MÉTHODOLOGIE D'AUTODIAGNOSTIC DE LA GESTION DE L'ÉNERGIE EN ENTREPRISE Dernière révision du document : août 2015 La Cellule des Conseillers en Environnement de l'uwe a élaboré cette méthodologie afin d'aider les PME à optimiser la gestion de l'énergie. Cette démarche d auto-diagnostic structurée en 4 phases vise à améliorer la gestion quotidienne en matière d'énergie et à adopter des mesures d'amélioration. AVANT-PROPOS POURQUOI? La gestion de l'énergie est aujourd hui une nécessité permettant aux entreprises de rester compétitives. Il est important de s'informer et de s adapter à la libéralisation des marchés de l'énergie, à l évolution des technologies, à l augmentation des coûts, Se lancer dans une démarche globale de gestion de l'énergie génère de nombreux avantages parmi lesquels: mieux gérer les consommations réaliser des économies optimiser le fonctionnement des équipements renforcer l'image de marque de l'entreprise limiter les impacts environnementaux La démarche proposée permettra donc d analyser les performances actuelles en matière de gestion de l'énergie et de mettre en place des actions efficaces pour améliorer les faiblesses identifiées. Voici quelques questions préalables permettant d'évaluer la gestion actuelle de l'entreprise en matière d'énergie : Connaissez-vous les consommations énergétiques et les coûts associés? Avez-vous déjà réalisé (ou fait réaliser) un diagnostic énergétique de l'entreprise? Suivez-vous les consommations des principaux postes énergivores (chauffage, climatisation, ventilation, éclairage, eau chaude sanitaire, bureautique, )? Lors de l'achat d'un nouvel équipement, tenez-vous compte de sa consommation d'énergie? Votre entreprise a-t-elle des objectifs annuels de réduction des consommations d'énergie? Méthodologie d'autodiagnostic de la gestion de l'énergie en entreprise (août 2015) 1
Disposez-vous d'un plan d'actions permettant d'atteindre les objectifs fixés? Avez-vous déjà réalisé une campagne de sensibilisation des travailleurs? Votre entreprise a-t-elle recours aux énergies renouvelables? Si la majorité des réponses est non, il est temps d'agir! COMMENT? La Cellule des Conseillers en Environnement de l UWE vous propose une méthode inspirée de leur expérience de terrain. Cette démarche en 4 phases est basée sur le principe de l amélioration continue. PHASE I Bien connaître les consommations et les équipements PHASE IV Evaluer les actions engagées PHASE II identifier les faiblesses et actions à mettre en oeuvre PHASE III Elaborer un plan d'actions Schéma des 4 phases du système d évaluation et d amélioration de la gestion de l'énergie élaboré par la CCE Ce document détaille les 4 phases de la démarche et reprend pour chacune d elle des informations pratiques telles que les compétences et pré-requis, les facteurs de réussite, les obstacles, Différents documents et outils pratiques (identifiés par le symbole ) sont associés à cette méthodologie d auto-diagnostic afin de vous aider dans sa mise en œuvre. Tous ces documents sont disponibles gratuitement sur notre site www.environnement-entreprise.be (rubrique "boite à outils"). QUI? Il n'est pas nécessaire d avoir des connaissances approfondies en énergie pour se lancer dans une telle démarche. En effet, ces différentes phases peuvent être réalisées par : un membre de l entreprise (ex. : responsable énergie, responsable environnement ou maintenance, ) un stagiaire ayant des compétences en énergie, enmanagement et/ou en environnement. Ce stagiaire devra toutefois être encadré par une personne au sein de l'entreprise (responsable énergie, ) une personne extérieure à l'entreprise (consultant, juriste, bureau d'études spécialisé, ) Méthodologie d'autodiagnostic de la gestion de l'énergie en entreprise (août 2015) 2
La phase II peut également se faire en collaboration directe avec le personnel, notamment via la mise à disposition d une "boîte à suggestions" afin que chacun puisse alimenter celle-ci à sa guise. Les phases IV et V nécessitent une étroite collaboration avec la direction afin d'identifier l ensemble des paramètres à considérer (aspects financiers, légaux, environnementaux, ). De plus, l appui d un groupe de travail énergie instauré au sein de l'entreprise et réunissant des travailleurs des de différents services peut également être un atout. DURÉE L'estimation des temps de réalisation des différentes phases est un exercice très difficile et dépend du degré initial de gestion et de suivi de l'énergie de l'entreprise. Le temps nécessaire à la réalisation est aussi directement lié à la complexité de l entreprise (taille, multi site ou non, ) mais aussi à sa structure organisationnelle, aux compétences en interne, aux ressources disponibles (temps, moyens financiers, ) et à la présence ou non d'un responsable déchets. III IV I II Dans la mesure du possible, nous avons donc établi une estimation des journées nécessaires à une personne se consacrant à temps plein à l'énergie dans une PME moyenne. Ainsi, selon la disponibilité des données, l'implication du personnel, la taille de l entreprise et l influence de facteurs extérieurs, 2 semaines à 6 mois seront nécessaires pour réaliser un premier cycle complet de la démarche