SUR LA CERTIFICATION AEO

C.D. 509.410 Service Public Fédéral FINANCES IMPOTS ET RECOUVREMENT ADMINISTRATION DES DOUANES ET ACCISES PROCEDURES DOUANIERES INSTRUCTION SUR LA CERTIFICATION AEO 2008 Bon O.S.D. n A/I 27/08

Service Public Fédéral FINANCES C.D. 509.410 IMPOTS ET RECOUVREMENT ADMINISTRATION DES DOUANES ET ACCISES PROCEDURES DOUANIERES INSTRUCTION SUR LA CERTIFICATION AEO Distribution par les soins des directeurs régionaux : - à tous les offices détenteurs d une collection; - au personnel des niveaux A, B et C. 2008 Bon O.S.D. n A/I 27/08

MODIFICATIONS N Numéro et date de la circulaire N Numéro et date de la circulaire 1 D.D. 287.613-11 mai 2009 11 2 D.D. 310.709 22 décembre 2011 12 D.D. 322.870 26 juillet 2013 3 13 4 14 5 15 6 16 7 17 8 18 9 19 10 20

TABLE DES MATIERES Numéros des paragraphes INTRODUCTION 1 BASES LEGALES - DOCUMENTATION 2 Lignes directrices 3 Manuels 3 bis DEFINITIONS 4 DEMANDE DE CERTIFICAT AEO 5 Forme de la demande 6 Demandeur 7 et 8 Cas particuliers Groupes de sociétés ou d entreprises 9 Succursale 10 Société anonyme européenne 11 Groupement européen d intérêt économique 12 Société coopérative européenne 13 Lieu de la demande (Règles principales Règles subsidiaires Demande introduite en Belgique Demande introduite dans un autre Etat membre : communication d une demande procédure de consultation 14 à 17 Exemples pratiques 18 Examen de la demande 19 à 21 Acceptation de la demande 22 et 23 Suppl. 2

II Numéros des paragraphes PROCEDURE DE CERTIFICATION AEO (Octroi du certificat ou Rejet de la demande) Communication de la demande aux autres Etats membres de l Union européenne 24 à 27 But de la communication aux autres Etats membres de l Union européenne 28 et 29 Consultation entre autorités douanières des Etats membres de l Union européenne 30 Résultats de la consultation 31 Délai de réponse à la demande de consultation 32 Procédure de consultation Consultation initiée par la Belgique 33 Consultation initiée par un autre Etat membre 33 bis Critères d octroi du certificat AEO 34 Antécédents satisfaisants en matière de respect des exigences douanières 35 De l interprétation des notions «d infraction grave» et «d infractions répétées» 36 à 38/1 Système efficace de gestion des écritures commerciales et, le cas échéant, des écritures de transport 39 Solvabilité financière 40 à 42 Normes appropriées de sécurité et de sûreté 43 à 45 Cas particulier Compagnies aériennes ou maritimes non établies dans la Communauté 46 Contrôle des critères d octroi du certificat AEO 47 Audit préalable 48 et 50 Suppl. 2

III Numéros des paragraphes Délivrance du certificat AEO 51 Numéro du certificat 52 Délai pour la délivrance du certificat 53 et 54 Information des autres Etats membres de l Union 55 Rejet de la demande 56 et 57 Information des autres Etats membres de l Union 58 Effets juridiques des certificats AEO 59 SUIVI DE LA CERTIFICATION Obligation du titulaire du certificat AEO 60 Obligation des autorités douanières Contrôle et réexamen des conditions et critères d octroi 61 à 64 Révocation d autorisations accordées sur la base d un certificat AEO 65 Certificat AEO et autorisation simplification douanière accordés en Belgique 66 Certificat AEO délivré par un autre Etat membre et autorisation simplification douanière accordée en Belgique 67 Certificat AEO délivré en Belgique et autorisation simplification douanière accordée par un autre Etat membre 68 SUSPENSION DU STATUT D OPERATEUR ECONOMIQUE AGREE Généralités 69 et 70

IV Numéros des paragraphes Suspension du statut par l autorité douanière de délivrance du certificat AEO (suspension d autorité) Cas de suspension d autorité 71 Procédure de suspension en cas de non-respect des conditions ou critères de délivrance du certificat AEO Suspension immédiate en cas de manquement avec impact sur la sécurité et la sûreté des citoyens, sur la santé publique ou sur l environnement 72 et 73 Suspension différée 74 à 76 Procédure de suspension en cas de grave infraction pénale à la réglementation douanière Suspension immédiate 77 Suspension différée 77/1 à 77/3 Suspension partielle 78 à 80 Suspension du statut à la demande de l opérateur économique agréé 81 à 84 Effets de la suspension 85 Annulation de la suspension Annulation d une suspension pour non-respect des conditions ou critères de délivrance du certificat AEO 86 et 87 Annulation d une suspension pour grave infraction pénale à la réglementation douanière 88 et 89 RETRAIT DU CERTIFICAT AEO Retrait total 90 à 94 Retrait partiel Sans suspension partielle préalable 95 et 96 Avec suspension partielle préalable 97 et 98 Suppl. 2

V Numéros des paragraphes DISPOSITIONS FINALES Entrée en vigueur 99 ANNEXES Annexe I : Annexe I bis : Annexe I ter : Annexe II : Annexe III : Annexe III bis : Annexe IV : Annexe IV bis : Demande de certification AEO Notice explicative relative à la demande de certification AEO Certification AEO Déclaration du demandeur Lettre type pour l acceptation d une demande de certification AEO Abrogée Déclaration de sécurité et sûreté Questionnaire d autoévaluation (self assessment) en vue de la certification AEO Notice explicative relative au questionnaire d autoévaluation (self assessment) en vue de la certification AEO Annexe IV ter : Self assessment Notice complémentaire «Agent maritime» Annexe IV quater : Abrogée Annexe V : Certificat AEO

