4- Les procédures et autres démarches

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1 4- Les procédures et autres démarches 4.1- Le visa De manière générale, si vous partez moins de 3 mois au Japon, vous n avez pas besoin de visa. En effet, les ressortissants de l Union Européenne obtiennent automatiquement un visa de séjour temporaire, dit visa de tourisme. Toutefois dans le cas de l échange avec la Nihon University, il faut obtenir un visa étudiant «college student» Le Certificat d éligibilité Afin d obtenir le visa étudiant il faut être invité par une institution scolaire japonaise, dans notre cas la Nihon University. La Nihon University vous permettra d obtenir le certificat d éligibilité (Certificat of Eligibility CoE), qui lui vous permettra d obtenir le visa. Toutefois pour obtenir le CoE, le responsable de l échange à la Nihon University vous demandera que vous remplissiez le document «Application for Exchange Student» et que vous justifiiez un solde bancaire de minimum Le document «Application for Exchange Student» est à l attention de l école et sera utilisé lors de la réunion des professeurs décidant de l accueil des étudiants étrangers. Dans la mesure où les japonais sont très rigoureux, il est conseillé de remplir le document de manière exhaustive. Dans ce document, concernant les cours que vous souhaitez suivre, n inscrivez pas que vous souhaitez prendre seulement des cours de japonais, bien qu ils en constitueront la majeur partie. Comme vous êtes en échange avec la faculté de commerce, il est recommandé que vous ajoutiez que vous souhaitez prendre par exemple des cours de «Japanese economy» et «Japanese culture». Concernant le solde de 5000, l office national d immigration japonaise veut savoir si vous disposez de suffisamment d argent pour supporter les frais de votre séjour au Japon. L échange avec la Nihon University est décrit comme un échange de 5 mois, même si vous ne restez effectivement que 4 mois. Pour un séjour de 5 mois, il est demandé d avoir Ce certificat correspond à une lettre de la banque où il est inscrit la somme dont vous disposez, celle-ci devant être supérieure à 5000 pour satisfaire l office national d immigration. Dans le cas où vous ne disposez pas de cette somme, un certificat de solde bancaire de vos parents suffira.

2 Par la suite, vous recevrez une lettre contenant le CoE. Ci-dessous un exemple de CoE. En général, il vous sera envoyé un mois et demi à un mois avant de partir. Certificat Of Eligibility La demande de visa La demande de visa est à faire auprès de l ambassade du Japon en France à Paris ou des consulats situés à Strasbourg, Marseille et Lyon. Les pièces à fournir pour obtenir le visa d étudiant «college student» : - Un formulaire de demande de visa (disponible sur internet, à l Ambassade et aux Consulats) ; - Le passeport en cours de validité ; - Une photo d identité (nette et de bonne qualité) à coller sur le formulaire de demande de visa (sans agrafe ni scotch) ; - Le «Certificate of Eligibility» et sa copie recto-verso. Le demandeur de visa devra se présenter en personne avec les originaux des documents demandés. Les demandes de visa se font le matin entre 9h30 et 12h30. Vous devrez laisser votre passeport sur lequel sera collé le visa. Le visa est émis sous 3 jours ouvrés. Vous devrez venir le récupérer en personne. Dans le cas où cela n est pas possible vous pourrez vous le faire envoyez par Chronopost. L'enveloppe Chronopost coûte 21, et le visa coûte 21,50.

