PARTS-PUBLISHER Catalogues de pièces de rechange Solutions pour E-Service et E-Commerce www.docware-logicielsav.fr
Vos besoins La mise à disposition de l'information du service après-vente et des pièces de rechange devient de plus en plus complexe. Il est difficile d'obtenir une information complète, actuelle et claire. Les entreprises sont confrontées à de nouvelles exigences du marché: un nombre croissant de produits, des cycles de vie plus courts, une quantité de données de plus en plus indéfinie, une multitude de types de documents et de formats, des normes de qualité de plus en plus élevées, le facteur responsabilité augmente, la sécurité des appareils, les normes, les directives, la pression de la concurrence. Les procédures traditionnelles de préparation et de mise à disposition des informations ne suffisent plus pour répondre aux exigences du marché. Vous voulez: Augmenter l'efficacité de la création de catalogues de pièces et réduire les coûts Diminuer le temps de réalisation de catalogues (standard et sur demande) Créer des catalogues sans dépendre des prestataires de service externes Réduire les dépenses lors des mises à jour de catalogues Des cycles courts d'actualisation de catalogues L'intégration optimale du système de catalogues dans d'autres processus commerciaux (rattachement à la gestion des marchandises, construction, logistique, ) Des catalogues clairs et faciles à utiliser avec des informations complètes et actuelles du SAV et des pièces de rechange pour les collaborateurs du SAV, les revendeurs et/ou clients L'accès facile aux informations SAV et aux pièces, à tout moment et à tout endroit Des temps courts de recherche d'informations Trouver les bonnes informations de façon sûre Un service après-vente efficace grâce à une gestion optimisée des informations Augmenter les ventes de pièces Simplifier la commande de pièces Eviter des erreurs de commande Une livraison accélérée des pièces Réduire les temps d'immobilisation des machines défectueuses Décharger la hotline de l'assistance technique ou des commandes Fidéliser les revendeurs et client 1
La solution PARTS-PUBLISHER Avec PARTS-PUBLISHER, nous vous offrons la solution pour la gestion optimale de vos informations SAV et sur les pièces de rechange. Les caractéristiques de PARTS-PUBLISHER PARTS-PUBLISHER est un logiciel standard configurable, modulaire et adaptable aux besoins spécifiques de chaque client offre une gestion professionnelle et une mise à disposition optimisée d'informations. s'appuie sur une base de données pour créer et actualiser des listes de fabrication, des catalogues de pièces et des systèmes d'information du SAV, grâce à un processus automatisé et optimisé. permet de constituer des boutiques en ligne de pièces ou des portails de SAV. PARTS-PUBLISHER est constitué d une base de données, du Workbench et du logiciel visionneur/navigateur. La base de données rassemble des données relatives aux pièces de rechange, au SAV et aux produits (listes de pièces, dessins éclatés, photos, modèles 3D, plans de construction, prix, documentations descriptives telles que les manuels, ) issues de différentes sources de données (ystème ERP, PLM, CMS, DMS, CAO, ). Les données et les documents peuvent être stockés dans la base de données directement via des interfaces, ou être entrés et mis à jour manuellement, selon les besoins. Dans la base de données des catalogues, les données sont stockées indépendamment du support. Gestion d informations dans l après-vente et dans le service technique Processus optimisé de la gestion d'informations dans le catalogue à tous les niveaux: préparation, mise à disposition, actualisation, présentation, Disponibilitè et localisation optimisées d informations fehlt lancée «à la demande» par simple clic. Les multiples possibilités de configuration (sans programmation) permettent de produire des catalogues ou des systèmes d informations individuels (spécifiques à la machine, à l appareil ou à l utilisateur, adaptés à chaque client, ). Avec le logiciel visionneur (CD, Internet) vos clients, revendeurs ou collaborateurs peuvent utiliser les catalogues que vous avez mis à disposition. Il n est pas nécessaire d installer le logiciel chez l utilisateur final. Les catalogues PARTS-PUBLISHER donnent à aux collaborateurs, ainsi qu'aux clients, revendeurs et fournisseurs, un accès permanent et ciblé à des informations de SAV et sur les pièces de rechange mises à disposition de façon optimisée. Sur CD ou sur Internet, toutes les informations de SAV et sur les pièces de rechange sont disponibles instantanément: en passant de l'illustration, au numéro de commande, aux instructions de réparation et de maintenance, jusqu'au prix appliqué. Les pièces de rechange nécessaires et les informations correspondantes peuvent être rapidement trouvées et directement commandées à partir du système de catalogue sans transfert manuel des données. Le Workbench (outil de rédaction, environnement de production) vous permet de créer de façon automatisée des catalogues pour l édition sur papier, sur CD ou sur Internet par le procédé Single Source (une source unique pour toutes les données). L édition des données pour des catalogues imprimés, des CD ou Internet peut être 2
