Atelier 3 9 juin 2011 Le binôme Président Directeur Journées professionnelles de l Association Nationale des Directeurs de Mission Locale www.amnyos.com
Organisation de l atelier Introduction (15 minutes) Cadrage Premier questionnement (50 minutes) Second questionnement (50 minutes) Synthèse de l atelier (15 minutes) 17/06/2011 (2)
Les enjeux autour du binôme Président- Directeur Eléments de cadrage 17/06/2011 (3)
Binôme Président-Directeur : éléments de cadrage Un engagement bénévole des Présidents se caractérisant par : Une hétérogénéité dans le degré d engagement des Présidents Un binôme à géométrie variable Un périmètre d intervention qui n est pas toujours très clair Peu d outils formalisés définissant le cadre des relations entre les présidents et les directeurs La fonction employeur : Un exercice de la fonction employeur réalisé par plusieurs acteurs et lieux. La fonction employeur est délaissée par les administrateurs au profit de la fonction politique Le dirigeant salarié joue un rôle déterminant dans la mise en œuvre de la fonction employeur dans les missions locales 17/06/2011 (4)
Problématisation du sujet 17/06/2011 (5)
Le binôme Président Directeur : au cœur du fonctionnement associatif (1/2) La loi du 1 er juillet 1901 : texte fondateur mais peu d élément sur les principes d organisation de la vie associative L article 11 du décret du 16 août 1901 impose que les statuts de l association mentionnent «les règles d organisation et de fonctionnement de l association [ ] ainsi que la détermination des pouvoirs conférés aux membres chargés de l administration ou de la direction, les conditions de modifications des statuts et de la dissolution de l association». Ainsi, il n est jamais fait mention dans les textes de «Président», de «conseil d administration», de «bureau» ou autre, seuls sont cités les «membres chargés de l administration ou de la direction» et l assemblée générale qui est compétente en cas «de dissolution volontaire, statutaire ou prononcée par justice» pour la dévolution des biens de l'association (si les statuts n indiquent pas d autres règles) (article 9 de la Loi de 1901). La jurisprudence a posé certains principes relatifs au fait que la liberté contractuelle n est pas synonyme de désorganisation. Bien au contraire, les responsabilités portées par les responsables de l association sont trop importantes pour pouvoir négliger l administration de cette structure. Les dirigeants sont les représentants de l association lorsque celle-ci engage sa responsabilité pénale ou civile. Ils estent en justice. En cas de préjudice causé à des tiers, possibilité d engager la responsabilité personnel des dirigeants (certes pour faute lourde et grave, mais également pour imprudence et négligence). La responsabilité financière : les dirigeants associatifs ne sont pas tenus des dettes de la structure dès lors qu elles ont été contractées valablement et dans le cadre de l objet associatif. D où la nécessité de connaître les statuts de l association, son objet social La responsabilité fiscale : L administration fiscale peut introduire une action en justice pour condamner le dirigeant d association au paiement solidaire des impôts et taxes dus par l association (il s agit d une procédure prévue à l art. L.267 du Livre des Procédures Fiscales relativement rare). Cette action vise exclusivement les dirigeants qui par des manœuvres frauduleuses ou l inobservation grave et répétée des obligations fiscales ont rendu impossible le recouvrement de ces impôts. 17/06/2011 (6)
Le binôme Président Directeur : au cœur du fonctionnement associatif (2/2) La méconnaissance par les dirigeants de la structure, de son activité, des cadres réglementaires et législatifs peut entraîner l engagement de leur responsabilité, et cela même sans intention malveillante ou frauduleuse. Ces éléments montrent qu il est nécessaire pour un administrateur de s impliquer a minima dans la structure, d avoir conscience de son rôle. deux principes pour le bon déroulement des prises de décisions et pour le bon fonctionnement de l association : «à chacun sa compétence» : chaque compétence, pouvoir, responsabilité est déterminé soit par les lois et les décrets, soit (et c est dans la plupart du temps le cas au regard du principe de liberté qui prédomine dans l organisation des associations) dans les statuts de l association. Ainsi, la réalisation du projet associatif, son adoption, la fonction d employeur, de gestionnaire financier doivent faire l objet de précisions dans les statuts pour déterminer clairement qui en est responsable. La collégialité des responsabilités qui n est pas contradictoire avec le premier principe mais qui vise à déterminer des «contre-pouvoirs». Par exemple, le budget de l association peut être élaboré par le trésorier ou le directeur mais peut être validé par l assemblée générale ou le conseil d administration. Ces contrepouvoirs sont également déterminés dans le cadre des statuts de la structure (ou du règlement intérieur). 17/06/2011 (7)
