Règlement intérieur de l association Préambule Conformément aux statuts de l association, ce règlement intérieur est établi et voté par les membres du Bureau dirigeant. Ce règlement intérieur a été approuvé lors de la réunion du Bureau du 03 avril 2010. Il ne remplace aucunement la Charte déjà en place au sein de l association mais s inscrit bien en complément de cette dernière et des statuts. Il pourra être complété aussi souvent que voulu ou nécessaire sous réserve de l approbation unanime des membres du Bureau dirigeant.
Article 1 Rappel de l objet de l association WWOOF France - la promotion des buts et des valeurs sociales du mouvement WWOOF à travers la France - la découverte et l apprentissage de techniques relatives à la culture-agriculture biologique - l acquisition d informations et la compréhension du mouvement écologique, et la participation à son développement - la possibilité d offrir aux citadins une expérience de la vie rurale et l appréhension de son fonctionnement - l initiation à des façons de vivre saines, alternatives - la possibilité pour chacun de s investir et de s intégrer à la vie locale WWOOF France poursuit ces buts à travers des échanges non monétaires. ADHERENTS - COTISATIONS Article 2 Adhérents - Cotisations 2.1 Aménagements du montant des cotisations Le montant des cotisations est fixé par le Bureau dirigeant en fonction du type d adhésion (WWOOFer ou Hôte). Le Bureau a la possibilité d aménager de manière exceptionnelle le montant de la cotisation d un adhérent et/ou de le faire bénéficier d une gratuité en tenant compte de la situation personnelle de l adhérent. Cette facilité pourra être reconduite, au cas par cas. En accord avec les membres du Bureau, le Président donne également la faculté aux membres salariés de l équipe WWOOF France de pouvoir alors statuer en lieu et place, si nécessaire. 2.2 Modalités de fonctionnement afférentes aux adhésions dites «commune» (2 WWOOFers inscrits sur le même formulaire d adhésion Internet et/ou papier) En s inscrivant à deux, les adhérents obtiennent un seul identifiant et un seul mot de passe au nom de la personne inscrite en N 1 qui fait donc office de «référent». Cependant, les deux noms figureront sur leur profil en ligne et, le cas échéant, sur le livret imprimé. Ils partageront le même numéro d adhérent et l accès au livret (électronique et/ou imprimé). Avec une inscription commune, Ils doivent WWOOFer ensembles sauf s ils effectuent des séjours WWOOFing à des dates différentes. En cas de litige, quant à des modifications du compte Internet lié, il sera donné priorité aux requêtes de l adhérent à l origine du paiement de la cotisation commune mais ceci ne s appliquera pas dans le cas d une démission de l un de deux adhérents. Ainsi, l adhésion commune sera scindée et donnera lieu à deux adhésions individuelles (sous réserve de la bonne réception du complément d adhésion nécessaire). CONDITION D ADMISSION et/ou de RENOUVELLEMENT D ADHESION Article 3 Conditions d admission et/ou de renouvellement d adhésion Article 3.1 - Mise à jour des conditions générales d admission Outre les conditions déjà définies dans les statuts de WWOOF France (rappel : dûment remplir les bulletins d adhésions papier ou formulaire Internet, s acquitter de sa cotisation ; respecter les engagements figurant sur la Charte du WWOOFing qui est disponible sur le site Internet de l association WWOOF France et/ou envoyée avec chaque courriel de confirmation d adhésion ou au format papier pour les personnes ne disposant pas d Internet). Pour faire partie de l association, les personnes s engagent désormais à respecter également le présent règlement, disponible sur la nouvelle version du site Internet et d ores et déjà sur simple demande, en attendant que le nouveau site www.wwoof. fr soit opérationnel (lancement prévisionnel début 2012, sous réserve de contraintes techniques et/ou budgétaires non encore connues au moment de la rédaction de ce règlement). Ils pourront prendre connaissance des statuts de WWOOF France sur simple demande au moment, au préalable ou à la WWOOF France - Règlement intérieur de l association - 2012 > Page > 2 > 6
suite de leurs adhésions. Toutefois, le paiment de la cotisation sous-entend leur expresse acceptation. En accord avec les membres du Bureau, le Président donne toute latitude quant aux décisions d admission d un adhérent aux trois membres de l équipe actuelle WWOOF France elles pourront alors statuer en lieu et place du Bureau dirigeant, tout en ayant pris soin au préalable, en cas de refus, de faire impérativement valider leur décision par le Président du Bureau. Article 3.2 Motivations des adhérents A compter du lancement du nouveau site, il sera demandé aux adhérents WWOOFers de motiver leur demande d adhésion au moyen d une courte présentation des motivations qui les poussent à rejoindre WWOOF France, rendue obligatoire sur les bulletins d adhésions papier ou formulaire