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1 Sommaire 1) - Adaptez la largeur des colonnes à leur contenu 3 2) - Affichage de format spécial 3 3) - Affichage des colonnes 3 4) - Affichage d'un signe devant un nombre 3 5) - Affichage en plein écran 3 5) - Affichage en Zoom 4 6) - Affichez les commandes courantes en permanence sous Excel ) - Affichez les formules de vos feuilles de calcul 4 8) - Affichez vos chiffres en kilo-euros 4 9) - Ajouter des lignes 5 10) - Ajoutez un filigrane à vos feuilles 5 11) - Ajoutez vos menus favoris dans la Barre d'outils Accès rapide 6 12) - Alignement d'un texte long dans une cellule 7 12) - Augmentez le nombre des derniers fichiers ouverts dans le menu Fichier 7 13) - Cacher le quadrillage 8 14) - Cachez tous les zéros 9 15) - Changer les lignes en colonnes et vice versa 9 16) - Classez vos listes par couleurs 9 17) - Collage spécial : des multiplications en série 11 18) - Comment insérer une ligne d un seul clic 11 19) - Comment trier par ordre alphabétique 11 20) - Configurez l enregistrement automatique d Excel 11 21) - Convertissez vos données en tableau (Excel 2007 et 2010) 12 22) - Copier un texte dans plusieurs cellules 12 23) - Copiez uniquement le résultat d'une formule grâce au collage spécial 13 24) - Copiez uniquement les cellules affichées 13 25) - Copiez vos diapositives PowerPoint dans vos tableaux Excel 15 26) - Créez un format pour la saisie automatique des heures 15 27) - Créez vos icônes de pointage 16 28) - Créez vos modèles de classeurs sans angoisse 17 29) - Débarrassez-vous des doublons 18 30) - Définir le format d enregistrement par défaut 18 31) - Déplacement lors d'une saisie 18 32) - Déplacez vos commentaires 18 32) - Déterminez l'emplacement de vos légendes 19 34) - Dissimulez le contenu de certaines cellules 19 Astuces_Générales1_excel.doc - bitsch.gerard@orange.fr VERTOU Page : 1 / 29

2 35) - Dupliquer un format conditionnel 20 36) - Économisez l encre couleur 20 37) - Effacez toutes vos données numériques 21 38) - Effacez vos mises en forme en quelques clics 21 39) - Effectuez une recherche sur une sélection de feuilles 21 40) - Enregistrez votre espace de travail et retrouver les bons classeurs ouverts 22 41) - Augmentez le nombre de documents dans le menu Fichier 22 42) - Faire apparaître une liste de choix dans un tableau 23 43) - Gérez les textes trop longs 24 44) - Gérez rapidement le nombre de décimales 24 45) -Identifiez mieux les codes d'erreurs en y mettant de la couleur 24 46) - Illustrez vos données avec des caractères spéciaux pour mieux les présenter 25 47) - Impression de titres 26 48) -Impression d'un logo 26 49) - Imprimer des valeurs restant lisible 27 50) - Imprimer les cellules grisées en blanc 27 51) - Imprimez les numéros de ligne et de colonne 28 52) - Imprimez vos en-têtes de colonnes sur toutes les pages 29 Astuces_Générales1_excel.doc - bitsch.gerard@orange.fr VERTOU Page : 2 / 29

3 1) - Adaptez la largeur des colonnes à leur contenu Si vos cellules affichent fréquemment une série perturbante de signes dièses (#####), vous apprécierez cette astuce toute simple pour adapter automatiquement la largeur de vos colonnes à leur contenu. Pour adapter automatiquement la largeur de la colonne à son contenu le plus long, il vous suffit de placer votre curseur à l'intersection entre cette colonne et la suivante, et d'effectuer un double-clique. 2) - Affichage de format spécial Sur une feuille de calcul, vous voulez appliquer un format spécial (fond bleu foncé et caractères blancs) dans de nombreuses cellules qui ne sont pas côte à côte sans avoir à les sélectionner toutes une par une et répéter l opération. Sélectionnez une des cellules, puis appuyez sur la touche Ctrl de votre clavier et cliquez successivement sur chacune des autres cellules qui vous intéressent. Appliquez ensuite les couleurs choisies- dans votre cas le bleu et le blanc-, elles s appliquent à toutes les cellules sélectionnées. 3) - Affichage des colonnes Dans le tableau d'un classeur, il manque les colonnes B, C, D et E. comment les afficher Les colonnes n apparaissent pas, car elles ont été masquées. Généralement, cette astuce est utilisée pour visualiser plus facilement les données les plus significatives du tableau (si elles se trouvent dans les colonnes suivantes), ou pour éviter de modifier malencontreusement des données essentielles. Pour rétablir l affichage de ces quatre colonnes, il vous suffit de sélectionner les colonnes A et F, dans votre exemple, de faire un clic droit et de choisir Afficher dans le menu contextuel. 4) - Affichage d'un signe devant un nombre Vous voulez que le signe + s affiche devant les nombres saisis, comme c est le cas pour les nombres négatifs. Affichez la fenêtre "Format de cellule" en faisant un clic droit sur les cellules. Dans l onglet "Nombre", choisissez "Personnalisée" et tapez le format suivant +# ##0 ; -# ##0. Notez que l espace entre le premier # et le deuxième sert à séparer les milliers des centaines. Si vous n en voulez pas, n hésitez pas à le supprimer. 5) - Affichage en plein écran Vous avez de grandes feuilles de calcul et vous n'arrivez pas à afficher toutes mes données sur votre écran. Cliquez sur le menu "Affichage" puis sur "Plein écran". Ainsi, votre feuille active occupera toute la surface d'écran disponible. L'inconvénient, faible, est que vous n'avez plus accès aux menus. Pour les récupérer, il suffit de presser la touche Esc ou Échap de votre clavier. Cette méthode est surtout recommandée pour la consultation des données. Pour la saisie, les menus sont quand même bien pratiques et il n'y a pas beaucoup de solutions. La plus simple reste de réduire le facteur de zoom, toujours via le menu Affichage. Astuces_Générales1_excel.doc - bitsch.gerard@orange.fr VERTOU Page : 3 / 29

