Janvier 2008 LA SAUVEGARDE DES DONNEES SUR LES ORDINATEURS PERSONNELS 1 Pourquoi est-il indispensable de sauvegarder ses données? Sur un ordinateur on a en gros trois sortes de données : - Le système d'exploitation ( Windows, Linux ) - Les logiciels ou programmes ( Word, Excel, outlook express etc ) et leurs "réglages" - Les données personnelles ( ou fichiers ) créés avec les logiciels ou avec des périphériques ( lettres,mails,photos,scans etc ) Cette "belle organisation" peut être détruite par différents types de problèmes comme : - Des erreurs de manipulation - Des virus ou programmes malfaisants - Un crash du disque dur ( plus courant qu'on ne le croit ) ou de l'ordinateur ( surtensions ) Le système d'exploitation et les différents logiciels peuvent être réinstallés avec les cd d'origine ( mais avec perte de temps et "prise de tête!) alors que les données personnelles (vos mails,vos adresses,vos favoris etc ) sont définitivement perdues ( pour un utilisateur non professionnel ) La seule façon d'échapper à une telle "catastrophe" est de réaliser des sauvegardes systématiques, organisées et programmées ( on ne perdra alors que les données créées entre la dernière sauvegarde et le problème rencontré ) Ces sauvegardes sont également indispensables lorsqu'on change d'ordinateur 2 1
Que doit-on sauvegarder? Dans l'ideal la création d'une "image du disque" avec un logiciel spécialisé ( Acronis par exemple ) et la sauvegarde de cette image sur un autre disque dur permet de retrouver un disque dur identique ( avec le système,les logiciels et les documents mais était plutôt réservée aux spécialistes mais nous verrons plus loin qu'avec les moyens actuels ce n'est plus vrai! Et si on se contente des documents : En premier lieu tout ce qui concerne Internet : - Adresses mail - Mails - Favoris - les différents paramètres de réglage de votre connection à internet, du logiciel de courrier, les mots de passe etc Enfin, le reste de vos documents - Documents Office ( Word, Excel, Access, Powerpoint, etc ) - Fichiers pdf - Photos - Videos - Musique les trois derniers prenant énormément de place! 3 Cas particulier des PC de marque Nous avons dit que Windows et les logiciels peuvent être réinstallés avec les CD d'origine Sur la plupart des ordinateurs de marque vendus actuellement ( HP etc..), Windows et les logiciels livrés d'origine ( Works, Norton, etc ) se trouvent sur une "partition" du disque dur ( comme si il y avait deux disques - C et D par exemple ) et on peut les réinstaller à partir de cette partition en cas de besoin Partition En cas de crash du disque dur on ne peut évidemment plus y accéder! Il faut donc IMPERATIVEMENT sauvegarder ce qui se trouve sur cette partition sur plusieurs CD en suivant les instructions de constructeur.on pourra alors réinstaller Windows et les logiciels sur un nouveau disque dur en cas de "crash" du disque d'origine! 4 2
Sauvegarde Minimum Si comme une majorité d'utilisateurs vous utilisez principalement votre ordinateur pour : - Surfer sur internet - Envoyer et recevoir des mails - Faire un peu de courrier - Gérer vos comptes bancaires Vous devez : Sauvegarder : - vos courriels et vos contacts - vos comptes de courrier - vos favoris ( et éventuellement vos cookies ) - vos paramètres de connection internet - vos courriers ( fichiers doc ) - vos documents bancaires ( selon le logiciel utilisé ) Par ailleurs vous devez au fur et à mesure de leur création stocker au même endroit -si possible hors de l'ordinateur- tous vos mots de passe ( si vous voulez les stocker sur l'ordinateur access manager est très pratique voir plus loin 5 Les principales extensions des fichiers à sauvegarder Extensions.doc.dot.txt,.rtf,.wri.xls.xla,.xlm.xlt.xlm.mel.dbx.ppt,.pps.pdf.mp3,.wma,.wav,.aac.avi,.mpeg,.mpg,.wmv.ra,.rm,.mov.gif,.jpeg,.jpg,.tiff,.bmp.scr.Zip,.rar.url Nature des fichiers Documents Word Fichiers modèles de Word Documents texte Feuilles de calcul Excel Macros complémentaires d'excel Fichiers modèles d'excel Macros complémentaires d'excel Mails d'outlook Bases de données Outlook Présentations PowerPoint Documents PDF (adobe ) Fichiers audio Fichiers vidéo Images et photos Economiseurs d'écran de Windows Fichiers compressés (Winzip ou Winrar ) Raccourcis Internet 6 3
