GUIDE. Présentations multimédias avec les équipements informatiques et audiovisuels du CEGEP de Baie-Comeau

GUIDE Présentations multimédias avec les équipements informatiques et audiovisuels du CEGEP de Baie-Comeau 19 avril 2006

Table des matières Table des matières 2 Guide informatique des salles multimédias 3 Utilisation des unités mobiles multimédias 6 Problèmes fréquents et solutions 9 Traitement d images 14 Présentation de vidéos sur des ordinateurs portables 18 Guide présentations multimédias 2006-04-19 Page 2 de 20

Guide informatique des salles multimédias Ressources offertes dans les classes équipées d équipements multimédias Locaux concernés : A-242, A-245, A-316, A-356, B-120 Contexte Le présent document défini les ressources informatiques disponibles pour les présentations multimédias en précisant ce qui est supporté d un point de vue technique. Ce standard informatique a été testé dans chacun des locaux cités ci-dessus et est le seul maintenu par le service informatique. Ce guide vise les usagers, particulièrement les enseignants et les étudiants, appelés à utiliser ces équipements et donne les directives nécessaires pour éviter les problèmes lors d une présentation multimédia. Toute utilisation, support multimédia, format de fichier ou codec qui ne figure pas dans ce guide est par conséquent non supporté. Ouverture de session Les enseignants et les étudiants possédant un compte sur le réseau du collège peuvent ouvrir une session sur les ordinateurs situés dans les locaux mentionnés et peuvent ainsi accéder à leurs données personnelles. Pour les gens de l extérieur, un compte générique peut être utilisé. Celui-ci permet d ouvrir une session en tant que «visiteur» donnant accès au poste lui-même et au réseau Internet. Dans ce cas, il suffit d entrer comme nom d utilisateur le nom du local (A242, A245, A316, A356 ou B120, sans trait d union «-») et laisser le champ du mot de passe vide. Supports de données Les contenus informatiques faisant l objet d une présentation peuvent être ouverts à partir des supports suivants : Clés USB (sans encryptage de données) CD et DVD commerciaux (ayant été pressés et non gravés) CD-R/RW et DVD ± R/RW ayant été gravés avec l option «ISO 9660» (CD de données), «audio» (CD de musique), «vidéo» (DVD vidéo). Les autres modes ne sont pas supportés : UDF, multisession, boot, mixte, HFS, etc. Concernant les DVD vidéo, rappelons que le format de sortie vidéo doit respecter la norme nordaméricaine NTSC. Le format européen PAL n est pas supporté et par conséquent les DVD provenant de l étranger doivent impérativement être testés auparavant. Disquettes (bien que ce n est pas le support recommandé compte tenu de sa fiabilité) Lecteurs réseau La méthode recommandée pour l ouverture de présentations multimédias est celle utilisant les liens réseau du collège. Chaque étudiant et enseignant peut se connecter à un espace de stockage centralisé permettant d accéder à ses fichiers de n importe quel poste Guide présentations multimédias 2006-04-19 Page 3 de 20