Tableau récapitulatif Organes dirigeants Principe légal ou réglementaire Préconisation d organisation Assemblée générale Compétence en cas «de dissolution volontaire, statutaire ou prononcée par justice» pour la dévolution des biens de l'association (si les statuts n indiquent pas d autres règles). Tout membre/ adhérent, usager, habitant peut y être invité. Des membres de droit peuvent y être nommés (tous ces éléments sont indiqués dans les statuts). Les statuts peuvent indiquer qu elle est réunie tous les ans (pour compte-rendu de l activité, vote/présentation des comptes et bilans ). Et en assemblée extraordinaire pour modification des statuts, du règlement intérieur (ceux-ci peuvent également être modifiés dans d autres conditions). Conseil d administration Aucune obligation Élu par l assemblée générale. Des membres de droit peuvent y être nommés. Les statuts définissent l'étendue des pouvoirs, la durée des mandats et le mode de désignation des membres. Pouvoirs de contrôle/ de validation/ de consultation sur différentes fonctions des membres du bureau. Bureau Aucune obligation Les statuts définissent l'étendue des pouvoirs, la durée des mandats et le mode de désignation de chacun. 17/06/2011 (8)
Le fonctionnement de l association Concernant le bureau, une grande majorité des associations loi de 1901 fonctionne sur le modèle de préfecture, prévoyant un(e) Président(e), un(e) Trésorier(e) et un(e) Secrétaire. L usage de répartir les fonctions-clé de l association sur deux ou trois personnes différentes est un principe important pour une bonne prise de décision. De manière assez traditionnelle, les répartitions se réalisent de la manière suivante : Le président représente de plein droit l'association devant la justice, il dirige l association. Il dispose de tous pouvoirs pour agir au nom de l association, l engager et la représenter, dans le respect des statuts associatifs et des décisions souveraines de l assemblée générale. Il présente à l assemblée générale un rapport moral relatif aux activités et finances de l association. Il peut déléguer l'exercice de ses responsabilités. Le trésorier veille au respect des grands équilibres financiers de l association. Il assure ou fait assurer le suivi des opérations financières, l établissement des comptes et, le cas échéant, le budget de l association. Il présente à l assemblée générale un rapport financier relatif à la gestion de l association. Il établit ou fait établir les demandes de subvention. Le secrétaire veille au respect de la réglementation tant interne qu externe. Il assure ou fait assurer les formalités relatives à la convocation et au déroulement de l assemblée générale et des différents organes de décisions. Il effectue ou fait effectuer toutes les démarches auprès des autorités, ainsi que les publications légales et la tenue du registre spécial. 17/06/2011 (9)
Le fonctionnement de l association Deux documents sont à même de déterminer juridiquement la répartition des rôles entre les dirigeants de l association : Les statuts : la déclaration en préfecture porte différentes mentions obligatoires : «le titre et l objet de l association, le siège de ses établissements et les noms, professions et domiciles et nationalités de ceux qui, à un titre quelconque, sont chargés de son administration». L'objet associatif tel qu'il est défini dans les statuts fixe la limite des pouvoirs des dirigeants. Le règlement intérieur: il complète et précise les dispositions statutaires du fonctionnement de l'association. Sans être obligatoire, il permet de préciser les rapports entre l Association et les membres et les membres entre eux, ainsi que les modalités qui trouvent à être modifiées fréquemment (cotisations). Ce point sur la répartition des fonctions entre les administrateurs permet de mieux identifier les rôles de chacun. Une fois ces principes posés, il est intéressant de distinguer la répartition des rôles entre les bénévoles-dirigeants (les administrateurs, ou les mandataires) et les responsables salariés. 17/06/2011 (10)
La répartition des rôles La répartition du rôle entre les administrateurs bénévoles et les salariés au sein des structures associatives peut différer en raison de différents éléments : le niveau d implication, le mode d organisation de l association, la taille de la structure, de la place des instances institutionnelles, de la culture organisationnelle, des textes réglementaires. La collaboration entre les salariés et les administrateurs bénévoles est le fait de la qualité des relations du binôme directeuradministrateur, de la formalisation d un certain nombre de procédures, la confrontation de culture Du rapport de force émanant entre le binôme salariéadministrateur dépend des modes de collaboration et de régulation plus ou moins coopératifs. Les principes d'intervention concernant les dirigeants bénévoles sont nécessaires pour permettre de recadrer le rôle et l importance des bénévoles dans les associations. 17/06/2011 (11)
Le principe de délégation Ce principe est simple et identique à ce que l on peut retrouver dans les sociétés: il s agit pour l administrateur détenant un pouvoir de déléguer tout ou partie de ce pouvoir. Le responsable salarié peut également être associé à toutes les réunions des organes de décision de la structure et peut participer à l élaboration de l ordre du jour. Les délégations sont donc possibles, mais pour être identifiables et surtout juridiquement opposables, il est nécessaire qu elles: soient écrites, explicites et signées du titulaire du pouvoir (déterminé dans les statuts). figurent en annexe du contrat de travail du responsable. Différents types de délégations peuvent exister : Du directeur au coordinateur. Du conseil d administration au président. Du président au vice-président. Du président au trésorier adjoint ou administrateur référent. 17/06/2011 (12)
