Étude d'opportunité de migration vers OpenOffice.org

Étude d'opportunité de migration vers OpenOffice.org

Introduction StarXpert est une société de services spécialisée dans la mise en œuvre du poste de travail OpenSource Présentation de l'étude qui a permis à Bayard Presse de prendre une décision concernant la migration vers OpenOffice.org avec tous les éléments en main Le 3 février 2006, page 2

Présentation Bayard Presse Un groupe de presse, d édition et de multimédia leader sur 3 marchés : la presse jeunesse, la presse religieuse et la presse senior 6ème groupe français de presse par la diffusion Présent dans 17 pays (et en Afrique francophone), avec plus de 150 magazines 36 millions de lecteurs dans le monde dont 5 millions d abonnés 8 millions de livres vendus dans le monde Éditeur de sites Internet en France et à l international Chiffre d affaires 2004 : 427 millions d euros 2 500 salariés dans le monde et 3 300 pigistes Derniers lancements : Muze, Filoteo, Eurêka (France) Plus Puzzel (Hollande), Popi (Finlande), Petit Ours Brun (Pologne) Le 23 janvier 2006, page 3 Copyright StarXpert 2003

Contexte poste de travail Bayard Presse Le 23 janvier 2006, page 4 Copyright StarXpert 2003 Au siège : 1150 postes dont 250 sur Mac PC sous W2000 et XP Mac en cours de migration vers OSX L existant : 727 000 documents répartis en Word (58%), Excel (40%) et Powerpoint (2%) Quelques particularités La réception de documents extérieurs (pigistes) L attachement fort des utilisateurs à la mise en forme des documents dans un contexte de Presse Une utilisation poussée d Excel par la Finance

Plan stratégique de l'étude bureautique Pourquoi une étude? Bayard n est pas engagée dans le programme Software Assurance de Microsoft et doit donc réinvestir à terme dans ses outils L environnement Apple subit une profonde mutation technologique L utilisation de nos outils bureautiques était mal connue Comment? Bayard a ressenti le besoin de trouver un appui extérieur : Connaissance superficielle par Bayard des alternatives Open Source à MS Office Volonté de bénéficier de l expérience déjà acquise par d autres Mission ciblée sous forme d une étude d opportunité technique, financière et organisationnelle. Le 23 janvier 2006, page 5 Copyright StarXpert 2003

Plan stratégique de l'étude bureautique Pourquoi le choix de StarXpert? Une approche convaincante, autant basée sur la conduite du changement que sur la technique Une très bonne connaissance des perspectives du monde Open Source, au-delà des lieux communs Périmètre Pas de restriction a priori : La totalité de la base installée du siège de Bayard, PC et Mac confondus La totalité des types d utilisation de la bureautique Le 23 janvier 2006, page 6 Copyright StarXpert 2003

Le projet proposé Analyse de faisabilité d'une migration bureautique vers OpenOffice.org, tenant compte des impacts financiers techniques humains organisationnels Le 3 février 2006, page 7

Objectif du projet Analyser les risques liés à la migration Techniques : présences de macros, d'interfaces applicatives Organisationnels : reprise du fond documentaire, modèle de diffusion de document, critère de choix des utilisateurs Humains : accompagnement du changement Anticiper les difficultés Le 3 février 2006, page 8

Démarche Étude de l'existant Conduite du changement Scénario de migration Décision Le 3 février 2006, page 9

Étude de l'existant Étude de l'existant Conduite du changement Scénario de migration Décision Contexte utilisateur Groupes homogènes, usages, flux internes et externes (pigistes...), contexte de travail (disponibilité...) Contexte documents Proportion de documents vivants, relevé des modèles Moyens de support utilisateurs Communication, formation, support Contexte technique Matériels, moyens d'administration, détection des macros, relevé des interfaces applicatives Le 3 février 2006, page 10

Relevés établis 110 000 105 000 100 000 95 000 90 000 85 000 80 000 75 000 70 000 65 000 60 000 55 000 50 000 45 000 40 000 35 000 30 000 25 000 20 000 15 000 10 000 5 000 0 Nombre de lignes de macros par service Lignes Lignes uniques 12,65% Ancienneté des fichiers de moins de 3 mois de plus d'un an 6,94% 6,29% entre 3 mois et 6 mois entre 6 mois et 1 an 74,12% TSI DFJ Le 3 février 2006, page 11 enf_jeu_fam DRH LACROIX DCM FABRICATION C_ET_R SENIOR BEJ AUDIT pelerin CDV

Conduite du changement Étude de l'existant Conduite du changement Scénario de migration Décision Le 3 février 2006, page 12 Support Utilisation, conversion, collaboration avec utilisateurs MS Office Fiches pratiques Formation Utilisation : Sessions de base génériques pour tous, ensuite ateliers thématiques courts Communication Échanges avec les utilisateurs, communication vers les différents acteurs influents / prescripteurs Motivation Parfaire l'environnement bureautique, CD personnel

Conduite du changement Étude de l'existant Conduite du changement Scénario de migration Décision Documents Ne reprendre que les documents vivants récents Diffuser au format PDF Établir une charte bureautique Impacts techniques Matériels, macros, interfaces applicatives Répartition des suites bureautiques Certains peuvent garder MS Office : macros, "bases de données" Excel Planning, étapes Le 3 février 2006, page 13

Bilan OpenOffice.org répond au besoin en terme fonctionnel Points négatifs Quelques progiciels interfacés avec MS Office Quelques usages avancés de MS Office Certaines utilisations d'access par des utilisateurs Excel avancés Points positifs Usage bureautique assez standard Peu de macros Relais techniques de proximité Le 3 février 2006, page 14

Bilan financier Evolution des coûts coût MS Office coût OpenOffice.org An 1 An 2 An 3 An 4 An 5 An 6 An 7 An 8 Le 3 février 2006, page 15

Décision Bayard a fait le choix d OpenOffice; choix motivé par : Une réponse satisfaisante en terme fonctionnel, moyennant un travail soigné de paramétrage Un coût très nettement en faveur d OO (facteur 2) Modalités Dans un premier temps, Bayard a lancé la migration du parc bureautique Mac (urgence de la migration vers la plate-forme OSX) Le parc PC sera migré ensuite (2007) Le 3 février 2006, page 16

Conclusion Un contexte Bayard intéressant Taille de l'entreprise Usage bureautique assez standard Diversité des métiers Parc mixte Mac OSX / Windows Domaine de la Presse Une démarche complète d'étude est nécessaire pour : prendre la mesure du projet prendre une décision en connaissance de cause Le 3 février 2006, page 17