatoire pour l ordonnateur délégué ou secondaire de tenir un registre comptable de liquidation faisant ressortir le reliquat de chaque contrat passé. 3.- CONVENTIONS ADOPTEES Services ou agents concernés par le système Les Services ou agents ci-après sont directement concernés par le système : - La Présidence et Services rattachés ; - La Primature et Services rattachés - La Vice primature - Toutes Institutions ; - Tous Ministères ; - Tous les ordonnateurs délégués et ordonnateurs secondaires - Direction, Délégations et postes du Contrôle Financier ; - Toutes les trésoreries principales et perceptions principales - Les Directions et services provinciaux du Budget ; - Les Services provinciaux de la solde et des pensions - Tous les utilisateurs de crédits - Les services chargés des intérêts de la dette ; - Les services dotés d'un budget annexe ; - Les services dotés de comptes particuliers du Trésor ; - Les établissements publics nationaux et locaux

10 3.2.- Abréviations utilisées par le système DB : Direction du Budget DPB : Direction Provinciale du Budget CF: Contrôle Financier INSTAT: Institut National de la Statistique DAR : Dépenses à Régulariser DGE : Direction Générale de l'economie DGP : Direction Générale du Plan : FCV : Fonds de contre-valeur PGA : Paierie Générale d'antananarivo ORDDEL : Ordonnateur Délégué ORDSEC : Ordonnateur Secondaire GAC : Gestionnaire d'activités SOA : Service Opérationnel d'activité TP : Trésorerie Principale R : Recette Documents ANO : Arrêté de nomination des ordonnateurs ANGA : Arrêté de nomination des gestionnaires d'activités LF : Lois de Finances. AR : Arrêtés d'aménagement BC : Bon de Commande : o BC1 : Exemplaire original du BC. o BC2 : Double du BC. RCE : Registre de Comptabilité des Engagements. DEF : Demande d'engagement Financier * TEF : Titre d'engagement Financier : o TEF1 : comptable. o TEF2 : titulaire. o TEF3 : ordonnateur RCL : Registre de Comptabilité des Liquidations BE : Bordereau d'emission des titres de paiement. RCO : Registre de Comptabilité des Ordonnancements. PM : Projet de mandat. OP : Ordre de Paiement. BV : Bordereau de Virement. BRV : Bordereau Récapitulatif de Virement. OV : Ordre de Virement. AC : Avis de Crédit. OR : Ordre de Route. OM : Ordre de Mission. ADC : Avis de Délégation de Crédits BST : Bon Spécial de Transport. BCM : Banque Centrale de Madagascar Terminologie utilisée Le mot titulaire désigne : o Le fournisseur avec lequel sera passée la commande dans le cas d'achat de fournitures. o Le prestataire de service : Transporteur dans le cas de transports, Propriétaire en cas de location. Entrepreneur pour les travaux. o Les Agents de l'etat o Le Régisseur de caisse d'avance dans le cas d'approvisionnement d'une caisse d'avance. o L'utilisateur de crédits qui se définit comme étant l agent désigné pour gérer les crédits lors de la délégation de crédits. o Le Comptable à qui sera délégué un crédit dans le cadre d'une délégation de crédit prévue à la section 6 ci-après

11 Le mot comptable désigne le Comptable du Trésor, (PGA, TP...). Il peut être : o comptable assignataire, c'est-à-dire comptable auprès de qui sera ordonnancée la dépense ou la recette ; o comptable mandataire, c'est à dire qui effectue une opération de dépense ou de recette pour le compte du comptable assignataire. Par ailleurs, ont la qualité de : o comptables principaux, ceux qui rendent directement leurs comptes au juge de comptes ; o comptables secondaires, ceux dont les opérations sont centralisées par un comptable principal. Le mot ordonnateur désigne l'autorité qui gère le crédit, procède à l'établissement de la demande d'engagement et passe la commande ou établit l'ordre de service de commencer l'exécution d'un marché. A l étape suivante, il liquide les dépenses et procède à leur ordonnancement. A cet effet, l'ordonnateur tient la comptabilité des engagements, des liquidations et des ordonnancements. Le mot utilisateur de crédits désigne le responsable d'un service excentrique à qui on a ouvert des crédits auprès d'un comptable public sous forme de délégation de crédits Systèmes d'identification et modalités de codification En vue de l'informatisation du système, l'identification de l'ensemble des intervenants a nécessité une révision complète; c est ainsi qu on a retenu des modifications voire des nouvelles notions suivantes : Les gestionnaires d'activités Les gestionnaires d'activités sont identifiés par le code délivré par la Direction du Budget après leur nomination Les ordonnateurs délégués et ordonnateurs secondaires Les ordonnateurs délégués et les ordonnateurs secondaires ainsi que leurs suppléants sont identifiés par le code délivré par la Direction du Budget, après leur nomination Les comptables Les comptables sont identifiés par le code délivré par la Direction Générale du Trésor. Les Régisseurs d avances sont identifiés par le code délivré par le Contrôle Financier. Remarque : En cas de changement de leur nomination, les ordonnateurs ainsi que leurs suppléants, de même que les comptables gardent le même code des agents sortants. Toutefois les ordonnateurs entrants ou les suppléants doivent joindre avec une ampliation de l'arrêté de nomination leur spécimen de signatures lors de la notification du Contrôle Financier de rattachement et du comptable assignataire de la dépense

12 Les titulaires Des codes attribués aux titulaires sont utilisés pour les identifier. Exemple : CATEGORIE N IDENTIFICATION EXEMPLES E : Entreprise, société F : FONCTIONNAIRE P : Mission politique C : ECD O : Officier M : Autre militaire T : Trésorerie V : Receveur B : Billeteur NIF à 7 caractères N Matricule à 6 caractères N Matricule à 7 caractères N Carte d'identité Nationale N CIN N CIN Code Trésor Code Trésor N Matricule E F P C O M T V B D : Dépositaire R : Retraité N : ONG (à utiliser pour les imprévus) N Matricule N retraité (à créer selon le cas) D ROA N L imputation budgétaire L'imputation budgétaire est présentée sous forme de catégorie des opérations, d'imputation administrative, des comptes et du code de dissociation La ligne budgétaire La ligne budgétaire inclut systématiquement 1. l'année budgétaire 2. le code et le libellé de l'activité 3. le code et le libellé de l'indicateur de l'activité 4. la commune 5. l'imputation budgétaire 6. le crédit inscrit sur la ligne 7. et le code financement Les engagements L'engagement s'identifie au sein de la ligne budgétaire (niveau paragraphe) par un numéro d'ordre séquentiel (de 1 à n) délivré par le Contrôle Financier. Ainsi, le numéro d'identification des engagements se décompose par : o L année budgétaire o La ligne budgétaire o Le numéro d'ordre de l'engagement au sein de la ligne budgétaire (paragraphe)

13 Les mandats Le mandat s'identifie au sein de la comptabilité des ordonnancements de l'ordonnateur, par un numéro d'ordre de 1 à n. Le numéro d'identification des mandats se décompose en : o Année budgétaire o Identification de l'ordonnateur o Numéro d'ordre du mandat (distinct pour chaque ordonnateur et par code) Les Bordereaux d'emission Le bordereau d'émission (BE) s'identifie au sein de la comptabilité des ordonnancements de l'ordonnateur par un numéro d'ordre allant de 1 à n. Le numéro d'identification des bordereaux se décompose en : o Année budgétaire o o Identification de l'ordonnateur Numéro d'ordre du Bordereau d Emission (distinct pour chaque ordonnateur et par code) Au sein d'un Bordereau d Emission, les mandats doivent constituer une série continue afin de faciliter les contrôles d'exhaustivité. Un Bordereau d Emission ne devrait regrouper que des mandats de même imputation budgétaire. 4.- MISE EN PLACE DES CREDITS Ouverture des crédits : le Budget d'exécution Les crédits sont ouverts suivant une répartition fine par programme aux ordonnateurs de crédit dans le cadre du Budget d'exécution Les types de crédits Il existe deux types de crédits : Les fonds propres Ce sont les crédits propres de l'etat, soumis à la règle dite de l'universalité budgétaire Les fonds affectés Ce sont des crédits qui sont affectés à un financement. Ils peuvent être : o des fonds de concours o des fonds de contre-valeur o des rétablissements de crédits o des subventions affectées o des emprunts extérieurs. L'ouverture de ces crédits doit faire l'objet de mesures spéciales, décrites ci-après. 1 Un ordonnateur d une Institution ou d un Ministère peut avoir plusieurs codes

14 Nature des crédits ouverts Les crédits ouverts sont constitués d'autorisations d'engagement et de crédits de paiement. L'engagement doit se faire à due concurrence du crédit de paiement ouvert pour l'exercice. En d'autres termes l'engagement peut se faire dans la limite des crédits de paiement Dépenses de fonctionnement L'utilisation des crédits, sur dépenses de fonctionnement, est soumise : o au montant du crédit de paiement ouvert pour l'exercice dans le budget d'exécution ; o à l'application d'un rythme de consommation, en fonction des directives du Ministre chargé du Budget (régulation des dépenses) Dépenses d'investissement Les dépenses d'investissement comprennent deux types de crédits : Les autorisations de programme L'autorisation de programme en matière de dépense d'investissement symbolise l'autorisation d'engagement. Elle constitue la limite supérieure du crédit qui peut être engagé pour l'exécution d'un investissement. Une autorisation de programme couvre une ou plusieurs opérations. Chaque opération doit constituer une unité individualisée formant un ensemble cohérent immédiatement exploitable. Dans le cadre d'un programme couvrant plusieurs opérations, l'autorisation de programme est la limite supérieure du crédit qui peut être engagé pour l'exécution de l'ensemble des opérations constituant le projet. Chaque autorisation de programme est assortie d'échéanciers de réalisation sur les plans physique et financier Les crédits de paiement Ce sont les crédits utilisés lors des engagements et des mandatements. Ils sont ventilés par paragraphe. Les crédits de paiement représentent le montant maximum des dépenses pouvant être engagées, ordonnancées et payées pour couvrir la dépense annuelle relative à l exécution d un investissement correspondant à une autorisation d engagement. Les crédits de paiement sont limitatifs Gestion des crédits par les ordonnateurs Répartition des crédits auprès des ordonnateurs Les crédits ouverts sur chaque mission sont répartis par programme chapitre, article, paragraphe. Une fois répartis, les crédits suivant la répartition fine sont ouverts par programme aux ordonnateurs de crédits. L'ordonnateur a la charge de gérer, de liquider et d'ordonnancer les crédits correspondants aux activités gérées par un ou des gestionnaire(s) d'activités placé(s) auprès de lui

15 UN ORDONNATEUR GERE : o Les crédits inscrits sur les sections des services opérationnels d'activités relevant d'un gestionnaire d'activités. o Les crédits de plusieurs sections des services opérationnels d'activités relevant de plusieurs gestionnaires d'activités, exemple d'un ordonnateur dans un programme avec plusieurs gestionnaires d'activités: c'est souvent le cas dans les administrations centrales où un ordonnateur gère les crédits de plusieurs Directions. Pour le cas des services déconcentrés se trouvant dans une même localité et relevant d'un même Ministère il y a lieu de nommer un Ordonnateur Secondaire, si les conditions requises sont remplies notamment : présence d'une représentation du Contrôle Financier et du Trésor (comptable assignataire de la dépense). UNE IMPUTATION BUDGETAIRE NE DOIT ETRE GEREE QUE PAR UN SEUL ORDONNATEUR. Une imputation budgétaire ne peut être gérée que par UN seul ordonnateur, auprès de la caisse d'un seul comptable assignataire. Pour toutes les activités déclinées (exécution des mêmes activités tant à l'échelon central que dans les localités excentriques) gérées par un gestionnaire d'activités, il est nécessaire de procéder à la nomination d'un ordonnateur pour chaque gestionnaire d'activités Nomination des ordonnateurs L'ordonnateur secondaire reçoit délégation de pouvoir de l'ordonnateur délégué pour : engager, liquider et ordonnancer les dépenses. En conséquence, il est désigné : - par un code dans le cadre du Budget d'exécution ; - par un arrêté de nomination de l'ordonnateur principal ou délégué selon le cas. L'arrêté de nomination des ordonnateurs (doc. ANO) sert à désigner les ordonnateurs administrativement, leur affecter les sections des gestionnaires d'activités dont ils auront charge, les ordonnateurs se voient attribuer un ou plusieurs codes par la Direction du Budget Fonds affectés Cette procédure fera l'objet d'une instruction particulière, précisant les modalités de mise à disposition des crédits et d'engagement des dépenses Modifications budgétaires Le Budget Voté et le Budget d'exécution peuvent être modifiés en cours d'exercice budgétaire :

