Page 2 de 9 Index 1 OBJET... 3 2 DOMAINE D'APPLICATION... 3 3 REFERENCES... 3 4 DEFINITIONS... 3 5 RESPONSABILITES... 3 5.1 CELLULE D'AUDIT QUALITE INTERNE (AQI)... 3 6 EQUIPE D'ENQUETE... 4 6.1 RESPONSABLE D'ENQUETE... 4 6.1.1 Formation requise 4 6.1.2 Expérience 4 6.1.3 Evaluation du responsable d'enquête 4 6.1.4 Nomination du responsable d'enquête 4 6.2 EXPERT EN CND... 4 6.3 PRESIDENT DE SESSION D EXAMEN ;... 5 6.4 LANGUE... 5 7 PREPARATION DE L'AUDIT... 5 7.1 PROGRAMME D'ENQUETE... 5 7.2 QUESTIONNAIRE D'ENQUETE... 5 7.3 QUESTIONNAIRE DE SUIVI DES CENTRES D EXAMENS.... 5 8 EXECUTION DE L'AUDIT... 5 8.1 REUNION D'OUVERTURE... 5 8.2 ENQUETE... 6 8.2.1 Recueil des preuves 6 8.2.2 Observations d'audit 6 8.3 REUNION DE CLOTURE AVEC L'AUDITE... 6 9 SUIVI D'ACTION CORRECTIVE... 6 9.1 RESPONSABILITES DE L'AUDITE... 6 9.2 RESPONSABILITES DE L'AQI... 6 10 RAPPORT D'AUDIT... 7 10.1 CONTENU DU RAPPORT... 7 10.2 DIFFUSION DU RAPPORT... 7 10.2.1 Centres d examen. 7 10.2.2 Bureau de Certification. 7 10.3 CONSERVATION DES DOSSIERS... 8 11 PLANNIFICATION D AUDIT.... 8 12 REVUE PERIODIQUE... 8 13 RECOURS... 8
Page 3 de 9 1 OBJET Cette procédure décrit l'organisation mise en place pour réaliser les audits des Centres d'examen et du Bureau de Certification du BANT pour s'assurer de leur bon fonctionnement en conformité aux procédures BANT applicables. 2 DOMAINE D'APPLICATION Cette procédure s'applique à l'ensemble des activités ayant un impact sur la qualification et la certification du personnel en contrôle non destructif, et s'adresse au personnel et aux responsables des Centres d'examen et du Bureau de Certification. 3 REFERENCES EN ISO 9712 :2012 EN ISO/IEC 17024 :2012 MAQ du BANT CC-RG-01 CC-RG-02 BC-RG-01 CC-PR-03 4 DEFINITIONS Voir références reprises en 3. 5 RESPONSABILITES 5.1 Cellule d'audit Qualité Interne (AQI) La cellule AQI est responsable de la mise en oeuvre de cette procédure. Ses responsabilités comprennent: - la planification et la notification de l'enquête, - la rédaction du programme d'enquête, - la mise à disposition d'un responsable d'enquête qualifié et d'un expert qualifié en CND, - l'examen de la documentation qualité de l'entité à évaluer, - la préparation des questionnaires d'enquête si nécessaire, - la conduite de l'enquête, - l'enregistrement des évidences objectives, - l'examen critique par l'équipe d'enquête des observations et constatations avant la réunion de post-enquête, - la tenue de la réunion de post-enquête, - l'établissement des CAR et du rapport d'enquête, - l'examen des réponses aux constatations de l'enquête, - le suivi éventuel pour évaluer les actions correctives prises, - l'information du Comité de Certification et du Bureau de Certification. - La revue et l'analyse des rapports de non conformités - La revue et l'analyse des rapports d'actions correctives Sur base du rapport d audit, la cellule AQI statue sur l attribution et l étendue de l agréation des Centres d Examen. Elle communique sa décision au Comité de Certification. Le rapport d audit du Bureau de Certification est communiqué au Comité de Certification pour commentaire et analyse éventuels.
