Pour les entreprises de taille moyenne Descriptif Produit Oracle Standard Edition
POURQUOI VOTRE ENTREPRISE A BESOIN D UN SYSTEME DE GESTION DES CONTENUS Pour prendre de bonnes décisions de gestion, vous dépendez de la qualité, de la précision et de la provenance des informations sur lesquelles vous vous appuyez. De même, vos opérations ne peuvent être efficaces qu en disposant d un accès facile et sécurisé aux informations requises, à chaque fois qu elles sont nécessaires. Mais pour beaucoup d entreprises modernes, en particulier celles en pleine croissance, la qualité et la disponibilité des informations deviennent plus difficiles à garantir. Pourquoi? Parce que les informations de gestion sont de plus en plus souvent stockées en dehors des bases de données traditionnelles. Des informations critiques telles que des propositions, des profils clients, des spécifications techniques et des présentations peuvent être largement dispersées, quasiment sans aucune organisation. Comment trouver le bon document dans un tel contexte? Comment partager plus facilement vos données avec vos partenaires? Comment vous assurer que toutes vos informations peuvent être intégralement suivies, auditées, archivées, contrôlées et accessibles à tout moment, quel que soit leur format? Si vous ne pouvez répondre de façon satisfaisante à ces questions, votre organisation tirera très certainement avantage de la mise en œuvre d un système de gestion des contenus. A défaut, des documents et des données périmés, incorrects ou difficiles d accès pourraient pénaliser votre compétitivité. Les conséquences exactes sont difficiles à prédire. Ne prenons qu un exemple : si une mauvaise gestion des contenus entraine un défaut de conformité réglementaire, votre entreprise pourrait subir des conséquences juridiques ou financières, perdre certains marchés et détériorer ses relations clients. Quoi qu il en soit, une mauvaise gestion des contenus augmente les risques pour votre entreprise. LE COUT DES CONTENUS NON GERES Plus de risques se traduit inévitablement par plus de coûts. Chaque fichier perdu ou dupliqué, chaque dossier rempli de multiples versions de documents désorganisées peuvent entraîner des dépenses superflues, la perte de marchés... ou les deux. Par exemple, l incapacité à distribuer et à collaborer efficacement en ligne autour de vos contenus entraînera la création et la diffusion de multiples versions de documents physiques. Ce qui engendre des coûts d impression et d expédition pourtant évitables, tout en diminuant l efficacité des processus et des projets basés sur ces documents. Mais les conséquences ne s arrêtent pas là. La baisse d efficacité allonge les délais de mise sur le marché des nouveaux produits, et diminue la productivité ainsi que la satisfaction de vos équipes. Elle signifie aussi que vous disposez de moins de ressources et de temps pour innover. Autre aspect important, une mauvaise gestion des contenus peut vous faire rater des opportunités et ralentir votre croissance. Par exemple, un profil client égaré dans la pièce jointe d un e-mail vous fera perdre une opportunité de vente croisée. Ou un document technique stocké sur un système distant dans un format non standard prendra tellement de temps à consulter et à traiter que votre nouveau prospect ira voir ailleurs. Enfin, le manque de contrôle sur tous vos contenus opérationnels peut les rendre à la fois moins sécurisés et moins cohérents lorsqu il s agit de présenter l identité de marque de votre entreprise. Alors comment mettre en place un système de gestion des contenus facile à utiliser et économique, capable d organiser les contenus de façon cohérente avec votre marque, d automatiser les processus, de faciliter les accès autorisés et la collaboration, et d intégrer la conformité réglementaire au cœur de votre infrastructure de données? 2
