6.5. Le reporting Le terme de «Reporting» désigne une famille d'outils de «Business intelligence» destinés à assurer la réalisation, la publication et la diffusion de rapports selon un format prédéterminé. Ils sont essentiellement destinés à faciliter la communication de résultats chiffrés ou d'un suivi d'avancement. Source: http://www.piloter.org/ Prologue Après la lettre de mission qui nous sera imposée bientôt et les Lois anti-blanchiment qui pourraient nous responsabiliser du moindre «blanchiment» réalisé par un client indélicat, on voudrait également nous rendre responsables du moindre conseil qui pourrait amener nos clients à payer moins d'impôts. Avec les contrôles fiscaux renforcés, le nombre de sociétés clientes en difficultés s'accroît (voir le nombre de faillites actuellement en Belgique). Allons-nous bientôt aussi être tenus responsables des faillites de nos clients? Mais à force d'imposer une multitude d'obligations pour les professionnels du chiffre, nous en arrivons à déresponsabiliser nos clients! Ce n'est pas ma faute, c'est mon comptable... Chaque professionnel connait ce genre de client virtuellement en faillite et tous nos conseils sont inutiles, car non suivis. Mais lorsque la faillite arrive, ce sont parfois les premiers à se plaindre de notre travail! Mais pouvons-nous le réaliser correctement ce travail? Car bien souvent, dès les premières difficultés, les documents n'arrivent plus, nos honoraires ne sont plus payés depuis de nombreux mois, les lettres envoyées, ou les courriels ne sont plus lus, etc. Le nez dans le guidon, l'entrepreneur fait l'autruche... Nous ne pouvons que recommander à chaque confrère ou consœur d'essayer de sensibiliser ses clients sur notre travail, à essayer de les écouter mais aussi à nous respecter! Car bien souvent nous essayons de les aider, mais comme dit si bien le proverbe, «il n'est pire sourd que celui qui ne veut pas entendre»... C'est ainsi qu'un jour, un Juge commissaire posait la question suivante à un client en faillite: «Votre comptable vous a-t-il prévenu des problèmes de votre société»? Une solution que nous préconisons, est le suivi de la société par l'établissement d'un reportions ou tableau de bord pour l'entreprise et ce, pour deux raisons: la première, afin d'aider et d'assister nos clients et donc de créer une valeur ajoutée à notre travail, et la deuxième, plus pragmatique, pour nous dégager de toute responsabilité en cas de problème dans la société. Généralité Une récente étude de l'i.p.c.f. démontrait que 78,39% des sociétés n'étaient pas accompagnées par leur comptable ou expert-comptable afin de les assister dans la mise en place d'un reporting de leur activité. Pourtant, imaginez-vous un véhicule lancé à pleine vitesse sans aucun tableau de bord? Non... Nous avons toujours été d'ardents défenseurs de la comptabilité réactive pour nos clients. La comptabilité est bien trop souvent perçue par les gérants de sociétés comme une corvée obligatoire, un outil pour l'administration fiscale afin de prélever son dû et dont nous sommes les responsables! Mais pourtant la comptabilité est surtout un formidable outil de gestion... Encore est-il nécessaire de voir le dirigeant s'impliquer dans l'établissement d'un reporting et le professionnelle proposer. IHK-Infos 03/2013 Seite 26
Combien de fois n'avons-nous pas eu une réunion avec un client pour attirer son attention sur des résultats comptables merveilleux et que celui-ci nous regardait d'un air interrogateur car son compte en banque était très loin dans le rouge? Ou exactement le contraire! La société se retrouvait dans une situation comptable catastrophique et le gérant refusait de voir la situation réelle, car son compte en banque restait, pour l'instant, dans le vert. L'établissement de reportings, tant de résultats que financiers, permettent d'anticiper ces situations pouvant mener les sociétés au-devant de graves problèmes. Acquérir un programme d'établissement des reportings? Par expérience, nous savons que les programmes mis sur le marché permettant d'établir des reportings sont souvent bien trop complexes et ne répondent pas aux besoins des petites entreprises. Car sans une analyse des comptes et de l'activité de la société, ils sont bien souvent impossibles à établir sans un travail fastidieux et complexe et bien trop coûteux pour nos clients. Et en matière de reporting, pour une petite société, la simplification est absolument nécessaire! Pour la majorité de nos clients, un simple canevas établi sous Excel est largement suffisant. Comment y réfléchir? Avant toute chose, une généralité à retenir impérativement: la simplification! Car plus un reporting sera difficile à appliquer, plus il deviendra source d'erreurs (et donc de décisions erronées) et lassera très vite le client devant sa complexité... Le reporting établi pour une société est constitué de données réelles comparées au budget (s'il est établi!) mais aussi des résultats passés. Il permet de visualiser rapidement les écarts et de tirer les conclusions ou les actions à entreprendre afin