4 5) - Affichage en Zoom Astuces Générales Excel - 1 Vos feuilles de calcul contiennent beaucoup de chiffres et, de fait, vous ne pouvez pas tous les voir en même temps. Vous pouvez faire un "Zoom sur sélection". Il s agit d'un zoom sur la plage de cellules que vous avez préalablement sélectionnée. Celle-ci occupera alors toute la largeur de votre écran. Cette commande est accessible par Affichage et Zoom qui vous mène à une fenêtre où vous choisirez Ajusté à la sélection. Autant dire qu elle n est pas très pratique dès lors qu on l utilise souvent. Le problème a été résolu sous Excel 2007 où la commande est accessible directement dans l onglet Affichage. Mais rien ne vous empêche d être malin! Voici une astuce qui fonctionnera si vous sélectionnez toujours la même plage de cellules. Après avoir sélectionné votre plage, lancez l Enregistreur de macro et exécutez une fois la manipulation décrite ci-dessus, puis affectez une combinaison de touches à cette macro. Recommencez l opération mais en choisissant cette fois un facteur de zoom de 100%. Ainsi, à l aide de ces deux combinaisons de touches, vous pourrez facilement zoomer en avant et en arrière comme vous le souhaitiez. 6) - Affichez les commandes courantes en permanence sous Excel 2007 À la droite du "Bouton Office", tout en haut, se trouve la Barre de commandes rapides. Elle est affichée en permanence et permet donc d avoir certaines icônes toujours disponibles. Pour lui ajouter des commandes, il suffit de cliquer sur la petite flèche placée à sa droite et de choisir dans le menu l option Autres Commandes. Ce clic a pour effet d afficher la boîte de dialogue à laquelle vous pouvez également accéder par Bouton Office, Options Excel, Personnaliser. Il suffit ensuite de choisir dans les commandes disponibles celles que l on veut ajouter. 7) - Affichez les formules de vos feuilles de calcul Rien de plus satisfaisant qu une feuille de calcul Excel pleine de formules qui s actualise toute seule. Mais en cas d erreur, il faut afficher les formules pour repérer d où vient l erreur. Vous pouvez cliquer sur Outils puis Options d affichage et cocher la case Formule, mais c est un peu fastidieux. Pour obtenir le même résultat, il suffit de presser Ctrl puis tout en maintenant la touche enfoncée appuyez sur " (les guillemets qui sont sur la même touche que le 3). Et hop, les valeurs calculées sont remplacées par les formules. Une seconde pression sur les mêmes touches, et l affichage redevient classique. 8) - Affichez vos chiffres en kilo-euros Vous souhaitez faire en sorte que vos valeurs en uros soient représentées sous le format kilo-euros, afin de rendre vos tableaux plus lisible. Par exemple, au lieu de , Excel devra afficher 93,2 K. Afin de pouvoir analyser les données plus en profondeur, il faudra cependant conserver les valeurs initiales. Cette tâche peut être effectuée grâce à un format personnalisé: Sélectionnez les cellules auxquelles vous souhaitez appliquer le format décrit ci-dessus, puis tapez Ctrl+1. La fenêtre de dialogue "Format de cellule" apparaît alors. Dans cette fenêtre, cliquez sur l'onglet "Nombre". Cliquez à gauche sur la catégorie "Personnalisée". Dans le champ "Type", entrez #.### " K". Astuces_Générales1_excel.doc - bitsch.gerard@orange.fr VERTOU Page : 4 / 29

5 Une fois que vous avez cliqué sur OK, les chiffres apparaissent au format désiré. 9) - Ajouter des lignes Comment faire pour insérer des lignes dans mes feuilles de calcul Après avoir sélectionné une ligne ou plusieurs, vous avez deux solutions : soit vous passez par le menu "Insertion" puis par l option "Ligne". soit vous appelez la boîte de dialogue spécialisée en combinant Ctrl et +. La ligne sera insérée au niveau de la cellule active. Si vous souhaitez insérer plusieurs lignes en une seule fois, pensez à en sélectionner autant que de besoin puis appelez le menu Insertion ou la boîte de dialogue. 10) - Ajoutez un filigrane à vos feuilles Vous distribuez à l extérieur de vos entreprises certaines de vos feuilles de calcul et vous tenez à ce que tout le monde sache qu elles ont été créées par votre société? Eh bien, insérez votre logo en filigrane afin qu il n y ait aucun doute! Pour ce faire, cliquez sur le menu "Affichage" puis "En-tête et Pied de page". Dans la fenêtre qui s affiche, choisissez "En-tête personnalisé" et cliquez sur l icône représentant une image. Sous Excel 2007, cliquez sur l onglet "Insertion" puis sur "En-tête et Pied de page" et cliquez sur l icône représentant une image. Choisissez le logo de votre entreprise, ou toute autre image, et validez par "Insérer". Cliquez sur le bouton "Format de l image". Là, vous pouvez définir et adapter la taille de l image choisie pour qu elle remplisse plus ou moins votre fond de page. Des ajustements seront probablement nécessaires. C est également dans cette fenêtre que vous pourrez jouer sur la transparence Astuces_Générales1_excel.doc - bitsch.gerard@orange.fr VERTOU Page : 5 / 29

