PERFECTIONNEMENT EXCEL

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1 PERFECTIONNEMENT EXCEL Par Lionel COSTE ABSALON Formations Mars

2 LES FONCTIONS I. Principe Excel vous aide dans l'établissement de certaines formules, en effet il contient déjà des formules prédéfinies, appelées fonctions. Celles-ci effectuent des calculs en utilisant des valeurs particulières appelées arguments, dans un certain ordre appelé syntaxe. Le principe de la syntaxe des formules est la suivante : Les arguments peuvent être des nombres, du texte et des valeurs logiques telles que VRAI ou FAUX, des matrices, des valeurs d'erreur ou des références de cellules. L'argument choisi doit produire une valeur valide. Les arguments peuvent aussi être des constantes, des formules ou d'autres fonctions. Si la fonction débute une formule, tapez un signe égal (=) avant le nom de la fonction. II. Saisie Lorsque vous connaissez bien le fonctionnement d'une fonction, vous pouvez la taper directement dans la barre de formule, en vous aidant de la souris pour la sélection des plages de références comme précédemment pour la saisie d'une formule, sinon utilisez les aides à la saisie. La fonction SOMME se saisit le plus simplement du monde : Sélectionnez la cellule Cliquez sur le bouton Somme automatique. La fonction est insérée avec une plage de cellules, différentes selon l'emplacement et le contenu des cellules attenantes. Si cette plage n'est pas celle escomptée, sélectionnez la bonne plage avec la souris. Validez la cellule avec Entrée uniquement. Cette fonction peut également être saisie différemment : Sélectionnez la plage, celle-ci peut s'étendre sur plusieurs lignes et plusieurs colonnes. Cliquez sur le bouton Somme automatique. Si la plage contient plusieurs lignes, la somme est insérée automatiquement sous la dernière ligne, pour chaque colonne de la plage. 2

3 Si la plage ne contient qu'une seule ligne, la somme est insérée automatiquement à droite de la dernière colonne de la plage. Par contre, pour les autres fonctions, lorsqu'elles vous les maîtrisez peu ou pas du tout, procédez ainsi : Sélectionnez la cellule Cliquez sur le bouton Coller une fonction, de la barre d'outil Standard. Dans la boîte de dialogue, vous choisissez la Catégorie de la fonction, puis la fonction elle-même. Une explication succincte, de la fonction sélectionnée, est affichée. Vous pouvez obtenir une aide supplémentaire en cliquant sur le. Cliquez sur Ok. À gauche de la fenêtre, sous la barre de formule, une fenêtre grise apparaît, la palette de formules. Celle-ci va vous aider à saisir tous les paramètres de la fonction. Cliquez dans la 1 ère zone de texte. Entrez les informations utiles pour l'argument correspondant. Une explication sur cet argument s'affiche en dessous. Entrez ainsi tous les arguments dont le nom est écrit en gras. Les autres sont facultatifs. Cliquez sur Ok. Si un argument doit faire référence à une cellule ou une plage de cellule, cliquez sur le bouton. La palette de formules se réduit, utilisez la souris pour sélectionner la plage. Cliquez sur le bouton formules. pour retourner dans la palette de 3

4 III. Utilisation de l'aide Vous ne pouvez pas connaître toutes les fonctions, alors n'hésitez pas à recourir au bouton. Pour appeler l'aide, il faut d'abord cliquer sur l'option Aide sur cette fonction, puis de nouveau cliquer sur l'option Aide pour la fonction sélectionnée. Une aide ressemblant à la figure suivante : la partie Syntaxe vous explique comment la fonction doit être remplie. Chaque argument est expliqué. Un ou plusieurs exemples sont proposés, ceux-ci vous seront souvent très utiles pour la compréhension. 4