de redresser ou d'améliorer la situation de la société. Pour un professionnel, la première étape est de déterminer les besoins de la société et de son dirigeant. Une société prestataire de services n'aura pas les mêmes besoins qu'une société commerciale ayant une gestion de stock. Et de plus, le reporting financier sera privilégié en cas de trésorerie habituellement tendue par rapport au reporting de résultat pour une société prestataire de services actant simplement les résultats de l'activité. Avant de commencer ce travail, les étapes suivantes sont donc nécessaires: Première question à se poser: Reporting financier ou reporting des résultats? Le reporting financier se basera sur les flux de trésorerie de la société, tandis que celui des résultats sera effectué sur les résultats de la société. Ensuite, les points suivants seront analysés avec notre client: - Analyser les caractéristiques principales de l'activité de la société - Choisir les critères d'évaluation les plus utiles au dirigeant - Déterminer les informations nécessaires à l'établissement du reporting - Etablir le canevas du reporting mensuel ou trimestriel de l'activité, permettant de mettre en évidence les écarts par rapport au budget ou à l'historique de la société - Etablir enfin le reporting qui permettra le suivi des activités de la société, et pour le dirigeant, agir en conséquence. Dans le cas du reporting financier, nous analyserons avec notre client les flux de trésorerie de sa société, identifiant ensemble les facteurs influençant cette trésorerie. Pour le reporting de résultats, le gros problème des petites sociétés se trouve bien souvent dans la gestion du stock et plus particulièrement dans la détermination de la marge brute de l'activité (Chiffre d'affaires - achats consommés). En effet, il est très rare qu'une petite société, et même une moyenne, tienne, au jour le jour, un inventaire permanent. Elément pourtant indispensable pour connaître la marge brute. La solution la plus pratique généralement utilisée, consiste à reprendre le coefficient de marge brute utilisé par la société. Mais dans ce cas, il ne faut pas omettre de tenir compte des soldes et autres remises octroyées. IHK-Infos 03/2013 Seite 27
Dans le cas d'une utilisation des marges brutes, il est très utile de reprendre dans le calcul du cash flow la variation de stock déterminée lors du reporting «compte de résultats». Pour le reporting financier, les calculs se basent sur la détermination d'un «cash flow opérationnel». Il s'agit de déterminer le plus exactement possible les mouvements réels de fonds résultant de l'activité de la société. En partant des résultats hors amortissements de la société, il faut effectuer principalement deux corrections: - Reprendre la partie «capital» remboursé des emprunts de la société. - Les acquisitions de biens d'investissements, diminué éventuellement de la partie «capital» des nouveaux emprunts. Concernant les sociétés de négoce en général, il est également nécessaire d'inclure en positif, ou négatif, la variation de stock déterminée par le reporting des résultats. D'autres éléments peuvent être pris en considération en fonction de la société: augmentation des créances «clients», provision pour pertes sur clients, etc. Le professionnel sera particulièrement attentif à une augmentation significative des créances. Et enfin, si des écarts significatifs sont constatés, il est nécessaire de vérifier les «chantiers encours» éventuels ou les charges non récurrentes comptabilisées mensuellement (p. ex.: assurances, pécules de vacances, primes diverses, etc.). Dans le cas de certaines sociétés, (dans la construction par exemple), la facturation ne suit pas nécessairement exactement les prestations effectuées. Lors d'une signature d'un contrat, il est d'usage de payer et facturer un acompte. Bien qu'aucune prestation ni achats de fournitures n'aient été réalisés. D'autre cas peuvent être facilement détectés: des sociétés utilisant des sous-traitants: la facture d'entrée n'est pas dans le même mois que la facture de sortie, ou le contraire. Le professionnel doit faire preuve d'un esprit d'analyse! L'analyse du bilan est utile pour mieux cerner les points forts ou les points faibles de la société Le schéma général du bilan est établi en quelques minutes, et un diagnostic est très facile à établir qui nous aidera à la bonne compréhension de nos reportings : - Les actifs immobilisés sont-ils couverts par les fonds propres ou les capitaux permanents? - Les actifs circulants sont-ils exigibles avant les passifs circulants? - La trésorerie permet-elle de payer les dettes à court terme? Complémentairement au reporting, et afin de mieux cerner la situation de la société, il est important de bien suivre l'évolution de la structure bilantaire. Avant de me lancer dans l'établissement d'une procédure «reporting», j'analyse préalablement les points suivants: Les actifs immobilisés sont ils couvert par les fonds propres, ou les capitaux permanents? Le meilleur résultat est évidement lorsque les capitaux permanents sont supérieurs aux immobilisés. Inutile d'écrire que ce résultat est malheureusement trop rare! Si l'équilibre est parfait, il faut passer directement aux circulants. Si nous avons le contraire, soit un déséquilibre entre les immobilisés et les capitaux permanents, une analyse plus approfondie s'impose afin de déterminer les causes de ce déséquilibre et la manière d'y remédier. IHK-Infos 03/2013 Seite 28
