Règlement de fonctionnement et d organisation de la Cour des comptes du canton de Vaud

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1 Règlement de fonctionnement et d organisation de la Cour des comptes du canton de Vaud Projet soumis à la consultation du Conseil d Etat 30 avril 2008 I. CHAMP D APPLICATION... 2 Art. 1. Objet... 2 II. ORGANISATION GENERALE... 2 Art. 2. Composition... 2 Art. 3. Collégialité... 2 Art. 4. Présidence et vice-présidence... 2 Art. 5. Droits et obligations des membres de la Cour... 2 Art. 6. Organisation du travail... 3 Art. 7. Intérim des membres de la Cour... 3 Art. 8. Ethique... 3 Art. 9. Personnel... 3 Art. 10. Formation... 3 Art. 11. Experts externes, personnel auxiliaire et intérimaire... 4 Art. 12. Activités diverses des membres de la Cour... 4 Art. 13. Contrôle financier et budgétaire de la Cour... 4 III. FONCTIONNEMENT DE LA COUR... 4 Art. 14. Activités administratives... 4 Art. 15. Activités de contrôle... 5 Art. 16. Plan de travail et coordination... 5 Art. 17. Séances plénières... 6 Art. 18. Règles de signatures... 6 Art. 19. Rapport d activité annuel... 6 IV. CADRE DES ACTIVITES DE CONTROLE... 7 Art. 20. Généralités... 7 Art. 21. Définitions... 7 Art. 22. Typologie des contrôles... 8 Art. 23. Audit financier et de gestion... 8 Art. 24. Vérification de l évaluation de la gestion des risques... 8 Art. 25. Examen d investissements... 9 Art. 26. Audit de rentabilité... 9 Art. 27. Evaluation de politiques publiques... 9 V. PROCEDURES DE CONTROLE... 9 Art. 28. Conditions de mise en œuvre des missions de contrôle... 9 Art. 29. Récusation...10 Art. 30. Déroulement des missions de contrôle...10 Art. 31. Dénonciations des irrégularités...11 Art. 32. Publicité des rapports...11 VI. DISPOSITIONS FINALES Art. 33. Entrée en vigueur...11

2 2 I. CHAMP D APPLICATION Art. 1. Objet Le présent règlement définit l organisation et le fonctionnement de la Cour des comptes (ci-après : la Cour), les attributions de ses membres et de ses collaborateurs-trices, le cadre de ses activités ainsi que les procédures applicables. II. ORGANISATION GENERALE Art. 2. Composition La Cour est composée de 5 juges égaux entre eux. Art. 3. Collégialité La Cour fonctionne de manière collégiale en toute indépendance et objectivité. Art. 4. Présidence et vice-présidence La Cour se réunit en séance plénière pour élire son-sa président-e et son-sa viceprésident-e. Les charges de présidence et de vice-présidence sont limitées à une année et, pour chaque juge, à deux occurrences non consécutives durant la période de 6 ans pour laquelle il-elle est élu-e. Art. 5. Droits et obligations des membres de la Cour Chaque membre de la Cour : doit respecter le devoir de diligence dans l exercice de sa charge ; doit transmettre aux autres membres les renseignements et documents d intérêt général ou revêtant une importance particulière pour la Cour dès l instant où ils lui parviennent ; a le droit de prendre connaissance de la totalité des informations disponibles concernant l ensemble des activités déployées par la Cour ; est tenu au secret de fonction au sens de l art. 320 CP, conformément à l art. 13 LCComptes, pour tout ce qui parvient à sa connaissance au sujet de la Cour et de ses activités.

