LA DÉMARCHE DE VEILLE S.A. MARCHAND PREMIERE PARTIE : AUDIT SUR LA COMMUNICATION INTERNE

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1 LA DÉMARCHE DE VEILLE S.A. MARCHAND PREMIERE PARTIE : AUDIT SUR LA COMMUNICATION INTERNE La question posée s inscrit dans une démarche d amélioration de la circulation de l information. questionnaire d audit P oints de Méthodologie sur le questionnaire 1. Le questionnaire La rédaction d un questionnaire suppose de : 1.1 cerner les finalités et les mesures suceptibles d être prises à l issue de l enquête. Les finalités de l enquête sont : de cibler la diffusion de l information, de spécialiser les messages et les supports, permettre une remontée de l information. Il s agissait alors de repèrer les circuits par lesquels passe l information dans l entreprise et d identifier les besoins réels d information des différents services de l entreprise. 1.2 identifier les informations à collecter En fonction des finalités de l enquête, l information devait être analysée selon les axes suivants indiqués dans le sujet : l information reçue sous l angle quantitatif (volume) l information reçue sous l angle qualitatif (adaptation aux besoins, exploitation de l information reçue, délai, utilité...) les besoins d information le degré de satisfaction vis à vis des différents réseaux d information existants. 1.3 concevoir la structure du questionnaire un titre : Analyse de la circulation de l information une présentation : des objectifs de l enquête : faire un diagnostic de la circulation de l information dans l entreprise des modalités de retour du questionnaire : le questionnaire rempli est à adresser au Secrétariat du Service mercatique ou au Directeur les questions présentées selon un ordre logique et cohérent l identification du service interwievé les remerciements.

2 tenir compte des contraintes de dépouillement de l enquête Les questions fermées sont plus adaptées au dépouillement informatique. Les questions fermées peuvent être de type binaire, à choix multiple, avec une échelle d évaluation ou à classer par ordre d importance. Chaque réponse possible doit avoir un numéro pour permettre la saisie. CORRIGE S. A MARCHAND Direction mercatique ANALYSE DE LA CIRCULATION INTERNE DANS LES DIFFÉRENTES DIRECTIONS Avant la mise en place d une cellule de veille, nous souhaitons faire un diagnostic de la circulation de l information dans l entreprise. Aussi, nous demandons à chaque Directeur de répondre à ce questionnaire et de le remettre à M. BRIEUC, Directeur du Service Marketing ou à son secrétariat avant le L'information arrive t-elle trop tard dans votre service? 2. L'information est-t-elle exploitable par votre service? 3. L'information est-elle trop importante? 4. L'information est t-elle adaptée à vos besoins? 5. Avez-vous l'impression qu'il y a rétention de l'information? 2

3 6. Quelles sont dans la liste suivante les sources d'informations qui vous apportent le plus d'informations? (classez les par ordre d importance) 1. réunions 2. journal d'entreprise 3. notes de services 4. publications de votre unité 5. bases de données 6. presse 7. collègues 8. clients 9. fournisseurs 10. bruits de couloir 7. Classez par ordre de préférence, les sujets qui vous intéressent le plus? 1. les objectifs 2. la concurrence actuelle ou potentielle 3. les attentes de la clientèle 4. les brevets 5. les nouveaux produits en préparation 6. les procédés de fabrication 7. les matières premières et les fournisseurs 8. la qualité 9. la marche financière de l'entreprise 8. Estimez-vous que l'information qui provient des différents services suivants est satisfaisante? 1. Direction 2. Ressources Humaines 3. Direction industrielle 4. Direction Développement 5. Direction Commerciale 6. Direction qualité 7. Direction Logistique Indiquez les réponses en cochant une ou plusieurs cases 9. A quelle Direction appartenez-vous?... Avec tous mes remerciements Le Directeur 3

