Projet Scoutisme impressione Guide de travail publicitaire www.scouts.ch Guide de travail publicitaire de l Association du Scoutisme Bernois 1 Il est toujours difficile pour les groupes scouts de garder leur nombre de participant-e-s à un niveau stable. Nous aimerions renverser la tendance des unités qui rétrécissent mais comment procéder? Pense à ceci : tu n as jamais une deuxième chance de faire une première bonne impression! Ainsi, il vaut la peine d investir de l argent et du temps dans la publicité. Nous-mêmes sommes la meilleure des publicités! Il faut de la publicité, mais elle doit être ciblée! La publicité a une influence sur l image Ce concept de publicité t apportera des réponses aux questions suivantes : Quelle réflexion dois-je mener pour commencer? Comment élaborer un bon programme de publicité? Comment dois-je planifier mon travail? Que doit contenir une lettre de publicité? Comment encadrer les nouveaux afin qu ils restent au sein du scoutisme? 1. Réflexions concernant le début 1.1 Situation de départ Avant d entreprendre quoi que ce soit, tu dois être bien au courant de la situation de ton groupe. Il est important de thématiser la problématique au sein de ton groupe. Pose-toi les questions suivantes : Comment le groupe est-il positionné au sein de la commune? (Y a-t-il des concurrents, un domaine privilégié, un réseau, des niches?) Quelle est la situation actuelle du groupe? (Nombre de scouts, esprit positif du groupe, trous dans les générations, comportement des enfants/des équipes de responsables) A quel moment précis ont lieu les inscriptions et les démissions? Est-ce qu une unité est particulièrement concernée? 1 L Association du Scoutisme Bernois a généreusement mis à disposition du Mouvement Scout de Suisse (MSdS) ce guide de travail publicitaire pour les journées nationales de découverte. Merci beaucoup! Le MSdS a procédé à de légères modifications. Secrétariat général du MSdS Speichergasse 31 Case postale 529 CH 3000 Berne 7 Tél. +41 (0)31 328 05 45 Fax +41 (0)31 328 05 49 info@msds.ch www.msds.ch
1.2 Objectif Avant de lancer vos activités de publicité, fixez-vous des objectifs concrets. Formulez des objectifs réalistes et atteignables. Quelques propositions: 20 nouveaux lors de la prochaine après-midi de découverte du scoutisme Aucun départ de l unité XY dans les 6 prochains mois Moyens financiers : récolter Fr. 500.- jusqu à la fin de l année. Les objectifs devraient toujours être remis en question et éventuellement adaptés. Au bout de la période concernée, l atteinte des objectifs doit être discutée. S ils n ont pas été atteints : rechercher les causes et ne pas abandonner. 1.3 Stratégie Il y a beaucoup de manière de mener des actions de publicité. Posez-vous quelques questions quant à la stratégie : Quel type d action souhaitez-vous organiser? (après-midi de découverte, grand événement, campagne à long terme, avec ou sans les parents etc.) Qui sont les groupes cible? (enfant, adolescents, parents, autorités etc.) Comment veut-on montrer le scoutisme? (en tant que fun-club, service de garde d enfant, activité de loisirs emplie de sens etc.) Quel est le moment idéal? (rentrée scolaire, simultanément aux actions d autres organisations etc.) Quels moyens avons-nous à notre disposition? (nombre de responsables, articles de journaux, publicité dans les écoles, lettre-pub etc.) Est-ce qu un groupe de Routiers/Guides pourraient prendre la responsabilité de l action de publicité? Pourquoi ne pas s associer à un autre groupe scout pour faire de la pub? Comment les autres organisations font-elles de la pub? (fêtes de quartier, marchés etc.) 1.4 Concept Une action de publicité couronnée de succès commence par une réunion de concept. Pour commencer, vous devriez consulter ensemble la checklist (voir pages suivantes) et vous faire une première vue d ensemble. Les premières idées sont rassemblées, les principales étapes définies ainsi que les responsabilités. Lors de cette réunion, vous devriez développer des idées et concepts qui feront de l action de publicité un événement spécial! Guide de travail publicitaire 2/7
2. Planification 2.1 Checklist planification temporelle Cette checklist vous aidera à vous orienter pour planifier votre action et à ne rien oublier. Temps Quoi 8 semaines L équipe responsable élabore le concept Définir des dates pour l activité Définir le lieu (place du village etc., attention à demander les autorisations nécessaires) Demander l autorisation d afficher des infos dans les lieux publics Demander l autorisation de faire des présentations dans les écoles et écoles enfantines Prévoir un plan B en cas de mauvais temps Informer les membres actifs, passifs et les anciens membres 7 semaines Organiser les éléments spéciaux du programme (animaux, actions diverses etc.) Chercher de l aide (photographe, intervenants externes etc.) Demander à la commune les adresses des écolières et écoliers Commander des supports pour affiches auprès de la commune 6 semaines Prendre contact avec les médias locaux Créer l invitation (flyer/affiches/lettres) Publier les infos relatives à l