La formation informatique en ligne INFOS COURS - FORUM SUPPORT DE COURS WOR MICROSOFT

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1 La formation informatique en ligne INFOS COURS - FORUM SUPPORT DE COURS WOR MICROSOFT

2 Word est une marque déposée de Microsoft Corporation. Windows est une marque déposée de Microsoft Corporation. Toutes les autres marques citées ont été déposées par leur éditeur respectif. TOUTE REPRODUCTION EST INTERDITE. La loi du 11 mars 1957 n'autorisant aux termes des alinéas 2 et 3 de l'article 41, d'une part, que les "copies ou reproductions strictement réservées à l'usage privé du copiste et non destinées à une utilisation collective", et, d'autre part, que les analyses et les courtes citations dans un but d'exemple et d'illustration, "toute représentation ou reproduction intégrale, ou partielle, faite sans le consentement de l'auteur ou de ses ayants droit ou ayant cause, est illicite" (alinéa 1 er de l'article 40). Cette représentation ou reproduction, par quelque procédé que ce soit, constituerait donc une contrefaçon sanctionnée par les articles 425 et suivants du Code Pénal. Cécile HEYMANS 1998 Les Praz Héry / Ugine [email protected] 2

3 Chapitre V. LA PRESENTATION DES TABLEAUX Pour faire de jolies présentations de tableaux, il faut les encadrer, mettre une couleur de fond. A. Encadrer des cellules Sélectionnez les cellules concernées, allez dans le menu Format, cliquez sur Cellule, onglet Bordure,! Choisissez la couleur de votre bordure " Choisissez le style de votre bordure # Cliquez sur les bordures à appliquer, à côté de l'aperçu. Validez. & % $ B. Tramer des cellules ' C'est-à-dire mettre un fond (couleur ou motif) aux cellules. Sélectionnez les cellules concernées, allez dans le menu Format, cliquez sur Cellule, onglet Motif. Choisissez la couleur de fond, et éventuellement le motif et la couleur du motif. Exemple de tramage de cellules : Microsoft Excel 19

4 C. Appliquer un format automatique de tableau Excel contient un certain nombre de format de tableau déjà tout prêts, qu'il suffit d'appliquer sur un tableau vierge. Sélectionnez le tableau, allez dans le menu Format, cliquez sur Mise en forme automatique. La boîte suivante apparaît : % & $! Choisissez le format de tableau dans la liste " Un aperçu vous donne une idée du résultat # Validez. D. Reproduire une mise en forme Cette manipulation peut vous servir pour faire plus rapidement vos présentations. Si une mise en forme vous plaît sur une cellule, vous pouvez la recopier sur d'autres cellules. Pour copier des mises en forme sur une cellule vierge, sélectionnez la cellule déjà mise en forme, cliquez sur l'icône, puis effectuez un cliqué-glissé sur la cellule vierge, afin d'appliquer la mise en forme de la première sur la seconde. Exemple de copiage de mise en forme : Cette mise en forme est reproduite ici! 20

5 E. Fusionner des cellules Fusionner plusieurs cellules ensemble va vous permettre, par exemple, de centrer un titre au-dessus d'un tableau. Pour fusionner, sélectionnez toutes les cellules, allez dans le menu Format, cliquez sur Cellule, onglet alignement, cochez la case "Fusionner les cellules" ou utilisez l'icône sur la barre d'outils Mise en forme. Exemple de 3 cellules fusionnées en 1 (ici, les cellule B1 et C1 n'existent plus) : Pour défusionner (ou enlever la fusion), sélectionnez la cellule fusionnée, allez dans le menu Format, cliquez sur Cellule, onglet alignement, et décochez la case "Fusionner les cellules". Microsoft Excel 21

