1/8 Comité sectoriel du Registre national Délibération RN n 72/2014 du 10 septembre 2014 Objet: demande formulée par l'asbl RENTA en sa faveur et en celle de ses membres afin de pouvoir utiliser le numéro d'identification du Registre national de personnes prenant en location des véhicules et de conducteurs habituels de véhicules loués ou pris en leasing (RN-MA-2014-310) Le Comité sectoriel du Registre national (ci-après "le Comité") ; Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques (ci-après la "LRN") ; Vu la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel (ci-après la "LVP"), en particulier l'article 31bis ; Vu l'arrêté royal du 17 décembre 2003 fixant les modalités relatives à la composition et au fonctionnement de certains comités sectoriels institués au sein de la Commission de la protection de la vie privée ; Vu la demande de l'asbl RENTA, reçue le 07/07/2014 ; Vu les informations complémentaires reçues le 07/08/2014 et le 08/08/2014 ; Vu la demande d'avis technique et juridique adressée au Service public fédéral Intérieur en date du 11/08/2014 ; Vu le rapport de la Présidente ;
Délibération RN 72/2014-2/8 Émet, après délibération, la décision suivante, le 10/09/2014: I. OBJET DE LA DEMANDE 1. La demande vise à ce que l'asbl RENTA, ci-après le demandeur, ainsi que ses membres, soient autorisés à utiliser le numéro d'identification du Registre national en vue d'identifier les personnes prenant en location des véhicules ainsi que les conducteurs habituels de véhicules loués et pris en leasing.... II. CONTEXTE DE LA DEMANDE 2. Les services de police sont déjà confrontés depuis de nombreuses années à la problématique relative à l'identification de conducteurs de véhicules loués ou pris en leasing. Les véhicules loués ou pris en leasing sont immatriculés au nom du propriétaire, généralement une société de location ou une société de leasing. Les recherches à l'aide de la plaque minéralogique fournissent aux services de police les données d'identification d'une société de location ou d'une société de leasing, à laquelle sont ensuite adressés les procès-verbaux. Deux situations se produisent souvent dans la pratique : le loueur ne connaît pas les données d'identification du conducteur habituel et envoie les procès-verbaux à l'entreprise qui loue le véhicule ou le prend en leasing. Cette dernière envoie à son tour les procès-verbaux au conducteur habituel ; le loueur connaît les données d'identification du conducteur habituel et les transmet aux services de police. Ceux-ci adressent ensuite les procès-verbaux au conducteur habituel. 3. La Banque-Carrefour des Véhicules a notamment été créée pour simplifier considérablement les procédures administratives décrites ci-dessus. L'article 9 de la loi du 19 mai 2010 portant création de la Banque-Carrefour des véhicules (ci-après la BCV) est libellé comme suit : " 1 er. La Banque-Carrefour tient à jour un répertoire de références qui indique, pour chaque véhicule qui y est inscrit, les types de données disponibles dans le réseau et le nom des services qui les conservent. Dans le réseau sont disponibles les données nécessaires à : ( )
Délibération RN 72/2014-3/8 5 l'exercice de la police de la circulation routière et de l'usage de la voie publique en exécution de la réglementation en matière de transport exceptionnel ; (...) 2. Le Roi précise, après avis du comité sectoriel, quelles sont les données répondant aux finalités énumérées au 1 er." 4. L'article 2, 18 de l'arrêté royal du 8 juillet 2013 portant exécution de la loi du 19 mai 2010 portant création de la Banque-Carrefour des Véhicules (ci-après l'arrêté BCV) prévoit à cet effet que les données suivantes doivent être disponibles via le réseau : "les données d'identification des personnes physiques ou morales qui prennent en location, à court ou long terme, un véhicule faisant l'objet d'un contrat de location et les données d'identification du conducteur habituel dudit véhicule." 