Déménagement d entreprises Déménagez vos bureaux vers un nouvel emplacement sans avoir à interrompre votre activité professionnelle



Documents pareils
GROUPE DE CONTACT DES DIRECTEURS

Le crédit relais immobilier

Comment mettre en oeuvre une gestion de portefeuille de projets efficace et rentable en 4 semaines?

La consolidation des centres informatiques permet de restructurer vos coûts informatiques en vue d une productivité soutenue.

Envoi et réception des documents sociaux par voie électronique

Démarche de traçabilité globale

SECTION 5. Élaboration d un plan de sécurité. Sachez où aller et quoi faire si vous êtes victime de mauvais traitements. Un guide pour les aînés

notre métier consiste à vous faciliter le vôtre!

Comment réussir le déménagement de vos locaux professionnels. Les 15 étapes d un déménagement en toute sérénité

La protection. contre les. incendies, l assurance. habitati n. vous

Discipline de trading

la check-list eni du déménagement En route vers votre nouvelle habitation, étape par étape

Concept totale. parfaitement compatibles permettant de jeter un «nouveau regard sur le marketing & les ventes».

Invitation à soumissionner n PTD/10/056. Annexe I Cahier des charges

Le Crédit Relais Immobilier

La question financière.

Politique des stages. Direction des études

Compétences essentielles numériques dans les petites entreprises rurales QUESTIONNAIRE DU SONDAGE PRÉ- FORMATION DES EMPLOYEURS

L art de trouver le logement de ses rêves

ITIL Examen Fondation

Outils et moyens pour implanter la continuité des opérations dans votre organisation

Envoi des dossiers de concours et de mandats d étude parallèles par la poste

La Colocation mode d emploi

LE GUIDE LOI PINEL 2015 OU COMMENT SE CONSTITUER UN PATRIMOINE IMMOBILIER À MOINDRE EFFORT

agility made possible

Qui présente le formulaire?

Edito. Salut à toi nouveau Kedger!

Services financiers collectifs. Régime de participation différée aux bénéfices Guide du participant

Qu est-ce qu un programme de dons?

Situation actuelle : Sommaire d une recommandation Page 1 de 5

Guide utilisateur des services WASATIS (Manuel Version 1.1)

GUIDE MEMBRE ESPACE COLLABORATIF. Février 2012

16 conseils afin de constituer une expérience de commerce en ligne réussie

Information Technology Credits (ITCredits)

Technologie numérique : effets en cascade des améliorations à la productivité

FORMULAIRE DE POLICE D ASSURANCE AUTOMOBILE DU QUÉBEC (F.P.Q.)

février 2014 Parc Chanot Hall 2 Marseille GUIDE DE L EXPOSANT 2014

Guide à l intention des parents sur ConnectSafely.org

Guides de Tangerine sur les finances personnelles. Prise de possession. Points à considérer lors de l achat d une première propriété

La vie, la liberté et le plaisir de conduire en toute quiétude.

Il/Elle assiste le chef d entreprise dans la gestion au quotidien de l entreprise.

QUESTIONNAIRE DES LOCATAIRES CONNAISSEZ-VOUS VOS DROITS? 1. Le locateur peut entrer dans votre appartement en tout temps.

Canada. Bulletin d information. Réfugiés pris en charge par le gouvernement. Réinstallation des réfugiés au

Quand vous ne. Pourrez. plus gérer vos affaires, qui le fera?

Retenir les meilleurs talents

Comparaison des différentes versions des cadres du PAAS ACTION

Pamela Blake MSS, TSI, registrateure adjointe

Sauvegarder / restaurer. ses données personnelles. Avec Windows 7. LoRdi Dell de 2011 à 2014

Entreprises de travaux, sécurisez vos chantiers à proximité des réseaux

Stratégies gagnantes pour les prestataires de services : le cloud computing vu par les dirigeants Dossier à l attention des dirigeants

MANAGEMENT PAR LA QUALITE ET TIC

Recherche d un logement

Réussir son déménagement tout seul.