UNIVERSAL CONTENT MANAGEMENT CONTROLEZ TOTALEMENT VOS CONTENUS Les données non structurées constituent aujourd hui la majorité des informations opérationnelles d une entreprise. Une approche unifiée représente la meilleure façon d en prendre le contrôle, en utilisant une plate-forme unique et unifiée pour assurer l automatisation de la gestion des contenus et des services associés. Les avantages sont concrets et immédiats : Amélioration de la productivité de l ensemble de l entreprise. Diminution des temps de formation et de maintenance pour tous les utilisateurs, opérationnels autant qu administratifs. Accélération des processus de révision, de validation, de formatage, de distribution, de suppression des données et de reporting. Suppression des goulets d étranglement au niveau des ressources. Simplification de la collaboration entre les équipes locales et les équipes distribuées. Meilleur contrôle des versions. Simplification de la conversion des formats. Réduction des coûts d accès aux données et de leur diffusion. Mais adopter une architecture unique ne vous oblige pas à abandonner votre infrastructure existante et le retour sur investissement que vous en attendiez. Aujourd hui, les solutions de gestion de contenus les plus modernes, basées sur des standards ouverts, peuvent vous permettre d améliorer ce que vous avez déjà plutôt que de tout remplacer. RENFORCER LA PRODUCTIVITE ET LE PARTAGE DES CONTENUS TOUT EN REDUISANT LES COUTS Standard Edition (UCM SE) unifie tous vos contenus sur une même plate-forme, facilitant le partage, la gestion et le contrôle. Mais ce n est pas tout. Oracle UCM SE vous permet également de bâtir une infrastructure stratégique de gestion des contenus qui vous permettra d économiser de l argent, d automatiser les processus et de faciliter la conformité réglementaire. Et parce qu elle offre une connectivité maximale, cette infrastructure peut s appuyer sur ce que vous avez déjà. Vous craignez que des fonctionnalités aussi complètes soient difficiles à utiliser? Il n en est rien. Concrètement, l interface très conviviale conçue par Oracle simplifie beaucoup toutes les opérations de gestion des contenus, qu il s agisse de documents, de feuilles de calcul ou de graphiques. De plus, tous vos services et vos contenus étant accessibles depuis un point unique, les délais et les coûts de formation sont réduits d autant. L accès et le contrôle de la sécurité des contenus deviennent également beaucoup plus faciles. L utilisation d autres solutions Oracle totalement intégrées avec Oracle Universal Content Management peut vous aider à optimiser encore plus la gestion des contenus. Par exemple, Oracle Document Capture constitue un système unifié pour convertir tous les types de documents électroniques ou papiers en formats utilisables. Il automatise également l indexation des documents, et rationalise et accélère tous vos processus de gestion documentaire. UTILISATEURS INFRASTRUCTURE EXISTANTE UNIVERSAL CONTENT MANAGEMENT CONTENUS UNIVERSAL CONTENT MANAGEMENT : LA GESTION DES CONTENUS OPTIMISEE POUR LES UTILISATEURS ET POUR VOS INVESTISSEMENTS EXISTANTS 3
DES INFORMATIONS ORGANISEES POUR INFORMER VOTRE ORGANISATION Oracle UCM SE transforme vos contenus en actifs stratégiques en facilitant leur gestion, leur accès et leur partage via le Web, quels que soient le format et l emplacement de départ. Ceci améliore la qualité des décisions de gestion en fournissant de meilleures analyses. Mais son impact va beaucoup plus loin. Oracle UCM SE apporte de nombreux avantages opérationnels ou de gestion. AVANTAGES POUR LA GESTION Amélioration de la productivité : Un accès aux contenus facile, sécurisé et rapide, dans le bon format, améliore la productivité globale de l organisation, de même que la possibilité de partager les contenus et de collaborer autour de ces contenus. Fiabilisation des analyses : Oracle UCM SE vous permet d unifier l accès à tous vos contenus et de les organiser. Les données périmées ou dupliquées peuvent être supprimées plus facilement et les décisions opérationnelles importantes ne s appuient que sur des contenus précis et actualisés. Amélioration des relations avec les clients et les partenaires : Garantir que les salariés, les partenaires et les clients utilisent toujours les contenus les plus récents permet d optimiser les niveaux de service