16 Lois de finances rectificatives Une ou plusieurs lois de finances rectificative peuvent être votées dans l'année durant les sessions parlementaires. En dehors de celles-ci, la loi de finances pourra être modifiée par procédure exceptionnelle prévue par la Constitution Modifications des répartitions de crédits Il convient de souligner que le budget de programmes a apporté un nouveau principe de droit budgétaire appelé : Principe de fongibilité des crédits à l'intérieur d'un programme. Ce principe tient ses fondements au niveau de la spécialité des crédits. Dans le cadre du budget de programmes, les crédits sont spécialisés au niveau du programme, dès lors les inscriptions budgétaires à l'intérieur d'un programme sont à titre indicatif. Néanmoins, cette fongibilité de crédits connaît des limites notamment de par l'application des règles de "l'asymétrie" et du " respect des grandes rubriques ". Le principe de fongibilité des crédits signifie que les crédits répartis par programme sont fongibles à l'intérieur d'un programme et que des aménagements de crédits peuvent se faire par voie d'arrêté pris par le Ministre ordonnateur délégué. La Direction Générale chargée du Budget, pour la saisie du mouvement budgétaire, le Contrôle Financier de rattachement et le comptable assignataire pour l exécution et le suivi devront être notifiés de cet arrêté. Toutefois les dispositions suivantes doivent être respectées en vertu de la règle de l'asymétrie : 1. Les aménagements de crédits doivent respecter les grandes rubriques de dépenses pour permettre de garder la classification économique des dépenses. 2. Les aménagements de crédits peuvent se faire au sein d une même grande rubrique : - entre chapitres de "biens et services" - entre chapitres de "transferts" - entre chapitres des "indemnités" Selon les dispositions des articles 19, 20, 21 et 22 de la Loi Organique n du 26 juillet 2004 sur les lois de finances, les crédits répartis peuvent être modifiés dans les cas suivants : A. Virement de crédits : opération consistant à affecter les crédits entre programmes d'un même ministère Le taux cumulé des virements de crédits entre programmes d'un même ministère ne peut excéder 10% des crédits initiaux du programme de prélèvement. Au-delà de ce plafond toute dotation complémentaire doit faire l'objet d'une loi de finances rectificative. Sous réserve de l'alinéa 6 de l'article 9 de la loi du 26 juillet 2004 portant loi organique sur les lois de finances, les virements sont effectués par Décret pris en conseil de gouvernement sur rapport des Ministres chargés des Finances et du Budget après information des commissions de l'assemblée Nationale et du Sénat chargées des finances et des autres commissions concernées. L'utilisation des crédits virés donne lieu à l'établissement d'un compte rendu spécial, inséré au rapport quadrimestriel établi par l'ordonnateur et le gestionnaire d'activités, ensuite regroupé au niveau du responsable de

17 programme qui se charge du compte rendu auprès du coordonnateur des programmes ou de l ordonnateur délégué. Aucun mouvement de crédit ne peut être effectué entre : o les 7 catégories des dépenses o les grandes rubriques indemnités (personnel), biens et services et transferts Les crédits inscrits sur les charges permanentes : les dépenses relatives à la consommation d'eau et d'électricité et les loyers ne peuvent pas faire l'objet d'un virement de crédit. L'opération de virement de crédits ne peut se faire qu'après évaluation du premier rapport quadrimestriel. B. Transfert de crédits : Les transferts peuvent modifier la répartition des crédits entre programmes des ministères différents. L affectation de crédits d'un programme à un autre - l'emploi des crédits transférés pour un objet déterminé correspondant à des actions du programme d'origine. Cette opération tend à modifier le total de crédit du programme bénéficiaire et du programme qui cède. Ces transferts peuvent être assortis de modifications dans la répartition des emplois autorisés entre les ministères concernés. Transfert d'une mission d'un ministère à un autre ministère par suite de fusion ou d'éclatement de ministère entraîne le transfert de toutes les structures budgétaires de la mission d'origine vers le ministère nouvellement chargé de la mission ou du ministère nouvellement créé. Les transferts sont pris par Décret pris en conseil de Gouvernement sur rapport des Ministres chargés des Finances et du Budget, après information des commissions de l'assemblée Nationale et du Sénat chargées des finances et des autres commissions concernées. Il est d'ores et déjà spécifié que le décret doit comporter sur un tableau en annexe: o le montant global des diminutions et augmentation de crédit du programme d'origine et celui du programme bénéficiaire o leur répartition au sein du budget d'exécution. Pour le transfert, les crédits transférés doivent correspondre à des actions (activité) d'origine L'opération de transfert de crédits ne peut se faire qu'après évaluation du premier rapport quadrimestriel. N.B : Cas de transfert d'un programme entre ministères distincts Tout en joignant la situation de crédits dûment visée par le Contrôle Financier au projet de Décret, les opérations suivantes doivent être effectuées par l'ordonnateur. o Etablissement des situations des crédits (engagement, ordonnancement) ; o Rapprochement de ces situations respectivement avec le CF et le comptable ;

18 o Transfert éventuel des reliquats des comptes vers les mêmes comptes des lignes budgétaires des activités du programme bénéficiaire, activités qui correspondent à des activités du programme d'origine Ouverture de crédit en cas d'urgence Les Décrets d'avances Conformément à l article 20 de la Loi Organique n du 26 juillet 2004 sur les lois de finances, en cas d'urgence, des Décrets d'avances pris après avis du Bureau permanent, à défaut de celui des commissions de l'assemblée nationale et du Sénat chargées des finances, peuvent ouvrir des crédits supplémentaires sans affecter l'équilibre budgétaire défini par la loi de finances. A cette fin les décrets d'avances procèdent à l'annulation de crédits ou constatent des recettes supplémentaires. Le montant cumulé des crédits ainsi ouverts ne peut excéder 1% des crédits ouverts par la loi de finances de l'année. Le Bureau permanent ou la commission chargée des finances de chaque Assemblée fait connaître son avis au Premier Ministre, Chef du Gouvernement dans un délai de Sept jours à compter de la notification du projet de décret qui lui a été faite. La signature du décret ne peut intervenir qu'après réception des avis de ces commissions ou, à défaut, après l'expiration du délai sus-mentionné. La ratification des modifications apportées, sur le fondement des deux alinéas précédents, aux crédits ouverts par la dernière loi de finances est demandée au Parlement dans le plus prochain projet de loi de finances afférent à l'année concernée. En cas d'extrême urgence, de calamité nationale ou en cas de nécessité impérieuse d'intérêt national constaté collégialement par le Gouvernement, des crédits supplémentaires et/ou des recettes correspondantes peuvent être ouverts, après information des commissions de l'assemblée nationale et du Sénat chargées des finances, par décret d'avances pris en conseil des Ministres. Un projet de loi de finances portant ratification de ces crédits est déposé immédiatement ou à l'ouverture de la plus prochaine session du Parlement Blocage ou annulation de crédit Les Ministres chargés des Finances et du Budget sont habilités, par arrêté ministériel, à geler ou à annuler les crédits qui deviennent sans objet ou pour toute autre raison après accord du Ministre intéressé. Information en est donnée au Bureau Permanent et à la commission chargée des finances respectifs de l'assemblée nationale et du Sénat Reports Sous réserve des dispositions concernant les autorisations d'engagement, notamment celles relatives aux dépenses de fonctionnement, les crédits ouverts et les plafonds d'emploi fixés au titre d'une année ne créent aucun droit au titre des années suivantes. Toutefois les crédits disponibles sur un programme à la fin de l'année peuvent être reportés sur le même programme ou, à défaut, sur un programme poursuivant les mêmes objectifs, par arrêté conjoint

19 des Ministres chargés des Finances et du Budget et du Ministre intéressé, majorant à due concurrence les crédits de l'année suivante. Ces reports ne peuvent majorer les crédits inscrits sur la catégorie des dépenses courantes de solde. Le report de crédits change l'exercice budgétaire. Remarques. Les imputations administratives qui ne seront plus utilisées en cours de gestion ne seront supprimées qu'après matérialisation de la loi de règlement LA PROCEDURE GENERALE Engagement des dépenses Définition Est engagement tout acte ou toute démarche rendant l'etat débiteur. Exemples : o une commande à un commerçant ; o un ordre de commencer les travaux prévus par un devis ; o l'estimation du coût mensuel de l'équipe d'ouvriers affectée à un travail ; o etc Etablissement préalable de demande d'engagement Préalable à tout engagement de dépense, quelque soit sa nature et en fonction du seuil de passation des marchés publics, l'ordonnateur après avoir fait remplir par l'unité responsable des marchés publics toutes les formalités d'usage (demande et comparaison de prix, appel d'offres et mise en concurrence le cas échéant, évaluation du coût des travaux à réaliser ou du coût mensuel d'une équipe d'ouvriers affectés à des travaux en régie, etc.,) doit formuler une demande d'engagement en remplissant l imprimé y afférent sur laquelle doivent être mentionnées toutes les informations nécessaires à la détermination exacte de l'engagement. Une fois le marché est visé par le contrôle financier, l'unité responsable des marchés publics le soumet, pour approbation, à la personne responsable du marché public (PRMP) de son département, ou à l'autorité d'approbation désignée selon les montants du marché. Ce n'est qu'après l approbation que l'ordonnateur peut émettre un ordre de service de commencer les travaux Etablissement de titres d'engagement Jusqu à ce que le Contrôleur Financier soit suffisamment doté d équipement informatique, l'ordonnateur remplit les liasses de titres d'engagement qui comportent la demande et le titre d engagement financier. La liasse comporte trois feuillets destinés au titulaire, au comptable et à l'ordonnateur Contenu de la demande et des titres d'engagement La demande et les titres d'engagement comportent les mêmes renseignements ci-après :

20 Le Ministère et son numéro de code L'ordonnateur avec son code d'identification La Commune bénéficiaire (localité SOA) Le code CF Le numéro et la date de l engagement Le TP assignataire La Mission L'exercice budgétaire : Exemple exercice 2005 Le Budget La catégorie des opérations L activité L indicateur d activités L imputation administrative + CDD Le paragraphe Le financement : indication de la source de financement Les noms et adresses, raison sociale du titulaire de l'engagement (le fournisseur, le prestataire de service, l'entrepreneur retenu) Le numéro d'identification du titulaire L'objet de la dépense Le montant de l'engagement (Hors taxe, Taxes, T.T.C.) en fonction du montant de la convention ou du marché à passer, de la fourniture à commander, d'un devis quantitatif et estimatif pour les travaux en régie, d'une estimation des dépenses pour missions et déplacements. Si l'engagement est contracté en devise autre que la monnaie malgache, le montant en devise doit être indiqué avec le taux de change correspondant au jour de l'engagement. En cas de financement multiple, l'engagement doit porter sur chaque source de financement tout en pouvant se justifier par un seul document : marché, convention, devis, etc. La situation de crédit : à la fois d'engagement (disponibilité de l Autorisation d engagement) et de paiement (situation du compte) pour le fonctionnement et l'investissement Le programme de paiement suivant le PIP pour les projets dont la réalisation s'étend sur plusieurs années. La durée et le planning de réalisation physique des travaux ou prestation de service ou de livraison de fourniture, doivent correspondre au rythme d'inscription de crédits de paiement au PIP Modalités d'engagement Pièces accompagnant la demande d'engagement D'une manière générale les pièces justificatives des dossiers à soumettre à l'engagement sont énumérées dans le décret n du 2 mars 2004 fixant la nomenclature des pièces justificatives des dossiers à soumettre au visa du Contrôle Financier et du décret n du 15 février 2005 fixant la nomenclature des pièces justificatives des dépenses publiques. Le Contrôle Financier vise, date et enregistre les formulaires établis par l'ordonnateur. Après avoir effectué ces formalités, il remet les titres visés à l ordonnateur

21 Dès réception des titres, l'ordonnateur les signe et engage la dépense auprès du titulaire Contrôles particuliers sur l'engagement Cas des dépenses d investissement pluriannuelles Les dépenses d'investissement font l'objet d'autorisation de programme et de crédits de paiement. Le Contrôle Financier doit vérifier que les autorisations d'engagement et leur planning de réalisation (programmation annuelle) est bien conforme à la dotation annuelle en crédits de paiement. Dans le cas où une demande d'engagement engendrerait un dépassement des crédits de paiement, le Contrôle Financier doit s'opposer à l'engagement, pour insuffisance de crédits de paiement Cas des dépenses financées sur fonds affectés Le cas des dépenses financées sur fonds affectés fera l'objet d'une instruction particulière Réserves du contrôleur financier Dans certains cas, le Contrôle Financier émet, à côté de son visa, ses réserves afin que la liquidation et la certification par l'ordonnateur soient validées par lui-même (visa alors du contrôle financier sur le bordereau des pièces). Si ce visa ne figure pas sur le bordereau, le Comptable est alors tenu à rejeter le mandatement correspondant La comptabilisation des engagements Tous les engagements acceptés par le Contrôle Financier sont portés, au jour le jour sur le Registre de Comptabilité des Engagements (R.C.E), par ligne budgétaire de chaque activité relevant d'un gestionnaire d'activités. Les pages du registre sont numérotées séquentiellement. Il est porté mention de la dénomination et du nombre de pages sur la couverture du registre : ex R.C.E feuilles n 001 à 200. Chaque page doit être cotée et paraphée par l'ordonnateur. La comptabilisation se tient à la fois au Contrôle Financier et auprès de l'ordonnateur Devront être comptabilisées : - en priorité, les dépenses engagées de l'exercice précédent qui n'ont pu être liquidées, ordonnancées et payées avant la date limite de clôture des opérations d'ordonnancement et de paiement. - les dépenses permanentes de l'exercice budgétaire en cours. Exemple : location permanente d'immeuble avant les éventuelles dépenses de location intermittentes de matériel en fonction des baux existant au niveau de l'ordonnateur. Il devrait être figuré dans le Registre de Comptabilité des Engagements (RCE) :