Internet à compter du lancement du nouveau site (lancement prévisionnel début 2012, sous réserve de contraintes techniques et/ou budgétaires non encore connues au moment de la rédaction de ce règlement). Ainsi, WWOOF France se réserve le droit de refuser une adhésion Internet dans les 15 jours qui suivent un règlement en ligne étant entendu que la personne recevra un avis de refus motivé de la part d un des membres du Bureau dirigeant ou de la personne que ce dernier y aura autorisé. Il sera remboursé de l intégralité de la cotisation versée. Dans le cas où ce dernier aurait déjà pris contact avec des adhérents hôtes, il s engage à les informer de l invalidation de son adhésion ainsi que de l annulation de sa venue chez eux, le cas échéant. Article 3.3 - Conditions d admission des personnes morales Cet article a pour objet de définir le cadre des engagements que toute personne morale désirant adhérer à WWOOF France doit respecter. Une personne morale désirant adhérer à WWOOF France doit remplir les mêmes conditions que celles visées aux articles 3.1 et 3.2 du présent règlement. Le Bureau dirigeant délègue l habilitation de statuer sur l accord à une demande d adhésion d une personne morale au seul membre salarié de l équipe WWOOF France en charge des adhésions hôtes ; l adhésion WWOOFer doit rester une démarche personnelle, et sauf exceptions des cas uniquement statués par les membres du Bureau en dehors ou lors de leurs réunions, ne peut se faire pour et/ou au travers d une personne morale. La personne morale adhérente a le droit d utiliser son adhésion à WWOOF France dans ses communications internes et externes. Néanmoins, toute référence, mention ou déclaration dans celles-ci ayant rapport avec WWOOF France nécessite un accord express préalable du Président du Bureau dirigeant ou d une personne autorisée par ce dernier à donner son accord. La personne morale désignera au préalable un ou deux représentants maximum étant habilités à prendre la décision d adhésion et/ou de renouvellement et seront les seul(s) autorisé(s) à accéder à l espace personnel Internet disponible pour les adhérents sur le site Internet de WWOOF France. Article 3.4 Modalités de confirmation d adhésion (personnes physiques et morales) La confirmation d adhésion (personne physique ou morale) sera communiquée par un courrier électronique (ou par courrier postal pour les personnes ne disposant pas d Internet) et sera dans ce cas accompagnée d un exemplaire de la Charte du WWOOFing et du règlement intérieur. L acceptation de l adhésion est également subordonnée au paiement simultané de la cotisation, notamment pour les règlements ayant lieu via le site Internet de WWOOF France ; statuts, règlement intérieur et Charte du WWOOFing étant également mis à disposition selon les modalités visées à l article 3.1 du présent règlement. Article 3.5 Durée des adhésions (personnes physiques et morales) Les adhésions sont valables douze mois, la date de référence étant la date d adhésion ou date anniversaire de celle-ci. L adhérent se verra informé de l arrivée à expiration de son adhésion par courrier électronique (ou courrier postal si celui-ci ne dispose pas d une connexion Internet) au plus tôt un mois avant et au plus tard une semaine avant la date de référence de son adhésion mais les comptes adhérents sur Internet ne seront automatiquement désactivés qu au-delà d une semaine après la date d expiration. Pour le renouvellement de son adhésion, l adhérent dispose d un délai d un mois après la date an- WWOOF France - Règlement intérieur de l association - 2012 > Page > 3 > 6
niversaire de son adhésion pour effectuer le règlement du montant de la cotisation de l année suivante. Passé ce délai, les comptes Internet pourront être supprimés, sans aucune autre formalité et il conviendra alors de procéder à une nouvelle adhésion. Le Bureau de WWOOF France ou les personnes y étant autorisées ainsi que visées à l article 3.1 de ce règlement se réserve toutefois le droit de refuser toute ré-adhésion d une personne physique et/ou morale, et notamment dans le cas où le membre Hôte ou WWOOFer, aurait fait l objet d une remontée négative n ayant pu être traitée car intervenant dans une période située entre la fin de son adhésion initiale et la date de son renouvellement à venir et/ou pour les personnes morales notamment associatives, s il s avérait que l objet de leur adhésion était établi comme contraire aux buts de WWOOF France tels que définis à l article 2 de ses statuts. Aussi, le membre concerné en sera alors avisé au moment de sa demande de renouvellement, étant précisé que pour tout renouvellement d adhésion (Hôte ou WWOOFer) ayant été effectué depuis le site Internet de WWOOF France, le bureau de WWOOF France ou les personnes y étant autorisées ainsi que visées à l article 3.1 de ce règlement se réserve un délai d un mois à compter de la date de renouvellement pour ce faire. Dans le cas de remontées