et de renforcer la confiance entre tous ces groupes d utilisateurs. Renforcement de votre image de marque : Oracle UCM SE aide les entreprises à garantir la cohérence de leur marque dans tous leurs supports en ligne et hors ligne, en s appuyant sur un stockage, une organisation et des modèles centralisés. Amélioration du retour sur investissement : L interopérabilité aisée avec votre infrastructure existante améliore le retour sur les investissements existants. Elle vous permet également de valoriser encore plus vos contenus en renforçant leur accessibilité, en assurant une conversion immédiate dans les formats Web et en simplifiant la collaboration. Réduction des risques : Améliorer la précision, la sécurité et la fiabilité de vos contenus permet de diminuer les risques en facilitant la conformité réglementaire, en renforçant la fidélité des clients grâce à de meilleurs niveaux de service et en réduisant les risques de vol ou de mauvaise utilisation. AVANTAGES OPERATIONNELS Réduction des coûts : En supprimant des impressions ou des expéditions inutiles de documents et en accélérant et en standardisant les processus de gestion documentaire, Oracle UCM SE réduit les coûts en améliorant radicalement l efficacité de l usage et de la distribution des contenus. Rationalisation des opérations : Oracle UCM SE vous aide à accélérer les processus en regroupant des sources de données disparates et en automatisant des tâches qui prenaient beaucoup de temps. Simplification de la collaboration : Les utilisateurs peuvent créer des espaces de projet basés sur le Web sans connaissance informatique particulière, et fournir un accès aussi facile que sécurisé pour tous les utilisateurs autorisés, en simplifiant ainsi le travail collaboratif. Simplification de la conformité réglementaire : Oracle UCM permet aux entreprises de contrôler l accès aux contenus, de générer des journaux d accès et d automatiser la gestion des contenus en fonction de règles cohérentes, ce qui facilite le respect de leurs obligations réglementaires. Confort d utilisation exceptionnel : Une même interface utilisateur intuitive supporte les utilisateurs finaux, les groupes de travail, les experts du contenu, les gestionnaires de processus et les administrateurs. COMMENT UNIVERSAL CONTENT MANAGEMENT VOUS AIDE A REDUIRE VOS COUTS Simplification de la gestion : L accès centralisé à tous les contenus, quelle que soit leur origine, simplifie leur gestion et permet d économiser à la fois du temps et de l argent. Automatisation des tâches : L automatisation d étapes telles que le routage des contenus entre les utilisateurs et les services concernés supprime des tâches manuelles qui prenaient beaucoup de temps. Réduction des besoins de formation : Une interface commune pour les utilisateurs et l administration améliore l efficacité des utilisateurs et diminue les coûts et les délais de formation. Diminution des expéditions, des impressions et du stockage : Supprimer la multiplication des versions ainsi que les informations périmées ou incorrectes et utiliser beaucoup plus le Web pour la diffusion des contenus permet de réduire fortement ces coûts. Diminution des opérations de maintenance : Le regroupement des contenus à travers l ensemble de l organisation simplifie le suivi des versions et la suppression des données redondantes. Simplification de la conformité réglementaire : Oracle UCM SE intègre la conformité réglementaire directement dans votre infrastructure de gestion des contenus. Il devient ainsi beaucoup plus rapide et moins coûteux de respecter vos obligations. Intégration simplifiée : Oracle UCM SE assure une connectivité maximale, lui permettant d interagir immédiatement avec votre infrastructure existante. Cette approche diminue les coûts d intégration ainsi que le coût total de possession. 4
