LA FORME PRESENTATION TYPE Prénom NOM Adresse Tél : Société Adresse Ville, date Réf annonce Source, date ou A l'attention de (destinataire) Monsieur (ou Madame, Messieurs), 1 er paragraphe 2 ème paragraphe 3 ème paragraphe Formule de politesse Signature 9 2,5 cm minimum
Quelques règles générales de présentation : Le papier Blanc, de format A4 et non ligné L écriture Soignez la mise en page : ménagez des marges suffisantes, découpez votre lettre en paragraphes, aérez votre texte. Dans la mesure du possible, ne dépassez pas une page recto Utilisez un stylo bille ou à plume, encre classique bleue ou noire N envoyez que vos courriers originaux aux entreprises et conservez les photocopies de ces courriers. Si vous êtes difficilement lisible, vous avez intérêt à dactylographier vos lettres (ceci uniquement dans le cas de candidatures spontanées. La réponse à annonce se fait de façon manuscrite). Le style Exprimez si possible une seule idée par phrase et rédigez des phrases courtes. Bien sûr, relisez votre lettre ou faites la relire. Ni ratures, ni fautes d orthographe. N oubliez pas la signature, manuscrite même si la lettre est dactylographiée. Chaque lettre est unique. Elle doit être suffisamment personnalisée pour répondre aux besoins du destinataire, ou pour susciter son intérêt. En théorie, il n'existe pas de lettre "modèle". En pratique, on réutilise fréquemment certaines phrases ou paragraphes (particulièrement ceux qui décrivent l'expérience). Il est donc important de réfléchir à ce que l'on écrit, à la manière dont on l'écrit, et au message que l'on véhicule. Mais il faut également rester soi-même, avec ses phrases et son vocabulaire propre, car quand la lettre atteindra son objectif, vous resterez toujours seul face aux recruteurs pour l'argumenter. 2
Pour construire votre lettre, adoptez le plan : VOUS-JE-NOUS 1 er paragraphe : VOUS Pourquoi votre entreprise m intéresse 2 ème paragraphe : JE Quels sont mes atouts 3 ème paragraphe : NOUS Que pouvons-nous faire ensemble? Rencontrons-nous pour en discuter. Insister sur l importance de l enchaînement logique des paragraphes ; et sur le fait que le «JE» est généralement la partie la plus difficile à travailler car on doit mettre en valeur des éléments de son parcours professionnel en adéquation avec son projet et ce, de manière synthétique. L objectif de la lettre : Convaincre, donner envie de vous rencontrer. Une candidature = CV + lettre. La lettre de motivation n est pas une lettre d accompagnement du CV. Elle correspond à votre projet et vous choisissez les éléments intéressants que vous souhaitez mettre en valeur. Le CV est une présentation de votre savoir et savoir faire. La lettre de motivation traduit vos savoir, savoir faire, savoir être et savoir devenir. Elle vous ressemble, «donne une couleur» à votre CV et surtout présente votre projet professionnel. Exercice d autant plus difficile que la lettre doit tenir en une page. Il est important d insister et de faire adhérer les candidats à l idée qu il n y a pas de lettre type mais une lettre adaptée à chaque projet, profil et entreprise. 3
LE «VOUS» Cette partie constitue l accroche de votre lettre : * Commencez en parlant de l entreprise à laquelle vous écrivez en lui montrant que vous ne lui écrivez pas par hasard : vous connaissez son métier, ses produits ou une problématique qui lui est propre ; vous avez lu des articles récents la concernant ; vous avez apprécié sa dernière campagne de pub... * Enoncez le poste auquel vous postulez Evitez le style flatteur et pompeux : "Votre société dynamique et performante a un renom international. J'admire son efficacité et souhaite vivement rejoindre votre équipe, leader de son marché" ; l évocation des problèmes de l entreprise ; les évidences ou les platitudes. Quelques exemples d introduction : "Le secteur d'activité de votre entreprise, et les produits que vous distribuez correspondent à l'orientation que je souhaite aujourd'hui donner à mon parcours professionnel". "J'ai récemment appris par relation que vous seriez susceptible de rechercher des techniciens expérimentés pour vos différentes agences". "Contribuer à la gestion administrative et comptable d'un établissement hospitalier est l'un de mes objectifs". "Client de votre établissement depuis 8 ans, je connais bien vos produits et j'apprécie la qualité de vos services. C'est pourquoi j'aimerais aujourd'hui rejoindre votre équipe de vendeurs en magasin". "Pour vos ateliers et entrepôts, vous êtes toujours à la recherche de personnel expérimenté, sachant s'adapter rapidement aux conditions de travail de la production et du stockage". "Votre entreprise sait accorder sa confiance à de nouveaux collaborateurs, et veut les voir évoluer en même temps qu'elle. Sur un marché concurrentiel, elle privilégie la réactivité, la capacité d'anticipation, et le travail de qualité". 4
