GUIDE DE GESTION DES RÉSEAUX TECHNIQUES URBAINS DANS LES EMPRISES PUBLIQUES

CENTRE D EXPERTISE ET DE RECHERCHE EN INFRASTRUCTURES URBAINES GUIDE DE GESTION DES RÉSEAUX TECHNIQUES URBAINS DANS LES EMPRISES PUBLIQUES CONSEIL PERMANENT RÉSEAUX TECHNIQUES URBAINS (RTU) 1998

CONSEIL PERMANENT DES RÉSEAUX TECHNIQUES URBAINS (RTU) GUIDE DE GESTION DES RÉSEAUX TECHNIQUES URBAINS DANS LES EMPRISES PUBLIQUES Une publication du : Centre d expertise et de recherche en infrastructures urbaines () 1255, rue University Bureau 800 Montréal (Québec) H3B 3W3 Tous droits réservés Le contenu de cet ouvrage ne peut être reproduit, en tout ou en partie, sans autorisation écrite du. Produit en 1998. Modifié en 2013.

CONSEIL PERMANENT DES RÉSEAUX TECHNIQUES URBAINS (RTU) GUIDE DE GESTION DES RÉSEAUX TECHNIQUES URBAINS DANS LES EMPRISES PUBLIQUES LISTE DES MODIFICATIONS Date Révision 1 Juin 2013 Modification Ajout du consentement municipal en remplacement de la demande d intervention et mise à jour des documents relatifs aux travaux réalisés à proximité d infrastructures existantes art. 4.5.4 (Danielle Lanoue, ing. M.A.P. CSEM, chargée de projet pour le ) Mise à jour du formulaire «Demande de consentement municipal/mtq 1» 1 MTQ Ministère des Transports du Québec

GUIDE DE GESTION DES RÉSEAUX TECHNIQUES URBAINS DANS LES EMPRISES PUBLIQUES Liste des membres qui ont collaboré à la réalisation du présent Guide : Monsieur Ronald F. Blanchet, ing., M.Sc. Monsieur Serge. A. Boileau, ing., M.gest. Monsieur Pierre Dubé, ing. Monsieur Pierre Egesborg, ing. Monsieur Robert P. Fortin, ing. Monsieur Jacques Lapierre et Monsieur Claude Levasseur Monsieur Jean-Claude Lavoie Monsieur Florent Memme, ing., M.B.A. Monsieur Pierre Ménard et Monsieur John Paulino Monsieur Bertrand Plante, ing. Monsieur André Roy Monsieur Paul St-Jacques Ministère des Transports du Québec (MTQ) Président du groupe de travail Animateur, secrétaire du groupe de travail Rédacteur du Guide Commission des services électriques de la Ville de Montréal Association des ingénieurs municipaux du Québec (Ville de Saint-Léonard) Ville de Saint-Laurent Hydro-Québec Commission des services électriques de la Ville de Montréal Corédacteur du Guide Gaz Métropolitain Association des câblodistributeurs du Québec (Vidéotron) Ville de Verdun Ville de Montréal Bell

GUIDE DE GESTION DES RÉSEAUX TECHNIQUES URBAINS DANS LES EMPRISES PUBLIQUES Liste des membres du projet-pilote de Saint-Léonard qui ont collaboré à la validation du présent Guide : Monsieur Michel Bélanger Monsieur Roland Bernier Monsieur Serge. A. Boileau, ing., M.gest. Monsieur Carl Dubé Monsieur Pierre Egesborg, ing. Monsieur Robert Généreux, ing. Monsieur Normand Hachey, ing. Monsieur Michel Hardy, ing. Monsieur Jean-Claude Lavoie Monsieur Joël Levasseur, ing. Monsieur Pierre Ménard Monsieur Robert Ouellet Monsieur Denis Ouimet Monsieur Yvon Paquette, ing. Monsieur Raymond Sauvageau, ing. Ministère des Transports du Québec (MTQ) Direction de l Île-de-Montréal AT & T Canada Gaz Métropolitain Ville de Saint-Léonard Ville d Anjou Ville de Montréal-Est Info-Excavation Commission des services électriques de la Ville de Montréal Hydro-Québec Vidéotron Ministère des Transports du Québec (MTQ) Bell Ville de Montréal-Nord Gaz Métropolitain

