Livre Blanc Oracle Novembre Le Bureau des Projets (PMO) : un levier stratégique de création de valeur pour l industrie

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1 Livre Blanc Oracle Novembre 2010 Le Bureau des Projets (PMO) : un levier stratégique de création de valeur pour l industrie

2 Présentation générale Les entreprises industrielles sont confrontées à un environnement économique mondial très incertain dans cette période d après-crise financière. Les grands fabricants industriels parviennent à faire face à ce contexte et à cette incertitude financière, grâce à une gestion plus centralisée de leurs projets. Ces entreprises ont amélioré la performance de l exécution de leurs projets par la mise en œuvre d un Bureau des Projets (PMO : Project Management Office) contribuant à leur succès. Selon le Project Management Institute (Institut de Gestion de Projet), un PMO est une unité organisationnelle qui centralise et coordonne la gestion des projets qui sont sous sa responsabilité. Le PMO se concentre sur la planification, la hiérarchisation et l exécution de projets et de sous-projets qui sont reliés aux objectifs stratégiques d un client ou de l entreprise mère. En tant que bonne pratique, un PMO doit rendre compte de ses activités à un membre de la direction de l entreprise, de sorte qu il puisse recevoir l attention au niveau exécutif et les ressources nécessaires à sa réussite. Les entreprises qui reconnaissent la valeur de la mise en œuvre d un PMO ont jugé indispensable d avoir un système unique d enregistrement pour soutenir et respecter la charte d un PMO. Un système unique d enregistrement a pour rôle essentiel de réunir les divers groupes de personnes répartis à travers différentes entreprises et zones géographiques pour permettre une collaboration efficace dans le cadre de l exécution des projets. Les solutions de Gestion de Portefeuilles de Projets d Entreprise (EPPM) fournissent le système unique d enregistrement dont le PMO a besoin pour atteindre ses objectifs avec succès. Oracle est un fournisseur majeur de solutions EPPM. Les solutions Primavera EPPM d Oracle offrent à tous les participants la visibilité nécessaire pour rester en parfaite synchronisation, quels que soient leur entreprise, leur localisation géographique ou leur fuseau horaire. De plus, les solutions Primavera d Oracle fournissent une visibilité consolidée et des capacités de collaboration qui permettent aux chefs de projet et aux parties prenantes de prendre les mesures correctives nécessaires, afin de maintenir les projets en bonne voie. Par ailleurs, les solutions Primavera EPPM d Oracle, dédiées à l Industrie, soutiennent le PMO dans le respect de sa charte et permettent à l entreprise d honorer ses engagements, malgré la volatilité du climat économique actuel. 2

