ANNEXE 2009-CA538-28-R5604 RÈGLEMENT-CADRE CONCERNANT LA TENUE DES ASSEMBLÉES DÉLIBÉRANTES À L UNIVERSITÉ DU QUÉBEC À TROIS-RIVIÈRES Juin 2009
TABLE DES MATIÈRES ARTICLE 1 DISPOSITIONS GÉNÉRALES 1.1 Définitions ARTICLE 2 L'ORGANISME ADMINISTRATIF ET ACADÉMIQUE 2.1 Composition 2.2 Vacances 2.3 Qualité 2.4 Compétence 2.5 Exercice des pouvoirs 2.6 Registre ARTICLE 3 ASSEMBLÉES DE L'ORGANISME ADMINISTRATIF ET ACADÉMIQUE 3.1 Président et secrétaire 3.2 Assemblées ordinaires 3.3 Convocation 3.4 Assemblées extraordinaires 3.5 Convocation 3.6 Assemblée sans avis 3.7 Lieu des réunions 3.8 Conférence téléphonique ou visioconférence 3.9 Consultation électronique 3.10 Quorum 3.11 Vote 3.12 Procès-verbal 3.13 Exécution des décisions 3.14 Procédure 3.15 Publicité et huis clos 3.16 Intérêt d'un membre ARTICLE 4 ARTICLE 5 ARTICLE 6 ARTICLE 7 COMITÉS RESPONSABILITÉ PERSONNELLE INTERPRÉTATIONS AMENDEMENTS
ARTICLE 1 DISPOSITIONS GÉNÉRALES 1.1 Définitions Dans le présent règlement, les expressions suivantes désignent : a) «Assemblée délibérante» : la réunion tenue par un organisme académique et administratif ; b) «Président» : le directeur ou le responsable de l'organisme académique et administratif ; c) «Loi» : la Loi sur l'université du Québec ; d) «Règlement» : le présent règlement connu sous le nom «Règlement-cadre concernant la tenue des assemblées délibérantes à l'université du Québec à Trois-Rivières» ; e) «Organisme académique et administratif» : un département, un comité de programme de premier cycle, un comité de programme de cycles supérieures, un comité de direction et l'assemblée des membres d'un centre de recherche, d un institut de recherche ou d une école, une section, le comité de discipline ; f) «Jour ouvrable» : un jour de calendrier, sauf le samedi, le dimanche et les jours fériés. ARTICLE 2 L'ORGANISME ADMINISTRATIF ET ACADÉMIQUE 2.1 Composition L'organisme académique et administratif se compose des membres nommés ou désignés en vertu des règlements généraux de l'université du Québec, des règlements internes de l'université du Québec à Trois-Rivières ou des règlements établis par l'organisme administratif et académique. 2.2 Vacances Un membre d'un organisme académique et administratif peut démissionner en donnant un avis écrit de sa démission au président. Sauf indication contraire, la démission prend effet au moment de sa réception. Le remplacement d'un membre d'un organisme académique et administratif se fait, selon le cas, conformément aux règlements généraux de l'université du Québec, aux règlements internes de l'université du Québec à Trois-Rivières ou aux règlements de l'organisme académique et administratif. 2.3 Qualité La qualité pour devenir membre d'un organisme académique et administratif est déterminée par les règlements généraux de l'université du Québec, par les règlements internes de l'université du Québec à Trois-Rivières ou par les règlements de l'organisme académique et administratif. - 2 -
2.4 Compétence L'organisme académique et administratif exerce les droits et les pouvoirs mentionnés dans les règlements généraux de l'université du Québec, dans les règlements internes de l'université du Québec à Trois-Rivières ou dans les règlements de l'organisme administratif et académique. 2.5 Exercice des pouvoirs a) Par résolution L'organisme académique et administratif exerce, par résolution, les pouvoirs qui lui sont conférés sauf pour les matières qui, aux termes des règlements généraux de l'université du Québec, des règlements internes de l'université du Québec à Trois-Rivières ou des règlements de l'organisme académique et administratif, doivent être exercées par règlement. b) Par règlement 2.6 Registre L'organisme académique et administratif doit procéder par règlement pour :. établir les dispositions concernant la régie interne de l'organisme académique et administratif;. arrêter la composition d'un comité (exécutif ou autre), l'étendue de ses pouvoirs et la durée du mandat de ses membres ;. modifier, abroger ou amender ses règlements. L'organisme académique et administratif doit tenir, à son secrétariat, un registre où doivent être consignés :. les procès-verbaux des assemblées de l'organisme académique et administratif et de chacun de ses comités ;. les noms, prénoms, occupations et adresses de chacun de ses membres en indiquant pour chacun la date de sa nomination, celle où il a cessé d'être membre ;. les noms, prénoms et adresses de chaque membre de chacun de ses comités. L'organisme académique et administratif peut, par résolution, décider de toute autre inscription à être effectuée dans ces registres ainsi que de la forme de ces registres. - 3 -