5. La notion de "données d'identification" n'est pas définie davantage dans l'arrêté BCV. Les articles 10 et 11 de l'arrêté BCV renvoient uniquement respectivement au rôle du Registre national et de la Banque-Carrefour de la Sécurité sociale pour la collecte de ces données d'identification. 6. Le Comité estime que dans le présent contexte, il y a lieu d'entendre par "données d'identification" les nom et prénoms, la date et le lieu de naissance et le sexe d'une personne physique. Le demandeur peut remplir la mission qui lui est confiée à l'aide des données susmentionnées. Pour le traitement de ces données, aucune autorisation préalable n'est requise. Il va de soi que le demandeur doit traiter les données conformément aux dispositions de la LVP. 7. Le demandeur sollicite, en son nom et au nom de ses membres, une autorisation d'utiliser le numéro de Registre national en vue d'une identification univoque. III. EXAMEN DE LA DEMANDE A. LÉGISLATION APPLICABLE A.1. Loi du 8 août 1983 (LRN) 8. Conformément à l'article 5, premier alinéa, 2 et à l'article 8 de la LRN, le Comité accorde l'autorisation d'utiliser le numéro d'identification du Registre national "aux organismes publics
Délibération RN 72/2014-4/8 ou privés de droit belge pour les informations nécessaires à l'accomplissement de tâches d'intérêt général qui leur sont confiées par ou en vertu d'une loi, d'un décret ou d'une ordonnance ou de tâches reconnues explicitement comme telles par le comité sectoriel précité". 9. Le demandeur est une association sans but lucratif qui vise "à réunir les personnes physiques, les associations ainsi que les sociétés civiles et commerciales, avec ou sans personnalité morale, qui sont représentatives des activités économiques inhérentes au secteur de la location de véhicules, ainsi qu'à défendre et promouvoir leurs intérêts." À cet effet, selon ses statuts, l'association peut notamment entreprendre "au nom et pour le compte des membres, la coordination et la simplification de certaines activités administratives ou comptables, plateformes de travail ou tâches collectives afin d'établir un flux de données neutre, centralisé et harmonisé moyennant une indemnisation de base ou au prix de revient." 10. Le demandeur est chargé d'une mission réglementaire en vertu de l'arrêté BCV. 11. Le Chapitre IV de l'arrêté BCV traite des personnes physiques ou morales associées au fonctionnement de la Banque-Carrefour des Véhicules. L'article 4 de ce chapitre énumère les personnes morales en mentionnant les finalités auxquelles elles contribuent. 12. L'article 4, 7 de l'arrêté BCV cite : "l'asbl Renta, la Fédération Belge des Loueurs de Véhicules, dans la mesure où elle soutient activement et contribue à : faciliter la recherche, la poursuite pénale et l'application des peines des infractions ; faciliter l'exécution des missions de la police de la circulation routière et de la sécurité routière, la sécurité des véhicules à moteur et des remorques incluses ; faciliter l'exercice par les services de police de leur mission de police administrative ; faciliter l'encaissement des taxes, des rétributions ou des redevances de stationnement des véhicules." 13. Vu ce qui précède, la présente demande est recevable en ce qui concerne le demandeur sur la base de l'article 5, premier alinéa, 2 et de l'article 8 de la LRN. 14. Le demandeur sollicite également l'autorisation au profit de ses membres. Selon les statuts, l'affiliation est ouverte à toute personne active dans le domaine de la location de véhicules,
Délibération RN 72/2014-5/8 quelle que soit la forme juridique choisie : "les personnes physiques, les associations ainsi que les sociétés civiles et commerciales, avec ou sans personnalité morale". 15. Le Comité fait remarquer que les personnes physiques n'entrent pas en ligne de compte pour une autorisation en nom propre 1. Les associations de fait n'entrent pas en considération pour une autorisation 2 car elles ne disposent pas de la personnalité juridique. 16. Dans ce qui suit, le Comité limite son analyse aux personnes morales. Il ressort d'ailleurs des informations fournies dans la demande qu'actuellement, tous les membres sont des personnes morales. 