REPUBLIQUE DE CÔTE D IVOIRE. Union Discipline Travail TERMES DE RÉFÉRENCE

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1 REPUBLIQUE DE CÔTE D IVOIRE Union Discipline Travail TERMES DE RÉFÉRENCE RECRUTEMENT D UNE ASSISTANCE DE DIRECTION POUR LE CENTRE D EXCELLENCE CCBAD (Changements Climatiques, Biodiversité et Agriculture Durable) Bénéficiaires Titulaire d un diplôme supérieur (Bac+02) en Assistanat de direction ; Justifier d une expérience professionnelle de 2 ans au moins en assistanat de direction ; Avoir une bonne maitrise du français et de l'anglais ; Maitriser l'outil informatique et les logiciels usuels (Word, Excel, Power point) ; Être proactive(f) et efficace dans le classement et le référencement des documents. Centre d Excellence Changements climatiques, Biodiversité et Agriculture Durable Objectif Amélioration de la gouvernance du CCBAD en rendant opérationnel et plus performnt son Administration 1

2 1- CONTEXTE ET JUSTIFICATION L Université Félix Houphouët-Boigny, est un établissement d enseignement supérieur dont les objectifs sont la recherche, l enseignement supérieur et le service à la communauté qui abrite en son sein l Ecole Doctorale WASCAL (West African Service Science Center on Climate Change and Adapted Land Used) sur les changements climatiques et la Biodiversité. L Université Félix Houphouët-Boigny s appuyant sur l Ecole Doctorale et soucieux de l influence grandissante des changements climatiques puis de leurs impacts sur l agriculture a proposé et obtenu le label de Centre d Excellence sur les Changements Climatiques la Biodiversité et l Agriculture Durable (CCBAD) qui bénéficiera de l appui de la banque Mondiale. Avec ce Label, l Excellence en formation et en recherche ainsi que la Gouvernance sont des missions très pertinentes qui entre dans l objectif de Développement de la Côte d Ivoire. Les changements climatiques peuvent engendrer des perturbations significatives sous l influence de plusieurs facteurs qui doivent être élucidés et appréhendés pour rechercher des mesures d adaptation ou des stratégies durables selon des modèles de prévision efficaces. Il s agit de phénomènes pouvant influencer négativement la sécurité alimentaire et la biodiversité à travers l inaptitude des cultures et les difficultés de reconstitution des écosystèmes et d adaptation des espèces animales aux nouveaux écosystèmes. La Banque Mondiale en investissant dans les Institutions d enseignement supérieur voudrait à travers la formation et la recherche soutenir durablement le développement technologique des pays à travers l accroissement des ressources humaines. Ainsi L accord de financement qui engage la Côte d Ivoire a été co-signé le 21 octobre 2015 par le Représentant de la Banque Mondiale et la Ministre Déléguée auprès du Ministère de l Economie et des Finances. Cet accord de financement a été suivi de la signature du contrat de performance par le Ministre de l Enseignement Supérieur et de la Présidente de l Université Félix Houphouët-Boigny. Le Centre d Excellence vient de procéder à la sélection des étudiants de Master et de Doctorat sur les axes suivants : 1- Changements Climatiques relatif aux systèmes climatiques, 2- Changements climatique et biodiversité pour le développement de stratégies durables, 3- Changements climatiques et agriculture durable. La lettre de mise en vigueur des activités du Centre d Excellence qui sont cours de finalisation depuis le 17 Mars 2015, marque le démarrage et l effectivité des actions planifiées. Pour atteindre l Excellence en formation et en recherche, le renforcement des capacités à travers des formations diplomantes et les formations de courte durée est envisagé. Le CCBAD a dans son plan de mise en œuvre de 2015, prévu le recrutement d une assistante de direction en vue de renforcer l équipe de mise en œuvre et d améliorer la gouvernance. Le présent document élaboré précise les Termes de référence pour le recrutement d'une assistante de direction pour le CCBAD. 2 - TACHES ET RESPONSABILITÉS DE L'ASSISTANTE DE DIRECTION L'assistante de direction travaillera sous la responsabilité du Directeur du CEA- CCBAD et en étroite collaboration avec tous les membres de l équipe. Elle aura pour mission d'assister le Directeur du CCBAD dans l'exécution des prérogatives liées à son statut. De façon détaillée, l'assistante de direction exécute les tâches ci-après : 2

