Démarche de traçabilité globale

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1 Démarche de traçabilité globale Dr Chi-Dung TA* Responsable Qualité, Danone Vitapole La traçabilité existe depuis un certain nombre d'années dans les entreprises à des niveaux plus ou moins satisfaisants. Avec l'accélération des échanges d'informations, de nombreux outils sont proposés pour répondre aux exigences de la traçabilité. Devant une multitude de solutions existantes, l'auteur propose une méthode globale et une approche pragmatique pour aborder avec sérénité un projet de traçabilité adaptable à tout type de secteur. L industrie agroalimentaire a connu ces dernières années des crises très médiatisées, dont certaines ont eu, ou auraient pu avoir un impact important sur la sécurité des consommateurs. Tous les industriels du secteur agroalimentaire risquent d être confrontés à une crise liée à un de leurs produits manufacturés. Leur objectif commun est donc de maîtriser les risques en sécurité alimentaire mais également la qualité des produits fabriqués, en suivant dans la transparence le devenir de leur produit afin d obtenir la confiance des consommateurs. L arrivée au 1er Janvier 2005 du règlement européen 178/2002 ne fait que confirmer cette préoccupation en terme de traçabilité des produits. Le fabricant a la responsabilité de la conformité et de la sécurité des produits qu il met à la disposition des consommateurs. L alinéa 1 er de l article 18 du règlement européen prévoit en effet que : «La traçabilité des denrées alimentaires, des aliments pour animaux, des animaux producteurs de denrées alimentaires et de toute autre substance destinée à être incorporée ou susceptible d être incorporée dans des denrées alimentaires ou des aliments pour animaux est établie à toute les étapes de production, de la transformation et de la distribution» Il est important de souligner que ce règlement nous fixe des objectifs de résultats mais pas d objectifs de moyens pour y parvenir. La traçabilité existe depuis un certain nombre d années dans les entreprises à des niveaux plus ou moins satisfaisants. Avec l accélération des échanges d informations, de nombreux outils sont proposés pour répondre aux exigences de la traçabilité. Que faire devant une multitude de solutions existantes pour mettre en place un projet de traçabilité de façon cohérente dans votre entreprise? Face à cette agitation, il est indispensable de prendre un recul nécessaire. Dans ce contexte, la méthode proposée est une démarche globale et une approche pragmatique pour vous aider à aborder avec sérénité tout projet de traçabilité dans votre entreprise, quel que soit le secteur d activité. Définitions Les définitions suivantes sont nécessaires pour comprendre cette approche méthodologique de la traçabilité. * Chi-Dung TA est l auteur de : Traçabilité totale en agroalimentaire, méthodologie, pratique et suivi, Mémento AFNOR, Avril 2002 Vol. 12 N 1,

2 Figure 1 : Principe de traçabilité globale Définition 1 : Traçabilité selon la norme NF EN ISO 9000:2000 «Aptitude à retrouver l historique, la mise en œuvre ou l emplacement de ce qui est examiné». Définition 2 : Traçabilité amont : ou traçabilité fournisseurs «Procédures ou outils mis en place pour pouvoir retrouver ce qui est advenu avant que l acteur économique (entreprise ou site de transformation) devienne responsable légalement ou physiquement des produits». Définition 3 : Traçabilité interne : ou traçabilité des processus de fabrication «Traçabilité mise en place dans l entreprise tout le long du processus de fabrication des produits, depuis la réception des matières premières jusqu à l expédition des produits manufacturés». Définition 4 : Traçabilité aval : ou traçabilité depuis l entreprise vers les clients «Procédures et outils mis en place pour pouvoir retrouver ce qui est advenu après le transfert de propriété ou après le transfert physique des produits fabriqués par l entreprise vers un tiers». Définition 5 : Traçabilité ascendante «C est la capacité, en tout point de la chaîne d approvisionnement, à retrouver l origine et les caractéristiques d un produit à partir d un ou plusieurs critères donnés». Définition 6 : Traçabilité descendante «C est la capacité, en tout point de la chaine d approvisionnement, à