PARTS-PUBLISHER Solution de SAV et de pièces de rechange avec système Logiciel standard avec possibilités d adaptation PARTS-PUBLISHER est un logiciel standard dont l architecture de système ouvert permet des adaptations maximales à vos besoins spécifiques. PARTS-PUBLISHER allie ainsi les avantages d un logiciel standard et d un logiciel personnalisé: Maturité du produit Flexibilité Développement permanent Résultats calculables avec des coûts transparents Initiation rapide Faibles besoins de formation Dépenses faibles ou inexistantes pour un travail de projet individuel Prise en compte des demandes spécifiques Intégration des systèmes existants Conception modulaire PARTS-PUBLISHER possède une structure modulaire. La possibilité de choisir des modules fonctionnels et de les combiner permet d adapter le logiciel exactement à vos besoins. Quel que soit le secteur d activité, fabricant de produits en série ou individuels, constructeur ou exploitant d installations. La modularité du logiciel garantit une solution adaptée aux besoins tout en respectant le budget. L extension par des fonctions individuelles est facile et possible à tout moment. Seules les fonctions réellement utiles seront facturés. Evolutivité garantie! Configurabilité maximale Il est possible de personnaliser le système de catalogues en quelques clics, sans connaissance de programmation. Il est ainsi possible de concevoir des catalogues sur mesure adaptés aux besoins des utilisateurs, pour l édition papier, CD ou Internet. Des informations et catalogues spécifiques à la machine, à la commande ou au client en un simple clic! Interfaces standardisées Des interfaces standardisées permettent une liaison simple à des systèmes ERP, PLM, CMS, DMS, CRM, PPS, CAO, logistiques ou e-business. Les modifications de données dans le système principal (p.ex. système ERP) sont immédiatement appliquées à tous les supports produits. Des liaisons par exemple à AP ERP, SAP CRM, SAP E- Commerce, Navision, PSIpenta, Baan, Infor ERP, keytech PDM Suite ont été réalisées à diverses reprises. Intégration facile dans un environnement informatique existant ou planifié! Certifié SAP PARTS-PUBLISHER possède une interface OCI (Open Catalog Interface) certifiée SAP. Support des standards industriels J2EE (Java EE), JSP, XML, CSS, TIFF, SVG, CGM, 3DVIA, ISO, JT, XVL, Unicode, Microsoft.NET, Windows Mobile, EPLAN, ELCAD, E3.series, Utilisation internationale PARTS-PUBLISHER peut être utilisé à l échelle internationale par les clients. Le logiciel prend en charge Unicode. Il est ainsi possible de créer des catalogues pour les clients ou collaborateurs dans n importe quelle langue (chinois, japonais, arabe, russe, ). Les catalogues PARTS-PUBLISHER ne présentent pas d exigence particulière au système informatique des utilisateurs (fonctionne sur chaque PC, ordinateur portable, PDA ou Smartphone équipé du système d exploitation Windows). Sécurité maximale des données de catalogue Toutes les données codées dans une base de données (128 bits) Pas besoin de dongle matériel (dongle en option) Utilisation déterminable par la date d'expiration Niveau de droit d'accès au 3D programmable Sécurité à long terme Basé sur des standards industriels Utilise des technologies modernes Est perfectionné en permanence tout en répondant aux besoins du marché Mises à jour régulières 3
Sources de données ERP PLM, PDM DMS, CMS CRM CAO, CAE, ECAD Supports de catalogue Papier CD/DVD Intranet Internet Terminaux mobiles Donées de base Données de base, listes de pièces: numéro de pièce, désignation de pièce, matériaux, couleur, indications de quantités, Représentations graphiques: dessins 2D CAO, modèles 3D CAO, photos, animations (TIF, JPEG, SVG, CGM; XVL, ) Prix: différentes monnaies, spécifiques au client, spécifiques au revendeur, Documentation descriptive: manuels, instructions de réparation, instructions de montage, avis de modification, bulletins de SAV, documentation des fournisseurs, Schémas: Plans électriques, Plans hydrauliques, Plans pneumatiques, Logiciel: firmware, logiciels de calibrage, Types de catalogue, systèmes d information Catalogue de pièces de rechange Catalogue d accessoires Catalogue de services, système d information de service Système de formation ou d apprentissage Information d atelier Systèmes de vente Catalogue CD et/ou Internet avec fonction de commande Magasin avec/sans intégration du système ERP de l entreprise Magasin avec/sans integration du système ERP des revendeurs, succursales et/ou fournisseurs Portail avec intégration de systèmes tiers Utilisateurs des catalogues Techniciens SAV Revendeurs Succursales Clients finaux Hotline Fabrication 4
Création de catalogues Pour une préparation et une mise à disposition des donn ées professionelles, simples et économiques Sources/types de données Création automatisée de catalogues Supports de catalogues Avec PARTS-PUBLISHER, tous les processus de création et d actualisation de catalogues sont optimisés ERP PLM CRM DONNÉES DE BASE LISTES DE PIÈCES XML PAPIER Traitement de données existantes (conversion de données, définition de zones réactives, ) Enregistrement de données de base Regroupement et administration de données du SAV et des pièces de rechange 2 D 3 D ERP ERP Excel DESSINS MODÈLES 3D PHOTOS PRIX PARTS-PUBLISHER BASE DE DONNEES PARTS-PUBLISHER WORKBENCH CD/DVD INTERNET & INTRANET Création des catalogues Production des supports (imprimés, CD, Internet) Actualisation des catalogues PDF Word RTF TXT XML Video DOCUMENTATION SQL Préparation automatisée de données Gestion des données indépendante du média Single Source Publishing TERMINAUX MOBILES Utilisation simple de l environnement de rédaction Après quelques jours de formation sur PARTS-PUBLISHER, vous serez à même de configurer et de créer vos propres catalogues (papier, CD, Internet). Aucun besoin de connaissances de programmeur ou d expert. Un catalogue en quelques clics 4 à 7 clics suffisent pour produire un catalogue, depuis l importation des données jusqu à l édition du produit