de travail dans le collège. C est la voie privilégiée pour les présentations multimédias. Mentionnons que les étudiants peuvent déposer leurs fichiers dans un répertoire spécial nommé «espace prof\laboratoire\ajouter\nom_du_prof» qui est accessible en lecture uniquement par l enseignant. Cet espace peut servir lors de présentations orales des étudiants pour éviter que chaque étudiant ait à ouvrir une session sous son nom pour accéder à ses fichiers. Il suffit à l enseignant d ouvrir une session sous son compte pour permettre à tous les étudiants d accéder à leurs fichiers de présentation dans le répertoire en question. Cette possibilité se limite toutefois aux fichiers de taille raisonnable, au maximum autour de 20Mo et dans les limites de l espace disque de l usager. Pour les fichiers plus volumineux, il est nécessaire d utiliser un CD ou un DVD. Comment utiliser le répertoire espace prof\laboratoire\ajouter\nom_du_prof Pour déposer un document dans cet espace, l étudiant doit : Faire un copier-coller de son fichier vers le répertoire «Ajouter» Utiliser l Explorateur Windows pour effectuer le copier-coller L étudiant ne doit pas : Faire de couper-coller de son fichier Sauvegarder depuis un logiciel dans le répertoire «Ajouter» Remarques : Si l étudiant tente une 2 e fois de déposer son fichier avec le même nom dans le répertoire «Ajouter», un message d erreur apparaît. Dans ce cas il doit renommer son fichier et refaire un copier-coller. Les dépôts dans «Ajouter» ne peuvent être supprimés ou renommés. Si l étudiant reçoit un message d erreur l avertissant que son quota est dépassé, il doit libérer de l espace disque dans son répertoire personnel et refaire à nouveau un dépôt de fichier dans «Ajouter». L enseignant peut vérifier la veille de la présentation si tous les fichiers des étudiants ont été déposés dans le répertoire «Ajouter». À la journée où a lieu les présentations, seul l enseignant ouvre une session sur le poste. Les étudiants accéderont à leur présentation dans le répertoire «Ajouter». PowerPoint Microsoft PowerPoint de la suite Microsoft Office XP (2002) est la version installée dans les locaux concernés. Par conséquent les fonctionnalités avancées d animation vidéo des versions subséquentes peuvent ne pas être correctement rendues. Il est donc recommandé de sauvegarder les présentations PowerPoint en version «XP» pour ceux qui travaillent avec la suite Office 2003 à la maison. Guide présentations multimédias 2006-04-19 Page 4 de 20

Lecteurs vidéos Les logiciels de lecture vidéo installés dans les salles de projection multimédias sont les suivants : Windows Media Player 10 Macromedia Flash Player 8 PowerDVD (pour la lecture de DVD vidéo avec menus) Quicktime Par conséquent, les fichiers vidéo exigeant un autre type de logiciel de lecture ne sont pas supportés. Par ailleurs, compte tenu du nombre de codecs existants, les fichiers encodés et compressés Audio Video Interleaved (AVI) ne peuvent être assurément lus. Il est donc conseillé d effectuer préalablement un test de lecture dans la salle où se tiendra la présentation. Fichiers audios Les fichiers audio des formats suivants peuvent être lus avec le lecteur Windows Media Player : MP3 (MPEG Audio Layer 3 compression) WAV CD audio (lisible par un lecteur de salon) Guide présentations multimédias 2006-04-19 Page 5 de 20

Utilisation des unités mobiles multimédias Guide spécifique aux portables/projecteurs pour les présentations multimédias Portables concernés : PC117M1, PC117M2, PC117M3 Description Le centre de location audio-visuel peut fournir aux enseignants des unités mobiles équipées d équipements multimédias. Ces chariots comprennent un portable IBM ThinkPad fonctionnant sous Windows XP et un projecteur. Les présentations multimédias peuvent ainsi être réalisées dans d autres classes qui ne seraient pas munis d équipement informatique et de projecteur fixe. Seul un grand écran de projection est alors nécessaire. Localisation Les unités mobiles sont entreposées au local C-116 et les utilisateurs doivent les réserver à l'avance en communiquant avec Serge Roussel au service de la production audiovisuelle (local C-117, poste 320). Réservation Au moment de la réservation, l'usager indique ses besoins (PowerPoint, Vidéo, Audio etc.) et un des trois mobiles lui sera attribué. Il est important de na pas prendre un autre appareil que celui qui à été attribué au moment de la réservation. Prise en main Prenez le mobile qui vous a été attribué lors de votre réservation. Si cet appareil n'est pas là, avertissez le responsable immédiatement et évitez de prendre un autre mobile à la place. Votre collègue l'a peut-être réservé pour son cours à la même période que vous. Au moment de partir du local C-116, l'usager pourra récupérer, à partir du réseau, des fichiers dont il aura besoin (si son local de classe ne dispose pas de prise de réseau). Une prise est accessible dans le local C-116 pour dépanner les usagers. NOTE: Après avoir branché l'ordinateur au réseau, l'usager y accède en utilisant son nom d'utilisateur, son mot de passe et en sélectionnant le domaine CEGEPBCOMEAU. Après avoir accédé à son compte il peut copier les fichiers dont il a besoin dans un répertoire qu'il aura créé à son nom dans le sous répertoire C:\Utilisateur de l'ordinateur portable. (Ne pas utiliser Mes documents). L'usager peut alors se débrancher du réseau et se rendre en classe avec le mobile. Guide présentations multimédias 2006-04-19 Page 6 de 20