6 afin que le logo soit plus ou moins opaque, selon vos souhaits. Validez par "OK" et n oubliez pas de sauvegarder votre classeur. 11) - Ajoutez vos menus favoris dans la Barre d'outils Accès rapide Vous effectuez souvent une opération, et vous êtes obligé pour y parvenir de dérouler un ou plusieurs menus. Simplifiez-vous donc la vie en ajoutant dans la Barre d'outils Accès rapide l'icône correspondant à la fonction souvent utilisée. Avec Excel 2003 Prenons un exemple: vous avez souvent besoin d'effacer la mise en forme d'une cellule. Cliquez sur "Outils" puis sur "Personnaliser". Dans l'onglet "Commandes", puis dans la zone "Catégories", cliquez sur "Edition". Tous les boutons de commandes de ce menu apparaissent à droite dans la zone Commandes. Sélectionnez l'icône qui vous intéresse et maintenez appuyé le bouton gauche de la souris. Glissez l'icône vers une des Barres d'outils d'excel. Et voilà, maintenant cette commande est accessible d'un seul clic! Avec Excel 2007/2010 Cliquez sur le "Bouton Office" (ou sur l'onglet Fichier dans Excel 2010) puis sur "Options Excel" (ou sur Options dans Excel 2010). Cliquez sur "Personnaliser" (ou sur Personnaliser le Ruban dans Excel 2010). Dans la liste déroulante "Choisir les commandes dans les catégories suivantes", sélectionnez "Toutes les commandes" et cliquez dans la liste juste en-dessous, sur la fonction désirée. Astuces_Générales1_excel.doc - bitsch.gerard@orange.fr VERTOU Page : 6 / 29

7 Cliquez sur Ajouter situé à droite de la liste. L'intitulé de la fonction passe dans la liste de droite. Une fois toutes les fonctions ajoutées, validez en cliquant sur OK. Toutes les fonctions choisies apparaîtront dans la Barre d'outils Accès rapide. 12) - Alignement d'un texte long dans une cellule Lorsque je tape un texte un peu long dans une cellule, il apparaît dans celle d à côté. Et dès que je saisis une valeur dans la cellule concernée, mon texte n apparaît plus! Comment y remédier. Il existe différentes solutions, et vous devrez probablement en cumuler plusieurs pour obtenir un résultat qui vous convienne. Tout d abord, vous pouvez élargir votre colonne en plaçant votre curseur à l intersection des deux colonnes. Cliquez et maintenez le bouton enfoncé puis déplacez votre souris vers la droite. La colonne s élargit. Ensuite, vous pouvez indiquer à Excel qu il doit placer le texte sur plusieurs lignes dans cette cellule. Pour ce faire, effectuez un clic droit et choisissez "Format de cellule" dans le menu contextuel. Dans l onglet "Alignement", cochez la case libellée "Renvoi à la ligne automatique". Sous Excel 2007, sélectionnez la cellule concernée et cliquez simplement sur l icône en haut à droite de la rubrique "Alignement" de l onglet "Accueil". 12) - Augmentez le nombre des derniers fichiers ouverts dans le menu Fichier Lorsque vous ouvrez le menu "Fichier" d'excel, vous avez un accès immédiat à plusieurs classeurs récemment ouverts. Si le nombre de fichiers concernés ne vous convient pas, voici comment le modifier. Pour obtenir l'affichage, par exemple, des neuf derniers fichiers ouverts, cliquez dans la barre des menus sur "Outils" puis sur "Options" et sélectionnez l'onglet "Général". Dans la section "Paramètres", puis dans le champ "Liste des derniers fichiers utilisés", saisissez 9 et cliquez sur "OK". Astuces_Générales1_excel.doc - bitsch.gerard@orange.fr VERTOU Page : 7 / 29

8 Sous Excel 2007 / 2010, cliquez sur le "Bouton Office" (ou sur l'onglet Fichier dans Excel 2010) puis sélectionnez "Options Excel" (ou Options dans Excel 2010). Rendez-vous dans la rubrique "Options avancées", puis dans le sous-menu "Afficher", réglez le nombre dans "Afficher ce nombre de documents récents". Validez en cliquant sur "OK". 13) - Cacher le quadrillage Sur une feuille de calcul plutôt destinée à la présentation qu aux calculs proprement dits, vous souhaiteriez peut-être que le quadrillage ne soit pas affiché. Facile; cliquez sur "Outils", puis sur "Options". Dans la fenêtre qui s affiche, sélectionnez l onglet "Affichage" et décocher la case "Quadrillage". Autre possibilité : laissez le quadrillage en place mais choisissez une couleur plus discrète. Pour cela, dans la fenêtre des "Options", onglet "Affichage", décochez la case "Quadrillage" et déroulez la liste "Couleur du quadrillage" pour sélectionner un gris ou une autre couleur de votre choix. Sous Excel 2007, l'option "Quadrillage" est accessible directement par l onglet "Affichage". Et pour modifier la couleur d'affichage du quadrillage, cliquez sur le "Bouton Office", puis sur "Options Excel". Dans la fenêtre qui s affiche, sélectionnez "Options avancées" et descendez jusqu à la section Astuces_Générales1_excel.doc - bitsch.gerard@orange.fr VERTOU Page : 8 / 29