fini (papier, CD, DVD, Internet). principal sont immédiatement appliquées au catalogue (papier, CD, Internet). Création interactive de catalogues La conception de catalogues (listes de pièces, données de base, structure de catalogue ) peut s effectuer de façon interactive, comme solution alternative ou complémentaire à l importation standardisée ou à la création automatisée de catalogues. Pour compléter la préparation automatisée des données, l interaction peut servir, par exemple, au post-traitement de données importées. de doter les dessins, de façon automatisée (aussi en traitement par lots) ou manuellement, de Hotspots déposés avec des liens vers les données de nomenclatures correspondantes. Ainsi, quelques clics de souris suffisent pour interconnecter les éléments qui vont ensemble: dessins éclatés (aussi des schémas dessinés à la main), photos, graphiques et listes de pièces (voir aussi la fiche de données «Hotspot Tool»). Catalogues configurables (aussi sur papier) Les modèles de catalogues sont librement configurés ou crées (format/style) permettant ainsi de commander le contenu, la langue et la mise en page des catalogues. Les configurations de catalogues peuvent être enregistrés indéfiniment, visualisés, réutilisés, modifiés, ou enregistrés sous un nouveau nom. d utilisateur. Selon les besoins, vous pouvez ainsi fournir des catalogues avec un contenu sélectif à partir du même groupe de données. Les filtres sont librement définissables et peuvent être placés p.ex. sur les éléments suivants: Numéro de série Date de fabrication Groupes d utilisateurs Sur toutes les données existantes (p.ex. marquage des pièces d usure, cycles de maintenance) Des catalogues spécifiques à la machine et au client en un clic Les possibilités de configuration et la fonction de filtre de PARTS-PUBLISHER simplifient la production de catalogues spécifiques à la machine ou au client. Traductions via une interface Pour créer des catalogues dans des langues qui n existent pas dans la base de données des catalogues (p.ex. en raison d une maintenance inexistante ou incomplète dans le système ERP), le Workbench de PARTS-PUBLISHER peut commander le processus de traduction. Les textes du catalogue peuvent être exportés et mis à disposition sous la forme d un tableau Excel ou d un fichier CSV pour la traduction. Après la traduction (Translation memory, base de données de terminologie, traducteur, ), les textes peuvent être réimportés dans la base de données de catalogues et mis ensuite à disposition pour la production. Importation de données en provenance des systèmes principaux Traitement par lots, automatisation Les données peuvent être importées de Le Workbench de PARTS-PUBLISHER peut Intégration de documents systèmes tiers sous forme standardisée. être intégré dans des processus d automatisation descriptifs Par l intermédiaire d une interface pour via l API ou être exécuté en foncti- Catalogues dans toutes les Il est possible d intégrer dans le catalogue nomenclatures en cascade (listes de pièces onnement par lots, p.ex. pour l importation langues aussi bien des manuels, des instructions hiérarchiques), il est possible d enregistrer cyclique de données, l actualisation de données Définition libre des filtres PARTS-PUBLISHER prend en charge Uni- d installation, des avis de modification ou des données provenant directement de de catalogues Internet. de données code. Mettant ainsi à disposition des colla- d autres documentations descriptives (p.ex. systèmes ERP, PPS, PDM ou CAO. La Lors de la production de catalogues, des borateurs et des clients dans le monde entier fichiers PDF, Word, HTML, XML, RTF) que gestion des données a lieu généralement Définition automatique de filtres peuvent sélectionner les données dans des catalogues dans la langue de leur des vidéos, des animations et des sé- dans le système principal existant (p.ex. Hotspots la base de données PARTS-PUBLISHER. pays (en chinois, japonais, russe, arabe, ). quences en 3D. Le catalogue de pièces SAP). Les modifications dans le système Avec PARTS-PUBLISHER, il est possible Celles-ci seront mises à disposition par type de rechange et la documentation corres- schémas ou codes des matériels 5 6 pondante sont reliés. Même des logiciels p.ex. des logiciels de calibrage peuvent être mis à disposition par les catalogues PARTS-PUBLISHER. Schémas (plans électriques, pneumatiques, hydrauliques) intégrés PARTS-PUBLISHER permet l'intégration complète de plans électriques et d'autres schémas dans le catalogue des pièces. La recherche efficace de défauts, le contrôle de continuité, la recherche et la commande de pièces de rechange sont confortablement assistés de manière professionnelle dans tous les domaines mécanique, électrique, électronique, pneumatique et hydraulique. Génération automatique de catalogues sur la base de projets électriques Interfaces standards vers des systèmes ECAD (EPLAN, ELCAD, E3.series), autres sur demande La mécanique et le système électrique interconnectés Recherche par codes des matériels, dénomination etc ; navigation via la liste des