GUIDE DE GESTION DES RÉSEAUX TECHNIQUES URBAINS DANS LES EMPRISES PUBLIQUES Liste des membres du projet-pilote de Chicoutimi qui ont collaboré à la validation du présent Guide: Monsieur Marc Asselin Monsieur Serge. A. Boileau, ing., M.gest. Monsieur Raynald Gobeil, ing. Monsieur Claude Laberge Monsieur Yves Laberge Monsieur Alain Lebel Monsieur Claude Malenfant, ing. Monsieur Alain Maltais Monsieur Denis Simard Monsieur Jacques Simard Gaz Métropolitain Ville de Chicoutimi Bell Canada Ministère des Transports du Québec (MTQ) Hydro-Québec Ville de Jonquière Vidéotron ltée Ville de Jonquière Ville de La Baie

TABLE DES MATIÈRES CHAPITRE 1 PRÉAMBULE... 1 1.1 ENJEUX ET VOCATION DU GUIDE... 1 CHAPITRE 2 INTRODUCTION... 3 2.1 DÉFINITION DU CADRE D APPLICATION DU GUIDE... 3 CHAPITRE 3 INTERVENANTS... 5 3.1 PROFIL... 5 3.2 RESPONSABILITÉS... 6 3.3 IDENTIFICATION... 8 CHAPITRE 4 MÉCANISMES DE CONCERTATION... 10 4.1 RÉUNIONS STATUTAIRES... 10 4.1.1 Initiation... 10 4.1.2 Réunion de démarrage... 11 4.1.3 Gestion des réunions... 13 4.2 PLANIFICATION GÉNÉRALE... 15 4.2.1 Identification des projets... 15 4.2.2 Identification des priorités... 17 4.2.3 Planification des projets... 18 4.2.4 Avis de modification... 19 4.3 CONCEPTION DES RÉSEAUX... 20 4.3.1 Consultation préalable... 20 4.3.2 Normes d implantation... 22 4.3.3 Demande de déplacement d équipements... 24 4.3.4 Accord de principe... 25 4.3.5 Avis de changement... 26 4.3.6 Recherche et développement... 27 4.4 TRAVAUX CONJOINTS... 28 4.4.1 Identification d un responsable... 28 4.4.2 Partage des responsabilités... 32 4.5 GESTION COURANTE ET ENTRETIEN... 36 4.5.1 Demande de consentement municipal/mtq... 36 Guide de gestion des réseaux techniques urbains dans les emprises publiques 1998 vi

4.5.2 Avis public... 40 4.5.3 Repérage... 41 4.5.4 Travaux d excavation et de construction à proximité d infrastructures urbaines, de réseaux techniques ou d équipements... 42 4.5.5 Plans «Tel que construit»... 48 CHAPITRE 5 PROJETS SPÉCIAUX... 49 5.1 GESTION DES PROJETS SPÉCIAUX... 49 CHAPITRE 6 FORMULAIRES... 50 6.1 LISTE DES INTERVENANTS... 50 6.2 DEMANDE DE CONSENTEMENT MUNICIPAL/MTQ... 55 CHAPITRE 7 ANNEXES... 57 7.1 AVIS DE CONVOCATION TYPE... 57 7.2 ORDRE DU JOUR TYPE (RÉUNION DE DÉMARRAGE)... 58 7.3 ORDRE DU JOUR TYPE (PREMIÈRE RÉUNION)... 59 7.4 ORDRE DU JOUR TYPE (RÉUNIONS SUBSÉQUENTES)... 60 7.5 COMPTE RENDU DE RÉUNION... 61 7.6 AVIS DE MODIFICATION (PLANIFICATION)... 63 7.7 AVIS DE CHANGEMENT (CONCEPTION)... 64 7.8 AVIS PUBLIC... 65 7.9 LEXIQUE ET VOCABULAIRE... 66 7.10 LISTE DES OUVRAGES DE RÉFÉRENCE... 68 Guide de gestion des réseaux techniques urbains dans les emprises publiques 1998 vii

