GUIDE DU SECRETAIRE Saison

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1 GUIDE DU SECRETAIRE Saison

2 TABLE DES MATIERES 1. Création d un club... 3 a. Comment devenir membre d une ligue?... 3 b. Ce que le club reçoit de la ligue Gestion des membres... 4 a. Inscription de membres... 4 b. Qualifications... 5 c. Fonctions et diplômes... 6 d. Commentaires... 6 e. Désaffilier des membres... 6 f. Modifier les données des membres... 6 g. Exporter les membres... 7 h. Divers Gestion du comité... 8 a. Fonctions... 8 b. Communication Gestion des équipes... 9 a. Inscription des équipes... 9 b. Timing Gestion des feuilles de match a. Avant le match b. Après le match c. Sanctions d. Changement de la date de match e. Forfaits f. Erreur dans le score Gestion des arbitres a. Rencontres arbitrées par des arbitres nationaux désignés par le Comité d Arbitrage b. Rencontres non arbitrées par des arbitres nationaux c. Bonus/Malus d. Compensation arbitrale

3 7. Gestion des documents a. Dérogations JEUNES SENIORS b. Non Objection Certificate c. Demande de transfert pour le championnat salle d. Les autorisations d usages à des fins thérapeutiques e. Déclarations d accident f. Attestation médicale g. Autres attestations Gestion disciplinaire/juridique a. Cartes jaunes et rouges b. Proposition transactionnelle c. Plainte d. Réclamation e. Comité de contrôle f. Comité d appel Gestion financière a. Frais d adhésion b. Amendes c. Forfaits Assemblées générales a. Assemblée générale ordinaire b. Assemblée générale extraordinaire Règlements a. Règlement d ordre intérieur b. Règlements Sportifs c. Règlement relatif aux barèmes des frais et amendes

4 a. Comment devenir membre d une ligue? Créer une ASBL et rédiger les statuts ; 1. Création d un club Procéder à la publication de statuts au moniteur belge ; Soumettre un business plan au Conseil d Administration de la ligue ; Composer un comité avec au minimum un président, un secrétaire et un trésorier ; Etre accepté par le Conseil d Administration de la ligue. b. Ce que le club reçoit de la ligue Création d un numéro de matricule lié à la province à laquelle appartient le club ; Remarques: Attribution d un login au secrétaire pour se connecter à Dim@sports afin qu il puisse effectuer l ensemble de ses tâches définies ci-après ; Un second login est ensuite attribué au «responsable sportif» afin qu il puisse gérer les feuilles de match. Quand les fonctions sont déléguées, de nouveaux logins peuvent être attribués ; Les fonctions de «secrétaire» et «responsable sportif» doivent être liées à un membre du Club pour obtenir les données correctes de ce club via le login dim@sports. 3

5 2. Gestion des membres a. Inscription de membres Zones obligatoires : nom, prénom, adresse, date de naissance, sexe, type de membre (compétitif, récréatif ou non joueur) et pour les séniors le niveau de qualification (voir point b). o Compétitif = personne inscrite sur des feuilles de match ; o Récréatif = membre pratiquant le hockey mais pas en compétition ; o Non joueur = membre du club ne pratiquant pas le hockey mais faisant par exemple partie du comité. Zones optionnelles : téléphone, gsm, , diplômes obtenus et fonctions ; Le numéro de maillot peut être mentionné et est ainsi repris directement sur la feuille de match ; En fonction de sa date de naissance, chaque membre est directement réparti dans une catégorie d âge déterminée (de U7 jusqu à Vétérans/Ladies) ; 4

6 Si à l aide du nom, prénom et date de naissance d un membre celui-ci est déjà dans notre base de données, une alerte apparait. Le secrétaire doit réinscrire le membre si celui-ci n est plus affilié à un autre club. Si le membre est bien affilié à un autre club, le secrétaire ne doit pas l inscrire. S il s agit d un autre membre, ce nouveau membre peut être affilié. Le membre existe mais n est plus affilié (et doit donc être réaffilié) : Le membre est bien affilié à un autre club (et ne doit pas être inscrit) : b. Qualifications Chaque membre est supposé jouer dans sa catégorie d âge (sauf si dérogations) ; Chaque membre mentionné sur une feuille de match pour une catégorie séniore doit disposer d une qualification de niveau. La qualification correspond à l équipe dans laquelle le joueur joue (Messieurs 1 = Qualification 1). Pour plus de détails, consulter le chapitre 2 du Règlement Sportif. Nous vous conseillons, pour chaque membre à prendre en compte pour une catégorie séniore de lui attribuer, dans tous les cas, une qualification (la plus basse possible) ; 5