5 IV. Fonctions imbriquées Une fonction peut utiliser une autre fonction comme argument. Elle doit renvoyer le même type de valeur que celui attendu par l'argument. Si une fonction imbriquée ne renvoie pas le bon type d'argument, Microsoft Excel affiche la valeur d'erreur #VALEUR!. Une formule peut contenir jusqu'à sept niveaux d'imbrication. Exemple : soit les fonctions A, B, C, D, E, F et G, chacune n'ayant qu'un seul argument. Vous pouvez donc les imbriquer ainsi : =A(B(C(D(E(F(G(argument de G))))))). Pour imbriquer les fonctions vous pouvez utiliser la Palette, prenons comme exemple la formule suivante, "=ABS(SOMME(A1:A5))", dans la cellule A6 : sélectionnez A6. Cliquez sur le bouton Coller une fonction, de la barre d'outil Standard. Dans la boîte de dialogue, vous choisissez la Catégorie Maths & Trigo, puis la fonction ABS. Cliquez dans la zone du 1 er argument (Nombre) de la palette de formules. Cliquez sur le petit triangle déroulant la liste des fonctions. Si la fonction Somme n'est pas dans la liste sélectionnez Autres fonctions. La fonction s'insère donc dans la fonction ABS. La palette de formules vous aide à remplir cette fonction SOMME. Si la fonction de niveau supérieur contient plusieurs arguments, vous pouvez la retrouver dans la palette de formules, en cliquant sur son nom dans la barre des formules. Cette méthode ne vous permet que l'insertion d'une formule dans un des arguments d'une autre formule. Vous aurez parfois besoin d'effectuer l'opération inverse, exemple, dans la cellule A6, vous mettez la formule "=MOYENNE(A1:A5)", si aucune donnée ne se trouve dans la plage A1:A5, la cellule A6 affiche l'erreur #DIV/0!, pour vous indiquer qu'il est impossible de diviser par 0, vous voulez donc gérer cette erreur avec la fonction SI. 2 possibilités s'offre à vous : a) vous maîtrisez parfaitement la fonction, tapez la directement dans la barre de formules, b)la fonction ne vous est pas familière, suivez la méthode suivante : 5

6 1. Sélectionnez la cellule A7 ou toute autre. 2. Insérez-y la fonction ESTERREUR, en vous aidant de la palette de formules, la formule est donc "=ESTERREUR(A6)". Validez-la. 3. Le résultat dans la cellule A7 est VRAI. 4. Sélectionnez A8 ou tout autre. 5. Insérez-y la fonction SI, en vous aidant de la palette de formules, la formule est donc "=SI(A7;;A6)". Validez-la. Cette fonction précise que si la cellule A7 renvoi la valeur VRAI alors elle affiche 0 sinon elle affiche la valeur de A6. 6. Le résultat dans la cellule A8 est Vous pouvez donc fabriquer votre formule avec plusieurs cellules et laisser votre feuille ainsi, mais vous pouvez aussi regrouper toutes les formules de ces cellules dans une seule, dans ce cas continuez comme suit. 8. Sélectionnez la cellule A7. 9. Sélectionnez la formule dans la barre de formule, sans le signe égal. 10.Appuyez sur les touches Ctrl+c. 11.Appuyez sur la touche Echap. 12.Sélectionnez la cellule A8. 13.Sélectionnez "A7" dans la barre de formule. 14.Appuyez sur les touches Ctrl+v. 15.Appuyez sur la touche Entrée. 16.Sélectionnez la cellule A6. 17.Sélectionnez la formule dans la barre de formule, sans le signe égal. 18.Appuyez sur les touches Ctrl+c. 19.Appuyez sur la touche Echap. 20.Sélectionnez la cellule A8. 21.Sélectionnez le premier "A6" dans la barre de formule. 22.Appuyez sur les touches Ctrl+v. 23.Sélectionnez le deuxième "A6" dans la barre de formule. 24.Appuyez sur les touches Ctrl+v. 25.Sélectionnez la formule dans la barre de formule, avec le signe égal. 26.Appuyez sur les touches Ctrl+c. 27.Appuyez sur la touche Entrée. 28.Sélectionnez la cellule A6. 29.Appuyez sur les touches Ctrl+v. 30.Maintenant vous avez la formule suivante dans la cellule A6 : "=SI(ESTERREUR(MOYENNE(A1:A5));;MOYENNE(A1:A5))". Cette méthode vous paraît peut-être fastidieuse, mais elle a l'avantage de vous aider dans la compréhension des fonctions imbriquées. Si vous êtes débutant, créez vos formules dans plusieurs cellules et arrêtez-vous à l'étape 6. 6

7 V. Vérification Lors de la conception, si votre formule contient une erreur, Excel vous propose de la corriger, acceptez toujours, il y a de grandes chances qu'il vous corrige correctement. Dans le cas contraire ou si l'erreur ne vous apparaît que plus tard, sélectionnez votre cellule, cliquez sur le signe égal de la barre de formule. La palette de formules s'ouvre et en cliquant sur chaque fonction contenue dans la cellule, cette palette va vous permettre de repérer l'erreur et de la corriger. 7