activité sur le site Internet du groupe ou de la commune et sur les réseaux sociaux Imprimer et envoyer l invitation 4 semaines Organiser une réunion (matériel, répartition des rôles etc.) 3 semaines Ecrire un communiqué de presse et contacter les rédactions des médias Suspendre les affiches / Distribuer le matériel publicitaire : o p.ex. bibliothèque, école, associations de jeunesse, administration communale Envoyer les invitations Transmettre les invitations personnelles 2 semaines Présentation à l école / à l école enfantine 1 semaine Publier des articles / des annonces (selon les possibilités offertes par les médias locaux) Jour J Prendre des photos Faire une présentation pour les parents et distribuer des infos concernant le groupe Noter les noms et adresses des nouveaux 1 semaine Evaluation Publier des photos et un court texte sur le site Internet Envoyer une lettre à tous les nouveaux Guide de travail publicitaire 3/7
2.2 Budget Pas de scouts, pas de cotisations! Ainsi, il vaut la peine de dépenser l argent parcimonieusement. Voici un exemple de budget pour une après-midi de découverte (avec 25 nouveaux) : 500 flyers 87 Fr. (4 affiches en couleur, de grand format) (63 Fr.) 50 affiches (A3) 55 Fr. 50 affiches (A4) 45 Fr. Adresses de la commune sur étiquettes autocollantes 128 Fr. Taxe pour l utilisation des supports d affiches 40 Fr. Texte dans le journal 48 Fr. Bons de cinéma 40 Fr. Envoi de 300 lettres (frais de papier inclus) 320 Fr. Matériel pour l après-midi 50 Fr. Total 813 Fr. 2.3 Moyens de communication Pour faire de la pub, tu as les moyens suivants à disposition: Médias imprimés Médias électroniques Evénements Flyers et affiches Site Internet du groupe Activités du groupe Brochure du groupe Réseaux sociaux Fêtes de village Journal du groupe Télévision et radio Action de récolte de fonds Article de presse Site Internet de la commune Journée-soirée de parents Flyer pour boîtes aux lettres Journée portes ouvertes 2.4 Mise en pratique Il est conseillé de faire de la pub pour l action de plusieurs manières différentes. Voici des possibilités. Elles peuvent (et doivent) être combinées selon les besoins et les possibilités. 2.4.1 Envoyer des lettres d invitation avec destinataires précis Certains groupes peuvent se procurer auprès de la commune les adresses de familles qui ont des enfants en âge d aller à l école. Demande à ta commune si tu peux avoir les adresses. Tu trouveras un modèle de lettre en annexe. 2.4.2 Publicité dans les écoles Cette méthode est importante si vous ne pouvez pas obtenir d adresses d enfants. Demandez une autorisation à la direction de l école. Les responsables devraient se présenter aux écolières et écoliers et faire découvrir le scoutisme et l après-midi de découverte à la classe de manière créative. Guide de travail publicitaire 4/7
Idées: Raconter une histoire pour donner envie de participer à l activité (se déguiser pour l occasion!) Montrer un film scout (à commander sur www.hajk.ch) Montrer une présentation de photos ou des films du dernier camp Faire des jeux ou des chants mimés Organiser un grand jeu dans la salle de gym Organiser une activité dans la cour de récréation (pain trappeur, chasse au trésor) Pour les actions dans les cours de récréation, discutez avec la direction de l école du temps que vous avez à disposition. Il ne faut pas que les enfants arrivent en retard à la prochaine leçon! Il vaut également la peine de se présenter dans les garderies de plein air, sur les places de jeu, devant les centres commerciaux et les gares, lors des marchés hebdomadaires etc. 2.4.3 Lettre avec flyers aux parents de scouts L expérience montre qu une grande partie des enfants viennent aux scouts grâce à leurs amis, ou ce sont leurs parents qui les y envoient. Ainsi, environ 4 semaines avant l action de publicité, envoyez aux parents de scouts une lettre avec des flyers de la manifestation. Les parents vous aideront à faire de la pub auprès de leurs amis qui ont des enfants! 2.4.4 Autres idées créatives pour faire de la pub Panneaux d affichage N oubliez pas les panneaux d affichage, les journaux, les magazines locaux etc.! Suspendez partout des affiches et déposez des flyers à emporter (p.ex. dans les garderies, les centres commerciaux, sur les places de jeux, dans tous les magasins (n oubliez pas de demander l autorisation!)). Stand de pub et site Internet Prenez part à toutes les grandes manifestations de la commune (action, stand). Il est important de vous adresser aux parents mais également à tous les enfants en âge de faire du scoutisme et de leur demander s ils connaissent les scouts et si leurs enfants aimeraient participer à la journée de découverte. Maintenez votre site Internet à jour, particulièrement en ce qui concerne les infos de la journée de découverte. Présentations publiques (affiches, articles de journaux, radio) Les flyers sont relativement bon marché et peuvent être distribués n importe où. Indiquez-y les informations essentielles et essayez de les rendre attrayants et accrocheurs. Prenez contact avec le journal local afin d y faire paraître un article concernant l action de pub. Guide de travail publicitaire 5/7
3. Après l activité 3.1 Soignez les contacts avec les nouveaux membres Tous les efforts entrepris pour faire de la pub ne vaudront le coup que si vous vous efforcez de faire en sorte que les nouveaux se sentent à l aise dans le groupe. Cela nécessite une intégration réussie. Après la journée de découverte, n oubliez pas d envoyer une lettre motivante aux parents avec des infos sur votre groupe et ses responsables. Les parents qui vous connaissent auront plus de facilité à vous confier leur enfant, s adresseront directement à vous en cas de problème, ne s inquièteront pas en cas de petit pépin et vous soutiendront en cas de besoin (p.ex. transport du matériel de camp). Si les parents sont convaincus du scoutisme, ils ne désinscriront pas leur enfant la première fois qu il leur dira «Je ne veux plus retourner aux scouts!». Voici quelques idées pour gagner la confiance et l intérêt des nouveaux : Jeux pour apprendre à se connaître Chaque nouvelle/nouveau se voit attribuer une marraine/un parrain scout Présentation des nouveaux dans la revue du groupe En tant que responsable, montrer de l intérêt pour les nouveaux Intégrer les parents des nouveaux (soirée en forêt, journée de parents etc.) Intégrer les nouveaux (leur donner des responsabilités, leur donner rapidement une chemise et un foulard) Donner des explications sur les traditions et rituels du scoutisme A long terme, c est évidemment un bon programme d activités variées qui fera la différence! 3.2 Evaluation La publicité ne se termine pas en même temps que l événement. A la fin, il est important d évaluer l action de pub. Qu est-ce qui est réussi? Qu est-ce qui n a pas fonctionné pour le mieux? Les points suivants devraient être discutés : L action de pub elle-même Les publications (flyers, affiches) L administration (procuration des adresses, lettres) Les réunions Afin de faire une analyse globale des actions de pub, il vaut la peine de faire un sondage tous les quatre ans au sein du groupe. Il vaut également la peine de demander dans le formulaire d inscription par quelle méthode un enfant a commencé le scoutisme. Dans le formulaire de démission, il serait important que les enfants clarifient les raisons pour lesquelles ils quittent le groupe. Ainsi il sera possible d évaluer les raisons de l inscription et de la démission. Guide de travail publicitaire 6/7
4. Trucs et astuces 4.1 Publicité Bouche-à-oreille ne pas sous-estimer ce canal! Portez la chemise et le foulard scouts! Soignez les contacts avec les parents : si les parents sont favorables au scoutisme, il sera plus facile de fidéliser les enfants (p.ex. Noël en forêt, journée de découverte) Signalez votre présence durant toute l année par des actions comme le nettoyage de vélos, la préparation de tresses, un stand de pâtisseries, le rangement de caddies dans les supermarchés. Vous pourrez simultanément faire de la pub pour le scoutisme et distribuer des flyers. Invitation d amis: tous les scouts viennent à la réunion avec leur-e meilleur-e ami-e Avoir un site Internet et le tenir à jour Inscription au registre des associations de la commune (à garder à jour!) Informer la commune des nouveautés du groupe (lui envoyer le programme annuel des activités) Participer au «Passeport vacances» Une invitation personnelle aura le plus d effet! Lorsque vous faites de la pub auprès des enfants, ne jamais oublier les parents. En général, ce sont eux qui décident des activités de loisirs de leurs enfants. Dans les invitations, ne faites pas de promesses que vous ne pourrez pas tenir! Si vous organisez une journée de découverte, veillez à avoir un programme vaste (neutre en termes de genre, adapté à tous les âges, varié, ouvert) 4.2 L action de pub elle-même Organisez la journée de découverte au printemps, car le temps devrait être meilleur A la fin, prévoyez une activité de conclusion tous ensemble, cela augmente la cohésion du groupe Jeu de piste à réaliser par petits groupes, car c est très représentatif du scoutisme Si possible, organisez deux activités de découverte du scoutisme par année Pendant l activité, prévoyez une session d information pour les parents Prévoyez une petite récompense pour les scouts qui amènent un-e ami-e à la journée de découverte et que ce dernier s inscrit aux scouts (bon pour aller au cinéma, glace lors du camp d été etc.) Prévoyez une liste pour y inscrire les adresses des enfants et distribuez des feuilles d information aux parents Choisissez un lieu central pour réaliser l activité Lors de pub dans les écoles, commencez à raconter une histoire dont la fin sera racontée lors de l action Sources Classeur des responsables de groupe des scouts de la région bâloise Brochure Cudesch «Travail de relations publiques» Documentation pour actions publicitaires de Cevi Zurich Documentation pour actions publicitaires des scouts zurichois et bernois Concept de publicité du groupe «Pfadi Steibruch Ostermundigen» Par Certo / Henrik Schoop, Ostermundigen, le 9 août 2012, adapté par le MSdS 2015 & 2016 Guide de travail publicitaire 7/7