APPEL D OFFRES POUR EXPERTISE D AUDIT EXTERNE DU FONDS DE LA SOCIETE CIVILE RDC (FSC) N FSC/AUDIT/003 CHRISTIAN AID est une Organisation Non Gouvernementale Britannique créée par 40 Eglises Britanniques à la fin de la deuxième guerre mondiale. Elle n est pas opérationnelle, mais travaille à travers les ONG locales dans le développement et les urgences. En RDC, Christian Aid a commencé les activités dès le début des années 80 et travaille actuellement avec une trentaine de partenaires, églises ou ONG dans les domaines de la sécurité de vie, la bonne gouvernance, la justice économique et la lutte contre le VIH/SIDA. C est dans ce cadre précis qu elle voudrait, organiser un audit externe de l un de ses Programmes Majeures financé par DFID d un budget plus ou moins de vingt millions de dollars américains sur quatre ans allant de Juillet 2010 à Juin 2014 et axé sur l appui à la Société Civile RDC pour la bonne gouvernance. Cet audit est supposé commencer à partir du 3 Septembre 2012 tout au plu tard et le lieu de travail sera son bureau national de Kinshasa dont l adresse ci-dessous. Les détails des termes de référence de cet audit externe, comment il se fera, qualités requises pour les auditeurs ainsi que d autres informations nécessaires à cet exercice sont fournis dans l annexe ci-dessous attaché. Ainsi les cabinets intéressés par cet avis d appel d offres devront faire ce qui suit : 1. Déposer les propositions sous plis fermés marquées offre technique et offre financière portant la mention: «Appel d offres pour expertise d audit externe N FSC/AUDIT/003» au plu tard 17/08/2012 à 16h30 à l une des adresses suivantes : a) Adresse physique : Bureau Christian Aid sise 1398, Av. Commerce, Quartier Golf Commune de la Gombe Tél. : +243(0)970009181 ; b) Adresse électronique : recrutement@fsc-rdc.org. 2. Votre offre doit contenir les informations essentielles notamment : a) Copie de certification de la maison d audit ou auditeurs et évidence d appartenance entant que membre de la fédération internationale des auditeurs certifiés. b) Les coûts détaillés des services que vous proposez sur base des précisions fournies dans l annexe ici-bas attaché relatif aux termes de référence. 3. Tout renseignement complémentaire peut être obtenu en écrivant à l adresse suivante : recrutement@fsc-rdc.org Voici en annexe, les Termes de Reference pour cet audit externe. La version anglaise est disponible sur demande.
ANNEXE AUDIT EXTERNE DU FONDS DE LA SOCIETE CIVILE RDC TERMES DE REFERENCE ======================================================= 1. Fond de programme Le fonds de la société civile pour la bonne gouvernance RDC (FSC) est un mécanisme indépendant de financement pour soutenir la société civile en contribuant à renforcer la voix citoyenne ainsi que la redevabilité. Le FSC est financé par DFID et la Coopération Suédoise à travers un panier des fonds gérés par DFID. L audit du Fonds se fondera sur trois domaines interconnectés du programme : (i) Un mécanisme compétitif de formation des projets ouvrant la voie aux soumissions par les organisations de la société civile pour mener des initiatives et stratégies en rapport avec les objectifs du programme. (ii) Un mécanisme global de renforcement des capacités dédié aux organisations de la société civile (subventionnées et non subventionnées) au travers des cours, sessions de formation, consultations et accompagnements, aussi un accompagnement pour celles qui soumissionnent. Ce renforcement des capacités sera donné avant et après le processus de soumission. (iii) Un programme basé sur l apprentissage et le partage des leçons apprises et L information en rapport avec le travail de ces organisations. Le Fonds de la Société Civile pour la bonne gouvernance offrira le financement et renforcement des capacités aux OSCs pour mener : Plaidoyer : plaidoyer en faveur des pauvres et élaboration des politiques participatives et suivi d exécution de ces politiques sur la plan national, provincial et local. Suivi budgétaire et transparence : plaidoyer dans la préparation budgétaire et suivi de l exécution des budgets au niveau local, provincial et national aussi bien les efforts pour prévention et combattre la corruption et la promotion de la transparence dans l utilisation des ressources publiques. Participation et dialogue : facilitation de la participation citoyenne au niveau décisionnel local. Information et recherche : Promotion de l accès à et l utilisation de l information publique par la population à tous les niveaux. Accès à AIMS est communiqué au public pour toute soumission. Rapports Financiers du Programme Le contrat avec DFID exige un rapport annuel qui inclue : Un registre supplémentaire des achats des biens, leur localisation et aussi se rassurer qu ils sont préparés en rapport avec les standards internationaux de comptabilité.