6 Chapitre VI. LES CALCULS LES FONCTIONS Excel est le logiciel par excellence qui vous permettra de réaliser des calculs prévisionnels, d'analyser des données,... C est le cœur du logiciel. A. Les bases 1 ère PARTIE : les fonctions simples!" Il faut d'abord activer la cellule qui va contenir la réponse.!" Un calcul commence toujours par le signe = (sinon vous entrez du texte ou du numérique)!" Les opérateurs les plus courants sont + (plus), - (moins), * (multiplier), / (diviser), % (pourcentage), et ^ (élévation à la puissance).!" Les calculs répondent aux propriétés des opérateurs comme dans les mathématiques. C'est-à-dire que certaines opérations se feront avant les autres, dans l'ordre suivant : 1 er : les parenthèses () 2 ème : le signe multiplier *, et le signe diviser / 3 ème : le signe plus + et le signe moins Exemples : = 10 * 4 / * 2 = (10+2*(100*2)/10)+10*100 = 40 / = (10+2*200/10)+10*100 = 0, = (10+400/10)+ 10*100 = - 189,6 = (10+40)+ 10*100 = 50+10*100 = = B. Entrer une formule simple manuellement Il vous faut connaître la syntaxe de toute formule simple. Elle composée comme ceci :!" le signe égal =!" la référence de la 1 ère cellule!" le signe opérateur (ici le signe multiplier)!" la référence de la 2 ème cellule!" validez par la touche ENTREE ou par l icône sur la barre de formule. 22

7 Exemple : Si vous avez plus que 2 cellules pour faire votre calcul, vous pouvez également sélectionner les cellules par un cliqué-glissé. C. Les fonctions mathématiques Les fonctions mathématiques permettent d'effectuer des calculs mathématiques simples comme des sommes ou des produits, mais aussi complexes tels que les matrices ou la résolution d'équation à plusieurs inconnues.!" = SOMME(nombre1;nombre2; ) " calcule la somme des arguments Exemple : Les : dans une formule entre les références de cellules montrent le bloc d e cellules sélectionné.!" = PRODUIT(nombre1;nombre2; ) " calcule le produit des nombres Exemple : Le ; se place entre la cellule de départ de la formule et la cellule de fin.!" = ALEA.ENTRE.BORNES(nombre1;nombre2) " renvoie un nombre aléatoire entre nombre1 et nombre2. Exemple : Microsoft Excel 23

8 Cette fonction n est disponible que si la macro complémentaire a été activée dans Outils, macros complémentaires, cochez "Utilitaire d'analyse". D. Les fonctions statistiques Les fonctions statistiques de la feuille de calcul permettent d'effectuer une analyse ou une estimation des plages de données.!" = MOYENNE(nombre1;nombre2; ) " renvoie la moyenne d'une série de données. Exemple :!" = MAX(nombre1;nombre2; ) " renvoie la valeur maximale des nombres!" = MIN(nombre1;nombre2; ) " renvoie la valeur minimale des nombres Exemple maximum : Exemple minimum : E. Les fonctions de date et heure Les fonctions de date et d'heure vous permettent d'analyser et de travailler avec des valeurs de date et d'heure dans des formules.!" = AUJOURDHUI() " Donne la date du jour!" = MAINTENANT() " Donne la date et l'heure en cours. Cette fonction n'est mise à jour que si la feuille de calcul est recalculée (F9). 24

9 F. Les fonctions logiques simples La fonction SI = SI(condition condition;valeur_si_vrai valeur_si_vrai;valeur_si_faux valeur_si_faux) " Renvoie valeur_si_vrai si la condition a pour résultat VRAI; valeur_si_faux si la condition a pour résultat FAUX. Exemple : Dans une formule conditionnelle, diverses actions peuvent être réalisées : Affichage d'un nombre saisir le nombre Affichage d'un texte saisir le texte entre guillemets Affichage d'un résultat de calcul entrer la formule de calcul Affichage du contenu d'une cellule montrer la cellule Affichage d'un zéro ne rien faire Aucun affichage taper "" Microsoft Excel 25