retrouver la localisation de produits à partir d un ou plusieurs critères donnés». Les deux approches de traçabilité ascendante/descendante sont utilisées pendant des exercices d audit traçabilité ou lors des situations réelles de retrait ou de rappel de produits non conformes. Approche méthodologique La démarche de traçabilité globale a pour but la maîtrise des processus et des produits depuis l origine des matières (matières premières et matériaux d emballage) jusqu à la fourniture des produits manufacturés au consommateur. Ceci nécessite une gestion rigoureuse de projet transversal dans trois domaines amont, interne, aval. Selon la taille de l entreprise, le comité de pilotage le ou les groupes de travail permettent un bon fonctionnement du projet. Il est impératif d intégrer dès le départ toutes les fonctions clés si on ne veut pas que le projet soit torpillé à un certain moment, les services à impliquer sont par exemple : achats, recherche & développement, qualité, industriel, production, informatique, logistique, finances, etc... Dans l optique d une traçabilité globale, il ne faut pas oublier l étroite collaboration avec les fournisseurs, les transporteurs ainsi que les clients distributeurs. Gardons en tête qu aujourd hui la traçabilité concerne et implique l ensemble des professionnels de la Supply Chain. Chaque maillon de la chaîne entretient sa propre traçabilité mais doit s assurer de la bonne traçabilité au niveau immédiat en amont et en aval de son entreprise. Mise en place de la démarche Définir le contexte du projet Le point de départ de tout projet traçabilité est la détermination du contexte en tenant compte de l environnement de votre filière et de ses spécificités comme : la réglementation en vigueur dans le pays de production ainsi que celle dans les pays de commercialisation de vos produits, 36 Vol. 12 N 1, 2004

3 l évaluation de divers risques comme la sécurité alimentaire, la perte de l image de votre entreprise suite à une crise, etc..., le besoin d informations du côté des consommateurs, les différentes contraintes en interne comme la faisabilité technique et économique avec une première prévision de coût du projet, les performances attendues en terme de fiabilité et rapidité de traçabilité des informations, les relations existantes ou à construire avec vos fournisseurs ou clients, l existence ou pas de la démarche traçabilité dans votre filière avec des recommandations d organismes interprofessionnelles. Déterminer les enjeux Pour vendre votre projet traçabilité auprès de la direction, il est incontournable de présenter des arguments solides comme les enjeux de votre projet. Combien ça coûte et qu est ce que ça rapporte? Questions classiques n est-ce-pas? La traçabilité est un des outils du management qualité, et comme tout ce qui touche au système qualité, il y a des choses quantifiables et d autres plus qualitatives mais si on ne mène pas ce projet, cela risque de coûter encore plus cher. Les enjeux de la traçabilité amont concernent les relations avec les fournisseurs de matières rentrant (ou susceptibles d en faire partie) dans la fabrication des produits. On peut citer par exemple : être approvisionné en produits de qualité, conformément aux spécifications du cahiers des charges avec les fournisseurs, avoir rapidement des informations complémentaires et fiables de la part des fournisseurs en cas de besoin, notamment quand une crise survient, anticiper pour limiter les risques d extension en cas de problème sur une matière livrée à l entreprise sur une ou plusieurs sites, etc. Les enjeux de la traçabilité interne concernent l ensemble du processus de fabrication des produits pour : pouvoir retrouver rapidement les informations fiables en cas de crise, améliorer la maîtrise de risques en sécurité alimentaire et la maîtrise de la qualité des produits manufacturés, diminuer la maille de blocage des produits en cas de retrait ou rappel des produits finis tout en conservant un maximum de sécurité pour les consommateurs, ce sont des enjeux économiques considérables à ne pas négliger. La traçabilité aval a comme enjeux : disposer d un système fiable d identification et de localisation des produits finis, ce qui facilitera les opérations de retrait ou rappel en cas de