3 3 Art. 6. Organisation du travail La Cour comprend deux secteurs : les activités de contrôle qui concernent les missions et les attributions de la Cour (art. 2 et 24 ss LCComptes) ; les activités administratives traitées par des délégations de deux juges, qui concernent en particulier l administration générale de la Cour, la gestion du personnel, la formation et les relations avec l extérieur. Art. 7. Intérim des membres de la Cour En cas d empêchement prolongé d un-e membre de la Cour, les responsabilités et les missions qui lui incombent sont provisoirement transférées à un-e autre membre, sur proposition du-de la président-e, d entente avec les autres membres de la Cour. Art. 8. Ethique La Cour met en œuvre une charte éthique visant à favoriser l émergence d une culture commune autour de valeurs centrales clairement identifiées et identifiables, tant à l égard du public, des entités auditées, des autorités, du personnel de la Cour et de ses membres entre eux-elles. La Cour met en place une organisation et un fonctionnement qui intègrent la dimension éthique, en particulier le refus de toute forme de discrimination, notamment en raison de l origine et de l âge ainsi que la prise en compte du respect de l égalité entre hommes et femmes. La Cour évalue annuellement l application des principes figurant dans la charte éthique. Art. 9. Personnel Les collaborateurs-trices de la Cour sont tenus au secret de fonction au sens de l art. 320 CP. Art. 10. Formation La Cour veille aux besoins de formation des juges et des collaborateur-trice-s. Elle met en œuvre les mesures adéquates.

4 4 Art. 11. Experts externes, personnel auxiliaire et intérimaire La Cour peut recourir à l assistance d experts externes ainsi qu à du personnel auxiliaire et intérimaire. Ces personnes oeuvrent sous la responsabilité de la Cour et sont tenues au secret de fonction au sens de l art. 320 CP. Art. 12. Activités diverses des membres de la Cour La Cour se prononce sur les activités diverses au sens de l art. 7 LCComptes que lui annoncent sans délai ses membres. Après avoir analysé la situation, la Cour peut intimer un délai de régularisation à celui-celle qui est concerné-e par l application de l art. 7 précité. En ultime recours, la Cour dénonce la situation au Bureau du Grand Conseil. En outre, la Cour n est liée par aucune opinion personnelle ou initiative individuelle d un-e de ses membres. Art. 13. Contrôle financier et budgétaire de la Cour La Cour met en place son système de contrôle interne, en particulier les directives en matière de contrôle financier et budgétaire. III. FONCTIONNEMENT DE LA COUR Art. 14. Activités administratives Les activités administratives de la Cour se répartissent en cinq secteurs dirigés chacun par une délégation composée d un-e juge responsable et d un-e autre juge. Une directive définit les cahiers des charges du-de la président-e et des délégations. Le-la président-e est chargé-e de l établissement de l ordre du jour des séances de la Cour. Il-elle est responsable de la mise en œuvre de la planification, de la transcription fidèle des débats au procès-verbal et de sa signature, ainsi que du suivi des décisions et de diverses activités administratives. Le-la président-e assume également la représentation protocolaire de la Cour et les contacts avec les citoyens-nes, les Autorités et les médias. Le-la vice-président-e assure la suppléance du-de la président-e.

5 5 Art. 15. Activités de contrôle Par activités de contrôle, on entend la mise en application de la mission et des attributions générales de la Cour conformément à la LCComptes. Les dossiers de contrôle sont attribués aux juges par la Cour en veillant à une répartition équilibrée de la charge globale de travail. Chaque dossier est confié, en principe, à deux juges. Le-la président-e, respectivement le-la vice-président-e, veille à l avancement des dossiers et au respect des délais. Art. 16. Plan de travail et coordination La Cour établit elle-même son plan de travail annuel. Il peut être modifié en fonction notamment de dossiers d une importance primordiale ou présentant un caractère d urgence, ou encore en raison de circonstances particulières. Conformément à l art. 31, al. 3 LCComptes, le plan de travail de la Cour et ses modifications éventuelles est transmis pour information au Conseil d Etat, aux Commissions de gestion et des finances du Grand Conseil et au Contrôle cantonal des finances. La Cour définit la nature et l ampleur des contrôles qu elle entend effectuer à l exception des mandats attribués par le Grand Conseil en vertu de l art. 25 LCComptes. Pour autant que cela ne nuise pas à son indépendance, la Cour veille à coordonner ses travaux avec ceux des autres entités chargées des contrôles financiers. Deux fois par an au moins, les membres de la Cour et la direction du Contrôle cantonal des finances se réunissent pour coordonner leurs travaux respectifs. La Cour fonde ses contrôles sur des critères tels que : l importance des enjeux financiers ; l exemplarité, dans la mesure où le cadre d une mission de contrôle peut s appliquer au-delà du champ de l analyse en cause ; l impact sur la population ; d autres aspects liés au bon usage et à la transparence de la gestion des fonds publics.

