VILLE DE CHÂTEAUGUAY DIVISION APPROVISIONNEMENTS APPEL D OFFRES PUBLIC SP-14-128 SERVICES PROFESSIONNELS EN ARCHITECTURE POUR LE RÉAMÉNAGEMENT DE L AGORA-PHASE II POUR LA VILLE DE CHÂTEAUGUAY
1. GÉNÉRALITÉS 1.1. Description du projet Le présent mandat concerne les services professionnels en architecture pour la réalisation du projet de réfection intérieure de la partie Ouest de l Agora citoyenne et certains travaux connexes tel que décrits dans le programme fonctionnel et technique (PFT) fournit en annexe ainsi que la réfection de la toiture existante. Le réaménagement de la partie ouest du secteur administratif de l Agora consiste à obtenir un espace libre d environ 2 500 pi.ca. qui sera utilisé comme atelier/entrepôt technique par les Services récréatifs de la Ville de Châteauguay. Ce nouvel aménagement nécessitera la démolition de certaines cloisons existantes, la construction de nouvelles cloisons pour isoler la nouvelle salle mécanique, la réfection des dalles de béton, plafonds, la réhabilitation de la salle de bains, et certains travaux connexes. Le budget objectif de l ensemble du projet, incluant les contingences de design, le profit et l administration de l entrepreneur et les taxes est de 1 million $. 1.2. Rôle conseil L architecte doit fournir tous les efforts requis afin de conseiller adéquatement le Service des bâtiments de la Ville de Châteauguay sur la meilleure façon de garantir la parfaite exécution du projet, et ce, au moindre coût possible. Il doit également aviser promptement le chargé de projet lorsque des situations problématiques sont identifiées, soit en regard de l état des lieux, soit découlant de la réalisation des travaux, ou soit concernant le respect de l enveloppe budgétaire, et agir alors en tant que conseil sur les décisions et mesure à prendre. 1.3. Collaboration L architecte devra réaliser son mandat en étroite collaboration avec le chargé de projet et avec les représentants du «client» du Service des bâtiments ainsi que ceux de la Direction des travaux publics. Il devra également, si requis, fournir les renseignements et copies des documents qu il émet, dans un format électronique approprié, afin de permettre à la Direction des communications de préparer les communiqués publics qui concernent le projet. 1.4. Coordination L architecte assurera la coordination de l ensemble des professionnels impliqués dans la réalisation du projet, et ce, à toute les phases du mandat. Notamment, la Ville de Châteauguay entend retenir les services professionnels de firmes spécialisées dans les domaines suivants : Ingénierie de mécanique et électricité Ingénierie de structure et de génie civil (si requis) Laboratoire d essais (test de sol, contrôle de la qualité des matériaux et des ouvrages) PAGE 1 DE 6
1.5. Évaluation des coûts probables des travaux Toute évaluation des coûts probables des travaux fournie par l architecte doit inclure les contingences de design, l administration et le profit de l entrepreneur et les taxes applicables. Elle doit également couvrir les travaux de toutes les disciplines, incluant notamment ceux d ingénierie en bâtiment (mécanique et électricité). De plus, l architecte doit identifier les autres frais et déboursés non inclus à son évaluation mais requis pour la réalisation du projet, et en fournir la liste au chargé de projet. Lorsqu une enveloppe budgétaire pour le projet est identifiée, l architecte doit, conjointement et solidairement avec les autres professionnels, respecter celle-ci dans la réalisation de son mandat. 1.6. Développement durable La ville de Châteauguay étant sensible aux notions de développement durable, l architecte, en collaboration avec les autres professionnels impliqués au projet, devra explorer et proposer au Service des bâtiments des solutions intégrant ces notions, et ce, dans le respect des budgets alloués pour le projet. Notamment, l architecte devra identifier les solutions novatrices (matériaux, équipement, techniques) pouvant permettre à la Ville de Châteauguay de réaliser des économies sur les coûts d énergie et d entretien. Également, la gestion «écoresponsable» des déchets pendant les travaux devra être prévue aux plans et devis. De plus, les honoraires pour les services professionnels découlant de l application des solutions acceptées par la Ville dans ce cadre, pour la préparation des plans et des devis, ainsi que pour la surveillance de ces travaux sont inclus aux présentes. 2. DESCRIPTION DES SERVICES PROFESSIONNELS 2.1. Études préparatoires Les services consultatifs et les études préparatoires servent de base à la conception et aux conclusions ou recommandations relatives à la réalisation d un projet. Dans le cadre du présent mandat, l architecte doit prendre connaissance du PFT réalisé dernièrement. a) Relevés L architecte doit faire tous les relevés complémentaires nécessaires pour la réalisation de son mandat, le cas échéant, il ne doit pas prendre pour acquis que les plans fournis par la Ville sont fidèles à la situation existante. Les relevés incluent notamment la prise des photos et des dimensions des installations existantes, et les recherches sur place pour identifier la structure, les systèmes de construction utilisés, ainsi que toute autre information pertinente. Si des percements sont requis pour réaliser les relevés, l architecte doit en assurer la PAGE 2 DE 6