10 Au niveau des conditions, plusieurs opérateurs sont utilisables : = égal à > supérieur à < inférieur à <> différent de >= supérieur ou égal à <= inférieur ou égal à. G. Les calculs par l'assistant Pour faire des sommes, Excel a une icône qui automatise le calcul. Cliquez sur l icône dans la barre d outils Standard. Excel sélectionne déjà une plage de cellules, que vous pouvez modifier par un cliqué-glissé glissé. Quand la sélection est satisfaisante sante, validez par ENTREE ou par l icône. Pour calculer la moyenne, le maximum, le minimum, ou utiliser des formules plus complexes, vous allez passer par l assistant d Excel, qui vous guidera pas à pas. Activez toujours la cellule qui va contenir le résultat. Allez dans le menu Insertion, cliquez sur Fonction, ou utilisez l icône de la barre d outils Standard. Une boîte de dialogue s ouvre alors, et vous demande de préciser votre choix. Dans les différentes catégories, choisissez en général "les dernières utilisées", mais si là vous ne trouvez pas votre bonheur, choisissez une autre catégorie. Cliquez sur la formule, puis cliquez sur OK. Excel vous demande alors de renseigner les champs en sélectionnant les cellules concernées. Enfin, validez. Le calcul est fait. (Pour chaque champ (Nombre1, Nombre2, Excel vous explique ce qu'il représente et ce qu'il attend comme référence de cellule). 26

11 Ici, l'exemple d'une formule (SI) en passant par l'assistant : La formule est : SI le total (des deux tests) est supérieur à 30 ; alors la personne est Reçue ; sinon elle est Eliminée. Microsoft Excel 27

12 H. Fixer une référence de cellule dans une formule Cela veut dire que la référence de la cellule ne changera pas lorsqu'on va recopier la formule qui contient cette référence. Cela va servir par exemple à calculer la TVA. En effet, la TVA est une valeur fixe (1,206). On placera cette valeur dans une cellule (ici, en B8), et on se servira de cette cellule comme référence pour le calcul de toute une série de chiffres (de F2 à F6). Ici, la cellule B8 doit être fixée, rendue absolue, pour pouvoir tirer la formule de la cellule F2 vers F3 à F6 sans erreur de calcul. On peut voir que B8 est rendue absolue grâce aux insignes $. Pour obtenir ce résultat, juste avant de valider la formule, vous appuyez sur la touche F4 de votre clavier. Enfin, vous validez la formule. Vous pouvez alors tirer la formule sur les cellules en-dessous. I. Demander un sous-total à Excel Activez une des cellules de votre tableau. Allez dans le menu Données, cliquez sur Soustotaux. Une boîte de dialogue apparaît, il faut la renseigner.! Choisissez à chaque changement de quoi le sous-total va apparaître " Choisissez la somme pour un total ou un autre opérateur # Cochez les cases où vous désirez que le sous-total apparaisse. Validez le tout par OK. 28

13 Exemple de résultat : J. Nommer des cellules pour faire des calculs Afin d'obtenir une meilleure compréhension de votre calcul, vous pouvez nommer des plages de cellules afin de les insérer dans les formules de calcul. Sélectionnez une plage de cellules. Allez dans le menu Insertion, cliquez sur Nom, puis sur Définir. Ecrivez un nom, cliquez sur ajouter, puis sur OK. Le nom de la cellule (ou plage de cellules) se retrouve dans la "zone nom" (voir page 11). Pour utiliser ces noms dans une formule, il suffit de cliquer sur la cellule au moment du calcul, et son nom apparaît dans la barre de formule (ou alors si vous passez par l'assistant, cliquez sur la cellule et le nom apparaîtra dans l'assistant). Exemple : Attention : Vous pouvez aussi visualiser un résultat de calcul sur la barre d état, sans que la réponse n'apparaisse dans une cellule. Pour cela, sélectionnez minimum deux cellules, et cliquez avec le bouton droit de la souris sur la barre d état à droite (voir image). Choisissez alors d afficher la somme, le minimum, le maximum, les chiffres, le compteur ou la moyenne. Microsoft Excel 29