Vous pouvez également poser une problématique, à laquelle le 2 ème paragraphe apportera une réponse, ou introduire votre courrier par un impératif de votre métier, auquel vos compétences répondront dans le 2 ème paragraphe. "Vous souhaitez augmenter vos ventes en maisons particulières par un développement de vos activités commerciales? La recherche des biens est une activité que vous ne pouvez réaliser? L'expérience et les techniques de négociation commerciale que j'ai pratiquées en agence nationale peuvent répondre à ces objectifs". "L'entretien de votre parc d'engins et de poids lourds nécessite des réparations rapides et fiables, pour ne pas immobiliser les véhicules, et respecter les délais et les engagements de travaux". 5
LE «JE» * Présentez-vous en termes d expérience, de compétences et/ou de projets professionnels. * Explicitez ce que vous savez faire et ce qui vous intéresse. Faites ressortir vos qualités, vos résultats, quantifiez vos réalisations. * Prouvez que vous correspondez au poste énoncé Je + verbe d action + COD + Compléments circonstanciels Quand, comment, où, pendant combien de temps, avec qui Un verbe d action au présent autant que possible. Le COD c est à dire le complément d objet direct indique l objet de l action. Essayez d inclure des notions de résultats et de conditions difficiles (faire ressortir ce que vous avez réussi à faire malgré des contraintes) Les résultats : volumes, quantités produites, nombre de dossiers suivis, CA réalisé Quel que soit le secteur, il est important d identifier quel est le critère qui sera pertinent pour juger d une performance, d une compétence développée En fonction du poste visé, il peut être pertinent d utiliser le critère de résultat de votre ancien poste ou celui de votre précédent secteur d activité. Ex : un nombre X d unités produites/mois est difficile à apprécier dès lors qu on change de secteur d activité. 6
LE «NOUS» * Evoquez votre souhait d un prochain entretien. * Evoquez votre prochaine relance téléphonique Formule de politesse La rencontre doit toujours être suggérée ou proposée, mais jamais quémandée. La formule de politesse peut faire partie du paragraphe de rencontre ou s en distinguer. Elle ne doit être ni trop familière, ni trop respectueuse ou flatteuse. Quelques exemples pour conclure : «Prêt à m'investir pleinement dans ce poste opérationnel, et à vous convaincre au cours de notre prochain entretien, je vous prie d'agréer, monsieur, mes salutations distinguées». «J'aimerais vous en dire davantage lors de notre prochaine rencontre, et dans cette attente, vous prie d'agréer l'expression de mes salutations distinguées». «Afin que nous puissions discuter ensemble de cette proposition, je me propose de vous téléphoner la semaine prochaine pour convenir d'un rendez vous. Je vous prie de croire, Madame, à l'expression de mes sincères salutations». «Vous souhaitez en savoir plus? Rencontrons-nous. Dans cette attente, veuillez agréer mes salutations distinguées». «Afin de mieux connaître vos attentes et d'étudier ensemble nos possibilités de collaboration, je serais très heureux de vous rencontrer et vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères salutations». «J'aimerais, lors d'une prochaine rencontre, vous apporter plus d'informations sur mes compétences et mes motivations. Vous remerciant de l'intérêt que vous porterez à me lire, je vous prie de croire, Monsieur, à l'assurance de ma considération». «Lors d'un entretien, je serais à même de compléter ces informations, et répondrais avec plaisir à vos questions. Dans l'attente de vous rencontrer, je vous prie d'agréer, Messieurs, l'expression de mes salutations distinguées». «Disponible rapidement, je souhaite vous rencontrer afin de vous exposer mes motivations. Veuillez agréer, Madame, mes meilleures salutations». 7