2. Structure du programme Le programme est géré par un consortium de quatre ONGs avec Christian Aid UK comme répondant légal du contrat et redevable devant le bailleur. Le bureau national de la RDC est basé à Kinshasa sur avenue du commerce au numéro 1398 avec des bureaux provinciaux respectivement à Bukavu, Kindu, Lubumbashi, Mbandaka et Kananga. Les activités sont aussi exécutées dans d autres provinces avec d autres organisations de la société civile opérant dans les coins reculés des grandes cités. DFID compte sur la capacité et pratiques de Christian Aid UK et consortium pour gérer le risque fiduciaire et l évaluation des ONGs partenaires pour confirmer la capacité d exécution de chaque organisation partenaire ainsi que la capacité de gérer les fonds de DFID et d aboutir aux résultats spécifiés dans le contrat. 3. Objectif de l audit Objectif 1 Exprimer une opinion en rapport avec les standards britanniques d audit ou leurs équivalents que les Rapports Financiers du Programme de FSC RDC sont honnêtement présentés conformément aux exigences de DFID et selon le contrat. Objectif 2 Vérifier si les contrats sont réalisés conformément aux exigences dans toute la chaine OSCs-CA-DFID. Une assurance positive satisfaisant la responsabilité de DFID que les fonds ont été dépensés en accord avec les buts convenus avec le parlement. Objectif 3 Confirmer que les systèmes de consortium avec Christian Aid dans l évaluation donne l assurance que les organisations partenaires et les bénéficiaires des fonds : ont l aptitude et la capacité de gérer les fonds de DFID and si pas ; décrire jusqu où un système additionnel de renforcement et de sécurisation est nécessaire ; et initier et suivre les progrès qui assurent que suivant le système de renforcement, les bénéficiaires ont l aptitude et la capacité de gérer les fonds de DFID et de réaliser des résultats qui soient en accord avec leurs contrats. Objectif 4 Mener et rapporter sur l analyse du système de gestion managériale et financière du consortium de FSC RDC. 4. Portée de l'audit Le travail de l auditeur devra inclure, pas limité à une évaluation, soit que : les fonds subventionné par DFID sont utilisés en accord avec les termes de contrat signé entre DFID et Christian Aid et aussi en accord avec les exigences de DFIDs.
le rapport financier du programme est en accord avec les termes et conditions du contrat et conforme à la présentation du budget du programme ; l adéquation et l efficacité des systèmes de gestion managériale et financière du consortium démontrent qu ils ont l aptitude et la capacité de gérer les fonds de DFID et réaliser les résultats et produits attendus. L auditeur obtiendra l évidence suffisante et appropriée pour : établir si des enregistrements comptables conformes ont été tenus ; aider à la compréhension des systèmes de contrôle interne et comptables et l existence du contrôle interne pratiqué par Christian Aid et le consortium de FSC. Evaluer l adéquation des systèmes et contrôles comme base pour la préparation par Christian Aid des rapports des progrès du programme ; Vérifier physiquement un échantillon des biens achetés et/ou construction ou travaux de rénovation entrepris ; et Confirmer l efficacité des systèmes de saisie des données et les résumés des résultats et produits du programme. Le travail de l auditeur devra inclure des tests suffisants pour établir si : Le budget, plans d achats et de travail ont été préparés pour refléter la faisabilité des plans annuels des opérations développés pour chaque contrat pris pour test. Un système de contrôle budgétaire est en place pour suivre les dépenses courantes par rapport aux lignes budgétaires sur une base régulière et de prendre des actions correctives si nécessaires ; Une séparation adéquate des tâches existe et est exécutée pour la tenue et revue des comptes et l élaboration des réconciliations ; Des inventaires et registre des biens sont exécutés et corrects, l existence et l appropriation des biens et stocks est régulièrement vérifiée par des contrôles physiques pour assurer qu ils existent et qu ils sont utilisés pour les buts convenus du programme. Tous les documents nécessaires de support, enregistrements et comptes ont été gardés en en rapport avec toutes les activités du programme. Des liens clairs existent entre les livres comptables et les rapports présentés à DFID ; L auditeur peut, pour vouloir faire des tests d audit et procédures, identifier des déficiences dans l élaboration ou opération du système du contrôle interne. Des telles déficiences peuvent ou pas affecter l opinion de l auditeur mais l auditeur devra quand même les rapporter. Dans le sens des systèmes du consortium FSC, assurer la conformité avec : FSC a mis sur pied un processus de sélection et a établi des standards pour rendre des services aux OSCs subventionnées ; Les termes et conditions pour l éligibilité des dépenses engagées par les OSC subventionnées ; Les règles et critères pour les taux de change utilisés ;