coordination sur place, les travaux étant toutefois réalisés par le Service des bâtiments. b) Programme fonctionnel et technique ( P.F.T.) Le P.F.T. consiste en une description détaillée des besoins relatifs à un projet en termes d espaces, équipements et coûts (fourni en annexe). c) Visite des entrepreneurs soumissionnaires Pour les visites des entrepreneurs soumissionnaires durant le processus d appels d offres, l architecte doit assurer la présence de son chargé de projet tout en respectant la politique de gestion contractuel de la Ville. 2.2. Concept et préliminaires a) Concept Cette phase consiste, sous forme d esquisses, de croquis à main levée ou de dessins linéaires, à traduire graphiquement le programme fonctionnel et technique (P.T.F.). Elle exprime sommairement la conception d un projet, l orientation générale du choix des matériaux, des systèmes et des spécifications propres au projet. Le concept inclus entre autres, les éléments suivants : le blocage des superficies par secteurs; la disposition schématique du blocage sous forme de plan; le rapport explicatif de la solution proposée; l obtention de l approbation du chargé de projet et du client. b) Plans et devis préliminaires Cette phase constitue la mise au net du concept retenu, incluant l ensemble des composantes du P.F.T. Elle comporte la prise des décisions relatives aux choix des systèmes et matériaux, ainsi qu au traitement architectural. Les plans et devis préliminaires incluent entre autres, les éléments suivants : L analyse des composantes du plan afin de déterminer les possibilités de réalisation du concept; La préparation des plans d architecture à une échelle convenable La préparation des plans de tous les étages, les coupes, les élévations et les détails types nécessaires à la bonne compréhension du projet; La préparation d un devis sommaire énumérant brièvement les systèmes, les matériaux et les finis devant être utilisés; La préparation d une évaluation des coûts probables des travaux proposés et retenus La préparation des documents nécessaires pour l approbation du projet PAGE 3 DE 6
L architecte doit soumettre à l approbation de la Ville ses plans préliminaires lorsque ceux-ci sont complétés à 40%. Ces plans doivent contenir suffisamment d informations pour permettre à la Ville de prendre connaissance des concepts, systèmes et matériaux retenus. L architecte doit attendre l autorisation du chargé de projet avant de poursuivre son travail, et éventuellement, intégrer aux plans et devis préliminaires les commentaires qui lui seront transmis. 2.3. Plans et devis définitifs Les plans et devis définitifs sont préparés après que les professionnels aient établi, en vertu des articles précédents, les bases de la solution technique définitive et que le chargé de projet les ait reçues et formellement approuvées par écrit : a) La préparation des dessins d exécution, soit le plan d ensemble, les plans de tous les niveaux et de la toiture, les coupes et les élévations et les détails essentiels, le tout à des échelles convenables et permettant à un entrepreneur de soumettre un prix et de réaliser les travaux; s il y a lieu, les commentaires du comité consultatif sur l urbanisme doivent être intégrés à ces dessins; b) La préparation des détails, soit les dessins, ordinairement à grande échelle, de certaines parties de l édifice où les agencements, les assemblages, les profils et les dimensions sont nettement indiqués; c) La préparation du cahier des charges générales ou des clauses du contrat avec l entrepreneur et les devis descriptifs de tous les matériaux et de leur mise en œuvre et les autres documents requis pour procéder à un appel d offres; d) La coordination de tous les documents émis par les professionnels impliqués au projet, notamment ceux des ingénieurs en mécanique et électricité du bâtiment; e) La révision de l évaluation du coût des travaux préparée à la phase des plans et devis préliminaires; f) L émission des addendas, l analyse des soumissions, et la formulation des suggestions appropriées. 2.4. Services durant la construction Les services durant la construction sont des services fournis au bureau et au chantier. Ils comprennent notamment : a) La préparation des plans et devis de construction, lesquels intègrent aux plans et devis définitifs les addendas émis afin de corriger, compléter ou de préciser les documents de soumissions; b) La préparation des directives du chantier; c) La préparation des avis de changement et leur négociation; d) Les conseils à la Ville sur les problèmes techniques survenant en cours de construction, lesquels nécessitent considération, avec ou sans visite de chantier; e) La vérification de dessins d atelier et de ceux des fabricants pour s assurer qu ils respectent les plans et devis; PAGE 4 DE 6