9 "Afficher les options" pour cette feuille de calcul. En bas de cette section, sous la ligne Couleur du quadrillage, sélectionnez la couleur de votre choix. 14) - Cachez tous les zéros S ils sont parfois très importants, les zéros d une feuille de calcul n apportent parfois aucune information et perturbent la lecture. Surtout s ils sont nombreux! Mais il est possible d indiquer à Excel qu il ne doit pas les afficher. Pour ce faire, cliquez sur "Outils", puis "Options" et enfin "Affichage". Dans la boîte de dialogue qui s affiche, dans la zone Fenêtres, décochez la case libellée "Valeur zéro" Validez votre choix par "OK". Sous Excel 2007, cliquez sur le "Bouton Office" puis sur "Options Excel". Dans les menus de gauche, choisissez "Options avancées" puis, à droite, descendez jusqu au paragraphe Afficher les options pour cette feuille de calcul. Décochez la case "Afficher un zéro" dans les cellules qui ont une valeur nulle. Validez par "OK". 15) - Changer les lignes en colonnes et vice versa Si vous avez besoin d inverser la disposition de vos données, Excel offre une fonction spéciale: la transposition. Sélectionnez la zone à traiter, effectuez une copie à l aide de Ctrl+C. Ensuite, définissez une zone ayant le même nombre de colonnes que vous aviez de lignes, et le même nombre de lignes que vous aviez de colonnes. Effectuez un clic droit et choisissez "Collage spécial". Dans la boîte de dialogue, cochez "Transposé" et validez par "OK". 16) - Classez vos listes par couleurs Vous mettez au point une liste d'offres, dans laquelle les prix au-dessus d'une certaine limite se voient attribuer une couleur particulière. Par exemple, tous les prix au dessus de 150 sont représentés dans des cellules vertes, les prix entre 150 et 220 sont représentés dans des cellules jaunes, et ceux supérieurs à 220 dans des cellules rouges. Avec Excel, il est possible de classer ces listes par couleurs pour que les données soient plus visibles. L'illustration suivante vous montre à quoi peut ressembler une telle liste: Vous aurez besoin d'une colonne auxiliaire à côté de la colonne des prix (dans notre exemple, il s'agira de la colonne C). Dans celle-ci, utilisez la fonction SI pour déterminer quelle est la couleur d'arrièreplan des cellules en colonne B. Avant le nom de la couleur, insérez un chiffre qui déterminera l'ordre du tri ultérieur. Dans l'exemple suivant, voici les intervalles et les noms de couleurs pour la colonne auxiliaire. La liste doit maintenant être classée de manière à ce que les cellules contenant des prix en vert soient en haut de la liste, suivies par celles à fond jaune. Les cellules rouges, contenant les prix supérieurs à 220, seront classées tout en bas de la liste. Astuces_Générales1_excel.doc - bitsch.gerard@orange.fr VERTOU Page : 9 / 29

10 Avec Excel 2003 <150 = 1Vert; >150<220 = 2Jaune et >220 = 3Rouge Voici par exemple la formule à inscrire en cellule C2: =SI(B2>220;"3Rouge";SI(B2>150;"2Jaune";"1Vert")) Collez cette formule jusqu'à la dernière cellule de la colonne C. Vous verrez apparaître le nom des couleurs figurant en colonne B. Dans la colonne C, vous pouvez maintenant effectuer un tri, possible grâce au chiffre qui figure avant le nom de la couleur. Voici le résultat obtenu : Avec Excel 2007/2010 Pour ces versions d'excel, la manipulation est plus simple. Vous pouvez, en effet, filtrer les cellules par couleurs. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur Trier et filtrer dans l'onglet Accueil, puis sur Tri personnalisé. Dans la fenêtre de dialogue qui apparaît alors, choisissez Étendre la sélection, puis dans la colonne Trier sur choisissez l'option Couleur de cellule. Voici le résultat obtenu : Astuces_Générales1_excel.doc - bitsch.gerard@orange.fr VERTOU Page : 10 / 29

