Module 7 : Crashs d Excel

Transcription

1 Module 7 : Crashs d Excel 7.0 Introduction La plupart des utilisateurs d Excel ont probablement été confrontés à des ralentissements ou à un blocage, accompagné du redoutable message «Microsoft Excel a rencontré un problème et doit fermer. Nous vous prions de nous excuser pour ces désagréments» : Autrement dit, vous allez perdre votre travail. Ce module est conçu pour vous aider à éviter ce scénario à travers quelques conseils sur ce qu il convient de faire pour que cela n arrive pas. 7.1 Éviter les problèmes Vous devez principalement : connaître le volume de vos fichiers, réduire ce volume autant que possible, et établir les méthodes les plus simples pour qu Excel accomplisse les tâches que vous lui donnez. Évaluer le volume Le volume des fichiers Excel est variable, allant de quelques kilooctets à des dizaines de mégaoctets et plus. Plus le fichier est gros, plus vous alourdirez la charge de votre machine et plus vous risquez de voir un crash se produire. Si vous estimez qu un fichier va être volumineux (vous pouvez en avoir une idée par le temps qu il prend à ouvrir), vous pouvez connaître son volume exact. Il existe deux moyens faciles pour cela. Si le fichier est déjà ouvert : Bouton Office > Préparer > Propriétés > Propriétés du document > Propriétés avancées 2010 Excel with Business 1 Module 7: Crashs d Excel

2 Si le fichier n est pas ouvert, allez jusqu à son emplacement, double cliquez dessus et sélectionnez Propriétés. Dans tous les cas, la taille du fichier s affiche au milieu de la fenêtre après ouverture. Le lien entre la taille du fichier et le risque d un crash d Excel dépend fortement de votre système : quantité de mémoire et d espace disque disponibles, etc. Réduire le volume Voici quelques façons de réduire la taille d un fichier : Supprimez tout ce dont vous n avez pas besoin : o Insérez un lien vers l emplacement des données source plutôt que, par exemple, dupliquer une base de données. o Sachez que les images sont particulièrement gourmandes. Divisez le classeur en deux fichiers ou plus si le travail peut se scinder aisément et être divisé sans nécessairement devoir lier les fichiers entre eux. Essayez d employer des valeurs plutôt que des formules. Les formules sont souvent recopiées sur des milliers de lignes. Ceci peut être nécessaire lors de la première opération afin d obtenir les premiers résultats. Mais ensuite, si les valeurs ne sont pas destinées à être modifiées fréquemment, il peut être préférable de conserver les formules de la ligne du haut (pour pouvoir suivre la méthodologie) et de copier-coller les valeurs suivantes (pour réduire le volume du fichier). Il est important de garder trace de ce que vous avez fait. Colorez la ligne du haut pour indiquer ceci : 2010 Excel with Business 2 Module 7: Crashs d Excel

3 C est complexe Les problèmes peuvent survenir même avec des classeurs de petite taille (bien que les fichiers volumineux soient les plus problématiques). Les problèmes peuvent aussi provenir du fait que vous travaillez en réseau, que vous vous connectez à et depuis d autres fichiers et que vous exécutez des macros. La gestion d un fichier risquant de dépasser les capacités d Excel est effectivement complexe ; tout ce que nous pouvons faire est jouer sur la taille du fichier et traiter ce type de fichiers avec une attention particulière. Procédure particulière Lorsque vous devez travailler sur des fichiers volumineux et complexes, vous pouvez réduire les risques de crash de cette façon : Exécutez les tâches complexes de manière locale, c est-à-dire importez des fichiers du réseau et enregistrez-les sur votre ordinateur afin de diminuer les processus mis en œuvre dans leur détection. Gardez ouverts les fichiers que vous liez. Encore une fois, cela permet de rendre les fichiers mieux visibles pour qu ils se détectent les uns les autres, et réduit la charge qui pèse sur Excel. Réduisez le nombre d autres applications exécutées en arrière-plan. Il s agit d une mauvaise habitude prise par la plupart des professionnels qui affecte leur productivité (votre travail à l écran sera beaucoup plus facile à gérer à un moment donné) et favorise l apparition de blocages. 7.2 Dépannage Ce qui précède vous aidera certainement à réduire le nombre de crashs rencontrés, mais ceux-ci risquent de se reproduire. Dans ce cas, deux scénarios se présentent : soit votre ordinateur est bloqué, soit Excel déclare par un message qu il doit fermer. L ordinateur se fige Dans cette situation, il reste un espoir qu Excel règle le problème par lui-même. Si par chance (ce qui est rare) vous n avez pas de données à enregistrer dans aucune de vos applications, prenez le taureau par les cornes et allez directement au Gestionnaire des tâches (touches Ctrl-Alt-Suppr pressées simultanément) pour forcer Excel à fermer : Ctrl-Alt-Supp > Gestionnaire des tâches > Applications > Fin de tâche 2010 Excel with Business 3 Module 7: Crashs d Excel