3 Les entreprises du secteur industriel peuvent soutenir leurs initiatives en mettant en place un PMO, grâce à la compréhension du rôle essentiel joué par un système unique d enregistrement dans le regroupement des divers participants aux projets au sein de l entreprise. L économie actuelle et l incertitude financière Cette période d après-crise financière renforce l incertitude des marchés des entreprises industrielles. Les marchés financiers ont évolué brutalement, en affichant une forte hausse puis un net recul dès les premiers signes d une crise touchant le monde entier. Les dettes souveraines qui ont affecté un certain nombre de pays ont mis l accent sur la fragilité des états. Pendant ce temps, les effets d ondulation au sein des marchés de devises étrangères ont engendré une volatilité significative des marchés des matières premières et des produits de base. Ce niveau d imprévisibilité s est traduit par une hausse globale de l incertitude économique et financière. De plus, la nouvelle concurrence apparaissant au sein des marchés émergents présente des défis pour les fabricants industriels qui tentent de respecter les engagements inhérents à leurs projets. Certains analystes pensent que de nouveaux concurrents, au fil du temps, mettront la pression sur les prix des ressources matérielles et humaines nécessaires au soutien des activités industrielles. Dans ce contexte difficile, certaines entreprises leader se sont positionnées pour absorber le niveau élevé d incertitude et stimuler la réussite de leurs projets. Ces entreprises sont parvenues à accroître le taux de succès de leurs projets grâce à une gestion et une exécution centralisées. Leur expérience est généralement instructive pour les entreprises à la recherche de solutions contribuant à une exécution réussie de leurs projets. Le Bureau des Projets (PMO) : un véritable levier stratégique Le PMO sert généralement à planifier, hiérarchiser et contrôler les projets, ainsi qu à rendre compte du statut réel de chaque projet aux participants, chefs de projet et parties prenantes. Le PMO permet aussi de mesurer la performance des projets de façon systématique, afin que des améliorations puissent être apportées sur chaque projet réalisé. Par ailleurs, le PMO assure un alignement étroit entre l exécution quotidienne des projets et les objectifs stratégiques de l entreprise. Selon le Project Management Institute (Institut de Gestion de Projet), un PMO est une unité organisationnelle qui centralise et coordonne la gestion des projets qui sont sous sa responsabilité. Le PMO se concentre sur la planification, la hiérarchisation et l exécution de projets et de sous-projets qui sont reliés aux objectifs stratégiques d un client ou de l entreprise mère. En tant que bonne pratique, un PMO doit rendre compte de ses activités à un membre de la direction de l entreprise, de sorte qu il puisse recevoir l attention au niveau exécutif et les ressources nécessaires à sa réussite. 3

4 Un PMO est une unité organisationnelle qui centralise et coordonne la gestion des projets qui sont sous sa responsabilité. Le PMO se concentre sur la planification, la hiérarchisation et l exécution de projets et de sous-projets qui sont reliés aux objectifs stratégiques d un client ou de l entreprise mère. Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (3 e édition 2004). De nombreuses entreprises pensent généralement que la gestion de projet est fragmentée et faite de manière ponctuelle, ce qui donne lieu à une approche incohérente à travers les projets. Des approches personnalisées, le stockage des données dans des tableurs répartis sur les ordinateurs de bureau et la gestion des données communes de projet à travers divers outils de collaboration représentent quelques-uns des moyens qui constituent l approche des industriels en matière de gestion de projet. La plupart des entreprises déclarent que les projets subissent fréquemment des modifications dans leur étendue, en raison de l évolution des exigences des clients ou de facteurs internes qui finalement conduisent à une livraison retardée ou à un dépassement budgétaire. De plus, ces entreprises soulignent des processus et une formation du personnel limités, et indiquent qu elles évoluent dans un environnement très réactif, non propice au soutien d une planification stratégique. En raison de ces différentes approches, les entreprises ne parviennent pas à tirer des leçons de chaque projet exécuté pour améliorer leur taux de succès. Les entreprises industrielles reconnaissent le besoin de piloter leur gestion de projet au sein d une structure unique pour permettre de gérer l évolution des exigences des clients et s assurer que toutes les parties prenantes, séparées par des frontières géographiques ou organisationnelles, peuvent travailler ensemble, tout en suivant étroitement la progression d un projet vis-à-vis du plan. Une récente étude du cabinet Economist Intelligence Unit, établie auprès de fabricants industriels, a révélé que les répondants ont compris la valeur de la gestion de projet au sein de leur activité. ¹ Notons cependant, que pour quelques participants à cette enquête, cette compréhension s est limitée à la pratique, sous la forme d une méthodologie, de processus et d outils cohérents. En outre, il est important de considérer que les approches disparates, déployées au sein d une entreprise, engendrent des difficultés dans le suivi et la mesure de la progression d un projet. Un PMO répond à ces enjeux en centralisant la fonction de gestion de projet. Un PMO fournit une approche cohérente, enrichie par l expertise d une bonne gestion de projet, les outils et les processus nécessaires pour atteindre les objectifs d exécution de projet des entreprises. La disponibilité d un personnel qualifié en gestion de projet et informé des autres aspects liés aux engagements des entreprises en matière d exécution de projet, aide à maintenir la coordination et à rester en bonne voie. Et la surveillance au niveau exécutif garantit au PMO de bénéficier de l attention et des ressources nécessaires pour réussir. 1 Economist Intelligence Unit, Rapport Industrie : Fabrication Industrielle Gérer pour Réussir (mai 2010), Disponible à : 4

