L A GESTION INTÉGRÉE DES ABSENCES POUR RA ISONS DE SA NTÉ Les grandes lignes du programme À l intention des gestionnaires du Mouvement Desjardins
UNE APPROCHE NOVATRICE Le Mouvement Desjardins est soucieux de la qualité de vie de ses employés. D ailleurs, sa nouvelle politique de gestion de la santé et du mieux-être est guidée par des pratiques novatrices dans le domaine de la gestion des absences pour raisons de santé (maladies et accidents). Ces dernières servent d assise à une aide soutenue à chaque gestionnaire et à un accompagnement de qualité aux personnes absentes du travail. Orientée à la fois vers l employé et le gestionnaire, la nouvelle approche de gestion des absences pour raisons de santé repose sur les sept principes fondamentaux suivants : les valeurs de justice et d équité; le souci de transparence; la responsabilité partagée entre l employé et son employeur; la reconnaissance de l employé comme acteur principal de la gestion de sa santé physique et mentale; la participation active du gestionnaire; la gestion uniforme des régimes de protection du revenu; le respect de la vie privée et de la confidentialité des renseignements. À titre de gestionnaire et de supérieur immédiat de l employé, vous occupez une position qui vous permet de créer une atmosphère de travail agréable et ainsi mieux mobiliser vos employés. De plus, les liens privilégiés que vous développez avec eux vous permettent de jouer un rôle clé pour mettre en place une gestion proactive en accompagnant l employé du début de son absence jusqu à son retour au travail. Découvrez dans ce dépliant les partenaires et les étapes à suivre pour accompagner vos employés lorsqu ils s absentent du travail pour des raisons de santé. Conservez ce document de référence à portée de la main puisqu il contient des réponses à vos questions concernant la gestion des absences. Pour obtenir un complément d information, vous pouvez consulter la Politique et guide de la gestion intégrée des absences pour raisons de santé. VOTRE APPORT EST ESSENTIEL À LA RÉUSSITE D UNE SAINE GESTION DES ABSENCES POUR RAISONS DE SANTÉ. Q U E S T- C E Q U UNE A B SENCE P OUR R A ISONS D E S A NTÉ? C est une absence causée par un problème de santé ou un accident privant complètement l employé de sa capacité d effectuer ses activités professionnelles normales; lorsqu elle se poursuit au-delà de 28 mois, l employé doit être privé complètement de sa capacité d assumer tout travail selon ses qualifications et son expérience.
QUI SONT MES PARTENAIRES? Pour toujours mieux vous accompagner dans votre gestion, de nouvelles ressources spécialisées se joignent aux conseillers en ressources humaines et aux conseillers en relations de travail. À LA FÉDÉRATION : les conseillers en gestion de la santé Vous bénéficiez dorénavant d une ressource dédiée pour vous aider dans votre gestion des absences pour raisons de santé et pour accompagner vos employés absents du travail. Elle vous conseille et vous guide tout au long des démarches, soit du début de l absence de l employé jusqu à son retour au travail. Dominique a dû s absenter du travail pour raisons de santé pendant cinq mois. Comment dois-je planifier son retour? Comment puis-je préparer l équipe, organiser le travail selon sa situation particulière et faciliter son retour? Le conseiller en gestion de la santé est là pour m écouter, me proposer des solutions et m aider à les mettre en place : je peux compter sur sa précieuse collaboration! DES CONSEILLERS : Medisys La reconnaissance de l absence relève des gestionnaires pour les deux premières semaines. Puisque vous devez prendre une décision à ce sujet, nous vous donnons la possibilité de recourir à l expertise d une firme spécialisée dans le domaine de la gestion des absences pour raisons de santé.vous obtiendrez une opinion médicale qui vous guidera pour l évaluation de l absence de l employé. La firme Medisys a été retenue pour jouer ce rôle : je peux recevoir une opinion médicale rapidement au cours du délai de carence de deux semaines. DE NOUVELLES RESSOURCES CHEZ L ASSUREUR : les chargés de dossier Desjardins Sécurité financière (DSF) a créé de nouveaux postes afin de gérer les dossiers d employés absents pour raisons de santé. Ainsi, toute nouvelle demande de prestations est attribuée à un chargé de dossier, qui s en occupe pour toute sa durée. Il est responsable des communications auprès de l employé et du gestionnaire en