3 Vote passeport contiendra le visa avec le CoE agrafé qu il faudra laisser. Le CoE sera enlevé lors de votre arrivé au Japon à l aéroport. Sur le formulaire de demande de visa il est demandé le nom du transporteur. Toutefois vous n avez pas besoin d acheter un billet d avion auparavant. Il suffit simplement d indiquer la compagnie aérienne que vous pensez emprunter, même si ce n est pas celle sur laquelle vous voyagerez au final L attestation d'assurance médicale et l attestation de responsabilité civile Pour votre séjour on vous demandera de fournir l attestation d assurance médicale vous couvrant à l international et sur la totalité de votre séjour. De même il faudra fournir une attestation de responsabilité civile auprès d Audencia, sans quoi vous ne pourrez pas partir L alien registration card En plus d être photographié et d avoir vos empreintes digitales relevées à l aéroport lors de votre arrivée sur le sol japonais, vous devrez vous procurez la «alien registration card» en tant que résidant étranger de plus de 90 jours au Japon. En effet, tous les étrangers restant plus de 90 jours sur le sol japonais doivent s enregistrer auprès de leur mairie de quartier et y obtenir la «alien registration card». Pour cela vous devez vous rendre à la marie du quartier où vous résidez, et fournir votre passeport, deux photos d identités, un justificatif de domicile et un formulaire que vous obtiendrez à la mairie. Pour le justificatif de domicile le contrat de location suffira. Au cas où vous n avez pas de photos, il y a toujours un photomaton dans la mairie. Pour information, la mairie de quartier en japonais se dit «区 役 所» (kuyakusho), et est souvent indiqué en anglais par «public office» sur les panneaux. Se procurer cette carte est l une des premières choses à faire en arrivant car elle correspond à votre carte d identité, que vous devrez avoir en permanence sur vous à la place de votre passeport. Qui plus est, sans cette carte vous ne pourrez pas acquérir de téléphone portable, ouvrir un compte bancaire, ou faire homologuer votre permis de conduire, même s il a été dit précédemment que vous n auriez sûrement pas besoin des deux derniers. Enfin, le plus vite sera le mieux, car ils prennent en moyenne 3 semaines pour faire la carte. En attendant on vous remettra un papier provisoire mais qui, dans la plupart des cas, ne vous permettra pas d obtenir de téléphone portable ou encore d ouvrir un compte bancaire. A noter que l on vous reprendra la carte à l aéroport lorsque vous quitterez le sol japonais.

4 4.4- Les bourses étudiantes La bourse Envoléo La bourse Envoléo est proposée à tous les étudiants et apprentis de la Région des Pays de la Loire qui effectuent une mobilité à l étranger. Envoléo propose un forfait de 1,000 euros versé au début du séjour, avec une majoration possible de 500 euros pour les étudiants boursiers sur critères sociaux. La somme est ainsi disponible dès le début du séjour, pour faire face aux premières dépenses. Envoléo s adresse aux étudiants inscrits qui répondent aux critères suivants: - Etre inscrit dans un établissement ligérien, partenaire de la Région des Pays de la Loire, ou apprentis diplômés dans l Académie de Nantes ; - Etre âgé de moins de 30 ans ; - Etre en formation dans un établissement ligérien depuis au moins une année académique au moment de la demande (toutes les disciplines sont acceptées) ; - Avoir un projet, retenu par l établissement, de séjour à l étranger (stage professionnalisant ou poursuite d études intégrées au cursus). Comme vous le remarquez il n y a pas de critères sociaux concernant les critères d éligibilité. Chaque année Audencia propose cette bourse aux étudiants partant en échange universitaire. Certaines régions telles que l Asie sont prioritaires dans l obtention de cette bourse, mais cela peut évoluer au fil des années. Nombreux sont les étudiants pouvant bénéficier de cette bourse, il ne faut donc pas hésiter à postuler Concernant la procédure, le département des Relations Internationales à Audencia enverra normalement un à toute la promotion pour savoir ceux qui souhaitent postuler. Après avoir postulé, Audencia vous fera parvenir un code d accès pour vous enregistrez sur le site d Envoléo ( En plus de pouvoir vous inscrire, vous pourrez trouver sur ce site la procédure ainsi que le règlement de la bourse Envoléo. Vous vous inscrivez en ligne où vous obtenez la fiche récapitulative de votre demande. Enfin vous remettez au département des relations Internationales les pièces justificatives suivantes : - Une copie de votre carte d'identité ou passeport ; - Un certificat de scolarité de l'année N-1 ou la copie recto-verso de la carte d'étudiant de l'année N-1 ; - Un relevé d'identité bancaire ;

