POLITIQUE D ÉLECTION Adopté à l assemblée générale du 25 novembre 2013 1
Cette politique permettra d établir un guide de référence et de procédures lors de toutes élections à venir. La marche à suivre proposée est équitable et juste envers toutes les personnes désirant poser leur candidature à un poste. Le Comité d élection espère ainsi réduire le risque de mésententes et clarifier le déroulement des élections. Ce document se veut un complément aux statuts et règlements déjà établis par L ADIM LL. Les élections aux postes du conseil exécutif et aux comités se déroulent au cours de l assemblée générale. Le comité d élection De par leur rôle et leurs attributions prévues aux statuts, à l article 18, les membres du comité d élection agissent en toute impartialité, neutralité et rigueur. 1. Politique d élection au conseil exécutif (présidence, vice-présidence et secrétariat/trésorerie) 1.1 Procédure de mise en candidature 1.1.1. Le Comité d élection transmet à chaque membre un avis contenant la date, le lieu et l heure de l élection au moins trente (30) jours avant la date de la tenue de cette assemblée générale où se déroulera l élection. Cet avis doit être accompagné du formulaire de mise en candidature (voir annexe). 1.1.2. La période de mise en candidature est ouverte par l envoi de l avis d élection. La clôture de la période de mise en candidature est fixée à sept (7) jours civils avant la date prévue de l assemblée générale. Nonobstant ce qui précède, si une vacance subsiste à un poste donné, la période de mise en candidature est prolongée jusqu à l assemblée générale. Le Comité d élection tentera alors de combler le poste à l intérieur du point «Élection» prévu à l ordre du jour. 1.2 Formulaire de mise en candidature 1.2.1 Seul le formulaire de mise en candidature fourni par le Comité d élection sera accepté. Réf. en annexe. 2
1.2.2 Le formulaire de mise en candidature doit être dûment rempli et signé par la personne candidate. 1.2.3 La mise en candidature doit être proposée et appuyée par deux (2) membres. 1 1.2.4 Le formulaire de mise en candidature devra être acheminé au Comité d élection par courrier (le cachet de la poste faisant foi), par courriel (aux coordonnées indiquées sur le formulaire) ou remis en main propre. 1.2.5 Le Comité d élection accuse réception par écrit, ou par courriel, pour toutes les mises en candidature durant les heures de bureau, soit de 8 h à 17 h du lundi au vendredi. 1.2.6 Le Comité procédera à la vérification du formulaire de mise en candidature pour s assurer de sa conformité. 1.2.7 Si le formulaire est non conforme, le Comité communiquera avec la candidate lors du jour ouvrable suivant sa réception, afin que la candidate apporte les corrections nécessaires. Dans tous les cas, la clôture de la période de mise en candidature devra être respectée. 1.3 Procédure entourant la campagne électorale des candidates 1.3.1 À la fin de la période de mise en candidature, le Comité offre aux candidates la possibilité d envoyer un message aux membres par le biais d une lettre de présentation avec photo ne dépassant pas une (1) page 8 1/2 x 11. Tous les types de polices sont acceptés, mais la taille de la police devra être de 11 seulement. Le document final devra être transmis sous forme de document Word uniquement (.doc). 1.3.2 Les membres ne sont pas autorisées à utiliser les listes téléphoniques et courriels de l ADIM LL, aux fins de campagne électorale. 1.4 Procédure précédant l élection 1.4.1 Le Comité d élection détermine le nombre de scrutatrices. 1.4.2 Les mises en candidature sont annoncées après l élection des scrutatrices. Les candidates ont droit à une période de présentation d un maximum de cinq (5) minutes chacune. Suivra immédiatement, pour chaque candidate, une période de questions d un maximum de trois (3) minutes ainsi qu une période de réponses d un maximum de trois (3) minutes, et ce, à tour de rôle. 1.4.3 Seulement les membres 1 inscrites sur la liste des présences de l assemblée générale de l ADIM LL, ont droit de vote 1. Référence aux statuts, article 6 3