f) La correspondance relative aux travaux g) Pour fin de recommandation à la Ville, la vérification de substituts des matériaux; h) Selon la fréquence que commande l évolution du chantier, toutes les visites périodiques au chantier afin de s assurer d une façon générale que le progrès des travaux, leur exécutions, la qualité des matériaux et de la main-d œuvre respectent les exigences des documents contractuels, ces visites n impliquant pas nécessairement une vérification qualitative, approfondie et continuelle; i) Selon les besoins, toute les visites ponctuelles au chantier afin de donner toute instruction ou tout éclaircissement requis par l exécution des travaux, et ce promptement afin de ne pas retarder indûment ceux-ci; j) À partir des observations faites lors des visites au chantier, l information au chargé de projet sur la progression des travaux et les défauts ou manquements constatés dans le travail de l entrepreneur, ainsi que la commande de la reprise des travaux jugés non conformes aux documents contractuels; k) Les avis à l entrepreneur sur l interprétation des plans et devis; l) La direction et la rédaction des procès-verbaux des réunions de chantier ainsi que celles tenues avec la Ville; m) La vérification des demandes de paiement pour les travaux relevant de sa compétence et l émission des recommandations de paiement et certificat de paiement lorsque requis; n) La vérification des quittances lors des demandes de paiement; o) L inspection finale des éléments reliés à sa spécialité et la coordination de l inspection finale des autres professionnels impliqués au projet quant à la surveillance des essaies de fonctionnement de la machinerie et des appareils installés pour déterminer s ils satisfont aux garanties de capacité et de rendement; p) La recommandation écrite à la Ville quant à l émission des avis de réception provisoire et définitive des travaux; q) À la fin des travaux, l attestation que ceux-ci ont été exécutés à la satisfaction de l architecte, selon les règles de l art et conformément aux documents contractuels; r) La remise à la Ville, à la fin des travaux, d une copie des dessins originaux révisés par l architecte, notamment à partir des relevés de l entrepreneur, ainsi qu une copie des croquis et des plans rendus nécessaires à l émission des demandes de changement; s) La remise à la Ville, à la fin des travaux, d une copie de l ensemble des documents émis pendant les travaux, insérés dans un cartable identifié au projet et ordonnés selon les types (ex.. procès0verbaux, notes de visite de chantier, directives, avenants, etc ) t) La remise à la Ville, à la fin des travaux, de trois (3) exemplaires des cahiers regroupant, par discipline, l ensemble des dessins d atelier, les manuels d entretien et d opération des divers équipements, revêtements et accessoires, ainsi que les dessins annotés de l entrepreneur, bien que ces cahiers soient préparé par l entrepreneur, l architecte doit en faire la coordination et la gestion de la préparation; PAGE 5 DE 6
3. LIVRABLES u) À la fin de la période de garantie des travaux, effectuer une visite afin de s assurer que les déficiences apparues durant cette période ont été corrigées par l entrepreneur. 3.1. Versions électroniques Les versions électroniques des biens livrables remis à la Ville doivent être aux formats suivants : Le traitement de texte MS-WORD 2010 (DOCS); Chiffrier : MS-EXCEL 2010 (XLSX); Présentation : MS-POWERPOINT 2010 (PPTX) Dessins : AUTOCAD 2011 (DWG), les dessins doivent être préparés selon la norme AICQ-2002 et les standards de la Ville; Documents numérisés : ADOBE ACROBAT 9 (PDF); Conceptions graphiques : ADOBE INDESIGN ou logiciel compatible de la série CS3 du même éditeur. 3.2. Documents remis par la Ville La Ville s engage à remettre les documents suivant qu elle a en sa possession : Plans au format AutoCAD du bâtiment existant. Plan géo-référencé du site, au format AutoCAD, contenant notamment les informations connues de la Ville concernant le cadastre, les services municipaux enfouis, les constructions existantes (si requis); La Ville ne garantit toutefois pas l exactitude de ces documents. Il est de la responsabilité du professionnel d en valider l information contenue en regard de la situation réelle existante. PAGE 6 DE 6