CHAPITRE 1 PRÉAMBULE 1.1 ENJEUX ET VOCATION DU GUIDE La session portant sur la problématique des réseaux techniques urbains, tenue dans le cadre de la Semaine des infrastructures urbaines du en 1995, avait permis de mettre en lumière l ampleur des difficultés qu éprouvent déjà les multiples INTERVENANTS à concerter leurs actions et ce, à toutes les phases des opérations. Il devient impératif, dans un tel contexte, d adopter une attitude proactive et de jeter rapidement les bases d un cadre de gestion souple et efficace, permettant de gérer non seulement la situation actuelle, mais également de préparer le terrain pour les nouveaux intrants qui viendront la modifier et dont certains ne nous sont pas encore connus. L importance de s attaquer rapidement à cette problématique se justifie d autant plus lorsque l on considère le poids économique des réseaux techniques à l intérieur du parc d infrastructures urbaines québécois. En effet, celui-ci représente près de 20 % des actifs totaux évalués à quelque 100 milliards de dollars et génère annuellement plus de 500 millions de dollars en déboursés d opération ainsi que 2,5 milliards d investissements additionnels. Les télécommunications, l énergie et les autres infrastructures urbaines telles les conduites d aqueduc et d égouts et les routes, qu elles soient en milieu rural ou urbain, constituent indéniablement des moteurs de développement économique. Le groupe de travail formé par le en 1996, et traitant particulièrement de cette situation, s est résolument engagé dans un processus de concertation afin d initier les changements nécessaires auprès de tous les INTERVENANTS et améliorer la performance globale de la gestion des réseaux. L intérêt d adhérer à cette démarche est principalement motivé par la recherche d une réponse commune aux éléments de problématique qui semblent réunir a priori des intérêts divergents. Il suffit cependant de réaliser que le client, le citoyen, est situé bien au centre des préoccupations de tous les INTERVENANTS afin de comprendre la portée des objectifs à poursuivre dans une approche de concertation globale qui se résume à : Amélioration de la qualité des interventions Les objectifs de cet enjeu ne se limitent pas qu à la livraison du service, mais bien à tous les aspects qui s y rattachent. La population doit être en mesure de vivre dans un environnement agréable alliant les qualités d aménagement esthétique et de sécurité, tout en permettant une accessibilité aux réseaux pour en faciliter l entretien. Guide de gestion des réseaux techniques urbains dans les emprises publiques 1998 1

CHAPITRE 1 PRÉAMBULE 1.1 ENJEUX ET VOCATION DU GUIDE (SUITE) Rationalisation des dépenses Les lacunes identifiées au chapitre de la coordination des interventions entre les compagnies de réseaux techniques urbains et les propriétaires et gestionnaires d emprises publiques génèrent des coûts directs et indirects à tous les INTERVENANTS impliqués. Il importe de réduire cette facture par l entremise d une planification efficace des activités et par le biais d implantations favorisant la pérennité des infrastructures. Réduction des délais d intervention Le temps qui s écoule entre la prise de décision et la réalisation d un ouvrage est un élément primordial de contrôle sur la qualité du service à offrir et les coûts qui s y rattachent. Une saine gestion des infrastructures doit permettre de réduire ce délai d intervention ainsi que d amenuiser tous les inconvénients qui s y rattachent. Amélioration des relations entre les divers INTERVENANTS Cet objectif constitue véritablement la pierre angulaire de la présente démarche. Il implique que chacun des partenaires fournisse les efforts nécessaires à saisir l ampleur de l impact de ses propres activités sur celles des autres, et ce, à tous les niveaux d intervention, de la planification à l entretien des réseaux techniques urbains et des infrastructures connexes. Le présent GUIDE vise ainsi à jeter les bases d une collaboration et d une concertation intense entre tous les INTERVENANTS. Le groupe de travail a un souci particulier à voir ce GUIDE devenir progressivement une référence autant pour les propriétaires et les gestionnaires d emprises que pour les entreprises de réseaux techniques urbains, le tout étant réalisé dans un environnement de réel partenariat pour l usage multifonctionnel des emprises publiques. Guide de gestion des réseaux techniques urbains dans les emprises publiques 1998 2

