Pourquoi faire gagner du temps au chef d entreprise

DOCUMENT DE PRESENTATION DE NOTRE SYSTEME EXPERT GRATUIT TABLE DES MATIERES Préambule : pourquoi gratuit? Cette question souvent posée trouve sa réponse dans notre cœur de métier : le conseil. Nous sommes des consultants en organisation et en amélioration des performances, pas des informaticiens. Notre métier est l apport de valeur ajoutée à l entreprise hôte et pour cela nous devons disposer d un outil performant : c est pour cela que MAXSI est gratuit. Dès son installation, il demeure la propriété de l entreprise hôte sans coût de gestion ni de licence. Nous nous rémunérons sur nos prestations de conseil et de formation. Afin d adapter notre offre aux moyens de la petite entreprise, nous utilisons les circuits de subventionnement existants. C est pour cela que, quel que soient votre taille ou vos moyens, une solution d intervention existe, n hésitez pas à nous contacter et à profiter d un œil expert extérieur dans le cadre de votre activité. Qu est ce qu un PGI?... 2 Pourquoi faire gagner du temps au chef d entreprise... 2 Quel est l intérêt de mesurer les activités de mon entreprise?... 3 Quelques exemples de paramétrage :... 4 LE SYSTEME D INFORMATION : MAXSI... 6 MAXSI : logiciel de gestion complet... 6 MAXSI : logiciel de pilotage.... 7 L interface planning : pour l'optimisation de votre temps... 10 L interface CRM : le processus commercial parfaitement maîtrisé... 11 L interface GPAO : pour optimiser les performances de votre outil de production.... 12 L interface SAV : le processus SAV parfaitement maîtrisé... 15 1

Qu est ce qu un PGI? Un progiciel de gestion intégré (en anglais Enterprise Resource Planning ou ERP) est un logiciel qui permet de gérer l'ensemble des processus d'une entreprise en intégrant l'ensemble des fonctions de cette dernière. AVANTAGES Optimisation des processus de gestion. Cohérence et homogénéité des informations (un seul fichier articles, un seul fichier clients, etc.). Intégrité et unicité du système d'information. Partage du même système d information facilitant la communication interne et externe. Minimisation des coûts : pas d interface entre les modules, synchronisation des traitements, maintenance corrective simplifiée car assurée directement par l'éditeur et non plus par le service informatique de l'entreprise (celui-ci garde néanmoins sous sa responsabilité la maintenance évolutive : amélioration des fonctionnalités, évolution des règles de gestion, etc.). Globalisation de la formation. Maîtrise des coûts et des délais de mise en œuvre et de déploiement. Importation et exportation automatique de vos fichiers et catalogues (Excel, ciel, koala etc ). Pourquoi faire gagner du temps au chef d entreprise Le chef d entreprise passe beaucoup de temps à son administratif de gestion (une étude récente a montré qu'en moyenne un chef d entreprise passait 13% de son temps hebdomadaire à la gestion et à la comptabilité sur une moyenne de travail hebdomadaire de plus de 54 heures). C'est pourquoi MAXSI va permettre à celui-ci de se consacrer beaucoup plus à des activités comme la prospection commerciale, la gestion de la relation client, la préparation, le suivi, la gestion des chantiers, des travaux y compris les achats de matériaux, les temps de transport... Du coup cela lui permettra d'être au plus près de ses clients et pouvoir améliorer sa réactivité. Pourquoi et comment mesurer les performances? Tout simplement et d abord par la mise en œuvre dans l entreprise d un système expert (MAXSI) qui va récolter les informations, les classer, les trier, les mesurer. Ce système va vous permettre la gestion et le pilotage de votre entreprise en temps réel. A noter que le système expert va permettre 2 choses : Pour le chef d entreprise, d avoir un véritable outil gratuit de gestion et de pilotage en temps réel de son entreprise. Pour le consultant, le système qui va lui permettre l analyse des informations récoltées pendant la période d utilisation. De plus cette solution logicielle est complètement adaptée à l entreprise et à ses moyens. Une formation assurera la prise en main.cette formation sera financée par le crédit d impôt formation et sur le budget des OPCA. La durée de la formation dépend de l entreprise, du besoin, du nombre de poste à installer, du nombre d acteurs à former. 2