Plusieurs raisons sont possibles: - le capital est nettement insuffisant au développement de l'entreprise; - les résultats reportés sont négatifs; - les investissements ont été réalisés par des dettes à court terme; - le stock est trop important. (Attention! Pour des raisons financières, nous rajoutons toujours le stock aux immobilisés, contrairement à la doctrine habituelle.) Bien souvent l'entrepreneur est incapable d'augmenter son capital, et lorsque les résultats sont négatifs, les problèmes ne sont plus très loin. Une réunion avec un professionnel du chiffre s'impose. De plus, cette situation hypothèque toute discussion avec les banques. Combien de fois ne découvrons-nous pas des investissements financés avec un crédit de caisse? Ou encore un financement octroyé sur 5 ans lorsque le bien acquis est amorti sur 10 ans? Il faut conseiller de toujours suivre la même périodicité de l'emprunt et de l'amortissement, surtout pour une petite société n'ayant pas beaucoup de fonds propres. Le stock Source des plus gros problèmes pour les petites entreprises. Achats trop important, stock mal évalué, marchandise désuète, valorisation faite à la va vite, etc. Par expérience, c'est là qu'il faut chercher l'erreur! Combien de sociétés ont des problèmes financiers importants malgré des résultats positifs, et possèdent un stock immobilisé énorme? Lorsque ce problème est détecté, notre solution, ou notre conseil, est de rapidement établir un budget d'achats avec une valorisation exacte de ce stock. Malheureusement, certains entrepreneurs désirant rendre leur société plus rentable ont vite compris l'influence de ce stock et le surévaluent. C'est la plus mauvaise des attitudes observées. Nous pensons à un gérant d'une petite société en consultation pour un conseil. A la lecture de son bilan, bien que ses dettes étaient importantes, les fonds propres étaient positifs. Mais après quelques explications, il avouait avoir plusieurs saisies et que la cessation de paiement était indiscutable. La seule explication qu'il donnait était d'une simplicité enfantine. Le stock repris à l'actif était surévalué de manière astronomique! En conclusion: le stock est toujours à valoriser de manière la plus consciencieuse qui soit en n'hésitant pas à comptabiliser des réductions de valeur lorsqu'elles s'imposent. Lorsque les résultats sont positifs, le stock correctement évalué et d'une valeur correspondant à l'activité, il est possible de retourner voir son banquier et de renégocier les crédits à court terme vers du long terme. Car bien souvent, nos amis banquiers acceptent des crédits de caisse à un taux avantageux pour leur banque, mais pas du tout pour leurs clients. Et n'oubliez jamais une chose: un plan financier correct, bien étudié, représente déjà une bonne partie de l'acceptation de votre banque! Equilibre parfait entre les quatre grands postes du bilan et difficultés financières Les actifs sont correctement couverts par les capitaux permanents, l'équilibre entre l'actif et le passif circulant est parfait et la société est dans de graves difficultés financières. La cause est généralement très simple: les délais de paiements des clients. Une société prestataire de services facture généralement à des clients «sociétés)}. Ces clients demandent des délais de paiements qui bien trop souvent ne sont pas respectés. Mais les charges du personnel, les frais généraux, les remboursements des emprunts doivent être payés comptants. Les réactions de l'entrepreneur doivent être relativement similaires qu'avec le problème du stock: analyse de la réalité des créances, mise en place d'une politique de rappels efficace, gestion des comptes clients systématique, etc. Il est bien souvent plus utile de se séparer de mauvais clients en diminuant le résultat de la société. Un tableau reprenant l'évolution historique de ces données, est encore un outil établi facilement et qui peut être très utile pour analyser une société, et de ce fait, tirer les conclusions avec notre client en lui expliquant le reporting que nous avons établi. IHK-Infos 03/2013 Seite 29
Conclusion Ce travail bien nécessaire pour nos clients ne sait être effectué correctement que si nos clients collaborent parfaitement et nous déposent régulièrement l'ensemble de leurs documents comptables. Ce qui est parfait semble tellement difficile... Au cas où le client en difficulté ne collabore pas de manière efficace, couvrons- nous avec un courrier très simple et professionnel. Il pourra être bien souvent utile plus tard. Jean-Luc VAN CAMPENHOUT Comptable-fiscaliste agréé Membre du Conseil National PACIOLI N 353 du 10 23 décembre 2012 IHK-Infos 03/2013 Seite 30