négatives, le rejet du renouvellement d adhésion s analyserait comme une sanction disciplinaire et les procédures telles que définies au l article 5.2 du présent règlement seront mises en oeuvre. CODE DE CONDUITE - REGLES GENERALES Article 4 - Code de conduite et règles générales Ces articles ont pour objet de définir, en complément de la Charte du WWOOFING, les engagements que toute personne désirant adhérer à WWOOF France doit respecter. Article 4.1 - Tout membre de l association reconnaît être l unique responsable des commentaires ou déclarations faites à quiconque et ce sur quelque support, que ce soit au nom de WWOOF France et/ou de ces adhérents. Article 4.2 - Un membre veillera à ne pas entraîner de préjudice moral ou matériel à l association et/ou à ses adhérents, par ses actions ou ses déclarations. Ainsi, toute atteinte à l intégrité physique (soit gestes inappropriés : «mains à tendance baladeuses» ; remarques et/ou mots d esprits à caractère sexuel et attouchements sur une quelconque partie du corps) est potentiellement considéré comme pouvant entraîner un préjudice moral. Article 4.3 - Il devra être assuré correctement et de façon adéquate. De plus, il est de son entière responsabilité que de contrôler les garanties et exclusions des couvertures d assurances que WWOOF France pourrait éventuellement être amenés à lui indiquer et ce à seul titre informatif. De ce fait, il renonce à tous recours éventuel contre WWOOF France et/ou ses salariés en cas de problèmes. Article 4.4 - Tout membre de l association s engage à ne pas porter atteinte à autrui par des propos ou un comportement discriminatoires, à ne pas troubler la vie privée des autres membres par une attitude incorrecte, en public ou non et à ne pas faire argument de ses convictions politiques, philosophiques ou religieuses auprès des autres membres. Article 5 Procédure disciplinaire et sanctions Article 5.1 - Le non respect d un des engagements de la Charte du WWOOFing ainsi que des articles 4 et 6 du présent règlement pourra entraîner, en fonction de la gravité de ce qui est reproché, une sanction proportionnée à la faute pouvant aller d un simple avertissement à une exclusion définitive en passant par exemple par une suspension des comptes Internet Hôte ou WWOOFer. Article 5.2 - De même, lorsque WWOOF France reçoit une remontée négative de la part de l un des ses membres à propos d un autre adhérent hôte ou WWOOFer ; l autre partie est contactée par courriel pour en être informée et pouvoir fournir des explications, conformément au respect de sa défense. En fonction de la gravité de ce qui est reproché, ceci pourra entraîner une sanction, allant WWOOF France - Règlement intérieur de l association - 2012 > Page > > 6
de l avertissement à une exclusion ; étant entendu, qu en cas de circonstances jugées comme graves parce que compromettant la réalisation des buts poursuivis par WWOOF France, une exclusion immédiate pourra être prononcée sans préavis ou autre justification supplémentaire. En outre seront, et/ou pourront être considérées comme des circonstances graves tout suspicions et/ou faits avérés tels qu attouchements physiques, sexuels ainsi que les avances unilatérales du même ordre ou gestes et comportements de nature à porter atteinte à l intégrité physique d un membre. Article 5.3 - Les membres ayant reçus 2 avertissements consécutifs seront exclus de l association pour une durée provisoire ou indéterminée. Les membres adhérents hôtes seront par conséquent également retirés du livret électronique et imprimé. Article 5.4 - Par ailleurs, et sans que soit nécessairement entériné de jugement, WWOOF France se réserve le droit de suspendre les annonces et/ou l accès au profil internet et/ou livret électronique des adhérents hôtes et/ou WWOOFers de son site Internet, le temps nécessaire à ses investigations. Article 5.5 - L association WWOOF France ne pourra accepter les remontées et/ou plaintes anonymes ou émanant de non membres. Article 5.6 - Dans le cadre de ses investigations et si la situation l exige, notamment pour la défense des adhérents concernés, WWOOF France pourra, après en avoir reçu l accord écrit de l adhérent, contacter d autres membres afin de recueillir des témoignages pouvant aider les personnes en charge, telles que définies à l article 5.7, du présent règlement, dans leur prise de décision. Toutefois, dans les cas spécifiques des circonstances graves telles que définies à l article 5.2 et notamment celle portant sur l atteinte à l intégrité physique, en vue de compiler des témoignages, WWOOF France est de fait souveraine (c est à dire qu elle se passera d accord écrit) quant à initier le contact avec tous membres dont elle aura eu connaissance de leur présence en même temps que le/la plaignant-e. Cas spécifiques des circonstances graves telles que définies à l article 5.2 et en complément des mentions déjà faites à ce sujet dans le présent document (articles 4.2 et 5.2), la