PRINCE2 en mille mots Andy Murray, auteur principal de PRINCE2 (2009) et directeur de Outperform UK Ltd Livre blanc Septembre 2011
Table des matières 1 Qu'est-ce que PRINCE2? 3 2 Les bénéfices de PRINCE2 3 3 Principes 3 4 Thèmes 4 5 Processus 5 6 L'environnement du projet 5 Références 6 À propos de l'auteur 6 Remerciements 6 Marques déposées et déclarations 6
1 Qu'est-ce que PRINCE2? PRINCE2 est une méthode non exclusive largement utilisée dans plus de 150 pays à travers le monde, et sa demande augmente jour après jour. Elle est considérée par beaucoup comme la meilleure méthode de gestion de projet, et plus de 20 000 organisations bénéficient déjà de son approche novatrice et fiable. Cela se doit en grande partie au fait que PRINCE2 est véritablement générique et peut s'appliquer à n'importe quel projet, indépendamment de son échelle, type, organisation, localisation géographique ou culture. PRINCE2 comprend un ensemble de principes, un ensemble de thèmes de contrôle, un cycle de vie du processus et des conseils pour faire correspondre la méthode avec l'environnement du projet (voir le figure 1). PRINCE2 fournit un modèle de processus pour gérer un projet. Il consiste en un ensemble d'activités nécessaires pour diriger, gérer et livrer un projet. 2 Les bénéfices de PRINCE2 PRINCE2 offre les bénéfices suivants : PRINCE2 peut être appliquée à tout type de projet Elle fournit un vocabulaire et une approche communs PRINCE2 s'intègre facilement avec les modèles propres aux différents secteurs L'accent mis sur le produit permet de clarifier, pour toutes les parties, ce que le projet livrera selon les normes de qualité convenues PRINCE2 applique la «gestion par exception», permettant une utilisation efficace du temps de la direction Elle garantit le maintien de la viabilité du projet Il existe un grand nombre d'organisations offrant des formations et du conseil dans le monde entier, capables de fournir un soutien d'expert pour les projets PRINCE2 ou pour les organisations prévoyant d'adopter PRINCE2 Elle fournit des définitions explicites des rôles et des responsabilités afin que chacun comprenne ce que l'on attend de lui et des autres. 3 Principes Les principes PRINCE2 sont les obligations de référence en matière de bonne pratique qu'un projet devrait suivre s'il utilise PRINCE2 Ils sont dérivés des leçons, aussi bien positives que négatives, qui ont eu une incidence sur la réussite projet. Les principes fournissent un cadre de bonne pratique pour les personnes impliquées dans un projet garantissant que la méthode n'est pas appliquée d'une façon excessivement impérative, mais plutôt d'une façon permettant de contribuer au succès du projet. ENVIRONNEMENT DU PROJET Changement Avancement Dossier commercial PROCESSUS PRINCE2 Organisation Risque Planification Qualité THÈMES PRINCE2 PRINCIPES PRINCE2 Schéma 1 Structure de PRINCE2
Principe Justification business continue Tirer des leçons de l'expérience Définir les rôles et les responsabilités Gérer par étapes Gérer par exception Accent mis sur les produits S'adapter à l'environnement du projet Définition Un projet PRINCE2 compte sur une justification business continue Les équipes du projet PRINCE2 tirent des leçons de l'expérience passée (les leçons sont recherchées puis enregistrées. Des mesures sont ensuite prises en conséquence tout au long de la vie du projet) Dans un projet PRINCE2, les rôles et les responsabilités sont définis et convenus, avec une structure organisationnelle qui implique les intérêts du business, de l'utilisateur et du fournisseur en tant que parties prenantes Un projet PRINCE2 est planifié, surveillé et contrôlé étape par étape Dans un projet PRINCE2, des tolérances ont été définies pour chaque objectif du projet afin de délimiter l'autorité déléguée Un projet PRINCE2 se concentre sur la définition et la livraison des produits et notamment sur leurs exigences qualitatives PRINCE2 est adapté selon la taille, l'environnement, la complexité, l'importance, la capacité et le risque du projet 4 Thèmes Les thèmes PRINCE2 sont les aspects de la gestion de projet qui doivent être traités continuellement tout au long du cycle de vie du projet (c.-à-d. plus d'une fois). Il fournissent des conseils sur la façon dont le processus doit être suivi. Par exemple, de nombreux processus dans PRINCE2 concernent la création ou l'approbation de plans, et le thème planification contient des conseils explicatifs à ce sujet. L'ensemble des thèmes PRINCE2 décrit : La façon dont les bénéfices, les risques, le périmètre, la qualité, le coût et le temps sont déterminés (dans les thèmes Dossiers Commerciaux, qualité et planification) Comment les équipes de projet surveillent et contrôlent le travail au fur et à mesure de l'avancement du projet (dans les thèmes avancement, qualité, changement et risque). Le thème d'organisation soutient les autres thèmes grâce à une structure de rôles et de responsabilités affichant des voies claires de délégation et d'escalade. Thème Dossier commercial Pourquoi? Organisation Qui? Qualité Quoi? Les réponses apportées par le thème Planification Comment? Combien? Quand? Risque Et si? Changement Quel est l'impact? Avancement Quelle est notre situation actuelle? Vers quoi nous dirigeonsnous? Devons-nous continuer?
