Rapport d activité du Secrétariat ISAAC pour la période Juillet 2008 Novembre 2008 ISAAC le sur www.isaac-fr.org Traduction fr de Secretariat Report from July to November 2008 Publié le 19. 11. 2008 sur www.isaac-online.org Rubrique ISAAC Secretariat News http://www.isaac-online.org/ie/articles/568/1/secretariat-report-from-july-to- November-2008/Page1.html Rapport d activité du Secrétariat ISAAC pour la période de juillet à novembre 2008 (trad fr de «Secretariat Report from July to November 2008») ADHESIONS 2009 - Préparé et envoyé par mail les documents de renouvellement d adhésion aux Chapitres ISAAC et invité les Chapitres à commencer le processus de réadhésion pour 2009. - Facturé les sociétés membres d ISAAC, les membres institutionnels d ISAAC non- Chapitres et les membres institutionnels d ISAAC-Canada pour 2009. - Les membres non-chapitres : 1. Préparé et envoyé par mail les avis de renouvellement d adhésion à 177 membres non-chapitres. 2. Adapté pour la traduction le formulaire d adhésion 2009 et la lettre de renouvellement. 3. Préparé et envoyé par mail les avis de renouvellement à 44 membres d Espagne. - Préparé et envoyé les avis de renouvellement à 180 membres d ISAAC-Canada. COMMUNICATION AVEC LES CHAPITRES Le Secrétariat continue à fournir aux Chapitres ISAAC une aide fiable et sérieuse en termes de guidance et de formation pour toutes les personnes qui ont la charge des listes de membres et d adhésion au niveau des Chapitres. Les changements d adresse et d email sont régulièrement transmis par le Secrétariat aux Chapitres. Nous fournissons également aux Chapitres un guide Comment procéder pour gérer le renouvellement annuel des adhésions et une liste des adhérents actuels et non renouvelés, et nous encourageons les Chapitres à inviter leurs membres actuels et anciens à renouveler leur adhésion. De plus, 2008 étant une année de Conférence, le Secrétariat a fourni aux Chapitres des mailings à jour une fois par mois afin qu ils puissent aider leurs membres à s inscrire à la Conférence.
Image d ISAAC et relations publiques Nous avons fait tous les efforts possibles pour représenter l «image de marque d ISAAC». ISAAC est reconnaissable grâce à son logo avec deux nuances de rose. Le logo et les deux couleurs sont actuellement utilisés sur le site ISAAC et sur les mails envoyés en nombre aux membres à travers le monde. Le logo est également utilisé sur le site du Mois Mondial de Sensibilisation à la CAA. De plus, nous avons joint à tous les envois en masse d email la phrase suivante : Depuis 1983, une alliance internationale oeuvrant pour donner leur chance aux personnes qui ne communiquent qu avec peu ou pas de langage Nous avons fait inscrire ISAAC à la liste des organisations de Société Civile, et Réunit des informations sur les membres ISAAC dans les pays en voie de développement pour le numéro spécial de ACN, dont le thème est la CAA dans les pays en voie de développement. CHAPITRES EVENTUELS / NOUVEAUX CHAPITRES Mise à jour juillet 2008 Brésil Nous avons reçu récemment un mail de Catia C. De Figueiredo Walter, membre ISAAC au Brésil, annonçant que le Brésil étudie la création d un Chapitre ISAAC. Inde Le Chapitre ISAAC Inde a été créé en mai 2008. Afrique du Sud L Afrique du Sud étudie la création d un Chapitre. La question a été discutée avec des membres d Afrique du Sud en octobre 2008. Un Chapitre hispanophone en Amérique Latine Rien de nouveau sur la formation d un Chapitre hispanophone. Toutefois, le Pérou a 17 membres, et ils ont élu un Bureau pour 2008 2010. PROGRAMME FIVE & FIVE Nous continuons à promouvoir ce programme. Les pays suivants ont bénéficié de ce programme depuis ses débuts : Egypte, Hongris, Inde, Pologne et Taïwan. La Roumanie a complété la liste en 2008. PRIX Nous avons élaboré et suivi un calendrier promotionnel. Nous avons promu tous les prix : - par des envois en masse d emails aux membres ; - en demandant aux Chapitres de traduire et de faire figurer les informations sur les prix ISAAC sur leurs sites;
- en demandant aux membres affiliés ISAAC de promouvoir les prix auprès de leurs membres et de créer des liens vers le site ISAAC ; - nous avons aidé au lancement du nouveau prix : POSSUM ISAAC Opportunity Award; - nous avons aidé au processus administratif pour tous les prix ISAAC et pour les prix de recherche de subventions pour le voyage ; - nous avons communiqué avec les sponsors ; - nous avons envoyé les factures aux sponsors ; - nous avons communiqué avec les gagnants et envoyé les chèques ; - nous avons contrôlé notre trésorerie ; - nous avons commandé des plaques et des certificats. Site ISAAC / Information Exchange (Espace International d Echange d Informations) & Traduction Site web Mise à jour régulière de la page d accueil du site, avec des ajouts