procédure sera la suivante : un avertissement (provisoire ou définitif) sera prononcé systématiquement au moindre signalement de la sorte. Si le membre concerné souhaite fournir des noms de WWOOFers et si l un d entre eux se trouvait jouer en sa défaveur, WWOOF France sera alors contraint soit - si pertinent - de rendre l avertissement effectif soit, de procéder finalement à l exclusion du membre en fonction de l importance des retours. Si au contraire, aucun des témoignages ne confirmait les dits agissements, WWOOF France pourra éventuellement reconsidérer sa position mais en tout état de cause, au bout de 2 ou 3 signalements (et ce quelles que fussent les sanctions prononcées ou non) portant sur ce type de faits, le membre sera alors exclu définitivement de l association au nom de l élémentaire principe de précaution. Enfin, en cas d action judiciaire, le compte en ligne et/ou annonce du membre concerné seront suspendu-s toute la durée des investigations et la sanction prise le sera en fonction des résultats de l enquête. Article 5.7 - Le respect et la mise en oeuvre de la procédure disciplinaire sont confiés au Président du Bureau qui gère les remontées des adhérents conjointement avec deux des membres de l équipe salariée. En cas de difficulté dans la prise de décision quant à la sanction, le Président pourra faire appel à deux des autres membres du Bureau afin de procéder à un vote à main levée entériné valablement par majorité simple. CONFIDENTIALITE Article 6 Règles de confidentialité au sein de l association Article 6.1 - La liste des membres de WWOOF France est strictement confidentielle. Elle n est accessible dans sa totalité qu aux salariés de WWOOF France et aux membres du Bureau dirigeant. Article 6.2 Les adhérents hôtes à qui le Bureau demande de vérifier l effective appartenance des adhérents WWOOFers les contactant ont la possibilité d accéder à des informations nominatives sur les WWOOFers lorsqu ils se connectent sur leur espace personnel Internet dédié, notamment pour la vérification d un numéro d adhérent. Ils s engagent de ce fait à respecter instamment l article 6.3. Les adhérents WWOOFers ont la possibilité de refuser cette visualisation et dans ce cas, l hôte n aurait d autre choix que de se tourner vers les membres de l équipe WWOOF France afin de s assurer de la WWOOF France - Règlement intérieur de l association - 2012 > Page > 5 > 6
bonne adhésion d un WWOOFer mais ainsi faisant le WWOOFer déclare renoncer à accéder à son espace personnel et accès à son livret électronique étant donné qu à ce jour ces deux fonctionnalités sont techniquement et indivisiblement liées sur le site de WWOOF France. Dans tous les cas, l association WWOOF France mettra tout en oeuvre pour trouver une solution satisfaisante pour l adhérent tout en tenant compte de son organisation interne et des contraintes de faisabilité technique liées au site Internet actuel ou à venir. Article 6.3 - Tout membre de l association s engage à ne pas divulguer à autrui, notamment sous un pseudonyme sur internet (forums) les coordonnées, informations personnelles et/ou d ordre privées des membres adhérents qu il aura connues par le biais de son adhésion à WWOOF France. Cela permet à l association de respecter le désir de ces adhérents (hôtes qui ne souhaitent pas forcément apparaître ailleurs que sur le support livret, protection des WWOOFers dont les comptes Internet sont visualisables par les adhérents hôtes). Article 6.4 - Dans le cadre de l évolution du site Internet de WWOOF France, une section de type «retour d expériences» pourra voir le jour et WWOOF France garantit que tous les moyens seront mis en oeuvre pour ne pas y voir figurer des informations d ordre privé, propos diffamatoires ou autre, notamment en exerçant une validation préalable avant diffusion sur son site (modération). Le Président et les membres du Bureau délèguent cette faculté à l équipe salariée de WWOOF France et/ou à son webmaster à venir. Article 6.5 - L association WWOOF France collecte des informations personnelles nécessaires pour que les adhérents puissent profiter des fonctionnalités proposées sur le site internet. Elles font l objet d un traitement informatique (enregistrement dans une base de données). Ces informations sont utilisées par WWOOF France seulement dans le cadre de la mission de l association et ne sont pas communiquées à d autres organismes, sauf existence d un texte légal l y contraignant. Article 6.6 La confidentialité d un membre plaignant, sera, autant que faire se peut, respectée sur demande. Conformément à la loi n 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l informatique, aux fichiers et aux libertés, l adhérent dispose d un droit d opposition, d accès et de rectification des données le concernant auprès de n importe quel membre de l équipe salariée et/ou du secrétaire de WWOOF France. WWOOF France - Règlement intérieur de l association - 2012 > Page > 6 > 6