d'amélioration continue. Il est bien évident également que l'intervention de sociétés extérieures pour effectuer des campagnes de mesures, de la consultance ou pour la réalisation de travaux sur site peut influencer fortement ces différentes phases (appels d'offre, délais de livraison, durée de l'étude, retard éventuels, ). PHASE DURÉE ESTIMÉE I ½ jour à 5 jours III 2 à 10 jours IV 2 à 5 jours V ½ jour Si vous avez peu de temps à votre disposition, allez à l'essentiel et consacrez la majorité des efforts au choix et à la mise en place des actions correctives (phase III). Inutile de perdre trop de temps à chercher des informations que vous n'obtiendrez que difficilement voire pas du tout. La réalisation de la phase IV est estimée à ½ journée de travail (hors encodage des données reprises dans les factures qui doit être planifié dans le plan d actions). Il est important de réaliser un bilan au moins une fois par an et planifier ce dernier dans le plan d actions (défini à la phase III). Méthodologie d'autodiagnostic de la gestion de l'énergie en entreprise (août 2015) 3
PHASE I BIEN CONNAITRE LES CONSOMMATIONS ET LES EQUIPEMENTS INTÉRÊT DE LA PHASE I Cette phase est incontournable pour améliorer la gestion énergétique. Elle permet : de suivre et d'analyser les consommations et coûts des différents vecteurs énergétiques (électricité, gaz, mazout ) de contrôler l'exactitude des factures énergétiques et vérifier la concordance par rapport au(x) contrat(s) d'approvisionnement conclu(s) avec le(s) fournisseur(s) d identifier les équipements les plus énergivores de dresser un état des lieux et d'identifier les pistes d'amélioration de mettre en évidence les faiblesses et les points forts Au terme de cette première phase, il sera possible de : réaliser des graphiques permettant de repérer d'éventuelles dérives (augmentation anormale des coûts, consommations très fluctuantes ) suivre l évolution des coûts et des quantités consommées sur les dernières années réaliser un relevé des différents équipements énergivores (puissances installées, durées de fonctionnement ) évaluer les résultats d'actions entreprises et justifier des investissements consentis compiler des données concrètes pour mieux informer et sensibiliser les utilisateurs ou la direction COMPÉTENCES ET PRÉ-REQUIS Une bonne connaissance de l entreprise : équipements installés, horaires de fonctionnement (peut être acquise au cours de cette étape) Une bonne connaissance des différents flux énergétiques : utilisation du gaz/mazout, contrats souscrits (peut être acquise au cours de cette étape) Une bonne capacité de synthèse et d interprétation La connaissance d'excel ou tout autre programme d'encodage De la disponibilité et de l'engagement ETAPES A ce stade il faudra dresser un état des lieux des consommations d'énergie et des équipements. Plus la quantité d'informations collectée sera importante, plus le diagnostic de départ sera précis et permettra par la suite de dégager des pistes d'actions pertinentes. Toutefois, même avec un minimum d'informations, il est possible de mener à bien votre projet de gestion énergétique. Méthodologie d'autodiagnostic de la gestion de l'énergie en entreprise (août 2015) 4
PRÉPARER LA DIRECTION ET LE PERSONNEL À DES CHANGEMENTS Un nouveau système de gestion ne saurait être efficace sans la participation active de la direction et de l ensemble du personnel. Pour faciliter les futurs échanges, il est donc recommandé dès le début du projet : d'obtenir le soutien de la direction d'organiser une séance d information générale pour présenter le projet (objectifs, avantages, méthode employée, rôles du personnel, ) de mettre en place un groupe de travail "énergie" afin d'impliquer dès le départ des personnes de différents services/départements au sein de l'entreprise RASSEMBLER LES DOCUMENTS Afin de réaliser les étapes ultérieures, il convient de rassembler un certain nombre de documents utiles : les contrats de fourniture d'énergie (électricité, gaz, mazout, ) les factures mensuelles des 2 à 3 années antérieures les éventuels relevés de compteurs d'énergie les éventuels rapports d'audits énergétiques déjà réalisés les données d'activités de l'entreprise (chiffre d'affaires, effectifs, horaires de fonctionnement, ) un plan de l'entreprise avec les surfaces et les attributions des locaux (chaufferie, bureaux, ateliers, ). Celui-ci pourrait aussi mentionner la localisation des compteurs, des compresseurs, des postes gros consommateurs, d'autres documents utiles tels que : fiches d'entretien des chaudières, schémas de principe de certaines installations, fiche technique des compresseurs, METTRE EN PLACE UNE COMPTABILITÉ ÉNERGÉTIQUE Il s'agit ici d'encoder les données relatives aux coûts et consommations reprises dans les factures des fournisseurs ou relevées sur les compteurs. Cela doit se faire via un tableur dans lequel doivent être mentionnées, pour chaque compteur, les informations suivantes : la période de facturation (ou la date de relevé) la consommation (en kwh) le coût (en hors TVA) Pour les factures d'électricité haute tension, il faut également suivre : l'appel de puissance ou la pointe ¼ horaire (en kw) le cos phi ou la consommation d'énergie réactive La Cellule des Conseillers en Environnement de l UWE a élaboré un document afin de mieux comprendre les factures d'énergie. Celui-ci contient des informations afin de mieux comprendre les factures de gaz et d'électricité des fournisseurs et rappelle les différents paramètres influençant le coût de l'énergie. Il est téléchargeable gratuitement sur le site www.environnement-entreprise.be (rubrique "boite à outils") Méthodologie d'autodiagnostic de la gestion de l'énergie en entreprise (août 2015) 5