ARTICLE 3 ASSEMBLÉES DE L'ORGANISME ACADÉMIQUE ET ADMINISTRATIF 3.1 Président et secrétaire L'organisme académique et administratif est présidé par son président. En cas d'absence ou d'incapacité d'agir du président, celui-ci ou les membres de l'organisme académique et administratif choisissent un autre membre pour présider ses assemblées. Sous réserve des règlements généraux de l'université du Québec et des règlements internes de l'université du Québec à Trois-Rivières, le président de l'organisme académique et administratif désigne le secrétaire et, en cas d'absence ou d'incapacité d'agir du secrétaire, son remplaçant. 3.2 Assemblées ordinaires L'organisme académique et administratif doit tenir des assemblées ordinaires aussi souvent que nécessaire aux dates et heures déterminées par le président. En cas d'absence ou d'incapacité d'agir du président, celui-ci ou les membres de l'organisme académique et administratif choisissent un président d'assemblée. 3.3 Convocation Le secrétaire doit expédier à chaque membre de l'organisme académique et administratif, au moins trois jours ouvrables avant chaque réunion ordinaire, un avis écrit de convocation signé par le président ainsi qu'un projet d'ordre du jour de cette réunion. 3.4 Assemblées extraordinaires Les assemblées extraordinaires sont convoquées par le secrétaire à la demande du président ou à la demande écrite du quart des membres de l'organisme académique et administratif. À défaut par le secrétaire de donner suite dans un délai de un (1) jour ouvrable à la demande de convocation d'une assemblée extraordinaire, le président ou, selon le cas, le quart des membres de l'organisme académique et administratif peuvent convoquer une telle assemblée. Au cours d'une assemblée extraordinaire, seuls les sujets mentionnés à l'ordre du jour peuvent être traités, à moins que tous les membres de l'organisme académique et administratif ne soient présents à cette assemblée et n'y consentent ou à moins que les membres absents n'aient renoncé à l'avis de convocation ou n'aient consenti par écrit à ce que des sujets autres que ceux mentionnés à l'ordre du jour puissent être traités à une telle assemblée. 3.5 Convocation Les assemblées extraordinaires de l'organisme académique et administratif sont convoquées par un avis écrit indiquant le jour, l'heure et l'ordre du jour de l'assemblée. Cet avis doit être expédié au moins un jour ouvrable avant la date de l'assemblée. En cas d'urgence, le président ou les membres peuvent convoquer une assemblée extraordinaire sans respecter ce délai. L'avis de convocation de telle assemblée doit alors être - 4 -
donné à chacun des membres par lettre recommandée, par télégramme, par téléphone, par courriel ou par tout autre moyen établi par l'organisme académique et administratif. Tout avis adressé à l'adresse d'un membre de l'organisme académique et administratif, indiqué dans le registre tenu suivant l'article 2.6 c), est réputé avoir été reçu à compter de sa mise à la poste, de l'expédition d'un télégramme, de la communication téléphonique ou, par tout autre moyen, suivant la décision de l'organisme académique et administratif. 3.6 Assemblée sans avis Toute assemblée pour laquelle il est requis de donner un avis de convocation peut avoir lieu en tout temps et sans avis, pourvu que tous les membres soient présents ou que les membres absents aient signé une renonciation à l'avis de convocation d'une telle assemblée. Une résolution qui porte la signature de tous les membres en fonction à l'organisme académique et administratif a la même validité que si elle avait été adoptée lors d'une réunion régulière. 3.7 Lieu des réunions Les assemblées de l'organisme académique et administratif se tiennent au lieu indiqué dans l'avis de convocation. 