La solution de visioconférence de Swisscom Trucs & astuces
Sommaire 1 Réussir ses conférences vidéo avec Vidia 3 2 Obtenir une qualité de son et d image optimale 3 2.1 Qualité de l image 3 2.1.1 Caméra 3 2.1.2 Luminosité 4 2.1.3 Bande passante 4 2.1.4 Performances de votre ordinateur 4 2.2 Qualité du son 4 3 Utilisation de Vidia dans une salle de réunion 5 4 Utilisation correcte du partage du bureau et des applications 5 2
1 Réussir ses conférences vidéo avec Vidia Les conseils suivants vous aident à utiliser Vidia de manière efficace: > > Ce qui vaut pour une séance ordinaire vaut également pour une conférence vidéo: préparez un ordre du jour pour chaque réunion et définissez les objectifs au début de la séance. > > Choisissez un lieu adéquat pour votre conférence vidéo, où vous ne serez pas dérangé et ne dérangerez personne. Veillez à ce qu aucune personne ne soit visible derrière vous. De l agitation en arrière-plan peut importuner les autres participants. > > Veillez à une qualité de son et d image optimale. Si les autres participants ne peuvent vous entendre ni vous voir correctement (et inversement), cela perturbe la réunion. Veuillez consulter le chapitre «Obtenir une qualité de son et d image optimale», que vous trouverez ci-dessous. > > Les bruits en arrière-fond sont très désagréables. Si vous vous trouvez dans un environnement bruyant, mettez votre microphone en mode silencieux lorsque vous ne parlez pas. Lorsque vous vous trouvez dans votre propre espace Vidia, vous pouvez mettre une partie ou la totalité des participants en mode silencieux. > > N oubliez pas de brancher votre ordinateur ou appareil mobile pour éviter de décharger la batterie pendant la conférence. > > Prenez garde à ce qui se trouve dans le champ de vision de votre caméra, que vous soyez à la maison ou au bureau. Le «Beauty Screen» avant de démarrer la réunion vous montre ce que voient les autres participants. > > Faites attention à votre habillement: les vêtements de couleur vive ou aux motifs diffus (rayures, petits carreaux, etc.) fatiguent les yeux. Les couleurs discrètes ou pastel sont les plus agréables à l écran. > > Dirigez votre caméra de façon à ce que les participants vous voient davantage que votre table ou votre plafond. 3
2 Obtenir une qualité de son et d image optimale Vidia permet de faire des vidéoconférences avec un son et une image en HD. Les conseils suivants vous aident à obtenir la meilleure qualité. 2.1 Qualité de l image La qualité de l image perçue par les autres participants dépend de plusieurs facteurs: > > La qualité de votre caméra > > La luminosité > > La bande passante disponible > > Les performances de votre ordinateur Les deux derniers facteurs influencent aussi la qualité de l image que vous percevez des autres participants. 2.1.1 Caméra Le plus souvent, les caméras externes donnent de meilleurs résultats que les webcams intégrées. Nous recommandons les caméras suivantes: > > Pour un usage normal sur le lieu de travail: Logitech HD Pro Webcam C920 > > Pour un usage dans une petite salle de réunion: Logitech HD Business Webcam C930e (cette caméra dispose d un objectif grand angle, qui permet de montrer plusieurs personnes côte à côte sur une même image). Branchez toujours la caméra directement à l ordinateur (n utilisez pas de hubs USB externes ou intégrés à l écran). Les smartphones et tablettes possèdent une ou plusieurs caméras intégrées. Il n est pas possible d y brancher des caméras externes. Vous pouvez cependant améliorer la qualité de l image en veillant à une bonne luminosité et en disposant d une bande passante suffisante (voir ci-dessous). 4
2.1.2 Luminosité Vous serez surpris de constater à quel point la qualité de l image dépend de la luminosité. Une bonne luminosité est essentielle à toute conférence vidéo. Idéalement, la source lumineuse devrait se situer derrière la caméra, au niveau des yeux. Si vous vous trouvez dans une pièce avec fenêtres, placez-vous face à la fenêtre. Si cela est impossible, il peut être utile de tirer les rideaux et d allumer la lumière. Si vous vous trouvez dans une pièce avec lumière artificielle, placez-vous si possible face aux sources lumineuses. Elles ne doivent pas apparaître sur l image. Il est souvent utile d incliner la caméra légèrement vers l avant (ou l écran, s il s agit d une caméra intégrée) afin d éviter que la lumière au plafond n éblouisse trop l image. En cas de mauvaise luminosité, vous pouvez améliorer la situation en plaçant par exemple un lampadaire derrière l écran. Beauty Screen avant d accéder à l espace Vidia, vous pouvez obtenir un aperçu de la luminosité. 2.1.3 Bande passante La vidéoconférence nécessite bien plus de bande passante que la téléphonie Internet, par exemple. Veillez donc à toujours utiliser le meilleur type de connexion à disposition, dans l ordre suivant: > > Câble LAN > > WiFi > > 4G / 3G Pour une qualité d image optimale, vous devez avoir une bande passante de 1,5 Mbit/s (téléversement et téléchargement). En cas de doute, il faut également désactiver les programmes qui nécessitent une bande passante en tâche de fond. Elle sera ainsi disponible pour votre conférence vidéo. Dropbox est un exemple d une telle application. Elle synchronise constamment vos données locales avec Internet, au cas où des modifications surviendraient. 5