11 17) - Collage spécial : des multiplications en série Vous augmentez subitement vos tarifs de 5%. Utilisez le Collage spécial pour actualiser vos fichiers Excel. C est très simple; saisissez la valeur 1,05 dans une cellule quelconque. Copiez cette cellule. Ensuite, sélectionnez tous vos prix à l aide de la souris, faites un clic droit et choisissez "Collage spécial". Dans la fenêtre qui s affiche, cochez le bouton "Multiplication" et validez. Toutes vos cellules sont instantanément multipliées par la valeur enregistrée dans le presse-papier, soit 1,05. Cette petite astuce permet parfois de gagner beaucoup de temps. 18) - Comment insérer une ligne d un seul clic Si vous devez fréquemment ajouter des lignes à vos tableaux, vous êtes familier des difficultés que pose la fonction d Insertion de ligne d Excel. Pourtant, pour insérer une ligne d un seul clic, il vous suffit d ajouter un symbole dans une Barre d outils. Voici comment faire. Déroulez le menu "Affichage", cliquez sur "Barres d outils" puis sur "Personnaliser". Dans la fenêtre qui s affiche, activez l onglet "Commandes". Dans la liste de gauche, cliquez sur "Insertion". À droite, cliquez sur "Lignes", maintenez le bouton de la souris appuyée, puis déplacez-le vers la "Barre d outils" de votre choix. Un nouveau bouton est désormais disponible à l endroit où vous l avez déposé. Fermez la fenêtre "Personnalisation". Dans Excel 2007, cliquez sur le bouton Office puis sur "Options Excel". Dans la fenêtre qui s affiche, cliquez sur "Personnaliser". À gauche, cliquez sur "Insérer des lignes dans la feuille" (SheetRowsInsert). Cliquez sur le bouton "Ajouter" au milieu. Un nouveau bouton s affiche dans la barre d outils Accès rapide, en haut de la fenêtre d Excel. Désormais, lorsque vous cliquerez sur le nouveau bouton de commande, une ligne entière sera insérée juste au-dessus de la zone sélectionnée. Attention : si des cellules de plusieurs lignes sont sélectionnées lorsque vous cliquez sur le bouton, Excel insèrera un nombre équivalent de lignes. 19) - Comment trier par ordre alphabétique Comment faire pour que les noms de mes clients, saisis au fur et à mesure, soient affichés dans l ordre alphabétique. Sélectionnez toutes les lignes et toutes les colonnes contenant vos informations. Attention à ne pas en oublier car ces données omises seraient décalées par la suite. Ceci fait, cliquez sur "Données" puis "Trier". Dans la boîte de dialogue, indiquez les critères de tri et cliquez "OK" pour valider. Notez que si vous avez des titres à vos colonnes, il ne faut pas les sélectionner, sinon le libellé Nom, par exemple, se trouverait classé entre vos clients dont l identité commence par un M et ceux dont le nom commence par un O. Ce qui n est pas ce que vous voulez. Vous pouvez également indiquer à Excel que vos colonnes ont des en-têtes dans la boîte de tri en cochant la case Oui dans la zone Ma plage de données a une ligne de titres. 20) - Configurez l enregistrement automatique d Excel Lorsque vous ne le faites pas vous-même, Excel sauvegarde automatiquement les modifications que vous effectuez sur votre fichier. C est bien pratique lorsque le logiciel plante. Mais parfois, les données récupérées sont encore trop anciennes. Voici comment paramétrer la fréquence des enregistrements automatiques. Astuces_Générales1_excel.doc - bitsch.gerard@orange.fr VERTOU Page : 11 / 29

12 Avec Excel 2003, déroulez le menu "Outils" et choisissez "Options". Dans la fenêtre qui s affiche, cliquez sur l onglet "Enregistrement". Indiquez la fréquence d enregistrement souhaitée, en minutes, puis validez. Avec Excel 2007, cliquez sur le bouton rond "Office". Choisissez "Options Excel" en bas à droite, puis cliquez sur "Enregistrement". Effectuez les réglages de votre choix, et validez. 21) - Convertissez vos données en tableau (Excel 2007 et 2010) Ces "tableaux" d'excel 2007 et 2010 offrent les mêmes options que les listes dans les versions précédentes. L'avantage, c'est que leur mise en forme a été perfectionnée. Voici comment les utiliser, quelques clics suffisent. Sélectionnez la plage de données que vous souhaitez convertir en tableau. Dans l'onglet "Accueil", cliquez sur "Mettre sous forme de tableau". Dans la fenêtre suivante, vérifiez que la plage de données indiquée est correcte et cochez éventuellement la case "Mon tableau comporte des en-têtes". Validez en cliquant sur "OK". Et voilà, vous avez maintenant un beau tableau, avec même des listes déroulantes qui vous permettent d'effectuer tous les tris imaginables. Si les contraintes liées à la structure de liste vous gênent, vous pouvez aussi supprimer cette fonctionnalité tout en conservant la mise en forme. Pour cela, sélectionnez votre tableau, cliquez sur l'onglet "Création" puis sur "Convertir en plage". 22) - Copier un texte dans plusieurs cellules Comment copier/coller des informations depuis un texte dans une feuille de calcul et sur plusieurs colonnes ou lignes. Il faut que vous organisiez un peu votre texte pour qu Excel comprenne. Cette petite mise en page peut être réalisée assez rapidement. Pour faire simple, simulez les colonnes que vous voudriez avoir dans Excel en ajoutant une tabulation devant l information (la touche tabulation est généralement placée à l extrême gauche du clavier, au dessus de la touche de blocage des majuscules.). Pour que vos données soient placées sur des lignes différentes dans le tableur, il faut qu elles le soient également dans votre texte et que vous ayez inséré un retour ligne (touche Entrée). Pour vous déplacer rapidement d un bloc de texte à un autre, n oubliez pas que la combinaison de touche Ctrl + flèche droite/flèche gauche permet de sauter d un mot à l autre. Ce petit travail fastidieux mais indispensable réalisé, vous pouvez procéder au copier/coller vers Excel. Astuces_Générales1_excel.doc - bitsch.gerard@orange.fr VERTOU Page : 12 / 29