3.8 Conférence téléphonique ou visioconférence En cas de nécessité établie par le président de l organisme académique et administratif ou si les membres en ont été informés dans l avis de convocation, l assemblée peut être tenue par conférence téléphonique ou par visioconférence. De plus, un ou des membres peuvent assister à une réunion par le biais de la conférence téléphonique ou de la visioconférence. Lors d une conférence téléphonique ou d une visioconférence, les interventions des membres sont alors précédées de l identification de ces derniers et le vote est exprimé oralement. Si le scrutin secret est demandé et si tous les membres en conférence téléphonique ou en visioconférence y consentent, le vote peut être exprimé directement au secrétaire d assemblée au plus tard dans les trois (3) heures de la fin de l assemblée. 3.9 Consultation électronique 3.9.1 Le président peut, s il le juge à propos, recourir à une consultation électronique, sur un seul sujet, afin d obtenir un avis des membres de l organisme. 3.9.2 Le processus de consultation électronique doit utiliser le système mis en place par le Service de soutien pédagogique et technologique (SSPT) et qui assure un haut niveau de confidentialité. 3.9.3 Le Service de soutien pédagogique et technologique (SSPT) assure le soutien technique nécessaire afin de permettre au président de l organisme l utilisation adéquate du processus de consultation électronique. - 5 -
3.9.4 Les règles de convocation de la consultation électronique sont celles prévues aux articles 3.3 et 3.5 du présent règlement. De plus, le texte de la proposition ainsi que les documents afférents doivent accompagner l avis de convocation. 3.9.5 Lors de la consultation électronique, les membres de l organisme doivent d abord se prononcer sur la tenue de la consultation électronique (vote préalable) et par la suite sur la proposition (vote principal). 3.9.6 Le résultat de la consultation électronique sur la proposition (vote principal) n est considéré que dans la mesure où la réponse sur la tenue de la consultation électronique (question préalable) est favorable aux 2/3 des votes exprimés répondant au quorum. 3.9.7 La proposition (question principale) soumise à la consultation électronique, pour être adoptée, doit obtenir l appui de la majorité absolue des membres, tel que définie à l article 3.11 du présent règlement. 3.9.8 Les résultats (3.9.6 et 3.9.7) des deux votes (préalable et principal), ainsi que le procès-verbal de la consultation électronique, doivent faire l objet d une adoption lors de la réunion ordinaire (art. 3.2) suivant la consultation électronique. 3.10 Quorum Le quorum des assemblées de l'organisme académique et administratif est de la moitié des membres en fonction plus un, ou en arrondissant à l'unité suivant la demie lorsqu'il y a lieu. 3.11 Vote Les décisions de l'organisme académique et administratif sont prises à la majorité absolue, soit la moitié des voix des membres présents et votant plus un, lorsque le nombre de membres est pair (12 membres, 50%=6 plus 1, soit 7), soit 50% et en arrondissant la moitié à l'unité suivant la demie, lorsque le nombre de membres est impair (ex. : 11 membres, 50%= 5.5 arrondi à l unité suivant la demie= 6). Ceux qui s'abstiennent de voter sont considérés comme votant. En cas d'égalité des voix, la décision est considérée comme n'ayant pas été adoptée. Nul ne peut se faire représenter ni exercer son droit de vote par procuration à une assemblée de l'organisme académique et administratif. Le vote est généralement pris à main levée. Cependant, un membre peut demander le vote au scrutin secret. À moins qu'un scrutin secret n'ait été requis, une déclaration du président à l'effet qu'une résolution a été adoptée ou rejetée et une entrée au procès-verbal à cet effet constituent une preuve prima facie de l'adoption ou du rejet de cette résolution sans qu'il soit nécessaire de prouver la quantité ou proportion des votes enregistrés. À toute assemblée, si un vote n'est pas pris, une déclaration du président que la résolution a été adoptée unanimement fait preuve ipso facto. 3.12 Procès-verbal - 6 -