Pour les factures de gaz, il faut aussi tenir compte des rigueurs climatiques via les "degrés jours". Les degrés-jours sont des indicateurs de la sollicitation du climat. Plus les degrés-jours sont grands, plus le mois considéré aura été froid. Comme les consommations de chauffage sont normalement proportionnelles à l'écart de température entre l'intérieur et l'extérieur, elles sont également proportionnelles aux degrés-jours. L encodage régulier des données permettra d assurer un suivi des consommations et des coûts des différents vecteurs énergétiques (électricité, gaz, mazout ). Pour faciliter l interprétation de ces données, nous vous suggérons de réaliser une série de graphiques qui vous permettront quant à eux : de comparer l'évolution des coûts et consommations d'une année à l'autre ou d'un mois à l'autre d identifier d éventuels problèmes et dérives (surconsommation, erreurs de facturation, augmentation des tarifs, ) de mettre en relation la consommation d'énergie avec la production de produit fini, le nombre d heures de fonctionnement de l entreprise, le nombre d employés, La Cellule des Conseillers en Environnement de l UWE a élaboré des tableurs (format Excel) d'encodage des données énergétiques et graphiques d analyse. Ces tableurs permettent d'encoder toutes les informations pertinentes en ce qui concerne la gestion de l'énergie (consommations, coûts, ) et d'obtenir des tableaux de synthèse et des graphiques d'analyse de ces informations. Ils sont téléchargeables gratuitement sur le site www.environnement-entreprise.be (rubrique "boite à outils") Cette étape permettra donc d'identifier les postes les plus coûteux, de repérer les potentiels d'économies les plus importants et de détecter d'éventuels dysfonctionnements dans l'entreprise. Afin d'homogénéiser les informations, il est important d'exprimer toutes les consommations en kwh. La puissance d'une installation est exprimée en watts (W), le temps en heures (h) et l'énergie en kilowattheures (kwh). 1 kwh correspond à la consommation de 1000 W pendant 1 heure. RÉALISER UN ÉTAT DES LIEUX DES BÂTIMENTS ET DES INSTALLATIONS La réalisation d'un état des lieux des bâtiments et des installations techniques consiste à détailler les caractéristiques : des équipements énergétiques (âge, puissance, politique de maintenance, ) des contrats souscrits (services de maintenance, abonnements, tarifs, ) des usages et ambiances des locaux (occupation, rénovation, ) des comportements des travailleurs Si vous êtes confronté à un manque de disponibilité ou de compétences, l'intervention d'un organisme extérieur peut s'avérer pertinente pour vous aider à réaliser cette étape. De plus, ce regard extérieur apportera certainement un avis objectif et permettra de susciter des questions sur le fonctionnement de l'entreprise (comportements "par habitude" mais à contre sens des économies d'énergie, organisation et structure de l'entreprise, ). Méthodologie d'autodiagnostic de la gestion de l'énergie en entreprise (août 2015) 6
La Cellule des Conseillers en Environnement de l UWE a élaboré des dossiers thématiques énergie. Ceux-ci sont consacrés à différentes thématiques énergétiques (éclairage, chauffage, bureautique, ventilation, ) ont pour but d'aider à mieux comprendre le fonctionnement de certains équipements, d'obtenir des informations techniques et de diagnostiquer d'éventuels dysfonctionnements. Ils sont téléchargeables gratuitement sur le site www.environnement-entreprise.be (rubrique "boite à outils") FACTEURS DE RÉUSSITE La disponibilité et la collaboration des services et personnes concernées pour fournir les informations utiles (service administratif, production, maintenance, ) Une excellente communication avec l ensemble du personnel Un accès aisé aux documents "papier" (contrats de fourniture, factures, ) Des documents clairs et concis pour le relevé des données (tableau de synthèse, ) OBSTACLES Le manque de temps La difficulté à obtenir des informations dans les différents services Le manque d objectivité, d'expérience et/ou de compétences pour interpréter les graphiques de suivi Méthodologie d'autodiagnostic de la gestion de l'énergie en entreprise (août 2015) 7
