POLITIQUE DE DON. Définir les modalités de distribution des fonds provenant de la Fondation RSTR.

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1 POLITIQUE DE DON OBJET Définir les modalités de distribution des fonds provenant de la Fondation RSTR. DESTINATAIRES Les membres du conseil d administration de la Fondation RSTR La direction générale de la Fondation RSTR La direction générale du CSSSTR CONTENU 1.0 Définitions 2.0 Politique de don 3.0 Responsabilités RESPONSABLE DE L APPLICATION Le directeur général de la Fondation RSTR est responsable de l application de cette politique. ADOPTION La présente politique a été adoptée par le Conseil d administration le 21 mars (Le genre masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d'alléger le texte.) Politique de don page 1 sur 7

2 1.0 DÉFINITIONS Les définitions qui suivent s appliquent à la présente politique : 1.1 Fonds général Argent disponible libre de tout engagement. 1.2 Fonds affectés à des fins particulières Contribution versée par un donateur pour un projet ou un service spécifique, réservée uniquement à cette fin. 1.3 Fonds dédiés Somme provenant d activités organisées par des bénévoles rattachés à des groupes, dont le mandat est de subvenir aux besoins de certains services du Centre hospitalier régional. 2.0 PROCESSUS D ACHAT Dans le cas où le conseil d administration accepte de contribuer en totalité ou en partie à l achat d un équipement pour le Centre hospitalier régional, les procédures et règles régissant ces achats relèvent de ce dernier et la Fondation verse le montant alloué sur présentation de pièces justificatives. La Fondation n est pas responsable du processus de soumission pour ces équipements, pas plus que de l entretien, du remplacement et du maintien desdits équipements. 3.0 DEMANDE DE REMBOURSEMENT 3.1 Dans le cadre de demandes de remboursement pour des équipements ou autres, issues du Centre hospitalier qui s adresse au fonds général de la Fondation. Les demandes doivent provenir du bureau du directeur général du CSSSTR ou être approuvées par ce dernier. Par la suite, les demandes doivent être acheminées, par écrit, au directeur général de la Fondation. Le directeur général de la Fondation doit présenter les demandes lors de la prochaine rencontre du comité exécutif de la Fondation. Politique de don page 2

3 Cette instance décide si elle recommande au conseil d administration de la Fondation, l octroi du financement en tenant compte de divers facteurs, dont la disponibilité des sommes demandées, des demandes en cours, etc. Le conseil d administration autorisera ou non la dépense. Une lettre de la Fondation confirmant la décision du conseil d administration est ensuite envoyée à la direction générale du Centre hospitalier, à la direction des ressources financières et à la direction des services techniques. La Fondation n est pas responsable du processus de soumission pour ces équipements, pas plus que de l entretien, du remplacement et du maintien desdits équipements Dans le cadre de demandes adressées à l un des fonds dédiés de la Fondation; ces demandes d équipement ou autres doivent être analysées en tenant compte de la disponibilité des sommes. La demande initiale doit être adressée au directeur général de la Fondation par le président du fonds dédié, en respectant la procédure de demande de financement. Cette proposition est par la suite présentée à la direction générale du Centre hospitalier, afin de s assurer que le projet tient compte du plan de développement de l établissement. Une fois les étapes franchies, le conseil d administration autorisera ou non la dépense. Une lettre de la Fondation confirmant cette décision est ensuite envoyée à la direction générale du Centre hospitalier, à la direction des ressources financières, à la direction des services techniques ainsi qu au président du fonds, afin de s assurer que la Fondation, par le biais du fonds dédié, assumera en tout ou en partie de financer l achat dont il est question. 3.3 Dans le cadre de demandes de remboursement pour des équipements ou autres issues de services/départements du Centre hospitalier qui ont des fonds affectés à des fins particulières; ces demandes doivent respecter la politique de fonctionnement qui a été établie par la direction du Centre hospitalier. Toute demande relative à ces fonds doit être préalablement approuvée par la direction du service en question et signée par un représentant de la Fondation avant que l achat ne soit effectué. La Fondation doit s assurer de la disponibilité des sommes dans les fonds affectés avant d autoriser le remboursement. Toute dépense doit préalablement être approuvée par le comité exécutif de la Fondation. Politique de don page 3