Ce qu il faut savoir avant de partir : faire respecter vos droits, c est notre but

SOCIAL CRM: DE LA PAROLE À L ACTION

La tendance au regroupement : comment réussir à naviguer dans un tel contexte

MANAGEMENT PAR LA QUALITE ET TIC

RACHETER OU REMBOURSER UN CREDIT

Le guide Banque Scotia pour le choix d'une franchise

LA SÉCURITÉ DE VOTRE ÉDIFICE S APPUIE DÉSORMAIS SUR UNE DORSALE RENFORCÉE

Document de présentation

Pré-requis Diplôme Foundation Certificate in IT Service Management.

Foire aux questions. Présentation

LIGNE DIRECTRICE SUR LA GESTION DE LA CONTINUITÉ DES ACTIVITÉS

IBM Maximo Asset Management for IT

Comment remplir la demande en ligne

Clôture de la subvention

guide du CREDIT RELAIS IMMOBILIER

Trouver le stagiaire. qu il vous faut

Que faire en cas d incendie?

Le Crédit Relais Immobilier

Guide Pratique Gérez efficacement vos contacts

SERVICE DE TRANSPORT ADAPTÉ GUIDE DE L USAGER

Guide pratique pour les clubs

Foire aux questions pour les étudiants étrangers Régime pour étudiants étrangers

Document de référence. Guide d utilisation

Créer un site internet?

Partie I Le Management des Systèmes d Information : un défi pour les PME

Choisir son logiciel de caisse

Guide de l utilisateur Mikogo Version Windows

Le Marketing Relationnel par

La procé duré dé suréndéttémént

Passage du marketing par à l automatisation du marketing

Que rechercher dans une application de gestion de la relation client (CRM, Customer Relationship Management) pour petites entreprises

CONDITIONS GENERALES DE VENTE

Charte de bon Usage des Ressources Informatiques, de la Messagerie et de l Internet

Les principales difficultés rencontrées par les P.M.E. sont : «La prospection et le recouvrement des créances» Petit déjeuner du 26 juin 2012

Est-ce que les coopératives d habitations sont des résidences universitaires traditionnelles?

L éducation financière. Manuel du participant Les notions de base du crédit

vos objectifs Investir pour atteindre

Réaliser des achats en ligne

Emprunt : Comment traiter une demande?

25 stratégies efficaces pour enfin tenir vos résolutions du Nouvel An

Immatriculation et assurances. Immatriculation et assurances

Planification financière

APPEL A PROJET ARS DE CORSE GROUPE D ENTRAIDE MUTUELLE POUR PERSONNES CEREBRO LESEES CAHIER DES CHARGES

La fonction achats fonction achats internes extérieur

Contrat de sous-location d appartement

Gestion des réunions dans Outlook 2007

Transcription:

Déménagement d entreprises Déplacez vos bureaux peut-être une tâche fastidieuse pour chaque personne impliquée. Si vous avez effectué quelque chose de similaire à votre domicile, vous êtes donc au courant de la difficulté de pareille situation. Rassurez-vous, déménager des bureaux est encore plus compliqué. Malgré toute la force de travail dont vous disposez, le simple fait de penser à bouger votre fragile équipement vous donne des montées d adrénaline? Vous ne devriez pas avoir à vous en faire. Une bonne préparation fait déjà la moitié du travail. Nous allons voir comment accomplir cet exploit sans qu aucun problem ne survienne. 2

Table des Matières 4 Introduction 5 Planifier le Déménagement 6 Mettre en Place un Calendrier 7 Élaborer un Budget 8 Assembler une Équipe de Déménageurs de Bureaux 10 Dénicher un Espace Professionnel Adapté 12 Contrôler son Déménagement 15 Conclusion 3