Page 4 de 9 6 EQUIPE D'ENQUETE Les enquêteurs sont choisis parmi les membres BANT. L'équipe d'audit est composée de : - un responsable d'enquête, - un expert en CND lors des audits de Certification des Centres d Examens. - le Président de session lors des séances d examens pour le suivi des Centres d Examens 6.1 Responsable d'enquête 6.1.1 Formation requise Le responsable d'audit doit être diplômé, au moins, de l'enseignement supérieur et doit avoir reçu la formation nécessaire pour garantir sa compétence pour effectuer et manager les audits, c est-à-dire: - la connaissance et la compréhension des documents BANT par rapport auxquels l'audit est effectué (cette connaissance est jugée satisfaisante lorsque le responsable d'audit a participé à la rédaction des procédures BANT. Dans le cas contraire, le comité de certification s'assurera de la maîtrise de ces documents par le candidat lors de l'interview d'évaluation (cf. 7.1.3); - les techniques d'évaluation d'examen, de questionnement, d'appréciation et de compte rendu; - les autres techniques requises pour manager un audit telles que la planification, l'organisation, la communication et l'animation. 6.1.2 Expérience Le responsable d'audit doit prouver au moins quatre ans d'expérience professionnelle dont au moins deux doivent avoir été effectuées dans des activités liées à l'assurance de la Qualité. Avant d'assumer des responsabilités dans l'exécution des audits, le candidat doit avoir acquis l'expérience du processus complet d'audit en ayant participé à quatre audits au moins totalisant au minimum 20 jours d'audit consacrés à l'examen des documents, aux activités d'audit proprement dites et au rapport d'audit. 6.1.3 Evaluation du responsable d'enquête Le Comité de Certification délègue à deux de ses membres l'évaluation du dossier préalablement introduit par le candidat. Ces derniers procèdent si nécessaire à l'interview du candidat et communiquent les résultats de l'évaluation au Comité de Certification qui statue. Le dossier introduit par le candidat doit permettre: - de démontrer que le candidat a acquis les connaissances et les aptitudes nécessaires pour effectuer et manager les audits. Ceci peut se faire soit par un examen administré par un organisme de certification, soit par tout autre moyen approprié accepté par le Comité de Certification, - de démontrer que l'expérience déclarée par le candidat a été réellement acquise. 6.1.4 Nomination du responsable d'enquête Le Comité de certification nomme les responsables d'enquête. Cette nomination reste acquise de manière définitive sauf révocation justifiée par le Comité de certification. 6.2 Expert en CND Les experts en CND sont nommés par le CC. Ils doivent être niveau 3 dans au moins 2 techniques. Sur base d'un dossier de qualification, le CC peut déroger à cette règle.
Page 5 de 9 6.3 Président de session d examen ; Il est désigné par le Bureau de Certification. 6.4 Langue Les auditeurs doivent posséder les connaissances linguistiques nécessaires. 7 PREPARATION DE L'AUDIT 7.1 Programme d'enquête Le responsable d'enquête prépare le programme d'enquête et le communique aux auditeurs et a l'audité au moins 1 mois avant la date de l'audit. Si l'audité formule des objections quant à l'un des éléments du plan d'audit, il doit porter immédiatement celles-ci à la connaissance du responsable d'audit. La cellule AQI et, si nécessaire, le Comité de Certification doivent lever ces objections avant l'exécution de l'audit. Le plan indique: - la nature et l'objet de l'audit, - l'identification des secteurs et activités audités, - les éléments à auditer, - la date, le lieu et la durée prévue de l'audit, - l'identification des documents de référence (tels que la norme applicable, les procédures BANT et le manuel qualité de l'audité), - l'identité des membres de l'équipe d'audit, - l'identité du personnel de l'audité qui doit être présent, - la langue de l'audit. 7.2 Questionnaire d'enquête Le responsable d'enquête veille à la préparation d'une liste de questions (check-list) sur base de laquelle l'audit est réalisé. Il se base pour ce faire sur le questionnaire général d audits internes BANT. 7.3 Questionnaire de suivi des Centres d Examens. Le président de session remplit le questionnaire ad-hoc remis par le Bureau de Certification. 8 EXECUTION DE L'AUDIT A la date convenue, l'équipe procède à l'enquête, en présence d'un délégué de l'entité auditée. 8.1 Réunion d'ouverture L'objet de la réunion d'ouverture est: - de présenter les membres de l'équipe d'audit au délégué de l'audité, - de rappeler les objectifs et le champ d'application de l'audit, - de présenter un résumé des méthodes et des procédures qui seront utilisées pour effectuer l'audit, - de déterminer les modes de communication officiels entre l'équipe d'audit et l'audité, - de confirmer la mise à disposition à l'équipe d'audit des moyens et des installations dont elle a besoin.