6 6 Art. 17. Séances plénières La Cour délibère et prend ses décisions en séance plénière, en principe, une fois par semaine. Elle ne peut siéger valablement que si trois de ses membres au moins sont présents. Pour l adoption des rapports, la Cour siège lorsqu elle est au complet. Toutefois, la Cour peut siéger à 4 membres lorsque la décision relative à l adoption d un rapport ne peut souffrir d aucun retard. Dans ce cas, s il y a égalité des voix, celle du-de la président-e, en son absence du-de la vice-président-e, est prépondérante. Les séances de la Cour se tiennent à huis clos et les délibérations sont couvertes par le secret. Elles sont dirigées par le-la président-e, en son absence par le-la viceprésident-e ou par un-e autre juge. Les décisions sont consignées dans un procès-verbal de séance qui demeure strictement confidentiel. A sa demande, l objection d un-e juge minoritaire est portée au procès-verbal. Les documents adoptés en séance plénière sont munis du sceau de la Cour et portent la signature du-de la président-e, du-de la vice-président-e, ou d un-e autre juge en l absence de l une des deux personnes précitées. Art. 18. Règles de signatures Les actes de la Cour sont signés conjointement par le-la président-e et le-la viceprésident-e, ou par un-e autre juge en l absence de l une ou l autre des personnes précitées. La correspondance courante de la Cour est, en principe, signée par un-e juge. Les rapports de contrôle de la Cour sont paraphés comme il suit : «La Cour délibérant en séance plénière a adopté le présent rapport public en présence de Mme/M. président-e, Mme/M. vice-président-e, et Mmes et MM. juges,.mme/m. s est /se sont récusé-e-s conformément à la loi et au règlement.» Art. 19. Rapport d activité annuel Le rapport d activité annuel de la Cour (art. 22 LCComptes) comprend un compterendu des activités de contrôle et administratives de la Cour ainsi qu un bilan de la réalisation du plan de travail.

7 7 IV. CADRE DES ACTIVITES DE CONTROLE Art. 20. Généralités Les activités de contrôle définies ci-après sont susceptibles d être adaptées selon les circonstances, le type de mission ou les caractéristiques propres des missions relevant des articles 25 à 27 ainsi que de l article 29 LCComptes. Les contrôles de la Cour ne portent pas sur l opportunité politique d une mesure. Art. 21. Définitions 1. Le principe de légalité signifie que toute dépense et toute recette doit reposer sur une base légale. En outre, toute décision s y rapportant doit respecter la procédure prévue par la loi. 2. Le principe de régularité comptable postule que la comptabilité doit être à jour, organisée systématiquement et de manière rationnelle, c est-à-dire qu elle comprend notamment l introduction et la mise en œuvre de mesures nécessaires au système de contrôle interne de manière à renforcer la sécurité sur le plan de la gestion de l Etat, des communes et des organismes bénéficiant des deniers publics. 3. Le principe d économie vise à dépenser avec mesure et modération et à éviter toute dépense inutile. 4. Le principe d efficience (rentabilité) est mesuré dans le rapport entre la production de biens, de services ou d autres résultats et les ressources utilisées pour les produire. Il traduit le degré d optimisation de l utilisation des ressources. 5. Le principe d efficacité évalue l aptitude à atteindre les objectifs fixés selon un rapport coût/bénéfice favorable. 6. Par système de contrôle interne, on considère un processus intégré mis en oeuvre par les responsables et le personnel d une organisation qui est destiné à traiter les risques et à fournir une assurance raisonnable quant à l atteinte, dans le cadre de la mission de l organisation, des objectifs généraux suivants: réalisation et optimisation des opérations (mises en œuvre de manière ordonnée, éthique, économique, efficiente et efficace) ; fiabilité des informations financières ; conformité aux lois et réglementations en vigueur ; protection du patrimoine et des ressources. 7. La gestion des risques est un processus mis en œuvre par les organes dirigeants et l ensemble des collaborateurs-trices d une entité. Il est conçu pour identifier les évènements potentiels susceptibles de l affecter et vise à fournir une assurance raisonnable quant à l atteinte de ses objectifs. Il établit notamment la liste des risques ainsi que leurs conséquences et la probabilité de leur occurrence. Il détermine les moyens susceptibles d être mis en œuvre en vue de diminuer l importance de leurs conséquences et documente les procédures de contrôle.