Introduction Beaucoup d erreurs couteuses peuvent survenir durant un déménagement, ce qui peut mener à une forte baisse d activité où même pire! La partie la plus importante d un déménagement est finalement de parvenir à s armer de suffisamment d informations avant de se lancer. Il vous faut donc passer un minimum de temps sur la planification afin d éviter toute méprise. La planification fait partie intégrante de chaque transition réussie et crée une base solide, qui vous permettra de partir du bon pied. Nous allons vous montrer l importance de créer une équipe de délocalisation ainsi qu une liste de contrôle pour chaque étape obligatoire. Cela inclue même les raisons pour lesquelles vous devez élaborer un budget, car déménager coûte cher. Chaque compagnie qui projette de déménager ses bureaux devra également prendre en compte les périodes de baisse d activité afin de ne troubler ni ses affaires ni ses clients. Ne prenez pas le risque d apprendre tout cela pendant le déménagement car vous pourriez perdre un important contrat pour votre entreprise. De plus, la plupart de l équipement de bureau est extrêmement sensible et demande de l expérience ainsi qu un savoir professionnel particulier pour pouvoir être déplacé. Par exemple, si votre entreprise à un service dédié aux communications, vous vous devez de planifier minutieusement la façon dont vos systèmes de communication et autres appareils seront transférés afin de vous épargner tout problème. Enfin, assurez-vous que tous vos biens arrivent à destination en un seul morceau et que chaque installation soit faite dans les temps afin que votre personnel ne perde inutilement un temps précieux. La planification et le déménagement en lui-même peuvent-être une chose excitante, et c est la raison d être de ce livre. 4

Planifier le Déménagement Cela peut paraître évident mais déménager vos bureaux d un endroit à un autre peut-être un exercice aussi assommant que chronophage. Que vous vouliez déménager de l autre côté de la rue, à l autre bout de la ville, de l État, voir même dans une contrée différente n a que peu d importance. La planification est un point crucial, elle est la clé de la réussite. La chose primordiale que vous avez à faire est de mettre au point un plan basique qui va souligner les dates importantes. Il mettra en évidence les tâches les plus importantes qui sont reliées au processus de déménagement ainsi que divers éléments essentiels à considérer lorsque vous effectuez pareil projet. Rappelez-vous qu il n est jamais trop tôt pour commencer à préparer le déménagement de vos bureaux. Si possible, vous devez créer une équipe de coordination environ neuf à dix-huit mois avant la date du déménagement. Cela permettra à l équipe d étudier chaque aspect du processus. Il est également important que vous sachiez que la planification d une chose aussi importante qu une relocalisation d entreprise ne sera pas simple. Cela requiert un travail d équipe conséquent afin que ce soit une réussite. Vous devrez faire appel à plusieurs personnes d importance et, lorsque vous aurez trouvé les perles rares, vous pourrez vous attendre à ce que nous appelons communément une transition fluide vers vos nouveaux quartiers. Cette phase de planification vous permet de développer les différents guides et listes de contrôle nécessaires au bon déroulement de l opération. Grâce à ces listes, vous devriez être capable de vous rappeler de tout ce qui est important afin de vous assurer que chaque chose soit effectuée dans les temps. Même si planifier vous-même un déménagement de cette importance paraît idéal, il devrait y avoir quelques avantages à tirer d une aide professionnelle, spécialement lorsque vous n avez jamais fait cela auparavant. Plus particulièrement lorsque vous avez un bureau comptant de nombreux employés ou lorsque vous déménagez sur une longue distance. 5

