Ref: Instructions pour les bénéficiaires d'afrique du qui vont en Europe

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1 Lot 1: Algeria, Morocco, Tunisia, Egypt and Libya FATIMA AL FIHRI (Grants Academic Years ) Règlements et procédures concernant les formalités attachées à la bourse de mobilité Ref: Instructions pour les bénéficiaires d'afrique du qui vont en Europe 1

2 TABLE DES MATIÈRES: AVANT DE COMMENCER VOTRE MOBILITÉ:... 4 OBTENTION DE VOTRE VISA:... 4 ORGANISATION DU VOYAGE:... 5 ASSURANCE:... 6 LOGEMENT:... 6 QUESTIONS UNIVERSITAIRE...6 Dès votre arrivée à l'université d'accueil:... 6 CONTRAT D APPRENTISAGE:... 7 CONVENTION DE SUBVENTION:... 7 DURÉE DE LA SUBVENTION:... 8 PAIEMENT DE LA SUBVENTION:... 9 RAPPORT D'ACTIVITE: EXIGENCES LÉGALES: LA FIN DE VOS DÉMARCHES DE MOBILITÉ LA DOCUMENTATION FINALE: DISPOSITIONS CONCERNANT LES VOYAGES DE DÉPART: COMPTE BANCAIRE: DUQUEL CONTACTER

3 Cher Bénéficiaire, BIENVENUE OU LE PROGRAMME ERASMUS MUNDUS ACTION 2, LOT 1 AL FIHRI PROGRAMME! Félicitations au nom des Institutions Européennes et Afrique du Nord, de l'enseignement supérieur qui font partie du Consortium du lot 1 FATIMA AL-FIHRI. Le but de ce document est de fournir à tous les bénéficiaires avec les directives nécessaires concernant la réglementation et les formalités attachées à la bourse de mobilité que vous avez reçu. Nous avons organisé ce manuel suivant un schéma délai: avant le début de la période de mobilité, au cours de la période de mobilité et après la période de mobilité, afin de fournir des informations différenciées sur ce qui est requis par le bénéficiaire à tout moment à partir du moment de l'acceptation dans le programme à la fin de la délivrance. 3

4 AVANT DE COMMENCER VOTRE MOBILITÉ: 1) Une fois le processus de sélection est terminé, le Consortium vous enverrons un de confirmation à l'adresse indiquée dans votre formulaire de demande, officiellement pour vous informer que vous avez reçu une subvention dans le lot 1 du programme Al Fihri. Ce courriel contiendra un lien vers votre page web personnelle des bourses d'études de gestion. Ce lien est personnalisé et que le bénéficiaire, l'université d'accueil et le coordonnateur du lot ont accès à ces informations. 2) Il vous sera demandé de télécharger Déclaration de confirmation et un copie de votre passeport sur le lien envoyé à votre disposition sur le courriel de confirmation. 3) Une fois les informations téléchargées, vous devriez vous attendre une lettre d'acceptation de votre université d'accueil en Europe. Cette lettre sera utile pour le traitement de votre visa. Si vous n'avez pas été contacté par votre université déjà hôte, s'il vous plaît envoyez votre personne de contact à votre université d'accueil, ou communiquez avec l'université de Deusto (Coordinateur du lot 1). Vous trouverez les coordonnées des universités du Consortium à l'adresse: 4) Vous définirez avec vos aspects université d'accueil liées à la mobilité de votre subvention, telles que dates exactes de départ de la période de mobilité ou de la durée du programme attribué. 5) Vous serez informé pour l'université d'accueil sur les personnes-ressources liées à votre programme / cours / activité. Demande de visa pour recevoir: OBTENTION DE VOTRE VISA: 4