en ce qui concerne : - la vidéo du Mois de la Sensibilisation - la bannière d annonce pour le T-shirt du 25 ème anniversaire - un lien vers la Déclaration de l ONU sur les Droits des Personnes en situation de Handicap http://www.un.org/disabilities/convention/facts.shtml et pour la Journée Internationale des Personnes Handicapées, le 3 décembre 2008. - une bannière concernant le Concours d Ecriture Many Stories, One Voice Writing Contest, avec des mises à jour récentes, et les liens vers l ensemble des histoires (MSOV Story Collection) et la liste des journées de lecture 2008 - des annonces concernant la réunion des Membres, la réunion de Bureau ; ajout d un lien vers le programme ISAAC 2008 Program-at-a-Glance; vers le site de l évènement ISAAC 2010. La page des nouvelles du Bureau, avec des ajouts concernant : - Projet de restructuration des statuts de ISAAC - mis en ligne en anglais, français, allemand, italien et espagnol - Les nominations 2009/2010 au Comité Exécutif d ISAAC - Les articles actuels et révisés du statut d ISAAC L espace membres, en développement, comprenant - mise en évidence de l accès sur le site à un espace membres amélioré, protégé par un mot de passe et clairement identifié en tant que privilège de membre. Les pages suivantes ont également été mises à jour quand nécessaire : Bureau d ISAAC et Comité Exécutif, privilèges des Membres, Discussions des Comités, Chapitres ISAAC, entreprises et institutions membres, prix ISAAC, produits et publications, évènements et recherche. Espace d Echange d Information (Information Exchange) Nous sommes actuellement dans une période de transition avec l Espace d Echange d Information. Un travail sur le design et la présentation de l Espace Information Exchange est en cours, pour simplifier le look du site et dans les limites du programme rendre la navigation plus facile. Nous essayons encore de résoudre nos problèmes avec les fonctions Search (rechercher) et Archives. La personne qui
s occupe de la maintenance informatique, à Toronto, a essayé d installer une nouvelle version du logiciel, toutefois elle ne fonctionne toujours pas efficacement. Note: nous avons besoin de l aide du Comité Exécutif pour savoir comment procéder pour faire évoluer l Espace IE. Des progrès ont été réalisés dans les domaines suivants : - Contacts avec Nola Millin pour s assurer que les articles sont postés correctement sur l Espace IE et en temps voulu - Contact avec Anne Warrick pour s assurer que les questions intéressantes pour les professionnels sont transmises par l intermédiaire de l Espace IE, et pour adresser des recommandations pour améliorer la fonctionnalité de l Espace IE - l Espace IE s est considérablement développé au cours de ces derniers mois, avec de nouveaux contenus dans de nombreux domaines, à savoir : 1. La section BUILD, grâce à de nombreuses contributions adressées pour nous par Erna Alant 2. La section LEAD, dirigée par Sarah Lever, avec un rapport sur la phase 1 du projet Leadership ; à la demande du Comité, une lettre de rappel a été envoyée à la liste ISAAC sur les caractéristiques interactives du site, avec un accent mis particulièrement sur le Forum Leadership, phase 2. 3. Une icône NEW est maintenant attachée aux articles récents : l icône est retirée quand l article est mis sur les E-News (c est-à-dire au moment de la publication des E-News trimestrielles suivantes) 4. Le système de présentation des traductions a été changé : toutes les traductions apparaissent juste après l article d origine, dans les langues disponibles signalées par les drapeaux du pays correspondant. Nous joignons ci-dessous l email d un visiteur de l Espace IE qui loue la qualité de l information sur le site. continued ======================================================= From: Lynn Chamberlin [mailto:lynn.chamberlin@yahoo.com] Sent: June 22, 2008 11:00 PM Vos pages web sur "Qu est-ce que la CAA, Qui peut en bénéficier, Les technologies de la CAA, et The International Society for AAC" sont très riches en informations. Lynn Chamberlin, MS, CCC-SLP ====================================================== Traduction du texte qui a remporté le Prix 2008 WORDS+ - Nous avons coordonné la traduction du texte qui a remporté le Prix WORDS+ vers les langues suivantes : français, allemand, italien, espagnol et suédois. - Avons fait des copies du texte dans les différentes langues pour la Conférence - avons mis en ligne le texte dans chacune des langues sur le site ISAAC - Avons mailé le texte traduit aux Chapitres ANNUAIRE DES MEMBRES ISAAC 2008 2008 a été une année clé pour l annuaire des membres. Il a été très difficile de trouver des annonceurs : - AbleNet et TASH Inc. ont fusionné et nous avons perdu les revenus de la ½ page de pub que TASH mettait dans l annuaire.