INTRODUCTION 1. Le terrorisme international et la criminalité transfrontalière organisée constituent des risques majeurs pour l ensemble de la communauté internationale et aucun pays du monde ne peut s estimer à l abri. Il doit être admis aujourd hui que tous les modes d échange et de transport terrestres, aériens ou maritimes sont susceptibles d être exploités et utilisés pour perpétrer des actes de terrorisme et de criminalité organisée, qui peuvent porter gravement atteinte à l économie mondiale dans son ensemble, mais aussi à la sécurité publique, à la santé publique et à l environnement. La lutte contre ces menaces impose notamment un renforcement des contrôles aux frontières ainsi qu une coopération nationale et internationale efficace entre les administrations douanières, les autres instances officielles concernées et le monde économique. Le défi devant lequel se trouvent les administrations douanières est de répondre aux attentes légitimes des opinions publiques, réclamant une meilleure protection des espaces nationaux, en renforçant l efficacité des contrôles douaniers ciblés sans pour autant faire obstacle au commerce des marchandises licites. Dans ce contexte, l Union européenne, s appuyant, entre autres, sur le «Cadre de normes SAFE visant à sécuriser et à faciliter le commerce mondial» adopté le 23 juin 2005 par les membres de l Organisation mondiale des douanes, a développé son propre programme de sécurité en matière douanière (Customs Security Programme en abrégé CSP). Etablissant un équilibre entre les contrôles et la facilitation des échanges, ce programme recouvre des activités de soutien à l élaboration et à la mise en œuvre de mesures visant à renforcer la sécurité au moyen de contrôles douaniers améliorés et prévoit l introduction de contrôles de sécurité appropriés pour assurer la protection du marché intérieur et garantir la sécurité de la chaîne logistique internationale, en étroite collaboration avec les principaux partenaires commerciaux dans le monde. Les modifications concernant la sécurité apportées au code des douanes communautaire [Règlement (CE) n 648/2005 du Parlement européen et du Conseil du 13 avril 2005 modifiant le règlement (CEE) n 2913/92 du Conseil établissant le code des douanes communautaire JO L 117 du 4 mai 2005] fournissent un cadre juridique aux mesures du programme CSP.

2 Etroitement liée aux autres mesures ainsi introduites dans le droit douanier communautaire (l échange de données entre autorités douanières à l aide des technologies de l information et des réseaux informatiques - la gestion des risques en matière douanière au niveau communautaire conformément à un cadre commun de gestion électronique - les notifications préalables à l arrivée et à la sortie et les déclarations sommaires d entrée et de sortie des marchandises), la création du statut d opérateur économique agréé (en abrégé AEO) constitue un des principaux éléments du programme CSP et a pour objectif de faire bénéficier les opérateurs économiques fiables et certifiés de mesures de facilitation des échanges commerciaux. La mise en œuvre de toutes les mesures précitées et la reconnaissance mutuelle des certifications AEO entre les puissances économiques ayant développé ou qui développeront ce mode de certification (exemple : C-TPAT customs trade partnership against terrorism aux Etats-Unis) permettront la mise en place progressive du dispositif de dédouanement rapide («Green Lane» pratiquement zéro inspection) pour les marchandises circulant dans une chaîne logistique internationale dont tous les maillons (fabricant, exportateur, transitaire, entreposeur, commissionnaire en douane, transporteur, importateur, ) sont totalement sécurisés. Les moyens humains et techniques ainsi dégagés permettront aux administrations douanières de focaliser au maximum leur attention sur le trafic illicite de marchandises. En ce qui concerne les opérateurs économiques désireux de rester concurrentiels dans les très complexes chaînes logistiques internationales, force est de constater que la certification AEO, fournissant une reconnaissance qualitative sur le plan international en donnant l image d un partenaire commercial fiable, deviendra vraisemblablement indispensable à moyen terme. La présente instruction analyse et commente la législation relative à la certification AEO et fixe les règles générales concernant les procédures inhérentes à la certification. Suppl. 1

3 BASES LEGALES - DOCUMENTATION 2. Le statut d opérateur économique agréé (ci-après AEO) a pour bases légales : - l article 5 bis du CCB [inséré par le Règlement (CE) n 648/2005 du Parlement européen et du Conseil du 13 avril 2005 JO L 117 du 4 mai 2005]; - l article 1 er, 12, et le Titre II bis (articles 14 bis à 14 quinvicies) du CCA [insérés par le Règlement (CE) n 1875/2006 de la Commission du 18 décembre 2006 JO L 360 du 19 décembre 2006]. Lignes directrices AEO 3. Bien que juridiquement non contraignantes, les lignes directrices relatives aux opérateurs économiques agréés publiées par la Commission européenne constituent un outil facilitant l interprétation et l application adéquate des bases légales précitées. Là où nécessaire, ces lignes directrices ont été intégrées dans la présente instruction. Manuels 3 bis. Des manuels spécifiques strictement à usage interne sont mis à la disposition du personnel concerné par la certification AEO. Il s agit : Suppl. 2

4 - du Manuel BANAEOS; - du Manuel SHAREPOINT; - du Manuel ICT EOS BE Full; agréé. - du Manuel Méthodes de travail Opérateur économique Le contenu de ces manuels a la même valeur administrative que la présente instruction et doit être appliqué strictement. La base de gestion BANAEOS est un outil de gestion et de suivi électronique de tous les dossiers AEO. Le SHAREPOINT AEO est une bibliothèque électronique partagée de documents relatifs aux processus de délivrance et de suivi des certificats AEO. EOS (Economic Operator System) est le système d information et de communication de la Commission européenne dont question à l article 14 quinvicies du CCA. Il s agit d une interface commune pour l échange des données liées aux demandes et aux certificats AEO. DEFINITIONS 4. Pour l application de la présente instruction, on entend par : 1 - Opérateur économique : une personne, telle que définie à l article 4, 1) du CCB, qui, dans le cadre de ses activités professionnelles, exerce des activités couvertes par la législation douanière. Suppl. 2