Pré-projet Étape d'initialisation Étape(s) suivante(s) de la livraison Étape finale de la livraison Diriger Élaborer un projet Diriger un projet Gérer Gestion de la limite d'une étape Initialisation d'un projet Contrôle d'une étape Gestion de la limite d'une étape Clôture d'un projet Contrôle d'une étape Livrer Gestion de la livraison de produit Gestion de la livraison de produit Schéma 2 Modèle de processus PRINCE2 5 Processus PRINCE2 fournit un modèle de processus pour gérer un projet. Il consiste en un ensemble d'activités nécessaires pour diriger, gérer et livrer un projet. Élaborer un projet : aborde les activités de pré-projet nécessaires pour commander le projet et obtenir l'engagement de la direction de l'entreprise ou du programme pour investir dans l'initialisation du projet en répondant à la question : «Ce projet est-il viable et intéressant?» Diriger un projet : décrit les activités du Comité de Pilotage du projet en matière de contrôle global du projet. Les activités se concentrent sur les prises de décisions nécessaires pour que les membres du Comité de Pilotage d'un projet assument correctement leurs responsabilités tout en délégant la gestion quotidienne au Chef de Projet. Initialisation d'un projet : décrit les activités qu'un Chef de Projet doit mener afin d'établir le projet sur des bases solides. Chaque projet PRINCE2 comporte une étape d'initialisation. Le contenu clé obtenu dans cette étape est la Documentation d'initialisation de Projet, comprennant le Plan de Projet général et définissant les bases de référence des six objectifs de performance du projet qui sont le temps, le coût, la qualité, le périmètre, le risque et les bénéfices. Gestion d'une limite de l'étape : décrit les activités que le Chef de Projet doit mettre en œuvre pour fournir suffisamment d'informations au Comité de Pilotage du projet. Celui-ci sera alors en mesure d'analyser le succès de l'étape actuelle, d'approuver la prochaine planification d'étape, d'analyser le Plan de Projet mis à jour, de confirmer la continuité de la justification business et l'acceptabilité des risques. Contrôle d'une étape : décrit comment le Chef de Projet gère l'activité d'exécution/remise de projet pendant une étape et comment il rend compte de l'avancement et des exceptions auprès du Comité de Pilotage du projet. Gestion de la livraison produit : traite du rôle du Chef d'équipe qui supervise le détail du travail de création des produits de projet et fait le lien entre le Chef de Projet et les équipes qui effectuent le travail du projet. Clôture d'un projet : décrit l'activité de fermeture se déroulant vers la fin de la dernière étape du projet. Le Chef de Projet dirige le processus qui permet une fermeture ordonnée, tenant compte de l'ensemble des exigences restantes d'acceptation et de remise de projet. 6 L'environnement du projet Selon les principes PRINCE2, la méthode doit être adaptée au contexte particulier du projet. L'adaptation consiste en des mesures prises pour appliquer correctement la méthode à un projet individuel, garantissant que la quantité de gouvernance, de planification et de contrôle est adéquate ni trop lourde pour un projet simple, ni trop informelle pour un projet de grande taille ou complexe. L'adoption de PRINCE2 au sein d'une organisation est appelée incorporation.
Intégration (effectuée par l'organisation pour adopter PRINCE2) Accent mis sur : Responsabilités du processus Règles/conseils pour l'extension (ex. une feuille d'évaluation) Normes (modèles, définitions) Formation et développement Intégration avec les processus business Outils Garantie du processus. Adaptation (réalisée par l'équipe de projet pour ajuster la méthode au contexte d'un projet spécifique) Accent mis sur : Adaptation des thèmes (au moyen des stratégies et des contrôles) Incorporation de termes/langage spécifiques Révision des descriptions de produits pour les produits de gestion Révision des descriptions des rôles pour les acteurs du projet PRINCE2 Ajustement des processus pour qu'ils correspondent aux éléments ci-dessus. Références Managing Successful Projects with PRINCE2 (Réussir le management de projets avec PRINCE2), TSO, édition 2009. Directing Successful Projects with PRINCE2 (Réussir la direction des projets avec PRINCE2), TSO, édition 2009. The Executive Guide to Directing Projects: Within a PRINCE2 and MSP (Le guide exécutif pour la direction de projets : dans un environnement PRINCE2), TSO, 2009. À propos de l'auteur Andy Murray est un directeur agréé et un conseiller accrédité de PRINCE2. Il a travaillé dans le domaine des projets et des programmes pendant plus de 15 ans. Andy figure parmi les premiers à avoir adopté PRINCE2 (en 1997). Il a depuis aidé des organisation dans de nombreux pays à implémenter PRINCE2 et à en tirer des bénéfices. Andy est un des auteurs du manuel sur le Modèle de Maturité PRINCE2. En avril 2007, il a été nommé auteur principal pour la mise à jour de PRINCE2. Il a précédemment fait partie du comité exécutif du Best Practice User Group. En 2008, il a reçu un prix d'excellence spécial pour sa contribution personnelle aux méthodes de meilleure pratique. En 2010, Andy a été mentionné dans la revue annuelle du management de projet du «Daily Telegraph» dans la liste des personnes les plus influentes dans le domaine du management de projet. Remerciements Obtenu par TSO et publié sur www.best-management-practice.com Notre série de livres blancs ne doit pas être considérée comme un recueil de conseils de quelque nature que ce soit. Nous déclinons toute responsabilité en cas de perte résultant de l utilisation de son contenu ou du recours à celui-ci. Bien que TSO fasse tout son possible pour assurer l'exactitude et la fiabilité de l'information, elle décline toute responsabilité en cas d'erreurs, d'omissions ou d'inexactitudes. Le contenu, les diagrammes, les logos et les jaquettes sont corrects au moment de leur publication, mais peuvent faire l'objet de modifications sans préavis. Copyright TSO. La reproduction intégrale ou partielle est interdite sans l'accord préalable de TSO. Marques déposées et déclarations PRINCE2 est une marque déposée de Cabinet Office. MSP est une marque déposée de Cabinet Office. The Swirl logo est une marque déposée de Cabinet Office.