PHASE II IDENTIFIER LES FAIBLESSES ET LES ACTIONS A METTRE EN OEUVRE INTÉRÊT DE LA PHASE II Sur la base des informations collectées lors de la phase I (état des lieux de la gestion de l'énergie), il sera possible d'identifier les faiblesses et d inventorier les actions possibles à mettre en place pour remédier aux problèmes identifiés. PERSONNES CONCERNÉES Idéalement, cela doit être la même personne ayant déjà réalisé la phase I de cette méthodologie, soit : la personne ayant en charge la gestion de l'énergie sur le site (responsable environnement, responsable de la maintenance, ) en collaboration éventuelle avec un groupe de travail dans lequel on retrouve au moins un représentant de la direction et le responsable du projet un stagiaire qualifié et encadré par une personne au sein de l'entreprise une personne extérieure à l'entreprise (consultant, bureau d'études spécialisé, ) COMPÉTENCES ET PRÉ-REQUIS Une bonne connaissance de l entreprise Une connaissance des résultats de la phase I Une bonne connaissance générale du domaine de l'énergie (personnes ressources, techniques disponibles, ) De la disponibilité et de l'engagement ETAPES IDENTIFIER LES FAIBLESSES Au terme de la phase I de la méthodologie que nous avons élaborée, il convient de se poser un certain nombre de questions afin d identifier les faiblesses de la gestion actuelle de l'énergie au sein de l'entreprise. Il est aussi nécessaire de vérifier si les services proposés par les sociétés extérieures (bureaux d'études, fournisseurs d'énergie, ) sont en adéquation avec les besoins réels, si les coûts de gestion évoluent de manière cohérente et justifiée, Cette étape est indispensable pour pouvoir planifier ultérieurement des actions d amélioration pertinentes en accord avec les besoins de l'entreprise. Afin de vous aider dans la réalisation de cette étape, voici quelques exemples de questions à vous poser afin d évaluer vous-même vos forces et vos faiblesses : Existe-t-il un responsable énergie au sein de l'entreprise? Dispose-t-il d'une certaine légitimité? Est-il appuyé par la direction? Aura-t-il du temps pour mener des actions efficaces en énergie? Méthodologie d'autodiagnostic de la gestion de l'énergie en entreprise (août 2015) 8
Existe-t-il une réelle politique énergétique au sein de l'entreprise? L'entreprise dispose-t-elle d'un groupe de travail énergie? La communication entre les différents services de l'entreprise est-elle optimale? Est-ce que le matériel présent (chaudières, compresseurs, ) est performant? Est-il adapté aux besoins réels de l'entreprise (pas de surdimensionnement)? Enfin, est-il bien utilisé? L'entreprise est-elle bien informée des différentes technologies existantes? Si oui par quels canaux? Est-elle conseillée par un bureau d'études (négociation de contrats, audit énergétique, )? Fait-on régulièrement appel à des sociétés extérieures en matière d'énergie (maintenance, campagnes de mesures, )? Signalons ici que vous pourrez réutiliser ces mêmes questions afin d évaluer les actions mises en œuvre et comparer de la sorte la situation "avant après". INVENTORIER LES ACTIONS À METTRE EN ŒUVRE Alors que l étape précédente a permis de mettre en évidence certains manquements ou dysfonctionnements dans l'entreprise, cette seconde étape a pour objectif d inventorier une série d actions à mettre en œuvre pour remédier à ces problèmes. Il se peut que vous éprouviez quelques difficultés à mener cette étape à bien car il n est pas toujours aisé d imaginer les actions permettant de corriger efficacement les faiblesses identifiées. Cependant, le choix des actions à mener ne doit pas être aléatoire, il doit évidemment dépendre des faiblesses que vous aurez identifiées antérieurement. Quoiqu il en soit, veillez à respecter une suite logique dans la définition des actions à mettre en œuvre. Il est, par exemple, inutile d'investir dans les énergies renouvelables si vous gaspillez cette énergie au sein de votre entreprise. La meilleure énergie est celle que l'on ne consomme pas Pour vous aider, nous avons regroupé en 4 catégories une série d actions réalisables afin de corriger les faiblesses les plus couramment identifiées en entreprise. 1. La négociation du prix de l'énergie La libéralisation du marché de l énergie offre l opportunité de diminuer (légèrement) le prix de l énergie en choisissant un contrat de fourniture adapté au profil de consommation de l'entreprise et en mettant différents fournisseurs en concurrence (pour les plus gros consommateurs). Néanmoins, beaucoup d entreprises n ont pas profité de cette opportunité et se sont vues attribuer un contrat de fourniture "par défaut" qui, dans la plupart des cas, n est pas le plus intéressant. La résiliation de ce contrat "par défaut" est gratuite et aisée. Elle peut, dans certains cas, mener à une réduction de 5% à 10% de la facture énergétique. La Cellule des Conseillers en Environnement de l UWE a élaboré un document intitulé Négocier un contrat de fourniture d'énergie. Celui-ci a été conçu afin de mieux comprendre le marché de l'énergie depuis sa libéralisation et décrire les principales étapes de la négociation d'un nouveau contrat de fourniture. Il est téléchargeable gratuitement sur le site www.environnement-entreprise.be (rubrique "boite à outils") Méthodologie d'autodiagnostic de la gestion de l'énergie en entreprise (août 2015) 9