5 2 - Opérateur économique agréé : tout opérateur économique, en principe établi dans le territoire douanier de la Communauté au sens de l article 4, 2) du CCB (1), qui a obtenu le statut d AEO auprès de l autorité douanière d un Etat membre. Il s agit en l occurrence d un opérateur économique digne de confiance dans le cadre des opérations douanières qu il effectue sur l ensemble du territoire douanier de la Communauté et qui est dès lors autorisé à bénéficier de certains avantages dans toute l Union européenne. 3 - Certificat AEO et avantages liés : un certificat délivré par l autorité douanière d un Etat membre reconnaissant le statut d AEO à un opérateur économique. Le certificat AEO peut être : a) soit un certificat AEO Simplifications douanières (certificat AEOC) pour les opérateurs économiques demandant à bénéficier des simplifications prévues par la réglementation douanière, notamment dans le cadre d autorisations uniques. L opérateur économique agréé titulaire d un certificat AEOC peut bénéficier : d un accès plus aisé aux simplifications douanières en ce sens que les autorités douanières ne doivent pas réexaminer dans le cadre des demandes d autorisations de simplifications douanières (domiciliation, déclaration simplifiée, ligne régulière, ) des conditions déjà évaluées lors de la procédure de certification AEO; d une réduction des contrôles physiques et documentaires, à l exception des contrôles portant sur les mesures de sécurité et de sûreté. En l occurrence, la réglementation AEO prévoit que le titulaire d un certificat AEO est soumis à moins de contrôles physiques et documentaires que d autres opérateurs économiques. En d autres termes, il bénéficie d une note de risque inférieure dans tous les Etats membres étant donné que son statut est reconnu par chacun d eux; (1) Les exceptions à la règle générale d établissement dans le territoire douanier de la Communauté sont prévues par les articles 14 octies et 14 duodecies, 2, du CCA voir le 8 ci-après.

6 d un traitement prioritaire en cas de sélection pour un contrôle. Ceci signifie qu un envoi couvert par une déclaration déposée par le titulaire d un certificat AEO devra être vérifié en priorité s il est sélectionné pour contrôle sur la base d une analyse de risques et il devra être le premier contrôlé si les autres envois à vérifier ne sont pas déclarés par des opérateurs certifiés AEO; de la possibilité de demander que le contrôle douanier soit transféré à un autre endroit afin de réduire au minimum les délais et les coûts; cette facilité nécessite toutefois l aval des autorités douanières concernées. Le critère relatif à l application de normes de sécurité et de sûreté appropriées n étant pas retenu pour le certificat AEOC, les titulaires d un certificat AEOC ne peuvent pas bénéficier des avantages du statut d AEO liés à la sécurité et à la sûreté de la chaîne logistique internationale. Le statut d AEO délivré sous la forme d un certificat AEOC n est actuellement pas pris en considération dans le cadre des Accords de Reconnaissance Mutuelle (ARM) conclus avec des pays tiers (voir le 8, 2 e alinéa, a, ci-après). b) soit un certificat AEO Sécurité et sûreté (certificat AEOS) pour les opérateurs économiques demandant à bénéficier de facilités en ce qui concerne les contrôles douaniers touchant à la sécurité et à la sûreté appliqués à l entrée des marchandises sur le territoire douanier de la Communauté ou à la sortie des marchandises dudit territoire. L opérateur économique agréé titulaire d un certificat AEOS peut bénéficier : de la possibilité, en cas de déclaration sommaire, d être informé par le bureau de douane compétent, avant l entrée des marchandises dans le territoire douanier de la Communauté ou avant leur sortie de ce territoire, de la sélection de l envoi en vue d un contrôle physique complémentaire faisant suite à une analyse de risques en matière de sécurité et de sûreté;

7 d exigences réduites en matière de données pour les déclarations sommaires d entrée et de sortie; d une réduction des contrôles physiques et documentaires en matière de sécurité et de sûreté; d un traitement prioritaire en cas de sélection pour un contrôle (voir lettre a ci-avant); de la possibilité de demander que le contrôle douanier soit transféré à un autre endroit (voir lettre a ci-avant). Le statut d AEO délivré sous la forme d un certificat AEOS est pris en considération dans le cadre des Accords de Reconnaissance Mutuelle (ARM) conclus avec des pays tiers (voir le 8, 2 e alinéa, a, ci-après). c) soit un certificat AEO Simplifications douanières/sécurité et sûreté (certificat AEOF) pour les opérateurs économiques demandant à bénéficier à la fois des simplifications prévues par la réglementation douanière et des facilités en ce qui concerne les contrôles douaniers touchant à la sécurité et à la sûreté. L opérateur économique agréé titulaire d un certificat AEOF peut bénéficier de tous les avantages énumérés aux points a et b ci-avant. Le statut d AEO délivré sous la forme d un certificat AEOF est pris en considération dans le cadre des Accords de Reconnaissance Mutuelle (ARM) conclus avec des pays tiers (voir le 8, 2 e alinéa, a, ci-après). 4 - Législation douanière : - l ensemble des dispositions communautaires et des dispositions prises en application de la réglementation communautaire régissant l importation, l exportation, le transit et le séjour des marchandises faisant l objet d échanges entre les Etats membres et les pays tiers, ainsi qu entre les Etats membres pour ce qui concerne les marchandises qui n ont pas le statut communautaire au sens de l article 4, 7) du CCB ou pour lesquelles les conditions d acquisition du statut communautaire font l objet de contrôles ou d enquêtes complémentaires; Suppl. 2