CHAPITRE 2 INTRODUCTION 2.1 DÉFINITION DU CADRE D APPLICATION DU GUIDE Le présent contexte de rationalisation budgétaire et de modification structurelle des ORGANISATIONS bouscule passablement notre façon de gérer les divers réseaux d'infrastructures urbaines. L'avènement d'un nouvel outil de gestion, dans une telle situation, peut par conséquent apparaître fastidieux, voire même irritant. Que l'utilisateur se rassure, dès la lecture des premières pages, il sera en mesure de constater que l'épaisseur physique d un document n'est pas obligatoirement synonyme de lourdeur administrative. En effet, les orientations proposées par le groupe de travail ont fait l'objet d'une validation continuelle au sein de deux projets-pilotes. Cette simulation en situation opérationnelle a permis la rédaction de procédures simples et flexibles, sans toutefois perdre de vue les objectifs du GUIDE. De plus, d un commun accord, tous les participants reconnaissent que l application du GUIDE ne se justifie que dans les conditions où l intégrité de l emprise publique et de ce qu elle contient est affectée. Le chapitre 4 constitue le cœur de cet ouvrage, puisqu'il rassemble les grands volets décrivant les mécanismes de concertation à implanter entre les INTERVENANTS. Une attention particulière doit d'ailleurs être portée aux «Réunions statutaires» qui deviennent le lieu privilégié d'échanges d'information et la base de l'établissement d'une relation «gagnant/gagnant» entre les INTERVENANTS. Les autres chapitres viennent soutenir ces mécanismes, en suggérant et en expliquant les procédures qui sont susceptibles d'apporter les bénéfices souhaités. Bien entendu, ces derniers sont étroitement liés à la discipline et à la rigueur manifestées par les INTERVENANTS afin de créer le climat relationnel propice à leur obtention. Dans le but de simplifier la rédaction du GUIDE, une terminologie a été développée et est présentée à l'annexe 7.9 intitulée «Lexique et vocabulaire». Certains de ces termes sont repris ci-après afin de faciliter la compréhension du lecteur. Ces mots apparaissent d'ailleurs sous une forme différente de caractères, partout à l'intérieur du GUIDE, afin de rappeler à l'utilisateur que leur signification peut être plus large que leur définition habituelle. GUIDE : MUNICIPALITÉ : Le GUIDE de gestion des réseaux techniques urbains dans les emprises publiques. Ce terme regroupe l ensemble des propriétaires et gestionnaires d emprises publiques (villes, Transport Québec, etc.). Guide de gestion des réseaux techniques urbains dans les emprises publiques 1998 3

CHAPITRE 2 INTRODUCTION 2.1 DÉFINITION DU CADRE D APPLICATION DU GUIDE (SUITE) ENTREPRISE : ORGANISATION : Ce terme s'applique à l'ensemble des ENTREPRISES de réseaux techniques urbains. Ce terme englobe les MUNICIPALITÉS et les ENTREPRISES. COMITÉ DE GESTION : Comité formé de tous les INTERVENANTS impliqués dans la gestion des réseaux techniques urbains dans les emprises publiques. INTERVENANT : INITIATEUR : Ce terme désigne la personne identifiée par chacune des ORGANISATIONS pour participer au COMITÉ DE GESTION. Ce terme identifie l'organisation d'où provient une demande ou une démarche décrite dans le GUIDE. Il importe enfin que l'utilisateur soit conscient qu'à l'instar de toutes les nouvelles approches, l application du GUIDE nécessitera une certaine période d adaptation. Celle-ci est cependant souhaitable afin de permettre aux INTERVENANTS de s'ajuster à ce concept novateur et de déterminer, entre eux, la portée des procédures à considérer en relation avec leur situation locale. Guide de gestion des réseaux techniques urbains dans les emprises publiques 1998 4

CHAPITRE 3 INTERVENANTS 3.1 PROFIL Nous avons voulu ici tracer un profil général des INTERVENANTS pouvant faire partie du COMITÉ DE GESTION, en établissant et dressant, à l attention de tous, une énumération des types d habiletés recherchées, sans qu elles soient exhaustives ni limitatives pour les INTERVENANTS potentiels. Habilités de gestion : Possède de bonnes aptitudes pour établir et maintenir un bon réseau de relations avec les divers INTERVENANTS, tant internes qu externes; Connaît l organigramme de responsabilités internes à son ORGANISATION et les titulaires de postes qui y sont rattachés; Favorise une synergie de travail d équipe au sein de son ORGANISATION et des autres INTERVENANTS; Est conscient de l importance de la planification des projets et des travaux à l interne et à l externe; S assure de bien connaître cette planification et de bien la transmettre. Habiletés de communication : Fait preuve d un bon sens de la communication, autant écrite qu orale; A des aptitudes en relations interpersonnelles et en relations publiques. Connaissances de base : Connaît les notions de base en infrastructures urbaines; Connaît bien les règlements internes de l ENTREPRISE; Possède les connaissances générales des réglementations fédérales, provinciales et municipales en vigueur; Possède une formation générale en santé et sécurité sur les chantiers. Guide de gestion des réseaux techniques urbains dans les emprises publiques 1998 5