22 - La référence des actes portant ouverture de crédit (Loi de finances, décret de répartition ou arrêté du Ministre des Finances et/ou du Budget, décret ou arrêté de mouvement de crédits suivant le cas) ; - Le crédit initial ouvert ; - Les engagements souscrits par opération ; - Le cumul des engagements après chaque opération ; - La situation du crédit disponible après chaque opération. La tenue du registre comporte les phases ci-après : - ouverture du Registre de Comptabilité des Engagements (RCE) en début d'exercice budgétaire ; - tenue du Registre de Comptabilité des Engagements (RCE) en cours d'exercice budgétaire ; - annulation d'écriture sur le registre - arrêt mensuel du registre - fermeture du registre à la date limite de clôture des opérations d'engagement Ouverture du registre en début de période du Cadre de Dépenses à Moyen Terme En ce qui concerne l'engagement, l'ordonnateur ouvre en début de la période, le registre de comptabilité des engagements pour chaque ligne budgétaire de crédit gérée (paragraphe). A chaque début d'année, l'ordonnateur portera sur le registre les éventuelles modifications apportées par la Loi de Finances Tenue du registre en cours d'exercice budgétaire Les pages du registre sont destinées à recevoir les écritures d'engagement. Les pages ne doivent pas comporter de ratures. Les écritures doivent être bien lisibles Annulation d'écritures sur le registre L'annulation d'une écriture sur le registre peut provenir : - d une erreur d'écriture (erreur sur le numéro, la date, le montant, etc.) ; - de l engagement rejeté. Dans les deux cas, la procédure d'annulation est la suivante : L'ordonnateur : - passe l'écriture d'annulation en rouge ; - ensuite calcule: le nouveau montant cumulé ; et le nouveau crédit disponible

23 Arrêt mensuel du registre A chaque fin du mois, l'ordonnateur arrête le registre en tirant une ligne en rouge après le dernier engagement du mois Fermeture du registre Les engagements sont clos le 30 novembre, sauf dispositions particulières du Ministre en charge du Budget. A cette date, l'ordonnateur: - arrête le Registre de Comptabilité des Engagements (RCE); - porte la mention suivante sur Registre de Comptabilité des Engagements (RCE) : arrêté le registre au n (numéro du dernier engagement) du (date du dernier engagement) et au montant de (montant cumulé après le dernier engagement en chiffres et en lettres), inscrit sur n page du registre ; - appose son cachet, son nom, sa signature sur la page du registre Liquidation des dépenses Définition La liquidation correspond à la nécessité de constater l'exactitude de la dépense et de s'assurer qu'elle est bien exigible Documents utilisés Nature des documents Les documents utilisés pour la liquidation des dépenses sont: - les pièces justificatives de la dépense dont le titre d'engagement; - le Bordereau des pièces - le Projet de Mandat (PM) qui est constitué de : o mandat établi en un exemplaire au nom du titulaire o avis de crédit en un exemplaire pour les règlements par virement bancaire ou postal - le registre de Comptabilité des Liquidations (RCL); Description des documents Bordereau des pièces justificatives de la dépense L'ordonnateur porte sur le Bordereau des Pièces l'ensemble des pièces accompagnant la liquidation, inscrit le montant total liquidé et le signe. L ordonnateur entérine la certification du service fait effectuée par le gestionnaire d activité sur ce bordereau

24 Le gestionnaire d activité mentionne dorénavant leur certification sur les pièces justificatives telles que facture, attachement + décompte provisoire etc La liquidation de la dépense par l'ordonnateur se fait sur le vu de la mention de certification du gestionnaire d'activité de la réception et de la prise en charge en comptabilité administrative ou en comptabilité matière, selon le cas, des biens, la réalisation des prestations de services ou le procès verbal de réception pour les divers travaux ou réhabilitations soit par le dépositaire comptable placé auprès du gestionnaire d'activités pour les acquisitions soit par la commission de réception érigée par l'ordonnateur pour les travaux. Le service central des garages administratifs est chargé de la réception des véhicules neufs. Le bordereau fait référence aux pièces mentionnées dans le décret fixant la nomenclature des pièces justificatives de l'ordonnateur et du comptable Projet de mandat et avis de crédit ou projet de mandat et bon de caisse en un exemplaire pour les règlements en espèces Registre de comptabilité des liquidations (RCL) Un registre est ouvert pour comptabiliser les dépenses liquidées. Chaque page du Registre de Comptabilité des Liquidations (RCL) sera numérotée, cotée et paraphée par l'ordonnateur et portera le cachet du service de l'ordonnateur Tenue du registre de Comptabilité des Liquidations (RCL) La tenue du Registre de Comptabilité des Liquidations (RCL) comporte les phases ci-après: - ouverture du registre en début d'exercice budgétaire; - tenue du registre en cours d'exercice budgétaire; - annulation d'écriture sur le registre; - arrêt mensuel du registre - fermeture du registre à la date limite de clôture des opérations de liquidation Ouverture du registre en début de période du Cadre de Dépenses à Moyen Terme Pour la liquidation comme pour l'engagement, l'ordonnateur ouvre en début de période, un registre de comptabilité des liquidations pour chaque ligne budgétaire de crédit géré. Le registre doit être estampillé du cachet du Service et est tenu par activité relevant du gestionnaire d'activités. A chaque début d'année l'ordonnateur portera sur le registre les crédits de paiement alloués par la Loi de Finances (Budget d'exécution)

25 Tenue du registre en cours d'exercice budgétaire Les pages de chaque registre sont destinées à recevoir les écritures de liquidation. Les pages ne doivent pas comporter de ratures. Les écritures doivent être bien lisibles, les chiffres bien formés Annulation d'écritures du registre L'annulation d'une écriture du registre peut provenir des deux raisons suivantes: - d une erreur d'écriture (erreur sur le numéro, la date, le montant, etc.) ; - de l engagement rejeté. Dans les deux cas, la procédure d'annulation est la suivante : L'ordonnateur : - passe l'écriture d'annulation en rouge ; - ensuite calcule: le nouveau montant cumulé ; et le nouveau crédit disponible A chaque fin de mois, l'ordonnateur arrête son registre en tirant en rouge après la dernière liquidation Fermeture du registre La date limite de clôtures des opérations de liquidation est le 15 décembre, dernier jour de l'exercice budgétaire. Toutes les opérations effectuées durant la période complémentaire sont datées du 31 décembre. Chaque année, un Décret pris en Conseil du Gouvernement fixe la période complémentaire. A cette date, l'ordonnateur: - arrête le Registre; - porte la mention suivante sur Registre : arrêté le registre au n (numéro du dernier engagement) du (date du dernier engagement) et au montant de (montant cumulé après le dernier engagement en chiffres et en lettres), inscrit sur n page du registre - appose son cachet, son nom, sa signature sur la page du registre

26 Modalités de liquidation Traitement du dossier L'ordonnateur: - rassemble le dossier de mandat constitué par: o les pièces justificatives; o le projet de mandat; o le Bon de caisse ou Avis de crédit - procède aux vérifications suivantes: o Du bon de commande: o numéro et date d'engagement; o numéro du compte (P.C.O.P) o signature de la certification du service fait. o vérification de la facture ou autres pièces de dépenses: o date identique ou postérieure à celle du bon de commande; o vérification arithmétique; o signature du fournisseur; - appose son cachet et sa signature sur le Bordereau des Pièces - vérifie les mandats, avis de crédit ou bons de caisse sur les points suivants: o désignation du service; o objet de la dépense; o numéro de compte (P.C.O.P) concerné o nom du créancier; o éventuellement le numéro de compte (bancaire ou postal) du créancier avec son intitulé Certification de la liquidation Après vérification des pièces justificatives et du projet de mandat, l'ordonnateur : - porte sur le mandat : o le compte P.C.O.P ou paragraphe concerné par les dépenses; o la référence mentionnée sur le Titre d'engagement ; o le montant de l'engagement, o le montant cumulé des liquidations déjà effectuées sur l'engagement (marchés); o le montant disponible sur engagement (marchés); o le montant de la liquidation correspondante; - arrête le mandat en portant en lettres le montant de la liquidation; - appose son nom, son cachet, son code et sa signature avec la même formule de liquidation portée sur le bordereau des pièces

27 Certification de la prise en charge Pour les dépenses de matériel à prendre en charge en comptabilité des matières, le comptable gestionnaire ou dépositaire porte sur le bordereau des pièces la référence de la prise en charge du matériel dans les livres de comptabilité des matières Enregistrement sur le Registre de Comptabilité des Liquidations (RCL) Chaque dépense liquidée sera enregistrée sur le RCL Cas des liquidations de régularisation Les liquidations de régularisation concernent les dépenses suivantes: dépenses payées avant liquidation et ordonnancement par les percepteurs principaux; dépenses payées par Régie d'avance. A la réception des pièces justificatives (ordres de paiement et ordre de route ou factures, etc.) l'ordonnateur procède aux opérations suivantes: vérification des pièces justificatives; établissement du projet de mandat de régularisation; liquidation; enregistrement sur le registre de comptabilité des liquidations; Ordonnancement des dépenses Définition L'ordonnancement ou mandatement est l'ordre donné par l'ordonnateur au comptable public de payer une dépense conformément aux résultats de la liquidation Documents utilisés Nature des documents Les documents utilisés pour l'ordonnancement des dépenses sont: - le bordereau des pièces; - les pièces justificatives de la dépense; - le projet de mandat (PM); - le Bordereau d'emission des titres de paiement (BE); - le Registre de Comptabilité des Ordonnancements (RCO) Description des documents Pièces justificatives de la dépense Il s'agit des pièces suivantes, sauf dispositions contraires prévues par le décret n du 15 février 2005 fixant la nomenclature des pièces justificatives des dépenses publiques :

28 - Facture originale du fournisseur accompagnée, s'il y a lieu, du bon de commande original ou - décision, - rapport, - convention, - état de salaire, - mémoires, etc Projet de mandat Ce dossier est constitué par un mandat établi en un exemplaire accompagné : - d un avis de crédit en un exemplaire pour les règlements par virement bancaire ou postal ou - d un bon de caisse en un exemplaire pour les règlements en espèces. Modalités de remplissage de ces pièces : Période liquidée: indiquer la période de facturation (si nécessaire) et la date de facturation ou la date à laquelle la créance est exigible. Disponibilité sur engagement: indiquer le montant de l'engagement (titre d'engagement correspondant à l'engagement mentionné dans le cadre en haut, partie gauche), le montant déjà mandaté (pour les marchés et autres dépenses donnant lieu à des facturations successives : décomptes, mensualités,...), le montant mandaté et le solde disponible sur engagement. Descriptif de l'opération d'ordre OR : Ordre de Recette concomitant (à l'exception des recettes fiscales): paiement d'imprimé à l'imprimerie Nationale; DAR : dépense à régulariser - régularisation des avances sur indemnités de déplacement IMP (impôts) : idem que pour OR, mais concernant les dépenses fiscales comme droits et taxes à l'importation; AUTRES : autres cas à spécifier Bordereau d émission des Titres de paiement (BE) Le bordereau d'émission des titres de paiement est établi en 6 exemplaires à l'aide des mandats par le bureau d'émission Registre de comptabilité des ordonnancements (RCO) Un registre de comptabilité des ordonnancements est ouvert pour comptabiliser les dépenses ordonnancées. Chaque page du registre sera numérotée, cotée et paraphée par l'ordonnateur

29 Tenue des documents Etablissement des Bordereaux d'emission des titres de paiement (BE). Il sera établi un bordereau d'émission des titres par ordonnateur délégué ou par ordonnateur secondaire et par type d'opérations : - opérations d'ordre; - paiement par virement bancaire; - paiement par virement postal; - paiement en numéraires Registre de Comptabilité des Ordonnancements (RCO) La tenue du RCO comporte les phases ci-après: - ouverture du registre en début de période; - tenue du registre en cours d'exercice budgétaire; - annulation d'écritures du registre; - arrêté mensuel du registre; - fermeture des écritures du registre à la date de clôture annuelle des opérations d'ordonnancement (cf. liquidation) Modalités d'ordonnancement Traitement du dossier Après les opérations relatives notamment à l'engagement et à la liquidation; l'ordonnateur procède aux vérifications suivantes: - vérification des factures et autres pièces (vérification arithmétique, prix, signature et qualité des fournisseurs, etc.); - vérification des certifications du gestionnaire d'activités ou plus précisément son dépositaire et des numéros d'engagement et de liquidation - vérification de la conformité de l'opération par rapport à l'autorisation consignée dans le Titre d'engagement; - vérification des titres de paiement (mandats) et des titres de règlement (bons de caisse, avis de crédit); Il signe les mandats, bons de caisse ou avis de crédit et les bordereaux d'émission Enregistrement sur le registre de comptabilité des ordonnancements Après vérification, l'ordonnateur transmet le dossier au bureau d'émission. Ensuite il appartient à ce dernier : - d enregistrer chaque dossier sur le RCO. - de calculer le crédit disponible après chaque enregistrement Etablissement du Bordereau d'emission des titres de paiement (BE). Au vu des crédits disponibles, le bureau d'émission :