8 - l ensemble des dispositions arrêtées au niveau communautaire dans le cadre de la politique agricole commune et les réglementations spécifiques prises à l égard des marchandises résultant de la transformation de produits agricoles; - l ensemble des dispositions arrêtées au niveau communautaire en ce qui concerne les accises harmonisées et la taxe sur la valeur ajoutée frappant les importations, ainsi que les dispositions nationales qui les mettent en œuvre. 5 - Comptabilité principale : l ensemble des écritures et documents permettant à l autorité douanière de vérifier l existence des conditions et critères nécessaires à l obtention du certificat AEO. DEMANDE DE CERTIFICATION AEO 5. Le statut d AEO est octroyé, sur demande, à chaque entité légale distincte. Forme de la demande 6. La demande de certification AEO doit être introduite, par écrit ou sous forme électronique, au moyen du modèle de demande reproduit à l annexe I en s aidant des notes explicatives figurant à l annexe I bis et des précisions apportées ci-après (voir notamment le 17 ci-après). La demande introduite en Belgique par une entreprise qui y est établie doit répondre aux lois linguistiques belges. Demandeur 7. Pour pouvoir introduire une demande de certification AEO, le demandeur doit être un opérateur économique au sens de la définition du 4, 1, ci-avant. Suppl. 1

9 Il s agit, en l occurrence, de toute personne (1) amenée, d une façon ou d une autre, dans le cadre de ses activités professionnelles, à exercer des activités douanières, c est-à-dire toute activité en rapport avec la législation douanière telle que définie au 4, 4, ciavant. Compte tenu de ce qui précède, il existe de nombreuses situations dans lesquelles un opérateur économique n est pas autorisé à introduire une demande visant à obtenir le statut d AEO, parce qu il n exerce pas d activités douanières. Voici quelques exemples : - un fournisseur établi dans l Union européenne qui distribue des marchandises déjà mises en libre pratique à un fabricant établi dans l Union européenne; - un opérateur chargé du transport qui achemine uniquement des marchandises mises en libre pratique, ne tombant sous le coup d aucun autre régime douanier, à l intérieur du territoire douanier de la Communauté; - un fabricant produisant des marchandises destinées au seul marché intérieur de l Union européenne et utilisant des matières premières déjà mises en libre pratique; - un consultant qui ne donne que des avis consultatifs sur les questions douanières. (1) Le terme «personne» est défini à l article 4, 1) du CCB.

10 8. En vertu de l article 5 bis, 1 er, du CCB, le demandeur doit être établi sur le territoire douanier de la Communauté, au sens de la définition figurant à l article 4, 2) du CCB. En l occurrence, toute personne morale ou association de personnes reconnue comme ayant la capacité de faire des actes juridiques sans avoir le statut légal de personne morale est établie dans le territoire douanier de la Communauté dès lors qu elle y a son siège statutaire, son administration centrale ou un établissement stable. Conformément à l article 5 du Modèle de Convention concernant le revenu et la fortune de l OCDE (Organisation de coopération et de développement économiques), l expression «établissement stable» désigne une installation fixe d affaires par l intermédiaire de laquelle une entreprise exerce tout ou partie de son activité. Une personne physique est considérée comme établie dans le territoire douanier de la Communauté dès lors qu elle y a sa résidence normale. L article 14 octies du CCA déroge à cette condition dans les cas suivants : a) lorsqu un accord international entre la Communauté et un pays tiers dans lequel l opérateur économique est établi prévoit la reconnaissance mutuelle des certificats AEO et définit les modalités administratives d exécution des contrôles appropriés à effectuer, le cas échéant, au nom de l autorité douanière de l Etat membre considéré. Il existe cinq accords de ce type signés respectivement avec la Confédération suisse, la Norvège, le Japon, la Principauté d Andorre et les Etats-Unis. Ils font l objet des décisions suivantes : - décision du Conseil du 25 juin 2009 relative à l application provisoire et à la conclusion de l accord entre la Communauté européenne et la Confédération suisse relatif à la facilitation des contrôles et des formalités lors du transport des marchandises, ainsi qu aux mesures douanières de sécurité (JO UE n L 199 du 31 juillet 2009);

10/2 - décision du Comité mixte de l EEE n 76/2009 du 30 juin 2009 modifiant le protocole 10 concernant la simplification des contrôles et des formalités lors du transport de marchandises, ainsi que le protocole 37 contenant la liste prévue à l article 101 (JO UE n L 232 du 3 septembre 2009); - décision n 1/2010 du Comité mixte de coopération douanière du 24 juin 2010 concernant la reconnaissance mutuelle des programmes relatifs aux opérateurs économiques agréés dans l Union européenne et au Japon (JO UE n L 279 du 23 octobre 2010); décision du Conseil du 18 janvier 2011 relative à la signature, au nom de l Union européenne, et à l application provisoire du protocole étendant aux mesures douanières de sécurité l accord sous forme d échange de lettres entre la Communauté économique européenne et la Principauté d Andorre (JO UE n L 36 du 10 février 2011); - décision du Comité mixte de coopération douanière UE Etats-Unis du 4 mai 2012 concernant la reconnaissance mutuelle du partenariat douane - commerce contre le terrorisme des Etats-Unis et du programme relatif aux opérateurs économiques agréés de l Union européenne (JO UE n L 144 du 5 juin 2012). b) lorsqu une demande de certification AEOS est présentée par une compagnie aérienne ou maritime non établie dans la Communauté mais qui y dispose d un bureau régional ET qui bénéficie déjà des simplifications prévues aux articles 324 sexies, 445 ou 448 du CCA (pour de plus amples informations concernant ces simplifications, il convient de se reporter aux 331 à 368/2 de l Instruction sur le Transit communautaire - C.D. 521.103) (voir aussi le 46 ci-après). Il est également possible qu une société mère établie dans un pays tiers introduise une demande de certification AEO au nom de ses succursales (voir le 10 ci-après) établies sur le territoire douanier de la Communauté s il est admis qu elle est établie dans l Union européenne en vertu de la présence d un établissement stable dans l Union européenne (voir le 8 ci-avant). Dans un tel cas de figure, la Cellule Nationale de Certification AEO doit toujours être consultée préalablement à l instruction de la demande.