Cependant, cette portée est dynamique et peut être amendée d une année à l autre par accord des deux parties suite à la nécessité exprimée par l organisation en temps opportun. 5. Période d audit annuel L intention est de mener l audit sur une base annuelle. L objet de l audit portera sur les rapports financiers en rapport avec le programme pour la période allant du 1 er Juillet 2010 au 30 Juin 2011 et puis les Rapports Financiers du Programme de FSC RDC présenté le 30 Juin 2012 ; 30 Juin 2013 et 30 Juin 2014. Dans la mesure où les opinions de l audit annuel ne sont pas encore données jusque-là, le premier audit devra donner une opinion sur les rapports financiers annuels de deux années se clôturant le 30 Juin 2011 et 2012. Et puis annuellement. L achèvement des rapports annuels audités est lié au processus de revue 1 annuelle de DFID qui a lieu au courant du mois de Septembre de chaque année. 6. Rapportage de l audit annuel Comme le rapport financier annuel devra être disponible pour le travail d audit, ce rapport sera préparé par Christian Aid au plutard un mois après la clôture de l année comptable. Ceci facilitera la réalisation du calendrier de l audit. Le rapport d audit sera soumis en triple exemplaire au Directeur de Christian Aid RDC avec copie au Directeur du FSC RDC ainsi qu à ASDI et DFID au plus tard le 21 Septembre 2012 pour la période de rapportage allant du démarrage du projet 2010/2011 et 2011/2012, 31 Août 2013 pour l année de rapportage 2012/2013, 31 Août 2014 pour l année de rapportage 2013/2014. Le rapport d audit sera adressé au Directeur de Christian Aid RDC. Il sera aussi partagé avec l équipe de DFID en charge de FSC et copie au Directeur du FSC. 7. Lettre de Gestion En addition aux rapports annuels d audit, l auditeur devra : Préparer les lettres de gestion à l achèvement de ses revues avec des commentaires et observations : Sur les enregistrements comptables, systèmes et contrôles spécifiant le niveau de risque (bas, moyen ou élevé) qui ont été examiné au cours de l audit ; Sur les risques financiers, systèmes de gestion et stratégies en place pour minimiser ces risques ; Identifier les déficiences spécifiques et domaines de faiblesses dans les systèmes et contrôles et faire des recommandations pour leur amélioration ; 1 La revue annuelle évalue la performance du Consortium en rapport avec le cadre logique.
Donner des observations sur les risques de fraude et corruption dans l exécution du programme et donner des détails par des investigations détaillées sur tout incident de fraude ou corruption pour la période sous revue. Conformément au contrat signé entre DFID et Christian Aid, ce dernier devra soumettre une réponse à l auditeur sur les remarques d audit endéans quinze jours à dater de la réception dudit rapport. 8. Opinion d audit L auditeur exprimera ses opinions sur le rapport financier annuel et en addition, dans le cas de déclaration sur le revenu et dépenses pour les années se clôturant l 30 Juin 20XX, disant que : Par exemple, dans notre opinion, les fonds reçus par Christian Aid ont été utilisées seulement pour les buts du contrat de FSC. 9. Exigence de la maison d audit La maison d audit ainsi que ses partenaires doivent être membres de la fédération internationale des comptables certifiés détenant par-dessus tout un certificat de pratique qui soit valide. Ils peuvent utilisés une équipe des auditeurs qualifiés et expérimentés pour exécuter l audit en accord avec les standards internationaux d audit. Il est souhaité que l équipe des auditeurs employés soient expérimentés en audit des comptes des entités de taille et complexité comparable au programme de FSC. 10. Accès aux documents L auditeur aura accès à tous les enregistrements, rapports et documents en rapport avec le programme de FSC qui peuvent lui être utiles pendant l audit pour atteindre ses opinions. 11. Mécanismes de surveillance d'exécution Après que le rapport d audit ait été reçu, Christian Aid a le droit de bloquer 15% du montant convenu jusqu à ce que l analyse du rapport final rencontre les termes de référence et le contrat signé entre les parties. 12. Résiliation L engagement des auditeurs peut être résilié dans les cas suivants avec effet immédiat: Par la démission des auditeurs. Par la dissolution de la maison d'audit. Par l'annulation de l'enregistrement de la fédération Internationale des comptables où on constate que l'équipe d'audit a échoué d éviter des actes de négligence dans l exercice de son audit ou que l'audit n'est pas exécuté selon les normes d'audit et d assurance promulguées par la fédération.
L'auditeur principal ou l un de ses mandatés es failli en traitant avec des bénéficiaires non officiels soit dans la gestion de confidentialité des informations lui communiquées en rapport avec le programme de FSC RDC. Incapacité d'exécuter l'audit externe avec professionnalisme. 13. Période de Préavis Un préavis de trois mois sera donné dans les cas ci-après : Là où à cause d une éventualité quelconque le programme de FSC RDC est clôturé sur consentement mutuel de DFID et Christian Aid ; Là où les parties s accordent par consentement mutuel de clôturer le contrat à moins d un consentement contraire. ===================================================================== Acronymes utilisés DFID : Department For International Development CA : Christian Aid OSC : Organisation de la Société Civile FSC : Fonds de la Société Civile ONG : Organisation Non Gouvernementale AIMS : Award Information Management System.