4 DEUXIEME PARTIE : MISE EN PLACE DE LA VEILLE La Direction souhaite mettre en place une cellule de veille et associer toutes les personnes de l entreprise à cette démarche. De ce fait elle veut diffuser auprès des différentes directions une note d information. P oints de Méthodologie sur la note d information 2. La note d information Elle doit être rédigée selon la logique clients (les différentes Directions de l entreprise)- fournisseur (la Direction Mercatique). Il faut donc s interroger sur les informations : utiles aux clients : définition de la veille, l intérêt de celle-ci pour l entreprise, la structure de la cellule de veille mise en place et son rôle recherchées par le fournisseur : invitation à s engager dans la démarche et à susciter un retour d informations. Revoir les mentions obligatoires de la note d information déjà présentées. CORRIGE Emetteur : Directeur marketing Destinataires : Directeurs Lieu et date : Objet : mise en place de la veille technologique EXPOSE : Diagnostic - environnement complexe et instable où l information revêt un caractère stratégique, - secteur très concurrentiel où les menaces peuvent être importantes : piratage de brevets, contrefaçon... - accélération du progrès technologique - exigences liées à la certification - importance des normes. Définition de la VT la veille consiste à organiser la collecte, la sélection et la diffusion d informations propres à optimiser les décisions stratégiques. La veille technologique comprend toute recherche d informations sur les brevets, les travaux de recherche et de développement ainsi que les transferts de technologie. PLAN : I - L IMPORTANCE ET L ENJEU DE LA VT POUR NOTRE ENTREPRISE 1) L'entreprise est confrontée à des exigences : - commerciales : satisfaire le client en offrant des produits et services de plus en plus performants en temps voulu, 4

5 se positionner par rapport à ses concurrents et notamment sur les marchés étrangers, protéger son savoir-faire, détecter les menaces et les opportunités de développement. - financières : accroître la rentabilité de la recherche, valoriser son savoir-faire, son portefeuille brevets. - techniques :suivre l environnement notamment technologique et les exigences des normes. 2) Utilité La VT conduit à : - une meilleure orientation des programmes de recherche, - un accroissement du nombre de brevets, - une prévision des acquisitions, - un décloisonnement de l entreprise (chaque acteur est considéré comme un veilleur). L importance stratégique de la veille nécessite une démarche rigoureuse. II - DÉMARCHE 1) Étapes de la démarche - définir des axes de recherche, les besoins réels d information, - créer une organisation pour : collecter les informations : journaux, bases de données, internet, salons, clients, fournisseurs et réseau, exploiter les informations : interprétation diffusion diffuser l information, - une animation de la veille. 2) Conditions de réussite et exigences attendues de chaque Direction - un engagement de tous les acteurs de l entreprise, - une sensibilisation du personnel à la VT : nécessité de développer une culture collective de l information, une mise en réseau des compétences, - une bonne communication en interne et une reconnaissance de la participation du personnel à la veille (nom du donateur à faire connaître), CONCLUSION La mise en place d un système d information facilite la prise de décision et conduit l entreprise non seulement à réagir mais à anticiper pour s adapter. Cette démarche suppose une mobilisation et une contribution de tout le personnel de l entreprise. 5

6 P oints de Méthodologie sur le formulaire 3. Document de liaison Avant d élaborer le support, il faut définir les objectifs de l imprimé et le traitement qui sera fait des informations collectées. Objectif du formulaire : recueillir des informations répondant aux axes de la veille. Traitement des informations recueillies : l information, si elle est validée sera ensuite traitée c est à dire croisée, synthétisée, commentée. D où les rubriques suivantes : Axe de la veille Information collectée Degré de fiabilité de l information Source de l information Date de l information Destinataire Recommandations Tout document de liaison comporte un titre et des consignes d utilisation. ne pas confondre l imprimé de liaison et l imprimé de position. L imprimé de liaison permet la circulation d informations L imprimé de position mémorise et synthétise l information. 6

7 CORRIGE FORMULAIRE CAPTEUR D INFORMATION THEME DEFINI DE LA VEILLE : INFORMATION 1 : DEGRÉ DE FIABILITÉ TB 1 B M F SOURCE : DATE : CODE EXPEDITEUR TRANSMIS LE : A : 1 -indiquer le renseignement capté en quelques phrases TB : très bon B : bon M : moyen F : Faible 7