1.4.4 La période d inscription pour voter à l assemblée générale est close après la pause. Après celle-ci, il ne sera plus possible de recevoir un bulletin de vote. 2. Politique d élection aux comités statutaires (comité des finances, comité des statuts et comité d élection) 2.1 Procédure de mise en candidature 2.1.1 La présidente du comité d élection annonce les postes en élection à l ordre du jour de l assemblée générale où auront lieu les élections aux différents comités, et elle procède à l élection des scrutatrices. 2.1.2 Le formulaire de mise en candidature est disponible sur place. Il doit être dûment rempli. 2.1.3 Les mises en candidature doivent être remises à la secrétaire du comité d élection. La clôture de la période de mise en candidature est fixée à la fin de la pause, le jour même de l élection. 2.1.4 S il y a plus de candidatures que de postes disponibles, il y aura élection au moment prévu à l ordre du jour de l assemblée générale. À ce moment, deux (2) minutes seront accordées aux candidates pour se présenter. 3. Procédure de vote, et comptage La période de vote se déroule sous la supervision du Comité d élection. Les scrutatrices sont nommées officiellement au début de l assemblée où se déroule l élection, et elles se réfèrent au Comité pour toute difficulté rencontrée dans l exercice de leurs fonctions. 3.1 À la clôture de la période de vote, les scrutatrices procèdent au dépouillement des bulletins de vote. 3.2 Les scrutatrices remettent les bulletins de vote dans une enveloppe scellée, à la secrétaire d élections qui doit les conserver pendant trente (30) jours. Après ce délai, la secrétaire détruira les bulletins de vote. 3.3 Lorsque la secrétaire du comité communique le résultat final à la présidente du comité d élection, les scrutatrices doivent demeurer à l extérieur de la salle jusqu à l annonce de la/des personnes élues. 3.4 La présidente d élection procède à l annonce officielle du nom de la candidate élue à chacun des postes. 4
3.5 À la fin de l annonce des résultats de l élection, lorsque tous les postes ont été comblés, chacune des candidates élues bénéficiera d une période de deux (2) minutes pour s adresser à l Assemblée. 3.6 À la demande écrite d une candidate, la présidente d élection l informe par écrit du résultat des voix exprimées sur le poste qu elle sollicitait. La candidate a trente (30) jours après l élection pour se prévaloir de ce droit. 4. Traitement des plaintes 4.1 Toute plainte concernant la procédure, le déroulement ou les résultats doit obligatoirement être acheminée au Comité exécutif de l ADIM LL, dans les trente (30) jours suivant l élection, par courriel au : g30.adimlll@csq.qc.net, par courrier : C.P. 52018, Laval, QC H7P 5S1, ou par fax au : 450-232-6780. 4.2 Le Conseil exécutif transmettra au Comité d élection une copie de la plainte dans les 48 heures ouvrables et le Conseil exécutif se chargera de traiter la plainte dans un délai de soixante (60) jours, suivant la réception de celle-ci. Le Conseil exécutif a un pouvoir d enquête, il peut décider des moyens qu il entend prendre pour mener à bien son enquête en collaboration avec le Comité d élection. Toutefois, si une membre du comité exécutif ou une membre du comité d élection est ciblée directement par cette plainte, cette membre sera automatiquement exclue du processus de traitement de la plainte. 4.3 Le Conseil exécutif communiquera son rapport à la plaignante ainsi qu aux personnes concernées par la plainte. 4.4 À la suite de la réception du rapport qui a été transmis à la plaignante, un délai de trente (30) jours est accordé pour contester, sinon le dossier sera considéré comme étant clos. 4.5 En cas de contestation des conclusions de l enquête du Conseil exécutif, la plaignante peut en appeler de la décision à l Assemblée générale. L Assemblée générale pourra alors décider de transmettre la plainte à un comité indépendant, formé d une membre du comité d élection, d une déléguée de l ADIM LL, et d une personne nommée par le Conseil exécutif. Pour tout autre type d élection, une procédure similaire pourra être applicable si le Comité d élection est mandaté. 5
ANNEXE 6
Assemblée générale Date : Élection Mise en candidature La candidature de : (lettres carrées) Au poste de : (lettres carrées) Signature de la personne mise en candidature : Il est proposé par : (lettres carrées) Membre du BC : (lettres carrées) Signature de la personne qui propose : Et appuyé par : (lettres carrées) Membre du BC : (lettres carrées) Signature de la personne qui appuie : Les mises en candidatures doivent parvenir au plus tard à 12 h (midi), le, à l adresse de la secrétaire d élection, ou par courriel, ou en main propre. Secrétaire d élection (Adresse complète) electionadimlll@hotmail.com 7