30 - établit les BE en six exemplaires ; - attribue les numéros aux mandats et aux BE chaque ordonnateur délégué et ordonnateur secondaire ont chacun leurs numéros ; - porte ces numéros sur le RCO ; - transmet six exemplaires du BE à l'ordonnateur ; - garde un exemplaire pour son chrono Ordonnancement L'ordonnateur : - reçoit du bureau d'émission en six exemplaires accompagnés du dossier; - signe les BE ; - transmet les quatre ou cinq exemplaires du BE accompagnés du dossier de mandatement (projets de mandat et pièces justificatives) au Comptable Assignataire ; - classe un exemplaire à son chrono Etablissement des Bordereaux d'emission Les bordereaux d'émission sont établis en six exemplaires par l ordonnateur. Il procède aux vérifications des mandats, signe et numérote ceux admis à l'ordonnancement avec le BE les comportant, les bons de caisse ou l avis de crédit. Un exemplaire du BE sera gardé pour archive. Les vérifications portent sur : la conformité de l'opération par rapport à l'autorisation consignée dans le Titre d'engagement. les titres de paiement (mandats de même imputation budgétaire) et les titres de règlement (bons de caisse, avis de crédit); Le livre journal des mandats émis Les exemplaires de BE conservés au Bureau de l'ordonnancement, mis à jour des éventuels rejets du comptable assignataire doivent être reliés pour constituer le livre journal des mandats émis de chaque exercice et de chaque Bureau d'ordonnancement. Son collationnement périodique avec les écritures du comptable et le registre de comptabilité des ordonnancements doit faciliter de beaucoup les opérations de centralisation comptable et la confection de la loi de règlement Paiement des dépenses Documents utilisés Nature des documents Les documents suivants constituent le dossier pour le mandatement des dépenses : - Mandats et titres de règlement : Bons de caisse ou Avis de crédit ;

31 - Pièces justificatives des dépenses (factures, marché, convention, état de salaire) ; - bordereau d'émission récapitulant un à un les mandats ; - Carnet d'enregistrement des ordonnancements Description des documents Bordereau des pièces La liquidation s'effectuera désormais sur l imprimé pour récapituler les pièces de dépenses Pièces justificatives : Sauf dispositions contraires prévues par le décret n du 15 février 2005 fixant la nomenclature des pièces justificatives des dépenses publiques, les pièces justificatives sont : - Titre d Engagement financier ; - Facture proforma, devis ; - Procès verbal de réception ; - Certificat administratif ou Attestation ou Note de présentation ; - Etat de salaire et annexes ; - Factures + Bons de commande ; - Marché ou convention + annexes. Toutes certifications de véracité sont apposées par le gestionnaire d activité sur les pièces justificatives correspondantes Mandats et titres de règlement - Mandat - Avis de crédit - Bon de caisse - Mandat original et Avis de crédit copie figurée du mandat au nom du créancier sont établis en un exemplaire ; - Bon de caisse Original + Mandat figuré du Bon de caisse au nom du créancier sont établis en un exemplaire ; Pour les opérations d'ordre, les titres de règlement sont les Mandats et Avis de crédit Bordereaux d émission des titres de paiement : Les mandats sont adressés au comptable par les ordonnateurs délégués ou ordonnateurs secondaires sous bordereau d'émission portant un numéro continu et portant le sigle de l'ordonnateur. Ces bordereaux sont établis par nature de dépenses et par mode de règlement. Les bordereaux d'émission des bons de caisse sont établis en 5 exemplaires et les autres modes de règlement en 4 exemplaires

32 Carnet d enregistrement des mandats admis en dépenses Le carnet d enregistrement sert à suivre l'évolution des crédits disponibles. Les éléments qui le contiennent sont : - Numéro du bordereau ; - Mode de règlement : VB - VP - BC ; - Date d'émission ; - Numéros des mandats constituant le B.E ; - Montant total du BE ; - Rejet ; - Montant net des mandats admis ; - Répartition par compte P.C.O.P. Ce carnet permet aussi de confronter les écritures des comptables avec celles des ordonnateurs et de donner tous renseignements concernant l'arrivée et le montant des mandats admis par compte P.C.O.P Traitement des dossiers pour paiement par les trésoreries principales Contrôle de l'existence des crédits disponibles : Cette vérification se situe en premier stade du contrôle des dépenses et est matérialisée par apposition du cachet "VU BON POUR CREDIT" Contrôle de la Régularité : Ce contrôle concerne notamment : - Les vérifications des calculs et de la moralité des factures ou pièces justificatives présentées ; - Les imputations, les certifications, etc. ; - Les qualités des signataires, engagement, liquidation, ordonnancement - L'application des lois et règlements se rapportant aux finances publiques ; - Toute concordance entre : o Les justifications des dépenses et titres de paiement ; o Le mandat et le bordereau, etc Paiement La procédure de paiement décrite ci-dessous est valable pour une gestion manuelle. Elle sera entièrement reprise lors de l'automatisation du processus de paiement dans les Trésoreries Principales Paiement par bon de caisse Après vérification du dossier de paiement, un exemplaire du Bordereau d'emission comprenant les bons de caisse admis est transmis au responsable des Oppositions régulièrement signifiées. Celui-ci: 1. soit déduit le montant à précompter et établit une fiche de Recette indiquant :

33 le montant ainsi précompté, la ligne d'imputation budgétaire 2. soit appose la mention "VU SANS OPPOSITION" sur le Bon de caisse. Remise de ces dossiers (BE, Bons de caisse : projet de fiche de Recette) à l'agent responsable de la passation en écriture. Débit montant total mandats par ligne d'imputation budgétaire Crédit montant net des Bons de caisse au "compte fournisseur ou rémunération due au personnel : bon de caisse" et pour les précomptes suivant les comptes destinataires. Un exemplaire du BE contenant les Bons de caisse admis remis à l'agent chargé d'apposer le cachet "VU BON A PAYER". Transmission au Service de délivrance des dossiers ci-dessus. Remise projet dossier d'écritures au Service Comptabilité : 1 fiche de dépense avec un exemplaire du BE et mandats admis ; 1 fiche de recette avec un exemplaire du BE pour prise en charge en écriture des Bons de caisse admis et d'autres fiches de recette pour d'autres comptes d'imputation (exemple Pension Alimentaire) ; Enfin, 1 fiche récapitulative pour centralisation des écritures. Après visa du Service Comptabilité : la fiche récapitulative est exploitée pour monter la comptabilité générale ; la fiche de dépense avec BE et mandats est remise au teneur de livre d'écriture Paiement par virement bancaire Même procédure que pour le paiement par Bon de caisse, en ce qui concerne : - Visa Crédit ; - Visa Régularité ; - Exécution Opposition. Le responsable de la passation d'écriture prépare : - Projet d'écriture ; - Dossier virement OV, BV et AC par Banque, chèque BCM La comptabilité, dès réception du projet d écriture et de dossier virement : vérifie et vise ; garde fiche récapitulative ; fiche de dépense avec BE et mandats remis au teneur de livre ; établit chèque par banque qui sera transmis à celle-ci avec dossier virement ; distribue fiche de recette aux Agents responsables de la tenue des livres Paiement par virement postal Même procédure que pour le virement bancaire, mais établissement d un chèque CCP à transmettre au Chef de Centre des chèques postaux avec BV et AC

34 Paiement par opération d'ordre Il s'agit des opérations de compte en compte (compte budgétaire, compte de tiers et compte de transfert) notamment les DAR et les opérations des régies d'avances. Procédure de visa analogue à celles des paiements par Bon de caisse et virement ; Préparation projet d'écriture avec les pièces des dépenses ; Visa du Service de la Comptabilité et remise des documents à chaque responsable Paiement par caisse d avances Il existe deux sortes de caisses d avances : Caisse d avance renouvelable Caisse d avance unique et exceptionnelle Caisse d avances renouvelable o Pièces à fournir : - Note de présentation en 3 exemplaires signée par l Autorité compétente du Ministère intéressé ; - Etablissement de deux projets d Arrêtés distincts pour la création de la régie et la nomination du régisseur (en 7 exemplaires de chaque) par le Ministère concerné ; Cas d Arrêté de création : + Situation des crédits des rubriques concernées Cas d Arrêté de nomination du régisseur : + Certificat de non régisseur (cas de première nomination) + Quitus du régisseur (cas de changement d exercice ou régisseur sortant) o Visa : Le visa du Contrôle Financier est obligatoire pour les deux Arrêtés o Signatures : - Arrêté de création de la régie : signatures du Ministre Ordonnateur et du Ministre de l Economie, des Finances et du Budget. - Arrêté de nomination : signature du Ministre Ordonnateur uniquement. - Enregistrement des arrêtés à la Primature (SGG) - Notification d une ampliation à la Direction du Budget, à la Direction Provinciale du Budget ou à la CIRFIN suivant le cas, à la Direction du Trésor et au Comptable assignataire. o Demande d avances de fonds - Ouverture d un compte au nom du régisseur au Trésor ou au CCP

35 Procédure : Cf Décret n du 09 mars 2004 instituant des Régies d avances et des régies de recettes des Organismes publics. - Demande d avance de fonds en 5 exemplaires signée par le régisseur et l Ordonnateur, visée par le Contrôle Financier. - Certificat d engagement en 4 exemplaires signé par l Ordonnateur. - Photocopie certifiée du TEF comptable - Projets d Ordre de paiement et d Avis de crédit au nom du régisseur (à ne pas faire signer). o Modalités de paiement des dépenses - Par chèque du Trésor ; - En espèces pour les dépenses allant jusqu à Ariary ; - Tenue du Livre Journal de caisse obligatoire pour le Régisseur d avances. o Régularisation - Délai : en cours de gestion au moins UN mois à partir du déblocage de l Avance ou au maximum TROIS mois et obligatoirement le 31 Décembre de l année. - Au moment de l'approvisionnement des comptes des régisseurs, l ordonnateur secondaire transmet les pièces justificatives émanant du régisseur concerné au comptable. Pièces : - Projet de mandat + Avis de crédit + Bordereau d émission au nom du Comptable Assignataire ( PGA ou Trésorier Principal) - Bordereau des pièces en triple exemplaires - TEF comptable (original) - Photocopies certifiées des deux arrêtés - Bordereau d emploi de fonds d avances en 5 exemplaires signé par le régisseur et l ordonnateur - Factures pour les dépenses plus de Ariary avec les certifications de paiement du régisseur, l acquit du bénéficiaire et les certifications d exécution (réception, prise en charge) par le dépositaire - comptable ( véhicule, matériel, etc.) - Bordereau récapitulatif pour les dépenses inférieures ou égales à Ariary (en 5 exemplaires) signé par le régisseur avec les certifications comptables du gestionnaire - Certificat de remise des pièces justificatives signé par l Ordonnateur en 5 exemplaires - Photocopie certifiée de la Déclaration de Recette du Trésor en cas de reversement du reliquat de l avance - Ordonnancement et émission par l Ordonnateur

36 o Clôture de gestion - Etablissement de l état d emploi des fonds d avances en 5 exemplaires signés par le régisseur et l Ordonnateur - Quitus du Trésor - Arrêt du Livre Journal de Caisse en fin de gestion - Procès verbal de vérification du Livre Journal de caisse par le Délégué du Président de la République (personnel MEFB) Caisse d avances unique et exceptionnelle - Un Arrêté unique pour la création de la régie et la nomination du régisseur. - Cependant, les procédures et les autres conditions sont identiques à celles des caisses d avances renouvelables. - Programme d utilisation détaillée de l avance Caisse d avances spéciale Les comptes spéciaux matérialisés par des caisses d avances spéciales sont encore régis par les dispositions du Décret n du 08 juillet 1992, relatif à la gestion des «comptes spéciaux» avances sur ressources extérieures Cas des paiements de régularisation Cas des dépenses à régulariser (DAR) Le percepteur principal envoie par décade à la trésorerie principale de rattachement les pièces suivantes : - les pièces et documents comptables ; - les ordres de paiement correspondants ; - les pièces justificatives des dépenses qu'il a réglées sur sa caisse par le système des DAR L'agent centralisateur de la trésorerie principale : - reçoit des percepteurs principaux les pièces mentionnées ci-dessus ; - passe les écritures correspondantes sur le livre-journal ; - transmet les pièces et documents comptables au service comptabilité ; - transmet les ordres de paiement et les pièces justificatives à l'ordonnateur Cas des rejets de dossier de mandatement En cas de rejet, la Trésorerie Principale établit la note de rejet Note de rejet (NR) La note de rejet établie en cinq exemplaires est adressée aux organes ci-après :