Mettre en Place un Calendrier En dehors de l investissement financier que la relocalisation de bureaux implique, l investissement en temps devrait également faire l objet de toute votre attention. En conséquence, vous devez allouer suffisamment de temps à chaque étape afin de fluidifier au maximum votre relocalisation. Déménager des bureaux est un processus complexe qui doit faire l objet d une véritable réflexion, en raison du plan détaillé qui doit être établi en amont. Cela signifie que vous devez vous accorder suffisamment de temps afin de planifier et d anticiper les choses pour que les bonnes décisions soit prises. De fait, vous aurez l assurance d être en accord avec votre calendrier, en termes de temps et de budget. L importance de disposer d un calendrier est que celui-ci permet de réduire considérablement les périodes d inactivité, afin de ne pas perdre inutilement votre temps et votre argent. Lorsque vous mettez en place un planning pour votre déménagement, vous serez capable d effectuer un processus efficace au niveau temps et de fait, vous pourrez réduire les frais au maximum. Les choses que vous devrez prendre en compte lorsque vous préparez un planning de déménagement sont : Première planification et préparation du déménagement des bureaux Déterminer l emplacement des nouveaux bureaux Un moment pour aménager les nouveaux bureaux Un moment pour installer votre équipement de communication et télécommunication Changer votre adresse auprès de la banque et des autres compagnies avec qui vous travaillez, comme votre fournisseur d accès internet Le processus de déménagement définitif Chaque délocalisation de bureaux est unique à sa façon, chacune aura son propre calendrier selon la taille de la compagnie et d autres paramètres logistiques spécifiques. Habituellement, la meilleure manière de procéder requiert que vous débutiez le processus entier à partir de la date d anticipation du déménagement, afin de pouvoir faire vos calculs en fonction. De cette manière, vous aurez suffisamment de temps pour effectuer toutes les démarches nécessaires ainsi que pour prévoir les éventuelles indemnités qui pourraient être utiles en cas de dérapage. En mettant en place votre planning de délocalisation, vous préféreriez sans doute organiser le tout à un moment où il y a moins d activité dans votre entreprise. Cela permet d assurer le moins de perturbations possibles dans vos relations avec vos clients et surtout de ne rien compromettre. De nouveau, rappelezvous que vous pouvez vous épargner du temps, de l argent et de l énergie en vous offrant les services d experts du déménagement professionnel, si vous avez le moindre doute. 6

Élaborer un Budget Afin de préparer au mieux un déménagement, vous devez être capable de créer, gérer et administrer un budget pour le déménagement des bureaux. Une somme d argent considérable entrera dans le processus et c est pourquoi vous avez besoin de connaître un moyen de mettre à jour vos envois de relocalisation en même temps que le déménagement progresse, de l élaboration du planning jusqu à l installation dans vos nouveaux locaux. La taille de vos bureaux n a que peu d importance car les petites entreprises ainsi que les plus grandes ont de nombreux frais similaires. S informer sur le coût de ces derniers peut vous aider à démarrer l opération de déménagement de vos bureaux à l avance. Il y a énormément de schémas disponibles qui peuvent être disponibles pour estimer le type de budget dont vous aurez besoin pour la délocalisation de vos bureaux. Avec la bonne structure, vous n aurez besoin d inclure que les frais réels et le reste fonctionnera exactement comme prévu. Déménager les bureaux pour une raison X ou Y peut engendrer une grosse dépense pour chaque institution et il peut même y avoir plusieurs avantages à le faire, mais cela peut devenir extrêmement coûteux si l on s y prend mal. Si vous avez pris la décision de déménager car vous recherchez des locaux plus grands, moins chers où tout simplement plus optimisés, vous devez vous préparer à payer pour la même chose au départ. En revanche, avec un bon planning et un budget solide, vous serez capable d anticiper, d administrer et de vous assurer que vous dépensez seulement pour ce dont vous avez besoin. La plupart des coûts que vous devez prendre en considération lorsque vous décidez de délocaliser sont les suivants : Location de bureaux Frais légaux Souscription à une assurance et cautions de sécurité Frais associés à l aménagement des nouveaux locaux Équipement et fournitures de bureaux Infrastructures liées aux services d information et de communication Frais de délocalisation des bureaux Stockage et archivage Nouveaux articles de bureau et matériel marketing mis à jour Réparations sur les fournitures abîmées ou brisées Le problème le plus important que rencontre en général la plupart des gens en passe de délocaliser leur entreprise est le manque de fonds, dû à une absence de budgétisation. Vous n apprécieriez probablement pas de voir votre entreprise s effondrer alors que ça ne devrait être qu un simple déménagement. Tout ceci peut-être évité si vous connaissez à l avance les paramètres impliqués dans votre déménagement et si vous les placez dans un budget précis. À partir du moment où le budget est fait de manière convenable, veillez à mettre régulièrement à jour les informations au fur et à mesure. 7