2.1.4 Performances de votre ordinateur La vidéoconférence requiert une grande puissance de calcul. Souvent, lorsqu ils fonctionnent sur batterie, les notebooks voient leurs performances réduites. Branchez le câble réseau pour obtenir les meilleures performances et éviter de décharger la batterie pendant la conférence vidéo. Dans les options d alimentation, sélectionnez «Performances élevées» («High Performance») pour optimiser les performances. Attention: cela diminue l autonomie de la batterie. Si vous avez l impression que votre ordinateur fonctionne au ralenti, nous vous recommandons de fermer les applications non indispensables. 2.2 Qualité du son La qualité du son est aussi importante que celle de l image. Cela permet de garantir le bon déroulement de la réunion. Généralement, les haut-parleurs et microphones intégrés n offrent pas une qualité sonore satisfaisante. Les résultats sont bien meilleurs avec des appareils audio externes. Nous vous recommandons le casque-micro USB ou Bluetooth de Logitech ou Plantronics. Si plusieurs personnes participent à la conférence sur un même ordinateur, nous recommandons le kit mains libres USB (Speakerphone) de Jabra (Jabra Speak 410). Vérifiez qu aucun objet (p. ex., une tasse de café) ne se trouve à proximité immédiate du kit mains libres. Cela peut générer un écho pour les autres participants. Si vous disposez d un smartphone ou d une tablette, vous pouvez utiliser les écouteurs éventuellement fournis. Vous pouvez aussi employer un casquemicro Bluetooth. 6
3 Utilisation de Vidia dans une salle de réunion Grâce à Vidia et des périphériques adaptés, vous pouvez transformer n importe quelle salle de réunion en un remarquable espace de conférence vidéo et participer avec plusieurs personnes à une réunion Vidia. Branchez un écran ou téléviseur externe à votre ordinateur pour obtenir une image agrandie. Vous pouvez également utiliser un beamer/projecteur (qui doit cependant être suffisamment lumineux pour ne pas obscurcir la salle, car cela nuirait à la qualité de l image transmise par votre caméra). Vous pouvez aussi vous servir de deux écrans: si un autre participant partage son bureau ou une application, cliquez sur le contenu partagé pour l afficher dans une nouvelle fenêtre. Vous pouvez ensuite déplacer cette fenêtre vers le deuxième écran. Ainsi, vous voyez à la fois les autres participants et le contenu partagé. Participer à deux ou trois à une conférence vidéo Utilisez une webcam grand angle, p. ex. la webcam Logitech HD Business C930e, pour que tous les participants apparaissent sur la même image. Placez la caméra directement au-dessus ou au-dessous de l écran, de façon à garder le contact visuel avec les autres participants. Comme appareil audio, nous recommandons le kit mains libres (Speakerphone) de Jabra (Jabra Speak 410). Vous pouvez aussi employer un système comme Logitech ConferenceCam BCC950. Celui-ci dispose d une caméra orientable à distance avec zoom ainsi que d un haut-parleur et microphone intégrés. Connectez le système à votre ordinateur via USB et, avant d accéder à l espace Vidia, sélectionnez la caméra et les appareils audio. 7
Participer en groupe à une conférence vidéo Si vous participez à une conférence Vidia dans une même salle avec plus de trois personnes, nous vous recommandons le système Logitech ConferenceCam CC3000e. Il dispose d une caméra professionnelle orientable à distance avec zoom optique 10x et d un kit mains libres conçu pour les grands groupes. Connectez le système à votre ordinateur via USB et, avant d accéder à l espace Vidia, sélectionnez la caméra et les appareils audio. Remarque: Si plusieurs personnes dans une même salle accèdent au même espace Vidia, toutes ces personnes doivent mettre leur microphone et haut-parleur en mode silencieux, sauf celle qui a branché le kit mains libres à son ordinateur. Dans le cas contraire, un écho ou un sifflement peut se produire. 8
4 Utilisation correcte du partage du bureau et des applications Pour partager votre bureau, cliquez sur l icône de partage du bureau et des applications et sélectionnez «Partage du bureau» dans la liste. Ensuite, réduisez l application Vidia pour éviter l effet «miroirs». Pour partager une application, assurez-vous que la fenêtre de cette application n est pas réduite. Dans le cas contraire, les autres participants ne pourraient pas la voir. Si un autre participant partage son bureau ou une application, cliquez sur le contenu partagé pour l afficher dans une nouvelle fenêtre. Vous pouvez ensuite modifier la taille de cette fenêtre et même l afficher en plein écran. Si vous disposez de deux moniteurs, vous pouvez ensuite déplacer la fenêtre vers le deuxième écran. Ainsi, vous voyez à la fois les autres participants et le contenu partagé. Pour partager une présentation PowerPoint, nous vous conseillons de procéder à la configuration suivante dans le menu Diaporama > Paramètres du diaporama: Ainsi, la présentation sera affichée dans la fenêtre principale de PowerPoint, que vous pouvez partager dans Vidia. Veuillez ouvrir avant le début de la conférence Vidia les présentations/documents à partager. Cela permettra un déroulement plus fluide de la réunion. 9