Comment réussir vos dîners d entreprise? En 5 idées-clés Un guide Le COAM, rédigé par Yann Rousselin www.lecoam.eu
Le dîner d entreprise, voilà un grand classique des évènements professionnels! Partager un repas, c est une manière de transmettre un message à vos convives, qu il s agisse de votre équipe, de clients, de fournisseurs ou partenaires. Sachez aussi que les convives vont associer cette soirée à votre entreprise : chaque détail doit contribuer à leur bien-être. Pour une soirée réussie, il ne suffit pas de se retrouver dans un espace de réception. Il est souvent judicieux d y associer un «temps fort», ce dont je vous parlerai un peu plus loin. C est ce temps fort qui fera du dîner un moment marquant, Dans tous les cas, qu il s agisse d un évènement teambuilding pour rassembler votre équipe, ou bien d un dîner client dans le but de fidéliser vos partenaires, je vous recommande de lire ces 5 idées-clés, pour en faire un moment réussi.
Idée-clé n 1 : Définissez le type de réception Plusieurs options s offrent à vous : il peut s agit d un cocktail disposition debout, ou bien d un dîner assis. Le choix d une ou l autre option est souvent motivé par la taille du groupe et les relations entre chaque convive.
Le cocktail disposition debout est une option plus informelle que le dîner assis. C est une option idéale lors que le groupe présente plus de 50/70 personnes : la disposition debout permet aux convives d échanger plus spontanément, cela favorise les contacts avec l ensemble des participants. Je recommande également les soirées cocktails lors de certains évènements d équipe. Le rythme plus dynamique de ce type de soirée est en effet particulièrement adapté aux échanges directs, lorsque les convives se connaissent bien. Pour des groupes de taille inférieure, le dîner assis est une option bien adaptée. Le rythme plus lent favorise des échanges plus posés, ce qui fait du dîner une solution idéale lors des évènements clients ou fournisseurs. D autre part, le repas servi lors du dîner est aussi plus consistant d un cocktail dînatoire! C est pourquoi un évènement avec des personnes extérieures à votre entreprise sera généralement plus adapté au cadre du dîner assis. Mais les combinaisons dépendent de vous. Peut-être allez-vous préférer organiser un dîner assis pour 150 personnes, ou un cocktail dînatoire pour 14 convives. Dans tous les cas, la solution que vous retiendrez sera motivée par le public, et par le message que vous souhaitez transmettre.
Idée-clé n 2 : Choisissez un lieu adapté Une fois le type de réception défini (cocktail? dîner? assis? debout?), la question du lieu s impose. Je recommande de prendre en compte 3 critères pour le sélectionner : Critère n 1 : Sa localisation Dans certains cas, il est impératif de choisir un emplacement adapté aux convives : par exemple, à l issue d une réunion ou d un séminaire, si vos convives doivent parcourir 30KM pour rejoindre le lieu de réception, leur 1 ère impression ne sera pas forcément bonne! Il vous faudra alors vous rattraper en choisissant le lieu idéal puisque son accessibilité ne l est pas.
Vous pouvez aussi choisir de créer l espace en organisant l évènement au sein de vos locaux. Cette solution peut être judicieuse. Mais s il s agit d un évènement pour votre équipe, je vous recommande de l organiser en dehors de vos locaux. Critère n 2 : Sa capacité d accueil Il est primordial de séparer vos invités du reste des clients présents sur le lieu de réception, qu il s agisse d un restaurant, d un hôtel, ou de toute salle de réception. Un salon privé est donc nécessaire. Sa capacité doit évidement être adaptée au groupe : ni trop petit (ça coule de source!), ni trop grand (un lieu trop spacieux pour votre évènement ne favorise pas une ambiance chaleureuse). Si vous choissez une disposition debout plutôt qu un dîner assis, vous pourrez accueillir plus de convives dans le même espace, mais attention dans tous les cas à ne pas surcharger la salle de réception
Critère n 3 : La qualité du lieu et son confort Votre image sera associée à celle du lieu que vous avez sélectionné. Soyez attentif au lieu, à sa décoration, à son histoire. Enfin, le confort proposé par le lieu de réception sera fonction de votre évènement : Avez-vous besoin d un parking à proximité? Ou bien doit-il être à proximité d un métro? Avez-vous besoin d un vestiaire? D une sonorisation?
Idée-clé n 3 : Choisissez un repas qui fera l unanimité Traiteur ou restaurateur? Le choix s impose généralement de lui-même en fonction du lieu de réception. S il s agit d un cocktail, n expédiez pas le choix du traiteur. La qualité des mets, leur présentation, le service, participent au message que vous transmettez. Prenez le temps d établir un petit cahier des charges, en terme de nombre de pièces par personne (8à 10 pièces pour un en-cas, plus de 18-20 pièces pour un cocktail dînatoire). N hésitez pas à demander le type de présentation prévue par le traiteur.
Lorsqu il s agit d un restaurant, il faut la plupart du temps choisir un menu unique pour l ensemble du groupe ou bien transmettre à l avance au restaurateur les choix des convives. Dans le cas d un choix unique, il est bien sûr recommandé de choisir des mets qui seront appréciés par la majorité.
Idée-clé n 4 : Prévoyez un évènement marquant Par expérience, prévoir des évènements au cours du repas permet de lui donner du rythme, et d en faire un moment vivant. Par «évènement», j entends tout ce qui constitue des temps forts de votre soirée. En fonction de l objectif de votre soirée, il peut s agir d une intervention du chef d équipe, de remerciements aux participants, ou même, dans un thème plus ludique, d une remise de lots, d une animation ponctuelle, etc Je suis certes juge et parti, mais je considère qu une animation œnologique (dégustation de vins commentés au cours du repas, mini cours d œnologie, quiz autour du vin, ) est un choix idéal : le vin est un facteur de convivialité et d échange, et se former à la dégustation et aux accords mets et vins permet de mettre en valeur le repas proposé.
Idée-clé n 5 : Pilotez efficacement l organisation du dîner Voici une petite check list pour mieux orchestrer votre soirée.
Le but de ces 5 idées-clés est de contribuer à la réussite de votre dîner d entreprise. Vous souhaitez déléguez l organisation de votre évènement pour garantir sa réussite, tout en vous libérant du temps nécessaire à sa mise en place? Alors contactez moi sur :, ou au. Le COAM est la référence dans la création et l organisation de dîners œnologiques. Je vous enverrai une proposition adaptée à votre demande, en terme de budget, de lieu de réception, et de localisation. Bon évènement, et à bientôt Yann Rousselin