5 - La lettre d'acceptation officielle ou une invitation officielle envoyée par votre Université d'accueil - Une preuve d'assurance: il sera fourni pour votre université d'accueil en Europe. Il sera de votre responsabilité d'obtenir ce visa et de mettre à jour votre université d'accueil sur le processus de visa. Chaque étudiant / personnel académique doit contacter Pays consulat / ambassade dans sa / son pays de résidence pour demander un visa. Le coût du visa est inclus dans EMA2 subvention et il sera remboursé à vous pour l'université d'accueil à votre arrivée à l'université d'accueil et de présentation des reçus originaux pour le paiement du visa. ORGANISATION DU VOYAGE: L'agence de voyages travaillant avec le Coordonnateur fournira les billets d'avion pour la mobilité individuelle en fonction des montants fixes publiées dans l'appel. Le tarif le plus économique doit être appliquée. Le coordonnateur versera directement à l'agence de voyages pour ces billets. Il peut y avoir des exceptions dans certains cas, par exemple. Transport en public, les trains, les bus, dans ces cas, les étudiants seront remboursés une fois qu'ils ont fourni tous les documents nécessaires, tels que des factures. Dans le cas éventuel de déplacements en voiture, l'établissement d'accueil appliquera ses propres tarifs pour ces types de voyages, et toujours sous réserve des montants fixes pour cette rubrique. Dans tous les cas, TOUTES les cartes d'embarquement originales, billets de voyage, péages, etc doivent être conservés et envoyés directement au membre du consortium payer ce concept, à la fin du voyage. Vous devez communiquer avec votre université d'accueil en Europe pour prendre soin de tous les détails de voyage tels que dates d'arrivée et de départ, les transferts de l'aéroport, etc.. Pendant votre séjour dans l'université d'accueil, vous devez régler la date de départ pour confirmer les billets pour votre voyage de retour avec votre université d'accueil. Le consortium couvre une (1) l'arrivée et le départ un voyage (1). 5

6 Tous les voyages supplémentaires (par exemple pendant les vacances ou les voyages réguliers de taxi) vous ont pour te couvrir. Pour tous les étudiants, TRES IMPORTANT: Une fois que vous avez voyagé, vous devrez télécharger sur votre page de gestion des bourses un billet de voyage, la réception, carte d'embarquement, etc N'oubliez pas de conserver tous les originaux sûr que vous aurez besoin de les donner à votre université d'accueil une fois que vous avez voyagé! ASSURANCE: Le Coordonnateur, de l'université de Deusto se contracter l'assurance pour tous les individus mobiles avec la Société d'assurance assistance. La politique de contrat doit comporter, comme une assurance santé de base, y compris les accidents ou d'hospitalisation suite à une maladie, les frais médicaux, chirurgicaux, pharmaceutiques et couvrant EURO ,00. Chaque personne recevra sa / son assurance et le billet de voyage pour la coordonnatrice de l'université de Deusto. Vous aurez besoin de télécharger votre assurance dans la page web de gestion. LOGEMENT: Tous les bénéficiaires doivent contacter leur université d'accueil en Europe pour régler les détails de logement. QUESTION UNIVERSITAIRE: Tous les bénéficiaires devront prendre contact avec leur université d'accueil afin d'organiser avec eux les questions académiques. 6

7 Dès votre arrivée à l'université d'accueil: 1 S'inscrire à l'université d'accueil. 2. Suivez les instructions qui vous sont données à votre université d'accueil (académique, hébergement, réunions, etc...) 3. Signer le contrat de subvention et le contrat d'études (information ci-dessous) 4. Ouvrir un compte bancaire (les informations ci-dessous) CONTRAT D APPRENDITASSAGE: Dès votre arrivée à votre université d'accueil et avant le démarrage du programme: Université d'accueil, l'université d origine, et l'étudiant doit remplir et signer un Contrat d'études (D document dans la base de données de gestion des bourses). Ce document doit être signé en trois exemplaires avant le début du programme. S'il vous plaît garder une copie pour vos dossiers pour référence ultérieure. L'Université hôte télécharger ce document dans la page de gestion des bourses d'études pour référence ultérieure. Cette information sera disponible uniquement à l'université d'accueil, l'étudiant et le coordinateur du Lot. CONVENTION DE SUBVENTION: Il vous sera demandé à votre arrivée à votre université d'accueil pour vérifier et signer un ACCORD DE SUBEVENTION dans lequel il est expliqué comment les paiements seront effectués et la couverture de la subvention (indemnité de vie, d'assurance et voyage) et les droits de l'étudiant / personnel académique et les obligations pour participer au programme. La convention de subvention sera imprimé, signé et transféré dans la base de données de gestion des bourses de l'université hôte européen. Cette information sera disponible solemente à l'université d'accueil, l'étudiant et le coordinateur du Lot. 7

