Secrétaire Responsabilités : Assister le détaillant parrainant et le/la directeur(trice) du Chapitre dans

Transcription

1 Directeur(trice) Travailler en étroite collaboration avec le détaillant parrainant afin de faire respecter la «Charte annuelle des Chapitres H.O.G.MD» et les politiques d opération de H.O.G.MD. Assumer la responsabilité globale de l administration du Chapitre H.O.G.MD et l exécution des politiques du Harley Owners GroupMD. Signer la liste exécutive annuelle (Demande de souscription à la charte du Chapitre H.O.G.MD) et s assurer de sa réception en bonne et due forme aux bureaux de H.O.G.MD et ceci avant le 31 décembre. Faire la promotion de H.O.G.MD et du Chapitre H.O.G.MD auprès des membres potentiels. Mener les rencontres du Chapitre. Coordonner les responsabilités des officiers du Chapitre. S assurer que les conditions de la gestion du facteur risque, établies par le Programme d assurance du Chapitre, incluant les formulaires d abandon de recours requis, sont respectées durant toutes les activités du Chapitre. S assurer que les directives concernant les tee-shirts du Chapitre sont respectées S assurer que toutes les conditions concernant l utilisation des marques de commerce sont respectées. S assurer que les commandes de marchandise du Chapitre sont communiquées au détaillant parrainant. Acheminer toute la correspondance de H.O.G.MD vers les autres officiers et les membres tel que spécifié. Trésorier(ière) Recueillir les cotisations du Chapitre (montant maximum de 30 $ par membre par année). Gérer tous les fonds du Chapitre. Communiquer les transactions financières aux membres mensuellement. Déposer l état de compte financier intermédiaire à H.O.G.MD (au plus tard le 31 juillet) et l état de compte financier à H.O.G.MD (au plus tard le 31 décembre). S assurer que toutes les contributions d utilité publique sont gérées selon les directives de H.O.G.MD. Mener une comparaison continuelle des finances du Chapitre de l année courante avec celles des années précédentes pour fin de présentation lors de l assemblée annuelle. Secrétaire

2 Superviser les besoins administratifs du Chapitre. Effectuer le compte rendu des rencontres du Chapitre incluant celui de l assemblée annuelle pour les affaires du Chapitre. S assurer que toutes les conditions reliées aux assurances sont respectées. Superviser le poste d officier responsable des adhésions : S assurer que les membres du Chapitre font partie de H.O.G.MD National. Inscrire les nouveaux membres du Chapitre. Gérer le procédé de renouvellement annuel des membres du Chapitre. S assurer de garder en filière et à jour, l information concernant les adresses du Chapitre et des officiers et de communiquer cette information à H.O.G.MD. Garder en filière le Formulaire d adhésion annuelle au Chapitre et abandon de recours de chaque membre. Soumettre les formulaires/rapports suivants à H.O.G. MD : La liste exécutive du Chapitre (Demande de souscription à la Charte des Chapitres H.O.G.MD) (une fois par année, au plus tard le 31 décembre) Autres rapports et formulaires sur demande Obtenir, garder en filière et maintenir les dossiers de tous les formulaires d assurance incluant les formulaires d abandon de recours et les rapports de blessures corporelles. Gérer l assemblée annuelle pour les affaires du Chapitre. Officier d activités Superviser l administration des évènements du Chapitre. Recruter et former les volontaires du Chapitre. Suggestion : Effectuez un sondage auprès des membres du Chapitre afin de connaître les genres d activités qui les intéressent et demandez-leur s ils aimeraient être des bénévoles. Si et lorsque ces activités ont lieu, avisez les membres qui ont démontré un intérêt spécial. S assurer que toutes les conditions et questions se rattachant aux assurances sont respectées lors des évènements du Chapitre. Superviser la cueillette des formulaires d abandon de recours correspondant aux évènements du Chapitre. Assister le/la directeur(trice) et le/la secrétaire dans la mise en application du programme d analyse du facteur risque incluant les formulaires d abandon de recours et les obtentions d assurances Capitaine de route

3 Aider à la planification des itinéraires pour les randonnées du Chapitre. Aider à garder le Chapitre à jour au sujet de tous les programmes H.O.G.MD. Former les membres du Chapitre au niveau des techniques de randonnée en groupe. Offrir de l information aux membres du Chapitre au sujet des signes de la main utilisés par le Chapitre lors des randonnées en groupe. Assister les officiers dans l obtention des formulaires d abandon de recours signés pour les randonnées du Chapitre. Jouer le rôle de guide lors des randonnées organisées par le Chapitre. Éditeur(trice) Écrire, éditer et faciliter la distribution des publications du Chapitre incluant les bulletins de nouvelles. Présenter les publications (écrites, électroniques, orales, etc.) avant leur publication au détaillant parrainant pour fins d autorisation. Organiser et rassembler le matériel écrit pour le Chapitre. Soumettre les évènements du Chapitre en ligne sur members.hog.com sous la section Évènements du Chapitre. Informer les membres du Chapitre de ses activités en les publiant dans le bulletin de nouvelles du Chapitre. Collaborer avec l administrateur(trice) du site Web afin de s assurer que la même information est communiquée à tous les membres du Chapitre. Faire la promotion de la philosophie de H.O.G.MD axée sur la famille et sur le plaisir et ceci à l intérieur de toutes les publications du Chapitre. Expédier une copie de toutes les publications au bureau de H.O.G.MD. Officier responsable de la sécurité Offrir de l information fondamentale aux membres au sujet de la sécurité motocycliste. Éduquer les membres sur les programmes de conduite sécuritaire. Assister l officier capitaine de route dans la planification des itinéraires routiers des randonnées du Chapitre. Assister l officier capitaine de route dans la formation des membres au sujet des techniques de randonnée en groupe.