7 Si un membre joue un match en division nationale séniore, il doit être inscrit au plus tard le mercredi précédent la première journée de championnat. c. Fonctions et diplômes Les différents diplômes (ADEPS/BLOSO) et fonctions dont disposent vos membres sont importants à mentionner pour l obtention de certains subsides. d. Commentaires Des zones «commentaires» sont prévues à disposition du secrétaire afin qu il puisse y mentionner certaines informations particulières à chaque membre. e. Désaffilier des membres Les membres peuvent être désaffiliés par le secrétaire du 1er juin au 30 septembre sans limite. Remarque : un membre peut introduire une demande de désaffiliation entre le 1 er et le 30 juin de chaque saison par lettre recommandée à adresser au secrétaire général de sa ligue. La ligue publie les demandes valables sur son Site et les clubs disposent ensuite de 14 jours pour faire part de leur objection. Ces objections sont traitées par le comité de contrôle de la ligue. f. Modifier les données des membres Les données des membres peuvent être modifiées à l exception du numéro d affiliation. Il faut se rendre dans le fichier de membres, sélectionner le membre à modifier en cliquant sur son numéro d affiliation. Vous êtes alors devant sa fiche où vous pouvez modifier les données. N oubliez pas de confirmer les changements. 6

8 g. Exporter les membres Un export en fichier excel de l ensemble des membres introduits dans Dim@sports peut être obtenu en cliquant en bas à droite sur l écran reprenant l ensemble des membres. h. Divers Après le 1er septembre, un membre ne peut pas participer à une autre compétition que la compétition nationale belge. Cependant, il peut obtenir une autorisation pour joueur dans une autre compétition nationale après cette date lorsqu il prend par exemple part à un projet Erasmus. Cette autorisation est attribuée par le Conseil d Administration de l ARBH. Cette demande écrite doit être introduite auprès du Secrétaire Général 20 jours calendrier avant la date à laquelle le Joueur désire disputer à nouveau des rencontres officielles de la compétition belge. 7

9 3. Gestion du comité a. Fonctions Différentes fonctions peuvent être introduites dans à l aide du numéro de membre de ce responsable. Ces fonctions sont les suivantes : Président Vice-président Secrétaire Trésorier Responsable sportif Responsable jeunes Responsable arbitrage Responsable salle Responsable dames b. Communication Les ligues ne communiquent que via le président ou le secrétaire. Les ligues envoient les convocations individuelles concernant les membres en premier lieu au secrétaire. 8

10 4. Gestion des équipes La gestion des équipes se réalise en général en collaboration avec la cellule sportive du club. a. Inscription des équipes A la fin de la saison, les équipes existantes peuvent être à nouveau inscrites via Dim@sports pour la saison suivante. De nouvelles équipes peuvent également être ajoutées. La division dans laquelle l équipe peut s inscrire dépend du classement de l année précédente ou dans les catégories de jeunes jusque U12 via un système de points. b. Timing Les équipes doivent être inscrites pour fin juin afin de permettre aux ligues de réaliser une programmation correcte. Des équipes supplémentaires peuvent par après seulement être ajoutées dans la mesure du possible. Les désinscriptions d équipes sont à éviter au maximum et mènent irrévocablement à des amendes. 9

11 5. Gestion des feuilles de match La gestion des feuilles de match est en principe une tâche du responsable sportif (via son login de capitaine ou de manager) mais le secrétaire a également cette compétence. a. Avant le match Avant chaque match les noms des joueurs, du staff et éventuellement des arbitres du club doivent être inscrits sur la feuille de match. Pour tous les matchs avec un arbitre national, un délégué au terrain doit être présent (ses tâches sont définies à l article 30 du Règlement Sportif). Dans Dim@sports, les joueurs de la catégorie /disposant de la correcte qualification sont proposés dans la colonne en haut à droite. Dans la colonne au-dessous, se trouvent les autres joueurs étant autorisés à jouer pour ce match. En outre, les joueurs disposant d une dérogation peuvent être ajoutés via leur numéro d affiliation. 10

