APPEL A PROPOSITIONS EACEA/45/2012 Programme de mobilité universitaire INTRA-ACP AFRIQUE (MWALIMU NYERERE), CARAÏBES & PACIFIQUE En cas de doute, c'est la version anglaise qui doit être utilisée comme référence pour toutes les autres versions linguistiques.
1 INTRODUCTION / CONTEXTE... 3 2 OBJECTIFS DU PROGRAMME... 4 3 CALENDRIER... 4 4 BUDGET DISPONIBLE... 5 5 CRITÈRES D ÉLIGIBILITÉ... 5 5.1 CRITERES FORMELS... 6 5.2 PAYS ELIGIBLES... 6 5.3 PARTICIPANTS ELIGIBLES ET INDIVIDUS... 7 5.4 ACTIVITES ELIGIBLES... 10 6 CRITÈRES D EXCLUSION... 15 7 CRITÈRES DE SÉLECTION... 16 7.1 CAPACITE OPERATIONNELLE... 17 7.2 CAPACITE FINANCIERE... 17 8 CRITERES D ATTRIBUTION... 18 9 CONDITIONS FINANCIÈRES... 19 9.1 CONDITIONS CONTRACTUELLES ET PROCEDURES DE PAIEMENT... 19 9.2 GARANTIE... 20 9.3 DOUBLE FINANCEMENT... 21 9.4 METHODE DE FINANCEMENT... 21 10 PUBLICITE... 24 11 PROTECTION DES DONNEES... 25 12 PROCEDURE A SUIVRE POUR LA SOUMISSION DES DEMANDES DE SUBVENTIONS... 26 12.1 PUBLICATION... 26 12.2 FORMULAIRE DE CANDIDATURE... 26 12.3 SOUMISSION DE LA DEMANDE DE SUBVENTION... 26 12.4 REGLES APPLICABLES... 27 12.5 CONTACTS... 27 GLO S S AI RE... 28 2
1 INTRODUCTION / CONTEXTE Le présent programme s'inscrit dans le cadre de deux engagements politiques importants de l'union européenne (UE) vis-à-vis de l'union africaine (UA) et du groupe des Etats d'afrique, des Caraïbes et du Pacifique (ACP). D'une part, l'accord de Cotonou constitue le principal accord de partenariat entre les pays en développement et l'union européenne. Depuis 2000 (et les accords précédents qui remontent à 1963 et la Convention de Yaoundé I), cet accord a servi de cadre pour les relations entre l'ue et 79 pays d'afrique, des Caraïbes et du Pacifique (ACP). Dans ce contexte, le groupe des Etats ACP ont convenu avec l'ue de travailler ensemble et de développer des programmes de coopération visant à faciliter l'accès des étudiants des États ACP à l'éducation et à la formation. D'autre part, le sommet Afrique-UE qui s'est tenu en Décembre 2007 à Lisbonne, a permis de consolider un nouveau partenariat stratégique Afrique-UE qui a marqué une nouvelle ère dans les relations entre les deux continents. Cette stratégie commune Afrique-UE fournit par conséquent un cadre global et à long terme pour les relations Afrique-UE., Son premier plan d'action (2008-2010) comporte des propositions concrètes, structurées selon 8 partenariats stratégiques Afrique-UE dont le 7 ème (Migration, Mobilité et Emploi) vise notamment à "renforcer la qualité de l'enseignement supérieur au niveau local, revitaliser les universités africaines et promouvoir la formation de ressources humaines techniques et professionnelles de haut niveau, y compris par le biais du programme Nyerere". Le programme est en ligne avec les engagements de l'ue pour améliorer la qualité de l'éducation et favoriser l'intégration régionale, tels qu'énoncés dans le Programme pour le changement de l'ue et par conséquent, il complète les initiatives régionales existantes dans le secteur de l'enseignement supérieur telles que le programme phare Université Panafricain de la Commission l'union africaine (CUA). La stratégie de coopération Intra-ACP pour la période 2008-2013, accordée entre l'ue et le groupe des Etats ACP, encourage la mobilité des étudiants au sein des pays ACP par le biais du renforcement du programme Mwalimu Nyerere de la CUA, ainsi que par la mise en place d'un programme similaire pour les régions des Caraïbes et du Pacifique. Les fonds alloués à ce programme s'élèvent à 45 millions et comprennent 40 millions alloués au titre de la stratégie Intra ACP, ainsi que 5 million de l'allocation de l'afrique du Sud de l Instrument de financement de la coopération au développement (ICD), destinée à la composante africaine du programme. La contribution de l'afrique du Sud constitue une reconnaissance de la nécessité pour les institutions et les nationaux sud-africains à participer pleinement au programme de mobilité Mwalimu Nyerere. Par conséquent, le présent appel à propositions est composé de deux lots: - Lot 1 - la composante africaine qui vise à soutenir et étendre le programme de bourses Mwalimu Nyerere de la CUA, dans le cadre duquel se déroulera la mobilité universitaire intra-africaine; - Lot 2 la composante des Caraïbes et du Pacifique qui soutient la mobilité académique régionale et/ou inter-régionale dans les Caraïbes et le Pacifique. 3
L'Agence exécutive «Éducation, audiovisuel et culture» (EACEA), ci-après dénommée "l'agence", sera en charge de la mise en œuvre et du suivi de ce programme, avec le soutien de la CUA et du Secrétariat ACP. Des mesures seront mises en place par la CUA pour renforcer ses capacités internes dans le but de gérer le programme de mobilité Mwalimu Nyerere dans le futur. 2 OBJECTIFS DU PROGRAMME L objectif général du programme est de promouvoir le développement durable et la lutte contre la pauvreté en augmentant la disponibilité de ressources humaines professionnelles et qualifiées de haut niveau dans les pays d Afrique, des Caraïbes et du Pacifique. L'objectif spécifique du programme est d'une part, de renforcer la coopération entre les établissements d enseignement supérieur (EES) dans la région ACP, afin d'accroître l accès à une éducation de qualité qui incitera et permettra aux étudiants ACP d entreprendre des études de deuxième et/ou troisième cycle, et d'autre part, de favoriser la permanence des étudiants dans la région, ainsi que la mobilité du personnel (académique et administratif ) tout en augmentant la compétitivité et l'attractivité des établissements eux-mêmes. Le programme vise plus spécifiquement à: (a) offrir un accès à l enseignement supérieur aux étudiants, y compris à ceux issus de milieux désavantagés; (b) faciliter la coopération en matière de reconnaissance des études et des qualifications; (c) contribuer à l amélioration de la qualité de l éducation supérieure par la promotion de l internationalisation et l harmonisation des programmes et des cursus au sein des établissements participants; (d) améliorer la capacité de coopération internationale des EES dans les pays ACP; (e) promouvoir la coopération entre les établissements d'origine et d'accueil des étudiants; (f) permettre aux étudiants et au personnel de bénéficier de l expérience d'une mobilité vers un autre pays, et ce des points de vue linguistique, culturel et professionnel; (g) améliorer à moyen terme les liens politiques, culturels, éducatifs et économiques entre les pays participants. 3 CALENDRIER Les dossiers de candidature et ses annexes doivent être envoyés au plus tard le 10 juin 2013 le cachet de la poste ou la date du bordereau d'envoi faisant foi. Dans le cas des remises en mains propres, le délai de réception est fixé à 16:00 heure locale, le bordereau de réception signé et daté faisant foi. Toute candidature reçue après cette date sera automatiquement refusée. Veuillez lire attentivement la Section 12 du présent appel à propositions concernant la procédure de soumission des candidatures. 4
Tous les candidats seront informés par écrit des résultats du processus de sélection. L'intention est d'informer l'ensemble des candidats des résultats de la sélection en octobre 2013 1. 4 BUDGET DISPONIBLE L'enveloppe budgétaire totale estimée pour le présent appel à propositions s'élève à 23.45 millions d euros, destinés à couvrir un flux de mobilité d'environ 800 personnes dans les fenêtres géographiques suivantes: Lots Fenêtres géographiques Montant indicatif global Nombre indicatif de projets à financer Montant maximal par partenariat Lot 1 Afrique 17.85 millions 7 2.55 millions Lot 2 Caraïbes & Pacifique 5.6 millions de 2 à 3 2.8 millions pour les projets inter-régionaux 1.4 million pour les projets régionaux 2 Le montant des subventions dépendra du nombre de personnes participant aux activités de mobilité, de la durée et du niveau d'études (master, doctorat) ainsi que du nombre du personnel en mobilité. La contribution financière de l'ue s'effectuera sous forme de montants forfaitaires et/ou à taux forfaitaires dont les règles sont expliquées dans la rubrique 9.4. Méthode de financement. L'Agence se réserve le droit de ne pas distribuer tous les fonds disponibles. 5 CRITÈRES D ÉLIGIBILITÉ Cette section reprend les exigences générales en matière d éligibilité applicables aux partenariats. Les candidatures qui ne sont pas conformes aux critères suivants seront exclues. 1 Article 128 du Règlement Financier. Les candidats doivent être informés du résultat de l'évaluation de leur candidature dans un délai de 6 mois à partir de la date limite de soumission des candidatures. 2 Si le Partenariat comprend des EES des Caraïbes et du Pacifique (projets inter-régionaux), le montant maximal de financement par partenariat à demander sera de 2.8 millions. Si le Partenariat ne comprend que des EES de l'une de deux régions (Caraïbes ou Pacifique) et planifie la mobilité dans la région choisie (projets régionaux), le montant maximum de financement par partenariat sera de 1.4 millions afin de garantir une couverture géographique balancée. 5