37 - un exemplaire au Ministre ordonnateur délégué dont relève l'ordonnateur secondaire - trois exemplaires à l'ordonnateur secondaire - un exemplaire de la note de rejet est classé au dossier tenu par la Trésorerie Principale Opération de centralisation comptable Périodicité : L élaboration du Budget requiert un suivi comptable approprié, ainsi toutes les dispositions déjà prises en matière de centralisation comptable doivent recevoir une application stricte de la part des intervenants d exécution du Budget. Les Directions Provinciales du Budget ainsi que les Circonscriptions Financières, chacun à leur niveau, centraliseront les informations comptables provenant des ordonnateurs secondaires, afin de les acheminer auprès de la Direction du Budget pour la confection du tableau de bord mensuel. Ces situations devront parvenir au plus tard le 10 du mois suivant, munis de visa de concordance pour l engagement et le 5 du mois suivant pour l ordonnancement. Pour ce faire à chaque fin de mois, l ordonnateur secondaire dresse la situation de ses engagements pour le présenter auprès du CF aux fins de Visa de concordance. L absence de Visa signifie la non validité des informations. Par ailleurs, l ordonnateur secondaire doit présenter la situation de ses ordonnancements auprès du Comptable du Trésor pour Visa de concordance. Impact sur la gestion : L utilisation des crédits du trimestre suivant ne peut se faire tant que les situations des trois mois du trimestre écoulé n ont pas reçu les visas de concordance. Le Contrôle Financier est tenu de veiller à l application stricte et ferme de cette disposition. A chaque fin de trimestre également, l ordonnateur secondaire et les trésoriers principaux assignataires doivent procéder obligatoirement au rapprochement de leurs écritures, à partir des fiches de centralisation comptable (FCC) pour les ordonnateurs secondaires, et les livres de contrôle de crédits et des mandatements admis en dépenses pour les comptables du trésor. Un exemplaire de la FCC, comportant les visas de l ordonnateur secondaire et du comptable assignataire est à adresser au Service chargé du Suivi et des Réalisations de la Direction du Budget. En cas de non production de la situation mensuelle Mois-2, aucun engagement, ordonnancement ou mouvement de crédits ne peut être effectué par l ordonnateur secondaire défaillant. La Direction Générale chargée du Budget établira une liste des ordonnateurs secondaires défaillants. 6.- LES DELEGATIONS DE CREDITS Pour les services se trouvant dans les localités éloignées des Postes de Contrôle Financier, la procédure de délégation ou ouverture de crédits auprès d'un comptable public est instituée. Le principe consiste pour les utilisateurs de crédits (ordonnateur secondaire, gestionnaire d activités, responsable de services opérationnels d'activités) déclinés et éloignés à se faire ouvrir des crédits auprès

38 d'un comptable public (Trésorier principal ou percepteur principal ou agent comptable des postes diplomatiques) non assignataire de la dépense. NB : Dans ces cas, le comptable public joue le rôle de contrôleur financier. Trois cas sont envisagés suivant la procédure ci-après : Cas des services opérationnels d'activités excentriques placés auprès d'un comptable principal (Trésorerie principale non comptable assignataire) L'ordonnateur délégué ou secondaire sur le vu du programme d'emploi dressé par le service opérationnel d'activité(s), par ligne budgétaire de l'activité et par imputation budgétaire à l'intérieur de cette ligne, établit une demande de délégation de crédits. La demande est à établir au nom du comptable principal (Trésorier Principal) de sa localité de travail. Elle est à adresser au Contrôleur Financier. Le Contrôle Financier délivre les titres d'engagement correspondants dans les mêmes conditions que dessus. Pour le comptable assignataire de la dépense, les documents suivants constituent le dossier de mandatement : - mandat - titre d'engagement financier - avis de délégation de crédit - Le mandatement est considéré comme définitivement admis en dépense. - Le titre de délégation comporte au verso un tableau réservé au suivi des dépenses faites sur le crédit délégué. La seule différence avec la procédure générale réside dans le fait que l'avis de crédit au nom du Trésorier Principal est remplacé par ce titre de délégation de crédit établi en triple exemplaires : Le premier exemplaire du titre de délégation de crédit est à retourner à l'ordonnateur par le Comptable auprès de qui les crédits sont ouverts. Le deuxième restera entre les mains du comptable assignataire de la dépense. Le troisième exemplaire sera adressé à la trésorerie principale de rattachement du service opérationnel d'activité. Modalités de remplissage : Sur le mandat de paiement et l'avis de délégation de crédit, il ne sera pas servi les parties réservées à la liquidation de la dépense et les modalités de virement. L'objet du mandat et de l'avis de délégation de crédit devra désigner l'utilisateur de crédit, bénéficiaire de la délégation de crédits. En effet, le titulaire de l'engagement est le trésorier principal, délégataire du crédit. S'agissant d'une opération d'ordre, le comptable du Trésor intéressé doit mentionner sur le compte à créditer le compte de transfert de recette appliqué. Emploi du crédit : L'engagement : l'utilisateur de crédit passe les commandes jusqu'à concurrence du crédit délégué. Il établit le bon de commande, les états de salaires, les ordres de route ou de mission, bref toute pièce nécessaire à la concrétisation de l'engagement juridique. Il fait viser les pièces énumérées ci-dessus pour crédit par le Comptable délégataire de crédit, puis exécute la dépense, La liquidation : l'utilisateur de crédit certifie sur la pièce de dépense le service fait, complète la pièce des mentions éventuelles de prise en charge en comptabilité administrative ou en comptabilité des matières

39 ou de l'état de répartition des effets d'habillement aux bénéficiaires finals. Il établit un ordre de paiement et retourne les pièces une fois complétées de toutes les formalités habituelles correspondantes aux créanciers : fournisseurs, prestataire de service, entrepreneur etc. Le paiement : les créanciers présenteront les pièces de dépenses ainsi formalisées avec les ordres de paiement et bons de commandes visés par le comptable à ce dernier pour se faire payer sur simple acquit de leur part, au vu de l'ordre de paiement. Les pièces de dépenses se rapportant aux crédits ainsi ouverts auprès des Trésoriers principaux sont admises comme dépenses définitives en justification de l'utilisation des crédits ouverts auprès du comptable. A ce titre l'utilisateur de crédit est tenu suivre dans un registre spécial la consommation du crédit délégué. Le registre doit faire apparaître : - les numéro et montant du crédit délégué ; - les numéros et montants des ordres de paiement émis ; - le numéro de la prise en charge en comptabilité administrative de la prestation fournie. Un rapport d'utilisation de crédits (tous les quatre mois) comportant les renseignements ci-dessus et un rapport d activités(tous les trois mois) doit être adressé par l'utilisateur de crédits aux responsables concernés par ces opérations. Au cas où en fin d année, il existerait de reliquat non utilisé sur le crédit ouvert, le reliquat sans emploi est reversé au Budget Général au titre des recettes éventuelles et non classées. Le versement s'effectue au vu du titre de délégation de crédit destiné à l'utilisateur de crédits et certifié par ce dernier. Compte tenu de la production par le Trésor de ses comptes à la juridiction des comptes, il est prescrit à chaque utilisateur de crédits de s'ouvrir des crédits suivant le taux de régulation des dépenses, à l'instar des caisses d'avance Cas des services opérationnels d'activités situés dans une localité pourvue d'une trésorerie principale La procédure est la même que pour le premier cas ci-dessus. L'ordonnateur ouvre au responsable du Service à doter de crédit appelé " utilisateur de crédit ", les crédits nécessaires à son fonctionnement suivant le taux de régulation. L'utilisateur de crédit est notifié du double du titre de délégation de crédit par le Comptable principal de la place. Il procède comme indiqué au premier cas ci-dessus à l'utilisation des crédits Cas des services opérationnels d'activités situés dans les localités rattachées à une perception principale (ex-fivondronana) La procédure est la même que pour le deuxième cas ci-dessus, mais avec les adaptations complémentaires ci-dessous : Le percepteur principal relaie le Trésorier principal au niveau des ex-fivondronampokontany. Le crédit est ouvert auprès du Trésorier principal de rattachement du Percepteur principal. Le percepteur principal est notifié de l'ouverture de crédit au profit du Service situé dans sa circonscription par l'intermédiaire de l'un des deux exemplaires du titre de délégation de crédit. Le percepteur notifie à son tour le Service doté de crédit «l'utilisateur de crédits» du montant des crédits délégués par ligne budgétaire et

40 imputation budgétaire à l'intérieur de cette ligne. Le Service bénéficiaire des crédits reçoit également de l'ordonnateur notification des crédits qui lui sont ouverts. Il fait certifier pour crédit par le percepteur principal ses bons de commande ou toute pièce en tenant lieu. Il passe commande, reçoit les factures correspondantes. Il certifie la livraison des fournitures ou l'exécution des prestations. Le percepteur règle directement à sa caisse sur ordre de paiement les créanciers et insère dans sa comptabilité décadaire les pièces de dépenses correspondantes. Une instruction particulière de la Direction de la Comptabilité Publique précisera les modalités d'application de cette procédure au niveau des comptables. 7.- GESTION ET SUIVI DES ACTIVITES La notion d activité trouve son importance du fait que pivot du budget de programme, elle explique davantage les interrelations entre les moyens humains et les moyens budgétaires alloués à chaque service. Exemple : le recrutement des agents dépend de l existence des activités à effectuer et l utilisation de l argent de l Etat est conditionnée par l existence des activités à financer La notion d activité Les activités sont les actions entreprises pour produire les résultats intermédiaires attendus. Les actions détaillent le contenu des activités en éléments de travail de plus en plus précis ; ce qui facilite le calcul des coûts. La notion d activités évoquée ici n est pas un nouveau concept mais représente tout simplement la combinaison des actions que chaque agent effectue quotidiennement pour parvenir à réaliser un but bien visé Les intervenants dans la gestion et le suivi des activités Pour permettre la synchronisation des étapes sur le suivi des activités, il y a lieu de mettre en place une organisation qui permet à chaque intervenant de bien assimiler leur rôle dans le circuit de la gestion des activités qui lui sont attribuées Gestion des activités Services opérationnels d activités Les Services Opérationnels d activités sont les cellules (Services, Directions, Directions Générales, Secrétariat Général, etc.) chargées de la réalisation des activités dont l Administration a confié l activité. Les SOA sont les cellules dans le cadre de leur attribution quotidienne. Le niveau des activités le plus fin est réalisé par les services opérationnels d activités. A cet effet, pour permettre l analyse analytique d un programme seul l accès aux rapports ou aux comptes-rendus établis par les services opérationnels d activités rend facile les tâches. Les responsables des services opérationnels d activités rendent comptent périodiquement, aux gestionnaires d activités, de l évolution des travaux qu ils ont menés

41 Gestionnaire d activités Conformément aux dispositions des articles 416, 417, 418, 419, 420 et 421 du décret n du 04 janvier 2005, les gestionnaires d activités gèrent tout en les coordonnant les activités effectuées par les services opérationnels d activités. Les indicateurs assortis d objectif préalablement bien quantifié par eux sont considérés comme but à atteindre. Ainsi, relèvent de leur compétence la détermination et l évaluation des moyens en qualité et en quantité, qualité et quantité fixées par les services opérationnels d activités. Quant à leurs acquisitions, seuls les ordonnateurs secondaires s en chargent. Toutefois, dans des cas spécifiques, ces derniers doivent faire appel à la contribution des gestionnaires d activités. En raison de leurs attributions, les gestionnaires d activités sont considérés comme étant le moteur qui fait fonctionner le budget de programme. Toutes les informations relatives à l évolution de chaque activité collectées et rassemblées, par les gestionnaires d activités, sur une fiche doivent retracer la vie de chaque activité notamment la phase de la réalisation, les problèmes rencontrés sur la concrétisation des actions, etc. Ces informations seront acheminées aux Responsables de programme qui se chargent du suivi au niveau de ce programme Responsable de programme Se référant au Décret n du 04 janvier 2005, portant règlement général sur la comptabilité de l exécution budgétaire des organismes publics, notamment en ses articles 422, 423, et 424, toutes les activités dans un programme sont coordonnées par un Responsable de programme qui se charge du suivi et de l évaluation du programme. Au niveau excentrique, il est représenté par le Responsable Provincial des Programmes qui transmet les réalisations relatives aux activités et crédits au responsable du programme au niveau central Regroupées au niveau du Responsable de Programme, les informations émanant des gestionnaires d activités au niveau central et des Responsables Provinciaux de Programme seront adressées au Coordonnateur des Programmes, après analyse des rapports et comptes-rendus expliquant les écarts constatés pour chaque niveau de responsable Coordonnateur des Programmes Sur la base du décret n du 04 janvier 2005, le Coordonnateur des Programmes est le responsable de l ensemble des programmes du Ministère auquel il appartient. Il a pour charge de coordonner les programmes, d assurer leur suivi et leur évaluation en collaboration, avec tous les responsables de programme de l Institution ou du Ministère. Le Coordonnateur des Programmes doit se procurer les informations relatives à tous les indicateurs auprès de tous les Responsables de Programme qui relèvent de lui. L élaboration du budget du Ministère relève de sa responsabilité Suivi des activités Centralisation des données relatives aux activités La centralisation des informations relatives aux activités contraint la mise en place d une organisation propre à chaque Institution ou Ministère. Toutefois, il est indiqué ci-après le rôle de chaque