8 8 8. Une politique publique est un enchaînement de décisions et d activités, issues d acteurs institutionnels et parfois privés, visant à orienter le comportement d une population cible afin de résoudre un problème ou de répondre à un besoin reconnu comme collectif. Art. 22. Typologie des contrôles La Cour organise ses missions de contrôle de la gestion des finances et de l utilisation de tout argent public selon la typologie suivante : audit financier et de gestion (art. 23) ; vérification de l évaluation de la gestion des risques (art. 24) ; examen d investissements (art. 25) ; audit de rentabilité (art. 26) ; évaluation de politiques publiques (art. 27). Art. 23. Audit financier et de gestion Le cadre de ce type de contrôle porte de manière généralement concomitante sur les axes suivants : Audit financier Il comprend notamment des aspects de conformité en matière de légalité et de régularité comptable ainsi que l analyse du système de contrôle interne. Audit de gestion Il a en particulier pour objectif l appréciation de la manière dont une entité : organise ses activités par le biais d un emploi efficient des moyens par rapport aux objectifs fixés ; définit, concrétise et atteint ses objectifs Art. 24. Vérification de l évaluation de la gestion des risques La vérification de l évaluation de la gestion des risques porte sur la méthodologie utilisée par une entité ainsi que, le cas échéant, des mesures prises, en matière : de prise en compte du niveau de risque lié au choix d options stratégiques d identification et d évaluation des risques ; d analyse des réponses apportées aux risques identifiés ; de surveillance et de pilotage des risques ; du reporting périodique de la gestion des risques.

9 9 Art. 25. Examen d investissements Ce type d examen se caractérise principalement par la vérification de la légalité, de la régularité comptable, de l économie, de l efficience et de l efficacité des investissements du canton, d une commune ou d une autre entité définie dans le champ de contrôle de la Cour. Art. 26. Audit de rentabilité L audit de rentabilité a pour but d analyser et d apprécier le degré d application du principe d efficience dans la mise en œuvre d un projet, d un programme ou d une politique publique. Il porte essentiellement sur l examen du rapport entre les résultats obtenus et les moyens engagés (optimisation de l utilisation des ressources). Art. 27. Evaluation de politiques publiques L évaluation est une démarche qui permet la mesure, aussi systématique et objective que possible, des résultats d un projet, d un programme ou d une politique publique, en vue de déterminer sa pertinence, sa cohérence, l efficience et l efficacité de sa mise en œuvre, son impact sur le public cible et sa capacité à résoudre un problème ou à répondre à un besoin reconnu comme collectif, pour lesquels elle a été définie sur le long terme. V. PROCEDURES DE CONTROLE Art. 28. Conditions de mise en œuvre des missions de contrôle A l exception des attributions spéciales confiées à la Cour par le Grand Conseil, celle-ci se saisit elle-même des objets qu elle entend traiter (art. 24 à 27 et 29 LCComptes). Lorsqu une proposition émane du Conseil d Etat, conformément à l art. 26 LCComptes, la Cour l informe de sa décision en la motivant. Elle demande, le cas échéant, les moyens nécessaires à l exécution du mandat. Il en est de même concernant les demandes d autres cantons définies à l art. 29 LCComptes. La Cour ne motive pas ses décisions d entrer ou non en matière sur les signalements portés à sa connaissance (art. 27 LCComptes). Elle ne donne pas suite aux signalements anonymes, mais peut garantir l anonymat des auteurs des signalements, sous réserve de l ouverture d une procédure pénale.