5.1 Critères formels Seules les propositions soumises en anglais ou en français utilisant le formulaire de candidature officiel dûment rempli et signé (signature ou son equivalent requis) reçues dans le delai imparti seront prises en compte. Le formulaire de candidature doit être accompané d'une lettre officielle de la part du candidat ainsi que d'autres annexes et documents mentionnés dans le formulaire de candidature. 5.2 Pays Eligibles Les pays éligibles pour chaque fenêtre géographique sont présentés dans le tableau suivant: Pays ACP 5.2.1 Lot 1 Afrique Régions Australe de l'ouest Centrale Orientale Pays Angola, Botswana, Lesotho, Malawi, Mozambique, Namibie, Afrique du Sud, Swaziland, Zambie et Zimbabwe Benin, Burkina Faso, Côte d'ivoire, Cap-Vert, Gambie, Ghana, Guinée, Guinée- Bissau, Liberia, Mali, Mauritanie, Niger, Nigeria, Sénégal, Sierra Leone et Togo Burundi, Cameroun, République centrafricaine, Tchad, Congo, R.D. Congo, Guinée équatoriale, Gabon et Sao Tomé et Principe Comores, Djibouti, Erythrée, Ethiopie, Kenya, Madagascar, Maurice, Rwanda, Seychelles, Somalie, Soudan, Soudan du Sud, Ouganda et Tanzanie Pays non-acp Régions Pays du Nord Algérie, Egypte, Libye, Tunisie et Maroc 5.2.2 Lot 2 - Caraïbes et Pacifique Pays ACP Régions Caraïbes Pacifique Pays Antigua-et-Barbuda, Bahamas, Barbade, Belize, Commonwealth de la Dominique, République dominicaine, Grenade, Guyane, Haïti, Jamaïque, Saint-Kitts-Et-Nevis, Saint Lucie, St. Vincent et les Grenadines, Suriname, Trinidad-et-Tobago Îles Cook, États Fédérés de Micronésie, Timor oriental, Fidji, Kiribati, Nauru, Niue, Palau, Papouasie Nouvelle-Guinée, République des Îles Marshall, Samoa, Îles Salomon, Tonga, Tuvalu, Vanuatu 6
5.3 Participants Eligibles et Individus L'appel à propositions est ouvert à des établissements d'enseignement supérieur (EES); des individus bénéficieront des mobilités planifiées par ces EES. 5.3.1 Partenariat conditions générales Le Partenariat doit être composé d'au moins trois EES (y compris le candidat). Afin de garantir la bonne gestion du partenariat, sa taille est limitée à 12 partenaires maximum, y compris le candidat et dans le cas échéant le partenaire technique. Pourtant, chaque partenariat ne doit comprendre que quatre EES au maximum d'un même pays éligible. Le partenariat doit inclure les membres suivants: Candidat / Etablissement Coordonnateur Le candidat doit être: (a) (b) (c) Partenaires Les partenaires doivent être: Une personne morale ("Entité légale"): afin de définir la personnalité juridique de l'organisme, le candidat doit être légalement établi depuis plus de 3 ans et doit fournir le Formulaire d'entité légale dûment rempli et signé, accompagné des documents justificatifs 3 ; et Un Établissement d'enseignement Supérieur (privé ou public). Pour être éligible en tant qu'établissement d'enseignement supérieur, les candidats doivent dispenser des cours de 2ème cycle (master) et/ou 3ème cycle (doctorat), sanctionnés par un diplôme reconnu par les autorités compétentes de leur pays; ils peuvent être dénommés «Université» ou porter un autre nom (par ex. «Polytechnique», «Collège», «Institut», etc.). Ces EES doivent être accrédités par les autorités nationales dans un des pays ACP; et Etre ressortissant et inscrit dans un des pays ACP (voir rubrique 5.2 ci-dessus). Les établissements qui agissent en tant que filiale d'un EES hors ces pays ne sont pas éligibles 4. (a) Une personne morale ("Entité légale"): afin de définir la personnalité juridique de l'organisme, le candidat doit être légalement établi depuis plus de 3 ans et doit fournir 3 Le formulaire d'entité légale est annexée au formulaire de demande de subvention et peut être téléchargé à partir du site web suivant: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entities_en.cfm. Il doit être accompagné des documents suivants: pour un organisme public: formulaire signalétique financier, annexe à la convention de subvention, dûment rempli et signé; instrument juridique ou décision attestant l'existence de l'entreprise publique ou tout autre document officiel établi pour la personne morale de droit public. pour une organisme privé: formulaire signalétique financier,annexe à la convention de subvention, dûment rempli et signé; extrait du journal officiel ou du registre de commerce, ainsi que le document d'assujettissement à la TVA (si dans certains pays, le numéro de registre de commerce et le numéro de TVA sont identiques, un de ces deux documents suffit). 4 Une entité légale dont le statut est établi dans un autre pays ne peut pas être considérée comme une organisation locale éligible même si son statut est enregistré localement ou si un Protocole d accord a été conclu. 7
(b) (c) le Formulaire d'entité légale dûment rempli et signé, accompagné des documents justificatifs 5 ; et Un Établissement d'enseignement Supérieur (privé ou public). Pour être éligible en tant qu'établissement d'enseignement supérieur, les partenaires doivent dispenser des cours de 2 ème cycle (master) et/ou 3 ème cycle (doctorat), sanctionnés par un diplôme reconnu par les autorités compétentes de leur pays; ils peuvent être dénommés «Université» ou porter un autre nom (par ex. «Polytechnique», «Collège», «Institut», etc.). Ces EES doivent être accrédités par les autorités nationales dans un des pays éligibles (voir rubrique 5.2 ci-dessus); et Etre ressortissant et inscrit dans un des pays éligibles (voir rubrique 5.2 ci-dessus). Les établissements qui agissent en tant que filiale d'un EES hors ces pays ne sont pas éligibles 6. En plus des membres mentionnés ci-dessus, le partenariat peut inclure: Partenaire Technique Dans des cas dûment justifiés, les partenariats peuvent inclure, en tant que partenaire technique, un EES de l'un des états membres de l'union Européenne (UE) disposant d une Charte Universitaire Erasmus 7 ou de l'un des pays éligibles couverts par l'un des deux lots. Le partenaire technique doit apporter un soutien dans la gestion du projet et en particulier dans l'organisation et la mise en œuvre de la mobilité. Pour cette raison, il doit avoir une expérience solide dans la gestion de la mobilité internationale. Si les partenaires techniques peuvent recevoir des fonds de la subvention, ils ne peuvent cependant ni accueillir, ni envoyer des étudiants ou du personnel. Les candidats devront fournir une justification de la nécessité d'inclure un partenaire technique dans la candidature ainsi que la nature et les coûts du service à fournir. Membres Associés D'autres types d'organisations provenant d'autres pays peuvent participer au projet en tant que "membre associé". A ce titre, ils peuvent jouer un rôle actif dans le projet mais, ils ne peuvent prétendre à aucun financement de la subvention. Ils ne sont pas soumis aux critères d éligibilité applicables aux candidats et partenaires. 5 Le formulaire d'entité légale est annexée au formulaire de demande de subvention et peut être téléchargé à partir du site web suivant: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entities_en.cfm. Il doit être accompagné des documents suivants: pour un organisme public: formulaire signalétique financier, annexe à la convention de subvention, dûment rempli et signé; instrument juridique ou décision attestant l'existence de l'entreprise publique ou tout autre document officiel établi pour la personne morale de droit public. pour une organisme privé: formulaire signalétique financier,annexe à la convention de subvention, dûment rempli et signé; extrait du journal officiel ou du registre de commerce, ainsi que le document d'assujettissement à la TVA (si dans certains pays, le numéro de registre de commerce et le numéro de TVA sont identiques, un de ces deux documents suffit). 6 Une entité légale dont le statut est établi dans un autre pays ne peut pas être considérée comme une organisation locale éligible même si son statut est enregistré localement ou un Protocole d accord a été conclu. 7 La Charte Universitaire Erasmus établit le cadre général dans lequel tout établissement d'enseignement supérieur peut effectuer les activités de coopération européennes au titre du programme d éducation et de formation tout au long de la vie (LLP). Pour de plus amples informations, veuillez consulter la page internet suivante: http://eacea.ec.europa.eu/llp/index_en.php 8