13 Pour peaufiner et résoudre les derniers problèmes, n oubliez pas qu Excel permet de déplacer facilement une cellule en la "tirant" vers un nouvel emplacement. Vous disposez également de fonctions d insertion de lignes ou de colonnes. Avec tout cela, vous devriez arriver au résultat escompté sans perdre trop de temps. 23) - Copiez uniquement le résultat d'une formule grâce au collage spécial Si vous avez besoin de recopier des données d'une feuille vers une autre, la fonction Copier / Coller de Windows est idéale. Mais sur Excel, si les cellules sources contiennent des formules, ce sont elles qui seront transférées et non pas les résultats affichés. Heureusement, Excel a une solution pour copier les valeurs calculées et non les formules. C'est le collage spécial. 1 Sélectionnez la cellule où se trouve le résultat et faites Ctrl+C pour les copier dans le Presse papiers. 2 Sélectionnez la première cellule de destination. 3 Faites un clic droit et choisissez Collage spécial. 4 Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez "Valeurs" et validez par "OK". Regardez maintenant le contenu de vos cellules de destination; elles ne contiennent pas de formules mais seulement le résultat de cette formule à son emplacement d'origine. Exactement ce que nous voulions! 24) - Copiez uniquement les cellules affichées Masquage manuel, filtres, mode plan... Les solutions pour masquer certaines cellules et n'afficher que celles qui nous intéressent ne manquent pas dans Excel. Mais lorsqu'il s'agit d'extraire ces données pour les récupérer (et elles seules) dans une autre feuille, les choses se compliquent souvent. En effet, par défaut, Astuces_Générales1_excel.doc - bitsch.gerard@orange.fr VERTOU Page : 13 / 29

14 Excel copie l'intégralité des données d'une sélection, même celles qui sont masquées. Voici notre astuce pour copier uniquement les données dont vous avez besoin. Le mieux pour cela est d'utiliser la fonction "Atteindre". Activez vos filtres, masquez les cellules qui ne vous intéressent pas et sélectionnez la plage à copier. Appuyez sur la touche F5 de votre clavier pour afficher la fenêtre "Atteindre" et cliquez sur "Cellules". Cochez la case "Cellules visibles seulement" et validez. Faites ensuite un copier-coller comme vous le faites d'habitude... Le tour est joué Astuces_Générales1_excel.doc - bitsch.gerard@orange.fr VERTOU Page : 14 / 29

15 25) - Copiez vos diapositives PowerPoint dans vos tableaux Excel L'échange de données entre Word et Excel est bien connu et très simple d'utilisation. Et avec PowerPoint, c'est également facile. Voici comment intégrer des données PowerPoint dans vos tableaux. Cela peut être très utile si vous souhaitez résumer en une seule image le contenu d'un tableau complexe. Voici comment insérer une diapositive dans un tableur: Démarrez PowerPoint. Cliquez sur "Diapositives" dans la partie droite de la fenêtre. En maintenant la touche "Ctrl" enfoncée, cliquez sur les différentes diapositives que vous souhaitez copier. Tapez Ctrl + C pour copier les diapositives dans le Presse-papiers. Ouvrez maintenant le classeur Excel dans lequel vous souhaitez coller vos diapositives Sous Excel 2007, cliquez sur la petite flèche en-dessous de "Coller" dans la rubrique "Pressepapiers" puis sélectionnez l'option "Collage spécial". Si vous utilisez une version antérieure d'excel, cliquez sur "Edition", puis sur "Collage spécial". Vous obtiendrez ensuite la boîte de dialogue suivante. On peut voir que l'option "Objet Présentation Microsoft Office PowerPoint" est déjà sélectionnée. Il suffit donc de cliquer sur OK. Vous pouvez maintenant voir dans votre tableur la première des diapositives copiées. Les suivantes (si vous en avez sélectionné plusieurs) restent dissimulées en arrièreplan. Vous pouvez agrandir, rétrécir ou déplacer les diapositives selon vos souhaits. En double-cliquant dessus, vous pourrez lancer l'affichage de l'ensemble des diapositives sous PowerPoint. 26) - Créez un format pour la saisie automatique des heures Si vous devez saisir une longue liste d'horaires dans un tableau, il peut être pratique de ne pas avoir systématiquement à taper les deux points entre les heures et les minutes. Il faut malgré tout faire en sorte que les données s'affichent ensuite au format voulu, deux points inclus. Astuces_Générales1_excel.doc - bitsch.gerard@orange.fr VERTOU Page : 15 / 29