Un seul logiciel, une base de données unique, des informations corrélées, plus de ressaisies génératrices d erreurs, une diminution des coûts de licence et de maintenance, une traçabilité totale de l activité. Réaliser des gains de temps pour mieux se consacrer à son métier. Réaliser des devis et factures en quelques clics. Enregistrer automatiquement les écritures liées aux règlements. Envoyer sans ressaisie les lettres de relance pour factures impayées. Eviter les ressaisies et donc les risques d erreurs. Accéder à l information en temps réel. Un seul logiciel pour toutes vos activités (gestion, prospection, communication,...) Il est possible en outre de gérer des problématiques totalement différentes et séparées Un logiciel complet, sans modules ajoutés, totalement paramétrable et adaptable à votre structure, développé pour les petites entreprises. Un logiciel gratuit car il représente l outil de la démarche d amélioration des performances, cœur de notre métier. L idée de départ : on ne peut améliorer que ce que l on peut mesurer Quel est l intérêt de mesurer les activités de mon entreprise? Tout d abord pour améliorer quelque chose il faut pouvoir le mesurer. Les activités sont au cœur même de la démarche de résultat.pas d activité pas de résultat. L intérêt pour une entreprise c est d être performant ce qui englobe 2 concepts : L efficacité : capacité à atteindre les objectifs prévus. L efficience : capacité à atteindre les résultats prévus avec une optimisation des ressources. C est pour cela que l on trouve toujours dans l entreprise des gains de productivité. 3

Pour quels secteurs d'activité? Industries Chaudronnerie, tôlerie, mécanique générale. Machines spéciales. Décolletage. Fabrication de moules. Ressorts. Électronique. Emboutissage. Découpe. Etc Services Maintenance, dépannage. Intervention. Bureaux d'étude. Service d'aide à domicile. Gardiennage. Nettoyage. Cabinet d'avocat. Architecte. Centre de formation. Bâtiment Entreprise générale de maçonnerie. Peintre. Couvreur. Charpentier. Plombier. Plâtrier. Électricien. Quelques exemples de paramétrage : MAXSI INDUSTRIE gestion des études, devis.. produits finis, sf. planification. gestion des OF. gestion des temps. gestion des taches. Planning de production en cours Etat d avancement sous forme de Gantt Période de visualisation programmable (journée, semaine ou mois) Visualisation des temps alloués et temps passés. MAXSI SERVICES La fonction agenda complète par ressource avec liaison directe au tiers ou au dossier. Accessible depuis chaque fiche MAXSI. Gestion des interventions. Agenda. Gestion des parcs. Contrats entretien. Gestion des taches et activités. Gestion des dossiers. 4

MAXSI BATIMENT gestion des devis. métré. situations intermédiaires. gestion des chantiers. ouvrages. analyse des prix de revient. Facturation intermédiaire. Un développement spécifique aux activités du bâtiment : Gestion d ouvrage. Densité Calcul de pente. Métré. Un exemple : le métré 1. Choisir l unité de mesure pour le calcul. (du mm de la mécanique au mètre du bâtiment) 2. Choisir la valeur à importer dans la ligne d étude (surface, volume ou poids). 3. Le signe permet d ajouter et de soustraire des lignes 4. Le diamètre intérieur et extérieur permet de travailler sur des tubes. 5. La pente permet de calculer la surface d une toiture. 6. Le coefficient permet de simuler un demi-cercle ou un triangle rectangle. 7. On peut enregistrer dans la quantité de la ligne étude la valeur ou le prix du métré! 5

LE SYSTEME D INFORMATION : MAXSI MAXSI : logiciel de gestion complet. gestion marketing & commerciale. gestion administrative & financière. gestion des stocks et des achats. gestion de production. gestion des ressources humaines. gestion des tâches et des activités. gestion des temps. gestion des plannings et agendas. gestion des contrats d'entretien. gestion des parcs et des interventions. Ce système d information, rapidement opérationnel, va coordonner l ensemble des activités de l entreprise et parallèlement collecter l ensemble de ses informations (financières, commerciales, techniques, temps). C est à partir de cette collecte automatique, qui assure une traçabilité totale de votre activité, que l on pourra mettre en place les démarches d amélioration des performances. Postulat : Tout se mesure en entreprise. On ne peut améliorer que ce que l on mesure. A ce titre il est le cœur de la méthode. De plus ce système d information ayant une couverture fonctionnelle totale va permettre grâce à tous les outils d analyse de pouvoir créer les indicateurs nécessaires au pilotage. Le responsable d entreprise aura à tout moment l aide à la prise de décision Aujourd hui une entreprise ne peut survivre que si elle dispose d un ensemble d informations suffisantes, pertinentes, fiables, précises et récentes pour pouvoir agir avec efficacité. Accéder directement à ses informations en sachant à chaque instant où on en est avec ses clients, ses fournisseurs, ses factures Identifier rapidement quels clients doivent de l'argent, quelles sont les factures restant à payer Prendre les bonnes décisions au bon moment en suivant l'évolution de son chiffre d'affaires, de la marge réalisée, de l'état des stocks Ainsi on analyse en temps réel sa situation commerciale et financière. 6