8 Ces documents (originaux de convention de subvention) sera envoyé pour le membre du consortium de l'ue à l'institution de coordination après votre arrivée à votre université d'accueil. DUREÈ DE LA SUBVENTION: La période de mobilité doit commencer à partir de la date de votre inscription effective à l'université d'hôte ou le commencement de tout autre cours (langue etc) liés à votre séjour à l'hôte s'il est dûment accepté pour écrit. Il prend fin avec le jour convenu du départ sous réserve d'une vérification pour un billet correspondant à la même ou à une date ultérieure de départ. À la fin de la mobilité, le Consortium vérifier sa durée réelle. Votre subvention ne peut excéder la durée indiqué dans le document de confirmation. S'il vous plaît noter que votre mobilité doit durer au moins la période minimale indiquée ci-dessous, une durée plus courte, entraîne la nullité de subvention complète et il doit être remboursé intégralement: Type de mobilité GROUPE CIBLE I Pays Européens Étudiant À partir du 1er semestre académique Pays en voi développement à 1 semestre universitaire (10 mois max.) GROUPE CIBLE II Non applicable GROUPE CIBLE III À partir du 1er académique à 3 académique À partir du 1er semestre académique À partir du 1er semestre académique À partir du 1er semestre académique ans (34 mois max.) À partir du 1er semestre académique 8

9 Maître à 1 année scolaire (10 mois max.) à 1 années académiques à 1 années académiques à 1 années académiques (24 mois max.) (24 mois max.) (24 mois max.) Doctorat 6 36 mois 6 36 mois 6 36 mois Post Doctorat 6 10 mois 6 10 mois 6 10 mois Personnel 1 3 mois Non applicable Non applicable Subvention durée (en nombre maximal de mois par la mobilité) PAIEMENT DE LA SUBVENTION: En plus des frais de voyage et d'assurance, votre subvention comprend également un mensuel de subsistance. 9

10 Type de mobilité Allocation mensuelle (en euros) fixé max. taux montant à payer une seule fois Les frais de déplacement Assurance Frais de scolarité Ètudiant Aller/retour Economie voyage Compris (Maximum par kilométrage s'applique) Les bénéficiaires sont exemptés du paiement Master Aller/retour Economie voyage Compris (Maximum par kilométrage s'applique) Doctorat Aller/retour Economie voyage Compris (Maximum par kilométrage s'applique) Les bénéficiaires sont exemptés du paiement Les bénéficiaires sont exemptés du paiement Post Doctorat Aller/retour Economie voyage Compris Les bénéficiaires sont exemptés du paiement 10

11 (Maximum par kilométrage s'applique) Pesonelle Aller/retour Economie voyage Compris (Maximum par kilométrage s'applique) Les bénéficiaires sont exemptés du paiement Vous aurez besoin d'ouvrir un compte bancaire dans votre pays d'accueil. Le compte doit être sous votre nom, tel qu'il apparaît sur votre passeport. Ce compte bancaire devra être votre personnel (il ne peut pas être d'un parent, un ami d'une entreprise, etc..) et vous devrez être le principal bénéficiaire. Tous les paiements seront effectués sur ce compte. Afin de recevoir les paiements, vous devrez donner vos coordonnées bancaires du Coordonnateur ou de votre université d'accueil en Europe en remplissant le formulaire Coordonnées bancaires document (Document C dans la page web de gestion des bourses). Vos informations de compte bancaire sera uniquemente disponible pour consultation à l'université d'accueil, le coordinateur du Lot et le bénéficiaire. Vous aurez besoin de télécharger le formulaire de détails de la Banque en Bourse dans le Page Web de gestion. Le premier versement de votre subvention sera versée sur votre compte bancaire dans les jours qui suivent le formulaire mentionné ci-dessus a été reçue pour votre université. S'il vous plaît être prêts à financer les premières semaines de votre propre argent avant le premier versement de votre allocation mensuelle de subsistance arrive dans votre compte bancaire. Le premier paiement, vous recevrez comprendra deux tranches complètes (à moins que votre don est pour un mois seulement). Notez qu'en raison de pratiques bancaires, la subvention peut arriver sur votre compte en banque quelques jours après le paiement est effectué. 11