8 La Fonction Logique "Si()" La fonction SI() est composée de 3 arguments : 1/ le test 2/ ce qui apparaîtra dans la cellule où l'on construit la formule si la réponse au test est OUI (ou VRAI) 3/ ce qui apparaîtra dans a cellule où l'on construit la formule si la répose au test est NON (ou FAUX) =SI(Condition;action si condition vérifiée;action si condition non vérifiée) La condition (ou test) se fait toujours en comparant 2 choses (2 cellules entre elles, le contenu d'une cellule avec un nombre ou un texte, 2 calculs, etc... Au niveau des conditions plusieurs opérateurs sont utilisables : = égal à > supérieur à < inférieur à <> différent de >= supérieur ou égal à <= inférieur ou égal à La réponse à la question posée dans le test ne pourra avoir que 2 résultats : VRAI ou FAUX. Dans les 2 cas on va écrire dans la formule le résultat que l'on voudra voir apparaître dans la cellule. Le résultat que l'on veux obtenir peut être de natures différentes. Pour chacun d'eux, voici une liste des résultats possibles, et la façon de les écrire dans la formule pour les obtenir : Affichage d'un nombre Affichage d'un texte Affichage d'un résultat de calcul Saisir le nombre Saisir le texte entre guillemets entrer la formule de calcul Affichage du contenu d'une cellule entrer les références de la cellule Affichage d'un zéro Saisir 0 Aucun affichage Taper " " La fonction SI() n'autorise que 2 réponses possibles. Si le problème à résoudre comporte 3 réponses possibles, il faudra procéder par élimination en utilisant, successivement, 2 fonctions SI(). Les 2 fonctions seront imbriquées. 8

9 =SI(Test1;vrai test 1; SI(test2;vrai test2;faux test2)) la 2ème fonction SI() s'exécutera si (et seulement si) la réponse au TEST1 est "FAUX" 9

10 COMPRENDRE LES références "relatives" ou "absolues" Par défaut, le tableau travaille en références relatives. Lors de la recopie d'une formule, les relations s'adaptent aux déplacements. Parfois, nous devons effectuer des opérations arithmétiques ou autres en utilisant toujours la même cellule. Dans ce cas, nous devons "FIGER LA CELLULE". Nous avons besoin de références absolues. REFERENCES RELATIVES RÉFÉRENCES ABSOLUES Pour qu'une cellule devienne une référence absolue, il faut faire précéder le numéro de ligne et/ou la lettre de la colonne du symbole $ Références relatives Différentes possibilités De Références absolues Explication B2 $B$2 Figer ligne et colonne A9 $A9 Figer la colonne, la ligne reste relative et peut s'adapter lors de la recopie C6 C$6 Figer la ligne, la colonne reste relative et peut s'adapter lors de la recopie Pour obtenir une référence absolue Appuyer sur F4 10

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12 la fonction RECHERCHEV Présentation La fonction RECHERCHEV d'excel permet de faire exécuter au tableur une recherche dans un tableau de valeurs et de renvoyer la valeur trouvée dans une cellule déterminée à l'avance. On pourra, par exemple, faire trouver par Excel la désignation et le prix unitaire d'un produit en saisissant simplement sa référence. Comme le fait l'ordinateur central d'un hypermarché quand il renvoie la référence et le prix d'un produit dont le code-barre a été lu en caisse ou saisi par la caissière. Cette fonction peut avoir de nombreuses applications : facture, bulletin de salaire, base de données... Syntaxe La syntaxe générale est la suivante : =RECHERCHEV(cellule_lue ; tableau ; numéro_de_colonne) celulle_lue : il s'agit de la cellule où Excel lit la valeur qui entraîne la recherche (exemple : la référence d'un produit conduit à la recherche de son prix et de sa désignation). tableau : il s'agit de la plage de cellules où Excel recherche les valeurs (exemple : un tarif comportant prix et désignations des produits). numéro_de_colonne : il s'agit du numéro de la colonne du tableau où Excel doit trouver la valeur cherchée (exemple : les prix se trouvent dans la troisième colonne du tarif). Exemple L'exemple ci-dessous montre l'utilisation de cette fonction pour un travail simple de facturation. Voici ce que fait Excel quand il exécute la formule située en B2 : 1 : Excel consulte la cellule A2 (cellule_lue) et y lit la valeur 2. 2 : Excel consulte le tableau qui s'étend de la cellule G2 à la cellule I4. Il y trouve la valeur 2 lue précédemment. 12