CHAPITRE 3 INTERVENANTS 3.2 RESPONSABILITÉS But : Établir clairement les responsabilités des INTERVENANTS au regard de diverses démarches proposées dans le GUIDE de gestion. La forme matricielle a été retenue pour ce chapitre afin de fournir à l utilisateur un outil lui permettant de retracer rapidement le partage des responsabilités pour chacune des démarches proposées dans le GUIDE. Elles sont présentées dans l ordre correspondant à leur traitement dans le chapitre du GUIDE relatif aux mécanismes de concertation. CHAP. DÉMARCHES MUNICIPALITÉS ENTREPRISES RESPONSABILITÉ PARTAGÉE INITIATEUR 4.1 Réunions statutaires 4.1.1 Initiation des réunions statutaires x 4.1.2 Avis de convocation réunion de démarrage x Ordre du jour réunion de démarrage x Animation réunion de démarrage x Confirmation des INTERVENANTS x x Liste des INTERVENANTS x Calendrier de rencontres x Compte rendu réunion de démarrage x 4.1.3 Avis de convocation réunions subséquentes x Ordre du jour réunions subséquentes x Compte rendu réunions subséquentes x 4.2 Planification générale 4.2.1 Identification des projets x x Gestion des informations des projets x 4.2.2 Identification des priorités x 4.2.3 Planification des projets x Gestion de l échéancier des projets x 4.2.4 Avis de modification x Gestion des modifications à la planification x Guide de gestion des réseaux techniques urbains dans les emprises publiques 1998 6

CHAPITRE 3 INTERVENANTS 3.2 RESPONSABILITÉS (SUITE) CHAP. DÉMARCHES MUNICIPALITÉS ENTREPRISES RESPONSABILITÉ PARTAGÉE INITIATEUR 4.3 Conception des réseaux 4.3.1 Étude de préfaisabilité x Avis d intention x 4.3.2 Établissement des normes d implantation x 4.3.3 Demande de déplacement d équipements x 4.3.4 Accord de principe x x 4.3.5 Avis de changement x 4.3.6 Recherche et développement x x 4.4 Travaux conjoints 4.4.1 Identification d un responsable x x 4.4.2 Partage des responsabilités 4.4.2.1 Ententes x x 4.4.2.2 Interventions et contributions x x 4.4.2.3 Échéancier x 4.5 Gestion courante et entretien 4.5.1 Demande de consentement municipal/ MTQ x 4.5.2 Avis public x 4.5.3 Repérage x 4.5.5 Plans tel que construit x x Mesures d urgence (à venir) x x Guide de gestion des réseaux techniques urbains dans les emprises publiques 1998 7

CHAPITRE 3 INTERVENANTS 3.3 IDENTIFICATION But : Reconnaissance officielle d un INTERVENANT, responsable à l intérieur de chacune des ORGANISATIONS, de l établissement et du maintien des liens de communication entre les ORGANISATIONS. Cette reconnaissance s effectue idéalement par l identification spécifique de la responsabilité «réseau technique urbain» dans la description de tâches liée aux postes de l ENTREPRISE et par l entremise d une résolution de conseil pour les MUNICIPALITÉS. La liste qui suit (voir page suivante) regroupe les principaux INTERVENANTS impliqués dans le processus de gestion. Elle n est pas exhaustive et doit être établie et mise à jour par la MUNICIPALITÉ, selon les besoins locaux ou spécifiques. Toutes les ORGANISATIONS ont cependant la responsabilité d identifier leur propre INTERVENANT ainsi que d aviser le COMITÉ DE GESTION de toute modification subséquente. Guide de gestion des réseaux techniques urbains dans les emprises publiques 1998 8