Création de catalogues Economisez lors de la production et de la mise à jour Jusqu à 60% d économie potentielle lors de la production de catalogues Les économies reposent essentiellement sur les facteurs suivants: Utilisation générale de données et de structures existantes Dépenses pour la création de catalogues 100 % Connexion des sources de données Organisation centrale des données Automatisation de l importation de données Automatisation de la préparation des données/ création de catalogues Base de données unique pour tous les supports (Single Source) Réutilisation et utilisation multiple des données avec une grande flexibilité 40 % sans avec PARTS-PUBLISHER «Ceux qui ont déjà confié à un prestataire extérieur la création d un CD de catalogue de pièces savent à quel point cela peut être pénible et coûteux. Avec PARTS-PUBLISHER: un clic de souris et tous les fichiers sont générés automatiquement. Enregistrez le répertoire sur un support de données, et terminé. Il en est de même pour l édition du catalogue de pièces de rechange sur papier. La mise en page est appliquée, un clic, et le catalogue est imprimé ou converti en fichier PDF. Rien de plus simple. Vous pouvez facilement apporter des ajustements.» Jost Kocher, Centre SAV pièces de rechange, Sieger Heizsysteme GmbH «Depuis l'utilisation de PARTS- PUBLISHER nous économisons environ 60 % des coûts pour la création de catalogues de pièces. La large automatisation des processus de création de cata- logues permet de créer aujourd'hui deux fois plus de catalogues qu'avant dans le même temps.» Irmgard Lüke, Centre d'information technique, Stiebel Eltron GmbH & Co. KG «Depuis que nous utilisons PARTS- PUBLISHER, la création d'un catalogue de pièces ne demande aujourd'hui qu'environ 15 minutes. Autrefois il fallait plusieurs semaines pour un seul catalogue. Alors qu'en 1999 nous produisions environ 300 catalogues de pièces à cette époque ils n'étaient pas encore spécifiques à la commande, mais universels - nous créons avec PARTS- PUBLISHER trois fois plus de catalogues dans le même temps maintenant spécifiques à la commande.» Sandro Körner, Responsable Documentation technique, Sennebogen Maschinenfabrik GmbH PARTS-PUBLISHER fait économiser du temps et de l'argent lors des processus suivants : Préparation de données du SAV et de pièces Création et actualisation de catalogues Publication et distribution des catalogues Approvisionnement et gestion des stocks Selon les résultats d'une enquête que Docware a réalisée en 2008 auprès de ses clients, les catalogues électroniques de pièces peuvent réduire les dépenses de jusqu'à 60 % lors de la production, l'actualisation et la distribution de catalogues de pièces. 7
Mises à jour avec un minimum de dépenses Conventionnellement, l'actualisation de catalogues de pièces signifie manipuler beaucoup d'argent aussi bien pour la nouvelle création que pour la redistribution. PARTS- PUBLISHER permet de réduire les dépenses pour la mise à jour du catalogue à un minimum. Quelques clics de souris suffisent pour générer des catalogues avec des données actualisées. Des solutions avec le raccordement des sources de données engendrent un potentiel d'économie maximal. Dans ces cas, il suffit de déclencher la nouvelle importation de données dans la base de données des catalogues et un alignement automatique des données a lieu. Les modifications de données dans le système principal sont appliquées dans la base de données des catalogues et dans tous les supports de catalogues. De nombreuses sociétés qui produisent des catalogues de pièces de façon conventionnelle mettent rarement à disposition des mises à jour de catalogues à cause des coûts que cela implique. Les entreprises qui utilisent PARTS-PUBLISHER ne subissent pas cette pression de coûts. Les dépenses pour les mises à jour des catalogues étant insignifiantes les cycles d'actualisation peuvent être adaptés aux besoins. Mise à jour de CDs de catalogues via Internet Avec la solution additionnelle "Update Manager" de PARTS-PUBLISHER il est possible d'actualiser via Internet des CDs de catalogues déjà en circulation. Des fichiers de modification sont alors mis à disposition sur un serveur et les utilisateurs de catalogue autorisés peuvent les télécharger via Internet. L'intégration des mises à jour dans les catalogues sur CD fonctionne automatiquement. Pas besoin de distribuer de nouveaux CD. «450 techniciens du SAV dans le monde entier utilisent nos DVD SAV. Ceux-ci sont actualisés 12 fois par an via Intranet. Nous économisons ainsi env. 28.000 qui seraient à payer si les DVD devaient être nouvellement créés et distribués.» Michael Maurer, Responsable Documentation, Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH Création de catalogues: aujourd hui demain Aujourd hui: Complexe, onéreuse, comportant toujours des erreurs avec PARTS-PUBLISHER Demain: Facile, peu onéreuse, sûre Gestion des données décentralisée Regroupement manuel des données Pourcentage élevé de phases de travail manuel lors de la préparation des données et de la création des catalogues Traitement multiple des données pour l édition sur différents supports Ruptures de support, redondances Intégration absente dans un environnement informatique existant, solutions individuelles Mises à jour coûteuses Les mises à jour sont liées à la distribution d avis de modification ou à une nouvelle distribution de catalogues, coûts élevés des matériels L utilisation NON générale des données signifie une nouvelle création, des retards et une augmentation des coûts Gestion des données centralisée Regroupement automatisé (ou manuel, si souhaité) de données, importation standardisée de données Degré d automatisation élevé lors de la préparation des données et de la création des catalogues Gestion et préparation indépendantes du support, libre choix du support d édition, production de tous les supports (Cross Media Publishing) à partir d un seul groupe de données (Single Source) Données cohérentes sans redondance Connexion facile aux systèmes ERP, PLM, PDM, DMS, CMS, PPS,CAO, E-Commerce, E-Procurement et E-Service Les mises à jour demandent peu d effort et de faibles coûts Les CD en circulation peuvent être actualisés via Internet, sans une nouvelle distribution nécessaire L utilisation générale des données existantes signifie efficacité, accroissement de la production, meilleure qualité et satisfaction des clients 8