2. Les mesures d'utilisation Rationnelle de l'energie Avant de se lancer dans des investissements relatifs aux énergies renouvelables, il est toujours plus intéressant de mettre en place des mesures d'utilisation Rationnelle de l'energie (URE). Ces actions représentent une source importante d'économies d'énergie et nécessitent généralement de faibles investissements financiers. Dans la mesure où il n est pas toujours facile de se faire une idée de l importance des différents postes de consommation, vous trouverez ci-après un graphique présentant la répartition moyenne des postes consommateurs d'énergie dans le secteur tertiaire wallon. Données sources: Statistiques des conseillers en énergie de l'uwe + MRW, Mémento énergie Secteur Tertiaire, Mai 2006 ICEDD (2005), Bilan énergétique de la Wallonie Pour le secteur industriel/manufacturier, il est plus difficile d'établir une telle répartition car le process de fabrication peut intervenir de manière très importante. Nous pouvons toutefois mentionner certains postes généralement très consommateurs tels que l'air comprimé, la production de vapeur, les fours, les bains de traitement, La Cellule des Conseillers en Environnement de l UWE a élaboré un document reprenant des actions concrètes d'utilisation Rationnelle de l'energie. Ce document reprend une liste non exhaustive d actions à mettre en place pour réduire les consommations d'énergie (excepté pour le transport). Il est téléchargeable gratuitement sur le sitewww.environnement-entreprise.be (rubrique "boite à outils") 3. La sensibilisation des utilisateurs L énergie concerne de nombreuses personnes à des degrés divers au sein de l'entreprise (le service comptabilité prend en charge du payement des factures, le service maintenance assure le bon fonctionnement des équipements, la direction négocie les contrats de fourniture et de sous-traitance, le responsable énergie établi le budget, un technicien effectue les relevés des compteurs, ). La mise en œuvre et la réussite d une politique de gestion énergétique implique la mobilisation et l association de l ensemble des acteurs du projet (direction, travailleurs, ). Cela passe donc par une campagne d'information et de sensibilisation à ne jamais négliger. Méthodologie d'autodiagnostic de la gestion de l'énergie en entreprise (août 2015) 10
Quel est le potentiel d une campagne de sensibilisation? Lorsqu une entreprise décide d investir de l argent pour la mise en place de nouveaux équipements ou de nouvelles techniques, le personnel doit devenir acteur à part entière. Avoir un équipement performant ne sert à rien lorsqu un technicien l utilise de manière incorrecte. Dans tous les cas, il est primordial de bien informer les travailleurs sur l'utilisation adéquate du matériel (existant ou futur). Ils doivent prendre conscience de l'impact (économique, environnemental, ) que peuvent avoir leur comportement et leur attitude dans la maîtrise des consommations. Le facteur humain est très important dans la gestion énergétique d'une entreprise Efficacité, résultat, impact global = Installations techniques X Comportements humains La sensibilisation du personnel est une mesure généralement rentable car l'investissement financier est relativement faible et les résultats souvent très bons. Il faut toutefois garder à l'esprit que la mise en place d'une campagne efficace demande du temps et de l'énergie. On estime qu elle peut mener à une diminution de 10 à 20% des consommations totales d énergie dans le secteur tertiaire. La Cellule des Conseillers en Environnement de l UWE a élaboré un document sur la sensibilisation à l'environnement. Celui-ci reprend une liste non exhaustive de sites internet et ouvrages, belges, européens et internationaux, traitant de la sensibilisation du personnel en matière environnementale. Il est téléchargeable gratuitement sur le site www.environnement-entreprise.be (rubrique "boite à outils") 4. Les énergies renouvelables Enfin, une dernière possibilité pour réduire la facture énergétique de l'entreprise est de s'orienter vers les énergies renouvelables. Pourquoi recourir aux énergies renouvelables? pour produire sa propre énergie à prix fixe et de manière respectueuse pour l environnement pour participer à l effort collectif de développement des énergies renouvelables et de limitation des émissions de gaz à effet de serre pour améliorer l image de marque de l entreprise pour réduire la dépendance énergétique pour anticiper de futures réglementations Quelles sont les différentes sources d'énergies renouvelables? Les énergies renouvelables sont les énergies générées au départ de sources autres que les combustibles fossiles (charbon, pétrole, gaz) et nucléaires. Il s'agit notamment de : l'énergie solaire photovoltaïque l'énergie solaire thermique l énergie éolienne Méthodologie d'autodiagnostic de la gestion de l'énergie en entreprise (août 2015) 11