ORACLE UNIVERSAL CONTENT MANAGEMENT STANDARD EDITION CONÇU POUR LES ENTREPRISES DE TAILLE MOYENNE Les fonctionnalités et le tarif d Oracle UCM SE ont été conçus pour s adapter aux besoins et aux ressources des entreprises de taille moyenne. Cette suite regroupe des fonctions critiques de gestion des contenus : Gestion native des formats de fichiers : La gestion des contenus dans les formats natifs des fichiers facilite le regroupement des données de sources disparates et leur conversion dans d autres formats. Sécurité et personnalisation : Les contenus gérés peuvent être facilement sécurisés et personnalisés en fonction des différents rôles des utilisateurs. Intégration sur les postes de travail : Les utilisateurs peuvent accéder facilement aux contenus depuis l Explorateur de fichiers de Windows, Microsoft Outlook et Lotus Notes Email. Conversion automatique dans les formats Web : La conversion dans les formats Web les plus courants tels que HTML, XML, GIF et PDF depuis plus de 400 types de fichiers différents permet de gagner beaucoup de temps et d argent par rapport à des conversions manuelles particulièrement laborieuses. Trouver, consulter, réutiliser : Regroupés au sein d une architecture unifiée, les contenus de l ensemble de l organisation deviennent plus faciles à trouver, à consulter et à réutiliser. MISE A NIVEAU POSSIBLE A TOUT MOMENT VERS ORACLE UNIVERSAL CONTENT MANAGEMENT ENTERPRISE EDITION POUR BENEFICIER DE NOU- VEAUX ATOUTS : Expansion cohérente de vos sites Web : Une plate-forme unifiée et ouverte de gestion des contenus Web permet de construire, gérer et maintenir rapidement une présence en ligne à plusieurs niveaux assurant une cohérence visuelle de la marque. Gestion des actifs numériques : Conversion des contenus riches et services de gestion des actifs numériques pour les éléments de marketing, les bibliothèques d images et de vidéos, etc. Intégration avec WebLogic : Oracle UCM fonctionne avec WebLogic Portal et WebLogic Server, permettant ainsi un développement fiable et évolutif de portails et d applications Internet riches (RIA). Intégrations à travers toute l entreprise : Réutilisez et injectez les contenus et les services de contenus à travers de multiples applications et sites Web : portails client et partenaires, systèmes internes de ressources humaines, etc. UNE NOUVELLE JEUNESSE POUR VO- TRE INFRASTRUCTURE EXISTANTE La mise en œuvre d Oracle Universal Content Management ne vous oblige pas à remplacer ce que vous avez déjà. Au contraire, elle s intègre à votre infrastructure pour l améliorer et la préparer à répondre à vos futures demandes. A terme, cette approche est la plus économique pour répondre aux trois impératifs les plus importants pour une infrastructure de données optimisée : Assurer la protection des données En regroupant vos contenus il devient plus facile d en contrôler les versions et de sécuriser les informations à l intérieur comme à l extérieur de votre réseau, afin de les protéger contre le spectre de risques le plus large possible. Optimiser l analyse des informations Une infrastructure unique de gestion des contenus permet d augmenter la visibilité de vos contenus, afin de vous assurer qu ils soient toujours aussi à jour et précis que possible, ce qui est essentiel pour la qualité des analyses sur lesquelles s appuieront vos décisions de gestion. Améliorer la souplesse des processus Rationaliser les processus, intégrer la gestion centralisée des contenus au sein de votre infrastructure existante et automatiser des opérations manuelles de gestion des contenus améliore l efficacité des processus. ORACLE UNIVERSAL CONTENT MANAGEMENT STANDARD EDITION DES ENTREPRISES DE TAILLE MOYENNE EN BENEFICIENT DEJA on Sun is a high-performance, secure, readily available platform. It provides us with comprehensive opportunities to adapt to the broad variety of requirements of our internet, intranet, and extranet applications. Niklas Sinander, ECM Manager, EUMETSAT The flexibility of Oracle Universal Content Management has enabled us to accelerate our response times to requests for information and facilitate user access to information in the system. Javier Albisu Iribe Sáez, Department Head, Exposición Internacional Zaragoza 2008 Without Oracle s repository or template architecture, we were faced with a huge manual task of updating every page. We believe that we have cut six months off the delivery timeframe because of our content management system. As such, we are in a better position to serve our citizens. Leigh Gripton, Director of Customer Care and ICT, Rhondda Cynon Taf County Borough Council 5