Utilisation de catalogues PARTS-PUBLISHER : simple et performante Aucune exigence particulière à respecter par le système informatique des utilisateurs des catalogues (fonctionne sur chaque PC ou ordinateur portable équipé du système d exploitation Windows) Catalogues faciles à utiliser Recherche d informations facile, rapide et pertinente Utilisation des catalogues sans installation (catalogue CD et Internet) Prise en charge de tous les navigateurs courants CLIENTS REVENDEURS TECHNICIENS SAV SUCCURSALES Utilisation facile et intuitive du système; les connaissances de base de Windows suffisent Sécurité élevée des données (réglementation d accès, encodage, protection anti-copie) Navigation claire; identification visuelle Toutes les données importantes concernant les pièces de rechange et le SAV sont réunies et interconnectées Commutation bidirectionnelle entre le catalogue de pièces de rechange et la documentation descriptive (manuels, instructions de réparation, ) en un simple clic Navigation rapide, complète, pilotée par session Recherche complète (champs de recherche librement configurables par l éditeur des catalogues, recherche par texte intégral, recherche combinée sur des listes de pièces et la documentation descriptive) HOTLINE Documentation descriptive: Instructions de réparation Instructions de montage Consignes de sécurité Manuels Documentations des fournisseurs Bulletins de SAV Logiciel: Firmware Logiciels de calibrage Catalogue PARTS-PUBLISHER Listes de pièces: Désignation de pièce Numéro de pièce Quantité Matériau Couleur Prix: spécifiques au client spécifiques au revendeur différentes monnaies Schémas: Plans électriques Plans hydrauliques Plans pneumatiques Représentations graphiques: Dessins 2D Modèles 3D Photos Animations FABRICATION Zoom continu Une fenêtre de sélection (représentation vignette) garantit l aperçu dans des grands dessins Recherche de pièces de rechange: aujourd hui demain Aujourd hui: Complexe, compliquée, comportant toujours des erreurs Demain: Rapide, facile, pertinente avec PARTS-PUBLISHER Catalogues dans la langue du pays respectif, sélection de la langue Filtres de données pour l aperçu sélectif des données (p.ex. aperçu de toutes les données correspondant à un numéro de série ou à une date de construction) Informations spécifiques à l appareil, à la machine, à l installation ou au client Mises à jour et/ou compléments clairs des données intégrés directement dans le catalogue (p.ex. pièces remplacées) Possibilité d intégrer des notes personnelles dans le catalogue (les notes des utilisateurs du catalogue peuvent être transmises via Internet à la rédaction du catalogue, directement à partir du CD ou d Internet) Possibilité de commande intégrée Travail de recherche considérable, temps de recherche longs: Examen des catalogues, feuillettement dans des documents imprimés peu maniable, complexe Recherche dans des systèmes et documents différents Restriction de la disponibilité/l accès: p.ex.: classeur SAV approprié manquant pendant l intervention sur le terrain, informations présentes obsolètes, modifications non documentées, avis de modification perdus, Qualité des données médiocre: manque d actualité manque de précision manque de clarté erreurs état incomplet, Travail de recherche minimal, temps de recherche courts: Identification ultra-rapide des pièces de rechange en un clic Toutes les informations importantes concernant le SAV et les pièces de rechange réunies (documentation de SAV intégrée de façon interconnectée, avis de modification, bulletins de SAV intégrés automatiquement dans une structure organisée dans le catalogue) Informations pertinentes: Accès permanent à la documentation des pièces de rechange et de SAV, approprié à l intervention, par ordinateur portable/pc Qualité des données optimisée: Données actualisées en permanence (travail d actualisation minimal et peu coûteux pour des mises à jour continues des catalogues) Informations spécifiques à la machine, à l appareil, à l installation ou au client Historique des machines intégrées dans le catalogue (pièces remplacées, pièces précédentes, pièces suivantes) Clarté optimale (dessins 2D et/ou 3D intégrés avec possibilité d interaction: zoom continu, rotation, ) Informations corrélatives interconnectées 9 10
Documentation SAV rassemblée, structurée et facilement retrouvable PARTS-PUBLISHER vous permet de créer des systèmes d informations de SAV complets permettant la mise à disposition centralisée, structurée et organisée de vos documents de SAV, comme pur système de recherche automatique de documents ou intégrés dans le catalogue de pièces de rechange (interconnexion directe des documents descriptifs avec les données des listes de pièces et les dessins correspondants). Réunissez des documents de SAV de formats différents (p.ex. fichiers PDF, Word, HTML, XML, RTF) dans une base de données unique et générez en quelques clics des systèmes contenant vos informations de SAV centralisées et intelligemment interconnectées. Vos collaborateurs sont assurés de trouver de manière rapide et sûre les documents nécessaires, même en cas d intervention sur site chez le client. En cas d intervention, recherche rapide des guides de réparation, instructions de montage, consignes de sécurité, documentations produits, manuels d utilisation, listes de maintenance, Documents de SAV structurés par thèmes, chapitres, illustration