10 10 Dans le cadre des analyses précédant le choix de ses missions de contrôle, afin de réunir la documentation requise pour la planification de ses travaux, la Cour peut prendre des contacts préalables, notamment avec la direction des entités soumises à son champ de contrôle. A l exception des communications que la Cour décide elle-même, toutes les informations relatives aux missions de contrôle sont confidentielles. Art. 29. Récusation En vertu de l art. 9 LCComptes, le-la juge doit se récuser lorsqu il-elle est confronté-e au traitement, à un titre ou à un autre, d un dossier ou d une affaire déterminée qu ilelle a traité dans les 6 ans qui précèdent. Un-une juge doit se récuser sans être obligé d indiquer de motif lorsqu il-elle considère que le respect de son indépendance est menacé. Art. 30. Déroulement des missions de contrôle Le déroulement des missions de contrôle est généralement structuré de la manière suivante : 1. La Cour informe par écrit la direction de l entité concernée de sa décision de procéder à des travaux de contrôle en indiquant le cadre général de ceux-ci. Elle peut également prendre contact avec la direction précitée afin de réunir les premières informations requises pour ses travaux. 2. Le contrôle proprement dit débute par une séance avec la direction de l entité ou les personnes qu elle désigne à cet effet, afin de présenter les objectifs de la mission, le type de contrôle effectué et préciser le déroulement de la mise en œuvre du contrôle prévu par la Cour. De son côté, l entité présente les éléments pertinents de son organisation et de ses activités. 3. Les entités soumises au contrôle de la Cour sont tenues de collaborer avec celleci, notamment en fournissant tous renseignements et toutes pièces, ainsi qu en autorisant tout accès à leur système informatique dans la mesure où cela est utile à l exécution de sa tâche. 4. En fonction du résultat de ses analyses, la Cour se réserve la possibilité de modifier l étendue de ses travaux en cours de contrôle. 5. A l issue des contrôles, le projet de rapport est mis en circulation auprès de la Cour qui fixe un délai pour son examen. Au terme de ce délai, il est procédé à la délibération pour prise de décision en séance plénière, à moins que la Cour considère qu il convient d approfondir et/ou d étendre l analyse du dossier.

11 11 6. La Cour organise en principe une séance avec la direction de l entité contrôlée pour lui présenter les conclusions de ses travaux. Le projet de rapport de la Cour comprend des constatations et des recommandations. Il est adressé à la direction de l entité contrôlée avec l invitation à lui faire part de ses observations dans un délai de 21 jours. La Cour peut prendre position sur les observations faites par l entité contrôlée. 7. Le rapport final, tel qu adopté par la Cour en séance plénière, est transmis à l entité concernée, au Conseil d Etat, aux Commissions de gestion et des finances du Grand Conseil ainsi qu au Contrôle cantonal des finances. Il comprend notamment : les observations de l entité auditée ; les éventuelles remarques subséquentes de la Cour ; le cas échéant, les avis minoritaires des membres de la Cour. Art. 31. Dénonciations des irrégularités A moins que d autres mesures d urgence ne s imposent, le-la juge qui estime avoir découvert des indices d irrégularités en informe immédiatement les autres membres de la Cour. Cette dernière s en saisit sans délai et statue, notamment, conformément aux procédures figurant à l art. 37 LCComptes. Art. 32. Publicité des rapports La Cour est seule habilitée à publier ses rapports. Conformément à l art. 36, alinéa 5 LCComptes, elle les rend public pour autant qu aucun intérêt prépondérant public ou privé ne s y oppose. Tous les autres documents relatifs aux missions de la Cour sont confidentiels. VI. DISPOSITIONS FINALES Art. 33. Entrée en vigueur La Cour des comptes fixe l entrée en vigueur du présent règlement au