42 intervenant sur la réalisation de ces activités et sur la collecte avec le traitement ou l analyse des informations y afférentes : Les Services Opérationnels d Activités (SOA) Chaque SOA a une obligation de rendre compte, par écrit aux gestionnaires d activités, de l explication des écarts constatés sur les prévisions et les réalisations. Les SOA doivent transmettre périodiquement au gestionnaire d activités les informations concernant l évolution des activités dont ils ont eu charge. Les Gestionnaires d Activités (GAC) Les gestionnaires d activités sont désignés pour suivre l exécution des activités effectuées par les SOA. Outre la conduite des travaux et le suivi des matériels et fournitures, il relève de l attribution des gestionnaires d activités de veiller sur les indicateurs qui sont des repères dont ils ont, euxmêmes, inscrit comme objectif lors de l élaboration du programme de travail annuel, trimestriel ou mensuel. Les informations sur les activités seront centralisées au niveau des gestionnaires d activités qui, par la suite, devront les faire remonter au niveau du Responsable du Programme et de son chef hiérarchique (Directeur général, Secrétaire ). Les informations fournies seront récapitulées dans un tableau. Les Responsables de Programme (RdP) Le rôle du Responsable du Programme est d analyser les cohérences : o d une part de l effectivité des activités par rapport à la consommation des crédits o et d autre part des arguments fournis par les gestionnaires d activités sur le niveau de réalisation des activités par rapport à leurs objectifs inscrits. Une fois accompli son attribution, le Responsable du Programme dépose au Coordonnateur des Programmes les informations sur les réalisations budgétaires et sur les activités. Le Coordonnateur des Programmes (CP) Le Coordonnateur des Programmes destinataire final de toutes les informations émanant de tous les Responsables du Programme procède à une analyse fine de ces informations. Après un bref rappel sur le contenu de la politique du Ministère et de chaque programme, il doit illuminer le Ministre sur la décision qu on doit prendre pour réaliser la mission que le Gouvernement a confié au Ministère. Le Coordonnateur des Programmes se charge aussi de l analyse des données budgétaires aux fins d élaborer le budget de l Institution ou du Ministère. Il se charge de la relation entre la Direction Générale Chargée du Budget et l Institution ou le Ministère. En collaboration avec chaque Responsable du Programme, il devient l interlocuteur de l Institution ou le Ministère avec le Ministère chargé du Budget, particulièrement en matière d élaboration du budget

43 Circuits des informations sur les activités Les schémas ci-dessous illustrent les circuits des données relatives aux activités : CIRCUIT DES INFORMATIONS RELATIVES AUX ACTIVITES Niveau central CP Plan de travail Rapport d'activité, résultat,objectif, programme RdP Plan de travail Rapport d'activité Rapport d'activité ORD SEC Plan de travail Notification de service GAC exécution du service CREANCIER Rapport d'activité: Canevas du rapport+note ou mémo+pièces justificatives(utilisation moyen) Plan de travail: Planning des activités+besoin annuel avec calendrier d'utilisation des moyens COMPTE RENDU COPIE

44 CIRCUIT DES INFORMATIONS RELATIVES AUX ACTIVITES Niveau excentrique CP Plan de travail Rapport d'activité, résultat,objectif, programme RdP Central Plan de travail Rapport d'activité, résultat,objectif, programme RPdP Plan de travail Rapport d'activité Rapport d'activité Plan de travail ORD SEC Notification de service GAC exécution du service CREANCIER COMPTE RENDU COPIE

45 CIRCUIT DES INFORMATIONS RELATIVES AUX ACTIVITES Centralisation au MEFB DGDP S T A Rapport d'activité, résultat,objectif, programme CP COMPTE RENDU COPIE VU POUR ETRE ANNEXE A L ARRETE N 1438/2005 DU 16 MARS 2005 LE MINISTRE DE L ECONOMIE DES FINANCES ET DU BUDGET Benjamin Andriamparany RADAVIDSON

46 8.- ANNEXES Glossaire des termes relatifs au Budget de l Etat A- Objet des finances publiques Les finances publiques ont pour objet l étude des aspects juridiques, politiques, économiques des recettes et des dépenses des budgets des collectivités publiques (Etat, collectivités territoriales). La loi de finances constitue le document essentiel en matière de finances publiques. B.- Terminologie B.1.- Activité Une activité est la composante d un programme. Les projets de loi de finances présentent les crédits en missions, détaillées en programmes, eux-mêmes composés d activités. Les activités sont les actions qui doivent être entreprises pour produire les résultats intermédiaires attendus. B.2.- Autorisations d engagement Les autorisations d engagement représentent la limite supérieure des dépenses qui peuvent être engagées. Elles remplacent les actuelles autorisations de programme et elles sont généralisées à l ensemble des dépenses alors que la loi les limite aux seules opérations d investissement. B.3.- Autorisation de programme Les autorisations de programme constituent la limite supérieure des dépenses qui peuvent être engagées pour l exécution des opérations d investissement prévues par la loi de finances. Le montant d une autorisation de programme est égal au prix de revient de l investissement envisagé. Il est important de noter que les crédits budgétaires relatifs aux dépenses autres que les dépenses d investissement permettent à la fois l engagement et le paiement des dépenses, alors que les autorisations de programme ne permettent que l engagement des dépenses. Pour que les travaux prévus d être réalisés au cours d un exercice budgétaire (conformément à l échéancier accompagnant l autorisation de programme) puissent être payés, des crédits appelés crédits de paiement doivent être prévus au budget. B.4.- Budget annexe Un budget annexe retrace, dans les conditions prévues par une loi de finances, les dépenses et les recettes d un service de l Etat non doté de la personnalité morale dont l activité tend essentiellement à produire des biens ou à rendre des services donnant lieu à paiement. Exemple : budget annexe de l imprimerie nationale. B.5.- Budget de l Etat Le budget de l Etat comprend l ensemble des ressources et des charges budgétaires de l Etat, celles-ci sont retracées dans 4 comptes différents : le budget général de l Etat, les budgets annexes, les comptes particuliers du trésor, les fonds de contre-valeur. B.6.- Budget général de l Etat, budget voté, budget d exécution Le budget général de l Etat retrace les recettes et les dépenses des services publics administratifs. Budget voté Budget d exécution

47 Le budget d exécution montre la répartition détaillée des recettes et des dépenses prévues dans le budget voté. Il indique les niveaux auxquels les recettes et les dépenses sont suivies en exécution. Les modalités pratiques d exécution du budget de l année n font l objet chaque année d une circulaire d exécution : i) du budget général n ; ii) des budgets annexes n ; iii) des opérations des comptes particuliers du Trésor n B.7.- Budget de programmes La nouvelle loi organique sur les finances publiques veut faire passer le budget de l Etat d un modèle uniquement structuré par nature de moyens et dont le contrôle de l exécution est purement comptable et juridique à un modèle structuré par les objectifs des politiques mais contrôlé essentiellement par les résultats obtenus. Dans ce cadre, le gouvernement est amené à définir des «programmes», c'est-à-dire des groupes d activité cohérents au sein des missions de l Etat, énoncer des objectifs attachés à chacun d eux, affecter globalement des crédits budgétaires à ces programmes et laisser à un responsable bien identifié le soin d optimiser le rapport entre les résultats et les moyens. Le budget de programmes retrace les charges budgétaires par mission, programme et par nature de dépense auxquelles sont associés des objectifs (en fonction de finalités d intérêt général) et des indicateurs en lieu et place d une présentation par nature de dépense (personnel, fonctionnement hors solde, investissement, etc.) Les caractéristiques d un budget de programmes Un budget de programmes est caractérisé par: ses moyens, ses activités, ses résultats intermédiaires attendus, ses objectifs, ses programmes, ses missions et les indicateurs associés. Les moyens (intrants) Les moyens sont les ressources utilisées (ressources humaines, matérielles, financières) pour effectuer des actions. Les activités Les activités sont les actions qui doivent être entreprises pour produire les résultats intermédiaires attendus. Les actions détaillent le contenu des activités en éléments de travail de plus en plus précis ; ce qui facilite le calcul des coûts. Une activité doit être exprimée à l infinitif. Exemple : former des agents. Les actions afférentes à cette activité sont : recruter des formateurs, envoyer les convocations, acheter les fournitures de bureau, etc. Les résultats intermédiaires attendus (output) Les résultats intermédiaires attendus (output) sont les produits des activités mises en œuvre par les gestionnaires d activité. Un ensemble de résultats intermédiaires attendus contribue à la réalisation d un objectif de programme. Un résultat intermédiaire attendu doit être exprimé à la forme passive ou sous une forme indiquant l opérationnalité d un résultat. Exemples : pont construit, route construite, l école fonctionne. Objectif de programme (outcome) Un objectif de programme est le résultat final (outcome) à atteindre dans le cadre de ce programme. Exemples : améliorer l accès des femmes aux soins prénataux et à l accouchement assisté. Il est très important de noter que : a) l atteinte d un objectif doit pouvoir être imputée à la mise en œuvre des crédits budgétaires inscrits au programme. En effet, ces objectifs sont présentés à partir du 01 janvier 2005 dans la loi de finances. Ils doivent donc être liés aux crédits budgétaires soumis à l approbation parlementaire. b) La formulation d un objectif de programme devrait refléter la démarche volontariste de l Etat en vue de l atteindre. A cet effet, il est souhaitable de l exprimer de la manière suivante : infinitif + objet + qualifiants (cf exemple ci-dessus)

48 c) L attention des ministères et institutions est attirée sur le fait que leurs objectifs doivent être orientés en priorité vers la réalisation des objectifs du DSRP. Programme Un programme est un regroupement d activités aussi homogènes que possible pour transformer une combinaison cohérente de moyens (humains, matériels et financiers) en résultats attendus en vue d atteindre un certain nombre d objectifs précis définis en fonction de finalités d intérêt général. Dans la nouvelle loi organique, le programme est l unité de spécialité des crédits. Exemple de programme : augmentation des recettes fiscales. Mission Une mission est la principale raison d être d une organisation. Au sein du secteur public, la mission correspond à une politique publique, c est elle qui donne lieu à l expression de choix politiques. Une mission regroupe un ensemble de programmes. Dans la nouvelle loi organique, la mission est l unité de vote du parlement. Exemple de missions pour le ministère de la santé : santé-planning familial Les indicateurs Les indicateurs sont des variables qui servent à mesurer : Les moyens (ressources humaines, matérielles, financières) mis en œuvre (indicateurs de moyens) Le niveau d activité des services (indicateurs d activité) Le niveau des réalisations créées (indicateurs de résultat attendu) Les changements intervenus dans une situation donnée (indicateurs d objectif ou d impact) résultant de la mise en œuvre d un programme. Ces changements devraient normalement entraîner une amélioration de l environnement économique, sanitaire, culturel, social, écologique dans lequel vit la population. Un indicateur doit, dans toute la mesure du possible : être clair c est à dire être simple, formulé dans le langage courant être précis, c est à dire être bien défini afin de pouvoir être identifié sans ambiguïté être pertinent, c est à dire : o avoir un lien logique très fort avec l objectif o o permettre de formuler un jugement sur la façon dont l objectif est atteint être suffisamment représentatif de l objectif ; c est ainsi que si l objectif est «améliorer les rentrées fiscales» on prendra pour indicateur un impôt qui représente une part importante du total des recettes et non pas un impôt marginal. être facile à obtenir Exemple d indicateur : Supposons qu un ministère M désire renforcer la capacité de ses gestionnaires de crédit. Sa chaîne de production pourra se présenter de la façon suivante : Activité : former les agents en finances publiques Indicateur d activité associé : nombre de formations effectuées ; évolution de cet indicateur : 2005 : 3 ; 2006 : 5 ; 2007 : 4 Résultat attendu : agents formés en finances publiques Indicateur de résultat associé : nombre d agents formés ; évolution de cet indicateur : 2005 :10 ; 2006 :15 ; 2007 :20 Objectif : renforcer la capacité des gestionnaires de crédit en finances publiques Indicateur d objectif associé : taux de rejet (en pourcentage) des dossiers par la direction générale du trésor ; évolution de cet indicateur : 2005 : 50 ; 2006 : 20 ; 2007 : 5 A partir de cet exemple, on peut formuler 2 remarques pratiques importantes : a) l activité ayant presque toujours un caractère concret, il est facile de formuler l indicateur associé. Il en est de même lorsque le résultat attendu (c est le cas dans le présent exemple) ou l objectif a un caractère concret. b) Lorsque le résultat ou l objectif a un caractère abstrait (c est le cas dans le présent exemple), la règle générale à suivre est de choisir un indicateur qui est susceptible de refléter les conséquences résultant de l atteinte de cet objectif. C est ainsi que dans le présent exemple, l évolution à la baisse du taux de rejet semble montrer que la capacité des gestionnaires a bien été renforcée

