Licence ProDon standard

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1 LIICENCE ET MODULES DIISPONIIBLES Le logiciel ProDon existe depuis Comme il est utilisé par des fondations et des organismes de toutes envergures, plusieurs modules ont été développés pour combler les besoins de chacun. ProDon est complètement bilingue et permet à chaque utilisateur de travailler dans la langue de son choix. ProDon est une application logicielle qui repose sur une base de données de type SQL-Serveur Langage de programmation : Delphi Licence ProDon standard ProDon est une base de données complète et détaillée contenant tous les contacts de votre organisation (donateurs, bénévoles, membres, employés, fournisseurs ). La licence de base ProDon couvre l ensemble des besoins liés à la gestion des dons et donateurs. Elle est spécialement conçue pour gérer les campagnes et les activités de financement (incluant la gestion des participants). Elle permet d effectuer le publipostage, les dépôts, d émettre les reçus fiscaux ainsi que les lettres de remerciements, et de générer des rapports et des listes personnalisés. ProDon conserve tout historique (dons reçus, sollicitations, participants aux événements ) et offre un gestionnaire de tâches parfaitement intégré pour améliorer le suivi des dossiers et la planification des occupations générales du personnel de l organisation.

2 Module réseau (gestion de sécurité et des accès par utilisateur) 2 La licence de base est conçue pour un usager à la fois, sans gestion d accès ni de sécurité. Un module réseau fournit 5 licences utilisateurs simultanés. Il offre une rigoureuse gestion de la sécurité et des accès par utilisateur. ProDon peut être accessible à partir de tous les postes de travail de l organisation. Par contre, le nombre de personnes à l utiliser simultanément variera selon la quantité de modules réseau.

3 Module transactions électroniques (cartes de crédit et prélèvements bancaires) 3 Le module transactions électroniques permet d enregistrer, d accumuler et de traiter les transactions payées par cartes de crédit ou par transferts bancaires. Logilys et Paiements Optimal ont conclu une entente de partenariat pour rendre plus accessible le traitement des transactions électroniques. Consultez-nous pour plus de détails et pour profiter d une tarification concurrentielle.

4 Module prospection et engagements (dons récurrents, planifiés, campagnes majeures) 4 Lors d une campagne, une recherche ciblée est souvent réalisée afin de trouver les donateurs susceptibles de faire un don majeur. La portion prospection de ce module permet de documenter toute information relative aux suivis effectués avec ces donateurs potentiels. Un engagement est une promesse de don payable en plusieurs versements échelonnés dans le temps. Le module prospection et engagements permet d en faire la gestion et le suivi à long terme. Il offre la possibilité d encaisser les dons en versements planifiés à intervalles réguliers ou non, selon un calendrier préétabli avec le donateur. Engagements par objectif : Lors d une campagne majeure par exemple, plusieurs donateurs se fixent un objectif de dons à atteindre. Le montant total de cet objectif est généralement réparti par versements à raison d une fois par année pour la durée de la campagne (habituellement 3 à 5 ans). À l aide de ce module, il sera possible et facile d envoyer des lettres de suivi personnalisées à chaque donateur. Les dons planifiés, comme les legs et les dons d assurance-vie font aussi partie des engagements par objectif. Engagements automatiques (nécessite le module transactions électroniques) : Certains donateurs désirent plutôt donner par versements automatiques; une fois par semaine, par mois, ou même à chaque deux semaines. Les engagements automatiques s effectuent par prélèvements préautorisés d un montant fixe sur une carte de crédit ou par virement bancaire. Combiné au module transactions électroniques, le module prospection et engagements permet de générer automatiquement les transactions aux dates prévues avec le donateur.

5 Module dons en ligne (formulaires personnalisés, dons individuels ou corporatifs) 5 Le module dons en ligne est conçu pour vous permettre de créer et de personnaliser vos propres formulaires en ligne. Vous avez l autonomie d activer et de désactiver vos formulaires et vous pouvez apporter toute modification nécessaire en cours de route. Vous avez aussi le contrôle sur le choix des champs à remplir, les couleurs, les images à insérer et le texte du courriel de remerciement qui sera envoyé au donateur accompagné de son reçu fiscal. Ce module est totalement intégré à ProDon et toutes les informations (donateurs et transactions) seront importées. En ce qui concerne le traitement des paiements, Logilys et Paiements Optimal ont conclu une entente de partenariat pour rendre plus accessible le traitement des transactions électroniques. Consultez-nous pour plus de détails et pour profiter d une tarification concurrentielle. Exemples de formulaires : application pour devenir bénévole campagnes annuelles ou majeures, dons in memoriam... billets reliés aux activités de financement : tournoi de golf, souper-bénéfice... demandes de financement Logilys s occupe de l hébergement de vos formulaires sur une plateforme sécurisée. À visiter :