4 4.0 RESPONSABILITÉS 4.1 Responsabilités du conseil d administration Le conseil d administration assume la responsabilité d attribuer les fonds Le conseil d administration délègue au comité exécutif le pouvoir d octroyer les fonds dans le cadre de demandes de fonds affectés à des fins particulières Le conseil d administration maintient un rôle actif en ce qui concerne : La gestion et la distribution des avoirs de la Fondation. Le respect de la mission quant à la distribution de ces fonds. 4.2 Directeur général de la Fondation RSTR Soumettre au comité exécutif et/ou au conseil d administration de la Fondation RSTR toute demande de financement émanant du Centre hospitalier régional et de ses composantes Faire parvenir à qui de droit, suite à l approbation du conseil d administration, une lettre faisant état de la décision de ce dernier quant à l acceptation ou non du projet. 4.3 Coordonnateur aux finances Dans le cadre de demandes de remboursement pour des équipements ou autres issues de services/départements du Centre hospitalier qui ont des fonds affectés à des fins particulières, suite à l autorisation du directeur général de la Fondation pour le remboursement, le coordonnateur des finances est autorisé à signer les documents nécessaires au paiement des sommes allouées. 4.4 Directeur général du CSSSTR Le directeur général du CSSSTR doit autoriser, par le biais du formulaire de demande de don, toute demande de financement destinée au fonds général ou à un fonds dédié. Politique de don page 4

5 4.5 Directeur de service Le directeur de service doit autoriser toute demande d équipement provenant d un membre de son équipe et destinée à des fonds affectés à des fins particulières. 4.6 Président d'un fonds dédié Le président du fonds dédié se fait le porte-parole de son comité en présentant une demande d acquisition d équipement dans le secteur privilégié par son fonds, selon la procédure établie par la Fondation. Cette demande se doit d être en conformité avec la mission du fonds dédié. Politique de don page 5

6 Procédure Demande de financement provenant du fonds général et des fonds dédiés 1. La demande initiale de financement de matériel doit, dans un premier temps, être présentée au directeur général de l établissement. Ce dernier pourra alors déterminer si la demande en question s insère dans le plan de développement du Centre hospitalier. Dans l éventualité où le directeur général du CSSSTR estime que cette demande est justifiée, il la fait parvenir avec les documents explicatifs au directeur général de la Fondation. Ce dernier déposera les demandes reçues au comité exécutif et/ou au conseil d administration afin de traiter la demande. Un délai d une semaine avant la tenue des réunions est demandé. Un formulaire permettant une analyse rapide des documents, et précisant certains aspects du projet, doit être rempli par le demandeur et signé par le directeur général du CSSSTR (voir formulaire de don en annexe). Seules les demandes présentées par le directeur général du CSSSTR seront considérées. 2. Seul le conseil d administration de la Fondation peut autoriser les dons provenant du fonds général. Le directeur général de la Fondation, à la réception de la requête, peut demander au directeur général du CSSSTR d'inviter le demandeur au moment du dépôt du projet, afin d expliquer la nature de la requête. Le conseil d administration de la Fondation doit émettre une résolution confirmant la décision d accepter de financer en tout ou en partie, le projet. La décision du conseil d administration sera acheminée au directeur de l établissement. La confirmation écrite provenant du directeur général de la Fondation est essentielle pour recevoir le montant promis. Toute absence de document écrit constitue une raison suffisante pour la Fondation de refuser le remboursement d une dépense. L argent sera disponible jusqu à la date d échéance du calendrier du demandeur. (Dans le présent document, le masculin est utilisé sans discrimination et uniquement dans le but d alléger le texte.) *Conformément aux articles 3.1 et 3.2 de la politique de don. Politique de don page 6

7 Formulaire de demande de don Service/département Appareil ou équipement demandé : Pourquoi? (argumentaire clinique) Coût de l équipement : $ Montant demandé : $ Financement du projet : Calendrier de réalisation/date de livraison : Demandeur : Téléphone ou n o de poste : Signature du directeur général CSSS de Trois-Rivières Signature du directeur général Fondation RSTR Demande refusée Demande acceptée et montant alloué Politique de don page 7