Les membres associés doivent être mentionnés dans le formulaire de candidature, lequel décrira également le rôle qu ils sont appelés à jouer dans le contexte du projet proposé. Ils sont sensés contribuer au transfert des connaissances et des résultats, ainsi qu'à la promotion, la mise en œuvre, l évaluation et le développement durable du projet. Parmi les types d'associés pouvant contribuer aux objectifs et aux activités du partenariat, on peut citer : les entreprises, chambres de l'industrie et du commerce, organismes publics locaux, régionaux ou nationaux, ainsi que les centres de recherche. Lot 1 - Afrique 5.3.2 Conditions spécifiques s'appliquant à chacune des fenêtres géographiques Le partenariat doit comprendre des EES d'au moins trois régions d'afrique. Les EES de l'afrique du Nord peuvent accueillir tous les types de mobilité mais leur mobilité sortante ne peut concerner que le personnel. La mobilité entre EES de l'afrique du Nord n'est pas autorisée. Lot 2 - Caraïbes et Pacifique Des partenariats incluant des EES des Caraïbes et du Pacifique sont fortement encouragés. Les partenariats peuvent proposer d'inclure des EES seulement de l'une des régions (Caraïbes ou Pacifique) et de planifier la mobilité dans la région choisie. Dans ce cas-là, le maximum montant de financement sera de 1.4 million afin de garantir une couverture géographique balancée. Etudiants 5.3.3 Individus Pour être éligibles, les étudiants en master ainsi que les étudiants en doctorat, ci-après dénommé "étudiants", doivent: (a) (b) (c) Avoir la nationalité et être ressortissants de l'un des pays ACP couverts par le lot correspondant; et Être inscrits au moment de la demande de bourse dans un des EES membres du partenariat ou avoir obtenu un diplôme d'un de ces EES (Groupe Cible 1); ou être inscrits/admis dans un EES (non inclus dans le partenariat) d'un pays concerné par le lot géographique, ou avoir obtenu un diplôme d'un EES d'un pays concerné par le lot géographique (Groupe Cible 2); et Justifier d'une connaissance suffisante de la langue dans laquelle les cours seront dispensés dans le pays d'accueil. Afin d'encourager des mesures destinées au "retour des cerveaux" (brain gain), les partenariats peuvent cibler des étudiants de diaspora qui ne résident pas dans les pays éligibles mais qui en sont ressortissants. 9
Personnel (Académique et Administratif) Les critères d éligibilité pour le personnel (académique et administratif) sont les suivants: (a) Avoir la nationalité et être résident d'un des pays éligibles couverts par le lot correspondant; et (b) Travailler dans, ou être associé à un des EES partenaires (Groupe Cible 1). Les activités durant la mobilité doivent être couvertes par des accords écrits entre les membres du partenariat. Les EES d origine et d accueil et le membre du personnel en mobilité doivent avoir convenu des activités qui seront réalisées par ce dernier (programme d enseignement délivré, activités de recherche, formation suivie, type de coopération administrative développée, etc.). 5.4 Activités éligibles 5.4.1 Conditions générales Le projet comprendra l'organisation et la mise en œuvre de la mobilité des étudiants et du personnel dans le cadre de cursus existants de haut niveau de 2 ème (master) et 3 ème cycles (doctorat), l'offre de cours, de formations et d'autres services aux étudiants étrangers, la délivrance de cours, de formations et d'autres services ainsi que la réalisation de missions de recherche pour le personnel du (des) pays couvert(s) par le projet. La mobilité doit se dérouler dans l un des pays éligibles couverts par le présent appel à propositions (voir rubrique 5.2) et membre du partenariat. Les flux de mobilité d étudiants et de personnel entre les deux lots ne sont pas éligibles. La durée du projet, basée sur les activités planifiées, doit être comprise entre 48 et 60 mois. En général, les six premiers mois seront consacrés à la promotion du projet et aux activités liées à l'organisation de la mobilité (voir la rubrique ci-dessous "Organisation de la mobilité"). Les activités éligibles, y compris les activités préparatoires, peuvent débuter à partir du 1 er Novembre 2013 à condition que la convention entre l'agence et le bénéficiaire ait été signée. Si le candidat peut démontrer la nécessité de commencer l'action avant la signature de la convention de subvention, certaines activités préparatoires peuvent débuter avant que l'accord de subvention ait été signé. En aucun cas, la période d'éligibilité ne peut commencer avant la date de soumission de la demande de subvention. La mobilité ne peut commencer avant qu'un processus de sélection, basé sur des procédures de sélection mises en place par les partenaires, ait été élaboré. Toutes les activités doivent se dérouler pendant la période d'éligibilité telle que définie dans la convention de subvention au moment de la signature avec l'agence. Toutefois, si pendant la mise en œuvre du projet, le beneficiaire réalise qu'il ne parviendra pas à effectuer les activités dans les délais prévus pour des raisons dûment justifiées, une extension de la période d'éligibilité convenue peut être accordée. 10
5.4.2 Domaines thématiques d études Cet appel à propositions est ouvert aux domaines thématiques d'études suivants 8 : (a) (b) (c) (d) (e) Agriculture Energie Ingénierie Gouvernance et Sciences Sociales Sciences médicales Les candidatures doivent identifier de programmes existants de haute qualité de 2 ème (master) et 3 ème cycles (doctorat) dans les EES du partenariat en fonction de ces domaines thématiques définis. Ils doivent fournir des opportunités de développement professionnel au-delà du monde académique et élargir les perspectives d'emploi. Ils doivent contribuer à renforcer les liens entre les EES, les organismes de recherche et l'industrie. Les étudiants peuvent s'inscrire pour une période d'études courte (conduisant à la reconnaissance académique de la période d'études passée à l'étranger) ainsi que pour toute la durée d'un programme (menant à l'obtention du diplôme après la réussite des études correspondantes). Les candidats doivent apporter une attention particulière à la qualité des programmes de 2 ème (master) et 3 ème cycles (doctorat) afin de maximiser les acquis professionnels des étudiants. Les programmes de 2 ème (master) et 3 ème cycles (doctorat) inclus dans la demande de subvention doivent être reconnus et accrédités par les autorités relatives au moment de la présentation de la demande. Une preuve officielle de cette accréditation doit être fournie pour tous les programmes inclus dans la demande. 5.4.3 Organisation de la mobilité L organisation des activités de mobilité vise à créer des conditions optimales, par le biais de mesures d appui, afin que les étudiants et le personnel puissent entreprendre des périodes d études, de formation ou de recherche au sein des EES partenaires d' un pays outre que celui de la nationalité. Afin d organiser la mobilité, le partenariat devra: (a) Rédiger un «Protocole d accord» entre les partenaires visant à assurer une saine gestion du partenariat et à tenir compte de tous les aspects liés à l organisation du programme de mobilité. Ce protocole d accord doit donner une définition précise du rôle des partenaires, de leur niveau de participation individuelle aux activités organisationnelles (activités de visibilité, stratégie de communication, activités académiques préparatoires et autres activités); préciser la procédure de sélection des candidats (par exemple, mécanismes de sélection centralisés appliqués par tous les partenaires, en tenant compte de critères spécifiques pour les différents groupes 8 Pour plus d'information sur les domaines thématiques/description des disciplines veuillez-vous référer à la Communication de la Commission au Parlement Européen, au Conseil, au Comité Economique et Social Européen et au Comité des Régions "Accroître l'impact de la politique de développement de l'ue: un programme pour le changement" ainsi qu'aux disciplines Erasmus et descriptions des disciplines dans la classification internationale du type de l'éducation (CITE) de l'unesco fournies par les documents de référence sur le site: http://eacea.ec.europa.eu/intra_acp_mobility/funding/2013/call_eacea_45_12_en.php 11