5 - Une attestation sur l honneur de ne pas obtenir d une aide extérieure ; - La fiche récapitulative de votre demande ; - La fiche de validation (fournie et remplie par l'établissement). Si vous êtes choisi, vous recevrez la somme au début de votre séjour voire avant. Par la suite vous aurez juste à compléter en ligne un questionnaire à partir de la 13ème semaine du séjour, et à obtenir un certificat de présence à partir de la 13ème semaine de séjour également. Pour le certificat de présence il faut que vous le demandiez au responsable japonais de l échange La bourse JASSO Japan Student Services Organization (JASSO), est un organisme issu du ministère japonais de l éducation, de la culture, des sports, des sciences et de la technologie (MEXT). L une des missions transférées à JASSO est de fournir des bourses. Une des bourses proposées par JASSO est celle concernant les étudiants étrangers effectuant un échange dans une université japonaise pour un court séjour. Cette bourse correspond à une somme de 80,000 yens par mois, et de 80,000 yens pour couvrir les frais de voyage. Elle ne peut être obtenue que par l université qui vous reçoit. Dans notre cas, la Nihon University vous demande par l intermédiaire du responsable de l échange si vous souhaitez postuler pour cette bourse. La Nihon University choisi ensuite parmi ses 14 facultés les candidats qu elle va envoyer pour la bourse JASSO. Les candidatures sont étudiées par JASSO qui choisit les boursiers in fine. Vous saurez si vous êtes choisi par la Nihon University 2 mois avant votre départ, et par JASSO environ 2 semaines avant votre départ. Il n y a aucuns critères sociaux, mais un seul critère académique. En effet, il faut que vous puissiez justifier une moyenne générale minimum de 2,3/3, soit 15,3/20, sur votre bulletin de notes de l année précédente (deux semestres). Par exemple, si vous partez pour la période septembredécembre 2009, vous ferez la demande de la bourse JASSO en juin, et vos notes correspondront à celle de septembre 2007 à juin Toutefois ce critère académique est assez flexible car il est arrivé que des étudiants étrangers n ait pas le niveau de 15,3/20 et pour autant obtiennent la bourse. Il faut donc essayer de toutes les manières. En fait, la Nihon University ne connaît pas tous les critères de sélection qui sont finalement assez obscurs. Vous trouverez aussi en annexe le document explicatif du système de cette bourse. Ci-dessous le lien du site en anglais de la bourse JASSO :

6 Ci-dessous une liste exhaustive des documents à envoyer à la Nihon University pour la bourse JASSO : - Le «certificate of enrollement» à faire remplir par Audencia ; - Le certificat de scolarité ; - Le bulletin de notes sur l année précédente indiquant la moyenne générale la moyenne ; - Une lettre de recommandation de l administration d Audencia si possible. Dans le cas où vous n avez pas la moyenne minimum de 15,3/20, cette lettre peut appuyer votre candidature tout en expliquant et soulignant la sévérité du système de notation français. Le système japonais marche beaucoup par recommandation. Aussi il n est que conseiller de bien s entendre avec le responsable de l échange qui pourra appuyer votre candidature auprès de l administration de la Nihon University. Si vous obtenez la bourse, vous recevrez normalement l argent à la fin du premier mois de votre arrivée. Toutefois il est possible qu il y ait du retard. Par exemple, si vous êtes en échange au deuxième semestre, vous pourrez recevoir 240,000 yens à la fin du mois d octobre (80,000 yens pour les frais de voyage, 80,000 pour le mois de septembre et 80,000 yens pour le mois d octobre). En effet, la Nihon University ne sait pas forcément quand ils doivent recevoir l argent et tout dépend de JASSO. Prévoyez donc une marge financière et ne comptez pas dès le début sur la bourse. Pour information, la bourse sera à récupérer à chaque fin de mois auprès du service de scolarité de la faculté de commerce. On vous remettra l argent en liquide dans une enveloppe. En conclusion, obtenir la bourse JASSO n est pas facile mais elle en vaut la peine dans la mesure où elle peut représenter plus de la moitié de votre budget sur le séjour Divers Le logement Guest House Si vous décider de loger dans une Guest House, ce qui sera probablement le cas, vous aurez normalement à remplir une «application form», et à effectuer un paiement avant votre arrivé. A votre arrivé, vous aurez des contrats à signer. Il faut noter ici le côté très pratique de la Guest House dans la mesure où vous pouvez renouveler votre contrat autant de fois que vous voulez et sans frais dans la mesure où vous le faites un mois à l avance. Les sociétés gérant les Guest House sont en général très arrangeantes.

7 Le bilan de fin de séjour d études A la fin de votre séjour, n oubliez pas de remplir le «bilan de fin de séjour d études». Vous pourrez aussi laisser des commentaires auprès du pôle étudiant du réseau Audencia Japon afin d actualiser ce guide.