DIRECTIVE ET PROCÉDURE Utilisation des messages électroniques au Collège Boréal en vertu de la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP)

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1 DIRECTIVE ET PROCÉDURE Utilisation des messages électroniques au Collège Boréal en vertu de la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) Entrée en vigueur : Dernière modification : Approuvé par : Comité de direction Détenteur principal : Chef, Communications Détenteur secondaire : Chef, Applications et bases de données ÉNONCÉ La présente directive a été établie en fonction de la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP). Le Collège Boréal a mis en œuvre des mesures visant à assurer que ses pratiques en matière de communications électroniques se conforment aux exigences de la LCAP. PORTÉE La présente directive s applique à tous les employés et employés du Collège Boréal. PRINCIPES La LCAP s applique à tout organisme qui utilise les canaux électroniques pour promouvoir ou commercialiser ses produits ou services. Les entreprises et les organismes doivent prendre diverses mesures pour protéger leurs intérêts, leurs employés et leurs clients des menaces électroniques. Le Collège Boréal communique par courriel avec tous ses étudiants et étudiantes en utilisant leur compte courriel collégial officiel (@monboréal.ca). Les employés et employées du Collège Boréal ont également accès à un compte courriel officiel (@collegeboreal.ca) à des fins professionnelles. L utilisation de comptes courriel personnels dans le cadre d activités professionnelles est strictement interdite. GÉNÉRALITÉS La Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) est entrée en vigueur le 1 er juillet La LCAP aide à réduire le nombre de courriels non sollicités qui apparaissent dans les boîtes de réception des consommateurs en exigeant que les entreprises obtiennent leur consentement avant de leur acheminer des messages électroniques commerciaux. La LCAP protège les consommateurs et les entreprises des pourriels sous leurs formes les plus dommageables et trompeuses ou d autres menaces électroniques connexes au Canada. La LCAP interdit l envoi de messages électroniques commerciaux, y compris des messages envoyés à des adresses électroniques, et des messages textes à des cellulaires, sans le consentement du destinataire. La LCAP interdit l installation de programmes d ordinateur sur un autre ordinateur sans le consentement exprès du propriétaire de l ordinateur ou de son représentant. La LCAP interdit l utilisation des indications fausses ou trompeuses dans un message électronique pour faire la promotion de produits, de services ou d intérêts commerciaux. La LCAP interdit la collecte de renseignements personnels en accédant à un ordinateur en contravention à une loi fédérale (p. ex., le Code criminel du Canada). La LCAP interdit la collecte d adresses électroniques en utilisant des programmes d ordinateur ou d utiliser de telles adresses, sans permission, une pratique appelée collecte d adresses. Directive et procédure pour l utilisation des messages électroniques commerciaux en vertu de la LCAP Page 1 de 5

2 LIGNES DIRECTRICES En raison de la LCAP et des conséquences en cas de violation de celle-ci, les employés du Collège Boréal doivent suivre les lignes directrices suivantes pour l envoi de messages électroniques. Toute annonce de nature «non urgente» à l attention d employés ou d étudiants ACTIFS sera affichée sur Mon Boréal, notamment : les maux de la langue, les outils linguistiques, etc. les activités internes (yoga, cours, sessions de formation, etc.); les services offerts par les étudiants ou étudiantes dans le cadre d un programme (massages, services dentaires, etc.); les collectes de fonds pour les programmes du Collège Boréal ou de la Fondation; les activités culturelles, les spectacles, les soirées, les goûters, etc.; les activités sportives, les matchs des Vipères, les matchs parascolaires, etc.; les messages d occasion (à moins que le bureau de la présidence en décide autrement); les tirages de billets, de prix, etc.; et tout autre message de ce genre. Les employés doivent utiliser le logiciel Outlook pour l envoi de messages électroniques généraux: à un ou plusieurs étudiant(s) actif(s) à des fins éducatives (p. ex., information générale, horaire, etc.); à un ou plusieurs employé(s) actif(s) à des fins professionnelles, y compris les tâches régulières, les avis (p. ex., nouvel employé, décès, changement d une procédure, etc.), l affichage de postes, etc.; à un ou quelques destinataire(s) externe(s) dans le cadre d une relation d affaires en cours depuis moins de deux ans (consentement tacite) à des fins professionnelles (p.ex., échange de renseignements, rencontre professionnelle, etc.); ou à un ou quelques destinataire(s) externe(s) en tant que client (p. ex. demande de devis, demande de renseignements, etc.). Les employés peuvent, dans les limites raisonnables, utiliser le logiciel Outlook (compte courriel pour l envoi de messages électroniques à un membre de la famille, un ami ou une autre personne à l externe pour des raisons personnelles. Toutefois, l'envoi de messages électroniques à des fins personnelles est fortement découragé pendant les heures de travail. Les employés doivent utiliser le système Microsoft Dynamics CRM pour l envoi de messages électroniques commerciaux : aux anciens étudiants, parents, partenaires, donateurs, fournisseurs, consultants, employeurs, entreprises, membres de la communauté, politiciens, bénévoles, clients potentiels, etc. dans le cadre d activités professionnelles «de promotion». Celles-ci comprennent, entre autres : o les sondages; o l envoi d invitations; o la diffusion d une annonce (publicité, communiqués, avis aux médias, etc.); o les demandes de fonds; et o la vente ou la promotion de produits ou de services (programmes, bulletins d information, etc.). En plus du système Microsoft Dynamics CRM, le Collège Boréal a lancé un site d abonnement et de désabonnement pour permettre aux gens d ajouter ou de retirer leur adresse courriel de ses listes de diffusion. Directive et procédure pour l utilisation des messages électroniques commerciaux en vertu de la LCAP Page 2 de 5