cibles); préciser les dispositions académiques spécifiques (par exemple, pour les étudiants: critères d'examen convenus, reconnaissance des périodes d'études à l'étranger; pour les enseignants: intégration des cours dispensés dans le programme normal de l'université d'accueil, conditions d'évaluation des étudiants et des cours et programmes de formation; etc.); (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i) (j) Développer une stratégie claire de promotion et de visibilité pour le partenariat, avec notamment un site web spécifique au partenariat, faisant clairement référence au "programme de mobilité académique Intra-ACP" et incluant l ensemble des informations nécessaires des points de vue académique, financier et administratif. Cette stratégie doit également se fonder sur un travail en réseau visant à atteindre autant d'universités dans les pays d'afrique Caraïbes et Pacifique que possible; Mettre en place des procédures et critères spécifiques pour la sélection des étudiants et du personnel susceptibles de participer aux activités de mobilité. Les partenariats doivent garantir une durée minimale de 45 jours entre la publication de l appel à manifestation d intérêt et la date limite de présentation des candidatures aux bourses de mobilité. Les procédures et calendriers des demandes de bourse individuelle doivent être définis de telle sorte qu ils offrent aux candidats toutes les informations et tout le temps nécessaires pour préparer et soumettre leur candidature; Mettre en place des mécanismes de sélection des étudiants, chercheurs et personnel qui garantissent la transparence du processus de sélection et un traitement équitable des candidatures individuelles; Tenir compte des aspects transversaux, tels que l égalité entre les genres, l'égalité des chances et la participation des groupes vulnérables (étudiants handicapés, étudiants économiquement défavorisés, etc.); Mettre en place des mesures destinées à éviter la fuite des cerveaux pour les pays participant au programme de mobilité; Offrir les services nécessaires aux étudiants (par exemple au travers de bureaux des relations internationales, services de logement, système de tuteur ou de parrain, assistance pour l obtention des visas et permis de résidence, etc.), en ce compris l assistance éventuelle aux membres de la famille du boursier et aux boursiers ayant des besoins spécifiques; Mettre en place un système d assurance garantissant une couverture adéquate en cas d accident, blessure, maladie, etc. durant la période de mobilité; Passer des accords avec les étudiants sur le programme de travail individuel et la charge de travail requise pour réussir les examens ou d'autres formes d'évaluation (accords d'apprentissage); Faciliter la reconnaissance des périodes d études, de formation, de recherche et d'enseignement entre les EES par le biais de systèmes convenus entre les partenaires, afin de contribuer à la création d un "espace commun de l enseignement supérieur". A ce propos, tous les partenaires sont tenus de considérer la période d'études à l'étranger comme formant partie intégrante du programme d'études. Une reconnaissance universitaire complète sera accordée par l'université d'origine pour la 12
période d'études concernée passée dans la ou les universités d'accueil (en ce compris les examens et autres formes d'évaluation). A la fin de la période d'études à l'étranger, l'université d'accueil communiquera à l'étudiant et à l'université d'origine une transcription des résultats confirmant que le programme d'études a été terminé et mentionnant les résultats de l'étudiant. Il est recommandé que la reconnaissance soit également documentée dans un supplément au diplôme; (k) (l) Passer des accords avec les enseignants sur les heures de cours devant être dispensées, lesquelles devraient faire partie des cours reconnus dans le cadre du programme d études concerné au sein de l'établissement d'accueil; Définir les conditions pour le suivi des étudiants en mobilité; (m) Définir les mécanismes d'évaluation interne et d'évaluation de la qualité; (n) Prévoir des stratégies de durabilité, en justifiant de quelle manière les échanges de mobilité pourront favoriser la création de liens durables entre EES et répondre aux besoins sociaux, économiques et politiques des pays concernés. 5.4.4 La mobilité individuelle des étudiants et du personnel Il existe deux groupes cibles (GC) et trois différents types de mobilité individuelle. Groupe cible Groupe Cible 1 Participants Etudiants qui sont soit inscrits, ou ont obtenu un diplôme d'un EES membre du partenariat. Types de mobilité 2 ème cycle (master), 3 ème cycle (doctorat), Durée minimale/ maximale 6/ 24 mois 6/ 48 mois Pays des personnes en mobilité Les pays ACP du lot concerné Personnel qui travaille ou est associé à un des EES partenaires Echanges de personnel 1/ 6 mois Pays ACP et non- ACP du lot concerné Groupe Cible 2 Etudiants qui sont soit inscrits dans un EES qui n est pas membre du partenariat, ou qui ont obtenu un diplôme universitaire ou équivalent dans un EES ACP. 2 ème cycle (master), 3 ème cycle (doctorat) 6/ 24 mois 6/ 48 mois Les pays ACP du lot concerné 13
Veuillez noter que: Le Groupe Cible 1 doit représenter au moins 40 % de la mobilité individuelle couverte par le projet; La distribution des différents types de mobilité doit respecter les gammes suivantes: Type de mobilité Distribution 2 ème Cycle - Master 50-70% 3 ème Cycle - Doctorat 9 20-30% Personnel 10-30% Des étudiants de "diaspora" doivent représenter un maximum de 5% de la mobilité planifiée par le projet (le cas échéant). Les partenariats sont fortement encouragés à assurer que la mobilité (étudiants et personnel) sortante de chaque des pays éligible ne représente pas plus de 10% de la mobilité individuelle couverte par le projet. En outre, la distribution des flux de mobilité entre les EES partenaires doit être équilibrée en prenant en considération les capacités techniques et opérationnelles des partenaires à gérer la mobilité (entrante et sortante). La mobilité des étudiants Les partenariats peuvent organiser la mobilité des étudiants en plusieurs cohortes (si nécessaire), selon le calendrier suivant: Première cohorte - la mobilité couverte par les bourses doit commencer le 30 Septembre 2015 au plus tard. La mobilité à long terme (soit 48 mois) doit commencer au plus tôt dans la première cohorte, et ce afin qu'elle s'inscrive complètement dans la période éligible (voir rubrique 5.4.1) Deuxième cohorte - Le 30 Septembre 2016 constitue la date la plus tardive pour le démarrage de la mobilité. La mobilité des étudiants peut comprendre une période de formation professionnelle (stage) d une durée maximale de 3 mois dans le même pays de l'ees d'accueil, à la condition qu'elle soit précédée d'une période d'études d'au moins six mois, et qu'elle soit reconnue comme faisant partie intégrante du programme de l'étudiant. La période de stage doit être convenue entre l ensemble des parties et faire l objet d un suivi précis des activités de l étudiant. Aucun étudiant ne peut bénéficier d une seconde bourse de mobilité pour le même type de mobilité sous ce programme. 9 La mobilité doctorale peut également inclure de la mobilité dans le cadre de "doctorats sandwich" (voir "Glossaire" à la fin du présent appel), avec une durée minimale de mobilité de 6 mois. 14
La mobilité du personnel La mobilité du personnel peut commencer à tout temps pendant la durée du projet et doit prendre fin dans la période d'éligibilité du projet. Cette mobilité devra contribuer à renforcer la capacité de coopération internationale des EES, avec la production de nouveaux supports pédagogiques, ainsi que leur capacité de gestion. Elle doit viser à consolider et à étendre les liens entre les départements et les facultés, et à préparer de futurs projets de coopération entre les EES. La mobilité du personnel devrait également conduire à améliorer l'application de systèmes de reconnaissance des études dans les établissements partenaires. La mobilité du personnel administratif doit être acceptée par les établissements d'origine et d'accueil et doit contribuer au processus d'internationalisation des EES concernés. La mobilité devra contribuer à l'échange d'expériences et l'acquisition de compétences spécifiques dans la gestion de projets internationaux. Si leur proposition est approuvée, les candidats devront soumettre à l Agence avant le début de la première mobilité, la liste des étudiants et du personnel sélectionnés pour bénéficier d une bourse de mobilité, ainsi que la liste de réserve. Ces listes devront préciser le nom, la nationalité et le genre du boursier, le groupe cible concerné, les EES d origine et d accueil, le domaine d études, le type de mobilité (voir section "mobilité individuelle") et la durée de la mobilité. De plus, des informations devront être fournies sur le nombre de candidats non retenus par type de mobilité, pays d origine et genre. Pour chaque type de mobilité, la liste devra être soumise au plus tard 15 jours avant le début de la première mobilité et la liste complète au plus tard pour le 1er avril 2015. En cas de deuxième cohorte, la même procédure devra être suivie et la liste complète soumise au plus tard pour le 1er avril 2016. 6 CRITÈRES D EXCLUSION Les candidats doivent attester qu'ils ne se trouvent dans aucune des situations exposées aux articles 106(1), 107 et 109 du Règlement Financier applicable au budget général de l'union 10 et énumérées ci-après. Les candidats seront exclus de la participation du présent appel à propositions s ils se trouvent dans l'une des situations suivantes: (a) (b) (c) être en état ou faire l'objet d'une procédure de faillite, de liquidation, de règlement judiciaire ou de concordat préventif, de cessation d'activité, ou se trouver dans toute situation analogue résultant d'une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales; avoir fait l'objet d'une condamnation prononcée par un jugement d'une autorité compétente d'un Etat membre ayant la force de chose jugée, pour tout délit affectant sa moralité professionnelle; en matière professionnelle, avoir commis une faute grave constatée par tout moyen que l'ordonnateur compétent peut justifier notamment par des décisions de la BEI et des organisations internationales; 10 Cette disposition ne s'applique pas aux subventions qui sont inférieures ou égales à 60 000 euros. L'article 131 (4) (a). 15