l énergie géothermique l énergie hydraulique la biomasse la cogénération L énergie produite à partir des sources renouvelables est actuellement encore assez chère comparée à l énergie produite à partir des sources traditionnelles (combustibles fossiles, nucléaire). Pour les rendre concurrentielles sur le marché de l énergie et ainsi promouvoir leur développement, la Wallonie a instauré le système des certificats verts ainsi que d'autres aides et primes (voir http://energie.wallonie.be). La Cellule des Conseillers en Environnement de l UWE a élaboré des dossiers thématiques énergie. Certains de ceux-ci sont consacrés aux énergies renouvelables : comprendre le mécanisme des certificats verts, les différentes sources d'énergies renouvelables, concevoir un projet photovoltaïque en 10 étapes, la cogénération. Ils sont téléchargeables gratuitement sur le site www.environnement-entreprise.be (rubrique "boite à outils") FACTEURS DE RÉUSSITE Une excellente communication avec l ensemble du personnel : quotidiennement confronté à la réalité de terrain, le personnel est souvent à l'origine d'idées très pertinentes Le soutien et l'implication de la direction Des connaissances techniques en énergie (facilite l'identification des faiblesses et le choix des actions) OBSTACLES Le manque de temps La difficulté à obtenir des informations dans les différents services Le manque d objectivité et de recul par rapport aux "mauvaises" habitudes ou aux modes de fonctionnement de l'entreprise Des contrats (fourniture d'énergie, maintenance d'équipements ) négociés au niveau du groupe dont fait partie l'entreprise Méthodologie d'autodiagnostic de la gestion de l'énergie en entreprise (août 2015) 12
PHASE III ELABORER UN PLAN D'ACTIONS INTÉRÊT DE LA PHASE III Après avoir recensé, au cours de la phase II, les différentes améliorations envisageables au sein de l'entreprise, la réalisation d un plan d actions permettra : de hiérarchiser les actions retenues de les programmer (délais, moyens, ) de les mettre en œuvre d en assurer le suivi (cf. phase IV de cette méthodologie) En outre, cela permettra d'avancer de manière progressive et réfléchie. COMPÉTENCES ET PRÉ-REQUIS Avoir pris connaissance des résultats des trois premières phases de la méthodologie proposée Etre en contact direct avec la direction Avoir le temps, la légitimité et les compétences nécessaires pour convaincre le personnel d adhérer aux actions à mettre en œuvre Une bonne capacité de synthèse ETAPES Le plan d actions doit tenir compte des faiblesses mises en évidence dans la phase II. Il va permettre de définir pour chaque axe de progrès identifié (renégociation du contrat de fournitures, Utilisation Rationnelle de l'energie, sensibilisation du personnel, énergies renouvelables) des objectifs opérationnels qui seront concrétisés par des actions. HIÉRARCHISER LES ACTIONS Le recensement effectué à la phase II aboutira probablement à un nombre d actions trop important pour pouvoir envisager de les réaliser toutes simultanément. Ainsi, il conviendra de hiérarchiser ces actions afin de déterminer celles qui seront mises en œuvre prioritairement parmi la liste présentée. Il faut avant tout pointer les enjeux prioritaires et les bénéfices attendus dans cette démarche d amélioration. La démarche la plus aboutie consiste à rechercher l amélioration continue en adoptant par exemple un système de management environnemental avec à la clé une certification de type ISO 14001 ou l'enregistrement EMAS. Vous trouverez plus d informations sur le sujet dans la partie Management environnemental du site Internet de la Cellule des conseillers en environnement de l UWE : www.environnement-entreprise.be Méthodologie d'autodiagnostic de la gestion de l'énergie en entreprise (août 2015) 13
La méthode de hiérarchisation permettant d apprécier une action comme étant plus importante qu une autre doit être établie en fonction des attentes de l'entreprise et de la politique interne qui y est menée. Les critères intervenant dans la hiérarchisation peuvent être, notamment : le gain financier le gain environnemental l'investissement de départ le délai de mise en œuvre la facilité de réalisation les moyens humains à consacrer Si vous connaissez l'investissement à réaliser au départ et si vous êtes en mesure de calculer le gain financier escompté suite à la mise en place de l'action, vous pouvez calculer le temps de retour simple sur investissement (TRS). Temps de retour simple (TRS) = Investissement / Gain annuel net En réalisant ce calcul pour toutes les actions envisagées, il sera possible de classifier celles-ci en fonction du TRS et de mettre en œuvre celles qui sont financièrement les plus intéressantes (par exemple, TRS < 3 ans). Concentrez-vous dans un premier temps sur les postes les plus consommateurs, sur les actions les plus faciles à mettre en œuvre et nécessitant un budget limité ou ayant des résultats rapides et visibles. Fixez-vous des objectifs réalistes, chiffrés et mesurables au moyen d'indicateurs de performance. En outre, pour chaque solution retenue, le plan d'actions doit permettre d'identifier : son champ d'application (concerne un atelier, un équipement particulier ou toute l'entreprise, ) ses modalités de mise en œuvre ainsi que les responsables concernés une estimation de sa contribution à la réduction des consommations, des coûts de fonctionnement et/ou des émissions de CO 2 le coût des investissements à réaliser (budget à allouer) et l'estimation du temps de retour calculé à partir de la baisse des consommations attendues (en prenant en compte l'évolution à la hausse du prix de l'énergie) Rappelez-vous qu'il ne sert à rien de prévoir des investissements lourds si l'utilisation de l'énergie se fait en dépit du bon sens. Il est donc indispensable d'impliquer l'ensemble des travailleurs dans les démarches et d'accompagner le