16 Pour ce faire, il faut utiliser un format de cellule personnalisé, qu'il est préférable d'entrer au préalable dans la ou les cellules concernées; la conversion dans le format souhaité sera ainsi effectuée dès la saisie. Voici comment procéder. Cliquez tout d'abord avec le bouton droit de la souris sur la cellule dans laquelle vous voulez mettre en place un format personnalisé. Dans le menu contextuel, cliquez sur "Format de cellule". Dans la boîte de dialogue qui apparaît alors, choisissez la catégorie "Personnalisée". À droite, dans le champ "Type", entrez ##":"##. Confirmez en cliquant sur OK. Les horaires entrés sans double points apparaissent maintenant au format désiré. Gardez cependant à l'esprit que vous ne pourrez pas effectuer de calculs avec des horaires formatés par ce procédé. L'illustration suivante vous montre les chiffres saisis en colonne A et les mêmes chiffres en colonne B, au format personnalisé. 27) - Créez vos icônes de pointage Dernier tour de table, vous faites le décompte des participants. Entre nous, les X dans les cases pour pointer les confirmations, ce n est pas très joli. Or savez-vous qu il est très facile de disposer de belles icônes de pointage automatiquement avec Excel Sélectionnez la plage des cellules qui contiennent une information de pointage. Dans l onglet "Accueil", cliquez sur le bouton "Mise en forme conditionnelle", sur "Jeux d icônes", puis sur un style à 3 états, par exemple les symboles avec cercle Cliquez à nouveau sur le bouton "Mise en forme conditionnelle" puis sur "Gérer les règles" et sur le bouton "Modifier la règle". Sélectionnez le type de règle "Mettre en forme toutes les cellules d après leur valeur". Astuces_Générales1_excel.doc - bitsch.gerard@orange.fr VERTOU Page : 16 / 29

17 Dans la zone "Valeur" de la première icône, tapez la valeur 2. Dans la zone "Valeur" de la seconde, tapez 1. Cochez la case "Affichez l icône uniquement" puis cliquez deux fois sur "OK". Remplacez alors, dans les cellules, les libellés ou symboles que vous aviez indiqués par la valeur 0, 1 ou 2, selon l icône que vous souhaitez voir afficher. 28) - Créez vos modèles de classeurs sans angoisse.xlt,.xltx,.xltm. Ces extensions inhabituelles peuvent vous inquiéter et vous empêcher de tirer profit d'une fonctionnalité pourtant indispensable d'excel, les modèles de classeurs. En réalité, leur utilisation est très simple et vous fera sans aucun doute gagner un temps précieux. Concrètement, si vous créez régulièrement des classeurs qui se présentent tous de la même manière (par exemple pour éditer des factures ou remplir des fiches techniques sur différents produits), vous n'aurez plus besoin d'aller rechercher un modèle et d'utiliser la fonction Enregistrer sous (en prenant le risque d'effacer les données d'origine par inadvertance) ou de faire un copier-coller. Voici comment procéder. Créez le fichier modèle. Le mieux est de partir du classeur que vous utilisez habituellement, en veillant bien à effacer le contenu de toutes les cellules "variables". Cliquez sur "Fichier" pour "Enregistrer sous" (ou sur le bouton Office puis Enregistrer sous dans Excel 2007) puis choisissez "Modèle (*.xlt)" dans la liste déroulante Type de fichier ou, sous Excel 2007, Modèle Excel (*.xltx). Lorsque vous choisissez ce type de fichier, Excel sélectionne automatiquement le bon dossier pour l'enregistrement : Dans les anciennes versions d'excel, "C:\Users\utilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Modèles"; Avec Excel 2007: "C:\Users\utilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Templates". Validez en cliquant sur "Enregistrer". Pour utiliser votre modèle une fois que vous l'avez enregistré, il vous suffit de passer par le menu "Fichier" (ou bouton Office), "Nouveau". Dans la fenêtre qui s'affiche, choisissez selon le cas "Créer à partir d'un classeur existant" (anciennes versions) ou "Mes modèles" (Excel 2007). Il vous suffit désormais de sélectionner le modèle de votre choix, et d'enregistrer le nouveau fichier à l'emplacement de votre choix. Astuces_Générales1_excel.doc - bitsch.gerard@orange.fr VERTOU Page : 17 / 29

18 29) - Débarrassez-vous des doublons Astuces Générales Excel - 1 Les doublons sont toujours un souci. Une raison supplémentaire de passer sous Excel 2007, qui propose un outil dédié à la suppression de ces données malvenues. Dans l'onglet "Données" se trouve une icône libellée "Supprimer les doublons". Il suffit de sélectionner la plage concernée, de cliquer sur cette icône et de sélectionner les critères de dé doublonnage pour que les données soient épurées. Bien entendu si vous devez examiner le résultat de formules, il vous faudra très probablement passer par une macro. Le plus efficace sera peut-être de travailler à la source, d'identifier la raison pour laquelle vous avez accumulé ces données en double, et de corriger votre manière de travailler. Savoir supprimer les doublons c'est bien, mais arriver à ne pas en avoir, c'est encore mieux. 30) - Définir le format d enregistrement par défaut Chacun le sait, il existe un grand nombre de versions d Excel. Par défaut, le logiciel enregistre vos classeurs sous le format le plus récent :.xlsx pour Excel 2007, par exemple. Mais vous pouvez modifier ce choix en suivant ces étapes. Avec Excel antérieur à 2007 Déroulez le menu "Outils" et choisissez "Options". Dans la fenêtre qui s affiche, cliquez sur l onglet "Transition". Dans la première liste déroulante, sélectionnez le format de votre choix, puis validez. Avec Excel 2007 Cliquez sur le bouton Office et choisissez "Options Excel" (en bas à droite du menu). Dans la fenêtre qui s affiche, cliquez à gauche sur "Enregistrement". Modifiez le réglage dans la première liste déroulante, puis validez. 31) - Déplacement lors d'une saisie Vous avez beaucoup de saisies à faire ligne par ligne. Vous souhaitez, lorsque vous appuyez sur "Entrée" vous déplacer dans une cellule précise. Cette option est vraiment pratique dans certains cas. Elle se trouve dans les options d'excel. Pour les versions d'avant 2007, cliquez sur "Outils" puis "Options". Sélectionnez l'onglet "Modification" et dans la liste intitulée "Déplacer la sélection après validation", sélectionnez ce que vous voulez. Pour Excel 2007, cliquez sur le "Bouton Office" (en haut à gauche de la fenêtre) et sur "Options Excel" (en bas à droite du menu). Là, cliquez sur "Options avancées", puis dans la première rubrique, "Options d'édition", sélectionnez ce que vous souhaitez. 32) - Déplacez vos commentaires Vous venez de rédiger un long commentaire, et vous vous rendez compte tout à coup qu'il n'est pas affecté à la bonne cellule. Vous pouvez bien sûr en créer un nouveau et copier le texte que vous venez de taper. Mais en dehors du temps nécessité par cette manipulation, elle peut conduire à des erreurs, par exemple si l'intégralité du commentaire n'est pas sélectionnée. Voici une solution qui vous fera gagner du temps. Cliquez sur la cellule liée au commentaire et copiez-la. Astuces_Générales1_excel.doc - bitsch.gerard@orange.fr VERTOU Page : 18 / 29