ANNEXE EXEMPLE DE PARAGRAPHE SUR LE «JE» «Assistante d une équipe de 10 commerciaux, j assure le secrétariat classique, frappe et rédaction du courrier sur Word 97, les relations téléphoniques clients, fournisseurs et l interface avec les services internes. Je prends également en charge la gestion et l analyse des statistiques de vente sur le logiciel Access. Consciencieuse, je valide la facturation et traite en toute autonomie les litiges clients.» «Assistante, je seconde avec efficacité une équipe de 12 collaborateurs et assure avec rapidité toutes les tâches d un secrétariat administratif : frappe de tous types de documents à partir de notes ou de cassettes audio, gestion des communications téléphoniques et organisation de déplacements et séminaires professionnels.» «Assistante commerciale, en liaison quotidienne avec un chef des ventes et 4 commerciaux, j accueille et assure les relations clients, fournisseurs aussi bien téléphoniques que par courrier. Je gère de façon rigoureuse le suivi administratif complet des dossiers de commandes. Volontaire, j apprécie le travail en équipe et les contacts humains.» «Secrétaire polyvalente pendant 9 ans dans une banque de crédit aux professionnels au sein de 3 directions, j assiste efficacement le service recouvrement et contentieux : relances clients, protocoles, déclarations de créances, relations avec les avocats Autonome et curieuse d esprit, je m implique et porte un réel intérêt au travail enrichissant et varié du back office.» «Assistante de gestion de patrimoine expérimentée, je seconde efficacement un directeur de titres responsable de 800 clients dans les travaux suivants : opérations comptables, suivi de produits financiers, conseil à la clientèle» «Au delà de la saisie quotidienne d une quarantaine de CRF pour environ 50 essais cliniques/an, je suis responsable en toute autonomie du contrôle de la qualité des données au sein du service Biométrie». «Assistante bilingue anglais, je seconde efficacement le médecin en charge du développement des essais SIDA hépatite B. En plus du secrétariat courant, j organise les voyages, les réunions en France et à l étranger ainsi que le suivi des dossiers d études cliniques. Autonome et discrète, j ai l habitude de gérer les priorités lors des fréquentes absences de mon supérieur. Efficace et rigoureuse, je maîtrise parfaitement l outil informatique.» 8
«Directeur d une agence bancaire pendant 5 ans, j ai crée avec 3 collaborateurs son propre fonds de commerce fort aujourd hui de 850 clients privés et 50 professionnels. Je sais intéresser et dynamiser une équipe commerciale afin de développer son parc client.» «Assistant commercial export, responsable depuis 9 ans d une quinzaine de pays sur 3 continents, j assure l ensemble des actions commerciales et d administration des ventes : de la prospection / conseil clientèle au suivi de la commande jusqu à la facturation pour des composants électroniques.» «Chargée de recouvrement, responsable d un portefeuille de 500 clients, mon rôle de médiateur me permet d obtenir des règlements à l amiable évitant ainsi les coûts de procédure.» «Forte de dix années d expérience comme assistante commerciale et administrative d une quinzaine de commerciaux au sein d une équipe de 3 personnes, j assure le suivi clientèle, de la prise de commande à la facturation.» «Préparatrice de commandes sur lignes automatisées depuis dix années, j assure efficacement l ensemble des opérations de manipulation de produits en vue de la constitution de la commande : assemblage ; pesage et contrôle ; étiquetage ; emballage. Polyvalente et consciencieuse, j apprécie de changer régulièrement de poste. Habituée à gérer plus d une centaine de références, je suis rapide et attentive dans l exécution de chaque commande. OU : Je traite quotidiennement des commandes différentes sur plus de 100 références. Rapide et polyvalente, je travaille dans le respect des objectifs journaliers et de la qualité.» «Précis et méticuleux, je vous apporte mon expérience réussie dans le domaine électromécanique. Agent électromécanicien, je réalise toute intervention de maintenance et de reconditionnement dans vos ateliers dans le respect des délais et des instructions de fabrication. Je mets mon autonomie et ma polyvalence à votre service et à celui de vos clients.» 9