ce qui a trait entre autres à l acceptation ou au refus de verser des prestations, à la reconnaissance de la période d absence et à la recherche d informations complémentaires. Par exemple, pour tout refus de prestations, en respectant les règles de confidentialité, il doit en premier lieu vous aviser par téléphone, et ensuite contacter l employé. De cette façon, vous connaissez à l avance la décision de DSF et votre employé est en contact direct avec le chargé de dossier, qui lui communique les raisons de cette décision. Il doit aussi accompagner l employé tout au long de son absence en élaborant, en collaboration avec le conseiller en gestion de la santé, un plan d intervention adapté à chaque situation. Le plan est communiqué à vous et à l employé et il est actualisé, au besoin, selon l évolution de l état de santé de l employé. Les dates de suivis médicaux, la référence à un médecin spécialiste et le plan de retour au travail font partie intégrante du plan d intervention. Le chargé de dossier prend en charge l employé absent et élabore le plan d intervention personnalisé : je bénéficie d une ressource-contact précieuse et je connais le plan d action à l avance. U NE G E S T ION INTÉGRÉE E T COHÉRENTE IMPL IQU A NT Le gestionnaire L employé Des ressources spécialisées Le conseiller en gestion de la santé Medisys Le chargé de dossier de DSF
LA DÉMARCHE EN RÉSUMÉ PREMIÈRE ÉTAPE : le contact avec l employé absent Vous devez être en contact avec l employé absent afin d obtenir l information de base telle que la raison de l absence (motifs personnels, santé, etc.) et la durée prévue. DEUXIÈME ÉTAPE : l évaluation de la pertinence de l absence Pour toute absence pour raisons de santé, vous devez évaluer, à partir des renseignements fournis par l employé, la pertinence de demander une opinion médicale à Medisys. Celle-ci inclut une recommandation de refus ou d acceptation de l absence, ainsi que la durée estimée. Vous devriez aussi demander à l employé de vous remettre un billet médical pour toute absence pour raisons de santé de plus de trois jours. TROISIÈME ÉTAPE : la page Internet Le recours à Medisys demeure facultatif. Pour les absences de moins de deux semaines pour lesquelles vous jugez ne pas avoir besoin des services de Medisys, vous n avez pas à remplir la page Internet. Toutefois, pour demander une opinion médicale à Medisys ou pour effectuer une demande de prestations à DSF, dans le cas d une absence de plus de deux semaines, vous devez remplir la page Internet dans les plus brefs délais afin de favoriser un traitement proactif. Ensuite, vous recevrez un courriel confirmant la réception de votre demande, les étapes à venir ainsi que les renseignements nécessaires à la poursuite du traitement de votre demande. Ainsi, l employé et vous serez bien informés et accompagnés au moment opportun. Il est possible que votre employeur ait identifié une personne à l interne pour remplir la page Internet dans le cadre de la gestion intégrée des absences pour raisons de santé. Vous devez alors contacter cette personne, probablement du secteur des RH, pour amorcer la démarche. C est là que vous lui fournirez certaines informations essentielles pour le traitement de la demande. U N G UICHET UNIQUE P OUR L A SIMPL ICITÉ Une ligne réservée pour obtenir de l information ou pour contacter mes partenaires : 1 866 463-6623 Un numéro de télécopieur pour acheminer les divers formulaires : 1 866 838-7581 Une adresse pour demander une opinion médicale à Medisys ou pour effectuer une demande de prestations à DSF : https://production.medisys.ca/desjardins
QUATRIÈME ÉTAPE : l avis à l employé des démarches entreprises et des renseignements à fournir Si vous ne l avez pas fait lors du contact initial avec l employé, vous devez l informer des démarches entreprises et lui faire part des documents qu il doit fournir dès les premiers jours soit : le formulaire d autorisation qui permet le transfert des renseignements pertinents et nécessaires aux intervenants concernés et le billet médical lors d une demande d opinion médicale à Medisys ou la déclaration du médecin traitant demande initiale lors d une demande de prestations à DSF. À la suite de ce contact, les partenaires (Medisys ou DSF) prendront la relève pour faire les suivis avec l employé si celui-ci tarde à fournir les documents demandés. Les formulaires d autorisation et de déclaration du médecin traitant demande initiale