14 2 ème PARTIE : les fonctions avancées Ici nous allons aborder des fonctions plus complexes, qui permettent d'aller plus loin dans l'élaboration d'analyse, de calculs divers, A. Les fonctions mathématiques (bis)!" = ARRONDI(nombre nombre;nombre_de_chiffres nombre_de_chiffres) " arrondit le nombre au nombre de chiffres précisé Exemple : Ici, on décide d'arrondir à 2 chiffres après la virgule!" = PI() " renvoie la valeur de π avec une précision de 15 décimales Exemple : Circonférence : 2 x R x Pi Surface : rayon ² x Pi B. Les fonctions statistiques (bis)!" = MODE(nombre1;nombre2; ) " renvoie la valeur la plus fréquente d'une série de chiffres. Exemple : 30

15 !" = NB(valeur1;valeur2; ) " compte combien de cellules sont renseignées dans une plage de données déterminée. Exemple : C. Les fonctions de texte Les fonctions de texte vous permettent de manipuler des chaînes de texte dans des formules. Vous pouvez par exemple modifier la casse ou déterminer la longueur d'une chaîne de texte. Vous pouvez également associer ou concaténer une date à une chaîne de texte.!" = CONCATENER(texte1;texte2; ) " assemble plusieurs chaînes de caractères de façon à n'en former qu'une. Exemple : Attention : pour qu'excel comprenne un chiffre (ici : le code postal) en tant que texte, il faut mettre le signe apostrophe devant le chiffre. Il existe aussi la formule =CONCATENER(GAUCHE(texte1;valeur);texte2) qui permet de ne prendre que les deux premières lettres du 1 er mot (par exemple). Microsoft Excel 31

16 !" = EXACT(texte1;texte2) " vérifie que texte1 et texte2 sont identiques. Exemple : =EXACT(I9;I10)!" = MAJUSCULE(texte) " écrit texte en lettres majuscules!" = MINUSCULE(texte) " écrit texte en lettres minuscules Exemple majuscule : Exemple minimum : D. Les fonctions logiques complexes Vous pouvez utiliser et combiner les fonctions logiques comme ET, OU et SI pour vérifier si une ou plusieurs conditions est réalisée ou non, puis renseigner la cellule en fonction. La fonction condition se décompose ainsi : SI (condition;valeur_si_vrai;valeur_si_faux). La fonction SI avec conditions multiples!" = SI(ET(condition1;condition2; ;condition n) n ; action à réaliser si les n conditions sont satisfaites; action à réaliser si au moins l'une n'est pas satisfaisante) Exemple : Je roule sur l'autoroute, SI SI je rencontre une station d'essence qui vend le Super à plus de 6 francs, ET que j'ai encore 50 kms de réserve, ALORS j'attends la station suivante pour prendre de l'essence, SINON je m'arrête pour prendre de l'essence. =SI(ET(Super> 6 F.; 50 kms de réserve = vrai);j'attends la station suivante; je m'arrête pour prendre de l'essence). 32

17 !" = SI(OU(condition1;condition2; ;condition n); n action à réaliser si au moins une condition est satisfaite s atisfaite; action à réaliser si aucune condition n'est satisfaite) Exemple : Je passe un examen d'entrée dans une école de commerce, SI ma moyenne générale de l'année est supérieure à 13/20 OU SI ma note d'examen d'entrée est supérieure à 15/20, je vais à HEC, SINON je vais dans une école de commerce privée. La fonction SI avec des SI imbriqués = SI (condition; SI (condition; vrai; faux); faux) 1 er exemple : Suis-je apte pour l'armée? Si je suis une fille " l'armée n'est pas obligatoire. Si je suis un garçon, et SI j'ai 18 ans " je dois faire l'armée, SINON pas apte cette année. 2 ème exemple : Puis-je acheter un cheval? SI je n'ai pas de salaire " je ne peux pas acheter le cheval. SINON SI j'ai un salaire, et si il est supérieur ou égal à 5000 francs " ALORS je peux acheter le cheval, SINON je dois trouver un emploi. Microsoft Excel 33