CHAPITRE 3 INTERVENANTS 3.3 IDENTIFICATION (SUITE) ORGANISATION Bell Canada Télébec Québectel Câblodistributeur Télécommunicateur Gaz Métropolitain Hydro-Québec MTQ Désignation de l INTERVENANT Gestionnaire du territoire Directeur gestion du réseau d accès Technicien Ingénierie du réseau extérieur Directeur du service technique réseau À définir Conseiller aux affaires municipales et gouvernementales (un représentant provincial appuyé d un chargé de projets régional) Chef de gestion de projets Coordonnateur territorial MUNICIPALITÉS Trois possibilités selon l ampleur des effectifs disponibles : Cas a) Cas b) Cas c) Ressource spécifiquement dédiée; Ressource identifiée à un poste existant, déjà impliquée dans la gestion d infrastructures; Ressource identifiée au secrétaire-trésorier (Loi sur les cités et villes) ou à une ORGANISATION supramunicipale (MRC), ou engagement d une ressource contractuelle. Autres INTERVENANTS (dynamique à développer au besoin) (p. ex. : ports et parcs nationaux, voie maritime, Commission des services électriques de la Ville de Montréal, paramunicipal, Hydro-Québec Télécom, promoteur immobilier, services ambulanciers, de police et de pompiers, etc.) Guide de gestion des réseaux techniques urbains dans les emprises publiques 1998 9

CHAPITRE 4 MÉCANISMES DE CONCERTATION 4.1 RÉUNIONS STATUTAIRES But : Mettre en place une procédure normalisée de rencontres périodiques qui fournit un lieu d'échanges structuré et reconnu entre les INTERVENANTS. 4.1.1 INITIATION La MUNICIPALITÉ assume la responsabilité d initier le processus de réunions. Dans un premier temps, la MUNICIPALITÉ doit identifier les différents INTERVENANTS et ORGANISATIONS qui sont présents sur son territoire. Dans la mesure du possible, un regroupement des MUNICIPALITÉS limitrophes est suggéré lorsque les infrastructures sont contiguës ou que le traitement en commun de la problématique locale des réseaux techniques urbains permet de gagner en efficacité. Par la suite, la MUNICIPALITÉ doit convoquer tous ces INTERVENANTS communs à une réunion de démarrage afin de constituer un COMITÉ DE GESTION (voir annexe 7.1 - Avis de convocation type). Guide de gestion des réseaux techniques urbains dans les emprises publiques 1998 10

CHAPITRE 4 MÉCANISMES DE CONCERTATION 4.1 RÉUNIONS STATUTAIRES 4.1.2 RÉUNION DE DÉMARRAGE But : Définir l encadrement de gestion des réunions. La MUNICIPALITÉ ayant initié la démarche prépare l ordre du jour de la réunion de démarrage (voir annexe 7.2 - Ordre du jour - Réunion de démarrage type). A) ANIMATION Les INTERVENANTS décident entre eux de la procédure d animation à envisager, en se référant respectivement à l une ou l autre des trois possibilités offertes à l article 3.3, quant aux ressources disponibles de la MUNICIPALITÉ : Cas a) Cas b) Cas c) La MUNICIPALITÉ convoque et gère les réunions; La MUNICIPALITÉ convoque la première réunion, mais partage les responsabilités de la logistique, de l'organisation et de la gestion des réunions avec les autres INTERVENANTS, dans un esprit de partenariat; La MUNICIPALITÉ effectue une demande d'identification de projets à tous les INTERVENANTS, par écrit, et convoque une réunion au besoin. La logistique de l'organisation et de la gestion des réunions est partagée dans un esprit de partenariat. B) CONFIRMATION DES INTERVENANTS Chacune des ORGANISATIONS présentes doit confirmer à la MUNICIPALITÉ l identité de l INTERVENANT qui agira en son nom au sein du groupe. Par la suite, la MUNICIPALITÉ devient responsable de dresser la liste des INTERVENANTS et d en faire la gestion (voir formulaire 6.1 - Liste des INTERVENANTS). Les responsabilités de cet INTERVENANT sont décrites à l article 3.2. Guide de gestion des réseaux techniques urbains dans les emprises publiques 1998 11