11 Cas particuliers Groupe de sociétés ou d entreprises 9. Un groupe de sociétés ou d entreprises est un ensemble de sociétés ou d entreprises directement liées entre elles sur le plan financier et organisationnel, contrôlées majoritairement, directement ou indirectement, par une même société, elle-même non contrôlée majoritairement, directement ou indirectement, par une autre société. Le groupe juridiquement le plus classique est donc constitué d une société mère détenant une ou plusieurs filiales. Chaque filiale constitue une entité légale distincte de la société mère sur le plan juridique et doit compléter un formulaire de demande distinct si elle souhaite obtenir une certification AEO. Succursale 10. Une succursale est un établissement commercial autonome et durable d une société. Elle est dotée d une direction distincte jouissant d une certaine autonomie et capable de commercer avec des tiers mais ne dispose pas d une personnalité juridique distincte. Lorsqu une succursale contracte, c est en fait la société mère qui s engage. En l occurrence, une succursale ne peut pas introduire à son nom une demande de certification AEO. Seule la société mère peut, dans ce cas, prendre la qualité de demandeur. Société anonyme européenne (en abrégé SE) 11. Une société anonyme européenne (SE) constituée conformément aux dispositions du Règlement (CE) n 2157/2001 du Conseil du 8 octobre 2001 (JO L 294 du 10 novembre 2001), a la personnalité juridique et peut introduire à son nom une demande de certification AEO.

12 L Arrêté royal du 1 er septembre 2004 portant exécution du Règlement (CE) n 2157/2001 du Conseil du 8 octobre 2001 relatif au statut de la Société européenne (MB du 9 septembre 2004) fixe les dispositions légales autorisant la constitution d une SE dont le siège statutaire est situé en Belgique. Groupement européen d intérêt économique (en abrégé GEIE) 12. Le groupement européen d intérêt économique a pour objectif de faciliter ou de développer les activités économiques de ses membres, établis dans deux ou plusieurs Etats membres, par la mise en commun de ressources, d activités et de compétences. Le lien de collaboration doit tenir compte de l activité économique des entreprises membres et doit revêtir un caractère de soutien (par exemple : comptabilité commune, prospection, ). Cette forme d association ne peut être utilisée pour fonder une nouvelle entreprise ou pour regrouper toutes les activités des membres ou pour poursuivre un but de lucre (réaliser des bénéfices pour le groupement lui-même). Un groupement européen d intérêt économique (GEIE) constitué conformément aux dispositions du Règlement (CEE) n 2137/85 du Conseil du 25 juillet 1985 (JO L 199 du 31 juillet 1985) peut introduire une demande de certification AEOS dès lors qu il se compose de sociétés (compagnies) qui sont partenaires dans une même chaîne logistique. Société coopérative européenne (en abrége SCE) 13. La SCE est une société coopérative européenne qui tire directement sa personnalité juridique du Règlement (CE) n 1435/2003 du Conseil du 22 juillet 2003 (JO L 207 du 18 août 2003).

13 La SCE a pour objet principal la satisfaction des besoins et/ou le développement des activités économiques et/ou sociales de ses membres, notamment par la conclusion d accords avec ceux-ci en vue de la fourniture de biens ou de services ou de l exécution de travaux dans le cadre de l activité que la SCE exerce ou fait exercer. La SCE peut aussi avoir pour objet de répondre aux besoins de ses membres en favorisant, de la même manière, leur participation à des activités économiques dans une ou plusieurs SCE et/ou coopératives nationales. Une SCE constituée conformément aux dispositions du règlement (CE) peut introduire à son nom une demande de certification AEO. Lieu de la demande 14. En vertu de l article 14 quinquies du CCA, l autorité douanière compétente pour connaître de la demande doit être déterminée en tenant compte des règles suivantes, lesquelles doivent être appliquées dans l ordre donné : Règles principales La demande doit être soumise à l une des autorités douanières suivantes : - l autorité douanière de l Etat membre où la comptabilité principale du demandeur liée aux régimes douaniers concernés est tenue et où une partie au moins des opérations destinées à être couvertes par le certificat AEO sont réalisées; - l autorité douanière de l Etat membre où la comptabilité principale du demandeur liée aux régimes douaniers concernés est accessible à l autorité douanière dans le système informatique du demandeur, à l aide des technologies de l information et des réseaux informatiques et où les activités de gestion générale des services logistiques du demandeur sont exercées et où au moins des opérations que doit couvrir le certificat AEO sont réalisées.

14 Règles subsidiaires Si l autorité douanière compétente ne peut pas être déterminée sur la base des règles principales, la demande doit être soumise à l une des autorités douanières suivantes : - l autorité douanière de l Etat membre où la comptabilité principale du demandeur liée aux régimes douaniers concernés est tenue; - l autorité douanière de l Etat membre où la comptabilité principale du demandeur liée aux régimes douaniers concernés est accessible à l autorité douanière dans le système informatique du demandeur, à l aide des technologies de l information et des réseaux informatiques et où les activités de gestion générale des services logistiques du demandeur sont exercées. 15. Le principe fondamental lié aux règles énoncées au 14 ci-avant consiste à soumettre la demande aux autorités douanières de l Etat membre connaissant le mieux les activités douanières du demandeur. Ceci implique que la demande de certification AEO soit introduite dans l Etat membre : - où la documentation douanière du demandeur est conservée ou accessible et - où les opérations douanières sont réalisées. S il n est pas possible de déterminer l Etat membre compétent sur cette base, la demande devra être soumise à l Etat membre où la documentation douanière du demandeur est conservée ou accessible.