18 E. Les fonctions de date et heure (avancées) Excel convertit les dates en numéros de série pour pouvoir les calculer entre elles : les numéros sont compris entre 1 et qui représentent le 1 er janvier 1900 et le 31 décembre Attention : remettre la valeur calculée en format standard (sinon le format date apparaît).!" = JOURSEM(date;type_retour) " Renvoie un chiffre entre 1 et 7 (représentant le jour de la semaine) en fonction de la date rentrée et le type_retour choisi. Type_retour est un nombre si dimanche = 1 et samedi = 7, utilisez 1; 1 si lundi = 1 et dimanche = 7, utilisez 2; si lundi = 0 et dimanche = 1, utilisez 3. 3 Les calculs sur les dates!" Les calculs sur les jours!" Les calculs sur les mois 34

19 =DATE(ANNEE(date_de_départ);MOIS(date_de_départ)+délai_mensuel;JOUR(date_de_ départ))!" Les calculs sur les années =DATE(ANNEE(date_de_départ)+délai_annuel;MOIS(date_de_départ);JOUR(date_de_dé part)) F. Les fonctions de recherche!" = RECHERCHE(valeur_cherchée;vecteur_recherche;vecteur_résultat) " cherche dans un tableau et renvoie la valeur correspondante. Microsoft Excel 35

20 Chapitre VII. METTRE EN PAGE Ici, nous entrons dans la présentation générale du document ; nous allons utiliser des outils plus perfectionnés, afin de finaliser le document. A. Figer/libérer des titres à l'écran Cela va vous permettre de voir à l'écran toutes les données de la liste, et de garder les titres en haut de l'écran, alors que sans figer, vous perdriez l'affichage des titres. Pour afficher cette barre de fractionnement, il suffit de cliquer à l'endroit précis en haut de l'ascenseur vertical et de glisser vers le bas (sans lâcher) jusqu'à l'endroit désiré. Pour afficher la barre de fractionnement verticale, cliquez à l'endroit précis en bas à droite de l'ascenseur horizontal et de tirer (sans lâcher) vers la gauche la barre jusqu'à l'endroit désiré. Dès que vous avez placé les barres de fractionnement, pour plus de discrétion, allez dans le menu Fenêtre, cliquez sur Figer les volets. Cela aura pour effet de rendre fines les barres, tout en gardant l avantage de la fixation. Pour enlever la fixation, menu Fenêtre, Libérer les volets. Pour remettre en place les barres de fractionnement, procédez de la même manière que pour les afficher, ou allez dans le menu Fenêtre, et cliquez sur Supprimer le fractionnement. B. Modifier les options de mise en page!" L orientation des pages : Allez dans le menu Fichier, cliquez sur Mise en page, onglet Page. Dans Orientation, choisissez Portrait ou Paysage. 36

21 !" L échelle d impression : Dans le même onglet, dans la section Echelle, choisissez de réduire ou d agrandir l échelle d impression (le classeur apparaîtra plus grand ou plus petit à l impression), ou choisissez d ajuster sur une page (ou deux) le contenu du classeur.!" Les options d impression : Allez dans le menu Fichier, cliquez sur Mise en Page, onglet Feuille. Dans Impression, choisissez d imprimer le quadrillage et/ou les en-têtes de ligne et de colonne. Exemple d en-têtes de ligne et de colonne (sans quadrillage) :!" Centrer un tableau horizontalement et verticalement sur une feuille : Allez dans la boîte de dialogue Mise en page, onglet Marges, et cochez les cases "horizontalement" et/ou "verticalement" pour centrer le tableau sur la page. C. Rappeler des titres sur chaque page Cela veut dire que le titre principal peut être imprimé sur chaque feuille. Allez dans le menu Fichier, cliquez sur Mise en page, onglet Feuille. Cliquez dans la zone "Lignes à répéter en haut" si c'est une ligne que vous désirez répéter, ou dans la zone "Colonnes à répéter à gauche" si c'est une colonne que vous désirez répéter. Microsoft Excel 37