3 - L exécution des activités de la direction notamment la gestion et le suivi du courrier ; - L'exécution des approvisionnements; - L'organisation des missions en Côte d'ivoire et à l'extérieur; - L'exécution de toute autre tache spécifique qui lui sera confiée Au titre de l'assistanat de direction : - Gérer méthodiquement les visites (réceptions / rendez-vous) du Directeur du CCBAD; - Rendre compte des réceptions effectuées (Physiques, appels téléphoniques, s) en l'absence du Directeur du CCBAD; - Définir un agenda mensuel des missions du Directeur du CCBAD; - Informer préalablement le Directeur du CCBAD des activités consignées et imminentes; - Tenir ordonné et hygiénique l'environnement immédiat du lieu de travail - Rédiger les courriers et ordre de missions - Gérer méthodiquement les courriers (Arrivés/ départ) - Assurer l archivage, la sauvegarde, le classement des documents et supports; - Produire toute information demandée par ses supérieurs ; - Participer à l établissement des rapports d'activités ; - Participer à la rédaction des rapports d activités ; Au titre de la gestion du patrimoine : - Réceptionner et effectuer le suivi des acquisitions bureautique ; - Effectuer le suivi des consommables ; - Effectuer les inventaires périodiques de stocks mis à disposition Au titre de la participation aux activités du CCBAD : - Contribuer à la programmation des activités du Directeur du CCBAD ; - Contribuer à la préparation des rapports du Directeur du CCBAD ; - Contribuer à la préparation des rapports d activités trimestriels ; 3 - QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCES REQUISES L'Assistante de direction devra avoir: - Une formation d'enseignement supérieur ( niveau BTS ou équivalent) option secrétariat de direction; - Une expérience professionnelle d'au moins deux ans (02) comme assistante de direction; - Une aptitude à rédiger en français et à travailler en anglais; - Une maitrise de Word et Excel 3

4 - L'Assistante de direction qui sera souvent appelée à collaborer sous pression, devra présenter des capacités réelles de travailler en équipe et être disponible; *La connaissance du droit administratif et en gestion des ressources humaines constitue un atout. 4- Durée de la mission La durée du contrat de l' Assistante de direction de un (1) an renouvelable sur la durée du projet suivant le contrat qu il aura signé avec le Coordonnateur du CCBAD en accord avec la Banque mondiale. Le renouvellement ne peut intervenir que si ses états de service sont satisfaisants pour le projet et pour la Banque mondiale. 5 Procédure Le recrutement se fera conformément aux directives : Recrutement d une assistante de direction. Compte tenu de l urgence car le projet est mise en vigueur depuis le 17 février 2016, et de l estimation administrative qui est de comme indiqué dans le plan de passation des marché, nous procéderons à un appel d offre ouvert en publiant l annonce après l ANO de la Banque Mondiale. Situation de l activité par rapport au PTAB Recrutement des consultants Plan d action : Gouvernance et fonctionnement Calendrier : 2015/2016 Objectif : Rendre opérationnel l Administration du CCBAD 1.1. Semaine 1 Mars 2016 Recrutement d une assistante de direction RÉSULTAT Mise en place de l administration du CCBAD et démarrage des activités ACTIVITÉ Lancement d un appel d offre pour recruter le personnel administratif du Projet Signature du contrat pour recrutement du personnel du Projet Suivi du processus de recrutement Installation de l Administration et démarrage de ses activités Formation du personnel administratif (secrétaire, comptable) sur les procédures de la Banque mondiale RÉALISATION Administration du CCBAD mise en place et fonctionnelle INDICATEUR DE RÉALISATION 01 Cabinet de recrutement commis Les membres du personnel administratif du Projet (Gestionnaire, Comptable, Spécialiste en passation de marchés et Secrétaire) recrutés Personnel administratif du projet installé et au poste Les différents consultants sont recrutés SOURCE DE VÉRIFICATION Document d appel d offre de sélection de Cabinet et de consultants Contrats de recrutement et de consultance Rapport de recrutement du personnel Rapport CCBAD Site web UFHB JALONNAGE DE LA MISE EN ŒUVRE Lancement des appels à manifestations d intérêt du personnel administratif du CCBAD Sélection du personnel et signature du contrat Suivi du processus de recrutement Installation de l Administration et démarrage de ses activités 4

5 PASSATION DES MARCHÉS Lancement des appels à manifestations d intérêt du personnel administratif du CCBAD (Gestionnaire, Comptable, Spécialiste en passation de marchés et Secrétaire) RESPONSABILITÉ DE LA MISE EN ŒUVRE Directeur du CCBAD DURÉE : 04 mois Démarrage : Avril 2016 Achèvement : Fin juin 2016 PRINCIPAUX ORGANISMES CONSTITUTIFS : UFHB, CCBAD PARTICIPANTS : IDA HYPOTHÈSES Mise à disposition du Budget du CCBAD Travaux réalisés dans le temps IMPLICATIONS FINANCIÈRES Budget CCBAD 5