12 Pour inscrire un joueur, il faut cliquer sur son nom et sur «copie». b. Après le match Immédiatement après le match, le résultat du match et les éventuelles cartes obtenues doivent être mentionnées sur la feuille de match. Si la rencontre a été arrêtée ou remise, cela doit être mentionné sur la feuille de match avec les raisons de cette interruption/remise. La validation de la feuille de match ne peut se faire que lorsque celle-ci est remplie entièrement. De toute façon, une validation automatique est réalisée le lundi matin. Le club doit remplir complètement ses données afin de ne pas recevoir d amende. 11

13 Pour introduire une carte, il faut cliquer sur la raison de la carte et ensuite la copier à côté du nom du joueur ayant reçu la carte. Pour supprimer une carte, il faut cliquer sur la carte et sur le «copier». c. Sanctions Des amendes sont attribuées en cas de données manquantes sur la feuille de match (cfr règlement relatif au barème des frais et amendes). d. Changement de la date de match Avec l accord de l adversaire, une demande de changement de date de match peut-être introduite auprès de la Ligue. Les délais imposés par le chapitre 1 du Règlement Sportif doivent être respectés. 12

14 e. Forfaits Les forfaits doivent toujours être signalés à la Fédération, à l adversaire et éventuellement à l arbitre national désigné. Plusieurs types de forfait existent : Forfait à temps si signalé plus de 48 heures avant la rencontre. Amende: 100 Forfait tardif si mentionné plus de 24 heures avant la rencontre. Amende : 150 Forfait absence d équipe si mentionné moins de 24 heures avant la rencontre. Amende : 200 Forfait au terrain si l équipe est présente mais pas en ordre eu égard aux règlements (trop peu de joueurs). Pas d amende. Forfait qualification en cas de non-respect des règles de qualification. Amende : 125. Forfait réciproque en cas de forfait des deux équipes. f. Erreur dans le score En cas d erreur dans le score encodé sur la feuille de match, cela doit être mentionné à la Fédération dans les 5 jours suivant la rencontre avec la confirmation de l adversaire. Si le délai n est pas respecté, le score encodé reste valide. 13

15 6. Gestion des arbitres a. Rencontres arbitrées par des arbitres nationaux désignés par le Comité d Arbitrage Les catégories arbitrées par des arbitres nationaux sont déterminées avant le début de chaque saison. Chaque arbitre national reçoit un défraiement consistant en un montant fixe et en une indemnité kilométrique. Ce défraiement doit être payé par le club visité avant le match. Un coach d arbitre peut également être désigné par le comité d arbitrage recevant le même défraiement. b. Rencontres non arbitrées par des arbitres nationaux Pour les rencontres mineurs et vétérans, le club visité doit fournir deux arbitres. Pour les autres rencontres non arbitrées par des arbitres nationaux ainsi que pour les rencontres de jeunes, chaque équipe doit fournir un arbitre. Pour les catégories U7, U8 et U9 un arbitre est suffisant, fourni par l équipe visitée. c. Bonus/Malus Pour chaque match de votre club arbitré par un arbitre national, le club doit fournir une prestation équivalente (donc un arbitre national de votre club doit arbitrer une rencontre nécessitant un arbitre national). Chaque prestation supplémentaire entraîne un bonus. Si le nombre de prestation n est pas atteint, une amende sera infligée. Pour chaque équipe jouant dans une division arbitrée par des arbitres nationaux, le club doit livrer un arbitre national. La mise à disposition de plus d arbitres nationaux que nécessaire offre un bonus tandis que si le nombre d arbitres nationaux est insuffisant, une amende est infligée au club. Le calcul des bonus/malus est effectué deux fois par saison : après le premier tour et en fin de saison. d. Compensation arbitrale A la fin de la saison, un total de l ensemble des frais d arbitrage payés par les clubs pour les arbitres nationaux est calculé, division par division. Pour chaque club, un calcul est réalisé entre le montant payé par ce club et le coût moyen de la division. Ce solde est ensuite crédité ou débité aux clubs. 14