22 Ensuite, cliquez sur l'écran de travail sur la ligne ou la colonne à répéter. Les références s'inscrivent dans la zone, cliquez enfin sur OK pour valider le tout. Exemple de Ligne répétée sur plusieurs pages : Ceci est la 2 ème page, les titres se sont répétés, sans avoir à les saisir. Utile si vous avez 10 pages! D. Gérer les sauts de page Activez la cellule qui suivra le saut de page (près d'une colonne pour le saut vertical, près d'une ligne pour le saut horizontal). Allez dans le menu Insertion, cliquez sur Saut de page, le saut s'insère. Pour le supprimer, placez-vous derrière lui, puis retournez dans le menu Insertion, cliquez sur Supprimer le saut de page. Vous pouvez gérer manuellement les sauts de page dans l'affichage "Aperçu des sauts de page". Pour cela, allez dans le menu Affichage, cliquez sur "Aperçu des sauts de page". Vous avez alors une vue d'ensemble de votre feuille, dont les pages sont délimitées par des gros traits bleus. Si vous placez votre souris sur ces traits, elle se transforme et vous pouvez alors déplacer le saut de page. 38

23 E. En-tête et pied-de-page L'en-tête et le pied-de-page vont vous permettre de placer des informations, comme la date, le numéro de la page, que vous ne placeriez nulle part ailleurs, et de plus permettront que ces informations se répètent sur chaque page. Aussi, ce qui est contenu dans l'en-tête et le pied-de-page s'imprimera entre la marge du bas ou du haut et le bord de la feuille. Placez-vous en haut du document. Allez dans le menu Fichier, cliquez Mise en page, onglet En-tête et pied-de-page. % & $! Placez-vous dans la section que vous désirez " Tapez le texte que vous désirez ou utilisez les icônes pour des textes plus particuliers (dans l'ordre) : mettre en forme le texte, insérer le numéro de page, insérer le nombre total de page, insérer la date, insérer l'heure, insérer le nom de fichier, insérer le nom de la feuille. # Validez cette boîte, puis la précédente. Microsoft Excel 39

24 Chapitre VIII. IMPRIMER Il est très important de savoir imprimer correctement, et surtout d'aller voir à quoi ressemble votre document avant de l'imprimer, dans l'aperçu avant l'impression. A. L'aperçu avant l'impression Allez dans le menu Fichier, cliquez sur Aperçu avant impression ou utilisez l'icône ( $ - % & '! Pour augmenter le zoom, ou le diminuer " ou cliquez sur la page pour agrandir ou réduire # La barre d'état vous permet de voir quelle page vous visualisez. Pour passer d'une page à l'autre, cliquez sur les flèches / Pour passer à la page suivante ou précédente 0 Pour sortir de l'aperçu. B. Créer une zone d'impression Si la façon dont sont découpées les feuilles ne vous plaît pas, ou si vous voulez n'imprimer qu'une partie de la feuille, vous allez devoir créer une zone d'impression. Pour cela, sélectionnez la plage de cellules concernées, allez dans le menu Fichier, cliquez sur Zone d'impression, Définir. Pour l'annuler, allez dans le menu Fichier, cliquez sur Zone d'impression, Annuler. 40

25 C. Principes de l'impression Pour lancer l'impression rapidement, cliquez sur l'icône pour lancer l'impression, mais ce sera avec les options définies par défaut de votre ordinateur. Pour paramétrer l'impression, il faut aller dans le menu Fichier, et cliquer sur Imprimer. $ % & '! Définissez sur quelle imprimante (et quelles propriétés) " Choisissez d'imprimer toute la feuille ou de la page n à la page n # Eventuellement demandez d'imprimer le classeur entier. Demandez une ou plusieurs copies et validez. D. Les marges Dans un document, il y a toujours des marges, très utiles pour les annotations manuscrites, éventuellement pour permettre à l'utilisateur papier d'y écrire quelque chose. A l'aperçu, on voit les marges, et les taquets pour les colonnes Elles sont définies par défaut dans le logiciel, mais vous pouvez les modifier, afin de gagner un peu de place, ou de faire une présentation plus personnalisée. Allez dans le menu Fichier, cliquez sur Mise en page, onglet Marges. Vous pouvez entrer ici des nouvelles valeurs, mais attention à votre imprimante, et à ses limites d'impression. Il y a aussi des marges si vous mettez une reliure, pour l'en-tête et le pied-depage. Microsoft Excel 41