Arrivé au local de classe, l'usager doit ouvrir une nouvelle session en utilisant comme nom d'usager ETU, en laissant le mot de passe vide et en sélectionnant le domaine C117M3 (cet ordinateur), le 3 représentant ici le numéro du portable utilisé. Les fichiers copiés précédemment seront accessibles dans le répertoire C:\Utilisateur. Ouverture de session Si le local où aura lieu la présentation n est pas relié au réseau : Sans accès au réseau du collège, l usager doit ouvrir une session «locale» sur le portable. Pour cela il suffit d entrer les informations suivantes à l ouverture de la page de connexion Windows. Nom d usager : etu Mot de passe : aucun (laisser le champ libre) Domaine : Sélectionner «C117MX (Cet ordinateur)» Les fichiers de la présentation seront alors accessibles dans le répertoire C:\Utilisateur si la procédure mentionnée dans la section précédente a été effectuée. Si local où aura lieu la présentation est relié au réseau : Dans ce cas les informations de connexions sont les suivantes : Nom d usager : ydupont (le nom d usager de l enseignant) Mot de passe : ***** (mot de passe de l enseignant) Domaine : Sélectionner «CEGEPBCOMEAU» Les fichiers de la présentation seront alors accessibles dans le répertoire personnel de l enseignant sous «Espace Prof». La projection en classe Brancher l'alimentation électrique de la table sur roues au secteur. (La prise de courant électrique) Mettre le projecteur sous tension. «ON» (Maintenir le bouton environ 1 seconde et relâcher) Mettre l'ordinateur portable sous tension. À ce moment le projecteur commence à afficher graduellement une image identique à celle de l'écran de l'ordinateur portable. Une inscription apparaît en surimpression indiquant quelle source du projecteur est utilisée pour la projection. Normalement vous devriez lire RGB, c'est l'entrée utilisée pour l'ordinateur. Si cette indication est Vidéo, SVidéo ou autre, utilisez le bouton «Input» du projecteur pour sélectionner BGB. Si le projecteur est bien branché, que l'indication RGB apparaît et que vous n'avez toujours pas l'image de l'ordinateur portable, il est possible que la sortie de l'ordinateur portable n'envois aucun signal au projecteur. Dans ce cas un message du genre "Pas de signal" apparaîtra à l'écran de projection. En maintenant la touche fonction «Fn» enfoncée, appuyez sur la touche F7 (pour les ordinateurs IBM) au clavier de l'ordinateur Guide présentations multimédias 2006-04-19 Page 7 de 20

une fois et attendez 10 secondes. Si vous n'obtenez pas l'affichage désiré, répétez l'opération. L'image de l'ordinateur portable apparaîtra sur le projecteur. Portez une attention particulière aux messages qui apparaissent à l'écran de projection et, au besoin, informez le responsable de ceux-ci. Des rappels de nettoyage apparaissent parfois pour nous indiquer de nettoyer le filtre à l'air du projecteur. C'est important de le faire pour conserver l'état des lampes de projection. Terminer la projection À la fin de votre présentation, Mettez le projecteur hors tension en appuyant 2 fois sur le bouton «ON». Une indication apparaît à l'écran pour éviter une mauvaise manipulation. Attendez toujours que le ventilateur du projecteur s'arrête de lui-même avant de débrancher l'alimentation électrique du secteur. Fermez votre session sur l'ordinateur. Mettez l'ordinateur hors tension. Enroulez le câble d'alimentation à sa place. Ranger le mobile au local C-116. Votre collègue l'a peut-être réservé pour la prochaine période. Problème de présentation vidéo : Si la présentation inclus des vidéos mais que ces derniers ne s affichent pas au grand écran mais seulement sur l écran du portable, ou l inverse, lire la section intitulée «présentation de vidéos sur des ordinateurs portables». Guide présentations multimédias 2006-04-19 Page 8 de 20