16 7. Gestion des documents a. Dérogations JEUNES Dérogations montantes: sont nécessaires pour une jeune souhaitant jouer dans 2 catégories supérieures (s il joue en U12 ou plus) ou 3 catégories (s il joue en U11 ou moins) à la sienne. Le club doit fournir à la Ligue une attestation médicale délivrée par un médecin le reconnaissant apte à jouer dans ces catégories ainsi qu une autorisation parentale. Dérogations descendantes : ne sont possibles que si le Club ne possède aucune équipe inscrite en compétition régionale dans la catégorie dans laquelle le joueur devrait être qualifié. Cette dérogation doit être demandée à la Ligue et est octroyée par la Commission Jeunes. Un seul joueur disposant de cette dérogation peut être aligné en U8/U9, deux de U10 à U14 et 3 en U16 et U19. SENIORS En Juniors Vétérans, Gentleman et Ladies, les Joueurs doivent être âgés de 35 ans au minimum. Des joueurs âgés de 33 ans peuvent demander une dérogation à la Commission vétérans. Seulement trois (en juniors vétérans) ou deux (en Gentlemen en Ladies) joueurs disposant de cette dérogation peuvent être inscrits sur la feuille de match. En Vétérans, les joueurs doivent être âgés de 45 ans au minimum. Des joueurs âgés de 40 ans peuvent demander une dérogation à la Commission vétérans. Seulement trois joueurs maximum disposant de cette dérogation peuvent être inscrits sur la feuille de match. b. Non Objection Certificate Un Non Objection certificate est obligatoire pour tout joueur non belge prenant part à la compétition nationale. Il est délivré par la fédération d origine de ce joueur. Il est valable pour la saison en cours. Ce document est une obligation de la FIH afin de permettre à certaines fédérations d interdire à certains de leurs internationaux de prendre part à certains championnats. Les joueurs belges évoluant à l étranger peuvent également être dans l obligation d obtenir ce certificat ; la fédération le délivre sur simple demande au secrétariat. c. Demande de transfert pour le championnat salle Un joueur peut prendre part au championnat salle sous les couleurs d un autre club que celui dans lequel il est affilié pour le championnat outdoor. Pour cela, le secrétariat du club pour lequel le joueur évoluera en salle doit introduire à la fédération une demande de transfert signée également par le club d origine du joueur avant le 30 septembre. Le formulaire est disponible sur le Site de l ARBH. 15

17 d. Les autorisations d usages à des fins thérapeutiques Ces autorisations doivent être demandées pour les membres devant prendre, à des fins médicales, des produits spécifiques figurant sur la liste des produits interdits en matière de dopage. e. Déclarations d accident En cas d accident, la compagnie d assurance doit être avertie via le formulaire prévu à cet effet et disponible sur le Site de la Fédération. Ce formulaire est à envoyer à l adresse suivante : Arena, Rue Joseph II, Brussel. Conservez tous les documents en lien avec les soins reçus et les médicaments prescrits à déposer en 1 er lieu à la mutuelle. Tenez Arena au courant de l évolution du traumatisme (aggravation, extension, guérison) en transmettant les rapports médicaux. f. Attestation médicale Chaque joueur évoluant en catégorie séniore doit faire compléter, pour le 15 octobre de chaque saison au plus tard, un certificat médical le prouvant apte à pratiquer le hockey. Si le club aligne un joueur n étant pas en ordre d attestation médicale, il sera redevable d une amende de 50. En cas de récidive pour ce joueur, le match auquel celui-ci a pris part sera sanctionné d un forfait. g. Autres attestations D autres attestations nécessaires pour les clubs peuvent être demandées via le secrétariat de la fédération. 16