4 Aider l officier capitaine de route à informer les membres du Chapitre au sujet des signes de la main utilisés lors des randonnées en groupe. Aider à la cueillette des formulaires d abandon de recours signés. Photographe Prendre et organiser les photos qui apparaîtront dans les publications du Chapitre, la revue Hog TalesMD et l album souvenirs du Chapitre. Soumettre la photo du Chapitre à la revue Hog TalesMD sur demande. Relationniste Assister le détaillant parrainant et le/la directeur(trice) du Chapitre dans Promouvoir le regroupement H.O.G.MD et le Chapitre H.O.G.MD auprès des membres potentiels. Informer et expliquer les programmes et les avantages H.O.G.MD aux nouveaux membres. Les officiers suivants devraient vous assister dans vos fonctions : L officier responsable des L.O.H.MD Programme Ladies of HarleyMD et concours souvenirs des motocyclistes L.O.H.MD L officier responsable de la sécurité Programmes de conduite sécuritaire et Programme du motocycliste averti Capitaine de route Programme d assistance routière Orienter les nouveaux membres avec l aide du/de la directeur(trice) adjoint(e). Jouer le rôle de personne liaison entre le Chapitre et l ensemble de la communauté. Officier d adhésions S assurer que les membres actuels du Chapitre sont également membres de H.O.G.MD National. Inscrire les nouveaux membres au Chapitre. Administrer le procédé de renouvellement annuel de l adhésion des membres au Chapitre. Travailler en collaboration avec le/la secrétaire afin de s assurer que les formulaires d adhésion et d abandon de recours de chaque membre sont à jour et

5 en filière. Administrateur(trice) du site Web Créer, réviser et mettre à jour le site Web du Chapitre. Suivre les directives de l annexe H du Manuel du Chapitre concernant l Internet. Présenter l information concernant le site Web au détaillant parrainant pour fin d approbation et cela avant sa publication. Si le détaillant parrainant a son propre site, discuter de la possibilité de créer un lien entre les deux sites Web. Inclure le nom officiel et le numéro du Chapitre sur tout le matériel publié par le Chapitre. Travailler en collaboration avec l éditeur(trice) pour s assurer que la même information est communiquée à tous les membres du Chapitre et qu il/elle ne se base pas uniquement sur Internet comme seul moyen de communication. Organiser et faire le montage de l information électronique pour le Chapitre. Informer les membres du Chapitre au sujet de ses activités à même le site Web. Faire la promotion de la philosophie de H.O.G.MD axée sur la famille et sur le plaisir à l intérieur de toutes les publications du site Web. Agir en tant que gardien du Chapitre en protégeant la vie privée des membres en ne révélant aucun renseignement personnel ou privé se rapportant aux membres sur le site Web. Voir annexe H. Soumettre le site Web du Chapitre à H.O.G.MD pour fin d utilisation sur hog.com et pour le localisateur des détaillants Harley-DavidsonMD. L administrateur du site Web peut : Sélectionner des articles provenant des publications Hog TalesMD, Canadian Hog TalesMD et EnthusiastMD et les réutiliser sur le site Web du Chapitre. Historien(ne) Organiser les comptes rendus écrits des activités du Chapitre, enregistrer les noms des officiers du Chapitre, noter le nombre des adhésions, etc. Organiser les photos correspondantes aux activités du Chapitre, officiers, membres, etc. L historien(ne) peut, s il y a lieu : Travailler en collaboration avec le photographe ou les autres membres afin de réunir une collection de photos et de matériel décrivant l histoire du Chapitre. Relater l histoire du Chapitre pouvant être conservée dans la «bibliothèque du Chapitre» chez le détaillant. Rassembler le matériel historique pouvant être utilisé dans les articles des

6 publications du Chapitre du Hog TalesMD et du Canadian Hog TalesMD. Suggestions : Faire, de temps à autre, tous les un, deux ou cinq ans, une chronique «jour pour jour» dans les publications du Chapitre. Exposer régulièrement le livre d histoire du Chapitre durant les évènements du Chapitre. Aller chercher des articles et des photos des membres du Chapitre. Cela ajoute une variété de perspectives et d opinions et allège votre charge de travail. Publier les soumissions historiques dans les bulletins de nouvelles et les garder en archives dans le livre d histoire du Chapitre. Soyez créatif(ve); ceci est votre histoire.