crise, retrouver rapidement la totalité des produits finis, augmenter l efficacité de la gestion des stocks avec une meilleure maîtrise du flux tendu, établir une interface fiable et homogène avec les centrales d achat et les clients avec le même outil de codification standardisé des palettes comme le code à barre EAN 128, etc... Déterminer les besoins Le périmètre de traçabilité doit être délimité et afin de pouvoir fixer les priorités, le comité de pilotage analyse les besoins de l entreprise en tenant compte des éléments suivants : les objectifs : sécurité alimentaire, flux logistique, qualité des produits, informations consommateurs, etc... les éléments à tracer : définir ce que l on doit tracer en priorité (Exemples : matières premières, matériaux d emballage à contact alimentaire, produits en cours de fabrication, caractéristiques du process, produits finis. etc ; quel est le périmètre de traçabilité (Exemples : familles de produits, limites de traçabilité etc) ; et comment est ce qu on procède? (support d enregistrement, papier ou informatique ; quelles sont les données à enregistrer ; comment archiver, où, comment, combien de temps?) les cibles : rapidité d obtention des informations, en cas de nécessité combien de temps? ; quel est le périmètre de blocage des produits non conformes (ou la maille de blocage) ; garantie de la fiabilité du système (procédures, consignes, enregistrements, outils informatiques, etc...). Evaluer l existant Ce point de départ opérationnel est très important dans tout projet de traçabilité. Etablissez un premier état des lieux à l aide d un questionnaire traçabilité, à remplir par différents services concernés en interne et en externe (fournisseurs, clients). Vol. 12 N 1,

4 Démarche de traçabilité globale : étude de cas C est l exemple de réussite de l implantation du projet traçabilité dans un Groupe agro-alimentaire. Le Groupe a défini en 1999 les directives sur la traçabilité pour l ensemble des pôles d activités. Dans ces directives, les règles générales sont fixées et sont à respecter dans les trois domaines traçabilité amont, interne et aval. Par la suite, chaque branche du Groupe a décliné ses exigences en instructions applicables à l ensemble des sociétés du Pôle concerné. Les phases du projet Après la première étape «état des lieux» de la situation et des pratiques en traçabilité dans le Pôle par l intermédiaire d un questionnaire, le comité pilotage a fixé les règles à travers les instructions traçabilité ainsi que les grilles d audit de traçabilité à effectuer dans les usines. Les audits Les audits traçabilité sont les points essentiels et incontournables pour l implantation de la démarche de traçabilité globale. Ces audits ont été réalisés de façon ascendante et descendante selon les critères rigoureux conformément aux grilles d audit préétablies. Traçabilité ascendante : l exercice consiste à partir d un échantillon de produit fini, de remonter pas à pas l ensemble du processus de fabrication depuis le quai d expédition jusqu au magasin de réception de matières premières (MP) et matériaux d emballage (ME). L objectif est de pouvoir retrouver l enregistrement : à l expédition : nom du produit, date d expédition, nom des destinataires et adresses, bordereau d expédition, n de lot, DLUO ou DLC, quantité, n SSCC des palettes, nom du transporteur. etc de l ensemble des données concernant les conditions de fabrication, la maintenance des équipements, le nettoyage, les contrôles en ligne. etc des lots de MP et ME utilisés avec l ensemble des données indispensables pour avoir le lien de traçabilité : nom de la matière, date de réception, quantité, nom du fournisseur, n de lot fournisseur et ou date de fabrication, n de lot interne, certificat d analyse, nom du transporteur, conditions de transport. etc de toutes les anomalies ou dysfonctionnements dans le processus de fabrication, ainsi que le suivi des actions correctives. de l archivage des documents et des données : où?(emplacement), comment?(support papier ou informatique. etc), combien de temps?