CHAPITRE 4 MÉCANISMES DE CONCERTATION 4.1 RÉUNIONS STATUTAIRES 4.1.2 RÉUNION DE DÉMARRAGE (SUITE) C) CALENDRIER DE RENCONTRES But : Établir un calendrier de rencontres. Les INTERVENANTS doivent établir un calendrier annuel de rencontres en fonction de leurs besoins spécifiques. Les dates d allocation ou d adoption des budgets relatives aux diverses ORGANISATIONS, ou encore les dates butoirs pour la planification des projets sont au nombre des éléments à considérer. Il est préférable d identifier au préalable ces dates sur une période annuelle afin que les INTERVENANTS puissent les inscrire à l avance à leur agenda. D) COMPTE RENDU La MUNICIPALITÉ ayant convoqué la réunion de démarrage prend note des interventions et doit produire un compte rendu de cette réunion. Une copie de ce compte rendu est ensuite envoyée à tous les INTERVENANTS et l original est consigné à la MUNICIPALITÉ pour référence ultérieure. Guide de gestion des réseaux techniques urbains dans les emprises publiques 1998 12

CHAPITRE 4 MÉCANISMES DE CONCERTATION 4.1 RÉUNIONS STATUTAIRES 4.1.3 GESTION DES RÉUNIONS But : Établir une procédure récurrente permettant d assurer le suivi des diverses démarches. A) CONVOCATION L avis de convocation (voir annexe 7.1 - Avis de convocation type) est le document qui confirme la tenue de la prochaine réunion. L'ensemble des INTERVENANTS doit avoir reçu cet avis 1 à 2 semaines avant la date de réunion afin que chacun puisse rassembler toutes les informations pertinentes aux dossiers à traiter lors de cette réunion. L'avis de convocation doit spécifier la date, l'heure et le lieu de la réunion ainsi que l'ordre du jour qui y sera discuté. B) ORDRE DU JOUR Ce document est remis lors de la réunion, à l'ensemble des INTERVENANTS. Il permet d'assurer la cohérence de la démarche et du contenu des échanges. Outre les sujets de l'avis de convocation, il devrait toujours y avoir un point qui concerne la planification et un autre sur l avancement des travaux en cours (voir annexes 7.2, 7.3 et 7.4 - Ordre du jour type). C) COMPTE RENDU Écrit, ce document se veut conforme aux discussions, orientations et décisions prises par les INTERVENANTS lors de cette réunion. Il permet d'assurer un suivi des dossiers et projets, de connaître l'historique et l'évolution de ceux-ci (voir annexe 7.5 - Compte rendu de réunion). Le compte rendu de toute réunion doit être distribué à l'ensemble des INTERVENANTS, présents ou non, au maximum 2 semaines après chaque réunion. Les INTERVENANTS pourront ainsi en prendre connaissance et y apporter des commentaires ou précisions avant la réunion suivante du COMITÉ DE GESTION, et entreprendre les activités dont ils sont responsables. Le compte rendu doit faire l'objet d'une adoption par les INTERVENANTS à la réunion suivante. Guide de gestion des réseaux techniques urbains dans les emprises publiques 1998 13

CHAPITRE 4 MÉCANISMES DE CONCERTATION 4.1 RÉUNIONS STATUTAIRES 4.1.3 GESTION DES RÉUNIONS (SUITE) C) COMPTE RENDU (SUITE) Le compte rendu sert de référence et doit être consigné par la MUNICIPALITÉ pour consultation ultérieure. Dans les situations où plusieurs MUNICIPALITÉS se sont regroupées, elles peuvent déléguer à l une d entre elles cette responsabilité, ou la partager. D) FRÉQUENCE La fréquence des réunions est établie en fonction des besoins spécifiques exprimés par les INTERVENANTS et selon l ampleur des projets locaux. Guide de gestion des réseaux techniques urbains dans les emprises publiques 1998 14