12 Si vous avez des questions concernant les frais obligatoires de votre université d'accueil, pendant les premières semaines (caution par exemple le logement, le loyer en premier) s'il vous plaît contacter votre université d'accueil afin de les trier de la meilleure façon possible. RAPPORT D'ACTIVITE: Il vous sera demandé pour votre université d'accueil à remplir avec votre tuteur académique un rapport d'activité tous les 10 mois suivant la délivrance. Ce rapport d'étape est un document nécessaire et obligatoire que vous devez envoyer le Coordonnateur de votre université d'accueil à la demande de le faire. EXIGENCES LÉGALES: Vous aurez besoin de se conformer aux dispositions légales de votre pays d'accueil. Suivez vos conseils université hôte et procédures. Ils seront plus à même de vous guider et à toute exigence légale de la loi du pays. LA FIN DE VOS DÉMARCHES DE MOBILITÉ 1 Suivez votre hôte et Universités Accueil instructions 2. Préparer le document qui vous sera demandé de vous (renseignements ci-dessous) par votre hôte / Accueil université 3. Confirmer votre date de départ voyager (renseignements ci-dessous) 4. Compte bancaire Fermer (renseignements ci-dessous) LA DOCUMENTATION FINALE: Vous devez rendre compte de vos activités comme convenu individuellement avec université d origine et de l'université d'accueil. 12

13 Si votre période de subvention est supérieure à 10 mois, vous devez présenter d'autres rapports annuels à votre université d'accueil. Un rapport final doit être soumis au plus tard 4 semaines après la fin de la période de subvention. Le rapport final doit inclure les documents suivants et les enquêtes: Copie des accords d'apprentissage dûment signés par les universités d'accueil et d'origine dans le premier mois après l'arrivée, et une copie du relevé de notes dans le premier mois après la fin de la période de subvention est terminée. Les cartes d'embarquement de deux dates d'arrivée et de départ pour être remis ou envoyé par courrier recommandé à l'université d'accueil. (Cartes d'embarquement de date d'arrivée sont priés d'être traités plus tôt pour votre propre convenance, voir cidessus / Lors de l'arrivée / frais de déplacement). DISPOSITIONS CONCERNANT LES VOYAGES DE DÉPART: Vous devez confirmer votre dates de départ avec votre université d'accueil et d'organiser les détails de votre voyage avec eux. COMPTE BANCAIRE: APRÈS LE PAIEMENT DE VOTRE ALLOCATION MENSUELLE DERNIER DA ÈTÈ PAYÉ POUR VOUS, VOUS AUREZ BESOIN POUR FERMER VOTRE COMPTE BANCAIRE À L UNIVERSITÈ D ACCUEIL. DUQUEL CONTACTER Vous trouverez les coordonnées de tous les partenaires dans la page Web pour le Lot: S'il vous plaît contacter votre université d'accueil - Concernant le transfert de crédit vers votre diplôme maison (étudiants inscrits à tous les niveaux). - Si vous avez besoin d'aide pour l'envoi de documents à l'université d'accueil. S'il vous plaît contacter votre université d'accueil 13

14 - Avec toutes les dispositions juridiques et pratiques concernant l'invitation officielle, les inscriptions, les études et les conditions de logement et de consultation sur les dates d'arrivée et de départ. - Avec toute demande de modification au contrat d'études ou de programme de travail. - Concernant le congé d'absence lors de la période de subvention (étudiants et pour le personnel). - Si vous avez des difficultés à satisfaire les exigences de subvention (pour exemple pause dans le séjour, la modification des dates d'inscription, etc.) - Si vous avez besoin d'aide pour l'envoi de documents à l'université d'accueil. S'il vous plaît communiquer avec le coordonnateur du Lot - Dans le cas où vous souhaitez refuser la subvention accordée. Ceci doit être fait immédiatement pour écrit. La raison de rétractation doit être donnée. Facebook Twitter Suivez-nous sur: twitter.com/ema2alfihri La page contient des renseignements utiles et des photos sur les universités européennes du Lot. Suivez-nous! 14