Nom du contrôle : Sous entente Page 1 de 7 Définition Ce contrôle permet de valider tout dossier d élève pour lequel une entente de scolarisation entre deux organismes scolaires a été déclarée au système Charlemagne. Les parties en cause peuvent être : deux commissions scolaires; une commission scolaire et un établissement privé du Québec; un établissement situé hors Québec (mesure 30120); deux établissements privés. Il peut également y avoir une entente entre un organisme scolaire (réseau public ou réseau privé) avec une réserve indienne. Un élève «sous entente» doit respecter les conditions suivantes : il demeure effectivement sur le territoire de l organisme scolaire en cause; les preuves justificatives présentes au dossier de l élève sont dûment signées par les parties en cause. Ce contrôle est complémentaire à «Hors territoire de compétence» et «Autochtone». Évolution Réglementation Paramètres Processus Nouveau contrôle institué dans le cadre du système Charlemagne. Voir le point 4 Démarche administrative pour le détail des situations qui seront contrôlées. 1. Fiche technique Champs d information (Détails : Section 5) Paramètres de pilotage Code postal de résidence de l élève Codes postaux compris à l intérieur du territoire de compétence de la commission scolaire en cause Type d entente Organisme en cause Préprogrammé Ad hoc EHDAA Vérif. externe A priori RL170309
Nom du contrôle : Sous entente Page 2 de 7 2. A. Cadre légal, financier et administratif Réseau public Source légale ou administrative (Détails : Section 4) Règles budgétaires LIP, section VI traitant des fonctions et pouvoirs de la commission scolaire, articles 1, 204, 213, 214, 215 et 216 Règles budgétaires, section 2 traitant de l allocation de base pour les activités éducatives des jeunes, sous-section 2.3 Effectif scolaire subventionné Règles budgétaires, Partie IV Sources de financement, A) Fonctionnement 1. Revenus généraux articles 1.3, 1.5, 1.8.2 et 1.8.4 Règles budgétaires Allocations supplémentaires frais de scolarité hors réseau (mesure 30120) Alloc. base ANR Rev. généraux Alloc. suppl. AAB 2. B. Cadre légal, financier et administratif Réseau privé Source légale ou administrative (Détails : Section 4) Règles budgétaires Règles budgétaires des commissions scolaires, Alloc. base Alloc. suppl. allocations supplémentaires frais de scolarité hors ANR AAB réseau (mesure 30120) Protocole d entente entre établissements privés Rev. généraux 3. Cadre opérationnel Pièces justificatives Outils de support S. O. Tâches à l Agenda (Sommaire) (Détails : Actions à prendre) (Détails : Actions à prendre) AVIS AJ10301 : Code postal diffère de l entente AVIS AJ10311 : Code postal appartient à l organisme AVIS AJ10321 : Entente entre deux commissions scolaires AVIS AJ10331 : Entente entre une commission scolaire et un établissement privé AVIS AJ10341 : Code postal non autochtone AVIS AJ10351 : Entente autochtone AVIS AJ10361 : Entente hors réseau, scolarisé hors Québec AVIS AJ10371 : Entente entre installations privées
Nom du contrôle : Sous entente Page 3 de 7 3. Cadre opérationnel REQUÊTE RJ10301 : Code postal diffère de l entente REQUÊTE RJ10311 : Code postal appartient à l organisme REQUÊTE RJ10321 : Entente entre deux commissions scolaires REQUÊTE RJ10331 : Entente entre une commission scolaire et un établissement privé REQUÊTE RJ10341 : Code postal non autochtone REQUÊTE RJ10361 : Entente hors réseau, scolarisé hors Québec 4. A. Démarche administrative Réseau public et réseau privé (Référence : Section 2) Les démarches administratives des élèves sous entente varient selon les situations qui prévalent : 1. les ententes incohérentes (l élève ne réside pas sur le territoire de l organisme scolaire en cause); 2. les frais de scolarité hors réseau (mesure 30120); 3. les ententes entre installations privées; 4. les ententes autochtones; 5. les ententes pour lesquelles une copie de l entente peut être demandée par le Ministère. 