de sous-ensembles (structure arborescente) Recherche par texte intégral (recherche sur tous les documents, même des liaisons logiques "et, "ou ) Documents de SAV et catalogue de pièces de rechange (listes de pièces de rechange, représentations éclatées, ) interconnectés; possibilité de passer, à partir des documents de SAV, dans la liste des pièces et aux dessins correspondants en un clic Manipulation interactive (même des documents animés, p.ex. instructions de montage/démontage) «Nous collaborons depuis des années avec la société Docware. Après avoir commencé en 1997 à organiser notre gestion de documents avec un logiciel de Docware, nous avons introduit en 2001 un système d informations électronique de SAV basé sur le logiciel PARTS-PUBLISHER. Le système d informa-tions de SAV de Docware a énormément amélioré non seulement la qualité des informations, mais aussi les compétences de nos collaborateurs sur site.» Michael Maurer, Responsable Documentation, Carl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbH Accès aux documents de SAV: aujourd hui demain Aujourd hui: Recherche compliquée et en partie sans succès avec PARTS-PUBLISHER Demain: Recherche facile, rapide et pertinente Les documents de SAV sont déposés à des emplacements différents, absence de groupe de documents Possibilités de recherche restreintes Rangement/systèmes séparés pour les données de pièces de rechange et les documents de SAV Tous les documents de SAV (formats différents possibles) réunis dans une base de données unique Recherche par texte intégral sur tous les documents Catalogue de pièces de rechange (listes de pièces, dessins) et documents de SAV interconnectés dans un système 11
Les screenshots à droite montrent les aperçus de certaines fonctions spéciales de catalogue PARTS-PUBLISHER Fig. 1 Fig. 1 : Aperçu d'un sous-ensemble en texte et image (pictogrammes) Fig. 2 : Commande, caddy Fig. 3 : Schémas, documentation système électrique Fig. 4 : Informations supplémentaires, substitution : La fenêtre «Information supplémentaire» affiche des informations allant au-delà des contenus des listes de pièces, dessins et de la documentation. Les informations supplémentaires comprennent les rubriques suivantes : Infos générales, liens documents, utilisation, substitution et notes. «Substitution» contient des informations sur l'historique des pièces (pièces prédécesseurs, successeurs, d'échange). L'utilisateur du catalogue est informé p.ex. s'il doit remplacer le matériel sélectionné par un autre matériel, si plusieurs matériaux sont disponibles pour le remplacement et si le remplacement a lieu partout ou uniquement à certains emplacements. Sous «Notes» l'utilisateur du catalogue peut insérer ses propres annotations dans le catalogue. Ces remarques personnelles peuvent être insérées au matériel, à la position de nomenclature ou au dessin dans le catalogue des pièces ou dans tout chapitre de la documentation descriptive. Des documents joints sont possibles, p.ex. PDF, JPG, Fig. 4 Fig. 2 Fig. 3
Commande de pièces de rechan Facile, rapide et précise, 24h/24 Avec PARTS-PUBLISHER, vous optimisez la vente de pièces de rechange et l approvisionnement Vous pouvez réaliser différentes solutions pour la vente de vos pièces de rechange (y compris les pièces d usure, accessoires, ), selon vos besoins et votre budget: Commande par e-mail directement à partir du catalogue Processus de vente avec l intégration de votre système de gestion des marchandises Processus de vente avec l intégration de vos revendeurs (système d offres et de commande des revendeurs) Processus d achat avec l intégration de vos fournisseurs Portails avec l intégration de systèmes tiers Possibilité de commande intégrée Les catalogues PARTS-PUBLISHER sur CD et Internet mettent à disposition de caddys pour les pièces de rechange et d usure ou les accessoires. L affectation par défaut des caddys est possible. Les caddys peuvent être enregistrés et appelés par un clic pour des commandes de renouvellement. Il existe plusieurs moyens de transmettre la commande: Impression du formulaire de commande, transmission par fax Directement par e-mail à partir du catalogue Validation directe de la commande dans le système ERP via XML, IDOC, OCI, (interfaces existantes) Commandes de pièces de rechange: aujourd hui demain Aujourd hui: Par téléphone, fax, e-mail Besoin de demandes de précision auprès du fabricant (qualité des données insuffisante, recherche complexe, pas d accès aux données nécessaires) Réception de la commande par téléphone aux heures d ouverture Erreurs de commande en raison d un manque de clarté des données Transmission manuelle des données de la commande, erreurs de transmission possibles Coûts supplémentaires dus aux erreurs de commande avec PARTS-PUBLISHER Demain: En un clic directement à partir du catalogue Moins de demandes de précision grâce à une meilleure qualité des données et à un accès facile aux données nécessaires, ligne d assistance moins sollicitée Possibilité de commander 365 jours 24h/24 Très peu d erreurs de commande grâce à des données claires (affichage spécifique à la machine, à la variante, au type) Commande directe à partir du catalogue, erreurs de transmission exclues Economies grâce à la diminution du taux d erreurs de commande Avec PARTS-PUBLISHER, connexion au système ERP: 13 La vérification de la disponibilité demande du temps (appel téléphonique, ) Entrée manuelle dans le système ERP Le traitement de la commande demande de nombreuses étapes manuelles Vérification de la disponibilité immédiatement en ligne Validation directe de la commande dans le système ERP (p.ex. via XML, IDOC, ) Le traitement de la commande est en grande partie automatisé: Accélération du traitement de la commande Raccourcissement des délais de livraison et des temps d immobilisation