49 c) On doit toujours respecter la cohérence entre les moyens, les activités, les résultats attendus, les objectifs, les programmes, les missions conformément à la configuration ci-dessous : Moyens Activités Objectifs Programme Mission Cet enchaînement logique, qui montre également les relations entre les composantes d un budget de programmes, peut se lire de la façon suivante : avec les moyens on effectue les activités; les activités permettent d obtenir les résultats attendus ; les résultats permettent d atteindre les objectifs; les objectifs permettent la réalisation du programme et de la mission; la réalisation du programme et de la mission permet notamment d atteindre les objectifs globaux assignés à un Axe stratégique du DSRP. B.8.- Cadres budgétaires Les cadres budgétaires constituent un mode de présentation des ressources et des charges de l Etat dans le tableau d équilibre général de la loi de finances. Il y a 5 cadres budgétaires. Ce sont : - Le cadre I : Budget général de l Etat - Le cadre II : Budgets annexes - Le cadre III : Comptes particuliers du Trésor - Le cadre IV : Fonds de contre-valeur - Le cadre V : Opérations en capital de la dette publique B.9.- Comptable public Le Comptable public désigne tout agent public ayant qualité pour assurer au nom de l Etat : la prise en charge et le recouvrement des ordres de recettes qui leur sont remis par les ordonnateurs, des créances constatées par un contrat, un titre de propriété ou tout autre titre dont il assure la conservation ainsi que de l encaissement des droits au comptant et des recettes de toute nature que les organismes publics sont habilités à recevoir ; le contrôle et le paiement des dépenses : soit sur ordre émanant des ordonnateurs accrédités, soit au vu des titres présentés par les créanciers, soit de leur propre initiative, ainsi que de la suite à donner aux oppositions qui leur sont signifiées ; la garde et la conservation des fonds et valeurs appartenant ou confiés aux organismes publics ; le maniement des fonds et des mouvements de comptes de disponibilités ; la conservation des pièces justificatives des opérations et des documents de comptabilité ; la tenue de la comptabilité du poste comptable qu il dirige. B.10.- Comptes particuliers du Trésor Les Comptes particuliers du Trésor sont des comptes ouverts dans les livres du Trésor. Ils servent à retracer les dépenses et les recettes exécutées en dehors du budget général de l Etat entre lesquelles on veut établir un lien, soit que l on veuille affecter certaines recettes à la couverture de certaines dépenses, soit que l on veuille faire apparaître un bilan entre des opérations qui sont en étroite corrélation(par exemple les comptes de prêts qui enregistrent les décaissements et les remboursements ultérieurs). B.11.- Crédits à caractère évaluatif Les crédits à caractère évaluatif sont ceux sur lesquels sont payées les dépenses ( par exemple : la dette publique, la dette viagère, les frais de justice, etc.) dont le règlement ne saurait souffrir d insuffisance de crédit. Le crédit inscrit n a alors qu une valeur évaluative car l Etat est dans l obligation de payer même si le montant du crédit est dépassé. La liste des chapitres dont les dotations ont un caractère évaluatif est donnée chaque année par la loi de finances. Les éventuels paiements en dépassement au titre de ces dépenses impliquent une régularisation par renflouement des crédits correspondants dont la ratification doit être demandée au Parlement dans la plus proche loi de finances

50 B.12.- Crédit à caractère limitatif En principe, les crédits alloués ont un caractère limitatif. Cela signifie que l autorisation de dépense est accordée par le Parlement à concurrence d un montant maximum qui ne peut être dépassé sous aucun prétexte. En d autres termes un crédit limitatif constitue un plafond au delà duquel aucun engagement, aucun paiement ne saurait s effectuer. B.13.- Crédit budgétaire Un crédit budgétaire est une autorisation de dépenser inscrite au budget d une personne publique. Il représente le montant maximum qui peut être dépensée pour un objet particulier et seulement pour cet objet (salaires, indemnités, achat de fournitures et articles de bureau, entretien et maintenance, etc.) au cours de l exercice budgétaire. B.14.- Crédit de paiement Les crédits de paiement représentent le montant maximum des dépenses pouvant être engagées ordonnancées ou payées pour couvrir la dépense annuelle relative à l exécution d un investissement correspondant à une autorisation d engagement. B.15.- Dépenses courantes de solde Les dépenses courantes de solde comprennent : i) les rémunérations d activité des fonctionnaires civils et militaires, composées essentiellement du traitement, du supplément familial de traitement ainsi que de diverses indemnités liées à la fonction ou à la solde ; ii) les cotisations et contributions sociales ; iii) les prestations sociales et allocations de solde B.16.- Dépenses courantes hors solde Les dépenses courantes hors solde comprennent : Les achats de biens et services Les charges permanentes Les impôts, droits et taxes Les transferts et subventions Les charges financières B.17.- Dépenses courantes structurelles Les dépenses courantes structurelles sont les dépenses limitées dans le temps, destinées à la réalisation d objectifs majeurs de redressement ou d ajustement structurel. Elles comprennent : Les dépenses d intervention sociale Les dépenses d intervention économique Les dépenses diverses et imprévues Les autres dépenses d intervention B.18.- Dépenses d investissement Les dépenses d investissement comprennent : les dépenses pour immobilisations corporelles de l Etat les dépenses pour immobilisations incorporelles de l Etat Les dépenses d investissement comprennent les dépenses d investissement directes de l Etat ainsi que celles réalisées avec l aide de l Etat. B.19.- Dépenses courantes exceptionnelles Les dépenses courantes exceptionnelles sont de dépenses imprévues dans leur montant, mais aussi dans leur principe. Ce sont par exemple les dépenses occasionnées par des calamités naturelles (cyclones,

51 sécheresse, tremblement de terre etc.) ou des événements imprévus de natures diverses (naufrage de bateaux, pollution de l environnement, etc.). B.20.- Dépenses d opérations financières Les Dépenses d opérations financières comprennent : les prêts et avances les dépenses de participations financières B.21.- Exécution des dépenses publiques Il faut, pour qu il y ait dépense publique, un engagement de la part d un agent qualifié de l Administration (gestionnaire de crédit dans le cadre de la loi , ordonnateur secondaire dans le cadre de la nouvelle loi organique). L engagement est l acte (situation juridique créée entre un débiteur (l Etat) et un créancier) par lequel un organisme public crée ou constate à son encontre une obligation de laquelle résultera une charge. L engagement est limitatif et ne peut faire l objet d une dépense pour un montant supérieur sans nouvel engagement. L engagement comporte 2 aspects : L engagement juridique qui se traduit par la signature d un contrat (convention ou marché) ou la passation d une commande. L engagement comptable ou engagement financier qui consiste à rendre indisponible le montant des crédits relatifs à la couverture d une charge résultant de l engagement juridique. Exemple : Si un ministère signe au cours de l année n un marché d un montant de 1000 suivant l échéancier : Crédit de paiement pour l année n : 300 Crédit de paiement pour l année n+1 : 500 Crédit de paiement pour l année n+2 : 200 Le montant de l engagement juridique est 1000 et le montant de l engagement comptable pour l année n est 300. La procédure qui vient d être décrite est applicable à l ensemble des dépenses publiques, à l exception des dépenses de solde, de la dette publique et de toute autre dépense soumise à une procédure réglementaire particulière. Ensuite, il faudra constater que le service a été fait, vérifier les droits du créancier et effectuer une évaluation concrète de la dépense : ce sera la liquidation de la dépense. La liquidation a donc pour objet de vérifier la réalité de la dette et d arrêter le montant de la dépense. Enfin, il faudra un ordre de payer adressé par l ordonnateur au comptable public : ce sera l ordonnancement de la dépense. L ordonnancement est l acte administratif donnant, conformément aux résultats de la liquidation, l ordre de payer la dette de l Etat. Ces 3 opérations représentent la phase administrative. La seconde phase, qui est la phase comptable, consiste dans le paiement de la dépense; le rôle du comptable public est alors celui d un payeur. Le paiement est l acte par lequel l Etat se libère de sa dette. B.22.- Fonds de contre-valeur Les Fonds de contre-valeur sont générés par les aides financières extérieures et lorsque les aides en nature provenant de l aide extérieure sont vendues au public et lorsque les fonds résultant des ventes sont versés dans des comptes appartenant à l Etat. B.23.- Fongibilité des crédits au sein d un programme La fongibilité est une caractéristique de crédits dont la destination (activités) ou la nature (c est-à-dire la répartition des crédits par chapitre, article, paragraphe) ne sont mentionnées qu à titre indicatif lors de la présentation d un programme

52 La fongibilité laisse donc en principe la liberté de définir l objet et la nature des dépenses lors de l exécution du programme pour en optimiser la mise en œuvre. Le responsable de programme peut alors disposer de vraies marges de manœuvre pour lui permettre de choisir les modalités d action qui lui semblent les plus performantes. La fongibilité est totale lorsqu il n y a pas d entrave à cette liberté. La fongibilité est dite asymétrique si des crédits relatifs à certaines dépenses peuvent être utilisés pour d autres natures de dépenses, mais non l inverse. Cette règle de l asymétrie est appliquée notamment aux crédits de biens et services pouvant renflouer les crédits d investissement mais l opération inverse est interdite. B.24.- Intérêt de la dette publique L intérêt de la dette publique est le prix du loyer de l argent prêté à l Etat par le souscripteur de l emprunt. B.25.- Les Intervenants dans la procédure d exécution des dépenses du budget de programmes Ordonnateurs délégués et ordonnateurs secondaires Les ordonnateurs délégués sont les Ministres, les Présidents des Institutions et d une manière générale toute personne nommément désignée à cet effet par texte législatif et réglementaire. Ils sont seuls habilités à engager, liquider et ordonnancer (ou mandater) les dépenses. Les ordonnateurs délégués peuvent subdéléguer leurs pouvoirs (engagement, liquidation, ordonnancement) à des ordonnateurs dits secondaires. Les ordonnateurs secondaires sont les responsables budgétaires et financiers du ou des services au titre duquel le crédit est ouvert ou toute autre personne désignée à cet effet par arrêté de l Ordonnateur délégué. Les ordonnateurs secondaires relèvent de l Institution ou du Ministère auxquels ils appartiennent. Ils sont chargés de procéder à l engagement financier de la dépense et d arrêter, et d effectuer la liquidation au vu des certifications établies par le gestionnaire d activités et d ordonnancer les dépenses en signant à cet effet les ordres de paiement. Les ordonnateurs secondaires sont les seuls interlocuteurs, mandatés par l ordonnateur délégué reconnus du comptable assignataire de la dépense. Les ordonnateurs délégués et ordonnateurs secondaires sont personnellement responsables : o de la gestion budgétaire et financière des crédits qui leur sont alloués et du respect des règles d engagement, de liquidation et d ordonnancement (ou de mandatement) des dépenses publiques. o du respect de la législation et de la réglementation relatives aux marchés publics o du respect de la législation et de la réglementation relatives à la gestion du personnel o des ordres de réquisition dont ils ont fait usage en matière de paiement de dépenses o du respect des règles relatives à la constatation, à la liquidation et à l ordonnancement des créances publiques o du recouvrement des créances publiques dont ils ont éventuellement la charge en vertu des lois et règlements. o de la présentation du rapport quadrimestriel de performance (tableau présentant l évolution des crédits) au responsable de programme Le coordonnateur de programmes est le responsable de l ensemble des programmes du Ministère auquel il appartient. Il est nommé par le Ministre; il a pour charge de coordonner les programmes, d assurer leur suivi et leur évaluation en collaboration, avec les responsables de programmes. Il est chargé de l élaboration du budget du Ministère. Le responsable de programme est nommé par le Ministre pour assurer le pilotage de la mise en œuvre du programme. Le responsable de programme est celui qui s engage sur les objectifs du programme,il est responsable de leur mise en œuvre opérationnelle et de leur réalisation,il en rend compte au Ministre et il lui appartient d apprécier l opportunité d opérer l affectation éventuelle des moyens. A cette fin, le responsable de programme décline les objectifs du programme en objectifs opérationnels adaptés aux compétences de chacun des services opérationnels d activités. Le responsable de programme dresse le rapport annuel de performance et les rapports quadrimestriels intermédiaires sur le vu du rapport de l ordonnateur relatif au niveau de la consommation