15 16. Si l entreprise externalise la tenue de sa comptabilité principale à une entité située dans un autre Etat membre ou dans un pays tiers, elle doit veiller à ce que l autorité douanière de l Etat membre dans lequel elle est établie dispose d un accès électronique à la documentation conservée dans cet autre Etat membre ou ce pays tiers. Dans ce cas, la demande de certification AEO doit être présentée dans l Etat membre auquel l entreprise garantit l accessibilité et dans lequel sont exercées ses activités de gestion générale des services logistiques. En l occurrence, le fait que l entreprise exerce ou non des activités douanières dans cet Etat membre n est pas déterminant. 17. En Belgique, les demandes de certification AEO dûment complétées, datées et signées, accompagnées de toutes les annexes exigées et d une déclaration du demandeur conforme à l annexe I ter à la présente instruction doivent obligatoirement être adressées à l Administration centrale des douanes et accises, Service Procédures douanières, Cellule Nationale de Certification AEO, North Galaxy Tour A (NG A9) boîte 37, Boulevard du Roi Albert II, 33 à 1030 BRUXELLES, qui agit en tant que point de contact central. Afin d accélérer le traitement de son dossier, le demandeur est invité à fournir les annexes à sa demande, autres que celles listées ci-après, sur support informatique (CD Rom, clé USB ou courriel : aeo.general@minfin.fed.be), au format pdf (un fichier par annexe). Les annexes suivantes doivent être fournies sur support papier : - les extraits et certificats émis par une instance officielle; - la procuration éventuelle (voir l annexe A à l annexe I bis à la présente instruction); - la déclaration se rapportant à l annexe 10 de la demande (voir l annexe E à l annexe I bis de la présente instruction); - l annexe 11 à la demande (voir l annexe F à l annexe I bis de la présente instruction);

16 - la déclaration du demandeur (voir l annexe I ter à la présente instruction); - la(les) déclaration(s) de sécurité et sûreté éventuelle(s) (voir l annexe III bis à la présente instruction). La Cellule Nationale de Certification AEO revêt chaque demande de la date de réception et lui attribue un numéro de réception D.D. dans le système électronique de gestion des dossiers BASIS DESKTOP (DT 32) suivi d un identifiant composé de l acronyme AEO et d un numéro d ordre prélevé chronologiquement dans la série 000001 à 999999. Elle crée ensuite un dossier AEO dans la base de gestion BANAEOS (1), digitalise l ensemble du dossier, le publie sur le SharePoint AEO (1) et l attribue à une direction régionale des douanes et accises selon les principes suivants : Demande introduite en Belgique - lorsque le demandeur tient lui-même ses écritures douanières, la direction régionale compétente et responsable pour la gestion du dossier AEO est celle dans la circonscription de laquelle se situe le lieu où les écritures douanières sont tenues et où, en principe, la documentation douanière est également conservée; - lorsque le demandeur a externalisé la tenue de ses écritures douanières, la direction régionale compétente et responsable de la gestion du dossier AEO est celle dans la circonscription de laquelle se situe le siège de l activité principale du demandeur en rapport avec l activité douanière. (1) Voir le 3 bis ci-avant. Suppl. 2

17 Demande introduite dans un autre Etat membre Communication d une demande Toute demande acceptée dans un autre Etat membre est introduite par l Etat membre concerné (voir les 22 et 24 ci-après) dans le système EOS (1). La Cellule Nationale de Certification AEO précitée consulte journellement le système EOS (1) et oriente ensuite les nouvelles demandes acceptées dans d autres Etats membres et mentionnant la Belgique en case 13 et/ou 14 vers les directions régionales concernées aux fins d examen conformément aux dispositions du 29 ci-après. Procédure de consultation La Cellule Nationale de Certification AEO recherche quotidiennement dans EOS (1) les demandes de consultation (voir les 30 à 33 bis ci-après) émanant d autres Etats membres et adressées à la Belgique. Elle les oriente ensuite vers la(les) direction(s) régionale(s) compétente(s) aux fins d enquête. Le choix de la direction régionale compétente est effectué en fonction des éléments de la demande de consultation. Exemples pratiques 18. Les exemples suivants illustrent les dispositions des 8 à 16 ci-avant. (1) Voir le 3 bis ci-avant. Suppl. 2

18 Exemple 1 Société multinationale établie dans un pays tiers Une société multinationale dont la société mère est établie aux Etats-Unis possède une filiale en France, deux succursales en Allemagne et un établissement stable en Belgique. La société mère souhaite introduire une demande de certification AEO pour l ensemble des activités douanières exercées par sa filiale, ses deux succursales et son établissement stable. Est-ce possible? Réponse : Non pour ce qui concerne la filiale en France. En effet, la filiale constitue une entité légale distincte de la société mère sur le plan juridique. Si la filiale souhaite être certifiée AEO, elle doit introduire en son nom une demande de certification AEO auprès des autorités douanières françaises. Oui pour ce qui concerne les deux succursales établies en Allemagne et l établissement stable en Belgique étant donné qu il est admis que la société mère est établie dans l Union européenne en vertu de la présence d un établissement stable en Belgique. Pour ces trois entités, la demande de certification AEO devra être introduite en Belgique. Exemple 2 Société multinationale avec filiales Une société multinationale a sa société mère en Allemagne et possède des filiales en Belgique et en Autriche. La société mère n exerce aucune activité couverte par la législation douanière alors que les filiales commercent avec des pays tiers, importent et exportent régulièrement des marchandises et gèrent toute leur documentation douanière. La société mère souhaite introduire une demande de certification pour l ensemble des activités douanières de ses filiales. Est-ce possible? Suppl. 2

19 Réponse : Non. En vertu du droit des sociétés, chaque filiale constitue une entité légale distincte (voir le 9 ci-avant) et elle doit introduire à son nom une demande de certification AEO dans l Etat membre où elle tient sa comptabilité principale et où elle exerce ses activités douanières. Exemple 3 Grande entreprise avec succursales L entreprise A a son siège et sa comptabilité commerciale en France. En tant que siège central pour l Europe et le Moyen-Orient, elle n exerce aucune activité douanière mais assure la fonction de centre de services pour les distributeurs, les bureaux de vente et les magasins établis en Europe et au Moyen-Orient et abrite le département gestion et finance. Cette entreprise possède en Belgique une succursale opérant comme centre de distribution pour l ensemble de l Europe; toutes les activités douanières, les services logistiques et la comptabilité principale y relative sont concentrés en Belgique. Ce centre de distribution est titulaire de plusieurs autorisations douanières octroyées par l Administration générale des douanes et accises belge et utilisées dans le cadre des activités douanières de la succursale. L entreprise A souhaite obtenir un certificat AEO pour ce centre de distribution. Qui doit introduire la demande de certification AEO? Où cette demande doit-elle être introduite? Réponse : Demandeur : le centre de distribution établi en Belgique étant une succursale de l entreprise A ne constitue donc pas une entité légale distincte (voir le 10 ci-avant). En l occurrence, il incombe à l entreprise A d introduire la demande à son nom. Lieu de la demande : étant donné, d une part, que la comptabilité principale comportant les archives et la documentation permettant à l autorité douanière de vérifier et de contrôler les conditions et critères nécessaires à l obtention du certificat AEO est tenue en Belgique et, d autre part, que toutes les activités douanières et logistiques sont concentrées en Belgique, l entreprise A doit introduire sa demande de certification AEO auprès de l Administration générale des douanes et accises belge. Suppl. 2