1. Ententes incohérentes Les élèves déclarés en entente doivent, dans un premier temps, résider sur le territoire de l organisme scolaire en cause. Activités au moment de l inscription, selon la situation qui prévaut : Inscription d un élève qui réside sur le territoire d une autre commission scolaire, à la suite d une entente intervenue à l initiative de celle-ci. VÉRIFIER si erreur de saisie du code postal ou du code de l organisme scolaire en cause et, selon le cas, MODIFIER la déclaration initiale. Si, après vérification, l élève ne réside pas sur le territoire de compétence de l organisme scolaire initialement identifié comme organisme scolaire en cause : INFORMER l organisme scolaire en cause que l entente conclue avec ce dernier est invalide; IDENTIFIER l organisme scolaire de compétence; DEMANDER aux parents de se présenter à
Nom du contrôle : Sous entente Page 4 de 7 4. A. Démarche administrative Réseau public et réseau privé (Référence : Section 2) l organisme scolaire de compétence pour qu il établisse une entente de scolarisation, dûment signée et identifiant clairement l élève visé; CONFIRMER la nouvelle entente en modifiant le code de l organisme scolaire en cause. Inscription d un élève qui réside sur le territoire d une autre commission scolaire sans que la commission scolaire de compétence soit informée de cette démarche IDENTIFIER l organisme scolaire de compétence. DEMANDER aux parents de se présenter à l organisme scolaire de compétence pour que celui-ci établisse une entente de scolarisation, dûment signée et identifiant clairement l élève visé. MODIFIER la déclaration initiale de façon à ce que le code postal de l élève soit cohérent avec le territoire de compétence de l organisme scolaire en cause. Inscription d un élève qui réside à l extérieur du Québec. L élève ne fait pas partie du territoire de compétence d aucune commission scolaire. Inscription d un élève comme autochtone qui ne réside pas sur le territoire d une réserve indienne PERCEVOIR les droits de scolarisation, s il y a lieu, ou MODIFIER, au besoin, la déclaration selon la réalité. COCHER «Non» à l indicateur «Exemption de paiement de droits de scolarité». S ASSURER que l élève réside sur le territoire d une réserve indienne. Si c est le cas, MODIFIER l adresse de l élève. Sinon, RETIRER l indicateur d entente autochtone. Scolarisation inter-province ou inter-pays Au réseau privé, ces situations sont gérées par le contrôle «Statut de résident».
Nom du contrôle : Sous entente Page 5 de 7 4. A. Démarche administrative Réseau public et réseau privé (Référence : Section 2) Au réseau public, CONSULTER le tableau des situations exceptionnelles et hors Québec au document «Actions à prendre Tâches à l Agenda» du contrôle «Hors territoire de compétence». 2. Frais de scolarité hors réseau (mesure 30120) Les directions régionales sont responsables du suivi de la mesure budgétaire concernant l allocation supplémentaire des commissions scolaires frais de scolarité hors réseau. Deux formulaires sont utilisés : Demande d allocation de fonctionnement et des investissements Frais de scolarité hors réseau (formulaire numéro 30120) Demande d allocation de fonctionnement et des investissements Entente avec un établissement d enseignement privé (formulaire 83) Il est possible que la direction régionale demande une copie de l entente et des résolutions de conseil ou de comité. Les directives concernant les demandes d allocation, les formulaires requis de même que les dates de réception des documents (fin septembre) sont disponibles dans le document administratif annuel «Recensement des demandes d allocation». 3. Ententes entre installations privées Le Ministère s assure du respect du protocole d entente pour lequel un nombre de places/élèves est à respecter. 4. Les ententes autochtones Au public Un avis est émis pour rappeler que des frais de scolarité sont à percevoir et à déclarer comme revenus généraux aux états financiers. Au privé Un avis est émis pour rappeler que les élèves à risque ou EHDAA ne sont pas reconnus au financement du Ministère. 5. Ententes de scolarisation Au public Le Ministère se réserve le droit de demander l entente de scolarisation d un élève qui réside sur le territoire de compétence d une autre commission scolaire. Au privé Les ententes de scolarisation sont à transmettre aux directions régionales.