Astuce Vous ne retrouvez pas les numéros de série de certains logiciels! Gratuit, Advisor est un petit logiciel (0,5 Mo) capable de retrouver,sur votre PC, le numéro de série de certains de vos logiciels. Bien qu'en anglais, son utilisation est très simple : Téléchargez-le à l'adresse www.belarc.com,. Au lancement du programme,une page Web apparaîtra en moins d'une minute avec, dans la section Software Licences, les numéros de série des logiciels que vous avez installés.sauvegardez la page elle vous sera utile lors de la réinstallation de vos logiciels! Toutefois, si Advisor fonctionne bien avec les produits Microsoft, il n'est pas capable de retrouver les numéros de série de tous les logiciels du marché... 7 Avant la sauvegarde :Bien organiser les données Si vos fichiers sont stockés n'importe ou et n'importe comment, non seulement vous ne les retrouverez pas facilement lorsque vous en aurez besoin mais vous aurez du mal à les réunir pour les sauvegarder! La première chose à faire est donc d'ouvrir l'explorateur de Windows ( touche Windows + E ) et regarder comment sont organisés vos dossiers de données personnelles qui devraient tous se trouver dans "mes documents" ou " documents partagés " ( lorsqu'il existe plusieurs comptes d'utilisateurs - XP ) 8 4
Bien organiser les données ( 2 ) Ces répertoires " mes documents " et " documents partagés " créés par Windows comprennent à l'origine des dossiers par défaut - mes images,ma musique,mes videos pour " mes documents " - images partagées etc pour " documents partagés " Vous devrez créer dans ces dossiers autant de sous dossiers que nécessaire par thémes et dans chaque sous dossier vous pouvez encore créer d'autres sous dossiers 9 Bien organiser les données (3) Lorsque vous venez de créer un document ne l'enregistrez JAMAIS dans le dossier du logiciel qui a servi à le créer Habituez vous à utiliser "enregistrer sous" qui vous permet de choisir le type de fichier et l'endroit ou vous voulez le stocker Donnez lui un nom explicite qui vous permettra de le retrouver plus facilement - vous n'êtes plus limités à 8 caractères! Dans le cas présent le fichier "cr réunion du 07-02-2005" sera enregistré dans mes documents>branches>reunions ( en cliquant d'abord sur reunions puis sur enregistrer ) 10 5
Windows XP Maintenant avec Windows XP le dossier "documents and settings" regroupe tout ce qui doit être sauvegardé que l'ordinateur n'ait qu'un seul utilisateur avec une seule session ou plusieurs utilisateurs avec chacun sa session. On y retrouve "mes documents" mais aussi les "documents partagés" lorsqu'il y a plusieurs utilisateurs ainsi que tous les paramètres de courrier, les comptes d'outlook express, les messages, les favoris et tous les fichiers Il "suffira" donc de sauvegarder ce répertoire pour retrouver toutes ces informations sans avoir à les rechercher une à une sur votre disque dur comme avant avec windows 98 ATTENTION A LA TAILLE! 11 Comment stocker vos sauvegardes Il va donc falloir sauvegarder l'intégralité du dossier "documents and settings " sur un support différent de votre disque dur. Selon la taille du dossier on pourra faire appel à : - Une clé USB, une carte mémoire (de 1 à 16 GO ) - Un DVD ( jusqu'à 4 go mais cette solution est de moins en moins utilisée - Un autre disque dur, interne ou externe ( jusqu'à 1 TO ) RW STOCKAGE Vous stockerez ensuite ce support dans un endroit sûr en attendant la prochaîne sauvegarde 12 6
Utilisation d'un logiciel spécialisé Lorsque la taille de la sauvegarde devient importante ( par exemple beaucoup de documents, photos, videos ) il devient nécessaire d'utiliser un logiciel spécialisé qui va compresser les données ( dans le cas précédent la sauvegarde représente 8 GO soit au moins deux DVD ) Le logiciel de gravure bien connu "NERO" offre un module de sauvegarde très pratique qui permet de sauvegarder les fichiers que l'on veut ( dans ce cas "documents and settings ) et de la même façon les récupèrer à l'endroit voulu en cas de crash Tout se fait de façon automatique et conviviale, de la sauvegarde ( compression des données ) à la gravure des CD ou DVD 13 Utilisation d'un logiciel spécialisé ( 2 ) Il suffit de se laisser conduire par le logiciel. Sur l'écran on a sélectionné " documents and settings" ( XP) et tous les sous répertoires sont sélectionnés automatiquement Le logiciel calcule la place nécessaire 8,27 GO ( soit 2 DVD ) On indique sur l'écran suivant : 1) Le graveur 2) Le type de sauvegarde 3) La compression avant sauvegarde 4) La vérification après sauvegarde On introduira les CD ou DVD à la demande et tout sera fait automatiquement 1 2 3 4 14 7