20 Exemple 4 Grande entreprise avec plusieurs succursales dans différents Etats membres, chacune d elle exerce des activités couvertes par la législation douanière et tient une comptabilité liée à ces activités L entreprise A a son siège et sa comptabilité commerciale en France. En tant que siège central pour l Europe et le Moyen-Orient, elle n exerce aucune activité douanière mais assure la fonction de centre de services pour les distributeurs, les bureaux de vente et les magasins établis en Europe et au Moyen-Orient et abrite le département gestion et finance. Cette entreprise possède en Belgique, en Espagne, en Suède et en Allemagne, une succursale opérant comme centre de distribution. Chaque succursale a des activités douanières. L entreprise A souhaite obtenir un certificat AEO pour ces différentes succursales. Qui doit introduire la demande de certification AEO? Où cette demande doit-elle être introduite? Réponse : Demandeur : le centre de distribution établi en Belgique étant une succursale de l entreprise A ne constitue donc pas une entité légale distincte (voir le 10 ci-avant). En l occurrence, il incombe à l entreprise A d introduire la demande à son nom. Lieu de la demande : Dans ce cas de figure, deux situations peuvent être envisagées : a) si l entreprise A exerce les activités de gestion générale des services logistiques en France et donne, en France, accès aux comptabilités principales liées aux activités douanières des différentes succursales, les dispositions de l article 14 quinquies, 2, b, sont applicables. En l occurrence, la demande de certification AEO doit être introduite auprès des autorités douanières en France; Suppl. 2

21 b) si chaque succursale gère ses activités douanières et logistiques et tient la comptabilité principale relative à celles-ci alors que l entreprise A ne centralise aucune information à ce sujet, l entreprise A peut choisir l Etat membre où elle introduira sa demande car le Code des douanes communautaire et ses dispositions d application ne prévoient pas ce cas. En toute logique, ce choix devrait se porter sur l Etat membre où est établie la succursale ayant le plus grand volume d activités douanières. Exemple 5 Comptabilité principale externalisée L entreprise A est établie en Belgique et externalise sa comptabilité principale en Inde tout en assurant un accès électronique à sa documentation aux autorités douanières belges. Elle importe des marchandises asiatiques transitant exclusivement par l Italie mais exerce ses activités de gestion générale des services logistiques en Belgique. Dans quel Etat membre l entreprise A devra-t-elle introduire sa demande de certification AEO? Réponse : En Belgique (voir le 16 ci-avant). Examen de la demande 19. Dès réception d une demande de certification AEO, transmise par la Cellule Nationale de Certification AEO, la direction régionale compétente visée au 17 ci-avant la revêt de la date de réception et en vérifie la recevabilité. Une demande recevable doit répondre aux critères des articles 14 quater, 14 quinquies et 14 septies du CCA. En l occurrence, la direction précitée doit impérativement vérifier : a) que la demande est complète et comporte bien toutes les annexes requises. Dans la négative, elle doit, dans un délai de trente jours civils suivant la réception de la demande, inviter le demandeur à fournir les informations manquantes, en justifiant sa demande; ET Suppl. 2

22 b) que l Administration des douanes et accises belge est bien compétente pour traiter la demande (voir les 14 à 18 ci-avant); ET c) que le demandeur n a pas été condamné pour une grave infraction pénale liée à son activité économique. Au sens de la présente instruction, est considérée comme grave infraction pénale liée à l activité économique : - toute infraction visée au Livre II, Titre III, chapitres I er à V, Titre IV, chapitre IV, et Titre IX, chapitres I er, I er bis et II du Code pénal belge; - toute infraction aux interdictions prévues aux articles 38 à 41de la loi du 2 août 2002 relative à la surveillance du secteur financier et aux services financiers; - toute infraction à des obligations découlant du droit commercial, du droit des sociétés, du droit social ou du droit du travail, y compris des obligations au titre de la législation en matière de protection du travail; - toute infraction à des obligations découlant des réglementations douanière et fiscale; pour laquelle l auteur a encouru, en Belgique ou à l étranger, une condamnation pénale grave coulée en force de chose jugée (rendue définitive). Est considérée comme condamnation pénale grave : - toute condamnation pénale qui a donné lieu à une amende supérieure à quatre mille euros ou à une peine d emprisonnement principal supérieure à six mois;

23 - toute condamnation pénale qui a donné lieu à une amende supérieure à deux mille euros mais n excédant pas quatre mille euros ou à une peine d emprisonnement principal supérieure à trois mois mais n excédant pas six mois et pour laquelle, dans le cas concerné, l Administration centrale des douanes et accises, Service Procédures douanières (Cellule Nationale de Certification AEO) émet une appréciation défavorable. Lors de cette appréciation, il est notamment tenu compte des critères suivants : l effet de l infraction au regard de la réglementation AEO; les circonstances dans lesquelles l infraction a été commise; le cas échéant, la fréquence des infractions; la nature des activités exercées; l évolution du comportement du demandeur; la moralité générale du demandeur. La direction régionale compétente transmet en l occurrence le dossier à la Cellule précitée, pour avis motivé, à l appui d un rapport circonstancié comprenant les considérations et avis du Coordinateur Nouvelles Entreprises et du Coordinateur de Risques Entreprises; ET d) que le demandeur n est pas engagé dans une procédure de faillite au moment de la présentation de la demande. Au sens de la présente instruction, est considéré comme engagé dans une procédure de faillite au moment de la présentation de la demande, tout demandeur ayant fait l objet d un jugement déclaratif de faillite; ET Suppl. 2