(d) (e) (f) ne pas avoir rempli ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou ses obligations relatives au paiement de ses impôts selon les dispositions légales du pays où il est établi, ou celles du pays de l'ordonnateur compétent ou celles du pays où la convention de subvention doit être effectué. avoir fait l'objet d'un jugement ayant autorité de chose jugée pour fraude, corruption, participation à une organisation criminelle ou toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers des Communautés; ils font l'objet d'une sanction administrative visée à l'article 109(1) du Règlement Financier. Les candidats ne recevront aucun financement si, au cours de la décision d octroi des subventions: (a) ils se trouvent en situation de conflit d intérêts; (b) (c) ils se sont rendus coupables de fausses déclarations des renseignements exigés par l'agence comme condition de participer à la procédure d'octroi de subventions, ou n'ont pas fourni ces renseignements; ils se trouvent dans l'une des situations d'exclusion, visés à l'article 106(1) du Règlement Financier; Conformément à l'article 109 du Règlement Financier, des sanctions administratives et financières pourront être prises à l'encontre des bénéficiaires ou de leurs entités affiliées, le cas échéant, qui se seront rendus coupables de fausses déclarations, ou dont il s'avérera qu'ils ont gravement manqué à leurs obligations contractuelles dans le cadre d'une précédente procédure de passation de marché. Afin de respecter ces dispositions, les candidats pour une subvention supérieure à 60.000 EUR doivent signer une déclaration sur l'honneur, certifiant qu'ils ne se trouvent dans aucune des situations visées aux articles 106 et 107 du Règlement Financier 11. 7 CRITÈRES DE SÉLECTION Les candidats doivent avoir des sources de financement suffisantes et stables pour poursuivre leur activité pendant toute la durée de l'action proposée. Les candidats seront évalués en fonction des compétences et des qualifications professionnelles requises pour mener à bien l'action et le programme de travail proposés 12. Les candidats doivent inclure une déclaration sur l'honneur -, complétée et dument signée, attestant leur qualité de personne morale ainsi que leur capacité financière et opérationnelle de mener à bien les activités proposées 13. 11 Article 106(3) RF; Article 197 ME. L'ordonnateur compétent peut également, selon son analyse du risque, exiger des demandeurs retenus qu'ils fournissent les preuves visées à l'article 143ME. 12 Article 132(1) RF; Article 202 ME. 13 Cette déclaration se trouve dans le formulaire de candidature. 16
7.1 Capacité opérationnelle Pour attester de cette compétence, la demande de subvention devra inclure: un résumé des CV des personnes responsables de la mise en œuvre et de la gestion du projet au sein de chaque établissement coordinateur ou partenaire dans le projet, révélant leur expérience professionnelle pertinente aux activités du projet. une liste de projets de coopération internationale dans le domaine concerné gérés dans le passé/en cours par le candidat et par les partenaires. 7.2 Capacité financière Afin de permettre l'évaluation de leur capacité financière, la demande de subvention devra inclure: un rapport d'audit externe délivré par un auditeur agréé, certifiant les comptes des deux derniers exercices financier disponible pour lesquels les comptes ont été clôturés. Ce rapport doit certifier les comptes de profits et de pertes de l'organisme candidat, ainsi qu'une appréciation sur la viabilité financière du candidat. Si, sur cette base, l'agence considère que la capacité opérationnelle et/ou financière n'a pas été prouvée ou n'est pas satisfaisante, elle pourra: rejeter la demande de subvention demander une garantie (voir rubrique 9.2 "Garantie") La vérification de la capacité financière ne s'applique pas aux personnes physiques bénéficiaires de bourses, ni aux organismes publics, ni aux organisations internationales. Pour cet appel à propositions, seront traités comme ayant la capacité financière, professionnelle et administrative nécessaire, avec la stabilité financière requise, toute école ou EES reconnu par les pays participants au programme, dont plus de 50 % des revenus annuels, au cours des deux dernières années, provenaient de financements publics, ou qui est contrôlé par des organes publics ou leurs représentants. Ces candidats devront toutefois obligatoirement signer une déclaration sur l'honneur attestant qu'ils remplissent les conditions mentionnées ci-dessus. L'Agence se réserve le droit de demander tout document complémentaire de nature à prouver la véracité de cette déclaration. 17
8 CRITÈRES D ATTRIBUTION L Agence procèdera à la sélection des propositions selon un processus de mise en concurrence, fondé sur l évaluation de la qualité des propositions du point de vue académique et organisationnel. Toutes les propositions seront soumises à des experts externes indépendants dont l analyse sera basée sur les trois critères d attribution repris ci-dessous. Critères Pondération 1. Pertinence 20% 2. Qualité 70% 2.1 Qualité académique 15% 2.2 Composition du partenariat et mécanismes de coopération 20% 2.3 Organisation et mise en œuvre de la mobilité 20% 2.4 Services aux étudiants et au personnel, et mesures de suivi 15% 3. Durabilité 10% Total 100% 1. Pertinence (20% de la note finale) Sous ce critère, les candidats devront justifier de la pertinence de la candidature par rapport aux objectifs du programme (voir section 2) et expliquer dans quelle mesure les résultats contribueront à répondre aux exigences du programme. 2. Qualité (70% de la note finale) Sous ce critère, les candidats devront expliquer les mesures proposées afin de garantir une organisation et une mise en œuvre efficace de la mobilité. Il s agira de justifier l expertise du partenariat proposé et sa capacité à atteindre les objectifs, expliquer les stratégies et procédures proposées pour organiser et mettre en œuvre la mobilité, présenter les services et les facilités offerts aux étudiants recrutés, ainsi que la manière par laquelle le partenariat veillera à garantir une participation active des étudiants au programme de mobilité. 2.1 Qualité académique (15% de la note finale) Sous ce critère, les candidats devront présenter la liste des masters et doctorats proposés, en fournir une description du point de vue académique et démontrer la qualité de ces programmes ainsi que le fait qu'ils sont entièrement accrédités par l'organisme national approprié en vertu de la législation nationale. 2.2 Composition du partenariat et mécanismes de coopération (20% de la note finale) Sous ce critère, les candidats devront expliquer la qualité des mécanismes de coopération, le degré d implication et le rôle des partenaires dans le projet, leur capacité opérationnelle et compétence à répondre aux objectifs du projet. 18