Assembler une Équipe de Déménageurs de Bureaux Le point qui va déterminaer la fluidité de votre délocalisation est la présence d une équipe de déménageurs efficaces. Dans l idéal, cette équipe serait faite de membres internes et externes. Afin de satisfaire aux besoins du planning, vous devez disposer des éléments suivants dans votre équipe : Chef de Projet : Ce sera la personne responsable de l ensemble. Elle doit disposer de suffisamment de temps pour se dévouer corps et âme au projet. Dans une grande entreprise, ce serait un cadre supérieur ou un directeur qui a l autorité et la capacité de prendre des décisions au nom de la compagnie. Hormis le fait qu il faille disposer d une position élevée dans la hiérarchie, il faut également avoir la capacité d organiser procédures et ressources humaines ainsi que des qualités certaines pour la communication, sans oublier l expérience suffisante pour aménager et travailler en fonction d un budget. Agent Immobilier : Vous avez besoin d un agent immobilier compétent avec suffisamment de connaissances sur les cours de l immobilier afin qu il vous aide à localiser une propriété qui répondra à vos besoins. Il devrait également être capable de négocier la meilleure option financière possible pour votre entreprise. Notaire : Il s agit d un professionnel qui négociera les moindres détails d un contrat afin de réduire au maximum votre responsabilité légale pour chaque désagrément potentiel. Il aura également pour tâche de vous conseiller sur les tenants et les aboutissants de chaque terme du contrat, afin que vous puissiez comprendre clairement vos droits et responsabilités. Spécialiste en Aménagement de Bureau : Vous avez besoin d avoir votre nouveau bureau agencé convenablement afin de poursuivre sur le chemin du succès. C est dans cette perspective que vous devez faire appel aux services d une compagnie spécialisée en aménagement de bureau qui doit non seulement être expérimentée mais également comprendre la nature de votre activité, afin de vous offrir le bon environnement pour vos bureaux. 8

Compagnie de Transfert de Bureaux : Pendant le déménagement, vous voulez vous assurer que vos biens soient transportés rapidement et de manière sécuritaire afin de minimiser l interruption et l inactivité subies par votre entreprise. C est pour cette raison que vous devez trouver une compagnie professionnelle de transfert de bureau. Une bonne entreprise devra être suffisamment efficace pour que vous puissiez commencer à faire des affaires lors de votre première journée dans votre nouvel emplacement. Service Technique et Télécommunications: Une certaine continuité sera nécessaire, non seulement pour votre personnel, mais également pour vos clients. Une liaison entre un bureau et un autre est également nécessaire tout au long du processus de délocalisation. Vous devez dénicher un spécialiste de la délocalisation des services techniques et des télécoms qui parviendra à appréhender tous les soucis de connectivité que vous pourriez rencontrer dans votre entreprise. Quand vous aurez finalement relocalisé votre infrastructure technique, vous devez vous assurer qu elle soit complètement opérationnelle. Ressources Humaines : Le changement est certes une bonne chose, mais il peut occasionner une certaine inquiétude pour certaines personnes, parfois durant la délocalisation de l entreprise. Il est également important de noter que votre entreprise a besoin de fonctionner même lors du déménagement, et les membres du personnel vont se concentrer sur leur fonction et leur charge de travail respective. Même si la plupart des entreprises considèrent un déménagement comme l un des événements les plus stressants qui soient, il est possible de saisir cette opportunité pour apporter plusieurs changements positifs dans les techniques de management, de rehausser les performances de l entreprise ainsi qu appuyer sa vigueur et son sens de l éthique. Le département des ressources humaines doit en plus planifier la gestion des divers problèmes et attentes du personnel, communiquer ce projet à tous ses employés ainsi que provoquer le changement positif que l on est en droit d attendre du déménagement. Ventes et Marketing : Si vous désirez profiter de la période du déménagement pour communiquer des informations positives à vos clients ainsi qu améliorer l image de votre compagnie et de votre marque pendant la procédure, votre équipe ventes et marketing peut s en charger. Peu importe les raisons du déménagement, il est crucial de disposer d une équipe de délocalisation responsable et efficace. Celle-ci doit être composée de personnes et d entreprises ayant parfaitement intégré les raisons et les objectifs de ce déménagement. L équipe doit également avoir la charge de porter assistance stratégiquement et opérationnellement tout au long du processus. Ils vont également s assurer que ce projet respecte bien le budget et que la délocalisation se fasse sans accroc, avec un temps d interruption minimale de vos affaires. 9