17. Les membres du demandeur sont en principe tous des entreprises purement commerciales qui fournissent certains services et certains biens contre paiement. Une entreprise commerciale poursuit son propre intérêt, pas l'intérêt général. Bien que des entreprises puissent être directement ou indirectement impliquées dans l'exécution de l'intérêt général, elles n'entrent qu'exceptionnellement en ligne de compte pour une autorisation. 18. Le Comité considère que le demandeur est chargé, par arrêté royal, d'une tâche d'intérêt général mais pas ses membres individuels. Le Comité fait d'ailleurs remarquer que l'arrêté ne limite pas la tâche du demandeur à la clientèle de ses membres mais parle de toutes les personnes qui louent un véhicule et de tous les conducteurs habituels. Il ressort de la demande que la collaboration de sociétés de location et de sociétés de leasing est requise pour la transmission du procès-verbal sous format papier au conducteur habituel. Par contre, il ne ressort pas de la demande que leur collaboration soit indispensable pour la collecte des données d'identification de la personne prenant en location un véhicule et du conducteur habituel. Généralement, l'employeur sera le mieux placé pour fournir les données d'identification pour les voitures de société. 19. Le Comité conclut de ce qui précède que la tâche d'intérêt général confiée explicitement au demandeur par l'arrêté BCV n'implique pas que ses membres remplissent également une tâche d'intérêt général. Le Comité estime que la demande est irrecevable en ce qui concerne les membres du demandeur, faute de tâche d'intérêt général, comme le requièrent l'article 5, premier alinéa, 2 et l'article 8 de la LRN. 1 L'article 5, premier alinéa, 3 de la LRN mentionne les "personnes physiques ou morales qui agissent en qualité de soustraitants des autorités publiques belges et des organismes publics ou privés de droit belge visés aux 1 et 2 " de cette même disposition. Le Comité juge qu'en pareils cas, ce n'est pas le sous-traitant mais le responsable du traitement qui l'engage qui doit être autorisé. 2 Voir la délibération RN n 23/2010 du 14 juillet 2010.
Délibération RN 72/2014-6/8 A.2. Loi du 8 décembre 1992 (LVP) 20. En vertu de l'article 4 de la LVP, le numéro d'identification du Registre national constitue une donnée à caractère personnel dont le traitement n'est autorisé que pour des finalités déterminées, explicites et légitimes. Cette donnée à caractère personnel doit en outre être adéquate, pertinente et non excessive au regard des finalités pour lesquelles elle est traitée. B. FINALITÉS 21. L'article 13 de l'arrêté BCV charge le demandeur de collecter et de gérer les données d'identification de la personne prenant en location un véhicule et du conducteur habituel d'un véhicule afin de permettre à l'autorité de réaliser plus efficacement les finalités d'intérêt général énumérées au point 12. 22. Les données seront mises à la disposition des services de police via la Banque-Carrefour des Véhicules dès que ces derniers auront obtenu à cet effet une autorisation du Comité sectoriel pour l'autorité Fédérale (conformément à l'article 18 de la loi BCV). 23. Le Comité estime que les finalités susmentionnées qui sont poursuivies sont déterminées, explicites et légitimes au sens de l'article 4, 1, 2 de la LVP. Les traitements effectués par le demandeur reposent sur l'article 5, premier alinéa, c) de la LVP. C. PROPORTIONNALITÉ C.1. Quant au numéro d'identification du Registre national 24. L'article 13 de l'arrêté BCV est libellé comme suit : "La Fédération Belge des Loueurs de Véhicules, réunie dans l'asbl Renta ou dans une personne morale à déterminer, collecte les données suivantes : 1 les données d'identification de la personne physique ou morale, qui prend en location, à court ou à long terme, un véhicule faisant l'objet d'un contrat de location chez un de ses membres ; 2 les données d'identification du conducteur habituel d'un véhicule faisant l'objet d'un contrat de location, à court ou à long terme, chez un de ses membres."