2.3 Organisation et mise en œuvre de la mobilité (20% de la note finale) Sous ce critère, les candidats devront expliquer comment les activités de mobilité seront mises en œuvre, et comment les objectifs et résultats escomptés seront atteints, et ce dans le cadre d une approche efficace et effective. Les candidates devront fournir un descriptif des mesures concrètes proposées pour attirer le nombre et le profil approprié d'étudiants et de personnel, de la méthodologie et des critères proposés pour garantir un processus de sélection impartial et transparent basé sur le mérite et l'égalité des chances, ainsi que des mesures communes mises en œuvre en vue d'assurer la reconnaissance académique, les stratégies d évaluation, etc. 2.4 Services aux étudiants et au personnel, et mesures de suivi (15% de la note finale) Sous ce critère, une attention particulière sera accordée aux services et facilités offerts aux étudiants et au personnel dans l'établissement d'accueil, ainsi qu'à la façon dont le partenariat prévoit d'assurer une intégration et une participation efficace des étudiants et du personnel aux activités du partenariat. 3. Durabilité (10% de la note finale) Ce critère concerne les mesures prises par le partenariat pour garantir une diffusion et une exploitation efficace des résultats du projet, ainsi que pour garantir l impact et la durabilité (financière et institutionnelle) de ces résultats à long terme, au-delà de la période de financement. Suite à l évaluation des propositions soumises, et pour chaque lot concerné, une liste de meilleures propositions sera établie. Dans les limites des disponibilités budgétaires, une liste des projets sélectionnés sera établie pour chacun des lots ainsi qu une liste de réserve. 9 CONDITIONS FINANCIÈRES La subvention de l'ue est une incitation à la réalisation d'activités qui ne pourraient être exécutés sans le soutien financier de l'ue. Elle repose sur le principe du cofinancement. La subvention communautaire complète la participation financière propre du candidat et/ou les aides nationales, régionales ou privées qu il aurait obtenues par ailleurs. Le fait que l'agence accepte une demande ne signifie pas qu elle s engage à octroyer une contribution financière égale au montant demandé par le candidat. De plus, le montant alloué ne pourra pas être supérieur à celui demandé. L octroi d une subvention ne confère aucun droit pour les années suivantes. 9.1 Conditions contractuelles et procédures de paiement 9.1.1 Convention de subvention En cas d'approbation définitive par l'agence, une convention de subvention, établie en euros et précisant les conditions et le niveau de financement, sera envoyée au bénéficiaire. Le représentant légal de l'institution bénéficiaire signe la convention de subvention avec l'agence et est donc légalement responsable de l'administration de la subvention conformément aux modalités présentés dans la candidature et les termes de la convention de subvention octroyée. Les deux copies de la convention de subvention initiale doivent être signées par le bénéficiaire et renvoyées immédiatement à l'agence. L'Agence sera la dernière à les signer. 19
9.1.2 Paiement de la subvention La subvention sera versée par l'agence au bénéficiaire en trois préfinancements destinés à fournir un fond de trésorerie au bénéficiaire comme suit: Un premier préfinancement représentant 50% de la subvention sera versé au bénéficiaire dans les 30 jours à compter de la date à laquelle la convention aura été signée par les deux parties, et toutes les garanties nécessaires reçues; Le versement du deuxième préfinancement, représentant 30% de la subvention, pourra être réalisé dans un délai de 60 jours après la soumission par le bénéficiaire et approbation par l'agence d'une demande de paiement prouvant qu'au moins 70 % des montants de préfinancement déjà versés par l'agence ont été dépensés, et d'un rapport intermédiaire accompagné d'une liste de mobilité (soumise avec ou avant la demande de paiement). Lorsque la consommation du premier préfinancement est inférieure à 70%, le montant du second versement de préfinancement est diminué du montant non effectivement consommé sur le premier préfinancement; Le versement du troisième préfinancement, représentant 20% de la subvention, pourra être réalisé dans un délai de 60 jours qu'après la soumission par le bénéficiaire et approbation par l'agence d'une demande de paiement prouvant qu'au moins 70 % des montants de préfinancement déjà versés par l'agence ont été dépensés, et d'un rapport intermédiaire accompagnée d'une liste de mobilité (soumise avec ou avant la demande de paiement). Lorsque la consommation du premier préfinancement est inférieure à 70%, le montant du second versement de préfinancement est diminué du montant non effectivement consommé sur le premier préfinancement. Le compte ou sous-compte indiqué par le bénéficiaire doit permettre d identifier les fonds transférés par l Agence. L'Agence déterminera le montant du paiement final sur la base du rapport final présenté à la clôture du projet. 9.2 Garantie L'Agence pourra exiger de tout organisme bénéficiaire d'une subvention qu'il produise une garantie préalable afin de limiter les risques financiers liés au versement du préfinancement. Cette garantie a pour objet de rendre un organisme bancaire, financier, un tiers ou les autres bénéficiaires, caution solidaire irrévocable ou garant à première demande des obligations du bénéficiaire de la subvention. Cette garantie financière, qui doit être libellée en euros, est fournie par un organisme bancaire ou financier agréé établi dans l'un des pays en Afrique, Caraïbes et Pacifique pour qui l'ordonnateur compétent estime offrir une sécurité et des caractéristiques équivalentes à celles délivrées par un établissement bancaire ou financier établi dans un État membre. La garantie peut être remplacée par une garantie conjointe des bénéficiaires d une action qui sont signataires de la même convention de subvention. La garantie est libérée au fur et à mesure de l'apurement du paiement final selon les conditions prévues dans la convention de subvention. 20
Cette exigence ne s'applique pas aux organismes publics et les organisations internationales de droit public établies par des accords intergouvernementaux. 9.3 Double financement Les candidats peuvent recevoir une seule subvention du budget de l'union Européenne pour la même candidature. À cet effet, il est obligatoire de mentionner dans le formulaire de candidature toute autre demande de subvention qui a été ou sera présentée aux institutions européennes en précisant, pour chacune d'entre elles, l'année budgétaire, la ligne budgétaire, le titre du programme de l'union Européenne et le montant demandé. 9.4 Méthode de financement Le financement est basé sur l'application de montants forfaitaires et de coûts unitaires conformément au principe de cofinancement. La subvention accordée peut être utilisée pour couvrir les frais encourus pour la mise en œuvre des activités éligibles décrites sous la section 5.4 du présent appel, et sera répartie comme suit: 9.4.1 Calcul de la subvention Le montant de la subvention est calculé à la base des montants forfaitaires et des coûts unitaires décrits ci-dessous. La grille pour calculer la subvention est fournie comme annexe au formulaire de candidature (Annexe 1). Veuillez trouver ci-dessous un tableau cumulatif des montants forfaitaires et des coûts unitaires: Type de mobilité Indemnité mensuelle de séjour Durée 14 Frais de participation par année Assurance Montant maximal 15 Lot 1 Afrique Master 600 Max 24 mois 3.500 75 23.800 Doctorat 900 Max 48 mois 4.000 75 63.700 Personnel 1.000 Max 6 mois 75 6.450 Lot 2 Caraïbes & Pacifique Master 600 Max 24 mois 4.500 75 25.800 Doctorat 900 Max 48 mois 5.000 75 67.700 Personnel 1.000 Max 6 mois 75 6.450 La subvention est calculée sur base des coûts liés à l'organisation de la mobilité et à la mise en œuvre de la mobilité. 14 La durée minimale pour les étudiants (master et doctorat) est d'un semestre académique, et pour le personnel, d'un mois. 15 Le montant maximal inclut un mois d'indemnité d'installation pour les étudiants (master et doctorat). 21
La somme de ces deux coûts correspond au montant maximum de la subvention demandée après que les règles valables pour le calcul de la subvention maximum et les autres conditions sont appliquées. a) Coûts liés à l'organisation de la mobilité La partie de la subvention allouée pour couvrir les coûts encourus par les EES pour l'organisation de la mobilité sera calculée sur la base de montants forfaitaires. Ce montant forfaitaire correspondra à 15 000 euros multipliés par le nombre d'établissements au sein du partenariat, et 20 000 euros pour le partenaire technique éventuel, et ce pour toute la durée du projet. La composition maximale d'un partenariat étant de 12 partenaires (y compris le candidat) et, le cas échéant, d'un partenaire technique, le montant maximal possible pour l'organisation de la mobilité est de 200 000 euros. b) Coûts liés à la mise en œuvre de la mobilité Le financement de l'union européenne de la mobilité individuelle des étudiants et du personnel contribuera à couvrir les indemnités de séjour, les frais d'assurance, de déplacement et de visa, et le cas échéant, les droits d'inscription pour les étudiants et le personnel en mobilité. Le montant de la subvention affecté à ces coûts sera calculé sur la base de coûts unitaires détaillés dans les tableaux ci-dessus. Indemnité de séjour Les EES participants doivent verser l'intégralité de l'indemnité de séjour indiquée dans le tableau ci-dessus aux étudiants et personnel concernés. Une partie de l'indemnité sera versée à leur arrivée afin de couvrir les frais