19 Sélectionnez la cellule où vous voulez afficher le commentaire, faites un clic droit et choisissez Collage spécial. Sélectionnez Commentaires et validez en cliquant sur OK. Il ne vous reste plus qu'à supprimer le commentaire sur la cellule d'origine, en passant par un clic droit puis l'option Effacer le commentaire. 32) - Déterminez l'emplacement de vos légendes Lorsque vous créez un graphique, Excel détermine lui-même l'endroit où seront placées vos légendes, généralement à droite. Vous pouvez ensuite les déplacer avec votre souris jusqu'à l'emplacement de votre choix. Mais il y a plus simple. Excel peut effectuer ce travail pour vous. Cliquez sur la légende dans votre graphique avec le bouton droit de la souris. Dans le menu contextuel, cliquez sur "Format de la légende". Cliquez sur l'onglet "Emplacement" ou sur "Options de légende" si vous utilisez Excel2007 / Choisissez selon vos besoins l'option "Haut, Bas, À gauche, À droite", etc. pour déterminer l'emplacement de la légende. 34) - Dissimulez le contenu de certaines cellules Si vous ne voulez pas protéger vos données des curieux, mais simplement les dissimuler, vous pouvez utiliser la méthode des couleurs. Voici comment procéder. Cliquez sur la cellule dont vous souhaitez masquer le contenu, ou sélectionnez la zone de données s'il s'agit d'un ensemble de cellules. Cliquer sur les menus "Format", "Cellule" puis sur l'onglet "Police". Dans Excel 2007, cliquez sur l'onglet "Accueil". Dans le cadre "Couleur", choisissez la couleur de fond (généralement blanc) comme couleur du texte. Cliquez sur "OK" pour fermer la fenêtre. Dans Excel 2003, cliquez sur "Couleur de police" et choisissez comme couleur le blanc. Astuces_Générales1_excel.doc - bitsch.gerard@orange.fr VERTOU Page : 19 / 29

20 Comme vous pouvez le voir dans l'illustration cidessus, le contenu de la cellule est maintenant de la même couleur que le fond. Le contenu de la cellule est uniquement visible dans la Barre de formule, mais rien ne figure dans la cellule ellemême! 35) - Dupliquer un format conditionnel Pour appliquer un format conditionnel défini, sur une plage de cellules, à une autre plage, voici la marche à suivre. Dans Excel Sélectionnez les cellules sur lesquelles la mise en forme conditionnelle est déjà appliquée. 2. Appuyez sur la touche "Ctrl" et sélectionnez la plage de destination. 3. Déroulez le menu "Format", et choisissez "Mise en forme conditionnelle". 4. Validez par "OK". Dans Excel 2007, vous pouvez définir les plages auxquelles s appliquent les mises en forme conditionnelles dans la fenêtre "Gestionnaire des règles de mise en forme conditionnelle". Sélectionnez la plage à laquelle la mise en forme est appliquée. Dans l onglet "Accueil", cliquez sur "Mise en forme conditionnelle" puis sur "Gérer les règles". Modifiez la référence de la plage à votre convenance, et validez. 36) - Économisez l encre couleur Comment faire pour ne pas user de l encre couleur (toujours chère) lorsque l on fait des impressions d essai, notamment avec des graphiques. La solution que je vous propose ici n est pas propre à Excel, elle est valable pour l ensemble des programmes que vous utilisez. Ne lancez pas l impression par Ctrl + P mais passez par le menu approprié (Fichier, Imprimer sous Excel 2003; Bouton Office, Imprimer sous Excel 2007). La boîte de dialogue des impressions s affiche et vous pouvez changer les options. Tout en haut, à droite de l imprimante sélectionnée, vous avez un bouton libellé "Propriétés". Cliquez dessus et cherchez dans la nouvelle boîte de dialogue la case à cocher (ou à décocher) pour réaliser des impressions en niveaux de gris. L emplacement et le libellé précis de cette option dépendent du constructeur de l imprimante, mais dans 99 % des cas, elle est disponible. Ceci fait, validez votre choix pour revenir à la fenêtre précédente. Cliquez sur OK pour lancer l impression. Astuces_Générales1_excel.doc - bitsch.gerard@orange.fr VERTOU Page : 20 / 29