Délibération RN 72/2014-7/8 25. Comme précisé ci-dessus, le demandeur peut remplir la tâche qui lui est confiée à l'aide des données nom et prénoms, date et lieu de naissance et sexe de la personne physique concernée (voir le point 6). 26. Le demandeur souhaite, le cas échéant, enregistrer le numéro de Registre national en vue d'identifier la personne qui prend en location un véhicule, le preneur en leasing et le conducteur habituel. Les services de police, qui seront les principaux utilisateurs de ces données, préfèrent de loin le numéro de Registre national. 27. Dans le chef des services de police, le numéro d identification constitue en effet l instrument le plus adéquat. Il s'agit d'un numéro unique qui permet d'identifier une personne avec une grande précision. Les erreurs qui pourraient survenir en raison entre autres d'une homonymie ou de fautes d'orthographe sont ainsi évitées. L'utilisation du numéro d'identification lors de la consultation du Registre national, notamment par les services de police, présente en outre l'avantage que ce sont immédiatement les données de la bonne personne qui s'affichent. 28. Le Comité juge que l'utilisation du numéro de Registre national par les services de police est proportionnelle mais cela n'implique pas que l'utilisation du numéro de Registre national par le demandeur le soit également. 29. Le Comité constate que sur la base des données d'identification nom et prénoms, date et lieu de naissance et sexe, les services de police retrouveront dans pratiquement tous les cas la bonne personne dans le Registre national 30. Dans le cas présent, le Comité doit également être attentif à la manière dont le demandeur souhaite collecter le numéro de Registre national des personnes concernées. Il ressort de la demande que le demandeur souhaite faire appel à un groupe d'intermédiaires important et diversifié. 31. Cela ressort de la méthode proposée pour les voitures de société. Les employeurs disposent du numéro de Registre national de leurs travailleurs exclusivement pour pouvoir accomplir leurs obligations en matière de sécurité sociale 3. Selon la demande, la société de leasing réclamerait à ses clients employeurs une liste des numéros de Registre national de travailleurs disposant d'une voiture de société. La société de leasing introduirait ensuite ces données dans la banque de données du demandeur. 3 Chaque employeur est obligé de mentionner dans le registre général du personnel le numéro d'identification à la sécurité sociale du travailleur. Article 5, 2, h) de l'arrêté royal du 8 août 1980 relatif à la tenue des documents sociaux.
Délibération RN 72/2014-8/8 32. En ce qui concerne la (courte) location directement au conducteur qui prend en location, la société de location réclamerait selon la demande le numéro de Registre national auprès de la personne prenant en location le véhicule et le transmettrait ensuite au demandeur. 33. Comme précisé ci-dessus, les sociétés de location et les sociétés de leasing n'entrent pas en ligne de compte dans ce contexte pour une autorisation d'utiliser le numéro de Registre national (voir le point 19). Les employeurs ne sont autorisés à utiliser le numéro de Registre national que pour des finalités strictement définies. Le Comité estime que les employeurs ne remplissent pas une tâche d'intérêt général dans le cadre de la Banque-Carrefour des véhicules et qu'il n'y a donc pas de base permettant d'étendre leur autorisation en ce sens. 34. Le Comité estime qu'à la lumière des finalités indiquées, l'utilisation du numéro d'identification du Registre national souhaitée par le demandeur n'est pas nécessaire et donc pas conforme à l'article 4, 1, 3 de la LVP. PAR CES MOTIFS, le Comité refuse d'autoriser l'asbl RENTA ainsi que ses membres à utiliser le numéro d'identification du Registre national. L'Administrateur f.f., La Présidente, (sé) Patrick Van Wouwe (sé) Mireille Salmon