8.2 Enquête 8.2.1 Recueil des preuves Page 6 de 9 Les preuves sont recueillies par des entretiens, par l'examen des documents et par l'observation des activités et des situations dans les domaines concernés. Il convient de relever les indices de nonconformité, de les soumettre à des investigations, et de vérifier les informations obtenues lors des entretiens par des informations du même type émanant d'autres sources. Les rapports du "Président de Session" sont examinés. Pendant l'audit, le responsable d'audit peut apporter des modifications au plan d'audit avec l'approbation de l'audité, si cela s'avère nécessaire pour mieux atteindre les objectifs de l'audit. Si les objectifs ne peuvent être atteints, le responsable de l'audit en donne les raisons à l'audité. 8.2.2 Observations d'audit Toutes les observations de l'audit seront documentées. A l issue de l'audit, l'équipe d'audit passe en revue toutes ses observations afin de déterminer celles qui doivent être rapportées en tant que non-conformités par rapport aux exigences spécifiques des documents de référence. Le responsable d'audit fera établir ou établira, pour chaque écart constaté, un rapport d'action corrective "CAR" (voir Annexe). 8.3 Réunion de clôture avec l'audité En fin d'audit, l'équipe d'audit tient une réunion avec le délégué de l'audité. L'objet principal de cette réunion est de présenter les "CAR" de façon à s'assurer que le délégué de l'audité comprend clairement les écarts constatés. Le responsable d'audit présente les observations et présente les conclusions de l'équipe d'audit concernant l'aptitude du système qualité à satisfaire aux objectifs qualité. 9 SUIVI D'ACTION CORRECTIVE 9.1 Responsabilités de l'audité L'audité à la responsabilité: - de transmettre, à l'aqi, la réponse aux "CAR" dans les 15 jours suivant leur rédaction, en précisant le planning de réalisation et/ou les observations éventuelles, - d'informer la cellule AQI de l'état d'avancement des actions correctives prises, - de déterminer et de lancer toute action corrective nécessaire pour corriger une non-conformité ou pour éliminer la cause d'une non-conformité, Il convient de terminer l'action corrective et les audits de suivi qui en découlent dans un délai convenu par l'aqi et l'audité. 9.2 Responsabilités de l'aqi Les constatations d'audit et les actions correctives associées sont suivies par l'aqi jusqu'à résolution. Le suivi inclut: L'enregistrement des non conformités et des actions correctives proposées. L'évaluation de l'adéquation des réponses de l'audité et de la communication à ces derniers de l'acceptabilité des actions correctives et du planning proposé pour l'exécution des actions correctives. D'informer le Comité de Certification et, le cas échéant, le Bureau de Certification de l'état d'avancement des actions correctives et des audits de suivi. Après vérification de la mise en
Page 7 de 9 oeuvre des actions correctives, l'aqi rédigera un rapport de suivi et le diffusera de la même façon que le rapport d'audit d'origine. La vérification de l'accomplissement de l'action corrective. La tenue de la documentation. Les réponses et/ou les actions correctives insuffisantes sont rapportées au Comité de Certification. 10 RAPPORT D'AUDIT Le rapport d'audit est préparé sous la direction du responsable d'audit. 