(durée définie dans l instruction interne) Traçabilité descendante : dans cet exercice, on choisit une MP ou ME (Ex : par sa criticité, son prix ou sa quantité en stock. etc) dans l entrepôt de stockage de l usine et on effectue le suivi du processus de fabrication jusqu à l expédition des produits finis. L objectif est de pouvoir identifier : l historique de l utilisation de ce lot de MP ou ME ( nom de la matière, dates d utilisation, quantités utilisées, noms des produits fabriqués, ligne de fabrication. etc) de l ensemble des données concernant les conditions de fabrication, la maintenance des équipements, le nettoyage, les contrôles en ligne. etc à l expédition : noms des produits expédiés, dates d expédition, noms des destinataires et adresses, bordereau d expédition, n de lot, DLUO ou DLC, quantité, n SSCC des palettes, nom du transporteur. etc de l archivage des documents et des données : où?(emplacement), comment?(support papier ou informatique. etc), combien de temps?(durée définie dans l instruction interne) La compilation des résultats de l enquête permet d avoir une vision globale en traçabilité de l entreprise et de son environnement économique. Le point essentiel du principe de traçabilité globale est la mise en place des audits exhaustifs de traçabilité qui seront planifiés dans trois domaines amont, interne, aval. Figure 2 : Tableau de bord de suivi projet traçabilité Ces audits, effectués de façon ascendante et descendante vont permettre de détecter les points à améliorer concernant essentiellement : les ruptures de la chaîne de traçabilité, les dysfonctionnements pouvant affecter la sécurité alimentaire, les incidents pouvant avoir une conséquence néfaste sur la qualité des produits Le fabricant doit être non seulement capable de remonter à l origine d un produit mais également de déterminer les causes de dysfonctionnement du système. Proposer les solutions Suite aux les audits de traçabilité, un plan d action sera présenté au comité de pilotage pour corriger les non-conformités. Il est primordial que la démarche traçabilité, comme tout autre projet qualité, soit entérinée par la direction au plus haut niveau. Sans son appui et son engagement formel, le projet n aura que peu de chance d aboutir. 38 Vol. 12 N 1, 2004

5 Les solutions et la mise en place Lorsque les audits sont réalisés, par rapport aux écarts constatés, les sites audités proposent un plan d actions qui nécessite soit des moyens humains soit des investissements en matériels. La mise en place des actions peut se dérouler par exemple soit avec la formation du personnel aux nouvelles tâches (Ex : logiciel d enregistrement à la réception. etc), soit avec l achat des équipements de marquage ou soit l amélioration du système qualité existant dans l entreprise. Le partage des Bonnes Pratiques de Traçabilité entre différentes sites est recommandée pour une bonne harmonisation du système. Le suivi et l évaluation du système Le suivi global du projet traçabilité du Pôle a été réalisé avec les indicateurs et tableaux de bord prédéfinis, après compilation des résultats remontés par différents départements. Les objectifs poursuivis En traçabilité amont, il est nécessaire d identifier l origine des matières premières et leur mode de production. Il faut établir ensuite le lien de ces matières avec les lots de fabrication en usine. En traçabilité interne, il faut identifier le circuit des matières premières et les conditions de leur transformation. Les enregistrements des contrôles doivent pouvoir être retrouvés. En traçabilité aval, il faut identifier les conditions de transport, de stockage et de commercialisation des produits finis. Les résultats Le Pôle a implanté la procédure de référencement des fournisseurs qui inclue : la caractérisation des risques par matières premières, l engagement pris par tous les fournisseurs, de signer et donc de respecter, une fiche de spécification pour chaque matière première, la signature d un «visa de sécurité alimentaire», destiné à évaluer les possibilités de présence de certaines matières de base et/ou de leurs dérivés, dans les ingrédients fournis aux usines du Pôle, un audit systématique des fournisseurs de matières premières considérées comme les plus sensibles. Sur les sites, un programme d audit a été lancé, portant sur les Bonnes Pratiques de Fabrication et les Bonnes Pratiques d Hygiène et piloté par l American Institute of Baking (AIB) Le codage des palettes et des unités de ventes a été également implanté