3 Exigences pour l envoi de messages électroniques commerciaux (MEC) Conformément à la LCAP, lorsqu un employé du Collège Boréal envoie un MEC à une adresse électronique, il doit (a) avoir obtenu le consentement du destinataire, (b) fournir des renseignements d identification et (c) fournir un mécanisme d exclusion. a) L obtention du consentement du destinataire. Le consentement peut être «tacite» ou «exprès». Consentement tacite o L information est publiée de façon bien visible, par exemple, sur un site Web ou dans une revue spécialisée. o L information vous est communiquée (carte professionnelle). Si quelqu un publie bien en vue son adresse électronique ou vous la communique, vous avez ainsi obtenu son consentement tacite vous permettant de lui envoyer des messages liés à son travail. o Vous avez une relation d affaires en cours (depuis moins de deux ans). La personne a effectué une transaction ou une demande ou a conclu un contrat pour l achat ou le troc de produits, de biens ou de services. o Vous avez une relation privée en cours (depuis moins de deux ans). La personne est membre de votre organisme, ou y a effectué du travail à titre de bénévole, ou lui a offert un don ou un cadeau. Consentement exprès o Le consentement exprès est obtenu lorsqu une personne a clairement accepté (de vive voix ou par écrit) de recevoir des MEC. Il n est pas limité dans le temps, à moins que le destinataire ne retire son consentement (site d abonnement et de désabonnement). Toute entreprise est responsable de la gestion du consentement de destinataires et des demandes de désabonnement. La charge de la preuve selon laquelle le consentement a été obtenu incombe à la personne qui envoie le message. b) Le partage de renseignements d identification Vous devez vous identifier et identifier les personnes au nom de qui vous envoyez le MEC. Au Collège Boréal, une signature électronique apparaît automatiquement au bas des courriels envoyés par ses employés. Le Centre de services informatiques et les Ressources humaines gèrent les signatures électroniques des employés du Collège Boréal. c) L offre d un mécanisme d exclusion (désabonnement) En vertu de la LCAP, un mécanisme d exclusion doit être inclus dans tout MEC envoyé. Le mécanisme d exclusion fera partie de la signature électronique des employés du Collège Boréal, ce qui est gérée par le Centre de services informatiques et les et les Ressources humaines. Pour obtenir plus de renseignements sur la LCAP, consultez le site Directive et procédure pour l utilisation des messages électroniques commerciaux en vertu de la LCAP Page 3 de 5

4 GLOSSAIRE Activité commerciale Tout acte isolé ou activité régulière qui revêt un caractère commercial, que la personne qui l'accomplit le fasse ou non dans le but de réaliser un profit, à l'exception de tout acte accompli à des fins d'observation de la loi, de sécurité publique, de protection du Canada, de conduite des affaires internationales ou de défense du Canada. Adresse de courriel Le nom qui identifie un compte de courrier électronique auquel un courriel peut être envoyé ou duquel un courriel peut être reçu (p. ex. Adresse électronique Une adresse qui sert à l'envoi de messages électroniques à un compte de courriel; un compte de messagerie instantanée; un compte de téléphone*; ou tout compte semblable. * Il est à noter que les dispositions de la LCAP concernant les messages électroniques commerciaux ne s'appliquent pas aux communications vocales ni aux messages envoyés par fax. Adresse URL Un nom qui sert à identifier une page Web ou toute autre ressource en ligne (p. ex., Consentement exprès Le consentement exprès est obtenu lorsqu'une personne a clairement accepté (de vive voix ou par écrit) de recevoir des messages électroniques commerciaux (MEC). Il n'est pas limité dans le temps, à moins que le destinataire ne retire son consentement. Consentement tacite Il existe quelques formes de consentement tacite, notamment : Publication bien en vue (l'information est publiée de façon bien visible, par exemple, sur un site Web ou dans une revue spécialisée) Divulgation (l'information vous est communiquée carte professionnelle ou adresse de courriel) Relation d'affaires en cours (la personne a effectué une transaction ou une demande ou a conclu un contrat pour l'achat ou le troc de produits, de biens ou de services) Relation privée en cours (la personne est membre de votre organisme, ou y a effectué du travail à titre de bénévole, ou lui a offert un don ou un cadeau) Étudiant actif Étudiant qui suit activement des cours. Directive et procédure pour l utilisation des messages électroniques commerciaux en vertu de la LCAP Page 4 de 5

5 Message commercial électronique (MEC) Tout message électronique qui favorise la participation à une activité commerciale, qu'il y ait ou non des attentes de profit. Message électronique Un message envoyé par tout moyen de télécommunication, notamment un message textuel, sonore, vocal ou visuel*. * Il est à noter que les dispositions de la LCAP concernant les messages électroniques commerciaux ne s'appliquent pas aux communications vocales ni aux messages envoyés par fax. Messagerie texte Voir la définition de Service de messages courts (SMS). Pourriel Le pourriel désigne généralement le recours aux systèmes de messagerie électronique pour envoyer des messages non sollicités en masse. Les pourriels peuvent comporter un contenu trompeur, appuyer des activités illégales et servir également à la livraison de menaces électroniques comme les logiciels espions et les virus. Se désabonner Annuler son abonnement ou retirer son adresse électronique de la liste de diffusion, d'une publication ou d'un service en ligne. Service de messagerie multimédia (MMS) Une autre forme de Service de messages courts (SMS) qui permet d'envoyer des photos, des clips vidéos ou sonores ainsi que du texte sur des réseaux de téléphonie mobile ou des réseaux de cellulaires. Service de messages courts (SMS) Un service permettant d'envoyer de brefs messages textes / écrits entre des appareils sur des réseaux de téléphonie mobile ou des réseaux de cellulaires. Directive et procédure pour l utilisation des messages électroniques commerciaux en vertu de la LCAP Page 5 de 5