18 a. Cartes jaunes et rouges 8. Gestion disciplinaire/juridique Lorsqu un joueur a reçu 3 cartes jaunes lors d une même saison, il est automatiquement suspendu pour la journée suivante pour toutes les catégories pour lesquelles ce joueur est qualifié (il en est de même pour la 4 ème, 5 ème, carte). Aucun appel contre cette suspension n est possible. Si un membre reçoit une carte rouge, le Club doit envoyer un rapport avec la version des joueurs concernés et éventuellement la version des arbitres du Club (ou d autres membres du club impliqués). Un dossier est constitué réunissant l ensemble des versions et est ensuite transmis aux procureurs. Lorsqu un membre reçoit une carte rouge, celui-ci est directement suspendu la journée suivante pour toutes les catégories pour lesquelles ce membre est qualifié. Cela peut éventuellement être évité en respectant les conditions telles que détaillées au Titre II du Règlement d Ordre Intérieur. b. Proposition transactionnelle En cas de dossier disciplinaire (cartes ou plaintes) celui-ci est traité en première instance par le parquet. Ce dernier peut soumettre une proposition transactionnelle ou transmettre le dossier au Comité de contrôle. La proposition transactionnelle est envoyée au secrétariat du Club qui a 10 jours pour faire part de sa réponse. Si le club refuse cette proposition ou n y répond pas, le dossier sera traité par le comité de contrôle. c. Plainte Un club peut, via son président ou secrétaire, introduire une plainte lorsqu il constate une infraction aux statuts ou ROI de la fédération. Celle-ci doit être introduite dans les 5 jours (3 jours pour la VHL) à compter du jour de l événement ou du jour où le plaignent a eu connaissance de cet événement. Cette plainte sera traitée par l instance compétente : secrétaire général, procureurs ou comité de contrôle. d. Réclamation Un club peut, via son président ou secrétaire, introduire une réclamation lorsqu il constate une infraction au Règlement Sportif. Cette réclamation doit être introduite dans les 5 jours à compter du jour de l événement. Cette réclamation sera traitée par l instance compétente : secrétaire général ou comité de contrôle (avec l avis du Comité d Arbitrage si nécessaire). 17

19 e. Comité de contrôle Le comité de contrôle traite en séance les dossiers qui lui sont soumis après avoir entendu les parties concernées. f. Comité d appel Après un jugement rendu par le comité de contrôle, les Parties ont la possibilité d aller en appel devant le comité d appel dans un délai de 5 jours (3 jours pour la VHL) prenant cours le lendemain du dépôt à la poste de la lettre de notification de la décision du Comité de contrôle. 18

20 9. Gestion financière a. Frais d adhésion Le paiement des frais d affiliation des membres et d inscriptions des équipes doit être réalisé pour la fin de saison. Aux environs du 15 août, une première avance de 65%, calculée sur base des données de la saison précédente, est facturée. Une deuxième avance de 25% est facturée aux environs du 15 novembre. A la fin de la saison, le solde est facturé. b. Amendes En cas de non-respect du règlement, des amendes peuvent être infligées (cfr le règlement relatif au barème des frais et amendes). Des amendes peuvent également être imposées par le parquet fédéral ou par un comité juridictionnel. Les amendes sont calculées mensuellement et soumises aux secrétaires qui peuvent demander des détails supplémentaires. Ces amendes sont ensuite facturées. c. Forfaits Les forfaits sont facturés deux fois par an. L équipe ayant subi un forfait, reçoit la moitié du montant payé par l équipe ayant déclaré forfait. 19

21 a. Assemblée générale ordinaire 10. Assemblée générale L assemblée générale ordinaire des ligues et de l ARBH se déroule au mois de juin. C est l occasion d y faire le bilan de l année sportive écoulée et de soumettre aux votes d éventuelles propositions de modifications du Règlement d Ordre Intérieur. b. Assemblée générale extraordinaire L Assemblée générale extraordinaire des ligues se déroule en général dans le courant du mois de mars. Elle a pour objet principal l approbation des comptes pour l année civile antérieure et du budget pour l année civile en cours. 20

22 11. Règlements a. Règlement d ordre intérieur Le règlement d ordre intérieur est composé de deux titres principaux: - De la structure de l ARBH/de la ligue : ce chapitre présente les différents comités et commissions ainsi que les relations entre l ARBH/la ligue et les clubs - De la procédure : ce chapitre permet de prendre connaissance du code de discipline et des procédures disciplinaires. b. Règlements Sportifs Il existe un règlement sportif pour le hockey sur gazon et un second pour le hockey en salle. Ces règlements comprennent l ensemble des dispositions nécessaires à l organisation du championnat. c. Règlement relatif aux barèmes des frais et amendes Ce règlement reprend l ensemble des frais et amendes qu un club encourt en inscrivant des membres, des équipes ou en commettant des infractions aux règlements en vigueur. 21