MAXSI : logiciel de pilotage. MAXSI va permettre de créer tous les indicateurs et tableaux de bords nécessaires au pilotage. Grâce à la coordination de l ensemble des activités de l entreprise, en collectant l ensemble des informations (financières, commerciales, techniques, temps, matières) MAXSI va permettre l'accessibilité en temps réel de toutes les données de l'entreprise et permettre au décideur d'intervenir le mieux possible au plus tôt. A ce titre il est le cœur de la performance. Le responsable d entreprise aura à tout moment l aide à la prise de décision D un clic,visualisez d un coup d œil votre situation En cliquant sur un document vous l ouvrez immédiatement. Démonstration en 5 clics de l accès aux informations VUE URGENT A l ouverture de votre ordinateur le matin, une synthèse actualisée. Avec accès direct au document signalé VUE ENCOURS D un clic, accédez à l encours. Aujourd hui une entreprise ne peut survivre que si elle dispose d un ensemble d informations suffisantes, pertinentes, fiables, précises et récentes pour pouvoir agir avec efficacité. Un tableau de bord est un outil flexible qui permet de communiquer de façon simple, rapide et dynamique les indicateurs de performance retenus par l'entreprise en fonction de ses objectifs. Le tableau de bord est un outil de gestion qui permet de présenter les informations de façon synthétique ou détaillée afin de mettre en évidence les résultats significatifs, les tendances, etc. de l'entreprise. 7

Clic suivant : scanner les bases de données. Faites des prévisions. Que va-t-il se passer cette semaine? Vue scanner Choisir une période Lancer le scanner Liste des documents trouvés Clic suivant : les soldes intermédiaires de gestion en temps réel. La visualisation sous forme de graphiques de votre situation en temps réel. Mieux qu un bilan qui arrive trop tard Suivez l évolution en temps réel de vos marges et de votre trésorerie! 8

Encore un clic : effectuez un diagnostic immédiat Un dernier clic et apparaissent quelques ratios importants : Ou en suis-je? Ou en serai-je à la fin de l exercice? Que dois-je faire pour atteindre tel ou tel objectif? Diagnostiquez et simulez afin de piloter. Vous venez de cliquer cinq fois. MAXSI a été créé pour permettre plus de réactivité et de visibilité pour l'entreprise car aujourd'hui les outils de gestion ne sont plus suffisants pour comprendre et aider le chef d'entreprise, les informations arrivant souvent trop tard. Toutes ces vues sont paramétrables et permettent d un seul clic d accéder aux documents de références. En permanence, il vous est possible de comparer vos documents aux objectifs fixés. L intégration, lors de l installation de MAXSI, de votre compte de résultat N-1 et de l encours permet de définir des objectifs, de les comparer en temps réel à la situation ou de faire des simulations à court et moyen terme. 9

L interface planning : pour l'optimisation de votre temps MAXSI va permettre de planifier en toute simplicité c'est à dire suivre coordonner l'ensemble de vos activités, de vos tâches et de vos ressources et tout cela en temps réel. Ainsi vous pourrez avec MAXSI personnalisez le planning de toutes les ressources. planifiez les heures de travail ou d'intervention ou d'occupation. Le planning de l ensemble de vos ressources sous vos yeux d un seul clic. contrôlez, visualisez et planifiez l'emploi du temps des techniciens, des commerciaux. planifiez tout type d'intervention. vérifiez la disponibilité ou l'indisponibilité de vos ressources. gérez vos clients ainsi que leur contrat de maintenance et contrat d'entretien. contrôlez la disponibilité de votre matériel, véhicules, machines. gérez les interventions périodiques. visualisez l'historique des clients. visualisez les réservations. D un seul coup d œil, l agenda de la semaine pour une ressource. MARC 10

L interface CRM : le processus commercial parfaitement maîtrisé. MAXSI va gérer tout le processus de la gestion de la relation client. Toute entreprise doit avoir la volonté permanente d'être au plus près de son marché. Avec MAXSI le client est au cœur de toutes les activités. Le but d'une entreprise est d'accroître ses profits donc pour cela elle voudra garder ses clients qui est d'ailleurs le véritable capital de l'entreprise et d'en gagner d'autres. MAXSI logiciel CRM va permettre d'améliorer et d'optimiser ses performances commerciales. Le système d'information commerciale va permettre à tous et à chacun et à tout moment d'accéder à l'information commerciale nécessaire à son développement. gestion des fichiers de la base de données (prospects, apporteurs d'affaires, clients, distributeurs, diffuseurs.) analyse marketing. géomarketing. 3 1 4 5 2 segmentation gestion des campagnes marketing gestion des appels entrants et sortants pour gestion des réclamations, enquête qualité, télémarketing, prise de rendez vous, qualification de fichier... agenda, planning suivi des campagnes gestion par objectifs création des tableaux de bord de pilotage analyse des performances..... 11