ge Erreurs de commande exclues La mise à disposition de catalogues spécifiques à la machine, à l appareil ou à l installation (réglementation de l accès par ID de l utilisateur, numéro de série, numéro d identification de l appareil/machine/ véhicule, ) exclut les hésitations sur des variantes ou des désignations. Seules les pièces montées sur la machine/l appareil sélectionné(e) sont affichées. La clarté des informations et la possibilité de commande directe à partir du catalogue réduisent énormément le taux d erreur. Intégration de système ERP, E-Commerce PARTS-PUBLISHER possède des interfaces standards permettant la connexion à votre système de gestion des marchandises ou à des systèmes e-business existants. L interface OCI (Open Catalog Interface) de PARTS-PUBLISHER est certifiée SAP. Des connexions p.ex. à SAP ERP, SAP CRM, SAP E-Commerce, Navision, Baan und PSIpenta ont été réalisées à diverses reprises. Portail de pièces Le module «Parts-Shop» de PARTS- PUBLISHER permet de créer un portail de pièces présentant de nombreuses fonctionnalités, telles que la gestion des clients et des commandes (cf. fiche de données Parts-Shop). Traitement général des commandes En connectant le catalogue Internet ou le magasin de pièces à votre système de gestion des marchandises, vous obtenez une solution pour un traitement général des commandes. L intégration permet un alignement automatisé de toutes les données de commande, p.ex. concernant la disponibilité et le délai de livraison. Un système de droits basé sur le rôle, protégé par mot de passe, régule l accès et empêche tout abus. Le traitement des commandes y compris l établissement de la Les catalogues de pièces de rechange sur Internet: un gain de temps et d argent, pour vous et vos clients Réglementation de l accès: par connexion Catalogue: spécifique à la machine Prix: personnalisés pour chaque client Disponibilité: vérifiée Délai de livraison: affiché Adresse de livraison: mémorisée Commande: par un clic de souris Anciennes commandes: peuvent être consultées et réutilisées Commande transmise: directement créée dans l ERP Confirmation Auftragsbestätigung: de commande: transmise umgehend immédiatement übermittelt Stade du traitement: affiché TRAITEMENT DES COMMANDES ACCELERE confirmation de commande, du bon de livraison et de la facture est automatisé. Cela réduit le travail interne pour le traitement des commandes et raccourcit les délais de livraison. 14
Catalogue 3D Le type de documentation le plus clair Avec PARTS-PUBLISHER, vous pouvez intégrer des modèles 3D dans vos catalogues de pièces de rechange directement à partir du système CAO Enregistrement automatique de toutes les informations nécessaires directement à partir du modèle CAO (p.ex. CATIA, IDEAS, Pro/E, SolidWorks, Solid Edge, NX, CoCreate Modeling, Inventor, ) Pas besoin de créer de nouveaux dessins Réduction du volume de données initial selon le type des données CAO de 2% à 0,4% du modèle original Modèles 3D de tous les systèmes CAO courants intégrables Pour des représentations en 3D dans les catalogues PARTSPUBLISHER il est possible d'utiliser des modèles 3D CAO de tous les systèmes CAO courants et des formats neutres tels que IGES, VRML, STEP ou Parasolid. Docware a parfaitement intégré différents visionneurs 3D (XVL Player, JT Viewer, 3DVIA Composer Player; IsoView, ) dans PARTS-PUBLISHER. Cela permet l'affichage et l'utilisation interactive de différents formats 3D (format XVL, JT, 3DVIA, ISO) dans le catalogue. Représentations animées, neutres par rapport aux langues Augmentation de la qualité, de la clarté et du contenu informatif des catalogues de pièces de rechange Représentation sur tout PC Création de catalogues: aujourd hui demain Aujourd hui: Post-traitement, double travail Demain: Utilisation générale avec intégration 3D Pour que des données de modèle 3D du système CAO soient exploitables pour l illustration technique, elles doivent être considérablement retouchées ou re-préparées. L utilisation restreinte de données de modèle 3D signifie recréation, retards et augmentation des coûts. La clarté et le contenu informatif des catalogues sont insuffisants. Coûts de traduction élevés Utilisation directe de modèles CAO 3D pour l illustration technique: Utilisation immédiate des dessins 3D pour le catalogue de pièces de rechange et/ou la documentation descriptive Possibilité d extraire les listes de pièces des données de construction L utilisation générale de données de modèle 3D engendre un gain de temps et d argent. Pas besoin de créer de nouveaux dessins. Clarté optimale et contenu informatif maximal des catalogues: Dessins 3D avec possibilité d interaction Animations Les représentations et animations en 3D sont évidentes et neutres par rapport à la langue (économie de coûts de traduction). 15