projet d'une campagne de d'information et de sensibilisation. Vous trouverez plus d'informations sur la manière de mener une campagne de sensibilisation des travailleurs ainsi que différents outils pratiques dans l'étape 2 du document relatif à la phase II de notre méthodologie ("Identifier les faiblesses et les actions à mettre en œuvre"). Si vous désirez prendre plusieurs critères de hiérarchisation en considération simultanément, la méthode la plus simple est sans doute d appliquer à chaque critère une cotation et ensuite d additionner les valeurs attribuées pour chaque critère. Le résultat obtenu vous permettra de classer les actions selon l importance que vous leur avez donnée. En définitive, quelle que soit la méthode que vous choisirez pour hiérarchiser vos actions, retenez que l essentiel n est pas de mettre au point une méthode reprenant le plus grand nombre de critères mais bien d établir une procédure non contestable au sein de l entreprise quant à la détermination du caractère prioritaire de l action. Méthodologie d'autodiagnostic de la gestion de l'énergie en entreprise (août 2015) 14
PROGRAMMER LES ACTIONS L établissement d un programme d actions (après hiérarchisation) permet de formaliser les décisions visant à améliorer la gestion des déchets de l'entreprise. Cette étape consiste à : répartir les responsabilités en désignant directement la (ou les) personne(s) ou la fonction concernée établir un calendrier de réalisation en y consignant les dates limites de mise en œuvre Il est important de tenir compte ici d'éventuels délais de livraison d'équipements ou de l'intervention de sociétés extérieures déterminer les moyens disponibles au niveau humain (nombre de personnes, nombre d heures,...), financier, technique,... Exemple de tableau de programmation des actions Actions Isoler les conduites d'eau chaude Mettre en place une campagne de sensibilisation via des affichettes Responsable Date de démarrage Mr Dupont 01/01/11 200 M Durand (responsable énergie) et Mme Janssen (service communication) 01/01/11 1500 Moyens (financiers, humains, techniques) 1 personne pendant 1 journée complète Pas de moyens techniques particuliers 2 personnes, 3 jours par mois + appui éventuel société extérieure (réalisation affiches) Echéance Indicateur de suivi 20/01/11 Consommation gaz chaudière 01/05/11 Consommations totales du site Afin d établir un programme d actions cohérent, il est important de prendre en considération les avis et informations des différents services concernés de votre entreprise de manière à obtenir des estimations de coûts, de niveaux de performance ou de bénéfices attendus. Consultez également des professionnels du secteur pour obtenir des conseils techniques afin de confirmer les chiffres (durée prévue, moyens à engager, ) mentionnés dans le plan d action. MISE EN ŒUVRE ET SUIVI DES ACTIONS Afin que les informations relatives à la mise en œuvre de l action soient disponibles pour tous et à tout moment, il convient de consigner chaque étape clé dans un document de suivi. Cela permettra également d'uniformiser les documents de travail et de pouvoir garder un historique des actions menées au sein de l'entreprise. Méthodologie d'autodiagnostic de la gestion de l'énergie en entreprise (août 2015) 15
Exemple de document de suivi d'une action ACTION 1 Isoler les conduites d'eau chaude DATE DE DÉMARRAGE 1 janvier 2012 ECHÉANCE 20 janvier 2012 TEMPS NÉCESSAIRE / RESPONSABLE PERSONNE(S) EN CHARGE DE LA MISE EN ŒUVRE M. Dupont Commande : M. Durand Mise en œuvre : Service maintenance Service achat : Mme Legrand (secrétariat) GROUPE DE TRAVAIL ASSOCIÉ / PARTENAIRE À MOBILISER MODALITÉS DE MISE EN ŒUVRE Néant Prévoir la commande de l'isolant (voir au moins trois fournisseurs et demander des offres) Prévoir accès zones techniques DATE SUIVI ANNEXE 10/01/2012 Signature bon de commande pour isolant tuyauteries d'eau chaude 1 (copie bon commande) 14/01/2010 Réception matériel en magasin 2 (copie bon de réception) 21/01/2012 & 22/01/2012 Intervention service maintenance pour isolation conduites Action clôturée le 22/01/2012 2 jours de retard car l'opération a nécessité plus de temps que prévu suite à la détection d'une fuite sur une des conduites à isoler. FACTEURS DE RÉUSSITE Définir des critères de hiérarchisation cohérents S être fixé des objectifs ambitieux mais réalistes Bien choisir des responsables de projet et des relais au sein de l entreprise Impliquer activement tous les services concernés Obtenir le soutien de la direction OBSTACLES La priorité des actions pour les personnes concernées L'intervention de sociétés extérieures peut ralentir le planning défini au départ Méthodologie d'autodiagnostic de la gestion de l'énergie en entreprise (août 2015) 16