24 e) que le représentant en douane (1) du demandeur n a pas été condamné pour une grave infraction pénale à la réglementation douanière commise dans le cadre de son activité de représentant légal. (1) Cette notion a été clarifiée lors de la 61 e réunion du Comité du Code des douanes, Section de la réglementation douanière générale, tenue les 13, 14 et 15 septembre 2006. En l occurrence, il ne s agit pas d un agent ou commissionnaire en douane mais du représentant légal du demandeur dans les affaires douanières, c està-dire de la personne qui le représente habituellement devant les cours et tribunaux (avocat, cabinet d avocats, ). Dans ses lettres des 14 juillet 2010, n TAXUD B2/GS D(2010)397239, et 5 octobre 2010, n TAXUD B2/GS D(2010)655982, adressées à l Ordre des Avocats à Anvers, la Commission européenne apporte les précisions suivantes concernant l article 14 septies, c), du CCA. «Cette disposition figure dans la législation du fait qu une personne morale ne peut pas agir directement, mais uniquement par le truchement d une personne physique qui agit en son nom et qui représente ses intérêts. Ceci est le sens général de la clarification apportée dans les notules de la réunion du Comité du Code des douanes des 13, 14 et 15 septembre 2006 : «cette personne (représentant légal) est une personne qui représente habituellement l entreprise devant les cours et tribunaux». La phrase dans les notules donne un exemple de représentation légale, mais le représentant légal pourrait aussi représenter l entreprise lorsque la personne morale doit s engager vis-à-vis d autres intéressés : services publics, clients, fournisseurs, etc. Il faut de plus tenir compte du fait que la notion de «représentant légal» n est pas définie dans la législation douanière et que son interprétation est fonction du droit national des Etats membres. Dans quelques Etats membres, cette compétence est clairement basée sur les statuts de l entreprise et est habituellement déléguée à un membre de la direction (normalement le président) ou à un autre membre du personnel. Dans d autres Etats membres, la possibilité existe pour attribuer ce rôle à une personne extérieure à l entreprise. Suppl. 2

25 Un Etat membre a attiré l attention sur le fait que, selon son droit national, le représentant légal est normalement un avocat. C est pour cette raison qu il est mentionné dans les notules «qu il peut s agir d un avocat». Dans tous les cas, il doit être clair que cette compétence doit être attribuée sur une base permanente à une personne de l entreprise ou extérieure à celle-ci. Le représentant légal a un mandat permanent et général pour représenter l entreprise dans les affaires douanières. Comme mentionné ci-avant, cette compétence est généralement attribuée conformément aux statuts de l entreprise. Il ne s agit par exemple pas d une mission particulière confiée à un avocat pour défendre l entreprise devant un tribunal. D autre part, il pourrait bien y avoir en vertu du droit national des cas où il s agirait d un avocat (ou d une autre personne extérieure à l entreprise) qui agit en tant que représentant légal d une entreprise dans les affaires douanières. Il convient également de tenir compte du fait que la disposition de l article 14 septies, c), est uniquement applicable dans les cas où le demandeur a un tel représentant légal.». «Lorsque, conformément au droit national applicable, l avocat agit comme représentant légal de l entreprise et qu il introduit à ce titre une demande de certification AEO, il doit satisfaire au prescrit de l article 14 septies, c). Si l avocat n agit pas comme représentant légal de l entreprise mais fournit des services spécifiques, comme le dépôt d une demande de certification AEO auprès de l autorité douanière compétente, la disposition de l article précité n est pas applicable.» Compte tenu de tout ce qui précède, le représentant en douane du demandeur est son représentant légal (toute personne désignée par une autre personne pour accomplir auprès des autorités douanières des actes ou des formalités prévus par la législation douanière). Suppl. 2

26 Au sens de la présente instruction, est considérée comme grave infraction pénale à la réglementation douanière, toute infraction aux dispositions pénales prévues par le chapitre XXIV de la loi générale sur les douanes et accises pour laquelle l auteur a encouru une condamnation pénale grave coulée en force de chose jugée (voir le 19, c, 2 alinéa ci-avant); ET f) que la demande n est pas soumise dans les trois ans qui suivent la date de retrait du certificat AEO dont le demandeur était titulaire, lorsque, conformément à l article 14 tervicies, 1, a et b, et 4, ce certificat lui a été retiré par l autorité douanière soit parce qu il n a pas pris les mesures nécessaires pour remédier aux causes ayant justifié une suspension de son statut d opérateur économique agréé soit parce qu il a commis une infraction grave à la réglementation douanière et qu aucun recours n est plus possible. 20. Le contrôle des critères visés au 19, c et e, ci-avant est effectué sur la base d un extrait de casier judiciaire à fournir par le demandeur à l appui de sa demande. Lorsque le demandeur est une personne physique, il est tenu de joindre à sa demande un extrait du casier judiciaire central des personnes physiques. Cet extrait doit être demandé par le demandeur à l Administration communale du lieu de son domicile en Belgique. Le cas échéant, les dispositions figurant à la lettre b de l alinéa suivant sont applicables au représentant en douane du demandeur. Lorsque le demandeur est une personne morale, il est tenu de joindre à sa demande : a) un extrait du casier judiciaire central des personnes morales établi à son nom. Cet extrait est à demander auprès du Service Public Fédéral Justice, DG Organisation judiciaire, Casier judiciaire central, boulevard de Waterloo, 115 à 1000 Bruxelles, soit par courrier soit par fax au numéro 02/552 27 82, soit par courriel à l adresse cjc-csr@just.fgov.be; ET Suppl. 2