Solution d information 10 juin 2014 budgétaire François Leclerc Ministère des Finances du Québec Éric Cappannelli AgileDSS
PLAN DE LA PRÉSENTATION 1Le vision Contexte 2La 3La démarche 4Les résultats 2
PREMIÈRE PARTIE Une équipe reconnue pour son 1Contexte efficacité, son expertise et sa maîtrise des connaissances 3
LA MISSION DU MINISTÈRE DES FINANCES DU QUÉBEC Conseiller le gouvernement en matière financière et de favoriser le développement économique. Élaborer et proposer des politiques, dans les domaines économique, fiscal, budgétaire et financier. Élaborer et proposer des mesures d aide financière et d incitation fiscale pour favoriser et soutenir la croissance de l économie, de l investissement et de l emploi. 4
LE MINISTÈRE DES FINANCES DU QUÉBEC ORGANIGRAMME DU MFQ MINISTÈRE DES FINANCES Secteur du droit fiscal et des politiques locales et autochtones Secteur des politiques relatives aux institutions financières et au droit corporatif Secteur du financement, de la gestion de la dette et aux opérations financières Secteur de la politique budgétaire Contrôleur des finances 5
LA MISSION DU SECTEUR DE LA POLITIQUE BUDGÉTAIRE Élaboration et suivi du cadre financier Prévision des revenus autonomes et des dépenses Comparaison avec d autres juridictions Élaboration d orientations et de politiques budgétaires Politiques : rôle conseil et cadre budgétaire Dépenses : suivi, analyse et modélisation Revenus : tarification, droits et redevances Infrastructures : établissements des cibles et liens avec le financement 6
POURQUOI UNE SOLUTION D INFORMATION BUDGÉTAIRE? Une façon de faire inchangée depuis une dizaine d années, inadaptée à la réalité d aujourd hui 7
LE CONTEXTE LIÉ AU PROJET Un constat contradictoire à priori : 60 % des professionnels pensent que le statu quo est acceptable. Le sentiment d urgence pour un changement n est pas partagé et n est pas suffisant. «Nous réussissons à livrer à temps de toute façon.» À l inverse : Les outils sont inadéquats et manquants La communication insuffisante et non structurée 8
2Vision Organiser, pour mieux accomplir la mission du Secteur de la politique budgétaire 9
DEUX OBJECTIFS Optimiser les opérations budgétaires Dans le cadre de la préparation du budget Conserver et diffuser l information budgétaire Pour effectuer des analyses et répondre aux priorités 10
LA VISION DU PROJET Améliorer l'efficacité des actions exécutées lors de la planification et du suivi du cadre financier Fournir un outil d'information à la gestion pour le support aux opérations Réduire les délais de traitement des demandes des autorités ministérielles 11 Améliorer la qualité et la fiabilité de l'information
LA PORTÉE DU PROJET 12 Accroître la robustesse du processus Améliorer l efficacité des actions exécutées Réduire les délais de traitement Améliorer la qualité et la fiabilité de l information Conserver l information sur les différents budgets produits Fournir un outil d information Permettre la réutilisation des données stockées Accroître la disponibilité de l information Optimisation des processus Oui Oui Oui Oui Conservation et diffusion Oui Oui Oui Oui
Une démarche 3La démarche d amélioration de l organisation du travail 13
DES SESSIONS INTENSIVES D OPTIMISATION 3 journées d ateliers Kaizen Approche réaliste pour optimiser les opérations budgétaires et y arrimer des outils technologiques performants Des améliorations simples, peu coûteuses et facilement implantables dans l organisation 14
LES RÉSULTATS Début du processus Scénario financier Préliminaire Économique Budgétaire Final Économique Budgétaire Prévisions Décisions Initial Économique Budgétaire Final Économique Final Budgétaire Analyse et intégration 15 Scénario financier
LES RÉSULTATS Gabarits de saisie des équilibres financiers Base informationnelle BSF et cadre financier Tableaux et graphiques budgétaires Outils pour le travail quotidien Rapports HTML et MS Excel 16 Économiste responsable et relève
LES RÉSULTATS Gabarits de saisie des équilibres financiers 17
LES RÉSULTATS Solu%on d informa%on budgétaire Tableaux et graphiques budgétaires 18
LES RÉSULTATS Portail, rapports HTML, tablettes 19
LES RESSOURCES Ms Excel 2010 avec complément Power pivot et développement personnalité (xll) Base de données Oracle Schéma en étoile Alimentation Excel ou spécifique Applicatifs HTML et mobiles : Développement spécifique «.net» - Flexmontster 20 Les coûts : moins de 300 k$, acquisition de technologie contrôlée
LES BÉNÉFICES STRATÉGIQUES, OPÉRATIONNELS ET INFORMATIONNELS réduction de 7 heures à 45 minutes le temps requis pour intégrer les données au plan budgétaire une élimination de 80 % du pointage des chiffres aucun arrêt des presses durant le processus d impression des documents budgétaires Qualité Coût Délais 21
4Les conditions de succès Une vision claire, un engagement fort, un accompagnement constant 22
LES CONDITIONS DE SUCCÈS Volonté réelle d investir le temps nécessaire Patience pour les résultats Vision commune de l amélioration (focus) Incitatif au changement satisfaisant pour chacun Disponibilité des ressources internes Volonté d implication active des employés Choix de la bonne méthodologie d implantation 23
PROFITER DES SUCCÈS OBTENUS POUR ASSURER L ÉVOLUTION DU PROJET 24