Dénicher un Espace Professionnel Adapté Selon le secteur d activité que vous occupez, l emplacement de vos nouveaux bureaux jouera un rôle plus ou moins important. Il faut bien évidemment s assurer que vos affaires se poursuivent au même rythme, voir même à un rythme supérieur. Il y a un certain nombre de choses sur lesquelles vous devez vous concentrer avant de savoir si vos nouveaux locaux seront adaptés sur le plan financier et opérationnel. Les choses les plus importantes auxquelles vous devez penser sont : L Espace Disponible : Plusieurs données vont déterminer l espace dont vous avez besoin, ainsi que la configuration nécessaire du bâtiment que vous allez occuper. Dans vos calculs de l espace professionnel, dès lors que vous vous êtes assuré que chaque employé dispose de suffisamment de place pour travailler, rappelez-vous d y inclure l espace de réception, les salles de réunion ainsi que des pièces de dépôt de fournitures. Peut-être devrez-vous vous interroger sur le nombre de clients qui viendront vous rendre visite dans vos locaux car cela détermine également l espace nécessaire à la réception. Vous devez également calculer vos besoins en salles de réunion, savoir combien de groupes d employés peuvent avoir leurs réunions au même moment afin que vous puissiez inclure ces données dans votre calcul d espace. Les Paramètres Économiques : L objectif premier de votre besoin de délocalisation devrait vous aider à déterminer comment votre budget alloué à un espace pour vos bureaux peut suffire à répondre à vos besoins. Vous devez prendre en compte tous les paramètres impliqués dans votre déménagement de bureaux comme l identification des frais et leur montant. Un processus de recherches approfondies est nécessaire à la bonne marche de votre déménagement. Essayez d obtenir autant d informations que possible auprès des agents immobiliers afin de pouvoir évaluer correctement le budget nécessaire. Emplacement : Vous devez vous demander si l emplacement de vos nouveaux bureaux sera idéal pour votre activité, mais également pour vos clients sans oublier votre personnel, en fonction de leur lieu de résidence. Si possible, vous devez identifier un endroit qui peut être considéré comme un bon 10

emplacement pour votre type d activité. Vous devez classifier et évaluer l emplacement ainsi que faire plusieurs comparaisons afin d en choisir un qui ne sabotera pas votre entreprise. Cela peut paraître simple mais c est loin d être le cas car c est le seul moyen de parvenir à dénicher L Endroit idéal pour vos besoins particuliers en termes d activité professionnelle. Opérations : Que vous en soyez conscient ou non, le nouvel emplacement où vous choisissez de déménager votre compagnie peut faire passer un message très subtil. Vos locaux peuvent communiquer à un hypothétique visiteur s il s agit-là plutôt d un outil de recrutement ou plutôt d un espace de travail fonctionnel ou la sécurité et le confort du personnel sont pris en considération. Peu importe la taille de la compagnie, le choix de l espace rejaillira sur les valeurs de l entreprise. Votre décision devrait donner une bonne impression au client et de fait, vous aider à augmenter substantiellement votre nombre de clients. Évaluez les activités quotidiennes et demandez-vous si l espace que vous allez occuper sera suffisant. Vous devez penser à la moyenne de visiteurs que vous allez accueillir chaque jour et si vous disposez d un espace de stationnement suffisant pour eux et votre personnel. Vous devriez également déterminer si vous souhaitez adopter un espace de travail ouvert, et si votre activité nécessite un environnement silencieux afin de favoriser la concentration. N oubliez pas les salles de réunions ainsi que les cuisines. Timing : Comme cité précédemment, c est une bonne chose de commencer à faire ces évaluations concernant les besoins en termes d espace environ 9 à 18 mois avant la période d expiration de votre bail, que vous envisagiez de le prolonger ou non. Quand toutes ces choses sont faites à l avance, cela vous permet d améliorer votre influence ainsi que vos chances de faire jouer la concurrence plus facilement. Vous allouer suffisamment de temps vous permet de prendre une décision réfléchie que vous n aurez pas à regretter plus tard. Pensez à Faire Appel à un Professionnel : Si vous désirez que tout se passe comme prévu et éviter des erreurs financières et opérationnelles coûteuses, vous devriez envisager de faire appel à un professionnel. Il existe des agents immobiliers qui connaissent toutes les informations géographiques sur le bout des doigts. Vous avez simplement besoin de lui expliquer la situation en insistant sur votre objectif professionnel, et utiliser cela en tant que base pour déterminer le type de locaux dont vous auriez besoin. Désormais renseignés, ils devraient être capable de vous aider à trouver le meilleur espace professionnel possible ainsi qu à négocier les meilleurs accords possibles en votre nom. Les déménageurs professionnels ont fait cela des milliers de fois et disposent de plusieurs années d expérience qui n attendent qu à être partagées. Engager un professionnel pour vous aider dans votre déménagement est toujours une option sûre et efficace. 11