Problèmes fréquents et solutions Aide rapide concernant les présentations multimédias Problèmes Solutions L ouverture de session est refusée -Vérifier si la touche «verrouiller majuscules» (caps lock) est bien désactivée. -S il s agit d un portable et qu il n est pas relié au réseau, s assurer que le champ «Se connecter à» est bien le nom du portable, par exemple C117M1, et non pas CEGEPBCOMEAU. S il est relié au réseau, utiliser CEGEPBCOMEAU. -S il s agit d un compte générique, ie le nom du local, ne pas mettre de trait d union dans le nom. Le DVD-vidéo ne démarre pas Cliquer sur automatiquement «Démarrer -> Programmes -> CyberLink DVD Solution -> PowerDVD Comment simplifier l accès aux fichiers de présentations (Powerpoint par exemple) et éviter les problèmes avec les différents supports : disquettes, CD, clé USB? Les présentations ont lieu dans un local où il n y a pas accès au réseau. Je n ai jamais utilisé ce genre d appareil et je ne sais pas comment le faire fonctionner. Quoi faire? J'ai besoin d'un projecteur multimédia pour mon cours au local A-019 et ce local n'est pas équipé! Que faire? -> PowerDVD». Demandez à vos élèves de vous remettre, à l'avance, leur présentation en utilisant l'espace réseau : espace prof sur 'serveurc139' laboratoire Ajouter (prof X) Monsieur prof X aura dans un même répertoire les présentations de tous ses élèves. Une seule session, celle de l enseignant est à ouvrir durant le cours. Plus besoin de se soucier du support de la présentation. Les fichiers de présentations des élèves doivent être copiés sur le disque dur du portable qui servira aux présentations. Se référer à la section Utilisation des unités mobiles multimédias du présent document pour la marche à suivre. Serge Roussel du service de la production audiovisuelle (local C-117, poste 320) peut vous donner un petit cours de base sur la marche à suivre. Une base, environ 15 minutes pour faire un bon tour d'horizon. Réservez un mobile en communiquant avec Serge Roussel du service de la production audiovisuelle (local C-117, poste 320) aux heures du comptoir de prêt ou par courriel à sroussel@cegep-baiecomeau.qc.ca. Guide présentations multimédias 2006-04-19 Page 9 de 20

Le numéro du mobile à utiliser sera confirmé lors de la réservation. Ma présentation est sur mon propre micro-ordinateur et je n ai besoin que d'un projecteur. Puis-je emprunter uniquement le projecteur? Le professeur pourra prendre l'appareil réservé au local C-116 en utilisant la clé des classes C-50. À la fin de l'utilisation l'appareil est retourné à ce même local (C-116) Vous devez réserver un mobile à l'audiovisuel. Il est possible de débrancher notre ordinateur et de brancher le votre. A condition de bien vouloir bien rebrancher le tout après usage. Les ordinateurs des classes ont deux sorties RGB out 15 broches identiques, une seule des deux est fonctionnelle. Assurez-vous de rebrancher la bonne. Ma présentation est sur une disquette et le portable utilisé pour la présentation n est pas équipé de lecteur. Que Faire? S il y a une prise réseau dans la classe: Placer la présentation sur votre espace réseau dans le cas d'une classe informatique. S il n y a PAS de prise réseau dans la classe: Il faut soit: - La placer à l'avance sur le disque dur de l'ordinateur qui vous a été assigné. (en utilisant le réseau du collège) - La transférer sur un CD - La transférer sur une clé USB Si vous vous rendez, avec un mobile, dans une classe qui n'a pas de prise de réseau il fait prévoir le coup avant de partir du C-116! Ma présentation est sur une mémoire de type CLÉ USB Insérez la clé dans un port USB libre du portable. Le lecteur D apparaît avec la structure des fichiers de la clé USB. Un adaptateur permet aussi d'utiliser le port PCMCIA pour lire les cartes mémoire de type FLASH. Voir Serge Roussel pour les détails. Guide présentations multimédias 2006-04-19 Page 10 de 20