CHAPITRE 4 MÉCANISMES DE CONCERTATION 4.2 PLANIFICATION GÉNÉRALE But : Établir un mécanisme d échange d information sur les projets à venir afin de faciliter la mise en application des mécanismes de concertation subséquents. 4.2.1 IDENTIFICATION DES PROJETS But : Identifier les projets dont la réalisation est prévue soit à court, à moyen ou à long terme. Il appartient aux INTERVENANTS de définir le mode, la façon et les moyens de divulguer les informations pertinentes à la planification des projets. L aspect confidentiel des informations est primordial. Il est non pertinent, à ce stade-ci, de mentionner le but et le type d équipement à installer afin que chaque INTERVENANT soit protégé d une éventuelle concurrence. Seules les informations principales des projets devraient être mentionnées (ex. : ouvrages prévus en génie civil, travaux ayant un impact sur les structures existantes, avant-projet de lotissement, etc.). Selon l ampleur du projet, les INTERVENANTS peuvent décider de référer le projet au processus de consultation préalable (voir article 4.3.1 - Consultation préalable). Gestion des informations : Il revient à la MUNICIPALITÉ de compiler, diffuser et mettre à jour toutes les informations relatives aux projets sur son territoire. Les moyens de diffusion de l information peuvent se faire par l une ou l autre des alternatives suivantes : Une liste descriptive des projets; Un tableau d échéancier des projets; Une identification des projets sur une carte commune, etc. Pour mener à bien cette planification, il faut comprendre que chaque INTERVENANT peut, préalablement à cette réunion : Identifier les projets propres à leur ORGANISATION; Connaître, dans la mesure du possible, les projets prioritaires; Prévoir les délais en établissant un échéancier de ses projets. Les INTERVENANTS peuvent également utiliser les planifications triennales et quinquennales lorsqu elles s appliquent. Guide de gestion des réseaux techniques urbains dans les emprises publiques 1998 15

CHAPITRE 4 MÉCANISMES DE CONCERTATION 4.2 PLANIFICATION GÉNÉRALE 4.2.1 IDENTIFICATION DES PROJETS (SUITE) Le contexte actuel ne s y prêtant que peu, la classification suivante est suggérée pour permettre de départager les divers projets en fonction de leur délai de réalisation. Court terme équivaut à une période de moins d un an; Moyen terme équivaut à une période entre 1 an et 2 ans; Long terme équivaut à une période de plus de 2 ans. Guide de gestion des réseaux techniques urbains dans les emprises publiques 1998 16

CHAPITRE 4 MÉCANISMES DE CONCERTATION 4.2 PLANIFICATION GÉNÉRALE 4.2.2 IDENTIFICATION DES PRIORITÉS But : Connaître et établir les priorités de tous les INTERVENANTS. «Une priorité est ce qui passe en premier dans le temps.» Cette étape incontournable doit amener les INTERVENANTS, par la discussion et le jumelage d information, à préciser leurs priorités. Celles-ci peuvent ensuite être traitées de façon globale, sur une base d approches par consensus. Pour ce faire, une justification de chacune des priorités peut être requise par les INTERVENANTS afin de pouvoir prendre une décision éclairée à l identification des priorités concernant le COMITÉ DE GESTION. Tel que le prône ce GUIDE, il serait souhaitable, lors de l identification des priorités, que les INTERVENANTS prennent en considération les avantages d exécuter leurs travaux conjointement. Il importe aussi que les INTERVENANTS puissent traiter de la flexibilité de chacun d eux et de leur marge de manœuvre possible dans l identification de ces priorités. Guide de gestion des réseaux techniques urbains dans les emprises publiques 1998 17

CHAPITRE 4 MÉCANISMES DE CONCERTATION 4.2 PLANIFICATION GÉNÉRALE 4.2.3 PLANIFICATION DES PROJETS But : Établir un programme de réalisation des projets. Une fois terminée l identification des projets et des priorités, une analyse de l ensemble de tous les projets doit être exécutée par les INTERVENANTS afin de produire une version la plus complète et finale possible de l échéancier des travaux à réaliser. Gestion de l échéancier : Cet échéancier sera ensuite tenu et géré par la MUNICIPALITÉ qui devra veiller à son respect, dans la mesure du possible. Cet échéancier permet de visualiser beaucoup plus facilement toutes les implications de ces projets, telles que : Les ressources nécessaires à leur réalisation; Les interférences entre les divers projets; Les déviations de circulation; La possibilité pour les INTERVENANTS de faire des travaux conjointement; La possibilité de planifier les interventions afin d éviter les chevauchements, etc. Guide de gestion des réseaux techniques urbains dans les emprises publiques 1998 18