5 Un Système Unique d Enregistrement pour le Succès du PMO Les entreprises industrielles qui ont mis en œuvre un Bureau des Projets (PMO) affichent des gains d efficacité dans l exécution globale des projets. L utilisation d un système unique d enregistrement joue un rôle significatif en réunissant les diverses entités de l entreprise autour d une charte de PMO. Le système unique d enregistrement fonctionne comme un mécanisme assurant la visibilité et la responsabilisation au sein de l entreprise. Le système unique d enregistrement est utilisé par toutes les parties prenantes quels que soient leur entreprise, leur localisation géographique ou leur fuseau horaire, pour favoriser l atteinte des objectifs quotidiens d un projet donné. Ce système créé une visibilité sur le statut réel des projets pour l ensemble des participants. Il permet aux entrepreneurs et sous-traitants de mettre à jour le statut de leurs projets, une fois leurs travaux accomplis. Les chefs de projet sont en mesure de voir les travaux accomplis, les travaux qui restent à faire et le statut des projets vis-à-vis des coûts et des délais planifiés. En outre, un système unique d enregistrement permet aux chefs de projet de voir l impact d un retard à travers les projets. Il fournit de manière centralisée toutes les données essentielles de coût et de planning, mettant ainsi la bonne information à disposition des chefs de projet pour prendre les mesures correctives appropriées. Des feuilles de calcul de données issues de multiples sources n ont pas à être compilées et il n est pas nécessaire d attendre plusieurs jours pour comprendre l impact résultant de modifications dans les coûts de matériels, dans les plannings et la disponibilité des ressources. Les chefs de projet peuvent continuer à maintenir les projets en bonne voie dans un environnement volatil, parce que toutes les modifications sont intégrées dans le système unique et sont visibles en temps réel. De plus, un système unique d enregistrement sert de référentiel commun pour la connaissance et l expérience de l entreprise en matière d exécution de projet. Ce référentiel d information aide l équipe de gestion de projet au sein du PMO à tirer parti des leçons apprises des projets réalisés par l entreprise. Le PMO peut utiliser cette information pour contrôler la performance de façon régulière et rendre compte de l impact direct sur la performance d exécution de l entreprise. Le PMO et l entreprise bénéficient d une meilleure compréhension de la performance des projets antérieurs et de la capacité à établir les améliorations attendues pour les projets à venir. Les systèmes de Gestion de Portefeuilles de Projets d Entreprise (EPPM) remplissent une fonction essentielle, celle de fournir le système unique d enregistrement dont le PMO a besoin pour garantir le succès des projets sur le long terme. Les systèmes EPPM fournissent un système commun permettant à tous les participants à un projet de travailler ensemble, et de rester coordonnés et synchronisés sur les travaux des projets. Ces systèmes aident les chefs de projet à évaluer les impacts de modification des coûts, des plannings et de la disponibilité des ressources et des entrepreneurs. Ils aident les décisionnaires à tous les niveaux de l entreprise à comprendre le statut réel des projets ; ils leurs permettent aussi de disposer de l information appropriée pour soutenir une prise de décision proactive. Un système EPPM sert aussi de référentiel central de connaissance qui reflète de manière permanente la performance de l entreprise dans le domaine de ses projets. Enfin, un système EPPM favorise l analyse et offre une plus grande visibilité, contribuant à une amélioration progressive dans l exécution de projet et de meilleurs résultats financiers. 5