pour pouvoir localiser l ensemble des produits finis et de pouvoir faire le lien ensuite avec la traçabilité interne en cas de nécessité. La traçabilité n est qu un maillon nécessaire de tout système de Management Qualité dans une entreprise. Les contraintes ou les freins dans sa mise en place sont similaires à tous nouveaux projets qualité. Parmi les principales contraintes, on peut citer à priori l engagement de la direction et l implication du personnel. Ces contraintes, une fois maîtrisées par le responsable traçabilité, peuvent devenir un atoût considérable dans le déroulement du projet. Dans l exemple cité, la réussite du projet est dû en premier lieu à un soutien sans faille de la direction Qualité du Pôle. Viennent ensuite conforter l édifice du projet l implication de l ensemble des acteurs concernés par le projet traçabilité, la sensibilisation et la formation. Les solutions proposées peuvent être : en interne : par exemple, besoin en personnel supplémentaire pour mieux gérer l entrepôt de stockage des matières en terme de traçabilité ; besoin en investissement de matériels de marquage des produits finis, etc. en externe : par exemple, le renforcement des partenariats avec les fournisseurs et clients avec signature des cahiers des charges, audits fournisseurs, etc... Mettre en place La mise en œuvre du plan d actions peut se dérouler de la façon suivante : réunions d informations pour communiquer sur le projet traçabilité ainsi que les actions proposées, amélioration du système qualité (Exemple : rédaction des procédures manquantes et mettre en place), formation du personnel (Exemple : technique d audit interne de traçabilité ; utilisation de nouveau logiciel d enregistrement etc...) budget d investissement : commande, installation, test de nouveaux matériels, etc... Suivre et évaluer le système Le suivi de l évolution du système traçabilité peut être réalisé par la planification des audits de traçabilité à une fréquence raisonnable à définir selon la taille de votre entreprise et la diversité des fabrications. L évaluation peut porter sur le suivi fonctionnel du projet, le respect du planning ainsi que le budget prévisionnel. Le suivi qualité peut être effectué sous forme de tableau de bord en utilisant plusieurs indicateurs pour l amont, l interne et l aval. Conclusion A l heure actuelle, la richesse des offres d outils de traçabilité nous montre que le besoin est immense, le marché est apparem- Vol. 12 N 1,

6 ment en pleine expansion. Néanmoins, la profusion des outils de traçabilité, notamment des nouvelles technologies comme les étiquettes radiofréquences aurait pu laisser des utilisateurs désorientés devant les choix multiples. Les outils promettant une traçabilité totale n ont pas de fondement opérationnel car il est impossible de tracer 100% avec un seul outil. La vigilance reste donc de mise dans le choix d une solution «outils de traçabilité» pour votre entreprise La traçabilité n est qu un outil nécessaire mais pas du tout suffisant pour assurer la sécurité des produits manufacturés, quel que soit votre secteur d activités. Elle doit être utilisée à bon escient au sein d une démarche intégrée de management qualité de l entreprise. En effet, en agroalimentaire, ce n est pas le seul outil de gestion de la qualité et de la sécurité des aliments car les cahiers des charges, les Bonnes Pratiques de Fabrication, les plans HACCP, etc restent les éléments de base indispensables de l Assurance Qualité. A l heure de la mondialisation du commerce et de la multiplication des échanges, la traçabilité doit être non seulement cohérente dans son entreprise mais également et surtout en harmonie avec les autres acteurs de la chaine d approvisionnement. Le choix d un type d outils traçabilité reste à la bonne appréciation de l entreprise, avec centralisation ou pas de l outil retenu. L évaluation des enjeux économiques, qualité, échange d informations vous permettra de choisir une stratégie d implantation dans une parfaite sérénité. La transparence, la loyauté et la collaboration entre différentes parties intéressées de la Supply Chain sont nécessaires pour entretenir un marché sain avec comme objectif final la satisfaction des consommateurs pour les produits bons, sains et sûrs. 40 Vol. 12 N 1, 2004