L interface GPAO : pour optimiser les performances de votre outil de production. Le logiciel GPAO est un logiciel de gestion de production destiné aux TPE, PME, PMI, d'un poste de travail à plusieurs dizaines de postes. Il couvre l'ensemble des fonctions d'une entreprise qui fabrique. Il gère : les données techniques : Articles : produits finis, sous-ensembles, pièces et matières ainsi que les équivalences entre articles. Nomenclatures : sous ensembles et produits finis, ainsi que leurs options ou "variantes". Gammes de fabrication et leurs opérations, ainsi que la structure de l'entreprise (usines, ateliers, sections) Parc Machines. les dossiers. les prix de revient. les achats. la sous-traitance. le calcul des besoins. Le suivi de production graphique Exemple : vue détail de la production. 1 2 3 4 5 Tous les détails de la mise en fabrication 1. Cliquez ici pour le détail de la mise en fabrication 2. Nom et N de commande client 3. Date de livraison prévue avec le client 4. Code du document à l origine de la fabrication (ouverture automatique en cliquant dessus) 5. Pour regrouper les fabrications d un même dossier. Exemple : vue suivi de la production 1 2 4 3 Suivez les temps réels et comparez-les aux temps prévus. 12

La gestion des temps passés saisie manuelle ou automatique (code barre). o Qui? Quand? Combien? Sur quel poste?... La planification : o calcul entièrement automatique (pas de positionnement manuel). o calcul a capacité finie (tenant compte de la capacité journalière, des horaires, congés, RTT de chacun.). 1 2 3 4 Suivez votre production en temps réel. Anticipez les retards. Faites des simulations de production pour dater vos chantiers. 1. Cliquez ici puis, dans le menu, sur «planning» 2. Planning de GANTT de l ensemble des fabrications ou chantiers en cours 3. En cliquant sur un des codes fabrication. 4. On ouvre un planning de PERT détaillé de cette fabrication (ressource pour chaque poste dans le temps) 13

Le détail des dépenses imprévues : 1. Cliquez ici pour une liste détaillée des dépenses (non prévues dans le devis ou la commande) 2. Date 3. montant 4. Imputation sur le compte comptable 1 Une dépense imprévue : insérez-la sur le chantier, elle permettra ensuite le calcul automatique de la rentabilité réelle de ce chantier. 2 3 4 La simulation de fabrication d un produit dans l encours pour obtenir en quelques secondes une date prévisionnelle de sortie. o étendue maximum : 1 an. o résolution (précision) maximum 5 minutes. o départ du calcul : le lendemain à 0 heure. (pas de planning pour le jour même). la fabrication (gestion des of, lancement, suivi de fabrication) la gestion des livraisons. la maintenance. les interventions. la qualité. 14

L interface SAV : le processus SAV parfaitement maîtrisé MAXSI va gérer tout le processus du service après vente. Toute entreprise doit avoir la volonté permanente d'être au plus près de son marché. Avec MAXSI le client est au cœur de toutes les activités. La mission d'une entreprise est la satisfaction des besoins clients. Les entreprises du SAV doivent pour cela avoir une très grande réactivité face à l'ensemble des demandes clients qui sont de plus en plus exigeants. Avec MAXSI vous pourrez gérez : tous les appels entrants. les demandes d intervention, de dépannage. 1 2 3 4 Un client vous appelle, ouvrez sa fiche client et accédez à une traçabilité totale de l activité avec ce client. Insérez en temps réel le motif de son appel et les rendez-vous éventuels. 1. Vue agenda 2. Ajouter un rendez-vous 3. Enregistrer un appel entrant 4. Liste des rendez-vous le suivi des interventions. le retour des interventions. le planning des techniciens, des commerciaux. La gestion de parc. le planning des interventions, des ressources matérielles. les réparations, la planification. Où à l ensemble des équipements en place chez ce client et aux contrats qui vous lient. 15

les contrats d entretien, de maintenance, les garanties. les stocks pièces, prêts clients. les commandes fournisseurs. les demandes de devis, la facturation, les règlements. La gestion documentaire. 2 3 1 1. Vue gestion documentaire 2. Vue des photos ou documents scannés 3. Liste des documents attachés (PDF, textes, tableurs) De plus à tout moment vous pourrez analyser la performance de l'ensemble de votre système grâce aux outils de pilotage du l interface SAV et répondre aux questions: Durée moyenne d'intervention? Quel est la fréquence des appels? Quel type de panne? Sur quel matériel? Afin de mieux vous connaître et d étudier la possibilité technique d une intervention, nous vous proposons un entretien gratuit au cours duquel nous vous présenterons notre démarche et effectuerons un diagnostic de votre entreprise. Un compte rendu de ce diagnostic vous sera adressé ultérieurement. Notre démarche et notre outil ayant été développé pour les petites entreprises, quels que soient vos moyens vous pouvez en disposer. Des solutions de subventionnement existent. N hésitez pas à nous contacter et à bénéficier de cette offre. 16