Les différentes fonctions interrogées par le binôme Président-Directeur La fonction employeur : comprend différents registres (politiques RH, politique formation, définition du profil de poste de directeur, recrutement, évaluation ). Elle fait l objet de combinaison variée entre le président et le directeur. La fonction administrative et financière : est souvent assurée en collaboration entre le administrateur (le trésorier pour la fonction financière, le président ou le secrétaire pour la fonction administrative) et l équipe salariée (le (la) comptable ou le directeur(rice) et éventuellement le directeur(rice) adjoint(e)). Concernant la fonction financière, la validation par les administrateurs des comptes et bilans de la structure est systématique. Mais, en général, c est le directeur(rice) (éventuellement assisté de son équipe) qui réalise les bilans, comptes de résultat et le budget prévisionnel. Le trésorier (suivant ses compétences) est parfois associé à la conception, le président(e) est quasiment toujours informé(e) en amont du conseil d administration. Le directeur(rice) a encore fortement la main sur cette fonction. La fonction politique et stratégique : la plus importante pour les administrateurs et plus particulièrement à ceux du Président(e). Pour autant, il est à noter que dans la pratique, le responsable salarié reste un acteur essentiel de cette fonction. Il a en effet les clés des décisions concernant les relations au quotidien avec les partenaires, la visibilité sur les actions menées en interne, la visibilité sur les appels à projet à venir. La gestion de la vie associative : il revient normalement aux administrateurs de : Convoquer les organes de la vie associative (selon les statuts). Mobiliser et dynamiser la vie associative au sein de la structure. Animer les réunions du Conseil d administration, le tenir informé de tous les dossiers qui le concernent, l amener à une décision lorsque cela est nécessaire (selon les règles établies dans les statuts). 17/06/2011 (13)
Les dérives possibles Existence de situations dans lesquelles le directeur salarié est proche d une situation de dirigeant de fait. Il convient de noter que cette situation comprend des risques au niveau de l association :. Pour l association, elle entraîne un risque de requalification, le dirigeant de fait étant salarié, l association ne peut plus prétendre au régime de faveur des organismes dont la gestion est désintéressée. par opposition au dirigeant de droit qui est désigné dans les statuts, le dirigeant de fait est le véritable dirigeant de la structure dans la pratique. Il porte donc les mêmes responsabilités que les dirigeants de droit alors qu il n est pas désigné dans les statuts Dans une moindre mesure, le dirigeant de fait peut-être condamné au même titre que le dirigeant de droit (dommages et intérêts, responsabilité personnelle en cas de faute, redressement fiscal ). Le dirigeant de fait peut être une personne physique ou une personne morale, comme une municipalité par exemple Pour les dirigeants bénévoles, le fait de laisser le directeur salarié prendre le pouvoir et de renoncer à contrôler la réalisation de ses fonctions principales est également une source de responsabilité. Il faut se souvenir que ce sont les dirigeants bénévoles qui doivent rendre des comptes à l association et à l assemblée générale. 17/06/2011 (14)
Un bénévolat qui connait des difficultés à se renouveler et des difficultés d implication L implication des bénévoles est très différente d une structure à l autre. Les règles (officieuses) de collaboration également. Elles dépendent à la fois de l administrateur et du responsable salarié en tant que personne. Les directeurs(rices) sont souvent (sauf dans le cas très particulier de certaines structures) les permanents de la structure. De fait, lors d un changement de bureau, les responsables salariés sont les meneurs en terme de collaboration («avec l ancienne présidente nous procédions de la manière suivante»). Les nouveaux administrateurs, pour peu qu ils n aient aucune expérience dans le bénévolat, suivent (au début au moins) les pratiques préétablies. Les directeurs(rices) sont de fait les gardiens des pratiques de collaboration bénévoles/salariés. Lorsque des habitudes de direction quasiment exclusivement assurées par le salarié sont établies, lors des changements de bureau, les conséquences peuvent être ravageuses pour les acteurs comme pour la structure. Les statuts et les règlements intérieurs ne sont généralement pas assez formalisés ou alors pas assez précis, pour permettre une bonne collaboration entre tous les acteurs. L implication des bénévoles est également rendue difficile par le fait qu ils ne maîtrisent pas suffisamment l historique et les missions de la structure, ni les conditions dans lesquelles elle évolue 17/06/2011 (15)
Questionnement 17/06/2011 (16)
Quel partage des responsabilités en termes de pilotage? Comment animer la fonction «ressources humaines» quand la responsabilité est politique et l exécutif, technique? Quels facteurs clés pour une relation optimale entre ces deux acteurs? Comment sécuriser les directeurs dans leur action? Comment outiller les directeurs chargés d accompagner les élus dans leur travail de négociation? 17/06/2011 (17)
Votre correspondant sur cette mission : Muriel LARUE Tél. : 06_28_51_64_07 e.mail : fabrice.rey@amnyos.com Siège social 11, avenue Philippe Auguste 750011 PARIS Tél.: 0811 06 06 66 fax : (33) 1 43 13 26 65 Le Gemellyon Nord 53, boulevard Vivier Merle 69003 LYON Tél. : 0811 06 06 66 fax : (33) 4 72 72 09 55 Antelios bât. F 75, rue Marcelin Berthelot 13858 AIX-EN-PROVENCE cedex 3 Tél. : 0811 06 06 66 fax : (33) 4 42 60 86 11 17/06/2011 (18)