PHASE IV EVALUER LES ACTIONS ENGAGEES INTÉRÊT DE LA PHASE IV Après avoir identifié, hiérarchisé, programmé et mis en œuvre les actions pour améliorer la gestion des déchets de l'entreprise, il est primordial d évaluer les actions mises en œuvre. Cette phase va permettre de quantifier (par la mise en place d indicateurs) et de qualifier les résultats des actions et de visualiser les améliorations réellement apportées à la gestion des déchets. Au terme de cette évaluation, il sera possible de prévoir et de planifier de nouvelles actions de manière à poursuivre l amélioration de la performance en matière de gestion des déchets. Cette phase représente donc l élément final de la démarche engagée, mais puisque le système est basé sur le principe de l amélioration continue, elle assume également la fonction de point de départ d un nouveau cycle d améliorations. COMPÉTENCES ET PRÉ-REQUIS Etre bien informé des actions initiées lors de la phase III Avoir une bonne capacité de synthèse et d interprétation Avoir une très bonne connaissance de l entreprise (production, employés, répartition des tâches administratives, ) pour juger de la pertinence du choix des indicateurs ETAPES L évaluation des actions engagées passe par la réalisation de bilans quantitatif et qualitatif de celles ci. BILAN QUANTITATIF La manière la plus efficace d analyser les résultats des actions entreprises passe par le choix et l'utilisation d indicateurs de performance pertinents, facilement mesurables et compréhensibles par tout un chacun (ex.: nombre d'heures de fonctionnement, nombre de travailleurs, tonnes de produits finis, ratios par m² ou par nombre de travailleurs, ). Voici quelques exemples : consommation totale d'électricité par employé (en /employé ou en kwh/employé) consommation totale d'électricité par m² (en /m² ou en kwh/m²) consommation liée au chauffage par m² de locaux chauffés (en /m² ou en kwh/m²) consommation électrique par poste de travail (par ordinateur par exemple) consommation totale d'énergie rapportée au chiffre d'affaires Attention, des variations de consommations peuvent être dues, non seulement à la fluctuation de l'activité de l'entreprise, mais également aux rigueurs climatiques ou à une modification de la surface occupée ou du nombre de travailleurs. Et ces facteurs sont indépendants de la performance énergétique de l'entreprise. Méthodologie d'autodiagnostic de la gestion de l'énergie en entreprise (août 2015) 17
Remarquons que le choix de l indicateur est difficile et délicat. En effet, il doit être comparable à la consommation énergétique et doit permettre de vérifier que, par exemple, la diminution des coûts est liée à réalisation d'actions en matière d'énergie ou, au contraire, que l augmentation des consommations est liée à l augmentation de la production. De manière pratique, en fonction de ce qui a été développé précédemment (analyse quantitative de la phase I), le bilan quantitatif est réalisé en 3 temps : le choix d indicateurs de performance pertinents la réalisation de graphiques identiques à ceux réalisés à l étape 1 mais avec les données actuelles la comparaison des données chiffrées actuelles et antérieures sur base des indicateurs de performance Les tableurs (format Excel) d'encodage des données énergétiques et graphiques d analyse référencés dans la partie I de cette méthodologie vous aidera dans la réalisation ce de bilan quantitatif et permettra de définir des indicateurs dès le début de l'encodage des informations relatives à l'énergie. Il est téléchargeable gratuitement sur le site www.environnement-entreprise.be (rubrique "boite à outils") BILAN QUALITATIF L évaluation qualitative vise à avoir un regard critique sur la manière dont les actions se sont déroulées et de vérifier si la méthodologie de travail a été efficace : Le message est-il bien passé auprès des personnes concernées? La méthode de travail utilisée a-t-elle demandé trop de ressources en temps, en moyens humains,? Y a-t-il moyen de l'améliorer? Les critères de hiérarchisation des actions étaient-ils pertinents? Faut-il les revoir pour les actions futures? Le choix des indicateurs de suivi était-il bon? De nouveaux indicateurs sont-ils nécessaires? EVALUER LES RÉSULTATS ET PRÉVOIR DE NOUVEAUX OBJECTIFS Au terme de ces étapes d analyses qualitative et quantitative, il sera possible de : revoir les actions engagées : les valider ou éventuellement les adapter planifier des actions qui n avaient pas été déterminées comme prioritaires lors de la première hiérarchisation définir de nouveaux axes stratégiques pour l amélioration de la gestion des déchets En plus de cette évaluation finale, il est primordial de prévoir des évaluations périodiques (à une fréquence déterminée) pour communiquer (auprès de l'ensemble du personnel) sur l état d avancement des actions et les difficultés rencontrées. Méthodologie d'autodiagnostic de la gestion de l'énergie en entreprise (août 2015) 18
FACTEURS DE RÉUSSITE Les bilans doivent être effectués sur des périodes équivalentes (ex : années calendrier) pour faciliter les comparaisons Un encodage des données relatives aux quantités et coûts doit être fait préalablement OBSTACLES Le manque de temps La difficulté à obtenir des informations dans les différents services Le manque d objectivité, d'expériences et/ou de compétences pour interpréter les graphiques ----------------------------------------- Document réalisé par : Union Wallonne des Entreprises Chemin du Stocquoy 3 - B-1300 WAVRE Tél : 010/47.19.43 environnement@uwe.be www.environnement-entreprise.be Avec le soutien de : Méthodologie d'autodiagnostic de la gestion de l'énergie en entreprise (août 2015) 19