6 Module PubliCourriel et section «S inscrire en ligne» (2 pages) 6 Une combinaison branchée Le module PubliCourriel est conçu pour effectuer des envois massifs de courriels personnalisés. Que ce soit pour un bulletin mensuel ou un courriel annonçant une activité. Nous avons combiné le PubliCourriel à l opportunité d ajouter des «listes de distribution» ou «listes d envoi» (infolettre, bulletin, activités à venir ) dans la section «S inscrire» de votre site Internet. Les internautes peuvent donc s inscrire pour recevoir les prochains courriels d information sur les sujets qui les intéressent. PubliCourriel Utilisez ProDon pour cibler la liste (personnalisée selon vos critères) des gens à qui vous voulez vous adresser; utilisez le module PubliCourriel pour composer votre message, insérer des images et des hyperliens ainsi que pour planifier la date et l heure de l envoi. Des statistiques sont compilées (nombre de courriels remis, ouverts, rejetés ) afin d évaluer l efficacité des envois. Une gestion automatique des rejets est aussi intégrée pour éviter tout problème de «pourriels».

7 ( Suite) Module PubliCourriel et section «S inscrire en ligne» 7 Section «S inscrire en ligne» Le PubliCourriel permet de créer deux types de listes d envoi : des «listes provisoires» (envoi unique tel qu un merci pour avoir participé à une soirée bénéfice) et des «listes permanentes» (envois répétitifs tels qu une infolettre, un bulletin mensuel ou de l information sur les activités à venir). Les thèmes des «listes permanentes» peuvent être disponibles sur votre site Internet dans la section «S inscrire» ou dans toute autre section de votre choix. Les thèmes sont créés dans ProDon et mis en ligne sur votre site. Les informations des internautes qui s y inscrivent seront synchronisées dans ProDon pour être ajoutées ou modifiées à vos listes d envoi afin qu ils reçoivent les prochains courriels d information sur les sujets qu ils ont choisis. À la suite de leur inscription ou de leur désinscription, les internautes reçoivent un courriel de confirmation.

8 Module facturation (paiements partiels ou complets, vente d articles sans taxes) 8 Ce module est un outil intéressant pour les gens qui désirent regrouper plusieurs transactions ou versements sur une même facture. Il est spécialisé pour la gestion des comptes à recevoir. Il vous permet d émettre des «factures» qui suivent un ordre de numéros séquentiels et vous donne l opportunité de traiter les paiements partiels ou complets qui y sont reliés. Les soldes à recevoir sont toujours disponibles pour effectuer vos suivis et vos rappels. De plus, si vous le désirez, les factures peuvent contenir un coupon-réponse et vous pouvez émettre une note de crédit en cas de besoin.

9 Module bénéficiaires (prêts et bourses, rentes viagères ) 9 Le module bénéficiaires permet de gérer les dons redistribués à d autres organisations ou bénéficiaires (associations, fondations, étudiants ) et à des causes distinctes (aide alimentaire, éducation, prévention, prêts et bourses, rentes viagères, projets spéciaux ). Il permet d enregistrer les bénéficiaires des dons et de traiter l information relative aux remises d argent. Il agit de façon similaire au traitement des dons reçus, mais en sens inverse. Il conserve l historique et offre les mêmes possibilités d analyse et de production de rapports.

10 Module intégration comptable (compatible avec la plupart des logiciels comptables) 10 La licence de base ProDon permet de gérer les dépôts et fournit un rapport détaillé par compte de GL. Le module intégration comptable exporte les résultats de ce rapport vers le logiciel de comptabilité et porte les écritures aux différents comptes de grand-livre (GL) touchés. Ce module est profitable pour les organisations qui utilisent fréquemment plusieurs comptes de GL. Il permet de gagner du temps en évitant la retranscription des écritures (GL) dans le logiciel comptable.

11 Modules d importation (importer des données dans ProDon) 11 3 modules spécifiques : Clients : importation et mise à jour de clients à partir de fichiers Excel, format CSV Transactions : importation de transactions (dons) à partir de fichiers Excel, format CSV Engagements : importation d engagements à partir de fichiers Excel, format CSV À l aide de ces modules, il est possible d importer différentes informations dans la base de données ProDon. Voici quelques exemples : importer et/ou mettre à jour des données en provenance d une autre source de données (par exemple, les finissants d une école) compléter l intégration à une page Web pour les dons en ligne (si vous n utilisez pas le module dons en ligne de ProDon) importer les données provenant du fournisseur en charge de vos campagnes de télémarketing importer les dons mensuels en provenance de la campagne interne par déduction à la source

12 Module multiorganisme (organisations détenant plus d un numéro d organisme) 12 Ce module permet de gérer, dans un seul ProDon (base de données commune), les dons reçus et les activités de financement spécifiques à chaque organisme. Les organismes reliés avec ce module partagent les mêmes clients, mais chacun émet ses propres reçus en utilisant son logo, son modèle ainsi que sa séquence numérique.