Nom du contrôle : Sous entente Page 6 de 7 5. Règles d affaires (Référence : Section 1) L adresse et le code postal de la résidence L adresse complète de l élève est obligatoire uniquement pour le secondaire. Au préscolaire et au primaire, seul le code postal est requis, mais rien n empêche un organisme scolaire de transmettre l adresse au complet. Le code postal est de format alphanumérique à six positions. Le code postal est validé à une étape précédente au traitement de la déclaration avec la table des codes postaux de la Société canadienne des postes et deux messages peuvent être émis; «Ce code postal n est pas du Canada.» «Ce code postal provient d une autre province que le Québec.» Le type d entente Un élève peut faire l objet de plus d une entente. En FP, les seules ententes permises sont «Acquis extrascolaire» et «Autochtones» 1. 2 En FGA, la seule entente permise est l entente «Autochtones». En FGJ, toutes les ententes sont permises, sauf celle des «Acquis extrascolaires» 3, et l entente «Hors réseau, scolarisé hors Québec» n est permise que pour une déclaration de fréquentation 4. Au public 5 L entente entre installations privées n est pas permise. Si le type d entente identifié sur la déclaration est une entente de scolarisation, 6 l organisme en cause est obligatoire et il doit être aussi du réseau public. Inversement, pour une entente «Autochtones» ou «Hors réseau, scolarisé hors Québec», l organisme de l entente doit être absent 7. Au privé 8 L entente «Hors réseau, scolarisé hors Québec» n est pas permise. Une entente de scolarisation est complétée par l identification de l organisme scolaire en 9 cause et celui-ci doit être soit une commission scolaire (l élève est alors EHDAA ) soit 1 2 3 4 5 6 7 8 Message CHF210601 de la règle CHF_RAFREEN_005 Message CHF210602 de la règle CHF_RAFREEN_005 Message CHF210603 de la règle CHF_RAFREEN_005 Message CHF210623 de la règle CHF_RAFREEN_005 Message CHF210629 de la règle CHF_RAFREEN_010 Message CHF210604 de la règle CHF_RAFREEN_010 Message CHF210607 de la règle CHF_RAFREEN_010 Message CHF210615 de la règle CHF_RAFREEN_010
Nom du contrôle : Sous entente Page 7 de 7 une installation privée 10. Inversement, pour une entente autochtone, l organisme scolaire de l entente doit être 11 absent. Pour les ententes de scolarisation entre installations privées, l organisme scolaire de l entente doit être l un de ceux permis aux règles budgétaires et gérés par pilotage 12. Écoles gouvernementales Les ententes «Hors réseau, scolarisé hors Québec» et «Entente entre installations 13 privées» ne sont pas permises. Une entente de scolarisation est complétée par l identification de l organisme scolaire de l entente et celui-ci doit être soit une commission scolaire soit un organisme scolaire du réseau privé 14. 6. Outils de support (Référence : Section 3) L équivalent des listes anciennement produites pour soutenir les travaux du privé effectués en région est reconduit sous la forme du fichier de rétro-information du système Charlemagne. 9 10 11 12 13 14 Message CHF210609 de la règle CHF_RAFREEN_010 Message CHF210608 de la règle CHF_RAFREEN_010 Message CHF210614 de la règle CHF_RAFREEN_010 Message CHF210630 de la règle CHF_RAFREEN_010 Message CHF210621 de la règle CHF_RAFREEN_010 Message CHF210616 de la règle CHF_RAFREEN_010