CODE D ÉTHIQUE ET DE DÉONTOLOGIE DES MEMBRES DU CONSEIL D ADMINISTRATION ET DES MEMBRES DES COMITÉS ÉTABLIS PAR LE CONSEIL

Transcription

1 Date d entrée en vigueur : 30 janvier 2013 Remplace/amende : Code du 4 février 2010 Origine : Conseil d administration Numéro de référence : BD-10 Remarque : Le masculin est utilisé pour faciliter la lecture. OBJET Le présent document a pour objet d établir le code d éthique et de déontologie des membres du conseil d administration (le «conseil») de l Université Concordia (l «Université»), des membres de la corporation (la «corporation») ainsi que des membres des comités permanents établis par le conseil. PORTÉE Le présent code s applique à tous les membres du conseil, de la corporation et des comités permanents établis par le conseil. DÉFINITIONS Les définitions suivantes s appliquent aux fins du présent code : «Conflit d intérêts» : situation dans laquelle un membre a un intérêt personnel direct ou indirect dont il a conscience et qui remet en question l indépendance, l impartialité et l objectivité qu il se doit d exercer dans l exécution de ses obligations en tant que membre. «Conflit d intérêts perçu» : situation dans laquelle un membre, bien qu il ne soit pas en conflit d intérêts, semble avoir, de l avis d une personne raisonnablement éclairée et bien informée, un intérêt personnel suffisant pour remettre en question l indépendance, l impartialité et l objectivité qu il se doit d exercer dans l exécution de ses obligations en tant que membre. «Intérêt personnel» : intérêt personnel, privé ou financier d un membre ou d une partie apparentée. «Membre» : personne faisant partie du conseil, de la corporation ou d un comité permanent établi par le conseil, que cette dernière personne soit ou non membre du conseil.

2 Page 2 de 7 «Membre de l interne» : personne qui représente l un des groupes de l Université, soit les professeurs à temps plein, les professeurs à temps partiel, le personnel administratif et de soutien permanent ainsi que les étudiants des 1 er, 2 e et 3 e cycles. «Partie apparentée» : membre de la famille immédiate d un membre (conjoint, conjointe, enfant, parent, frère ou sœur), personne vivant sous le même toit, ou toute autre personne avec qui le membre partage un intérêt financier, directement ou indirectement. CODE Obligations et devoirs des membres 1. Les membres ont le devoir d observer les normes de conduite personnelle et professionnelle les plus élevées et de prendre leurs décisions dans l intérêt de l Université. Ils doivent remplir leurs obligations avec impartialité, indépendance, loyauté, prudence et diligence afin de faciliter et de favoriser la réalisation de la mission de l Université. Ils doivent également être responsables, de bonne foi et agir en toute transparence et objectivité en faisant preuve d attention et d intégrité. Peu importe le cas auquel ils font face, ils sont tenus d honorer les principes de collégialité et d équité. Situations de conflits d intérêts ou de conflits d intérêts perçus 2. Les membres doivent s acquitter de leurs obligations et agir de manière à éviter tout conflit d intérêts ou conflit d intérêts perçu. En cas de conflit d intérêts ou de conflit d intérêts perçu, ou lorsque l intérêt personnel d une partie apparentée les met en conflit d intérêts ou en conflit d intérêts perçu, c est toujours l intérêt de l Université qui prévaut. Les cas suivants constituent, sans s y limiter, des exemples de conflit d intérêts ou de conflit d intérêts perçu : i) tout membre ou partie apparentée ayant, directement ou indirectement, un intérêt personnel dans l issue de délibérations du conseil ou dans un contrat ou une proposition de contrat dont l Université ou une entité liée à l Université est signataire; ou encore tout membre ou partie apparentée susceptible de retirer des

3 Page 3 de 7 avantages ou des bénéfices personnels à la suite d une décision prise par l Université ou une entité liée à l Université; ii) tout membre siégeant au conseil d administration ou faisant partie de la haute direction d un organisme, d une entreprise ou d une association, publics ou privés, dont les intérêts peuvent aller à l encontre de ceux de l Université; iii) tout membre acceptant des cadeaux, gratifications ou faveurs d une personne, d un organisme, d une entreprise ou d une association qui effectue ou souhaite effectuer des transactions avec l Université, sauf dans le cas de cadeaux, gratifications ou faveurs d usage d une valeur purement symbolique; iv) tout membre profitant de sa situation pour aider une personne, un organisme, une entreprise ou une association dans le cadre de transactions avec l Université pouvant donner lieu à un traitement de faveur réel ou perçu; v) tout membre utilisant de l information obtenue dans l exécution de ses obligations, généralement non communiquée au public, dans son propre intérêt ou au profit d une partie apparentée; vi) tout membre utilisant ou permettant d utiliser, directement ou indirectement, les biens ou services de l Université pour des activités autres que celles ayant reçu l approbation de l Université, dans son propre intérêt ou au profit d une partie apparentée; vii) tout membre prenant part à une poursuite judiciaire, à un grief ou à toute autre demande ou réclamation judiciaire contre l Université. Déclaration de conflit d intérêts 3. Après l entrée en fonction d'un membre, le secrétaire général lui remet un exemplaire du présent code et lui demande de remplir une déclaration de conflit d'intérêts. Chaque année, il demande également à tous les membres de remplir ce document et de le remettre au plus tard le 30 septembre.