4 Toutefois, si vous ne voulez pas perdre un travail et que vous pensez devoir attendre un peu, vous pouvez tenter d aider l application à s en sortir en procédant ainsi : Fermez toutes les autres applications, à conditions qu elles non plus ne soient pas bloquées (Clic droit > Fermer). Allez sur le Gestionnaire de tâches : o Ouvrez le Gestionnaire de tâches, sélectionnez le fichier Excel et cliquez sur Basculer vers au bas de la fenêtre. Ceci indique à l ordinateur de se préoccuper d Excel avant toute autre application. o Fermez les autres applications en cours en cliquant sur Terminer maintenant si la manœuvre Clic droit > Fermer a échoué. Ne lancez surtout pas d autres tâches à accomplir par l ordinateur, même si Excel ne vous semble pas répondre à ce moment-là. 7.3 Crash déclaré Quand un crash se produit, les choses ne sont pas si terribles qu il n y paraît. Vous n avez pas d autre choix que de fermer Excel (soit vous en êtes informé et Excel ferme de luimême, soit vous devez le faire par le Gestionnaire de tâches). Mais quand vous rouvrez le programme, il se peut que vous n ayez pas perdu tout votre travail. Enregistrez Comme recommandé dans le module 3 : Personnaliser Excel, paramétrez la fonction de récupération automatique par intervalle de quelques minutes (toutes les 10 à 15 minutes) pour ne pas perdre trop de travail. Rappel de l opération à faire une fois pour toutes : Bouton Office 2007 > Options Excel > Enregistrer > Enregistrer les informations de récupération automatique toutes les Fichier de récupération automatique Également recommandé dans le module 3 : Personnaliser Excel, choisissez un emplacement pratique pour les fichiers de récupération automatique. Bien que nous soyons généralement favorables à un bureau le plus net possible, il peut être judicieux de placer le fichier de récupération sur votre bureau puisque vous aurez besoin de le retrouver immédiatement sans tracas inutile. Notez que les fichiers de récupération automatique sont supprimés lorsque : Vous enregistrez le fichier manuellement 2010 Excel with Business 4 Module 7: Crashs d Excel

5 Le fichier est enregistré sous un nouveau nom au moyen de la commande Enregistrer sous (F12) Vous fermez le fichier. Vous quittez Excel, que vous ayez enregistré le fichier ou non. Vous désactivez la fonction de récupération automatique pour le classeur en cours. Vous désactivez la fonction de récupération automatique en décochant la case Enregistrer les informations de récupération automatique toutes les Fichiers temporaires Vous pouvez également récupérer votre travail depuis un fichier temporaire. Ils portent tous l extension.tmp mais ils sont créés par de nombreuses applications différentes, notamment Word, PowerPoint et Excel. Ils sont générés toutes les quelques secondes dans un but de sauvegarde. Vous les trouverez en général ici : C:\ Documents and Settings\<username>\Local Settings\Temp" sous Windows XP ou "C:\Users\<username>\AppData\Local\Temp" sous Windows 7/Vista Les fichiers temporaires ne sont PAS reliés entre eux. Cependant, en cas de situation d urgence, cela vaut la peine d aller vérifier ces emplacements. Envoyer des rapports d erreur? Nous ne recommandons pas d envoyer des rapports d erreur. Votre ordinateur a déjà du mal à s en sortir avec les tâches que vous lui demandez et dont vous avez besoin Excel with Business 5 Module 7: Crashs d Excel