53 des crédits par catégorie d activité et le rapport du gestionnaire d activités se référant au niveau de réalisation des activités. Un responsable de programme pourra être responsable de plusieurs programmes s il est chargé de mettre en œuvre ces programmes. Les gestionnaires d activités d un programme sont chargés de l exécution (sous l autorité du responsable de programme) des activités rentrant dans le cadre d un programme. A cette fin, ils sont assistés par les services opérationnels d activités. Ce sont les gestionnaires d activités qui sont chargés de la certification des services faits. Dépositaire comptable Le dépositaire comptable assure la réception des biens et la présidence de la commission de réception érigée par le responsable du programme pour les travaux. Le dépositaire comptable prend en charge en comptabilité des matières les biens si le montant des articles atteint le seuil indiqué pour la prise en charge en comptabilité matières. Il porte mention sur le bordereau de pièces le numéro de prise en charge et signe le bordereau de pièces. Le régisseur de caisse d avances Le régisseur d avances est la personne nommée par Arrêté pris par l Ordonnateur délégué pour manier des deniers publics au titre des dépenses de solde, de fonctionnement ou de projet. Il est doté d un code délivré par le Contrôle Financier. B.26.-.Ligne budgétaire Une ligne budgétaire est une autorisation donnée à un ordonnateur d engager une dépense à concurrence d un montant donné et en respectant certaines règles. Une ligne budgétaire est caractérisée par : i) la destination de la dépense (missions, programmes, objectifs, résultats attendus, activités); ii) l identification de l ordonnateur; iii) la catégorie de dépenses (intérêts de la dette publique, dépenses courantes de solde, dépenses courantes hors solde, dépenses courantes structurelles, dépenses d investissement, dépenses courantes exceptionnelles, dépenses d opérations financières), le code administratif du ministère, le type de budget, la mission, le niveau d exécution du budget (0=niveau central, 1=niveau provincial), le code du service opérationnel d activité (SOA) ou le numéro du projet d investissement de la mission, le code de dissociation (0=fonctionnement, 1=investissement), le numéro de compte de l opération dans la nomenclature PCOP, le montant du crédit inscrit, les caractéristiques du financement). Chaque compte d opération est affecté d un code à 4 chiffres. Le premier chiffre désigne la classe qui représente les grandes catégories de dépenses. Les deux premiers chiffres désignent le chapitre qui détermine la nature des moyens alloués. Les trois premiers chiffres désignent l article. A l intérieur du chapitre, les articles précisent la nature des dépenses à des fins de contrôle de gestion lors de l engagement de la dépense. Exemple : le chapitre 62 représente les achats de services ; l article 621 représente les dépenses d entretien et de maintenance. Les quatre premiers chiffres désignent le paragraphe. A l intérieur d un article, les paragraphes : i) permettent de mieux caractériser la nature économique des dépenses de fonctionnement lors de l exécution du budget ; ii) constituent l unité de gestion budgétaire car l article est insuffisant pour l exécution concrète des dépenses de fonctionnement et des dépenses d investissement. Exemple : le paragraphe 6211 représente les dépenses d entretien de bâtiments au sein de l article 621 En définitive, le budget de programmes est exécuté en utilisant 2 axes de nomenclature, le premier par destination des politiques (missions, programmes, objectifs, résultats attendus, activités), le second par nature de dépenses (catégories, chapitres, articles, paragraphes). En exécution, la dépense est suivie au niveau des activités et au niveau des paragraphes, c'est-à-dire au niveau le plus fin de chaque nomenclature. B.27.- Loi de finances La loi de finances est un terme générique désignant les lois qui déterminent la nature, le montant et l affectation des ressources et des charges de l Etat. On distingue 4 catégories de lois de finances :

54 La loi de finances initiale ou loi de l année : Loi de finances qui prévoit et autorise, pour chaque année civile, l ensemble des ressources et des charges de l Etat. La définition ci-dessus exprime le caractère essentiel de la loi de finances initiale. En effet, la loi de finances initiale est l acte par lequel le parlement donne au Gouvernement l autorisation de percevoir les recettes et de payer les dépenses conformément aux prévisions de la loi de finances. L ensemble des recettes et des dépenses constitue le budget voté. C est cette autorisation qui donne à la loi de finances son caractère fondamental. La loi de finances rectificative : loi de finances qui modifie en cours d exercice certaines dispositions de la loi de finances initiale de l année. La loi de règlement : loi de finances qui permet au parlement, après la clôture d une année budgétaire, d exercer son contrôle sur l exécution de la loi de finances de l année, complétée, le cas échéant, par les lois de finances rectificatives. La loi de règlement constate les résultats financiers de l année budgétaire et approuve les différences entre les résultats et les prévisions de la loi de finances de l année, complétée, le cas échéant, par les lois de finances rectificatives. Les lois de finances prévues aux articles 20,49 et 50 de la loi organique n du 26 juillet B.28.- Mouvements de crédit Les crédits votés par le Parlement peuvent être modifiés par des mouvements de crédit qui peuvent se présenter sous trois formes : L aménagement des crédits à l intérieur d un programme d un ministère conformément au principe de fongibilité des crédits. Cependant cette opération doit tenir compte de la règle de l asymétrie et du respect des grandes rubriques (respect du montant total des dépenses par grandes rubriques: solde, indemnité, biens et services, transferts et subventions, investissement). Les virements de crédit entre les programmes d un même ministère. Comme ces opérations modifient la destination des crédits, c'est-à-dire leur spécialisation, des limites sont fixées à la faculté offerte en la matière (article 19 de la loi organique). Les transferts de crédit entre des programmes relevant de ministères distincts. Les transferts ne sont autorisés qu entre des programmes poursuivant des objectifs similaires. B.29.- Opération budgétaire d ordre Une opération budgétaire d ordre est une opération budgétaire (car l opération concernée est autorisée et prévue au budget de l Etat) qui ne retrace pas un flux financier réel mais qui fait l objet d opération d engagement, de liquidation et d ordonnancement (cas des DTI : droits et taxes à l importation) B.30.- Personne responsable des marchés publics (PRMP) C est la personne habilitée à signer un marché public au nom de l Autorité contractante. B.31.- Principes budgétaires Les Principes budgétaires ont pour objet de faciliter le contrôle du parlement sur le budget de l Etat. Ce sont : Le principe de l unité Le principe de l unité qui impose l obligation de n établir qu un seul budget, c'est-à-dire de regrouper dans un même document et de présenter simultanément au vote du Parlement toutes les recettes et toutes les dépenses du budget de l Etat L objectif est de permettre aux députés d avoir une vue d ensemble de la situation budgétaire de l Etat. Cependant, si au niveau de la loi de finances ce principe est respecté, l ensemble des recettes et des dépenses est retracé dans les 4 comptes (il s agit d un aménagement au principe de l unité) qui composent le budget de l Etat : le budget général, les budgets annexes, les comptes particuliers du Trésor, les fonds de contre-valeur. Dans le cadre de la nouvelle loi organique, le principe d unité est réaffirmé et les budgets annexes, les comptes particuliers du trésor, les fonds de contre-valeur sont maintenus

55 Le principe d universalité Le principe d universalité qui oblige à faire figurer au budget toutes les recettes et toutes les dépenses sans contraction entre elles. Ce principe implique la non-compensation entre les recettes et les dépenses et la non-affectation. La non-compensation signifie que les recettes et les dépenses doivent être inscrites pour leur montant intégral. C est la règle du produit brut qui s oppose à celle du produit net où n apparaît que le solde des opérations de recettes et de dépenses. La non-affectation interdit l affectation d une recette particulière à une dépense particulière. Dans le cadre de la nouvelle loi organique, le principe d universalité est réaffirmé et renforcé (En effet, l alinéa 7 de l article 5 dispose que l affectation totale ou partielle à une autre personne morale de droit public d une ressource établie au profit de l Etat ne peut résulter que d une disposition de loi de finances). Le principe d annualité Le principe d annualité qui signifie que le budget est voté chaque année et pour une année civile et qu il doit être exécuté dans l année par le Gouvernement. Les dérogations à ce principe sont les lois de finances rectificatives (pour une période inférieure à un an) et les autorisations de programme (pour une période supérieure à un an). Ce principe est réaffirmé dans le cadre de la nouvelle loi organique. Le principe de spécialité des crédits Dans le cadre de la loi le chapitre définit l unité de spécialisation des crédits ; cela signifie qu une dépense n est autorisée que pour un objet particulier et seulement pour cet objet. Les dérogations au principe de spécialité des crédits sont notamment les mouvements de crédits : virements de crédit et transferts de crédits. Dans le cadre de la nouvelle loi organique, c est le programme ou la dotation qui définit l unité de spécialisation des crédits. Les exceptions à ce principe sont maintenues. Le principe de sincérité des lois de finances Ce cinquième principe qui est nouveau est l une des innovations de la nouvelle loi organique. Il implique une évaluation de bonne foi des charges et des ressources de l Etat qui doit s apprécier compte tenu des informations disponibles et des prévisions qui peuvent raisonnablement en découler (article 42).Elle implique également que les lois de finances doivent présenter de manière claire, lisible et exhaustive, l ensemble des ressources et des charges de l Etat, et que le solde budgétaire prévisionnel qui découle des évaluations de la loi de finances ne soit pas un solde fictif. En définitive, les évaluations doivent être réalistes, sans négliger les charges et sans anticiper les produits, sans sous estimer les dépenses et sans surestimer les recettes, ou encore l inverse. B.32.- Programme d investissement public Un investissement public est une combinaison de ressources bien définies (ressources humaines et matérielles), planifiée dans le temps (ce sont les coûts) dont on attend une amélioration du bien-être pour la collectivité. Un investissement public est désigné couramment par le terme projet de développement (protection de l environnement, lutte contre les maladies transmissibles, construction d infrastructures, d écoles etc.) Le programme d investissement public regroupe tous les financements octroyés pour des projets de développement, quel que soit le statut des agences d exécution qui supervisent la réalisation des activités du projet. Le PIP comprend : - Les dépenses d investissement de l Etat sur ressources extérieures (emprunts extérieurs, subventions extérieures) et les dépenses sur ressources propres de l Etat qui en sont les contreparties locales ; - Les dépenses d investissement sur ressources propres internes (RPI) de l Etat (y compris : i) les financements sur ressources propres /DTI qui sont des opérations budgétaires d ordre pour le dédouanement des importations effectuées dans le cadre des projets sur financement externe et éventuellement sur financement sur fonds de contre-valeur (FCV) ; ii) les financements sur ressources propres / FCV);

56 - Les dépenses sur autofinancement des budgets annexes ; - Les dépenses sur autofinancement des établissements publics, des entreprises publiques et assimilés ; - Les dépenses sur ressources propres des collectivités décentralisées ; - Les autres financements internes constitués généralement par une contribution des populations bénéficiaires. Le budget d investissement de l Etat pour l année n (dépenses d investissement de l Etat sur ressources extérieures et dépenses de contreparties locales correspondantes, dépenses d investissement de l Etat sur ressources propres internes (RPI)) correspond à la tranche de l année n du PIP (n, n+1, n+2). B.33.- Ressources et charges de l Etat Il convient tout d abord de noter que les termes ressources et charges ont été préférées à recettes et dépenses. En effet les opérations financières de l Etat peuvent être réparties en 2 catégories : o Les entrées et les sorties d argent à caractère immédiat et définitif; on les appelle également recettes et dépenses; une rentrée d impôt est une recette, un achat de fourniture de bureau est une dépense. o Les mouvements de fonds futurs ou temporaires: un emprunt de l Etat est une ressource et non une recette; le remboursement d un emprunt par l Etat est une charge et non une dépense. Une recette est une ressource définitive, mais une ressource n est pas nécessairement une recette. En définitive, les termes ressources et charges ont un caractère plus général que les termes recettes et dépenses. Les ressources et les charges de l Etat comprennent i) Les ressources et les charges budgétaires (qui constituent le budget de l Etat), elles sont couramment appelées recettes et dépenses même si certaines d entre elles sont des mouvements de fonds futurs ou temporaires (par exemple les avances de l Etat à certains organismes publics et les remboursements de ces avances); ii) les ressources et les charges de trésorerie. Les ressources et les charges budgétaires comprennent : 1. En ressources : o Les recettes fiscales et douanières o Les recettes des ministères o Les revenus du domaine de l Etat o Les produits des exploitations de tous les services de l Etat o Les intérêts des prêts et avances o Les fonds de concours, dons et legs intérieurs o Les recettes en capital provenant des cessions d immobilisations et transferts en capital o Les aides financières directes et non remboursables o Les subventions extérieures affectées aux investissements o Les fonds de contre-valeur des dons et aides en nature o Les remboursements des prêts et avances o Les produits des participations financières ainsi que des autres actifs o Les produits divers et non classés 2. En charges : o Les intérêts de la dette publique o Les dépenses courantes de solde o Les dépenses courantes hors solde o Les dépenses courantes structurelles o Les dépenses d investissement o Les dépenses courantes exceptionnelles o Les dépenses d opérations financières

57 Les ressources et les charges de trésorerie sont constituées par : o les mouvements des disponibilités de l Etat o l escompte et l encaissement des effets de toute nature émis au profit de l Etat o les fonds déposés par les correspondants o l émission et le remboursement des emprunts et autres dettes de l Etat B.34.- Tableau d équilibre général de la loi de finances d une année n C est un tableau qui récapitule l ensemble des charges et des ressources de l Etat (au sens de l article 2 de la loi organique n du 26 juillet 2004 sur les lois de finances) pour l année n. Ce tableau présente les conditions générales de l équilibre financier pour l année n. Le cadre V montre : i) comment est financé le solde : ressources des cadres I, II, III, IV moins charges des cadres I, II, III, IV lorsque ce solde est négatif ; ii) comment est employé l excédent lorsque ce solde est positif Imprimés avec ses nouvelles contextures