4 Page 4 de 7 4. Le secrétaire général veille à ce qu une copie de la déclaration dûment remplie soit transmise au président du Comité de gouvernance et d éthique. L information fournie dans ce document demeure confidentielle, à moins que sa divulgation ne soit exigée par la loi ou par toute autorité légale ayant compétence. 5. Remplir la déclaration de conflit d intérêts après l entrée en fonction et sur une base annuelle ne décharge pas les membres de leur obligation en vertu du présent code de dévoiler en tout temps et dès qu ils surviennent les conflits d intérêts. Gestion des conflits d intérêts ou des conflits d intérêts perçus 6. La responsabilité d établir et de gérer la présence de conflits d intérêts ou de conflits d intérêts perçus incombe principalement aux membres visés. Ils peuvent demander conseil au secrétaire général, qui agit à titre de personne-ressource pour les aider à déterminer s il y a un conflit d intérêts ou un conflit d intérêts perçu. En outre, le secrétaire général peut, à la demande des membres, les conseiller sur l application des règlements énoncés dans le présent code. 7. Lorsqu un conflit d intérêts ou un conflit d intérêts perçu n est pas dévoilé dans la déclaration, le membre doit : i) divulguer ce conflit d intérêts par écrit dès que possible au secrétaire général, qui veille à ce qu une copie soit transmise au président du Comité de gouvernance et d éthique; s il s agit d une déclaration par le président du Comité de gouvernance et d éthique, une copie doit être transmise au président du conseil; et ii) s abstenir de participer aux discussions et décisions concernant l organisme, l entreprise ou l association en question; et iii) se retirer de toute réunion pendant les discussions ou votes à ce sujet. 8. Tout membre doit démissionner de son poste si ses fonctions au sein d un organisme, d une entreprise ou d une association, publics ou privés, qui collabore avec l Université

5 Page 5 de 7 représentent une source de conflit d intérêts constant, au point d entraver son rôle de membre. 9. Tout membre de l interne doit se retirer des réunions pendant les discussions ou votes sur toute question concernant les négociations relatives aux conventions collectives ou aux contrats collectifs de travail régissant le personnel de l Université. Cependant, cela n empêche pas un membre de l interne de se prononcer sur des mesures d application générale relatives aux conditions de travail au sein de l Université par lesquelles il serait aussi visé. Respect de la confidentialité 10. Que ce soit pendant ou après l expiration de son mandat, tout membre est tenu de respecter la confidentialité de l information ou des documents obtenus à titre de membre, ainsi que la confidentialité des délibérations et des prises de décision qui ont eu lieu durant les réunions à huis clos du conseil et les réunions des comités établis par le conseil, à moins que l information ou les documents soient de notoriété publique, ou qu ils aient été diffusés en vertu de la législation applicable ou par ordre d une autorité légale ayant compétence. Utilisation de l information 11. Que ce soit pendant son mandat ou après l expiration de celui-ci, tout membre est tenu de ne pas utiliser l information obtenue à titre de membre en vue d en retirer un avantage personnel ou au profit d une partie apparentée, excepté dans le cas d information de notoriété publique, ou d information qui doit être diffusée en vertu de la législation applicable ou par ordre d une autorité légale ayant compétence. 12. Que ce soit pendant son mandat ou après l expiration de celui-ci, tout membre qui détient de l information relative à des procédures, négociations ou activités auxquelles prend part l Université est tenu de ne pas donner de conseils ni d agir au nom ou pour le compte d une autre personne pour ces procédures, négociations ou activités, à moins que l information ne soit de notoriété publique, ou n ait été diffusée en vertu de la législation applicable ou par ordre d une autorité légale ayant compétence.

6 Mécanisme d application Page 6 de Le Comité de gouvernance et d éthique supervise et évalue l application du présent code, tandis que le secrétaire général veille à son administration. Procédure en cas de non-conformité 14. S il existe des motifs raisonnables de croire qu il y a eu violation du présent code, les membres ou le secrétaire général peuvent demander au Comité de gouvernance et d éthique de se pencher ou d enquêter sur les allégations à cet effet. Le cas échéant : Sanctions i) le membre qui demande que la situation soit portée à l attention du Comité de gouvernance et d éthique doit en aviser le secrétaire général par écrit; ii) dès qu il reçoit cet avis, le secrétaire général prépare un dossier et le transmet au président du Comité de gouvernance et d éthique ainsi qu à toutes les parties visées; iii) le Comité de gouvernance et d éthique permet à toutes les parties visées d être entendues et de défendre leur cause, conformément aux règles de justice naturelle; iv) après avoir entendu les parties, le Comité de gouvernance et d éthique rédige et signe des recommandations motivées, qu il transmet au conseil; v) le conseil délibère et prend une décision, en réunion à huis clos, sur les recommandations du Comité de gouvernance et d éthique. Toute proposition d action ou de sanction à prendre à la suite de ces recommandations doit être votée par scrutin secret. 15. Si un membre ne respecte pas les devoirs et obligations stipulés dans le présent code, le conseil, sur recommandation du Comité de gouvernance et d éthique, a le pouvoir d entreprendre une ou plusieurs des actions suivantes :

7 Page 7 de 7 i) adresser un avertissement, une réprimande ou un blâme; ou ii) suspendre le membre en question pendant une certaine période; ou iii) démettre le membre en question du conseil ou du comité établi par le conseil, conformément aux dispositions énoncées dans les Statuts et règlements de l Université.