d'installation, et l'autre partie sera versée sur une base périodique. Une indemnité d'installation sera fournie aux étudiants, correspondant à un mois supplémentaire d'indemnité de séjour. Frais de participation Les EES participants doivent couvrir les frais de participation de tous les étudiants et du personnel en mobilité, indépendamment de la longueur de la mobilité. Les frais de participation peuvent couvrir les frais de scolarité et/ou d'inscription, les frais additionnels de bibliothèque, l'inscription à des associations d'étudiants, les coûts de laboratoire, de permis de séjour, de cours de langue, etc., et ce sur une base égale à celle exigée pour les étudiants locaux et autres étudiants internationaux accueillis. Les étudiants continueront à payer leurs frais d'inscription dans leur EES d'origine mais les EES d'accueil doivent appliquer une politique de renonciation aux frais (pas de frais d'inscription) si la mobilité est inférieure à 10 mois. Afin d'éviter une double imposition de frais d inscription, lorsque les EES d'accueil exigent le paiement des frais d'inscription, les EES d'origine ne peuvent pas facturer ces mêmes frais aux étudiants. Afin de couvrir les frais de participation pour les étudiants entrants, un coût unitaire par année scolaire (voir tableau ci-dessous) sera accordé pour les études de master et de doctorat. Pour une mobilité inférieure à 10 mois, aucun frais de participation n'est accordé. En aucun cas les EES participants ne sont autorisés à exiger des étudiants accueillis des frais d'inscription supérieurs aux montants indiqués dans le tableau ci-dessous, ou à affecter les fonds destinés à l'indemnité de séjour pour couvrir de tels frais. 22
Frais d'assurance Les EES doivent souscrire une assurance complète 16 (santé, voyage, accident) afin de couvrir les étudiants et le personnel qu'ils accueillent en mobilité. Afin de couvrir les frais d'assurance, un coût unitaire de 75 par mois sera octroyé par étudiant et membre du personnel en mobilité. Frais de déplacement et de visa Frais de déplacement Les EES participants doivent couvrir les frais de déplacement des étudiants et du personnel en mobilité. Afin de couvrir ces frais de déplacement, un coût unitaire sera octroyé. Le barème suivant s'applique pour les trajets aller-retour, en fonction de la distance directe/linéaire («à vol d'oiseau») 17 : entre d'une part, l'établissement d'origine, et d'autre part, l'établissement d'accueil pour le groupe cible 1; entre d'une part, le lieu d'origine de l'étudiant, et d'autre part, l'établissement d'accueil pour le groupe cible 2 et les étudiants de "diaspora". Sur la base du barème ci-dessous, les partenaires couvriront les frais de déplacement des étudiants et du personnel participant aux flux de mobilité individuelle. Distance (km) Montant forfaitaire ( ) < 500 250 500 1 000 500 >1 000 1 500 750 >1 500 2 500 1 000 >2 500 5 000 1 500 >5 000 10 000 2 000 >10 000 2 500 Frais de visa Les EES participants doivent couvrir les frais associés à l'obtention du visa pour les personnes en mobilité. Afin d'accélérer et de faciliter la procédure d'obtention de visa pour les étudiants et le personnel en mobilité, il est vivement recommandé aux partenariats sélectionnés de prendre contact avec les consulats et les ambassades dans les pays concernés, et ce dès réception de la confirmation officielle de sélection. 16 Veuillez-vous référer aux exigences minimales du programme Intra-ACP publié sur le site web: http://eacea.ec.europa.eu/intra_acp_mobility/beneficiaries/index_en.php. 17 Pour calculer la distance, veuillez-vous référer au site-web: www.mapcrow.info 23
En aucun cas, les EES ne peuvent réclamer des frais de visa aux étudiants en mobilité ou conserver le financement prévu au titre de l'indemnité de séjour afin de couvrir ces coûts. 9.4.2 Calcul du paiement final L'Agence calcule le paiement final sur la base des informations contenues dans le rapport final présenté à la fin du projet. Il est basé sur un calcul des montants forfaitaires et des coûts unitaires spécifiés dans les conditions financières. Si le montant de la subvention finale calculée par l'agence est plus faible que prévu, le bénéficiaire sera, le cas échéant, être tenu à rembourser les montants excédentaires déjà versés par l'agence dans le cadre du préfinancement. Dans le cas de non-exécution ou d'exécution nettement insuffisante d'une activité prévue dans la demande de subvention attachée à la décision/convention de financement, la subvention finale sera réduite en conséquence, et le cas échéant, le bénéficiaire sera obligé de rembourser les montants excédentaires versés par le Agence sous la forme de pré-financement. 10 PUBLICITE Toutes les subventions attribuées au cours d'un exercice budgétaire devront être publiées sur le site internet des institutions de l'union Européenne pendant le premier semestre suivant la clôture de l'exercice budgétaire où elles ont été attribuées. Ces informations peuvent également être publiées dans tout autre media approprié, y compris le Journal Officiel de l'union européenne. Le bénéficiaire autorise l'agence à publier sous quelque forme et sur quelque support que ce soit, y compris par l'internet, les informations suivantes: nom et adresse du bénéficiaire; objet et but de la subvention; montant octroyé et taux de financement par rapport au coût total de l action. A la demande motivée et dûment justifiée du bénéficiaire et sous réserve de l'approbation expresse de l'agence, il pourra être dérogé à cette publicité, si la divulgation des informations susmentionnées risque d'attenter à la sécurité du bénéficiaire ou de porter préjudice à ses intérêts commerciaux. Les bénéficiaires doivent respecter l'obligation d'indiquer clairement la contribution de l'union européenne dans toutes les publications ou conjointement aux activités pour lesquelles la subvention est utilisée. De plus, ils devront afficher le nom et le logo de la Commission européenne, de la Commission de l'union Africaine et du Secrétariat ACP sur toutes leurs publications, affiches, programmes et autres produits réalisés dans le cadre de l'action cofinancée. Le logo du programme à utiliser sera fourni par l'agence. 24
Si ces dispositions ne sont pas pleinement respectées, le bénéficiaire peut voir sa subvention réduite. 11 PROTECTION DES DONNEES Le traitement des données à caractère personnel (nom, adresse, CV par exemple) sera effectué en conformité avec les dispositions du Règlement (CE) n 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données. 18 Sauf si marqué facultatif, les réponses aux questions dans le formulaire de candidature sont nécessaires afin d'évaluer la demande de soutien conformément aux modalités prévues dans l'appel à propositions. Les données à caractère personnel seront traitées uniquement dans cette finalité par le département ou l'unité responsable de gérer le soutien de l Union européenne concerné (entité faisant fonction de responsable de traitement). Uniquement en cas de besoin, les données personnelles peuvent être transférées à des tierces parties impliquées dans l'évaluation des candidatures ou dans le cadre de la procédure de gestion des subventions, sans préjudice du transfert à des entités en charge du monitoring et des tâches d'inspection conformément au droit de l'union européenne. Le candidat a le droit d'accès à ses données et de les rectifier. Pour toute question concernant le traitement de ces données, veuillez contacter le responsable du traitement. Les candidats ont le droit de saisir à tout moment le Contrôleur Européen de la Protection des Données. Une déclaration détaillée relative à la vie privée est disponible sur le site internet de l'agence: http://eacea.ec.europa.eu/about/documents/calls_gen_conditions/eacea_grants_privacy_statem ent.pdf Les candidats et, s il s agit de personnes morales, les personnes ayant le pouvoir de les représenter, prendre des décisions en leur nom ou les contrôler doivent savoir que s ils se trouvent dans l une des situations mentionnées dans: la Décision de la Commission relative au système d alerte précoce à l usage des ordonnateurs de la Commission et des agences exécutives - SAP (OJ, L 344, 20.12.2008, p. 125) ou dans le Règlement de la Commission du 17.12.2008 relatif à la base de données centrale sur les exclusions BDCE (OJ, L 344, 20.12.2008, p. 12), leurs données personnelles (nom, prénom s il s agit d une personne physique, adresse, statut légal, nom et prénom des personnes ayant le pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle s il s agit d une personne morale) peuvent faire l objet d un enregistrement dans le EWS/SAP et le CED/BDCE, et être communiquées aux personnes et entités mentionnées dans les Décision et Règlement repris ci-dessus, en relation avec l attribution ou l exécution d un contrat de service, d une convention de subvention ou d une décision. 18 Journal officiel L 8, 12.1.2001 25