Contrôler son Déménagement Maintenant que tout est dit, que tout est prêt, et que vous avez finalement signé un nouveau bail, vient alors le temps de la planification réelle et du déménagement vers un nouvel emplacement. Ce peut-être une lourde tâche, peu importe la taille de votre organisation, et sachant cela vous devez connaître toutes les étapes qui suivent. Plusieurs centaines de compagnies n ont absolument aucune idée du processus entier et finissent par faire de nombreuses erreurs coûteuses tout le long. Pendant que vous accomplissez la dernière partie du programme de déménagement, vous devez comprendre que plus votre entreprise est importante, plus les besoins en logistique sont importants. Notre but depuis le début est de gagner du temps et de réduire les coûts, la phase actuelle est donc critique pour la bonne marche de toute l opération. Sachant que la plupart des choses que vous faites ont été préparées à l avance, vous pouvez être certain que la bonne méthode sera suivie correctement, vous minimiserez les périodes d inactivité et votre personnel sera capable de se remettre au travail le plus tôt possible. Chaque membre de votre compagnie doit être personnellement impliqué dans le déménagement afin que votre activité bénéficie de l aide des entreprises professionnelles de déménagement. Ils ont la capacité de vous aider sur de nombreux points logistiques et vous devez coordonner toutes les parties concernées autant que possible. La liste de contrôle suivante vous facilitera les choses : Préliminaires : Soumettre à votre bailleur un avis de fin de bail Informer votre équipe de vos intentions, des dates et du nouvel emplacement Rendre visite à plusieurs compagnies de déménagement Effectuer un changement d adresse auprès de vos contacts Avant le Déménagement : À l Extérieur Réserver les ascenseurs ainsi que les emplacements pour installer et remplir les cartons. Nommer une compagnie de déménagement et souscrire à un contrat. Nommer un service de délocalisation de services techniques et télécoms puis souscrire à un contrat Préparer un inventaire de fournitures existantes Créer un code couleur pour les fournitures et l équipement, afin de l appliquer sur le code couleur du plancher de vos nouveaux locaux. 12