Efficacité maximale de la création de catalogues Si des catalogues de pièces sont créés directement à partir du système CAO, il faut obtenir un maximum d'efficacité et de continuité des données. Lors de ce procédé, des modèles 3D d'origine entrent dans le système de catalogues. Si l'on a besoin de dessins 2D, ils peuvent être calqués directement sur les modèles 3D. Les données 3D-CAO qui conventionnellement devaient être transformées par un travail fastidieux en illustrations en perspective peuvent maintenant être importées de façon automatisée dans le Workbench de PARTS-PUBLISHER et être utilisées en quelques minutes pour la représentation et l'utilisation interactive dans le catalogue. De plus, si la qualité des données est appropriée, il est possible de générer des listes de pièces directement à partir des données de construction et de les adopter dans le PARTS-PUBLISHER. Clarté maximale Les modèles 3D (statiques et animés) illustrent clairement la conception, la position et l aspect précis des machines, des appareils ou installations, des sous-ensembles et des éléments individuels représentés dans le catalogue. Les représentations 3D sont plus précises que les représentations 2D Les animations sont clairement significatives Interaction Les modèles et leurs composants peuvent être pivotés, tournés et observés sous différents angles. La fonction Zoom permet d agrandir et de réduire les modèles ou les sousensembles. Les pièces sélectionnées peuvent être affichées additionnellement à la vue principale dans une vue détaillée. Aussi la vue sur les pièces affichées dans la vue détaillée peut être modifiée interactivement. Le mode Transparence permet d afficher la mécanique interne des machines ou des sous-ensembles. Fonctions supplémentaires mettant en évidence des éléments pour un affichage explicite: affichage et masque, définition des couleurs, modèle fil de fer, lignes cachées, hachurage, ) «Lors de la création de nos catalogues, nous économisons environ 280 heures par an, donc pratiquement un mois de travail/homme, depuis que nos données de construction 3D déposées dans Inventor sont utilisées directement pour la génération de catalogues.» Helmut Schmid, Responsable SAV, Hekuma GmbH «En adoptant les données 3D directement dans le système de catalogues PARTS- PUBLISHER à partir de Solid Edge, nous économisons environ 73 heures de travail par catalogue. Celles-ci seraient nécessaires en plus si on utilisait le moyen classique en passant par la création de dessins 2D nettement plus coûteuse.» Michael Dietterle, Responsable Documentation Technique, Konecranes Straddle Carrier Business 16
Intégration Intégration pour la continuité des données et processus L'utilisation de structures et de données existantes dans l'entreprise pour la création et la distribution d'informations sur les produits et les pièces fait économiser du temps et de l'argent. La continuité des données et des processus est améliorée, des ruptures d'informations et de supports sont évitées. Un travail en double et des redondances sont supprimés. Mais la réalité de la constitution de documentation est souvent différente : La documentation est fragmentée, constituée et gérée dans des services différents avec des systèmes différents. Le traitement multiple des mêmes données pour des secteurs d'utilisation différents (par exemple la documentation des produits pour les clients, documentation technique pour son propre SAV, ) et pour différents supports (Print, CD, Internet) est à l'ordre du jour. Pour les entreprises qui, lors de la création de catalogues de pièces, veulent se séparer des solutions individuelles et ne plus effectuer du travail en double, mais adopter des processus généraux et désirent une utilisation multiple des données, Docware offre des solutions intégrées, modernes, basées sur PARTS-PUBLISHER. Interfaces standards Si vous voulez générer vos catalogues de pièces directement à partir de votre système ERP ou PLM, rattacher votre système de commande de pièces à votre système de gestion des marchandises, créer des catalogues de pièces directement à partir de votre système CAD sur simple pression d'un bouton ou adopter des données de votre système CAD/ECAD directement dans votre système de catalogues de pièces PARTS- PUBLISHER le rend possible. Grâce à une architecture de systèmes ouverts et à des interfaces standards, PARTS-PUBLISHER peut sêtre facilement intégré dans un environnement système existant ou planifié. SAP MS Dynamics NAV (Navision) PSIpenta Infor ERP (Baan) proalpha Oracle Model Manager PARTS-PUBLISHER Liaison simple à des systèmes ERP, PLM, CRM, SRM, DMS, CMS, CAO, CAE, Teamcenter keytech PLM Windchill PDMLink SCHEMA ST4 TIM-RS 17
Enquête clients L utilité de PARTS-PUBLISHER Docware GmbH a mené une enquête auprès de ses clients sur l application et l utilité de PARTS-PUBLISHER, à laquelle 114 entreprises ont participé. Les principaux résultants sont représentés sur cette page graphiquement Les références parlent d elles-mêmes Des leaders mondiaux du marché, multinationales, petites et moyennes entreprises créent leurs catalogues de pièces de rechange et leurs systèmes d informations de SAV avec PARTS-PUBLISHER. Nous nous ferons un plaisir de vous mettre en contact avec nos clients de référence. Amélioration de la qualité et de l actualité des catalogues de pièces de rechange 8% 5% 87% Amélioration Aucune amélioration Pas d avis Economie de coûts lors de la production et de l actualisation des catalogues de pièces de rechange 12% Amélioration de l efficacité de la création des catalogues 8% 32% 9% 47% Economies considérables Petites à moyennes économies Pas d économies Pas d avis 19% 73% Nette amélioration Légère amélioration Aucune amélioration Simplification de l entretien et de l actualisation des catalogues de pièces de rechange 7% 1% 92% Nette simplification Pas de simplification Pas d avis 18
V 5.0. Sous réserve de modifications techniques. PARTS-PUBLISHER est une marque déposée de Docware GmbH. Toutes les autres marques sont la propriété de leurs propriétaires respectifs. 2014 Docware GmbH. Tous les rignts reserves Docware GmbH Kaiserstr. 30 90763 Fuerth, Allemagne Tel: +49-911-977 59-0 Fax: +49-911-977 59-99 E-Mail: info@docware.de Web: www.docware-logicielsav.fr