Le secrétaire doit tenir et signer le procès-verbal de chaque assemblée de l'organisme académique et administratif. Après son adoption, à la fin de l'assemblée ou au commencement d'une assemblée subséquente, il est signé par la personne présidant l'assemblée. Le secrétaire est dispensé de la lecture du procès-verbal avant son adoption à condition qu'il en ait expédié une copie à chacun des membres, au moins trois jours ouvrables avant le jour de l'assemblée, à moins qu'il n'en soit autrement décidé par résolution de l'organisme académique et administratif. Le secrétaire doit transmettre au Secrétariat général de l'université une copie de chaque procès-verbal des assemblées de l'organisme académique et administratif et de chacun de ses comités. 3.13 Exécution des décisions Sous réserve des règlements généraux de l'université du Québec et des règlements internes de l'université du Québec à Trois-Rivières, toute résolution ou toute décision de l'organisme académique et administratif est exécutoire pourvu qu'un texte écrit en ait été adopté ou lu «à haute et intelligible voix» au cours de l'assemblée, à moins que l'organisme académique et administratif n'en juge autrement. Dans ce cas, la résolution ou la décision pourra être communiquée immédiatement aux personnes ou organismes intéressés. 3.14 Procédure Sous réserve du présent règlement, l'organisme académique et administratif peut adopter toute règle de procédure pour régir sa procédure d'assemblée. En l'absence de règles de procédure sur un point donné, le code de procédure Morin s'applique aux assemblées de l'organisme académique et administratif. (Morin, procédure des assemblées délibérantes, l édition la plus récente). 3.15 Publicité et huis clos La publicité des réunions et des procès-verbaux de l'organisme académique et administratif ainsi que la transmission des décisions aux personnes ou organismes intéressés sont régies par les résolutions que l'organisme académique et administratif adopte à cette fin. L'organisme académique et administratif peut en tout temps décréter le huis clos. Chaque fois que le huis clos est décrété, l'organisme académique et administratif détermine les modalités de la tenue et de la diffusion de la résolution et du procès-verbal concernés. Nonobstant le décret du huis clos par l'organisme académique et administratif, le secrétaire doit, conformément au 3e alinéa de l'article 3.12 de ce règlement, envoyer une copie du procès-verbal de chaque assemblée au Secrétaire général de l'université. 3.16 Intérêt d'un membre - 7 -
Tout membre doit s'abstenir de participer aux discussions et de voter lorsqu'il est personnellement visé. ARTICLE 4 COMITÉS L'organisme académique et administratif peut, de temps à autre, former des comités composés de ses membres, de membres du personnel de l'université ou de toute autre personne de son choix, selon qu'il le juge à propos. Chaque comité ainsi formé exerce les fonctions et les activités attribuées par l'organisme académique et administratif et est responsable de ses activités envers l'organisme académique et administratif. Aucune dépense ne doit être faite ni aucune dette ou autre obligation contractée par un comité sans l'approbation de l'organisme académique et administratif. L'organisme académique et administratif peut, par résolution, dissoudre les comités ou en créer de nouveaux à sa discrétion. L'organisme académique et administratif adopte toute réglementation nécessaire ou utile au bon fonctionnement de ces comités. ARTICLE 5 RESPONSABILITÉ PERSONNELLE Toute dépense et tout engagement comportant une dépense, qui ne sont ni prévus au budget, ni spécifiquement ou généralement autorisés par l'organisme académique et administratif, entraînent la responsabilité personnelle de ceux qui les ont faits ou permis et ne lient pas l'université, à moins que telle dépense ne soit faite par une personne habituellement autorisée à ce faire par l'organisme académique et administratif. ARTICLE 6 INTERPRÉTATIONS Dans tous les règlements de l'organisme académique et administratif, le singulier inclut le pluriel et vice versa ; le mot personne inclut les sociétés et les corporations et le masculin inclut le féminin. Lorsqu'une référence est faite à ce règlement ou à tout statut ou à toute loi ou article de statut ou de la loi, telle référence s'étend à tout amendement subséquemment apporté à telle loi ou à tel statut ou à tel article, selon le cas. - 8 -
ARTICLE 7 AMENDEMENTS Le présent règlement ne peut être amendé ou abrogé par l'organisme administratif ou académique qu'après avis d'une proposition à cet effet et étude de cette proposition à une réunion extraordinaire convoquée à cette fin. Le vote des deux tiers des membres présents est alors requis pour l'adoption de la proposition. Références : 175-CA-1061, 27 avril 1981 2005-CA498-06-R4948, 25 avril 2005 2009-CA538-28-R5604, 15 juin 2009-9 -