13 3 : Excel écrit dans la cellule B2 la valeur "bananes" située dans la deuxième colonne du tableau. Précisions Il est préférable que la colonne qui contient les valeurs cherchées (ici la colonne G) soit triée en ordre croissant. Il est nécessaire de déclarer le tableau en références absolues (G2:I4 devenant $G$2:$I$4) faute de quoi les références seraient faussées lors de la recopie des formules. On peut aussi nommer le tableau des références. On peut déterminer le degré de précision qu'utilise Excel dans la recherche des valeurs par l'argument valeur_proche placé en fin de formule : =RECHERCHEV(cellule_lue ; tableau ; numéro_de_colonne ; valeur_proche) L'argument valeur_proche peut prendre deux valeurs : VRAI, ou bien FAUX. Si l'argument est VRAI (ou 1), Excel prend la valeur inférieure la plus proche s'il ne trouve pas la valeur exacte. Si l'argument est FAUX (ou 0), Excel renvoie la valeur exacte, ou un message d'erreur s'il ne trouve pas de valeur exacte. Si l'argument est omis, Excel lui attribue par défaut la valeur VRAI. Notes L'exemple ci-dessus se prête à l'utilisation de deux feuilles de calcul. La première comportant la facture proprement dite, et la seconde le tarif. Cette fonction existe sous la forme RECHERCHEH (pour horizontal). Le numéro de colonne est alors remplacé par un numéro de ligne. 13

14 Tableaux croisés dynamiques Présentation Les tableaux croisés dynamiques d'excel sont d'abord des tableaux à double entrée. C'est à dire des tableaux qui présentent des statistiques en fonction de deux variables. Mais Excel leur donne bien des caractéristiques intéressantes : les titres des colonnes et des lignes peuvent être inversés, les opérations mathématiques effectuées sur les données peuvent être modifiées, les données peuvent apparaître de manière détaillée ou synthétique etc. Un exemple La feuille de calcul ci-contre à gauche présente des statistiques de ventes. Ces statistiques sont présentées suivant leur année de réalisation, la région de vente, le sport pratiqué et, bien sûr le montant du chiffre d'affaires hors taxe. Nous allons maintenant exploiter ces statistiques grâce aux tableaux croisés dynamiques d'excel et voire comment ces tableaux croisés dynamiques peuvent les présenter de différentes manières. note : vous pouvez faire précéder l'étude de ces tableaux croisés dynamiques par la consultation de la page liste de données. Construire un tableau croisé dynamique Cliquez à l'intérieur du tableau et choisissez Données + Tableaux croisés dynamiques. Cette manipulation fait apparaître un assistant qui comporte trois étapes. L'étape une permet de choisir où se trouvent les données à analyser. Il peut s'agir d'une feuille de calcul Excel (Liste ou base de données MS Excel), de données provenant d'autres logiciels (Source de données externes), de plusieurs feuilles de calcul Excel (Plages de feuilles de calcul avec étiquettes), ou d'un tableau croisé dynamique existant déjà dans le même classeur (Autre rapport de tableau croisé dynamique). Cliquez sur Suivant. 14

15 La deuxième étape permet de spécifier à Excel où se trouvent les données à traiter. Les données sont automatiquement reconnues par Excel si vous avez pris soin de cliquer à, l'intérieur du tableau au départ. Cliquez sur suivant. La troisième étape permet de choisir si le tableau croisé dynamique figurera sur la feuille de calcul où se trouvent les données, ou bien sur une autre feuille. Excel 2000 et XP : cliquez sur Disposition. Versions précédentes : cliquez sur Suivant. note : les utilisateurs d'excel 2000 et 2002 (XP) peuvent cependant choisir Terminer, mais, il se privent alors de la fenêtre ci-dessous. La fenêtre ci-contre à gauche est commune à toutes les versions d'excel et permet de construire le tableau croisé dynamique. Il suffit de faire glisser à la souris les boutons situés à droite sur le schéma du milieu pour déterminer les étiquettes de page, de colonnes, de lignes, et les données chiffrées. L'opération par défaut est la somme des données chiffrées. En faisant une double clic sur cette somme, on accède à d'autres opérations : moyenne, écart-type, variance, nombre de valeurs, produit etc. À droite, le tableau croisé dynamique obtenu. Les flèches sont cliquables et permettent de choisir les données à faire figurer dans le tableau. Ainsi, en cliquant sur la flèche Sport, on pourra choisir le ou les sports dont on veut faire apparaître les ventes. De même pourra-t-on choisir l'année ou la région. 15