- Dynavox et Mayer Johnson ont fusionné et ils ont décidé de ne pas mettre de pub dans l annuaire tant qu ils n auront pas résolu leurs problèmes de management. Nous perdons les revenus de 2 pleines pages de pub. - Taylor & Francis, qui passaient des annonces dans l annuaire en 2007, n ont pas sponsorisé l annuaire en 2008. - J ai relancé 3 fois notre banque, la Bank of Nova Scotia, pour un sponsoring de l annuaire, mais sans aucune garantie de réussite. - Compagnie de publipostage : nous avons perdu la compagnie de publipostage que nous avions depuis 1998. Nous avons recherché une ou deux compagnies et nous avons attribué le contrat à une compagnie qui nous avait été vivement recommandée. La Conférence ISAAC 2008 et les réunions - Préparation des listes mensuelles des membres nouveaux et actifs pour JPDL - Centralisation des demandes de renseignements des membres. Réponses aux questions ou mise en contact des membres / exposants avec JPDL. - Comptabilité 1. Paiements et versements en lien avec la Conférence 2. Inscription des dépenses et recettes et gestion de la trésorerie 3. Préparation de rapports quand nécessaire - Averti JPDL sur les charges bancaires ou les fonds insuffisants présentés dans les frais d inscription ou d exposition - Lien avec la Présidente du Bureau, les Présidents de Comités, les Co-Présidents de la Conférence et JPdL pour s assurer que toutes les réunions ISAAC étaient incluses dans le programme - Obtention d une promotion des prix pour le programme final de la Conférence - Coordination de l information et aide quand elle était nécessaire pour confirmer l organisation des départs / arrivées et les réservations d hôtel. - Organisation pour l équipement audio-visuel et les besoins en nourriture / boisson pour les différentes réunions ISAAC. - Préparation de notes concernant la réunion des membres, les réunions du Bureau (2 et 3 août), pour envois groupés et mise en ligne. - Demande aux Chapitres et compilation des rapports pour la réunion du Comité Exécutif - Servi de lien avec Sarah Lever/Pam Harris : 1. Pour s assurer que les réunions PWUAAC étaient programmées sans conflits 2. pour mettre en ligne les renseignements sur le site (en préparation de la Conférence) concernant le Projet Leadership ; le concours d écriture Many Stories, One Voice et les lectures ; le mois de sensibilisation d octobre 2008 3. pour la production des T-shirts du 25ème anniversaire 4. pour la production des marque-pages MSOV - Servi de lien avec les Co-Présidences de Silent Auction : 1. indiqué les procédures à suivre, 2. formulaires à envoyer par mail aux donateurs potentiels 3. facilité la communication avec les organisateurs de la Conférence 4. aidé Silent Auction sur place - Aidé l initiative des dons de livres aux personnes de pays en voie de développement - Géré les enveloppes de dons
Rapports financiers, budget, etc. - Travaillé avec les vérificateurs des comptes et continué à rationaliser la comptabilité d ISAAC. Nous avons fait les changements nécessaires au tableau des comptes et à nos procédures d envoi suivant les recommandations des vérificateurs : 1. Enregistré les rentrées 2007 du Canada et des Etats-Unis 2. Enregistré les formulaires pour la taxe GST tous les trimestres - préparer les relevés de comptes financiers trimestriels pour l examen du Comité Exécutif - revu la présentation des relevés de comptes financiers trimestriels comme demandé par le Comité Exécutif - Aidé le Président-élu à constituer le budget 2008 pour approbation par le Bureau et à élaborer les budgets prévisionnels pour 2009 et 2010 - facturé les sponsors des prix, vérifié la marge de financement et délivré les paiements pour le financement du voyage des gagnants. - Continué à rationaliser le processus de candidature et créé de nouvelles procédures quand nécessaire. - Aidé Sarah L. pour la vente des t-shirts (en cours) - Géré et pourvu en personnel les locaux à la