ORACLE CONTENT MANAGEMENT IDEES PRECONÇUES ET REALITES Oracle est reconnu comme un fournisseur de bases de données et d autres technologies extrêmement fiables, sécurisées, ouvertes et souples, adaptées aux contraintes des entreprises. Ces mêmes produits de qualité ont été spécialement adaptés aux besoins et aux budgets des entreprises de taille moyenne. Alors si vous pensiez que nos solutions de gestion des contenus étaient réservées aux grandes entreprises, nous vous invitons à reconsidérer cette position IDEE PRECONÇUE : revient beaucoup trop cher à l achat et en exploitation pour une entreprise en phase de croissance. REALITE ORACLE : Les fonctionnalités et le prix d Oracle Universal Content Management Standard Edition sont spécialement adaptés aux besoins des entreprises de taille moyenne. Il permet de réduire les coûts à travers l ensemble de l entreprise grâce à l automatisation des processus, à la simplification de la gestion et de la maintenance des contenus, à la simplification de la conformité réglementaire et à la réduction de la diffusion de supports imprimés. IDEE PRECONÇUE : est beaucoup trop complexe pour les entreprises de taille moyenne, il nécessite un investissement important en formation et/ou le recrutement de spécialistes Oracle très coûteux. REALITE ORACLE : supporte en standard les utilisateurs, les administrateurs et tous les intervenants concernés. Une même interface utilisateur conviviale assure le confort d utilisation et réduit fortement les besoins de formation. IDEE PRECONÇUE : impose aux entreprises de remplacer leur infrastructure existante par des solutions rigides d un seul et même éditeur. REALITE ORACLE : assure une connectivité maximale lui permettant de s intégrer automatiquement avec votre infrastructure existante. Il est conçu pour vous aider à augmenter le retour sur investissement et à prolonger la vie des logiciels que vous avez déjà, pas pour les remplacer. POUR EN SAVOIR PLUS SUR ORACLE UNIVERSAL CONTENT MANAGEMENT Pour en savoir plus sur, consultez le site www.oracle.com/products/middleware/content-management/universal-content-management.html. A l adresse www.oracle.com/fr/pme, accédez également à des ressources GRATUITES dédiées aux entreprises de taille moyenne : Magazine Oracle ONE actualités pour les entreprises de taille moyenne, avec des présentations de produits Descriptifs produits Livres blancs Contrôlez vos coûts grâce aux modalités de paiement particulièrement souples proposées par Oracle Financing. Consultez le site www.oracle.com/financing. Descriptif produit Oracle : Standard Edition Oracle Corporation UK Ltd. Oracle Parkway Thames Valley Park (TVP) Reading Berkshire RG6 1RA U.K. Worldwide Inquiries: Phone: +1.650.506.7000 Fax: +1.650.506.7200 oracle.com Oracle France Siège Social 15, boulevard Charles de Gaulle 92715 Colombes cedex Contact: 0800 905 805 (N gratuit) Copyright 2009, Oracle. Tous droits réservés. Ce document est uniquement fourni à titre d information et son contenu peut être modifié à tout moment sans notification préalable. Ce document n est pas garanti sans erreur, il ne fait l objet d une garantie d aucune sorte, pas même exprimée oralement ou induite légalement. Sont également exclues toutes garanties de commercialisation ou d adaptation à un usage particulier. Nous rejetons explicitement toute responsabilité quant au respect du contenu de ce document, et aucune obligation contractuelle ne saurait être formée directement ou indirectement par ce document. Ce document ne peut être reproduit ou transmis sous quelque forme que ce soit ni par quelque moyen que ce soit, électronique ou mécanique, quel qu en soit l usage, sans notre accord écrit préalable. Oracle est une marque déposée d Oracle Corporation et/ou de ses filiales. Les autres noms cités peuvent être des marques appartenant à leurs propriétaires respectifs. 6