sont joints au courriel de confirmation. Ils sont aussi disponibles sur l intranet du régime d assurance collective. CINQUIÈME ÉTAPE : la réception de l opinion médicale de Medisys ou de la décision de DSF Opinion médicale de Medisys : Sur réception de l opinion médicale, vous devez décider de reconnaître, ou non, l absence de l employé pour raisons de santé et lui communiquer cette décision. Vous pouvez, à cet effet, compter sur le soutien de Medisys, du conseiller en gestion de la santé et, au besoin, sur la contribution des autres partenaires. Si l opinion médicale de Medisys prévoit que l absence dépassera deux semaines, vous devez retourner sans tarder sur la page Internet pour fournir la seconde partie des renseignements afin de transmettre une demande de prestations à DSF. Par ailleurs, si l absence devait initialement durer moins de deux semaines et que l employé est toujours absent après cette période, vous devez accéder à la page Internet pour faire une demande de prestations auprès de DSF. Décision de DSF : Si Medisys vous a déjà informé que l absence pouvait être reconnue pour une période supérieure à deux semaines, DSF utilisera l opinion de Medisys pour son analyse. Le chargé de dossier vous contactera pour vous informer de la décision de DSF. Ensuite, il communiquera avec l employé pour lui en faire part. ÉTAPES SUBSÉQUENTES : l accompagnement continu Tant que dure l absence pour raisons de santé, en continuité avec l encadrement initial, le partenariat demeure une priorité. À mesure que s allonge la période d absence, les partenaires joueront un rôle de plus en plus soutenu. Ainsi, le gestionnaire et l employé bénéficieront d un accompagnement personnalisé tant de la part du chargé de dossier (DSF) que du conseiller en gestion de la santé. De plus, selon la particularité de la situation, les conseillers en ressources humaines, les conseillers en relations de travail et les conseillers en gestion de carrières seront aussi appelés à contribuer. D E S ÉLÉMENTS COMPLÉMENTA IRE S À P O RTÉE D E CLAVIER (disponibles sur www.assurancecollectivedesjardins.com) La Politique et guide de «La gestion intégrée des absences pour raisons de santé» La description du régime d assurance collective «Mes assurances salaire» Formulaires : Déclaration du médecin traitant demande initiale Formulaire d autorisation
EN RÉSUMÉ, QUEL RÔLE DOIT ASSUMER Le gestionnaire S assure, lors du contact initial, que l employé fournisse les renseignements de base requis. Décide si une opinion médicale de Medisys est nécessaire, s assure que la demande est effectuée promptement via la page Internet et informe l employé des démarches entreprises. Contacte l employé pour lui faire part de la décision de reconnaître ou non son absence au cours des deux semaines du délai de carence. S assure que les demandes de prestations à DSF sont effectuées rapidement sur la page Internet. Participe à la gestion active des cas d absence pour raisons de santé. Collabore au plan de retour au travail ou de réadaptation pour maximiser les chances de succès. L employé Contacte directement son gestionnaire dès la première journée d absence. Utilise les moyens thérapeutiques appropriés à sa situation pour recouvrer la santé. Fournit les renseignements requis dans les délais fixés afin de permettre une gestion de son absence juste, équitable, efficace et rapide. Participe activement à la préparation de son retour au travail, sa réadaptation ou sa réaffectation afin d en maximiser les chances de succès. Le conseiller en gestion de la santé Medisys Aide à la promotion de la santé et à la gestion des absences pour raisons de santé. Participe activement à l élaboration et à la réalisation des plans d intervention et de retour au travail. Fournit rapidement au cours du délai de carence de deux semaines une opinion médicale sur la validité de l absence et sa durée probable. Faire appel à Medisys est facultatif et les coûts sont assumés par le régime. Desjardins Sécurité financière (DSF) Traite de façon efficace les demandes de prestations pour la période assurée. Contacte le gestionnaire avant d informer l employé de sa décision initiale. Accompagne l employé absent et élabore un plan d intervention personnalisé et de retour au travail. L E S CLÉS D U S U CCÈS Prise en charge dès les premiers jours d absence Information complète et au bon moment Communications claires Partenariat en tout temps mai 2004