Conférence ISAAC 2008. Recueilli l argent de la vente des produits ISAAC. Attribué les fonds suivant le tableau des comptes. Restructuration du document et modifications des statuts de ISAAC - Aidé à la préparation de la version finale du document de restructuration pour une pré-diffusion à la réunion de Bureau en août, pour la traduction, et pour le soumettre au conseiller juridique d ISAAC, avec la demande de préparer les révisions des statuts basées sur le document. - Mis en ligne les versions en anglais, français, allemand, italien et espagnol sur le site ISAAC à la page Board News (nouvelles du Bureau). Envois groupés d emails -- Communication avec les membres Comme demandé par le Comité Exécutif, nous avons fait tout notre possible pour contacter les membres ISAAC régulièrement. Nous avons envoyé plusieurs emails comme mentionnés plus bas. Comme des membres nous ont dit ne pas avoir reçu nos messages, nous avons étudié plusieurs services de courrier électronique. Le secrétariat s est abonné à Constant Contact en mai 2008. - Mona a appris à utiliser le nouveau logiciel et a conçu des modèles de documents pour les envois d emails groupés. Le logiciel de courrier électronique fournit un rapport de traçabilité pour les messages envoyés. Constant Contact a été utilisé pour 5 envois groupés : le 14 mai, le 28 mai, le 18 juin, le 30 juin et le 30 octobre Nombre total de mails envoyés : 22498 Renvoyés à l expéditeur : 14.2% Ouverts : 32.5% Note: Il semble que malgré tous nos efforts certains membres n ouvrent pas ou ne lisent pas nos messages. J ai fait une liste ci-dessous des emails envoyés en masse depuis l automne 2007 : - Promotion de tous les prix par des envois groupés (4) - Mails personnalisés aux membres en septembre 2007 pour promouvoir le programme de financement des déplacements et demander aux membres de soutenir ce programme.
- Appels à la participation au concours d écriture Many Stories, Once Voice, et promotion du mois de sensibilisation et du Projet Leadership - Envoi d une note de remerciements au nom de POSSUM aux chapitres ISAAC pour leur aide à la promotion du nouveau prix. - Préparation et envoi en masse de 2 mails promouvant la Conférence ISAAC 2008 et invitant les membres à s inscrire avant la date limite d inscription. E-News - Rédaction et envoi des alertes email des E-News de mars et juin 2008 et pour le numéro spécial d octobre sur la Conférence. Les Membres nous écrivent 2 juillet 2008 Merci pour le Bulletin en ligne e-news qui contient des tonnes d informations intéressantes... Liz Moulam Election du Bureau, nominations au Comité Exécutif - Travaillé étroitement avec la Présidence du Comité des Nominations et préparé la liste des candidats pour les postes du nouveau Comité Exécutif. - Diffusé la liste aux membres actuels du Comité Exécutif et du Bureau - Programmé le calendrier de l élection du Bureau, - Rédigé des lettres signées de la Présidence du Comité des Nominations, et - Envoyé ces lettres par mail aux membres des Chapitres et des non-chapitres qui devaient élire un nouveau membre de Bureau - Suivi si nécessaire et préparé la liste des nouveaux membres de Bureau Comptes rendus Préparation et diffusion des comptes rendus pour les réunions suivantes: Comité Exécutif Réunion des Membres Réunions des Bureaux (bureau sortant et nouveau bureau) Comité des Publications Actes pour la Recherche : - Edition 2006 des Actes pour la Recherche - Préparation d un fichier PDF avec la table des matières sous forme de liens - Envoi par mail aux auteurs d une copie des Actes 2006 pour la Recherche - Préparation d un fichier PDF avec la table des matières sous forme de liens des Actes 2002 pour la Recherche - Les Actes pour la Recherche 2002 et 2006 sont maintenant disponibles à l achat en CD-ROM sur le site ISAAC, et en fichiers PDF téléchargeables - Lien en cours avec Dorothea Lage pour la production des Actes 2008 pour la Recherche