Utilisation d'un logiciel spécialisé ( 3 ) Si vous n'utilisez pas Nero pour la gravure il existe d'autres logiciels de sauvegarde qui eux sont gratuits Le premier "Cobian backup" permet de créer des listes de dossiers et fichiers à sauvegarder et de régler la fréquence des sauvegardes.il permet également de compresser les données afin de réduire la taille de ces sauvegardes.simple et efficace. A télécharger sur http://www.pcastuces.com/logitheque/cobian.htm Le second "SyncBack 3.2" est également très complet permet de sauvegarder les données sur n'importequel support et de synchronise des dossiers.en français et gratuit A télécharger sur http://www.pcastuces.com/logitheque/syncback.htm 15 Utilisation d'un disque dur externe Si vous avez beaucoup de documents à sauvegarder ( musique,photos,videos etc ) le moyen ideal est un disque dur externe qui se connecte sur un port USB ( ou firewire ) Par exemple le disque ci contre qui est livré avec un logiciel de sauvegarde performant et permet de sauvegarder tous les fichiers documents d'un simple clic sur un ses boutons en facade Sauvegarde automatique Les prix de tels matériels sont maintenant abordables et un disque externe de 160 GO coûte un peu moins de 100.On peut également le monter soi même très facilement en achetant un boitier ( 24 ) et un disque de 160 MO ( 44 ) ce qui facilitera le remplacement de votre propre disque dur s'il vient à ne plus fonctionner ou s'avère trop petit Western Digital dual option USB Nota : On peut également stocker ses sauvegardes sur le web pour un prix acceptable.de nombreux sites spécialisés le proposent maintenant. 16 8
Utilisation d'un disque dur externe ( suite ) Le problème lorsque vous ne sauvegardez que les documents est qu'il faudra lors d'un crash de votre disque dur réinstaller sur le nouveau disque votre système d'exploitation, vos logiciels, toutes les mises à jour, les réglages etc avant de pouvoir y remettre la sauvegarde de ces documents Avec un logiciel comme Acronis true image il vous est possible de sauvegarder régulièrement ( 1ère sauvegarde complète puis sauvegardes incrémentielles ou différentielles suivant les besoins ) l'image exacte de votre disque et en cas de crash vous retrouverez un PC à l'identique! Ce logiciel très puissant mais abordable ( 50 ) est très facile à utiliser ( pour cet usage ) et il vous simplifiera la vie en cas de gros problèmes.il vous permettra même de changer de disque dur pour un plus rapide et plus gros tout en retrouvant votre espace de travail habituel 17 Astuce Stocker ses mots de passe pour les avoir sous la main et les sauvegarder Vous avez créé de nombreux login et mots de passe pour vos boîtes mail, MSN, banque en ligne, forums etc et ne savez pas comment les stocker! Un logiciel français et gratuit, Access Manager vous permet de le faire en toute sécurité ( cryptage 128 bits ) et vous avez ainsi en permanence ces informations sous la main. Pour sauvegarder toutes ces informations il suffit de copier dans votre fichier "sauvegarde" le fichier data.dat qui se trouve dans le répertoire "access manager" Pour l'utilisation voir le fichier d'aide en français très complet 18 9
Transfèrer vos données lorsque vous changez d' ordinateur ( XP vers XP ou Vista ) Vous venez d'acheter un nouvel ordinateur et vous souhaitez retrouver vos documents et vos paramètres personnels qui se trouvaient sur l'ancien PC : réglages de Windows (connexions réseau, options du bureau, propriétés de l'affichage, etc. ), d'internet Explorer (favoris, mots de passe, options de sécurité, etc. ) et d'outlook Express (comptes e-mails, messages reçus, contacts, règles, etc. ). Windows XP propose un assistant très pratique pour ce transfert des fichiers et paramètres (Démarrer<Tous les programmes<accessoires<outils système<assistant Transfert de fichiers et de paramètres). Il vous suffit de suivre pas à pas les instructions pour tout retrouver à sa place ( sauf les logiciels ) sur le nouveau PC! 19 Quand faire des sauvegardes? Il n'existe pas de règle à ce sujet! Tout dépend de vos activités! Si vous créez beaucoup de documents, de photos etc il faut sauvegarder très souvent Dans le cas contraire une fois par mois devrait être suffisant Par ailleurs si vous utilisez un logiciel spécialisé il vous permet de n'enregistrer que les nouveaux fichiers ou ceux qui ont changé.la première sauvegarde peut être très longue ( pour plus de 8GO cela a pris 2 h 30 ) mais les suivantes le sont beaucoup moins! Et maintenant nous allons répondre à toutes vos questions! 20 10