12 PROCEDURE A SUIVRE POUR LA SOUMISSION DES DEMANDES DE SUBVENTIONS 12.1 Publication Le présent appel à propositions est publié au Journal Officiel de l'union européenne et sur le site Internet de l'agence à l'adresse suivante : http://eacea.ec.europa.eu/intra_acp_mobility Il est fortement recommandé aux candidats de lire attentivement le présent appel à propositions, ainsi que le formulaire de candidature et ses annexes et le modèle de convention de subvention, publiés à la même adresse que ce texte. 12.2 Formulaire de candidature Le formulaire de demande de subvention doit être téléchargé à partir du site de l'agence et sauvegardé localement. Il doit être complété en anglais ou en français. Veuillez noter que seules les demandes dactylographiées seront prises en considération. Les formulaires peuvent être téléchargés à partir de l'adresse suivante: http://eacea.ec.europa.eu/intra_acp_mobility 12.3 Soumission de la demande de subvention Le candidat/établissement coordinateur doit soumettre le formulaire de candidature au nom du partenariat. Au moment de la candidature, les candidats doivent soumettre une déclaration de partenariat (signée et cachetée) de chaque institution partenaire (y compris les partenaires techniques), confirmant leur participation au projet (si le projet est sélectionné, les signatures originales seront exigées au moment de la signature de la convention de subvention). Afin d'être acceptées, les demandes de subventions doivent être rédigées en utilisant le formulaire prévu à cet effet et accompagné de toutes les annexes nécessaires. L'original de la demande doit être datée et porter la signature clairement reconnaissable d'une personne habilitée à prendre les engagements juridiquement contraignants au nom de l'organisme demandeur. Toutes les informations supplémentaires considérées comme nécessaires par le candidat peuvent être ajoutées sur des feuilles séparées. Les dossiers de candidature et ses annexes doivent être envoyés au plus tard le 10 juin 2013, le cachet de la poste ou la date du bordereau d envoi faisant foi. Dans le cas de livraisons en mains propres, le délai de réception est 16.00 heure locale, le bordereau de réception signé et daté faisant foi. Seules les candidatures soumises dans les délais et conformément aux exigences spécifiées sur le formulaire de candidature seront acceptées. La demande de subvention et ses annexes doivent être envoyées par courrier recommandé ou livrées en mains propres à l'adresse suivante: 26
Agence Exécutive Education, Audiovisuelle et Culture Appel à propositions EACEA/45/2012 "Programme de mobilité académique Intra- ACP" BOUR 02/29 Avenue du Bourget, 1 B-1140 Bruxelles, Belgique La demande de subvention doit également être envoyée par voie électronique à l'adresse suivante: EACEA-INTRA-ACP@ec.europa.eu Les candidatures envoyées uniquement par fax ou par courriel ne seront pas acceptées. Aucune modification à la candidature ne peut être apportée une fois qu'elle a été soumise. Néanmoins, s'il est nécessaire de clarifier certains aspects, l'agence peut contacter le candidat à cet effet. Les candidats seront informés de la réception de leur proposition dans le délai de 15 jours ouvrables. Seules les demandes qui répondent aux critères d éligibilité seront prises en considération pour l attribution d une éventuelle subvention. Si une demande n est pas jugée recevable, une lettre en indiquant les raisons sera envoyée au demandeur. Tous les candidats non retenus seront informés par écrit. 12.4 Règles applicables Règlement (UE, EURATOM) n 966/2012 du Parlement Européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l'union et abrogeant le règlement (CE, Euratom) n 1605/2002 du Conseil. Règlement Délégué (UE) de la Commission No 1268/2012 du 29.10.2012 relatif aux règles d'application du Règlement (UE) n 966/2012 du Parlement Européen et du Conseil relatif aux règles financières applicables au budget général de l'union. Convention de Cotonou - Décision du Conseil (2003/159/CE) du 19 décembre 2002, concernant la conclusion de l'accord de partenariat entre le groupe des Etats d'afrique, des Caraïbes et du Pacifique d'une part, et la Communauté européenne et ses États membres, d'autre part, signé à Cotonou le 23 Juin 2000 (JO L 65, 8.3.2003). Document stratégique Intra-ACP du 10 ème FED et Programme pluriannuel pour la période 2008-2013. Décision No 1/2006/CE par le conseil des Ministres ACP-CE du 2 juin 2006 précisant le cadre financier pluriannuel pour la période 2008-2013 et modifiant l'accord de partenariat ACP-CE (JO L 247, 9.9.2006). 12.5 Contacts Si vous avez des questions, vous pouvez envoyer votre requête à l'adresse suivante: EACEA-INTRA-ACP@ec.europa.eu 27
GLOSSAIRE Convention d'apprentissage - document de base qui, avec le relevé des notes, assure la reconnaissance de la période d'études à l'étranger par l'établissement d'origine. Convention d étudiant - convention signée par le partenariat et l étudiant participant à la mobilité, indiquant de manière explicite les modalités universitaires, financières et administratives liées aux droits et aux obligations de l'étudiant. Convention de subvention - si la proposition est retenue, l'agence établira une convention de subvention en euros, précisant les conditions spéciales et les conditions générales. Elle couvrira la contribution financière pour l'organisation du programme de mobilité ainsi que les bourses individuelles attribuées aux étudiants et au personnel. Cette convention de subvention sera signée entre l'agence et le bénéficiaire et sa durée peut s'étendre jusqu'à 54 mois et, dans des cas justifiés, jusqu'à un maximum de 60 mois. Doctorat (troisième cycle) - programme de recherche de l'enseignement supérieur qui fait suite à un diplôme d'études supérieures et mène à un diplôme de docteur proposé par un EES. Doctorat Sandwich - programme consistant à faire alterner des travaux de recherche et des études au candidat dans son établissement d'origine et d'accueil, suivant un calendrier fixé à l'avance et sous une supervision conjointe. Le diplôme de docteur est délivré par l'ees d'origine. Programme de master (deuxième cycle) - programme d'enseignement supérieur de deuxième cycle qui fait suite à un premier diplôme ou niveau de formation équivalent et mène à un titre de niveau master proposé par un EES reconnu comme tel par les autorités compétentes du pays où la maîtrise est délivrée. Protocole d'accord convention signée par tous les partenaires du partenariat (et, le cas échéant, les membres associés) décrivant clairement les règles et procédures académiques, administratives et financières liées à la gestion et à la mise en œuvre du projet et à l'organisation de la mobilité. Il définit le rôle et les responsabilités de chaque partenaire, les procédures et critères de sélection des candidats, ainsi que les mesures prévues pour atteindre les objectifs spécifiques du programme, tels que la reconnaissance académique, l'assurance qualité, la lutte contre la fuite des cerveaux et la durabilité. Projet programme de travail pour la mise en œuvre des activités en conformité avec les objectifs du programme concerné. Le projet a une date de début, des objectifs et conditions spécifiques, des responsabilités définies, un budget, une planification, une date de fin fixe et de multiples partenaires impliqués. Subvention contribution financière de l'union européenne pour couvrir les coûts liés à l'organisation de la mobilité et les bourses individuelles pour les étudiants et le personnel participants. Supplément au diplôme - ce modèle de supplément au diplôme a été développé par la Commission européenne, le Conseil de l Europe et l UNESCO/CEPES. Il vise à fournir suffisamment d informations indépendantes pour améliorer la «transparence» internationale et faciliter la reconnaissance académique et professionnelle des qualifications (diplômes, acquis universitaires, certificats etc.). Il est destiné à décrire la nature, le niveau, le contexte, le contenu et le statut des études accomplies avec succès par la personne désignée par la qualification originale à laquelle ce supplément est annexé. Il doit être dépourvu de tout jugement de valeur, déclaration d équivalence ou suggestion de reconnaissance (http://ec.europa.eu/education/lifelonglearning-policy/doc1239_fr.htm ). 28
Système de transfert et d accumulation de crédits système centré sur le travail de l'étudiant, destiné à faciliter sa mobilité entre différents EES, basé sur la charge de travail requise pour atteindre les objectifs d un programme, lesquels sont généralement exprimés en termes de résultats attendus et de compétences à acquérir. 29