La rédaction d un courriel

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1 La rédaction d un courriel Le courriel est un moyen de communication rapide et efficace pour transmettre des renseignements à des collègues, clients, supérieurs ou amis. Sa simplicité d utilisation permet à l auteur d adopter un style plus convivial que lors de la rédaction d une lettre professionnelle. Par contre, afin d assurer une compréhension sans ambigüité entre le rédacteur et le lecteur, il est important d adopter une structure claire et cohérente et un style adapté en fonction du destinataire et de l objectif du courriel. Structure du courriel Le courriel se divise en deux grandes parties : le haut du message et le corps du message. Le haut du message, qui correspond à l enveloppe, comprend les éléments suivants : «à» : l adresse courriel du destinataire. Toutes les personnes qui auront à intervenir à la suite de votre envoi doivent se retrouver dans cet élément. «de» : votre adresse courriel Cet élément est complété automatiquement par le logiciel de courriel. «cc» : qui signifie «copie conforme» Cet élément permet d inscrire une ou des adresses courriel de personnes à qui le rédacteur veut envoyer une copie conforme; les Téléphone Sans frais : Télécopieur :

2 adresses courriel seront alors accessibles à tous les destinataires. Vous désirez informer ces personnes en leur transmettant le courriel, mais celles-ci n ont pas à agir directement à la suite de cet envoi. «cci» : qui signifie «copie conforme invisible» Cet élément signifie «copie conforme invisible». Il permet d inscrire une ou des adresses courriel de personnes à qui le rédacteur veut envoyer une copie conforme invisible à tous les autres destinataires du courriel. Son utilité est multiple, notamment : Vous voulez envoyer un courriel de masse, mais vous ne voulez pas que les autres destinataires voient toute la liste de destinataire. Vous inscrivez dans le champ «à» du courriel, votre adresse à vous et entrez les autres adresses dans le champ «cci»; Vous voulez suivre les échanges entre un représentant et un client pendant la période de formation, vous demandez alors au représentant de vous mettre en «cci»; Un de vos employés désire que vous soyez informé d un échange de courriel avec un autre employé, sans que ce dernier soit informé. Évidemment, la personne qui envoie le courriel a le plein contrôle de l utilisation de ce champ, vous ne pouvez la forcer à vous informer sans son consentement. «objet» : but du courriel Tout courriel devrait avoir un objet clair et bref, car il permet au destinataire de savoir ce dont il est question et d assurer une meilleure gestion des courriels. Les courriels sans objet, peuvent souvent être assimilé à du pourriel et être capés par les filtres anti-pourriels. Le corps du message, qui correspond à la lettre, comprend : l appel Il s agit de la prise de contact avec le destinataire. Le rédacteur adaptera son appel en fonction de son niveau de familiarité avec le destinataire : p. ex. Salut Marie! (lorsqu on s adresse à une amie), Bonjour Madame X (lorsqu on s adresse à une cliente), etc.

3 l introduction : L introduction permet d aborder le but visé par le courriel. Par exemple, envoyer un document en réponse à une conversation téléphonique. Formules : À la suite de notre conversation téléphonique (Suite à est à éviter) Pour faire suite à Comme convenu (tel que convenu est à éviter) le développement et la conclusion Le développement et la conclusion concernent les différents éléments en lien avec l idée principale du courriel. Il faut faire attention au style et à l organisation des idées lors de la rédaction (voir la rubrique Rédaction d un courriel). les salutations : Il est important, tout comme pour la lettre professionnelle, d inclure une brève formule de salutations à la fin du courriel en tenant compte du destinataire. Exemples : À la prochaine! à un ami Bonne fin de journée! à un collègue Sincères salutations, ou Au plaisir de vous revoir, - à un supérieur ou à un client la signature : La signature d un courriel est très importante puisqu elle contient différents renseignements permettant de rejoindre le rédacteur du courriel. Les logiciels de courrier électronique peuvent permettre de créer une signature personnalisée qui s insérera automatiquement à la fin des courriels. La signature doit comprendre les éléments suivants : nom poste (avec le nom de la compagnie ou de votre institution) un numéro de téléphone (au bureau ou cellulaire) numéro de télécopieur adresse électronique

4 Exemple d un courriel et de ses différentes parties : Destinataire Objectif Appel Introduction Développement et conclusion Salutations Signature Rédaction d un courriel La rédaction d un courriel se fait essentiellement de la même manière que la rédaction d une lettre. Même si le courriel, par sa convivialité, permet d adopter un style plus léger et plus concis que la lettre, quelques règles de rédaction sont tout de même importantes à considérer. Destinataire Il est important de prendre en compte, tout au long de sa rédaction, le ou les destinataires du courriel. C est à partir de cet élément que les choix rédactionnels s opéreront.

5 Objectif Il faut déterminer le but visé par le courriel (informer, aviser, inviter, inciter le destinataire?). Ce but ou idée principale deviendra l objet du courriel et sera également annoncé dans l introduction du courriel. Organisation des idées Les idées secondaires développées doivent s organiser autour de l idée principale annoncée dans l introduction et dans l objet du courriel. Lors de la rédaction du développement, il faut retenir un principe clé : une idée secondaire par paragraphe. Cela permettra d assurer la cohésion et la fluidité du texte. Construction des phrases Un courriel doit pouvoir se lire de façon rapide et efficace, les phrases ne doivent donc pas être trop longues. Il est important de construire des phrases cohérentes, simples et claires tout en adaptant son style d écriture en fonction du destinataire. Choix des mots Les mots choisis doivent être précis afin que le texte ne contienne aucune ambigüité. Il est préférable d éviter le jargon et la terminologie trop technique sauf si le destinataire est en mesure de la comprendre sans problème. Il est important de bien peser ses mots et d insérer des formules de politesse surtout si l objectif du message est de demander quelque chose au destinataire. Le courriel est souvent perçu comme la transcription de l oral, il est donc tentant d omettre certaines marques de respect, mais il ne faut pas oublier que le non-verbal, dans les conversations, permet d interpréter clairement le message de l interlocuteur alors que dans les courriels, ce non-verbal est inexistant. Il faut donc faire attention pour qu un message ne soit pas mal interprété par son destinataire. Révision La possibilité de rédiger et d envoyer rapidement un message ne veut pas dire que la qualité de la langue importe peu. Il est primordial de bien relire son courriel pour s assurer qu il ne reste aucune coquille. Un logiciel de correction automatique peut être utile si on est en mesure de l utiliser correctement.

6 Présentation Certaines règles de présentation sont également importantes à suivre pour faciliter la lecture du courriel. Éviter les lettres majuscules : l utilisation des majuscules dans un courriel équivaut à crier. Leur utilisation est donc à éviter puisqu elle peut être agressante pour le lecteur. Éviter le soulignement : les termes soulignés dans des documents électroniques sont, la plupart du temps, des hyperliens. Choisir une police de caractère qui se lit facilement : les polices de fantaisie peuvent être jolies, mais difficiles à décrypter. Pour que le courriel soit plus facile et rapide à lire, il peut être avantageux d opter pour un style d écriture plus classique. Choisir une grosseur de police adéquate : on choisira des caractères d une grosseur qui permet une lecture facile et rapide.