10.1 Contenu du rapport Le rapport d'audit doit fidèlement refléter l'esprit et le contenu de l'audit. Il doit être daté et signé par le responsable d'audit. Il doit contenir les éléments suivants: - l'objectif et le champ d'application de l'audit, - les références du plan d'audit, l'identité des membres de l'équipe d'audit et des représentants de l'audité, les dates de l'audit et l'identification de l'organisme spécifique audité, - l'identification des documents de référence par rapport auxquels l'audit a été conduit (manuel qualité de l'audité, etc), - les rapports d'action corrective (CAR), - l'appréciation par l'équipe d'audit du degré avec lequel l'audité se conforme à la norme applicable au système qualité et à la documentation afférente, - l'aptitude du système à atteindre les objectifs qualité définis, - la liste de diffusion du rapport d'audit. - En aucun cas le rapport d audit ne mentionnera des noms de candidats à la certification dont le dossier a été examiné en cours d audit. Le cas échéant, seul le numéro de dossier sera référencé. 10.2 Diffusion du rapport Le rapport d'audit est distribué, par le responsable d'audit, dans les 30 jours ouvrables suivant la date de l'audit. S'il ne peut être distribué dans le délai prévu, il y a lieu de donner les raisons du retard au Comité de Certification et de fixer une nouvelle date de distribution. 10.2.1 Centres d examen. Le rapport d audit est envoyé à la cellule AQI qui statue et le transmet à l audité. Une copie du rapport est également transmise au Bureau de Certification. Sur base des conclusions, le Comité de Certification établit un certificat d agréation signé par les Présidents du Comité de Certification et de la cellule AQI. Une copie de ce certificat est transmise au Bureau de Certification. Surveillance (voir CC-PR-05) Le rapport de suivi des Centres d Examens dûment rempli et signé par le Président de session est transmis au secrétariat du Bureau de Certification qui en adresse copie à la Cellule AQI. 10.2.2 Bureau de Certification. Le rapport d'audit est envoyé au Comité de Certification qui statue et le transmet à l'audité.
Page 8 de 9 10.3 Conservation des dossiers L'AQI est responsable de la conservation des dossiers d'audit. 11 PLANNIFICATION D AUDIT. Les audits internes sont programmés lors de la revue annuelle de Direction sur proposition de la Cellule AQI. Centres d Examens. La surveillance des Centres d Examens est assurée suivant les modalités prévues dans CC-PR-03. 12 REVUE PERIODIQUE La cellule AQI organise au moins 1 fois par an la revue et l'analyse des rapports d'audits internes et externes, des demandes d'actions correctives et des rapports de non conformités. Elle communique, sous forme d'un rapport, les résultats de cette revue/analyse au Président du Comité de Certification. Le rapport associé est archivé par la cellule AQI. Les actions correctives en qui en découlent sont communiquées aux entités responsables par la cellule AQI pour résolution. Elles sont captées (par exemple sous forme d'un listing informatique) et suivies par la cellule AQI lors des audits internes pour vérification de mise en oeuvre. 13 RECOURS L'audité peut faire appel sur toute décision de l'aqi auprès du Comité de Certification et appel de décision du Comité de Certification au Conseil d'administration conformément à la procédure d'appel CC-PR-05 "Traitement des Plaintes et Recours".
Page 9 de 9 BANT RAPPORT D'ACTION CORRECTIVE CAR N : Organisme audité: Diffusion: - Raison sociale: OR: Cellule AQI. CC: Organisme audité -Représentants: Description de la non conformité: Rédacteur Responsable AQI Réponse demandée à: Nom: Nom: Mr.: Signature: Signature: Réponse de l'audité: Action corrective prévue et / ou observation: A transmettre à la cellule AQI dans les 15 jours, suivant la date du CAR. Planning de réalisation: Nom: Signature: Vérification AQI: Satisfaisant Non satisfaisant Nom: Signature: