Bien gérer votre coopérative Un guide sur les normes de gestion de base pour les coopératives d habitation
À l intérieur Introduction. 1 1 À propos des normes de gestion de base. 3 Les membres ne devraient-ils pas gérer eux-mêmes la coopérative?. 4 Trouver de bons gestionnaires (et les conserver). 4 Et les comités?. 5 Un mot au sujet de la gouvernance et de la gestion. 5 Collaboration conseil-gestionnaires. 6 2 Gérer les finances. 7 Les résultats que nous voulons. 7 Les personnes, les outils et la formation. 16 3 Maintenir la coopérative en bon état. 21 Les résultats que nous voulons. 21 Les personnes, les outils et la formation. 26 4 Assurer une pleine occupation. 29 Les résultats que nous voulons. 29 Les personnes, les outils et la formation. 33 5 Respecter les exigences juridiques. 37 Les résultats que nous voulons. 37 Les personnes, les outils et la formation. 42 6 Aider les coopératives à bien gouverner. 45 Les résultats que nous voulons. 46 Les personnes, les outils et la formation. 52 7 Un dernier mot pour aider les coopératives à bien gouverner. 55 BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE i
ii BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE
Introduction Les coopératives d habitation jouent un rôle social important. Elles offrent des logements abordables et elles permettent de bâtir des communautés dans lesquelles les membres s entraident, en partageant des valeurs communes. Pour atteindre ces objectifs et pour pouvoir continuer de le faire, les coopératives doivent être fortes et le rester. Elles doivent s occuper de la gestion quotidienne de la coopérative et cela signifie qu elles doivent avoir une bonne gestion. Les coopératives évoluent dans un contexte difficile qui change constamment. Elles doivent concurrencer sur des marchés changeants pour garder leurs logements occupés. Dans certains cas, elles doivent essayer de joindre les deux bouts avec une fraction de l aide gouvernementale qu elles recevaient auparavant, tout en logeant encore des membres à faible revenu qui ont besoin d aide. Dans d autres cas, elles trouvent qu il est difficile de fonctionner en se conformant aux règles gouvernementales rigides qui régissent les programmes. Les bâtiments des coopératives vieillissent et doivent être entretenus. Sans une bonne gestion, les coopératives peuvent se retrouver en difficulté, parfois en très grande difficulté. Pour aider les coopératives à bien fonctionner, tant dans les bonnes que dans les mauvaises périodes, la FHCC a adopté en 2004 des normes de gestion de base pour les coopératives d habitation et elle a lancé une campagne la Campagne en faveur d une bonne gestion dans le but de les faire connaître à tous ses membres. En 2006, nous avons intégré la Campagne en faveur d une bonne gestion à la Vision 2020 MC de la FHCC, un nouveau programme visant à aider les coopératives à planifier un avenir sûr. Un mot à propos de la nouvelle édition Les coopératives évoluent dans un contexte difficile qui change constamment. Sans une bonne gestion, les coopératives peuvent se retrouver en difficulté, parfois en très grande difficulté. Pour aider les coopératives à bien fonctionner, en période de prospérité comme en période de difficulté, la FHCC a adopté en 2004 des normes de gestion de base pour les coopératives d habitation. Dans cette nouvelle édition, nous renvoyons les lecteurs à la boîte à outils de la Vision 2020 et aux ressources en ligne. La boîte à outils continue d évoluer, à mesure que nous continuerons d aider les coopératives à bien gérer leurs affaires et à se préparer pour bâtir un avenir sûr. L information maintenant accessible en ligne pour vous aider à bien gérer votre coopérative est un outil essentiel pour bien faire le travail. La cinquième édition de Bien gérer votre coopérative est un élément clé de la Vision 2020, tout comme les guides accompagnateurs Bien gouverner votre coopérative et Bien appliquer nos principes coopératifs. Ensemble, ces guides aident les coopératives d habitation, et tous ceux qui y travaillent, et tous ceux qui y travaillent et qui les appuient, à hausser la barre au niveau de la gestion, de la gouvernance et du leadership de nos communautés coopératives. BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE 1
Dans cette nouvelle édition, nous renvoyons les lecteurs à la boîte à outils de la Vision 2020, qui est accessible aux membres sur le site Web Vision 2020 de la FHCC. La boîte à outils continuera d évoluer, à mesure que nous continuerons d aider les coopératives à bien gérer leurs affaires et à se préparer pour bâtir un avenir sûr. Nous proposons également de plus en plus de ressources en ligne dans cette édition. Avec la quantité d information maintenant disponible de diverses sources en ligne pour vous aider à bien gérer votre coopérative, l accès à Internet n est plus simplement un avantage pour le gestionnaire de la coopérative : c est un outil essentiel pour bien faire son travail. Ce guide ne vise pas à remplacer les nombreuses autres ressources offertes par le mouvement de l habitation coopérative pour aider les coopératives à gérer leurs affaires. Les activités de formation, les publications de la Librairie de l habitation coopérative, les articles dans les bulletins d information, le Centre de ressources en ligne de la FHCC, et les ressources des fédérations locales il existe une foule de ressources qui peuvent vous aider à bien gérer votre coopérative. Mais voici ce que nous pouvons vous promettre pour ce guide : si vous obtenez les résultats de gestion que nous y décrivons, votre coopérative sera bien gérée et vos membres seront fiers de la considérer comme leur chez-soi. Remerciements Nicholas Gazzard et Kim Weiman ont rédigé ce guide. Diana Devlin, Nicholas Gazzard et Dale Reagan ont révisé cette cinquième édition. Yvon Lepage en a fait la traduction et Diane Paquette a effectué la lecture d épreuves. La conception et la mise en page initiales sont de Stéphanie Ballantyne et EGO Creative Solutions. Le dessin de la page couverture est une réalisation de la firme Aerographics. Bien gérer votre coopérative est une initiative du projet Vision 2020 MC. 5 e édition, mai 2009 2 BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE
1 À propos des normes de gestion de base En 2004, la FHCC a élaboré des normes de gestion de base et elle les a présentées à l AGA la même année. Les membres les ont adoptées avec enthousiasme comme un ensemble de modèles simples pour assurer la bonne gestion des coopératives. Les normes de gestion de base vous aident à mesurer et à améliorer la qualité de la gestion de votre coopérative. Elles précisent les résultats qu apporte une bonne gestion. Elles sont divisées en cinq groupes : 1. gérer les finances 2. maintenir la coopérative en bon état 3. assurer une pleine occupation 4. respecter les exigences juridiques 5. aider les coopératives à bien gouverne. Pour chacun de ces groupes, les normes de gestion décrivent : les résultats que nous voulons les personnes, les outils et la formation nécessaires pour accomplir le travail. Les normes de gestion de base vous aident à mesurer et à améliorer la qualité de la gestion de votre coopérative. Les normes de gestion de base ne disent pas quel genre de gestion les coopératives doivent utiliser. Un personnel formé, une bonne tenue de livres, des groupes de gestion qui se spécialisent dans les coopératives et des entreprises de gestion de propriétés commerciales qui connaissent bien les coopératives d habitation sont autant de choix possibles. Ce qui compte, c est de faire le travail et de bien le faire. Cela suppose compétence et fiabilité. Les normes de gestion de base ne disent pas quel genre de gestion les coopératives doivent utiliser. Un personnel formé, une bonne tenue de livres, des groupes de gestion qui se spécialisent dans les coopératives et des entreprises de gestion de propriétés commerciales qui connaissent bien les coopératives d habitation sont autant de choix possibles. Ce qui compte, c est de faire le travail et de bien le faire. Cela suppose compétence et fiabilité. Lorsque vous choisissez un gestionnaire pour votre coopérative, évaluez-le en fonction de ces deux critères : 1. A-t-il les compétences nécessaires pour bien faire le travail tout le temps? 2. Le travail se fera-t-il lorsqu il sera nécessaire? BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE 3
Les membres ne devraient-ils pas gérer eux-mêmes la coopérative? Une véritable coopérative d habitation est une coopérative où les membres sont copropriétaires de leur logement pour leur avantage mutuel. Ils prennent les décisions de façon démocratique pour le bien de la coopérative et de sa communauté. Ils élisent le conseil d administration, qui est chargé d administrer les affaires de la coopérative. Ils se conforment aux sept principes internationaux de la coopération et la gestion de la coopérative par ses membres n est pas un de ces principes. Certaines coopératives d habitation pensent que leurs membres devraient faire tout le travail quotidien de gestion de la coopérative. Autrement, elles croient que leur coopérative n est pas une vraie coopérative. Mais personne n a jamais dit qu une coopérative se définit par la façon dont elle est administrée. Une véritable coopérative d habitation est une coopérative où les membres sont copropriétaires de leur logement pour leur avantage mutuel. Ils prennent les décisions de façon démocratique pour le bien de la coopérative et de sa communauté. Ils élisent le conseil d administration, qui est chargé d administrer les affaires de la coopérative. Ils se conforment aux sept principes internationaux de la coopération et la gestion de la coopérative par ses membres n est pas un de ces principes. Trouver de bons gestionnaires (et les conserver) Vous avez différents choix pour trouver des gestionnaires professionnels pour votre coopérative : du personnel que vous embauchez directement des entreprises de services d aide à la gestion. Dans chaque cas, vous devrez vous devrez vous assurer que le gestionnaire a les connaissances nécessaires pour gérer votre coopérative d habitation et qu il connaît les règles du programme gouvernemental de votre coopérative. Peu importe votre choix, vous devez vous assurer de bien faire votre travail à titre d employeur ou de partie contractante. Cela signifie : des directives au personnel ou à l entreprise de gestion de la part des représentants choisis de votre coopérative des conditions de travail professionnelles pour toutes les personnes qui travaillent sur place dans votre coopérative une rémunération équitable pour la qualité du travail à laquelle vous vous attendez. Vous voulez des personnes qualifiées pour gérer vos affaires. Votre capacité de les garder dépendra beaucoup des relations que vous aurez avec ces personnes. 4 BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE
Et les comités? Lorsque l habitation coopérative a réellement commencé à prendre de l ampleur au Canada, nous avions prévu que les comités seraient appelés à jouer un rôle important dans la gestion de nos coopératives. Il n est donc pas étonnant que beaucoup de coopératives d habitation, sans doute la plupart, ont eu recours à des comités pour s occuper de leur gestion. Les coopératives ont mis sur pied des comités pour deux raisons : pour planifier et superviser les tâches de gestion pour s occuper elles-mêmes des tâches de gestion Comme nous l avons indiqué plus haut, les normes de gestion de base n indiquent pas comment les coopératives devraient répondre à leurs besoins de gestion, mais seulement quels devraient être les résultats. La question est donc de savoir si les comités ont produit de bons résultats de gestion pour les coopératives. Les comités ont-ils produit de bons résultats de gestion pour les coopératives? Après 35 ans d expérience, nous pouvons affirmer que les résultats ont été assez mitigés. Après 35 ans d expérience, nous pouvons affirmer que les résultats ont été assez mitigés. Certaines coopératives ont obtenu de bons résultats de leurs comités, mais il y a également eu beaucoup de problèmes, surtout dans des secteurs clés comme les finances, l entretien et l occupation des logements de la coopérative. Nous en revenons donc aux deux questions que nous avons posées plus haut, c est-à-dire : 1. Les comités font-ils bien leur travail tout le temps? 2. Les comités font-ils bien leur travail lorsqu il le faut? Si la réponse à ces deux questions n est pas un «oui» inconditionnel, vous voudrez sûrement examiner attentivement votre recours aux comités pour gérer les affaires de la coopérative. Un mot au sujet de la gouvernance et de la gestion La gouvernance concerne l orientation globale de la coopérative, c.-à-d. l établissement des politiques, l adoption du budget et d autres plans, la supervision de la gestion et le bien-être de la coopérative. La gouvernance, c est le travail des administrateurs et des membres qui les élisent. La bonne gestion et la bonne gouvernance vont de pair. Si l une est faible, l autre sera affaiblie. C est la raison pour laquelle nous avons ajouté «Appuyer la bonne gouvernance dans les coopératives» aux normes de gestion de base. BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE 5
La gestion est le travail au jour le jour de la gestion de la de la coopérative, c.-à-d. s occuper des affaires courantes en fonction de l orientation globale établie par le conseil. Même si les rôles sont différents, la bonne gestion et la bonne gouvernance vont de pair. Si l une est faible, l autre sera affaiblie. C est la raison pour laquelle nous avons ajouté «Appuyer la bonne gouvernance dans les coopératives» aux normes de gestion de base. Collaboration conseil-gestionnaires De plus en plus de coopératives privilégient l approche d une équipe formée du conseil et des gestionnaires, dans laquelle la gestion et la gouvernance forment un partenariat étroit qui : reconnaît chacun comme un intervenant clé établit clairement «qui fait quoi» désigne aux gestionnaires des «contacts» au conseil pour obtenir des avis entre les réunions, lorsque nécessaire permet aux deux parties d être à l aise pour échanger des idées La collaboration conseil-gestionnaires permet au conseil et au gestionnaire de trouver le juste équilibre des rôles en travaillant ensemble pour répondre aux besoins et aux priorités de la coopérative. 6 BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE
2 Gérer les finances En bout de ligne, c est une question d argent. S il n y en a pas assez, votre coopérative ne survivra pas, même si votre communauté est forte. En tant que conseil d administration, vous devez vous assurer que vos finances sont bien gérées. Vous avez donc besoin de personnes compétentes pour s occuper de votre argent. Gérer les finances les résultats que nous voulons En tant que conseil d administration, vous devez vous assurer que vos finances sont bien gérées. Vous avez donc besoin de personnes compétentes pour s occuper de votre argent. la coopérative adopte un budget réaliste chaque année La gestion des finances de votre coopérative commence avec la planification. Votre coopérative doit commencer à préparer son budget plusieurs mois avant son année d application. Assurez-vous que votre coopérative rassemble toute l information nécessaire pour préparer un bon budget. Quels seront les coûts d éléments comme l énergie et les taxes? Votre prêt hypothécaire changera-t-il? Et l aide gouvernementale? Combien devriez-vous déposer dans votre réserve de remplacement ou votre réserve pour immobilisations? La gestion des finances de votre coopérative commence avec la planification. Votre coopérative doit commencer à préparer son budget plusieurs mois avant son année d application. Visez toujours un budget équilibré. Vous devez aussi planifier vos dépenses à même votre réserve d immobilisations. Dans les sections concernant l entretien de la coopérative et la planification financière à long terme, nous abordons la question des prévisions à long terme pour le fonds de réserve. Vous devriez également disposer d un petit budget pour les dépenses d immobilisations à court terme. Ce budget vous indique combien vous devrez dépenser pour les remplacements et les réparations majeures que vous prévoyez effectuer au cours des deux ou trois prochaines années. BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE 7
N oubliez pas non plus le marché du logement local lorsque vous fixez le montant de vos droits d occupation. Il y a peut-être des concurrents dont vous devez tenir compte. Quels sont leurs loyers? Quel est le taux d inoccupation local? Inutile de budgéter pour une occupation complète et vous retrouver au milieu de l année avec des pertes importantes dues aux logements inoccupés. Ou encore de perdre de l argent alors que vous auriez pu fixer vos droits d occupation à un niveau plus élevé. La budgétisation n a rien à voir avec la physique nucléaire. Elle nécessite simplement une attention au détail. Assurezvous que votre gestionnaire en est conscient. Vous devez aussi vous assurer de faire approuver votre budget par vos membres à temps pour donner un avis suffisant de toute hausse des droits d occupation. Le délai minimum est de 60 jours. Certaines coopératives peuvent avoir des règles ou des règlements qui prévoient un délai plus long. Assurez-vous que le budget de votre coopérative vous permet de rester «dans le noir». L argent que vous prévoyez recueillir en droits d occupation et auprès du gouvernement et d autres sources devrait au moins équivaloir à vos dépenses et à ce que vous devez déposer dans votre réserve pour immobilisations. À l occasion, certaines coopératives connaîtront des années déficitaires. Ce n est pas nécessairement un problème si ce déficit est prévu et si vous avez un surplus accumulé des années précédentes dans lequel vous pouvez puiser. Mais si votre coopérative est déficitaire pendant plusieurs années ou si vous avez un déficit imprévu, vous vous dirigez directement vers des difficultés. Visez toujours un budget équilibré. 8 BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE
la coopérative règle ses factures au complet et à temps Votre coopérative peut-elle se permettre de payer des frais de retard pour des comptes en souffrance? Ou de manquer un rabais pour un paiement anticipé? Assurezvous que le paiement des factures est approuvé et que les chèques sont signés et envoyés à temps pour respecter le délai de paiement. Les frais de retard sont un gaspillage de votre argent. la coopérative a des livres et des registres financiers à jour La personne chargée de la tenue des livres dans votre coopérative doit garder vos dossiers financiers à jour. Voici certains signes qui indiquent que vos livres sont à jour. Assurez-vous que le paiement des factures est approuvé et que les chèques sont signés et envoyés à temps pour respecter le délai de paiement. Les frais de retard sont un gaspillage de votre argent. Assurez-vous que votre teneur de livres utilise la comptabilité d exercice et non la comptabilité de caisse. Au besoin, votre vérificateur peut vous expliquer la différence. Tous les revenus provenant des droits d occupation sont inscrits à la date d échéance, au début de chaque mois. C est ce qu on appelle la comptabilité d exercice. Les dépenses comme les taxes et les assurances sont inscrites aux livres tous les mois, même si elles ne sont payées qu une ou deux fois par année. C est également un principe de la comptabilité d exercice. Assurez-vous que votre teneur de livres utilise la comptabilité d exercice et non la comptabilité de caisse. Au besoin, votre vérificateur peut vous expliquer la différence. Votre conseil d administration doit pouvoir demander de l information à jour et l obtenir immédiatement. La même règle s applique aux membres qui veulent de l information au sujet de leur compte de droits d occupation. Les paiements et les dépôts sont inscrits dans vos livres à mesure qu ils sont effectués. Votre conseil d administration doit pouvoir demander de l information à jour et l obtenir immédiatement. La même règle s applique aux membres qui veulent de l information au sujet de leur compte de droits d occupation. BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE 9
Votre gestionnaire garde un œil sur vos mouvements de trésorerie et, au besoin, vous conseille de transférer des fonds entre les comptes pour éviter d être à découvert ou pour s assurer que vous maximisez vos revenus de placement. Votre système de tenue de livres produit régulièrement des états financiers, ce qui nous amène au prochain résultat que nous voulons. Les administrateurs doivent poser des questions au sujet de ce qu ils ne comprennent pas. Il n y a pas de question financière stupide. le conseil reçoit et examine les états financiers chaque mois Votre système de comptabilité doit vous fournir des états financiers. Voici les rapports essentiels et la fréquence à laquelle vous devez les recevoir : bilan tous les mois état des revenus tous les mois arrérages des droits d occupation au moins deux fois par mois, sauf s il n y a pas d arrérages. Assurez-vous que votre conseil peut assister à un atelier sur la compréhension des états financiers. Parce que lorsque vous examinerez les états financiers vous devez vraiment savoir ce que vous regardez. Les administrateurs doivent comprendre les états financiers afin de pouvoir les examiner en connaissance de cause. Les états financiers doivent être assez détaillés pour donner une image claire de la situation de la coopérative, mais pas trop détaillés qu ils sont trop difficiles à comprendre. Les administrateurs doivent poser des questions au sujet de ce qu ils ne comprennent pas. Il n y a pas de question financière stupide. Assurez-vous que votre conseil peut assister à un atelier sur la compréhension des états financiers p arce que lorsque vous examinerez les états financiers vous devez vraiment savoir ce que vous regardez. 10 BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE
votre coopérative calcule de façon précise les droits d occupation et les subventions versées aux ménages bénéficiant d une aide assujettie au contrôle du revenu La plupart des programmes de coopératives d habitation comportent un volet de subvention qui permet aux coopératives d offrir une aide assujettie au contrôle du revenu (AACR) pour réduire les droits d occupation de leurs ménages à faible revenu. Il est important que le gestionnaire ou le teneur de livres de votre coopérative connaisse les règles qui s appliquent au calcul de l AACR et des subventions. Ces règles peuvent varier d un programme à un autre. Si vous vous trompez, vous pourriez devoir au gouvernement de l argent que vous n avez pas et vos membres vous devront de l argent qu ils n ont pas. En cas de doute au sujet des règles de l AACR, demandez l aide de la FHCC ou de votre fédération locale, ou adressez-vous aux gens qui administrent le programme de votre coopérative. la coopérative gère ses risques financiers De nos jours, on entend souvent parler de la gestion des risques. Que signifie cette expression? Pour votre coopérative, la gestion des risques signifie qu il faut prévenir les pertes en réduisant les risques au niveau le plus bas possible. Les pertes peuvent être physiques, comme dans le cas d un incendie ou d une inondation, et nous les examinerons plus en détail dans la section traitant de l entretien de votre coopérative. Elles peuvent également être financières. Deux facteurs peuvent vous aider à réduire les risques de pertes financières : Il est important que le gestionnaire ou le teneur de livres de votre coopérative connaisse les règles qui s appliquent au calcul de l AACR et des subventions. Ces règles peuvent varier d un programme à un autre. Si vous vous trompez, vous pourriez devoir au gouvernement de l argent que vous n avez pas et vos membres vous devront de l argent qu ils n ont pas. La gestion des risques signifie qu il faut prévenir les pertes en réduisant les risques au niveau le plus bas possible. les contrôles financiers une bonne police d assurance BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE 11
Les contrôles financiers sont des systèmes qui vous permettent de protéger votre argent. Ils vous aident à vous assurer que : vos systèmes comptables et bancaires sont solides l argent des membres est en sécurité et bien comptabilisé vos actifs sont bien assurés vous n avez pas confié toutes vos finances à une seule personne il n y a pas de risque de fraude. Il est facile de penser qu il est impossible qu une fraude se produise dans votre coopérative : chaque coopérative où il y a eu de la fraude pensait la même chose. Vous pouvez demander à votre vérificateur de vous donner des conseils au sujet des contrôles financiers. La gestion judicieuse des cartes de crédit est également un contrôle financier. Demandez donc à votre vérificateur d examiner vos mesures de contrôle de carte de crédit, si votre coopérative en utilise une. Avez-vous pris toutes les mesures nécessaires pour protéger votre coopérative contre la fraude? Il est facile de penser qu il est impossible qu une fraude se produise dans votre coopérative; chaque coopérative où il y a eu de la fraude pensait la même chose. Vous pouvez demander à votre vérificateur de vous donner des conseils au sujet des contrôles financiers. Assurez-vous aussi que le vérificateur vous donne une lettre de recommandations chaque année. La lettre de recommandations renferme des conseils qui vous aideront à améliorer vos systèmes et vos contrôles financiers. Une note au sujet de l utilisation des cartes de crédit dans les coopératives Les cartes de crédit peuvent être très utiles dans les coopératives d habitation, mais dans certaines coopératives elles ont causé des problèmes parce que leur utilisation n a pas été bien encadrée. Vous devez être très prudents lorsque vous gérez l utilisation de cartes de crédit dans votre coopérative. Pour cela, il vous faut : un nombre restreint de personnes qui peuvent utiliser la carte et à quelles fins une limite de dépenses raisonnable sur la carte un système de bons de commande efficace une comparaison mensuelle du relevé de la carte par rapport aux reçus une supervision indépendante de l utilisation de la carte par un tiers, comme votre teneur de livres. 12 BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE
Une autre façon de contrôler l usage des cartes de crédit est d utiliser des cartes de fournisseurs plutôt que les cartes générales émises par des banques. La gestion judicieuse des cartes de crédit est également un contrôle financier. Demandez donc à votre vérificateur d examiner vos mesures de contrôle de carte de crédit, si votre coopérative en utilise une. Le deuxième facteur pour gérer les risques financiers tous les risques, en fait est la police d assurance de votre coopérative. Avez-vous vérifié votre police d assurance récemment pour savoir si vous êtes suffisamment assurés? Votre police doit vous protéger contre les types de risque suivants : Votre police d assurance doit vous protéger contre divers types de risques. Posez des questions au sujet de votre assurance. Soyez certains d être bien assurés. les accidents des bénévoles les pertes matérielles la perte de revenu (en raison de pertes matérielles) la responsabilité générale contre des réclamations de tiers pour des dommages la responsabilité des administrateurs et des agents la fraude le cambriolage et le vol. Il est important que vous compreniez bien votre police d assurance, alors posez des questions s il le faut. Pendant que nous sommes sur le sujet des assurances, notons que c est une bonne idée de recommander aux membres d avoir leur propre assurance de biens personnels. C est pour leur propre protection et cela peut aussi protéger la coopérative. la coopérative évite les opérations en espèces Nous savons tous que 500 $ en espèces le vendredi peut se réduire à 300 $ le lundi ou à rien du tout. Il est donc tentant d accepter le paiement en espèces des membres lorsqu ils ont cet argent en main. Mais ne le faites pas. Vous pouvez mettre votre coopérative et vos employés en difficulté en acceptant de l argent comptant. Parce que les paiements en espèces peuvent disparaître sans laisser de trace ou on peut prétendre qu ils n ont jamais été faits. Insistez pour que les membres qui ne peuvent payer par chèque le fassent par mandat-poste. BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE 13
Vous pouvez mettre votre coopérative et vos employés en difficulté en acceptant de l argent comptant parce que les paiements en espèces peuvent disparaître sans laisser de trace ou on peut prétendre qu ils n ont jamais été faits. Insistez pour que les membres qui ne peuvent payer par chèque le fassent par mandat-poste. Envisagez le paiement direct vous pouvez faire installer un appareil de cartes de débit dans le bureau de votre coopérative. Règle générale, n acceptez pas que vos membres soient en situation d arrérage. Votre coopérative doit percevoir tous les droits d occupation le premier jour de chaque mois. la coopérative perçoit promptement perçoit promptement les droits d occupation Règle générale, n acceptez pas que vos membres soient en situation d arrérage. Votre coopérative doit percevoir tous les droits d occupation le premier jour de chaque mois. Si vous permettez à vos membres de payer en retard, vous aurez des arrérages. Si vous ne leur permettez pas de le faire, vous n en aurez pas. Si vous ne recevez pas le paiement d un membre, vous devez convenir d un mode de paiement acceptable ou prendre les mesures nécessaires pour l expulser. C est aussi simple que cela. Sévère? Pas vraiment. La fin du mois n est pas bien loin. Tous les arrérages pour le mois courant devraient être réglés avant le début du mois suivant. Sinon, vous commencerez à éprouver de graves problèmes avec l accumulation des droits d occupation non payés. Beaucoup de coopératives verront leurs accords d exploitation prendre fin d ici quelques années, si ce n est plus tôt. Leurs prêts hypothécaires initiaux de premier rang seront remboursés, mais elles perdront aussi leurs subventions. Ce seront des changements importants et le moment de commencer à les planifier financièrement est maintenant, non pas lorsqu ils se produiront. la coopérative met en place un plan financier à long terme De plus en plus, les coopératives voient plus loin que la prochaine année lorsqu elles planifient leurs finances. Beaucoup de coopératives verront leurs accords d exploitation prendre fin d ici quelques années, si ce n est plus tôt. Ces coopératives seront dans une situation financière bien différente à ce moment. Leurs prêts hypothécaires initiaux de premier rang seront remboursés, mais elles perdront aussi leurs subventions. Elles n auront peut-être pas les fonds nécessaires dans leurs réserves et devront se refinancer pour payer le coût des rénovations et même du réaménagement de leur propriété. Ce seront des changements importants et le moment de commencer à les planifier financièrement est maintenant, non pas lorsqu ils se produiront. 14 BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE
Il n y a pas seulement la fin des accords gouvernementaux auxquels nous devons penser. Les coopératives dont les partenariats gouvernementaux se poursuivront pendant un certain temps doivent également planifier leurs finances pendant des périodes couvrant plusieurs années. Mettre en place un plan financier à long terme ne se fait pas du jour au lendemain. Mais les éléments dont il faut tenir compte sont bien connus. Vous devrez établir des estimations pour les éléments suivants : 1. les dépenses annuelles de votre coopérative 2. votre paiement hypothécaire et tout autre prêt que vous remboursez 3. tout nouvel emprunt que vous devrez contracter à l avenir 4. les contributions à votre réserve de remplacement et les retraits 5. les droits d occupation que vous devrez fixer pour couvrir tous vos coûts 6. toute subvention d exploitatio que vous recevez du gouvernement. Pour estimer les montants que vous devrez ajouter à, et dépenser de, votre réserve pour immobilisations le point 4 sur cette liste vous aurez besoin d un plan d immobilisations à long terme. Nous examinerons ce sujet plus en détail dans la section concernant l entretien de votre coopérative, à la page 21. Combien d années votre plan financier à long terme devrait-il couvrir? Au moins cinq ans et, de préférence, dix ans. Vous devrez également le mettre à jour chaque année à mesure que de nouvelles données concernant les activités de votre coopérative deviendront disponibles. Les plans à long terme ne sont pas des boules de cristal. Mais ils donnent une bonne idée de votre avenir financier et vous permettent de commencer à vous y préparer maintenant en fixant vos droits d occupation au niveau de rentabilité réel, non seulement au niveau qui vous permet d atteindre le seuil de rentabilité aujourd hui. BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE 15
Votre coopérative doit avoir une stratégie pour faire fructifier ses réserves en y investissant. C est particulièrement important dans le cas de vos réserves pour immobilisations. Pour créer un plan d investissement qui correspond à vos besoins, vous devriez vous adresser à un conseiller en placement. la coopérative a un plan d investissement Votre coopérative doit avoir une stratégie pour faire fructifier ses réserves en y investissant. C est particulièrement important dans le cas de vos réserves pour immobilisations. Un bon plan d investissement vous procurera l argent dont vous avez besoin pour les remplacements de biens d immobilisation et les réparations lorsque vous en avez besoin, tout en faisant fructifier vos fonds à plus long terme pour gagner plus d argent. Pour créer un plan d investissement qui correspond à vos besoins, vous devriez vous adresser à un conseiller en placement. La caisse de crédit ou la banque de votre coopérative pourrait vous orienter dans la bonne direction. En Ontario, un programme de placement a été créé pour les coopératives qui relèvent de la Loi sur la réforme du logement social. Ce programme est offert par le biais de la Société des services de logement social. Gérer les finances les personnes, les outils et la formation La tenue de livres exige des compétences spécialisées. Vous avez besoin d un teneur de livres ou d un service de tenue de livres qualifié et expérimenté. les personnes La budgétisation, le paiement des factures, la perception des droits d occupation, la surveillance du fonds de roulement, la surveillance des contrôles financiers toutes ces tâches nécessitent une administration financière solide de vos employés ou de vos gestionnaires. Assurez-vous donc de choisir des gestionnaires qui ont les bonnes compétences. Votre gestionnaire doit également connaître le ou les programmes gouvernementaux qui s appliquent à votre coopérative. Sans une bonne connaissance du fonctionnement des subventions, des erreurs peuvent se produire dans la budgétisation et dans l établissement des droits d occupation pour les ménages à faible revenu. 16 BIEN GÉRER VOTRE COOPÉRATIVE