Mon élève désire avoir accès à son compte sur le réseau pour y prendre sa présentation. J'ai placé la présentation sur le portable à partir de mon compte réseau mais, arrivé en classe, je n'y ai plus accès. Un mot de passe "Au secours"! Cela n est possible que dans un local muni d une prise réseau. Dans ce cas l étudiant n a que se connecter avec son compte sur le domaine CEGEPBCOMEAU. Si le local n a pas de prise réseau, il faut transférer son fichier de présentation sur le disque dur du portable. Il faut utiliser le répertoire spécialement créé à cette fin. Vous le retrouverez sur le bureau à l'ouverture d'une session. Le répertoire se nomme C:\UTILISATEUR et chaque usager à le loisir de créer un sous-répertoire à son nom pour y placer ses fichiers. Il ne faut pas utiliser MES DOCUMENTS pour enregistrer les fichiers, ce répertoire ne sera pas accessible une fois débranché du réseau. Pour utiliser l'ordinateur sans le réseau Le nom de l'utilisateur est ETU Pour le mot de passe, laisser la case vide Le nom du domaine devrait être pour le mobile 3 par exemple C117M3 (cet ordinateur) Validez en tapant ENTRÉE (Retour, Enter ou ) Pour utiliser le réseau, faites comme vous le faites à votre bureau mais sélectionnez le domaine CEGEPBCOMEAU. Validez en tapant ENTRÉE (Retour, Enter ou ) Je n'ai pas d'image sur le projecteur mais seulement sur l'ordinateur. Quel est le problème? La touche de fonctions F7 permet de commuter la sortie de l'ordinateur vers: - L'écran de l'ordinateur - Le projecteur - L'écran de l'ordinateur + le projecteur Maintenir la touche de fonction Fn (en bleu sur le clavier) et la touche F7 pour passer d'un mode à l'autre. Pour éviter les problèmes, mettez le projecteur sous tension avant l'ordinateur. Guide présentations multimédias 2006-04-19 Page 11 de 20

J'ai réservé le mobile # 1 et il n'était pas là quand je suis venu le chercher. J'ai utiliser le mobile #2 qui était disponible. Est-ce correct? Y a t-il quelque chose de particulier à savoir sur le fonctionnement de ces appareils? J'ai besoin d'un ensemble multimédia à l'extérieur du collège pour un colloque ou autre. Ce matériel est-il disponible? NON Si le mobile qui vous a été assigné n'est pas la! Ne partez pas avec l'autre, il est peut-être réservé par un autre usager. Avertissez le responsable leplus tôt possible pour qu il puisse régler la situation. OUI Si vous n'êtes pas familier avec le fonctionnement des appareils mobiles ou ceux installés en classe, Serge Roussel se fera un plaisir de vous donner l'information. C'est important. Très Très Très Très Très IMPORTANT Toujours laisser le ventilateur du projecteur s'arrêter de lui-même avant de débrancher l'appareil du secteur. Cela signifie que l on ne doit pas couper l alimentation électrique du projecteur avant que celui-ci ne se ferme de lui-même. La procédure est la même, vous devez réserver à l'avance les appareils à l'audiovisuel. Le jour de votre activité, Serge Roussel placera les appareils dans des sacs de transport avec les accessoires nécessaire à votre présentation. Vous devrez vous présenter au comptoir de prêt de l'audiovisuel. Même chose au retour, le comptoir de prêt est le seul point de chute pour le retour des appareils. Ne laissez pas les appareils au C-116. Respectez les dates de retour. Un autre usager en aura besoin! Guide présentations multimédias 2006-04-19 Page 12 de 20

J'ai une urgence de dernière minute et j'ai utilisé un mobile sans le réserver. De toute façon il y en avait 3 de libres au C-116. Votre collègue en avait seulement besoin d'un. Comme par hasard, sa présentation était enregistrée sur le disque dur de l'ordinateur que vous avez utilisé. Les 3 ordinateurs ne sont pas identiques. Certains, par exemples sont plus récents et peuvent lire les DVD. D'autres ont un logiciel spécifique à une application très pointue. Respectez donc toujours la procédure établie. Lors de votre réservation, informez Serge Roussel sur le type de présentation à faire. Il vous assignera le meilleur appareil possible. Guide présentations multimédias 2006-04-19 Page 13 de 20