6 Un Leadership Reconnu en Gestion de Portefeuilles de Projets d Entreprise Oracle est un fournisseur majeur de solutions de Gestion de Portefeuilles de Projets d Entreprise (EPPM) dédiées à l industrie. La plupart des clients qui ont mis en œuvre des solutions EPPM dans le cadre du déploiement de leur PMO ont amélioré avec succès l exécution de projet, grâce à une structure collaborative et à un système unique d enregistrement qui permet de coordonner et de contrôler les activités inhérentes aux projets. Ce système unique d enregistrement est essentiel à tous les acteurs impliqués dans un projet pour collaborer à travers différentes entreprises, divers pays et sous différents fuseaux horaires, et pour atteindre les objectifs immédiats et à long terme du projet. Ces clients en ont aussi tiré les avantages suivants : Obtenir une transparence immédiate et accéder aux budgets, aux allocations des ressources et aux statuts des projets Faire face aux priorités fluctuantes, tout en coordonnant de multiples projets avec efficacité Accéder à la performance détaillée de chaque entité pouvant supporter des coûts réduits et libérer de la trésorerie Fournir la visibilité nécessaire pour gérer les risques dans un environnement économique volatil S appuyer sur des analyses de trésorerie probabiliste, aussi bien au niveau du projet qu à travers les projets en prenant en considération le risque et l incertitude du projet pour identifier les zones présentant des allocations mal appropriées Élaborer des scénarios de simulation permettant aux parties prenantes de voir en temps réel l impact d une contingence, même légère, sur le projet, et l impact des différentes réponses sur le budget et le planning Accroître la productivité entre les différentes entités, grâce à une meilleure planification et à une meilleure allocation des ressources, ainsi que la formation polyvalente pour optimiser les coûts d exploitation Promouvoir la collaboration à travers l entreprise virtuelle Les clients Primavera EPPM d Oracle du secteur industriel pensent qu ils peuvent améliorer efficacement leur performance dans le domaine de l exécution de projet. Ils ont compris que le succès à long terme de leur PMO repose sur la compréhension du rôle essentiel joué par le système unique d enregistrement dans les domaines de la collaboration, de la visibilité et de la responsabilisation au sein de l entreprise. Les grandes entreprises s appuient sur les solutions Primavera d Oracle pour améliorer la performance de leurs projets de manière significative. 6

7 Conclusion Les entreprises industrielles sont confrontées à des activités substantielles et à une incertitude financière, au sein d une économie mondiale très affectée par une période d après-crise financière. Les grandes entreprises se sont positionnées pour améliorer leur performance d exécution de projet, en mettant en œuvre des Bureaux de Projets (PMO) ; ceux-ci se concentrent sur l administration centralisée des projets et leur réalisation dans le respect des délais, des budgets et de l étendue définis initialement. Un système unique d enregistrement est crucial pour permettre la collaboration, la visibilité et la responsabilisation nécessaires au maintien des projets en bonne voie et au soutien du succès à long terme du PMO. Les solutions Primavera d Oracle en matière de Gestion de Portefeuilles de Projets d Entreprise peuvent véritablement aider les industriels dans la mise en œuvre d un PMO. 7

8 Le Bureau des Projets (PMO) : un levier stratégique de création de valeur pour l industrie Novembre 2010 Oracle France 15, boulevard Charles de Gaulle Colombes cedex Tél. : Oracle is committed to developing practices and products that help protect the environment Copyright 2010, Oracle et/ou ses filiales. Tous droits réservés. Ce document est un support d information et le contenu peut en être modifié à tout moment. Ce document n est pas garanti sans erreur ; il n est pas l objet d une quelconque garantie tacite ou expresse notamment de qualité ou d adaptation à un usage particulier. Nous déclinons toute responsabilité en ce qui concerne ce document non contractuel. Ce document ne peut en aucun cas être reproduit ou transmis sous quelque forme que ce soit, sans une autorisation écrite. Oracle est une marque déposée par Oracle Corporation et/ou ses filiales. Toutes les autres marques mentionnées dans ce document sont les marques commerciales de leurs propriétaires respectifs.