Vérifier toutes les clés Commander du nouvel équipement de bureau Rendez-vous dans votre bureau de poste pour remplir les formulaires de changement d adresse et rediriger le courrier S occuper de l assurance et des clauses en rapport avec le déménagement Assurez-vous de disposer de tous les permis, licences et certificats de localisation Prévenez tous vos fournisseurs de votre changement d adresse Courrier avertissant les institutions auxquelles vous êtes rattaché comme les banques, les maisons de crédit, compagnies d assurance, clients, fournisseurs d accès internet et téléphone, services particuliers, abonnements aux journaux ainsi que les éventuels comptes à créditer ou débiter Trois semaines avant le déménagement, présidez une réunion avec toutes les personnes qui seront impliquées comme les : déménageurs, les designers, les assembleurs, les spécialistes techniques ainsi que la compagnie de câblage. Planifier un exercice de relations publiques qui inclura l organisation d évènements comme un communiqué de presse voir même une fête de départ. Modifiez tous les codes d accès et serrures des nouveaux locaux afin de sécuriser l endroit à l approche de la date du déménagement. Planifiez les procédures de sécurité requises pour le déménagement. Faites les changements qui s imposent sur les différentes listes du hall d entrée de votre nouveau bâtiment Préparer le nettoyage post-déménagement Avant le Déménagement : À l Interne Désigner des représentants de l équipe de déménageurs et déléguer plusieurs tâches à compléter si nécessaire Planifier et organiser une réunion d orientation du personnel Préparer les plans définitifs concernant la répartition des sièges et assurez-vous ň que chaque endroit soit identifié Préparer des étiquettes qui serviront au déplacement des cartons et des fournitures vers les nouveaux bureaux Prévoir des superviseurs pour chaque division si nécessaire Préparer un grand calendrier de délocalisation Planifier le déballage en incluant le stockage des archives, des fournitures et des armoires en prenant bien soin de retirer les étiquettes de chaque équipement afin que vos travaux puissent reprendre le plus rapidement possible. Emballer le contenu des classeurs et des bureaux correctement en vous assurant que chaque chose est étiquetée Organiser une visite dans les nouveaux locaux pour le personnel environ deux semaines avant le déménagement. Planifier des exercices post-déménagement en ce qui concerne les incendies, la sécurité, et toute autre procédure applicable au nouveau bâtiment. Préparer clés et cartes d accès pour le nouveau bâtiment 13

Le Jour du Déménagement Mettez-vous d accord avec le gérant du bâtiment afin que l air conditionné soit en état de marche le jour du déménagement Assurez-vous que l équipement informatique et les installations téléphoniques soient retirés avant l arrivée des déménageurs, afin de pouvoir entamer leur réinstallation dans les nouveaux locaux Préparer une liste de personnes à contacter en cas d urgence pour chaque prestataire comme les services publics, les télécoms, compagnie de déménagement, maintenance des ascenseurs et gestion des bâtiments Après le Déménagement Le système téléphonique doit-être installé et testé Produire et distribuer la nouvelle liste téléphonique ainsi qu une carte indiquant tous les départements de l entreprise Tous les ordinateurs doivent être installés et testés Effectuer un examen approfondi des nouvelles installations et répertorier chaque dégât afin qu il soit signalé à la compagnie de déménagement Assurez-vous que votre assurance soit transférée vers le nouveau site et obtenez les nouveaux certificats d assurance Envoyer une confirmation concernant l expiration des précédents contrats Obtenez tous les emballages contenant les trousseaux, clés et cartes de sécurité des précédents locaux et assurez-vous que les cautions précédemment versées au bailleur vous ont été rendues Corriger le moindre changement sur vos répertoires Planifier un communiqué de presse annonçant le déménagement 14

Conclusion Déménager vos bureaux vers un nouvel emplacement est une tâche faite d une multitude de petits détails auxquels vous devez vous consacrer si vous voulez le faire correctement. Sachant que la délocalisation de votre entreprise sera une charge de travail énorme, assurez-vous de vous attarder sur ces points qui détermineront le succès de l opération à venir. Toutes ces petites problématiques administratives peuvent rapidement vous submerger s il n y a qu une seule personne en charge. Les astuces que nous avons partagées avec vous dans ce livre devraient vous aider grandement à vous préparer. Quand tout est dit et complété, la clé d un déménagement réussi n est pas simplement la planification, mais la planification par anticipation. Cela devrait être fait, dans le meilleur des cas, plusieurs mois à l avance afin d être le plus efficace possible le moment venu. Faites appel à des professionnels qui sont experts dans leur domaine afin qu ils rendent le processus moins stressant et potentiellement moins couteux grâce à leur expérience dans la prévention des incidents. Avec une équipe de déménagement efficace et impliquée, vous pouvez être sûr que chaque chose fonctionnera à merveille. La communication est la clé : que chaque personne joue son rôle et le déménagement se passera sans accroc. 15

Created by Ensuite Media www.ensuitemedia.com