Traitement d images Guide pour le traitement d images dans le cadre de présentations multimédias Contexte : Le présent document décrit la procédure à suivre pour traiter les images numériques afin d en diminuer leur taille. Ces images sont destinées aux présentations multimédias, à l envoi sous forme de fichiers joints à un courriel ou alors à la publication sur le web. Bref dans toute situation où la taille originale des images, comme c est le cas pour les photos prises avec les caméras numériques, est excessive par rapport à l espace disque nécessaire ou des limites du lien réseau. Localisation du centre photos : Le logiciel utilisé pour le traitement des images est situé aux endroits suivants : Centre d Aide en Français (CAF) de la bibliothèque au C-005 Ouverture : Ouvrir le dossier nommé Centre_Photos sur le bureau. Transfert des images sources : Ouvrir le répertoire nommé Images_Sources Guide présentations multimédias 2006-04-19 Page 14 de 20

Copier-coller dans ce répertoire toutes les images à traiter à partir de n importe quel support où sont enregistrées les photos : clé USB, caméra numérique, disquette, CD-ROM, Decclic, compte de courriel Hotmail, etc. Traitement des images: Revenir dans le répertoire précédant en cliquant sur le bouton : Exécuter le fichier dont le nom correspond à la taille de photo désirée : «640x480, 800x600 ou 1024x768» Une fenêtre avec un fond noir apparaît. Les images sont traitées lorsque cette fenêtre disparaît. Guide présentations multimédias 2006-04-19 Page 15 de 20

Récupération des images traitées : Ouvrir le répertoire nommé Images_Converties Couper-coller les images converties vers votre espace personnel sur le réseau (Espace prof\etudiant\123456 par exemple) ou sur tout autre support de données (clé USB, disquette, etc.). Nettoyage: Supprimer les images dans les répertoires Images_Sources et Images_Converties en exécutant le raccourci nommé Nettoie. Guide présentations multimédias 2006-04-19 Page 16 de 20

Remarques: S il s agit d un poste informatique d étudiant, toutes les images seront effacées au prochain redémarrage de l ordinateur. Chaque traitement d images «écrase» les images précédentes si elles ont le même nom dans le répertoire Images_Converties. Guide présentations multimédias 2006-04-19 Page 17 de 20

Présentation de vidéos sur des ordinateurs portables Problématique : Lors de présentations sur projecteur à partir d un ordinateur portable, les vidéos peuvent apparaître noir à l écran du portable ou sur le grand écran ou les deux alors que le reste de l affichage n est pas affecté Ce problème provient des paramètres de la carte vidéo qui possède deux sorties : l une vers l écran plat du portable et l autre vers la sortie vidéo externe. Le flux vidéo est traité de manière logicielle par le microprocesseur (accélération logicielle, anti-crenélage, etc) et pour une raison quelconque n est pas copié automatiquement vers les deux sorties vidéos. Tous les formats vidéos sont touchés par ce problème :.AVI,.MPG, Quicktime, DVD et le problème ne provient pas du lecteur utilisé (PowerDVD, Windows Media Player, Quicktime, InterVideo ) Solution : La solution suivante s applique pour les portables IBM munis d une carte vidéo ATI, donc ceux du Cegep de Baie-Comeau. Procédure : Ouvrir les «Propriétés d affichage» en faisant un click-droit sur le bureau et en choisissant «Propriétés» : Guide présentations multimédias 2006-04-19 Page 18 de 20

Ouvrir l onglet «Paramètres» et aller dans les options avancées en cliquant sur le bouton «avancé». Ouvrir l onglet «Affichages» et s assurer que les deux sorties vidéos sont positionnées en mode primaire. Les deux boutons ronds doivent être enfoncés pour la sortie moniteur ainsi que la sortie panneau. «Appliquer» les changements. ATTENTION : Ces manipulations doivent être faites sans qu aucun logiciel de lecture vidéo ne soit ouvert. Guide présentations multimédias 2006-04-19 Page 19 de 20

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